SINTESIS DE LA SEMANA 2

Conceptos Generales
Dimensiones de un proyecto
Definición de Actividades de un proyecto
 Introducción.
En todo proyecto debemos definir la Factibilidad de sistemas la cual se divide en Factibilidad técnica,
Factibilidad Económica y Factibilidad Operativa.
El objetivo en la Factibilidad de sistemas en un proyecto consiste en descubrir cuál es el objetivo de la
organización, luego determinar si el software o sistema será de utilidad para resolver los objetivos planteados en
el proyecto. Los objetivos que se deben contemplar son los recursos que la empresa proporciona y nunca definir
recursos que la empresa no es capaz de proporcionar.

El estudio de factibilidad de un proyecto, también conocido como estudio de viabilidad, tiene la función de
ayudar a decidir de manera objetiva si debe procederse con un proyecto propuesto. Por lo tanto, el estudio de
factibilidad debe considerar factores como las limitaciones tecnológicas, el mercado, estrategia de mercadeo,
requerimientos de personal, cronograma de ejecución y las proyecciones económicas.

Factibilidad de Sistemas
Podemos definir como Factibilidad de Sistemas cuando nos referimos a la disponibilidad de los recursos
necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. generalmente la factibilidad se determina sobre un
proyecto.
El estudio de la Factibilidad de sistemas, es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informático
el estudio incluirá los objetivos, alcances y restricciones sobre un sistema, además de un modelo lógico de alto
nivel del sistema actual.
 Factibilidad Técnica: ¿Existe la tecnología necesaria? ¿Está al alcance de la mano?
 Factibilidad Económica: Relación Costo/Beneficio ¿Se paga el costo?
 Factibilidad Operativa: ¿Cuáles son las capacidades organizacionales para sostener el sistema?

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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 •¿Tiempo de análisis?
•¿Costo de estudio de sistemas?
•¿Costo del tiempo de personal?
•¿Costo estimado de los equipos?
ECONÓMICA •¿Costo del Software?

•¿Mejora del sistema actual?

•Existe la tecnología para satisfacer las necesidades del usuario?
TECNOLOGICA

•¿El sistema opera luego de instalarse?

•¿El sistema es necesario?
•¿Existe el recurso humano para operarlo?
OPERATIVA

Mientras desarrollamos la Factibilidad de sistemas nos debemos preguntar lo siguiente:

 ¿Contribuye el sistema a los objetivos generales de la organización?
 ¿Se puede implementar el sistema usando la tecnología actual y dentro de las restricciones Costo/Tiempo?
 ¿Puede integrarse el sistema con otros sistemas integrantes en la organización?

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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Factibilidad Técnica de un proyecto

Factibilidad de sistemas Técnica es una evaluación que debe demostrar la facultad del sistema para ponerse en
marcha y mantenerse durante el tiempo, además debe demostrar que la planeación del sistema ha sido
desarrollada cuidadosamente contemplando todas las restricciones y objetivos, aprovechando los recursos que
entrega la organización.
Los conceptos que hay que considerar en la planeación de la Factibilidad de sistemas técnica es:
 El sistema funciona como corresponde (números de pruebas)
 El sistema está desarrollado para mantenerse cerca de los consumidores.
 Escalas de producción (Ampliación o reducción de producción).
 Complementos que ayuden el desarrollo del proyecto, respondiendo las siguientes interrogantes:
 ¿Existe la tecnología necesaria?,
 ¿De dónde se obtendrá la tecnología?
 ¿Se puede capacitar al personal con la nueva tecnología?
 ¿Hay proveedores alternativos para el sistema?

En esta sección del estudio de viabilidad, deben explicarse las consideraciones de orden tecnológico que deba
realizar la organización. Esto es porque muchas iniciativas dependen de la tecnología informática y de otra
índole para optimizar y monitorear las distintas funciones del área de negocio.

Las nuevas tecnologías, bien sea desarrolladas internamente o contratadas con terceros siempre tienen un costo,
los cuales deben ser ponderados al decidir sobre la factibilidad de un proyecto.

El estudio de viabilidad técnica se enfoca en obtener un entendimiento de los recursos tecnológicos disponibles
actualmente y su aplicabilidad a las necesidades que se espera tenga el proyecto. En el caso de tecnología
informática esto implica una evaluación del hardware y software y como este puede cubrir las necesidades del
sistema propuesto.

Factibilidad Económica

Debemos comprobar que el proyecto es sustentable económicamente Justificar que la inversión genera una
ganancia, demostrar que si el sistema no cumple con su objetivo
no habrá perdidas económicas o serán las mínimas.
Los Costos: Considerar costos Fijos y variables.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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 El propósito del estudio de la factibilidad económica, es determinar los beneficios económicos del proyecto o
sistema propuesto para la organización, en contraposición con los costos.

Generalmente incluye un análisis costo beneficio, el cual se prepara como parte del caso de negocio de un
proyecto.

Las proyecciones financieras son clave en la selección de proyectos y existen diversas formas de presentarlas,
por ejemplo, valor presente neto, cálculos de costo beneficios o un balance.

Deben describirse también las premisas en las cuales están basadas las proyecciones financieras.

un ejemplo de un cuadro de las proyecciones sería:

Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Ingresos
Ventas de productos
Ventas de servicios
Costos
Personal
Materiales
Recursos informáticos
Entrenamiento.

Factibilidad de recursos

Dentro de la factibilidad económica debemos verificar la factibilidad de recursos tales como:

 Tipo y cantidad de recursos que se necesitan para ejecutar el proyecto (Materiales, infraestructura y
humanos).
 Personal adicional que debe contratarse.
 Consideraciones de afectación a las operaciones de entes internos y externos.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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 Dependencias internas y externas.
 Procedimientos de desarrollo.

Estas consideraciones pueden resultar en incremento de los costos para la organización y cambios en sus
procesos, los cuales deben considerarse.

Factibilidad Operativa
El objetivo en la operatividad es comprobar que la empresa u organización será capaz de darle uso al sistema,
que cuenta con el personal capacitado para hacerlo o tiene los recursos humanos necesarios para mantener el
sistema. para esto, el sistema debe contemplar cuatro puntos importantes al momento de desarrollarse.
1. El sistema no debe ser complejo para los usuarios de la organización o los que operan el sistema, hay
que evitar que el usuario ocupe el sistema de manera que pueda ocasionar errores o darle un uso
indebido, simplificar las funciones y dar todo por servido.
2. Evitar que a los usuarios les incomode el nuevo sistema, ya sea porque se sientan desplazados de sus
obligaciones o por la costumbre a un sistema antiguo, mantenerlo amigable y comprensible para los
operadores.
3. Un cambio repentino, puede ocasionar un lento aprendizaje, capacitar y permitir al personal adaptarse a
el con la tranquilidad y apoyo necesario, manuales, charlas, capacitaciones.
4. Como último punto a considerar es la posibilidad de la obsolescencia subsecuente. La tecnología existe,
pero aun no está disponible en ese caso, es mejor constar con tecnología que esté disponible en el
momento y sea fácil de obtener o esté más al alcance de la mano (por si se requieren repuestos o
correcciones sea fácil de conseguir). También tener en consideración las políticas habidas y por haber,
de manera que si hay un cabio administrativo el sistema no quede obsoleto muy pronto.

La factibilidad operacional de un proyecto se enfoca en el grado con el cual este encaja con el entorno de
negocios existentes y objetivos estratégicos, respecto al cronograma, fecha de entrega, cultura organizacional y
procesos de negocio.

 Medida de que tan bien el sistema propuesto resuelve problemas y aprovecha oportunidades.
 Como satisface los requerimientos identificados.
 Los resultados operacionales esperados deben identificarse durante el estudio de viabilidad operacional.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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  Estos parámetros deben ser considerados en las etapas iniciales de diseño, dado que su inclusión
después de construido es costosa.
 La factibilidad operacional es un aspecto crítico del diseño de sistemas.

Definición de Actividades de un Proyecto

Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables
del proyecto. La definición de actividades involucra el identificar y documentar las actividades específicas que
tienen que ser ejecutadas de manera que se puedan producir las entregas y sub entregas identificadas en la
estructura de desglose de trabajo. Está implícito en este proceso la necesidad de definir las actividades de tal
manera que los objetivos del proyecto se puedan cumplir

Entradas a la Definición de Actividades

Estructura de desglose de trabajo. La estructura de desglose de trabajo es la entrada primaria para la definición
de actividades.

 Declaración del alcance. La justificación del proyecto y los objetivos del proyecto contenidos en la
declaración del alcance deben ser considerados de manera explícita durante la definición de las
actividades
 Información histórica. La información histórica (que actividades fueron realmente requeridas en
proyectos similares previos) deberá ser considerada durante la definición de las actividades.
 Restricciones. Las restricciones son factores que van a limitar las opciones del equipo del proyecto.
 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para los procesos de planeación, serán consideradas
como verdaderas, reales, o ciertas. Las suposiciones generalmente involucran algún grado de riesgo y
serán normalmente una salida del proceso de identificación de riesgos.


Herramientas y Técnicas para la Definición de las Actividades

Las herramientas las podemos describir de la siguiente manera:

Descomposición. La descomposición involucra subdividir los elementos del proyecto, en componentes más
pequeños y manejables de manera que se pueda proveer un mejor control administrativo. La principal diferencia
entre la descomposición aquí y en la Definición del Alcance es que la salida final aquí se describe como
actividades (pasos de acción) en vez de entregas (ítems tangibles).

Patrones. Una lista de actividades o una porción de una lista de actividades de un proyecto previo, se usa
muchas veces como un patrón para un nuevo proyecto.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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Secuenciar las Actividades

Es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto.

Entradas a la Secuencia de Actividades

Lista de actividades.

 Descripción del producto. La descripción del producto, características.

 Dependencias mandatorias. Las dependencias mandatorias son aquellas que son inherentes a la
naturaleza del trabajo que se ejecuta. Muchas veces involucran limitaciones físicas (en un proyecto de
construcción es imposible erigir la superestructura hasta que se haya construido las fundaciones; en un
proyecto electrónico, un prototipo deberá ser construido antes de que se pueda ensayar). Las
dependencias mandatorias también se llaman lógica dura.

Dependencias discrecionales

 Dependencias discrecionales. Las dependencias discrecionales son aquellas que son definidas por el
equipo de administración del proyecto. Deberán ser usadas con cuidado (y totalmente documentadas) ya
que estas pueden limitar opciones posteriores de programación. Las dependencias discrecionales se
definen usualmente basadas en el conocimiento de:
“Las mejores prácticas” dentro de un área de aplicación específica.
De algún aspecto inusual del proyecto donde una secuencia específica es deseada, aunque haya otras
secuencias igualmente aceptables.
Las dependencias discrecionales también se pueden llamar lógica preferida, lógica preferencial, o lógica
blanda.
 Dependencias externas. Las dependencias externas son aquellas que involucran una relación entre
actividades del proyecto y actividades fuera de este. Por ejemplo, las actividades de ensayo en un
proyecto de software pueden depender de hardware de una fuente externa, o paneles de discusión
ambiental pueden ser requeridos antes de que pueda empezar la co

 nstrucción de un proyecto.

Estimar los Recursos de las Actividades

Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros
requeridos para ejecutar cada actividad.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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Estimar la Duración de las Actividades

Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para
finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar el Cronograma

Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y
las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

Controlar el Cronograma

Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y
gestionar cambios a la línea base del cronograma

Análisis de Tiempos de un proyecto.

Para poder realizar correctamente la planificación, el análisis y el seguimiento del proyecto, es imprescindible

conocer:

• Duración del proyecto.

• Fechas de inicio y final de cada una de las actividades.

• Qué consecuencias tendrá sobre el proyecto el retraso de una actividad (margen libre y total).

Esta información se obtiene a partir de las duraciones de las tareas y las relaciones de

dependencia que existen entre ellas, pero los cálculos a realizar no son triviales ni inmediatos.

Todos los métodos manuales de cálculo de proyectos que veremos se apoyan en la realización

de algún tipo de gráfico.

El análisis cuantitativo (o sea, el cálculo) de un proyecto, exige determinar una serie de valores. Estos valores

nos proporcionarán una imagen detallada del proyecto y serán de gran ayuda para mejorar la planificación y

facilitar el control del mismo.

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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Los valores que se han de calcular, junto a una serie de conceptos que nos ayudarán a comprender su significado

e importancia, tenemos:

• Duración del proyecto

• Camino

• Inicio mínimo

• Fin mínimo

• Inicio máximo

• Fin máximo

• Margen libre

• Margen total

• Camino crítico

La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para
llevar a cabo el proyecto.

La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia
que existan entre ellas.

Dada una fecha de inicio, la duración del proyecto NO nos proporciona directamente la fecha de finalización del
proyecto. Para conocer la fecha de finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno
de los recursos que participan.

Cuando determinamos los tiempos de cada actividad debemos fijarnos en:

Actividad elemental Actividad, que no puede descomponerse en actividades menores. También se puede

aplicar a una actividad cuya descomposición no aportará nada a la gestión del proyecto (por ejemplo,

actividades subcontratadas).

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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Conflictos de programación, Consiste en la imposibilidad de cumplir una fecha de obligado cumplimiento con

la planificación creada.

Conflictos de recurso, Consiste en la asignación a un recurso de más actividades de las que puede realizar con

las horas de que dispone.

Predecesora Una tarea, es predecesora de una tarea, cuando la realización de la tarea está directamente

condicionada por la ejecución de la tarea siguiente.

Sucesora Una tarea, es sucesora de una tarea, cuando la realización de la tarea, está directamente condicionada

por la ejecución de la tarea anterior.

Recursos Personas, empresas, máquinas, herramientas, materiales o dinero necesarios para llevar a cabo las

actividades de un proyecto.

Responsables y estructura administrativa

elemento importante de un proyecto va a consistir en especificar cómo organizarlo. Con otras palabras, se debe

especificar cómo vas a repartir el trabajo a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades.

Para ello, conviene hacer figurar en el diseño del proyecto las siguientes cuestiones:

Organigrama, donde aparezcan claramente señaladas las funciones del personal del proyecto, señalando quién

es el responsable y de qué parte del proyecto.

Manual de procedimientos, en el que se indica cómo desempeñar el trabajo y cuáles son las normas y

procedimientos de carácter técnico y administrativo que se han de seguir para llevar a cabo las actividades y

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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tareas. La redacción de un manual de procedimientos es aconsejable si perteneces a una organización grande y

el manual se va aprovechar para otros proyectos. En otro caso, es una tarea muy trabajosa.

Mecanismos de coordinación del proyecto con otras personas externas a tu organización que vayan a

prestarte ayuda.

Sistemas que vas a utilizar para la evaluación interna y el seguimiento. Canales de información: a quién hay

que informar, qué tipo de información se le debe facilitar, en qué soporte (cara a cara, telefónico, por escrito,

etc.), con qué objetivo (facilitar datos e información, consultar una toma de decisiones, asesorar, informar acerca

de las actividades realizadas, etc.) y con qué frecuencia (diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual).

Existen tres formas principales de estructurar los proyectos desde el punto de vista organizativo: funcional, por

proyecto y matricial; cada una de ellas tiene sus ventajas e inconvenientes. Debes buscar el tipo de organización

que mejor se adapte a las circunstancias y características concretas del proyecto.

Organización funcional. La gestión del proyecto se lleva a cabo dentro de un organismo ya existente y en el

que participan los funcionarios, profesionales o técnicos del mismo. La realización del proyecto es, en este caso,

una actividad más, dentro de las que ya está realizando esa unidad.

Organización por proyecto. Consiste en crear una unidad de gestión que desaparece cuando éste se termina.

En este caso, existe un responsable o coordinador general del proyecto y la unidad de gestión se estructura de

acuerdo con las necesidades del proyecto.

Organización matricial. Cada proyecto es dirigido por un director, pero el resto del personal pertenece a

diversas unidades administrativas del organismo responsable. Cada persona depende, en este caso, de una doble

jefatura: del director del organismo y del director del proyecto. Este último sólo tiene autoridad sobre los

Síntesis de la unidad I parte 2: LA COMUNICACIÓN

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técnicos, en los aspectos específicos del proyecto. Mediante este tipo de organización, se pretende contar con las

ventajas de las dos modalidades anteriores, al mismo tiempo que se procura atenuar las debilidades de ambas, lo

que no siempre se consigue.

Conclusión

Un proyecto consta de una serie de actividades a través de las cuales se pretenden alcanzar unos objetivos y
finalidades. Los proyectos, en ocasiones, deben adaptarse a planes y programas de alcance más amplios.
Asimismo, si presentas tu proyecto a una convocatoria de subvenciones también deberás adaptarte a las
condiciones de la convocatoria. Debes meditar mucho los contenidos y la estructura de tu proyecto antes de
entrar de lleno a redactarlo. De este modo no perderás nunca la visión de conjunto. Si deseas obtener
información o ayuda económica es bueno hablar con mucha gente para discutir sobre el proyecto.

Bibliografía
 Project Management Institute. (2013). Fundamentos para la dirección de proyectos. Pensilvania 19073-3299
EE.UU: Project Management Institute. Quinta edición
 Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos. Newtown Square,
Pensilvania 19073-3299 EE.UU.: Project Management Institute. Sexta Edición.

 Rosende, Iñigo. (mayo 2010). GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS. INSTITUTO VASCO DE
CUALIFICACIONES Y FORMACIÓN: TRESDETRES, s.l. Primera Edición.

Referencia del presente documento:

Instituto de Ciencias Tecnológicas CIISA, Departamento Online (2019). La comunicación.
Taller de comunicación oral y escrita. Síntesis Unidad 1_parte 2. Santiago.

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