GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS

• Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 122121 Versión 2
• Nombre del Proyecto: Elaboración de planes de acción operativos de apoyo administrativo,
documental, archivo y de servicio al cliente para las micro, pequeñas y medianas empresas de
Bogotá y municipios aledaños.
• Fase del Proyecto: Ejecución
• Actividad de Proyecto: AP3. Proponer planes de acción operativos de mejora documental y
archivística empleando herramientas tecnológicas disponibles en la organización.

• Competencias:
210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

240201500 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en
los contextos laboral y social

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Específicos
21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación
vigente.

21060100804 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en

cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración
y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.

21060100802 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la

organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

21060100805 Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información
de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.

Básicos
24020150008 Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal,
desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área ocupacional.

• Duración de la Guía: 4 Semanas (Trabajo directo: 64 horas – Trabajo independiente: 128 horas)

GFPI-F-019 V3
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2. PRESENTACION

La Gestión Documental y administración de archivos, son procesos administrativos relacionados

con el orden y la importancia que tiene la historia y sus memorias a través de la gestión adecuada
de documentos.

Podría decirse que la gestión documental es casi tan antigua como la escritura misma ya que se
convierte en una herramienta que resuelve algunos problemas inherentes a la producción de
documentos, tales como el incremento en volumen de material documental y la susceptibilidad del
medio en el que se almacene la información (piedra, papiro, papel, medios digitales, etc.).

Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso

indispensable para cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.

El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una
estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además
sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.

En esta guía se abordarán temas como: Documentos, tipos de documentos, procesos de elaboración
de documentos, archivos, procesos archivísticos, normatividad y programas de mejoramiento de la
gestión de archivos entre otros.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Hoy vamos a reflexionar sobre la siguiente historieta:

Imagen 1

Luego, de forma individual responda en su Portafolio de evidencias:

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¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no importante? ¿Teniendo en
cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento es importante?, ¿Por lo general
que tipo de documentos guarda y que valor tienen para usted? ¿Considera usted que la
conservación de documentos y la forma en cómo se gestionan son necesarios en su vida personal y
laboral? ¿Por qué?

Socialice estos cuestionamientos mediante una mesa redonda con sus compañeros e instructor de
formación.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno)

Aprendiz, recuerde que su formación profesional integral se desarrolla bajo la metodología de la

formación por proyectos. Para éste Técnico en Asistencia Administrativa, el proyecto es
“Elaboración de planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental, archivo y de
servicio al cliente para las micro, pequeñas y medianas empresas de Bogotá y municipios
aledaños”. La presente guía le permitirá desarrollar sus competencias en gestión documental y
archivo el cual le aportará al proyecto en la medida que reconozca que, como Asistente, una de sus
funciones y ocupaciones será la elaboración de documentos públicos y privados, su organización,
conservación y presentación.

3.2.1 Para iniciar el desarrollo de esta guía, es importante reconocer que tanto conocemos sobre la
gestión documental. Para ello lo invito a recordar que en la vida personal y/o laboral cada mes
recibimos o tenemos contacto con algún tipo de documento. Teniendo en cuenta lo anterior:
¿Por lo general cuales son los tipos de documentos que usted recibe?
¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y archivarlos?
Elabore esta actividad de manera individual y socialice en el ambiente de formación.

Ahora es importante identificar que, dentro de la presente guía, se abordarán las siguientes
temáticas:

SEMANA 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

 Aspectos Generales de las Comunicaciones: concepto, clases, tipos de documentos,
comunicaciones oficiales y empresariales.
 Elementos esenciales de la Documentación organizacional: concepto, elementos, importancia y
aplicabilidad
 Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos
organizacionales: GTC - 185 identificación, terminología y aplicabilidad.

SEMANA 2. PRESERVACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS, TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL
 Preservación: concepto, importancia, causas y métodos
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 Restauración: concepto e importancia, métodos

 Papel: origen, concepto, composición, clases
 Conservación: concepto, importancia, métodos
 Ley 594 de 2000: importancia y aplicabilidad
 Decreto 103 de 2015: importancia y aplicabilidad
 Manual de Gestión Documental: concepto, importancia
 Tablas de Retención Documental: concepto, importancia, objetivos y destino final

SEMANA 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

 Concepto, objetivo, obligatoriedad de la organización de los archivos, conformación de los
archivos de gestión, responsabilidades y criterios.
 Sistema de administración de archivos: concepto, importancia, formatos
 Normatividad de archivos: Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, Decreto 2578 de 2012
Decreto 1080 de 2015

SEMANA 4. PLAN DE ARCHIVOS, CONDICIONES LOCALES DEL ARCHIVO

 Condiciones generales, concepto, características, clases
 Condiciones ambientales y unidades de conservación
 Marco Legal: importancia, objetivo, alcance, lineamientos generales para el plan de archivo.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Estimado aprendiz una de las formas de comunicar ideas y procesos a nivel administrativo es a
través de documentos. los documentos a lo largo de la historia han servido de gran avance para
establecer planes de mejora en las empresas que les permitan ser más eficientes; esta semana
abordaremos la comunicación y los tipos de documentos. Participe activamente en las actividades
propuestas.

SEMANA 1.
3.3.1 De forma desescolarizada observe la presentación de Aspectos generales de la comunicación
disponible en su material de apoyo y en debate liderado por su instructor socialice la importancia,
ventajas y desventajas de los tipos de documentos oficiales y empresariales.

3.3.2 Realice curso de mecanografía en el siguiente link http://www.mecanografia-

online.com/es/aspx/Start.aspx durante una hora y como evidencia presente imagen de los
resultados obtenidos en su carpeta de evidencias.

3.3.3 Identifique la terminología y aplicabilidad de la norma GTC – 185 Disponible en el material

de apoyo y socialice en el ambiente de formación.

3.3.4 Después de haber observado y estudiado los diferentes tipos de documentos disponibles en su
material de apoyo presentación GTC-185, elabore los siguientes documentos para su empresa
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objeto de estudio: Carta de presentación de la empresa a un inversionista, Memorando por

incumplimiento y una circular sobre el uso de uniforme.

De las anteriores actividades esté atento a la explicación y retroalimentación de los aspectos

positivos y por mejorar, que le hará su instructor.

¨Todos los grandes pensamientos son concebidos al caminar¨. Friedrich Nietzsche

La actividad física es una fuente de energía, corre a buscar la información necesaria para conocer
un poco más sobre la importancia de la preservación de archivos y gestión documental.

SEMANA 2.
3.3.5 Luego de haber escuchado el audio normas Acuerdo 050 de 2000 y Acuerdo 048 de 2000
disponible en el material de apoyo, elabore un cuadro comparativo entre Preservación,
Restauración y Conservación de documentos, identificando sus métodos e importancia.

3.3.6 Realice lectura de la Ley 594 de 2000 disponible en su material de apoyo, y elabore un mapa
conceptual sobre la misma.

3.3.7 Realice lectura del Decreto 103 de 2015, disponible en su material de apoyo y socialice en
GAES su importancia y aplicabilidad.

3.3.8 Realice lectura sobre Manual de Gestión Documental que encontrara disponible en el
material de apoyo y tómelo como referencia, para la elaboración de la Cartilla de descripción de
procesos de gestión documental.

3.3.9 Después de haber realizado la lectura del documento, sobre las Tablas de Retención
Documental, disponible en su material de apoyo, consultar tres empresas con formato de tablas de
retención y socialice sus diferencias y similitudes en el ambiente de formación.

De las anteriores actividades esté atento a la explicación y retroalimentación de los aspectos

positivos y por mejorar, que le hará su instructor.

La organización de archivos es un proceso que facilita la identificación y categorización de

documentos según su grado de importancia; el mantener al día el archivo garantiza un mejor
proceso administrativo, financiero y comercial.

SEMANA 3.
3.3.10 Realizar lectura sobre Organización de los archivos, que se encuentra disponible en su
material de apoyo, socializar sobre la importancia con los integrantes de su GAES.
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3.3.11 Consulte y elabore un folleto por GAES, que contenga un cuadro comparativo entre las
siguientes normas Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, Decreto 2578 de 2012 Decreto 1080 de
2015

La infraestructura, los muebles y enseres que se utilizan en la conservación y preservación de

archivos deber reunir unas características básicas, revise cuidadosamente su material de apoyo y
resuelva sus inquietudes con su instructor en el ambiente de formación.

De las anteriores actividades esté atento a la explicación y retroalimentación de los aspectos

positivos y por mejorar, que le hará su instructor.

SEMANA 4.
3.3.12 Basados en el material de apoyo Plan de Archivos, diseñen un crucigrama para intercambiar
dentro de la ruta.

3.3.13 Ahora, realice lectura del acuerdo 0049 del 05 de mayo de 2000 “condiciones de edificios y
locales destinados a archivos”., disponible en el material de apoyo y elabore un resumen del
mismo.

De las anteriores actividades esté atento a la explicación y retroalimentación de los aspectos

positivos y por mejorar, que le hará su instructor.

Ya que, sin archivo, no hay memoria, un país sin memoria es igual que un individuo con
alzhéimer, no sabe de dónde viene ni a donde va (AMGP)

3.3.14 Participar en el foro: recuerde que debe participar de forma individual en el foro de
discusión virtual programado en la plataforma Blackboard por su gestor LMS.

Foro Guía 4. Gestión documental y administración de archivos

Estimado aprendiz lo invitamos a observar el video que encontrará en el link:

https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww Publicado por comunicaciones Belcorp
Colombia en donde se evidencie el proceso de Gestión Documental

Deberá identificar la importancia que ha tenido la gestión documental para su crecimiento y

expansión en el mercado.

3.3.15. Presentar prueba virtual: El aprendiz debe Ingresar a la plataforma virtual Blackboard y
presentar el cuestionario de evaluación correspondiente a la guía 4.

De la misma manera, debe participar activamente en las actividades de cultura física,

emprendimiento y componente social que le sean programados.
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!! En esta parte de la guía, el aprendiz demostrará
el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Por lo tanto, en GAES, los
aprendices deben realizar las siguientes actividades aplicadas a su unidad productiva o caso de
estudio.

La legislación colombiana ha avanzado en establecer normatividad que permita estandarizar

la gestión documental y la administración de archivo, es por esta razón que un Asistente
Administrativo debe conocerla y aplicarla y para ello debe continuar diligenciando el
formato AA-PF-EFG-FORMATO ESTANDARIZADO PROYECTO FORMATIVO desde el
numeral 12.5 hasta el numeral 12.8. No olvide seguir las indicaciones de cada numeral y
subir a la plataforma Blackboard el documento con todo lo avanzado hasta ésta guía (no
recorte el formato para no alterar el orden) los numerales consisten en:

12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas, memorandos, circulares, actas,
certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias),
según la norma GTC - 185

12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los requerimientos básicos de la
unidad productiva, previamente identificados en el análisis del instrumento de recolección de
información y relacionado con los documentos administrativos elaborados en la Semana 1

12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la unidad productiva y proponga las
políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Crear un Manual de procedimientos de gestión documental, aplicándolo a la unidad productiva,
resaltando: Organización (clasificación), ordenación documental (foliación).

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: *Opera los equipos y Técnica: Formulación de

aplicativos para el recibo y preguntas.
despacho de documentos Instrumento: Cuestionario de
internos y externos, de preguntas sobre técnicas y
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acuerdo con el manual de normativas de preservación y

operación. gestión de documentos, tablas
* Controla la vigencia de los de retención documental y
documentos teniendo en organización de archivos
cuenta las tablas de retención
documental.
* Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos
y la normatividad vigente.

Evidencias de Desempeño * Ingresa los documentos Técnica: Observación

aplicando el manual de Sistemática
gestión documental, las
normas de gestión de la Instrumento: Lista de chequeo
calidad y la legislación con las actividades solicitadas
vigente. en la guía.
* Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.

Evidencias de Producto: * Direcciona los documentos Técnica: Observación

de acuerdo con el destinatario Sistemática
o dependencia Instrumento: Lista de chequeo
correspondiente. Cartilla con descripción de
* Utiliza los elementos de procesos de la gestión
protección, de acuerdo con documental para la unidad
las normas de seguridad productiva. (debe incluir los
industrial y salud ocupacional entregables del 3.4
durante el desempeño de sus transferencia de conocimiento)
funciones.
* Aplica el procedimiento
para la radicación de los
documentos por despachar,
utilizando la tecnología
disponible.
* Registra los documentos
internos y externos por
despachar, aplicando el
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manual de gestión
documental y la tecnología
disponible.
* Distribuye las copias de los
documentos por enviar de
acuerdo con las normas
internas y la legislación
vigente.
* Conserva las copias de los
documentos enviados de
acuerdo con las normas de la
Organización y la legislación
vigente.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión Administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.

Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y

recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
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Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que
puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización conservación.

Sistema de gestión documental: 1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. 2. Gestión
Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o
medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
(impresa o no) o parte de ella, previamente consultada como autor, título, edición, entre otros

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Referencias:
GTC – 185 DE 2009
Acuerdo 048 del 2000
Acuerdo 049 del 2000
Acuerdo 050 del 2000
Ley 594 del 2000
Decreto 103 de 2015

Imágenes:
Imagen 1: Marín, L. C. (07 de abril de 2015). Archivólogo. Obtenido de
http://archivologo.blogspot.com.co/2015/04/historietas-de-archivologo.html
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Videos:
Nación, A. G. (Dirección). (2000). Acuerdo 048 del 2000 [Video].
Nación, A. G. (Dirección). (2000). Acuerdo 050 del 2000 [Video].

Artículo y Glosario
Colombia, A. G. (02 de abril de 2014). Archivo General de la Nación Colombia. Obtenido de
http://190.26.215.130/?idcategoria=1264

Páginas recomendadas:
http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé
Cengage Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Liliana Peña Sánchez Instructora Centro de Agosto de 2015

(es) Servicios
Financieros –
Área de
Economía
Financiera y de
Gestión.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor Gloria Amparo Líder Centro de 10/08/2017 Actualización de

(es) Acosta Desarrollo Servicios formato GFPI-
curricular Financieros – 19 y ajuste de
coordinación Área de actividades de
de Economía Economía transferencia
Financiera y Financiera y
de Gestión. de Gestión.