B.

Atención al Ciudadano
La unidad encargada de brindar información y orientación a los usuarios y lograr
su total satisfacción en el caso que estos necesiten manifestar sugerencias,
plantear inquietudes o servicios sobre el tema de educación en Sololá, de forma
personal, telefónica o electrónicamente, mediante la cual se colabora con el
seguimiento de los trámites que se realizan; ya que la mayoría de las personas
considera necesario realizar personalmente cada tramite para obtener mayor
atención.

Funciones del Área de Atención al Publico

o Verificar, ordenar y clasificar la recepción de documentos de la
correspondencia que ingresa a la dirección departamental de educación
o Atender personal y telefónicamente al público que requiere información de las
diferentes unidades administrativas que integran la dirección departamental.
o Orientar al público con respecto a los procesos que conlleva la gestión dentro
de la dirección departamental de educación.
o Distribuir la correspondencia que ingresa del SIAD así como la que egresa,
hacia los lugares de destino.
o Llevar registro de las visitas ingresadas en la dirección departamental de
educación.
o Entregar informe del total de visitas en la dirección departamental de
educación.
o Actuar de anfitrión en actividades desarrolladas por la dirección departamental
o Recepción de libro para autorización para: fondo de gratuidad, rotativo, banco,
finanzas y otros de las escuelas
o Facilitar al público la boleta de satisfacción del usuario
o Direccionar y acompañar al público dentro de las instalaciones de la
DIDEDUC, para la gestión del trámite solicitado. (tipo b o c)
o Ingresar al sistema del web-SIAD la correspondencia que ingresa a la dirección
departamental de educación.
o Entrega de circulares a la franja de supervisores del departamento
o Entrega de constancias salariales a los docentes que la hayan solicitado
o Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto,
o tareas de carácter eventual que no entorpezcan el cumplimiento del
propósito principal del puesto y para las cuales la persona posea la
competencia y cumpla con los requisitos legales.

a. Proceso de Ingreso a las instalaciones y direccionamiento

Consiste en consultar que tramite desea realizar la persona para poder asesorarlo,
luego se verifica que el visitante tenga cita programada, posteriormente solicita
los siguientes datos: identificación personal, Asunto o motivo de la visita, lugar o
institución de donde solicita atención, número telefónico y firma, dejando
constancia en libro de actas el cual se encuentra sellado por la institución.

Para darle finalización al proceso se indica al visitante la oficina que debe a la que
debe avocarse y el nombre de la persona que lo atenderá.

En el caso que el usuario no posea cita e identificación el encargado del área de

atención al usuario deberá de comunicarse al número de extensión a la que desea
acudir el visitante, para corroborar si la persona tiene la autorización del
Encargado del área o unidad para poder ingresar.

b. Proceso de Recepción y Distribución de Documentos

En este proceso se realiza la recepción de documentos o ingresos varios (no

Correspondencia) que cumplan con los requerimientos necesarios para su
trámite, el cual si es de prioridad normal se entrega al siguiente día y la
documentación de prioridad alta se entrega de forma inmediata o antes de cumplir
una hora de recibido; se verifica periódicamente que los documentos estén en el
WEBSIAD de Administración de Documentos para evitar duplicidad de
información.

En referencia a la distribución de la documentación se remite a la unidad o área

correspondiente, en la cual se llevará dicho trámite y así mismo se hace la
certificación correspondiente, dejando constancia de la recepción de los
documentos de los cuales se hace el trámite.

Entrega de Boleta de satisfacción

Se observó que verifica los documentos que debe llevar para cada tramite y de no
contar con alguno esta cuenta con equipo de cómputo como apoyo con la
búsqueda o reproducción de los documentos, así mismo posee una fotocopiadora
con la cual les proporciona la impresión o copia de documentos.

Seguidamente realiza la verificación en el sitio web el proceso en el que se

encuentran los tramites que se realizan en la Dirección Departamental de
Educación lo que se traduce en gran apoyo para las personas que se abocan a la
Unidad para evitar que realicen la consulta en la sede central.

El encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano Brinda la boleta de

satisfacción del usuario adecuado, el cual debe ser llenado por el usuario y
depositado en el buzón asignado.

En el momento de realización de la evaluación del proceso que debe de realizar

el Encargado de la atención al público no se observó que cuente con la boleta de
satisfacción del usuario, pero se determina que fue porque no cuentan con esta
debido a que se le habían agotado pero que si la brindaba.

c. Recibir, trasladar y realizar llamadas

El procedimiento se realiza mediante las siguientes actividades:

Se determina que se reciben llamadas de los usuarios que acuden a este sistema
y las traslada a la unidad solicitada, posteriormente el encargado de la Unidad
realiza llamadas a las distintas Unidades de la entidad cuando se le solicita de
parte de las mismas ubicando a las personas sobre que tramite debe de realizar
o apoya con la consulta que le realicen transfiriendo la llamada a la unidad
adecuada.