Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento
de control de la información documentada o montar los procedimientos
operativos?

En la situación dada de ser el encargado del Sistema de calidad en la empresa

Confesiones S.A., lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de
la información y añadirle los códigos a cada documento del SGC.

Si existen cambios de menor proporción a la documentación sea cual sea no

afectarían sustancialmente al sistema de gestión de calidad no debería alterar el
funcionamiento del mismo, pero si debe quedar registrado dichos cambios. Estos
fijados a situaciones como cuando se mejore la transcripción del mismo, existan
cambios en los responsables de cada actividad y/o cuando haya cambios
de párrafos para el mejoramiento de cada proceso, de igual forma cuando se realice
cualquier tipo de cambio dentro de la organización ya sea de personal, de
herramienta, maquinaria, instalaciones o de los formatos y documentos debe
quedar soportado en el documento control de cambios y se debe divulgar a toda la
organización.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.
Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la
calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control, el cual nos dice que
una parte importante en el manejo de la información de toda la empresa es el
control de la misma.

Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

RESPONSABLE DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES

Inicio 1. Identificar la necesidad de creación,

modificación, y anulación de un documento
y comunicarla a la persona encargada y/o al Guía elaboración
coordinador de HSEQ. de documentos
1. Identificar la y/o registros
necesidad Se elaboran los documentos del Sistema de TM-GMC-G-01
Gestión de SST según las especificaciones Personal de la
de la Guía de elaboración de documentos. organización Solicitud de
Lo anterior se evidencia en el formato interesado en el creación,
“Solicitud de Creación, Modificación y/o documento. modificación y
Anulación de documentos” o mediante Acta. anulación de
Se debe tener en cuenta que la necesidad documentos y/o
2. Elaborar borrador de un documento puede ser cubierta registros
externamente, es decir que el documento es TM-GMC-F-02
generado por una entidad externa al sistema
de la gestión de SST.

Guía elaboración
2. Elaborar un borrador del documento Personal de la
de documentos
3. Revisión del borrador según lo establecido en la guía de empresa
y/o registros
del documento elaboración de documentos y presentar a la interesado en el
TM-GMC-G-01
persona encargada para su revisión. documento.

Solicitud de
3. Revisar el contenido y aplicación del creación,
Coordinador de
documento. Se considera su aprobación modificación y
HSEQ y/o
según su conveniencia y funcionalidad para anulación de
4. Aprobación Representante
los sistemas documentos y/o
Legal
NO registros
TM-GMC-F-02

SI 4. Aprobar el documento y evidenciarlo con

Listado Maestro
la respectiva firma del Representante Legal Coordinador HSEQ
de Documentos y
al inicio del documento. Si es aprobado se Representante
Registros
elabora formalmente el documento. Y si no Legal
TM-GMC-F-11
se elabora nuevamente un borrador.
5. Ingreso del documento

5. Ingresar el documento al sistema

relacionándolo en el listado maestro de
documentos. Si es de origen externo se
Listado Maestro
identifica y se registra en este listado
de Documentos y
maestro de documentos externos. Coordinador HSEQ
Registros
La actualización del formato para listado de
6. Distribución TM-GMC-F-11
documentos externos se verificará a través
de la fecha de actualización del mismo
formato por lo menos cada vez que inicie un
proyecto.

6. Se hace entrega del documento al

usuario, se evidencia la casilla registro de
Registro
distribución de documentos en el respectivo
Coordinador distribución de
documento, y se orienta sobre su aplicación.
HSEQ documentos
Si la versión del documento es actualizada,
TM-GMC-F-03
se recoge la anterior identificándola como
obsoleta en el caso de que se mantenga por
cualquier razón.
7. Revisar el documento 7. Revisar el documento periódicamente
para asegurarse que permanecen legibles,
fácilmente identificables y verificar que se
encuentren en uso las versiones Listado Maestro
actualizadas. Coordinador de Documentos y
Cada vez que se emita y distribuya una HSEQ Registros
nueva versión del documento, se debe TM-GMC-F-11
8. Almacenamiento recuperar en forma inmediata su versión
anterior, y si se decide conservarla se debe
identificar con el escrito “Documento
Obsoleto”

FIN 8. Almacenar los documentos en carpetas

rotuladas en el archivo de la empresa (si son Auxiliar HSEQ
documentos en papel) y en el computador si
se encuentran en copia electrónica.