Técnicas de Auditoría

Norma ISO 19011:2011

 OBJETO Y CAMPO DE APLICACION
Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre
los principios de auditoría, la gestión de programas de
auditoría, la realización de auditorías de sistemas de
gestión de la calidad y auditorías de sistemas de gestión
ambiental, así como sobre la competencia de los auditores
de sistemas de gestión.
 PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Los lineamientos de la auditoría están basados en los siguientes
principios:

A) Integridad: el fundamento del profesionalismo.

B) Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y
exactitud.
C) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio
al auditar.
D) Confidencialidad: seguridad de la información.
E) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la
objetividad de las conclusiones de la auditoría.
F) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para
alcanzar conclusiones de auditoría fiable y reproducibles en un
proceso de auditoria sistemático.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
La competencia del auditor se basa en la demostración de:

• Comportamiento Personal
• Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:
Sistemas de gestión,
Principios, procedimientos y métodos de auditoria,
Documentos del sistema de gestión y de referencia,
Contexto Organizacional,
Requisitos legales y contractuales aplicable y otros requisitos que
apliquen al auditado.

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Los auditores

desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continúo
desarrollo profesional y de la participación regular en auditorias.
La confiabilidad del proceso de auditoria
depende de la competencia de los auditores.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
• Comportamiento Personal

Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;

De mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista
alternativos;
Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas;
Observador–activamente consciente del entorno físico y las actividades;
Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;
Versátil – se adapta fácilmente a diferentes situaciones;
Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento
lógico y el análisis;
Seguro de sí mismo - actúa y funciona independientemente a la vez que se
relaciona eficazmente con otros;
Actúa con Fortaleza; abierto a la mejora; sensible culturalmente y
colaborador.
 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DE LOS AUDITORES

Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.

Documentar las observaciones.

Informar los resultados.

Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado).

Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria.

Cooperar y apoyar al auditor líder.

 QUE HACE UN AUDITOR
Evalúa de manera uniforme la conformidad de los requisitos
establecidos para el Sistema de Gestión.

Legales Sistemas
Cliente Organización
de Gestión
Direccionamiento
estratégico.
• Contratos • Sectoriales Referencia cruzada Políticas
• Satisfacción del aplicables entre los requisitos Objetivos y Metas
cliente • Producto de la norma y la Procesos
• Quejas y • Aspectos aplicación dentro de Procedimientos
Reclamos • Peligros los procesos. Planos de control
• Especificaciones Instructivos
Registros
Programas
 TERMINOS Y DEFINICIONES

Auditor: Persona con los atributos personales y la

competencia demostrados para llevar a cabo una auditoria.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo
una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos.
Experto técnico: persona que aporta experiencia o
conocimientos específicos al equipo auditor.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar
conocimientos y aptitudes.
 TERMINOS Y DEFINICIONES

Alcance de la auditoria: extensión y límites de una auditoria.

Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita
una auditoria.
Auditado: Organización que es auditada.
Plan de auditoria: descripción de las actividades y de los
detalles acordados de una auditoria.
Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.
 TERMINOS Y DEFINICIONES
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que
proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos

o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la

evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria.
 LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE
DE LA GERENCIA
Cuando el Sistema de Gestión opera de manera eficaz, la
administración de la empresa tiene la seguridad de que:

- Se está cumpliendo con los requisitos y la regulación

- Las políticas y los procedimientos de la organización están claramente

definidos y se conocen en la empresa

-Los procesos están controlados.

- La compañía ha asignado los recursos adecuados, estos se están

aplicando correctamente y la empresa controla su futuro
 QUE ES AUDITORIA

Proceso
•Sistematico
•Independiente
•Y documentado

para obtener
•Evidencias de la auditoria
•Y evaluarlas de manera objetiva

Con el fin de determinar

•La extención en que se cumplen
los criterios de auditoría
 TIPOS DE AUDITORIA

AUDITORIAS EXTERNAS
AUDITORIA INTERNAS O
incluyen Auditorías de
Auditorías de primera parte
segunda y tercera parte

Son realizadas por, o en Auditorias de segunda parte son

realizadas a nombre de partes
nombre de la propia que tienen un interés en la
organización. organización, como los clientes.

En Organizaciones pequeñas la Auditorias de tercera parte son

independencia puede realizadas por organizaciones
demostrarse si el auditor es libre independientes y externas, tales
de las responsabilidades por la como organismos de
actividad auditada. certificación.
 ETAPAS O FASES DE AUDITORIA

Planificación

Seguimiento Ejecución

Presentación de
Informes
 PLANIFICACION DE AUDITORIA
PROGRAMACION – PLAN DE
PREPARACION
AUDITORIA
Definición de procesos a
auditar
Definir los criterios, recursos Revisión de la
y alcance de la auditoria documentación

Definir metodología y
frecuencia
Fecha estimada de Elaborar lista de verificación
realización o chequeo de la auditoría

Equipo auditor y auditados

 PLAN DE AUDITORIA - PROGRAMACION
CRITERIOS DE AUDITORIA

Los criterios de auditoria y los documentos

de referencia pueden incluir:

Normas
Regulaciones
Requisitos
Legislación
Procedimientos aplicables
Documentación del sistema de gestión.
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PROGRAMACION
SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

• La independencia del equipo auditor

• La capacidad de los miembros del equipo auditor
para trabajar juntos, y lograr la combinación de
conocimiento, capacidades y atributos
personales que se necesitan para desarrollar la
auditoria.
• El idioma de la auditoria y la comprensión de las
características particulares del auditado
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PROGRAMACION

CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

Establecida entre los responsables del programa de auditoria o el auditor

jefe de manera informal o formal.

Con el propósito de:

• establecer la comunicación con el auditado;
• confirmar la aprobación para la auditoria;
• información la agenda propuesta y la composición del equipo
auditor;
• solicitar acceso a documentos
• definir las reglas aplicables al lugar;
• preparar la auditoria
• acordar la necesidad de acompañantes
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PROGRAMACION
AUDITORIA: FECHA:
REUNION DE APERTURA: REUNION DE CIERRE:
Fecha: Hora: Fecha: Hora:
CARGOS A AUDITAR:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE:
PLAN DE AUDITORIA

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA CARGO EQUIPO AUDITOR

Nota : El programa de entrevistas y la fecha de la reunión de apertura y cierre se acordarán con el

auditor líder.
FECHA DE ENTREGA DEL INFORME AUDITORIA:
EL INFORME SERA ENTREGADO A: CARGO

FIRMA AUDITOR LIDER: APROBO:

PLANIFICACION DE AUDITORIA - PREPARACION

Revisión documental

De acuerdo a las actividades documentadas en el proceso, se debe realizar una

revisión de las actividades realizadas por el proceso para realizar el ejercicio de
auditoria.

El énfasis de esta revisión debe estar orientada por el programa de auditoría, en

donde el auditor debe asegurar el cumplimiento del objetivo definido, el alcance
establecido y los criterios seleccionados para la realización de la auditoría.

Debe asegurarse que la información de los documentos suministrados sea

COMPLETA, CORRECTA, CONSISTENTE y VIGENTE.
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PREPARACION

Revisión documental

Según lo estipulado, se identifican los puntos críticos del proceso, se comprueba

el grado de ajuste entre los objetivos y actividades de un proceso con los
objetivos y actividades de una proceso con los objetivos y políticas establecidas
en el sistema de Gestión.

Así mismo, se debe revisar los resultados obtenidos por el proceso, durante el
periodo establecido para la ejecución de la auditoría, y determinar la
conformidad del sistema con los criterios de auditoría y la viabilidad del proceso
a realizar.
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PREPARACION

Revisión documental
 PLANIFICACION DE AUDITORIA - PREPARACION
IDENTIFICAR
NECESIDADES Y
REQUISITOS LEGALES

CICLO DE PRODUCTO
Revisión documental

PRODUCTOS
IDENTIFICAR LOS SOPORTE
PROCESOS RECURSOS
CONTROLES

OBJETIVOS DE LOS PROCESOS

ENTENDER PRODUCTOS
LOS PROCESOS ASPECTOS AMBIENTALES
RIESGOS

PLANES
CONTROLES EN LAS:
ENTENDER LA GESTION
Operaciones
DE LOS PROCESOS
Entradas al proceso
DOCUMENTOS
REGISTOS
PLANIFICACION DE AUDITORIA - PREPARACION

• Deben elaborarse en concordancia con la actividad a

auditar
• Deben utilizarse como soporte para la preparación de la
Listas de Verificación

auditoria

• Permiten estructurar el proceso de evaluación a realizar

• No deben utilizarse como herramienta para un
interrogatorio

• Es solo una guía para determinar si las actividades

ejecutadas corresponden a las disposiciones adoptadas.
• Utilizar preguntas abiertas

QUÉ? CUÁNDO? CÓMO? DÓNDE? POR QUÉ?

EJEMPLO – FORMATO LISTA DE CHEQUEO
Proceso y Area
Fecha de Auditoría:
Auditada:

Auditor Principal: Auditores:

Numera Cump
Item
l de la Criterio Aspectos a Verificar l. Comentarios
No.
Norma S/N

Aspectos adicionales a verificar:

 EJECUCION DE LA AUDITORIA
….. Etapas a considerar

• Reunión de Apertura
1

• Recolección de evidencia
2 objetiva

• Reunión de cierre
3
 LA REUNION DE APERTURA
1. Presentación de los auditores
2. Recordar objetivo y alcance de auditoria
3. Explicar la metodologia para desarrollar la auditoria

4. Confirmar asignación de recursos

5. Resolver posibles dudas de los auditados

6. Acordar la reunion de cierre

7. Aclarar el proceso de presentación del informe

8. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial
9. Determinar aspectos o requisitos relacionados con
seguridad
RECOLECCION DE EVIDENCIA OBJETIVA

Obtener pruebas tangibles de que el sistema de gestión

funciona correcta y eficazmente

• Un procedimiento
EVIDENCIA • Un registro
OBJETIVA
• Verificación de observaciones
 FUENTES DE INFORMACION

Comprobación
Entrevista Observación (Documentos y
Directa registros)
EN LAS ENTREVISTAS

PREGUNTAR
ESCUCHAR
OBSERVAR
ANALIZAR
EVALUAR
REGISTRAR
 EN LAS ENTREVISTAS SER:

DETALLISTA
DIPLOMATICO
RESPETUOSO
SEGURO
DECIDIDO
PERSISTENTE
 LAS ENTREVISTAS

ERRORES QUE NO SE DEBEN COMETER AL REALIZAR

ENTREVISTAS:

Auditar solamente documentos

Tomar las cosas de forma personal
Expresar antipatía por el auditado
Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos
Expresar juicios propios
 OBSERVACION DIRECTA

La observación, o el examen físico, es uno de los

métodos más confiables para conseguir
evidencias.

Se aplica a todo lo que sea observable (supone la

existencia física del objeto de la observación).

Sin embargo, la inspección establece o confirma

la existencia física, pero no el funcionamiento
adecuado.
 COMPROBACION

Actividades de verificación que se utilizan para incrementar la

confianza en la evidencia de la auditoría y en los sistemas de
control que posee o diseñados para la instalación.

Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor

a lograr los objetivos de la auditoría.

Métodos de prueba: análisis de muestras representativas, es

decir apropiadas al tamaño o naturaleza de la población.
 RECUERDE LA REGLA
DE ORO !!!!

LOS HECHOS Y SOLO LOS HECHOS

NO ASUMA, NO IMAGINE,
NO SUPONGA!
 RESULTADOS DE LA AUDITORIA

HALLAZGOS

No Aspecto por Fortaleza

conformidad Mejorar
• Incumplimiento • Situación dentro • Un evento
ante un requisito de la operación, importante
establecido en la que en el detectado en
organización y/o momento no es un proceso o
requisito legal. incumplimiento, actividad y se
pero a futuro requiere dar
puede llevar al continuidad.
incumplimiento.
 LA REUNION DE CIERRE

• Es una actividad posterior a la actividad de campo.

1
• Permite presentar las conclusiones del equipo
2 auditor al auditado y a la gerencia de la cual
depende.
• Durante los primeros ciclos de auditoria se
recomienda efectuar una reunión previa del equipo
3 auditor para obtener consenso sobre no
conformidades y observaciones.
• En la reunión de cierre únicamente se presentan las
4 no conformidades y observaciones redactadas por
consenso del equipo auditor.
 LA REUNION DE CIERRE

Se recomienda presentar un resumen

documentado de la auditoría

• Actividad auditada
• Personas entrevistadas
• Conclusiones sobre aspectos favorables
• Conclusiones sobre aspectos desfavorables
• Documentos consultados
• Presentación de observaciones y no
conformidades
PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA
“Documentar los resultados de la auditoría es tan
importante como la auditoría misma”

• Capacidad de comunicar lo que se observó

1

• Conclusiones claras, precisas y constructivas

2
PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA

Contenido del informe

1. Incluir el Objetivo, alcance 2.

y criterios de la auditoría Exclusiones
4. El resumen de los
3.
hallazgos de la auditoría 5.
Documentos
de referencia debe ser detallado, fácil Conclusiones
de leer y comprensible
 INFORME FINAL DE AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD

Fecha de
PRI-F-005 Página 1 de 2
Rev:11/06/04

FECHA DEL INFORME: FECHA DE LA AUDITORÍA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PROCESO(S) AUDITADO( S): REPRESENTANTE(S) DEPENDENCIA(S) O

PROCESOS AUDITADO(S):

OBJETO DE LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

AUDITOR LIDER: COAUDITORES:

BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NÚMEROS DE NO NÚMERO DE NO TOTAL DE NO CONFORMIDADES

CONFORMIDADES CONFORMIDADES
MAYORES MENORES

OBSERVACIONES:

PLANEAR:.

HACER:

VERIFICAR:
ACTUAR:

EFICACIA DEL SISTEMA :

ANEXOS:

FIRMA AUDITOR LIDER: FIRMA AUDITADO:

 SEGUIMIENTO DE AUDITORIA

Esta verificación es realizada por el auditor,

como parte de un proceso posterior y el
objetivo es verificar si se implementó la acción
correctiva y fue eficaz, basado en el análisis de
causas y los planes de acción que fueron
generados por el auditado y aprobados. Se
debe garantizar la independencia en el proceso
de revisión.

Revisión y aprobación de los informes de

Auditoría, incluyendo la idoneidad y adecuación
de los hallazgos de auditoría
 SEGUIMIENTO DE AUDITORIA

RESPONSABILIDADES DEL AUDITADO

• Proponer y desarrollar actividades para

implementar las acciones provenientes del
1 informe de auditoria.
• Definir fechas limite para la implementación de
2 estas acciones.
• Verificar la eficacia de las acciones correctivas y
preventivas antes de la auditoría de
3 seguimiento
 SEGUIMIENTO DE AUDITORIA

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

1 • Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento

• Desarrollar la auditoría de seguimiento de

2 acuerdo con las acciones propuestas
• Presentar e informar los resultados de la
3 auditoría de seguimiento

4 • Evaluar la eficacia de las acciones implantadas