INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

“RODOLFO LOERO ARÍSMENDI”

IUTIRLA
EXTENSIÓN BARCELONA
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

INFORME DE CONTABILIDAD II

ELABORADO POR:
BAPTISTA RIVAS, FRANCYS NATHALY

PROFESOR:
LCDO. ANTONIO MILLÁN

Barcelona, Julio 2014

 INTRODUCCIÓN

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela está

afiliada al Comité Internacional de Principios de Contabilidad. En nuestro
país las instituciones bancarias y las de seguros deberán adaptar su
contabilidad de acuerdo al código de instrucciones que para este tipo
de empresa establezca el Ejecutivo Nacional por medio de la
Superintendencia de Bancos.

Es una disciplina que aporta información de utilidad para el proceso de

toma de decisiones económicas, esta disciplina estudia el patrimonio y
presenta los resultados a través de estados contables o financieros. Implica
el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este
campo, para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y
cronológico de las operaciones financieras, la contabilidad posee
una técnica que se ocupa de registrar y resumir las operaciones mercantiles
de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.

Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad

podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos
contables y estadísticos, estos datos permiten conocer la estabilidad y
solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de
las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda
conocer la capacidad financiera de la empresa, la finalidad de la contabilidad
es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos
durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma de
decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia.
 Según Juan Funes O. "La Contabilidad es un Sistema de Información,
que está basado en un conjunto de Principios, normas y Procedimientos
técnicos que permiten registrar en forma ordenada, completa y detallada de
los hechos económicos y financieros de la Gestión empresarial, con el fin de
emitir los Estados Financieros: para luego analizar e interpretar la situación
Económica y Financiera de la Empresa, la que permitirá tomar decisiones
oportunas a los usuarios internos y externos.
 ÍNDICE

Introducción……………………………………………………………………..

Transacciones Mercantiles y Documentación Mercantil

Documentos Corrientes

Documentos Legales

Efectivo

Caja Chica

Objetivos para crear Caja Chica

Normas o Políticas para el manejo de la Caja Chica

Conciliación Bancaria

Elementos para la elaboración de una Conciliación Bancaria

Partidas a conciliar (cotejo)

Conclusiones

Referencias Bibliográficas
 TRANSACCIONES MERCANTILES Y DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que

la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que
existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el
ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a
el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una
costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no

solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los
que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo
con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envían al
Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de
contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos
en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad
del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por
departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en
los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de
compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o
internacional.

En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en

pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a
depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo
la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de
la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus
operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos
de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en

una transacción mercantil facilitan la conclusión de esta, informan al contador
o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y
sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación
mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un
aspecto de ella que pueda utilizarse para: Certificar las anotaciones en los
libros de contabilidad, Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los

libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos
casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo,
nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito
y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún
los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de
documentos bien organizado.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo

124, entre otras cosas que:

“Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban”:

a. Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.

c. Con facturas aceptadas.

d. Con telegramas.

e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

 TIPOS DE TRANSACCIONES MERCANTILES

Existen los siguientes tipos de transacciones mercantiles: Transacciones

Permutativas que se subdividen en Positivas y negativas; Transacciones
Modificativas que se subdividen en Favorables y Desfavorables;
Transacciones Mixtas que se subdividen también en Favorables y
Desfavorables.

Las Transacciones Permutativas: son operaciones comerciales que al

suscitarse no afectan al patrimonio, es decir no aumenta ni disminuye al
contrario se queda estático.

Una Transacción Permutativa Positiva, es cuando por lo general se

efectuó el cambio de un activo por otro activo o de un pasivo por otro pasivo.
Ejemplo, Activo por otro activo: (compra de un equipo de computación por
Bs. 10.000)

Una Transacción Permutativa Negativa, es cuando normalmente se

efectuó el cambio de un pasivo por un activo. Ejemplo Pasivo por Activo
(pago de intereses por Bs. 1.000 mensual por préstamo obtenido del banco).

Las Transacciones Modificativas: son operaciones comerciales que al

suscitarse afectan al patrimonio, es decir, que necesariamente este aumenta
o disminuye.

Una Transacción Modificativa Favorable, es aquella que al suscitarse la

empresa obtiene utilidad es decir el componente del patrimonio (Resultados
Acumulados) aumenta. Ejemplo, se vende el equipo de computación a Bs.
15.000 obteniendo una utilidad de Bs. 5.000.

Una Transacción Modificativa Desfavorable, es aquella que al suscitarse

obtiene una perdida, es decir, el componente del patrimonio (Resultados
Acumulados) disminuye. Ejemplo, se vende el equipo de computación a Bs.
5.000 obteniendo una pérdida de Bs. 5.000.

Las Transacciones Mixtas: son operaciones comerciales que surgen a

través de la combinación de las transacciones Permutativas y modificativas,
es decir, son sucesos de activos por activos, pasivos por pasivos, activos por
pasivos con incidencia sobre el patrimonio.

Una Transacción Mixta Favorable, es aquella que al suscitarse incide

cambios sobre el patrimonio, obteniendo una utilidad para la empresa. El
ejemplo esta dado en la transacción modificativa favorable.

Una Transacción Mixta Desfavorable, es aquella que al suscitarse incide

cambios sobre el patrimonio, obteniendo una perdida para la empresa. El
ejemplo esta dado en la transacción modificativa desfavorable.

NECESIDAD E IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

MERCANTIL

La importancia y la necesidad que tiene la documentación mercantil es

tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones
legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos
que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple
orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del
plazo establecido.
 BASAMENTO LEGAL DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Los Documentos Mercantiles son documentos de crédito de mucha

importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país.
En Venezuela, esas transacciones tienen su base legal en el Código de
Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.
Tanto la Letra de Cambio, el Pagaré como el Cheque son documentos de
crédito son mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de
recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún
bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador
puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Código
de Comercio, para hacer efectivo su pago.
 DOCUMENTOS CORRIENTES

 Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir éste,

quien haga sus veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito
aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno
de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el
Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de
artículos que se destinan a la reventa.

 Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario

propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un
departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja
impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una
simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y
en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del
proveedor.

 Nota de entrega: Un documento por un envío que tiene la descripción

y cantidad de los productos que están siendo enviados. Una copia es firmada
por el comprador y devuelta al vendedor como prueba de que fue entregado.

 Nota de pedido: Es el documento que utilizan las casas comerciales

para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se
extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la
empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar
su pedido. En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicita las mercaderías en calidad de compra.

 Cotizaciones: es un súper documento o información que el

departamento de compras usa en una negociación. Es un documento
informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto
de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un
fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento
que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por
favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer
hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”,
“La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

 Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta

prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

 Requisiciones: Es un documento electrónico o físico que se utiliza

para realizar un pedido de un bien o servicio que contiene las siguientes
características: Lugar y Fecha, Nombre del solicitante, Departamento del
solicitante, Centro de costos del solicitante, Número de proyecto, Nombre del
artículo, Código o número del artículo, Cantidad solicitada, Proveedor o
sugerencia del mismo, Fecha de entrega requerida.

 La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías

compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del vendedor como
del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y
las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

 Notas de crédito: Una nota de crédito es un instrumento monetario

que le permite a la persona que la tenga cambiarla por bienes de igual valor
de la persona u organización que haya emitido la nota de crédito. La nota de
crédito, por lo general, no puede ser canjeada por dinero en efectivo.

 Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente,

en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea
por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

DOCUMENTOS LEGALES

 Letra de Cambio: La letra de cambio, denominada en nuestro país

"giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de
pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha
de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual
una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona
llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta
fecha, a una tercera persona llamada Librado.

Parte Legal: La letra de cambio contiene:

1º La denominación de letra de cambio inserta en el mismo texto del

título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del
documento.

2º La orden pura y simple de pagar una suma determinada.

3º El nombre del que debe pagar (librado).

4º Indicación de la fecha del vencimiento.

5º El lugar donde el pago debe efectuarse.

6º El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el

pago.

7º La fecha y lugar donde la letra fue emitida.

8º La firma del que gira la letra (librador).

El título en el cual falte uno de los requisitos enunciados en el artículo

precedente, no vale como tal letra de cambio, salvo en los casos
determinados en los párrafos siguientes: la letra de cambio que no lleve la
denominación "letra de cambio", será válida siempre que contenga la
indicación expresa de que es a la orden, la letra de cambio cuyo vencimiento
no esté indicado, se considerará pagadera a la vista, a falta de indicación
especial, se reputa como lugar del pago y del domicilio del librado, el que se
designa al lado del nombre éste, la letra de cambio que no indica el sitio de
su expedición, se considera como suscrita en el lugar designado al lado del
nombre del librador, la letra de cambio puede ser a la orden del mismo
librador, librada contra el librador mismo, librada por cuenta de un tercero,
una letra de cambio puede ser pagadera en el domicilio de un tercero, ya sea
en el del propio librado o en algún otro lugar (letra de cambio domiciliada).

En una letra de cambio pagadera a la vista o a cierto tiempo vista, puede

estipularse por el librador que el valor de la misma devengará interés. En las
demás letras de cambio esta estipulación se tendrá por no escrita, el tipo de
los intereses se indicará en la letra, y a falta de indicación, se estimará el del
cinco por ciento, los intereses correrán desde la fecha de la letra de cambio,
si otra distinta no se ha determinado, la letra de cambio cuyo valor aparece
escrito a la vez en letras y guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de
la cantidad expresada en letras.

La letra de cambio cuyo valor aparece escrito más de una vez,

únicamente en letras o únicamente en guarismos, tiene, en caso de
diferencia, el valor de la cantidad menor, si una letra de cambio lleva la firma
de personas incapacitadas para obligarse, las obligaciones de los demás
firmantes no son por ello menos válidas, cualquiera que firme una letra de
cambio en representación de personas que no tengan poder bastante para
hacerlo, se obliga a sí mismo en virtud de la letra. Esto es aplicable al
representante o mandatario que se excede de los límites de su poder, el
librador garantiza la aceptación y el pago. Puede eximirse de la garantía de
la aceptación pero toda cláusula por virtud de la cual se exima de la garantía
del pago se tiene por no escrita.

Endoso: Toda letra de cambio, aunque no sea girada expresamente a la

orden, es transmisible por medio de endoso, cuando el librador ha escrito en
la letra de cambio las palabras "no a la orden" o alguna expresión
equivalente, el título no es transmisible sino en la forma y con los efectos de
una sesión ordinaria, los endosos pueden hacerse a favor del librado, sea o
no aceptante, del librador o de cualquiera otro obligado. Estas personas
pueden endosar la letra a otras, el endoso debe ser puro y simple. Toda
condición a la cual aparezca subordinado, se reputará no escrita. El endoso
parcial es nulo. Lo es igualmente el endoso "al portador".

El endoso debe escribirse sobre la letra de cambio o sobre una hoja

adicional. Debe estar firmado por el endosante. El endoso es válido aunque
no se designe el beneficiario o aunque el endosante se limite a poner su
firma al dorso de la letra o en una hoja adicional (endoso en blanco), el
endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio. Si el
endoso está en blanco, el portador puede:

1º Llenar el blanco sea con su nombre o con el de otra persona.

2º Endosarla de nuevo en blanco o a otra persona.

3º Enviarla a un tercero sin llenar el blanco y sin endosarla.

El endosante, salvo pacto en contrario, es garante de la aceptación y del

pago. Puede prohibir un nuevo endoso, en cuyo caso no garantiza la
aceptación ni el pago con respecto a las personas a las cuales ha sido
posteriormente endosada. El tenedor de una letra se considera portador
legítimo si justifica su derecho por medio de una serie no interrumpida de
endosos, aunque el último sea en blanco. Cuando un, endoso en blanco está
seguido de otro, el firmante de este último se considera que ha adquirido la
letra por endoso en blanco. Los endosos tachados se reputan como no
hechos.

Si una persona ha sido desposeída, por cualquier causa, de una letra de

cambio, el portador que justifique su derecho de la manera indicada en el
párrafo precedente no está obligado a desprenderse de ella, a no ser que la
haya adquirido de mala fe, o si, al adquirirla, incurrió en culpa lata. Las
personas demandadas en virtud de la letra de cambio no pueden oponer al
portador excepciones fundadas en sus relaciones personales con el librador
o con los tenedores anteriores, a menos que la transmisión haya sido hecha
como consecuencia de una combinación fraudulenta.

Cuando el endoso contiene la palabra "para su reembolso", "para su

cobro", "por su mandato", o cualquier otra frase que implique un simple
mandato, el portador puede ejercitar todos los derechos derivados de la letra
de cambio, pero no puede endosarla, sino a título de procuración. Los
obligados no pueden en este caso invocar contra el portador otras
excepciones que las que podrán oponerse al endosante. Cuando un endoso
contiene la frase "valor en garantía", "valor en prenda" o cualquiera otra que
implique un afianzamiento, el portador puede ejercitar todos los derechos
derivados de una letra de cambio, pero el endoso hecho por él no vale sino a
título de procuración.

Los obligados no pueden invocar contra el portador las excepciones

fundadas en sus relaciones personales con el endosante, a menos que el
endoso haya tenido lugar por medio de una combinación fraudulenta. El
endoso posterior al vencimiento produce los mismos efectos que el anterior a
él. Sin embargo, el endoso posterior al protesto por falta de pago, o hecho
después de expirar el plazo fijado para realizarlo, no producirá otros efectos
que los de una sesión ordinaria.
 Aval: El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio
del aval, esta garantía se presta por un tercero o aun por un signatario de la
letra. El aval se escribe sobre la letra de cambio o sobre una hoja adicional,
se expresa por medio de las palabras "bueno por aval" o por cualquier otra
fórmula equivalente y está firmado por el avalista. Se reputa que el aval
existe cuando resulta de la sola firma del avalista estampada en el anverso
de la letra, salvo cuando se trate de la firma del librado o la del librador, el
aval debe indicar por cuenta de quién se hace. A falta de esta indicación se
reputa hecho a favor del librador.

El avalista se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha

constituido garante, su compromiso es válido aunque la obligación que haya
garantizado sea nula por cualquier causa menos por un vicio de forma.
Tiene, cuando ha pagado la letra, el derecho de proceder contra el
garantizado y contra los garantes del mismo.

Forma de Pago: El portador debe presentar la letra de cambio a su

pago, sea el día en que es pagadera, o sea en uno de los días laborales que
le siguen. La presentación a una Cámara de compensación, equivale a una
presentación al pago. El librado puede exigir, al pagar la letra de cambio, que
le sea entregada cancelada por el portador. El portador no está obligado a
recibir un pago parcial, en caso de pago parcial, el librado puede exigir que
dicho pago se haga constar en la letra y que se le dé recibo del mismo.

El portador de una letra de cambio no puede ser obligado a recibir el

pago antes del vencimiento. El librado que pague antes del vencimiento, lo
hace a su costa y riesgo. El que paga a su vencimiento está válidamente
librado, a menos que haya de su parte dolo o culpa lata. Está obligado a
comprobar la regularidad en el orden sucesivo de los endosos, pero no las
firmas de los endosantes.
 Siempre que se estipule que una letra de cambio ha de ser pagada en
una clase de moneda que no tenga curso en el lugar del pago, la cantidad de
la misma puede ser pagada, teniendo en cuenta su valor el día en que el
pago sea exigido, en la moneda del país, a menos que el librador haya
estipulado que el pago deberá realizarse en la moneda indicada ("cláusula de
pago efectivo en una moneda extranjera"). Los usos del lugar del pago serán
tenidos en cuenta para determinar el valor de la moneda extranjera. Sin
embargo, el librador puede estipular que la suma que se le ha de pagar se
calcule teniendo en cuenta el tipo determinado en la letra, o sea el fijado por
un endosante; en este caso, dicha suma deberá ser pagada en la moneda
del país.

Si el valor de la letra de cambio está indicado en una clase de moneda

que tenga la misma denominación, pero un valor diferente, en el país de la
emisión de la letra y en el país del pago, se presumirá que se ha hecho
referencia a la moneda del lugar del pago. A falta de presentación y de pago
de la letra de cambio en el término fijado por el artículo 446, todo deudor
tiene la facultad de consignar la suma valor de letra en depósito ante la
autoridad competente, a costa y riesgo del portador.

Fecha de Vencimiento: Una letra de cambio puede ser girada: A día fijo,
A cierto plazo de la fecha, A la vista, A cierto término vista;

Las letras de cambio que tengan vencimientos distintos de las anteriores,

o vencimientos sucesivos, son nulas. La letra de cambio a la vista es
pagadera a su presentación. Debe presentarse al cobro dentro de los plazos
legales o convencionales fijados para la presentación a la aceptación de las
letras pagaderas a un plazo vista.

El vencimiento de una letra a cierto plazo vista, se determina por la fecha

de la aceptación o por la del protesto. A falta de protesto, la aceptación no
fechada se reputa a los efectos del aceptante, como hecha el último día del
plazo de presentación legal o convencional.

El vencimiento de una letra girada a uno o varios meses de fecha o vista,

tiene lugar en la fecha correspondiente del mes en que el pago debe ser
realizado. En defecto de fecha correspondiente, el vencimiento tiene lugar el
último día de ese mes. Cuando una letra es girada a uno o a muchos meses
y media fecha o vista, se cuentan primero los meses enteros. Si el
vencimiento está fijado para el comienzo, a mediados o fin de mes
(mediados de enero, de febrero, etc., etc.), se entenderá por estos términos,
el primero, el quince o el último día del mes.

Las expresiones de "ocho días" o "quince días", se entienden, no de una

o dos semanas, sino de un lapso de ocho o quince días efectivos. La
expresión "medio mes" indica un lapso de quince días.

Cuando una letra de cambio es pagadera a día fijo en un lugar, en que el

calendario es distinto al que rige en Venezuela, la fecha del vencimiento se
rige por el del lugar del pago. Cuando una letra es librada entre dos lugares
que tienen calendarios diferentes, no es pagadera a cierto plazo de la fecha,
el día de la emisión se computa con el correspondiente al calendario del
lugar del pago, y el vencimiento se fija consecuentemente con dicho
cómputo.

Los términos de presentación de las letras de cambio se calculan

conforme a las reglas del párrafo precedente.

Estas reglas no son aplicables si una cláusula de la letra, aun las simples
enunciaciones de su título, indican que ha habido la intención de adoptar
reglas distintas.

Prescripción: Todas las acciones derivadas de la letra de cambio contra

el aceptante, prescriben a los tres años contados desde la fecha de
vencimiento. Las acciones del portador contra los endosantes y el librador
prescriben al año a partir de la fecha del protesto sacado en tiempo útil, o de
la del vencimiento en caso de cláusula de resaca sin gastos.

Las acciones de endosantes los unos contra los otros y contra el librador,
prescriben a los seis meses, a contar desde el día en que el endosante ha
reembolsado la letra o desde el día en que el mismo ha sido demandado. La
Interrupción de la prescripción sólo producirá efecto contra aquél respecto
del cual haya tenido lugar dicha interrupción.

 PAGARÉ: Es un documento que contiene la promesa incondicional de

una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda
persona (llamada beneficiaria o tenedora), una suma determinada de dinero
en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que
empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre
la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el
préstamo.

Parte legal: Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir,

que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés pueden emitirlos
individuos particulares, empresas o el estado. Según el artículo 486 al 488:
Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrito, en virtud del cual
una persona natural o jurídica se obliga a pagar a otra ó a su orden, una
cierta suma de dinero en una fecha determinada.

De acuerdo al artículo 486, los pagares deben contener:

a. La fecha de emisión y firma del documento.

b. La cantidad en número y letras.

c. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.

d. La persona a quien ó a cuya orden debe ser pagado.

 e. La expresión de si es por valor recibido y en que especie ó por valor
en cuenta.

Endoso: Es una cláusula escrita en el pagare o en un suplemento del

mismo, por la que el endosante (tenedor del pagaré), mediante su firma,
transmite a un tercero (endosatario), todos los derechos derivados del
mismo, convirtiéndose desde ese mismo instante en obligado cambiario. El
pagare es transmisible por endoso excepto en los casos de pagarés “no a la
orden” o aquellos cuyo endoso se realiza con posterioridad al protesto (fe
notarial que se realiza para no perjudicar las acciones de los obligados
cambiarios) o declaración equivalente por falta de pago (estampada por la
Cámara de Compensación), en los que producirá los efectos de una sesión
ordinaria de crédito transmitiéndose únicamente los derechos del cedente al
subrogarse en su posición.

El endoso contendrá la siguiente expresión: “Páguese a” indicándose el

nombre del nuevo beneficiario. Un caso especifico es el llamado endoso al
portador o endoso en blanco, que es aquel en el que no consta el nombre del
nuevo beneficiario (endosatario), sino únicamente la firma del endosante
(actual poseedor del pagaré) en el reverso del mismo. En este caso, el nuevo
tenedor, podrá completar el endoso en blanco, endosar nuevamente el
pagaré, o entregar el pagaré a un tercero sin completar el endoso y sin
endosarlo, quedando en esta última circunstancia al margen de toda
obligación cambiaria.

Un pagaré podrá ser endosado a cualquier persona independientemente

que sea o no, ya, obligado cambiario. En caso que el endoso se haga a favor
de un endosante anterior, los que intervienen entre los dos endosos
quedarán exentos de sus obligaciones cambiarias. Si se realiza a favor del
firmante, se producirá la extinción de la obligación, mientras que si lo es a
favor de avalista, se podrán exigir responsabilidades cambiarias a este, y a
los endosantes anteriores al avalado. En caso que se desee anular un
endoso que ya se ha formalizado, se tachará con una cruz, y debajo del
mismo, se escribirá: “Se tacha el presente endoso a los efectos del art. 19 de
la LCCH” volviendo a firmar, el mismo endosante, de nuevo.

Todos los endosantes que intervienen en un pagaré son obligados

cambiarios y responden en caso de impago siempre que no se haya
interrumpido la cadena de endosos y en el mismo no figuren cláusulas que
indiquen lo contrario. Ejemplos de tales cláusulas son: “sin mi
responsabilidad” o “sin mi garantía”. Del mismo modo, la Ley contempla que
el endosante prohíba un nuevo endoso lo que implicará que no responde
frente a los futuros tenedores del mismo.

Tal y como establece la LCCH, en su Art. 20, el demandado no podrá

oponer al tenedor excepciones fundadas en sus relaciones personales a no
ser que al adquirir la letra, fuera consciente de ello y actuara en perjuicio del
deudor. El endoso se hará por la totalidad del importe. Por lo tanto, el endoso
por un importe inferior al nominal del pagaré, será considerado nulo. No
obstante, existen una serie de supuestos especiales en los que el endoso
tendrá carácter limitado:

1.- Endoso de apoderamiento o para cobranza: Surge cuando el pagaré

se transmite única y exclusivamente, para presentarlo al cobro sin adquirir el
endosatario su propiedad ni la titularidad del crédito que incorpora, actuando
como si se tratara de un simple representante del endosante. Contendrá las
cláusulas: “valor al cobro”, “para cobranza” o “por poder” o cualquier otra que
implique un simple mandato. Su tenedor podrá, endosarlo pero únicamente a
titulo de cobranza, no pudiendo ejercitar, en su nombre, ningún tipo de
acción judicial al no ser el propietario del pagaré.
 2.- Endoso para garantía: En este caso, quien endosa el pagaré hace
constar en el mismo la mención “valor en prenda” o “valor en garantía”. El
pagaré actúa como garantía en el cumplimiento de una obligación
preexistente entre el endosante y endosatario. A pesar de que el endosatario
no adquiere la propiedad del pagaré, puede exigir su pago y tiene los mismos
derechos que un endosatario normal. En cambio, solo podrá endosarlo en
comisión de cobranza.

Excepto el firmante del pagaré, cualquier obligado cambiario podrá

endosar el efecto con posterioridad al vencimiento, siempre que lo haga
antes del protesto o declaración equivalente, con plenos efectos jurídicos. El
plazo para levantar protesto o formular declaración equivalente es de 8 días
hábiles desde la fecha de vencimiento. No ocurre lo mismo, cuando el
endoso se hace con posterioridad a este o a la declaración equivalente por
falta de pago, en los que lo hará como si se tratara de una sesión ordinaria.

Aval: En virtud del aval se garantiza en todo o en parte el pago del

pagaré. La persona que se obliga a garantizar el pago se llama avalista;
aquella por quien se presta el aval recibirá el nombre de avalado (suscriptor).
El avalista se convierte en deudor solidario junto con el avalado (suscriptor) y
su obligación es válida, aun cuando la obligación garantizada sea nula.

Forma de Pago: El pago debe hacerse contra la entrega del pagaré. El

pagaré es independiente del acto de comercio de que deriva, basta su
presentación para exigir su pago, incluso en el caso de que se haya
efectuado ya el pago correspondiente pero no se hubiera recogido el pagaré;
En este caso, la persona que tratara de hacer el cobro del pagaré dos veces
estaría incurriendo en delito penal, pero habría que poder demostrarlo ante
las autoridades judiciales de lo penal que tuvieran competencia,
independientemente de lo cual el tenedor del pagaré podrá procurar su cobro
por la vía mercantil. Si el pagaré vence a la vista, deberá presentarse para su
pago dentro de un término de seis meses a contar de la fecha de suscripción.

Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento corresponde al día en

que el título deberá ser pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior
a la fecha en que se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe
presentar el documento para su propio pago.

CHEQUE

Es un documento contable de valor en el que la persona que es

autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Parte legal: La ley ha establecido en materia de títulos de crédito

un sistema estrictamente formalista, atendiendo a la especialísima naturaleza
jurídica de los mismos. La suscripción y transmisión de tales documentos se
encuentra sometida a una serie de requisitos de carácter formal, que la ley
enumera taxativamente. La omisión de esos requisitos hace que el acto
realizado no produzca los efectos previstos por la ley.
Naturalmente constituye un problema distinto la determinación de si un
documento emitido como cheque, sin serlo por carecer de alguno de los
requisitos o menciones formales que la ley establece, podrá servir o no como
prueba de una obligación civil o mercantil.

Endoso: El endoso transmite todos los derechos inherentes al cheque y

quien recibe el cheque mediante endoso, a su vez puede endosarlo. Deberá
escribirse en el cheque, o en todo caso en su suplemento, y deberá ir
firmado por el endosante y fechado. Si carece de la fecha, se entenderá
endosado antes de la expiración del plazo de presentación. El endoso
también puede ser en blanco, no designando al endosatario, y permite que
se transmita el cheque por simple entrega sin incorporar a los sucesivos
tenedores al título si no completan el endoso con su nombre. Un endoso
tachado se considerará no escrito.

El endoso se puede realizar en los cheques nominativos, y convierte al

cheque en un documento a la orden, es decir sometido a tributación por
IAJD, excepto cuando se trata de cheques al portador, cuyo endoso no
convierte al cheque en documento a la orden, independientemente de que el
endosante adquiera responsabilidad cambiaria frente a los siguientes
tenedores. Si se realiza un endoso al portador, en realidad se está realizando
un endoso en blanco, y no se convierte por ello en un cheque al portador si
fue expedido nominativo, no perdiendo su carácter de cheque a la orden.

Cheques no a la orden: Un cheque con la mención «no a la orden» no

puede ser endosado, es decir, sólo podrá ser entregado con los efectos de
una sesión ordinaria, pero no podrán incorporarse nuevos obligados
cambiarios. El cheque «no a la orden» salvaguarda al librador de que
procedan contra él terceros utilizando el juicio ejecutivo cambiario, fórmula
que sólo podrá emplear la persona a cuyo nombre se expidió el cheque. En
casos de tesorería inestable, esta forma de expedir cheques nos podrá
proporcionar una mayor seguridad de que se podrá evitar que se inicie un
juicio ejecutivo cambiario contra nosotros, controlando las relaciones con
nuestro acreedor, que si es conocido posiblemente nos ofrecerá más
oportunidades de negociación que un tercero. En otro orden de cosas, un
cheque «no a la orden» no tributará en ningún caso por el Impuesto sobre
Actos Jurídicos Documentados al no cumplir función de giro.

Fecha de vencimiento y prescripción: Dentro de los 15 días naturales

que sigan al de su fecha, si fuere pagadero en el mismo lugar de su
expedición. Dentro de un mes, si fuere expedido y pagadero en diversos
lugares del territorio nacional. Dentro de tres meses, si fuere expedido en el
extranjero y pagadero en el territorio nacional o expedido dentro del territorio
nacional para ser pagadero en el extranjero, siempre que las leyes del lugar
de presentación no fijen otro plazo. Así, según se observa, el cheque por su
carácter de medio o instrumento de pago es un título de corta vida.

CARTA DE CRÉDITO

Es un instrumento de pago, sujeto a regulaciones internacionales,

mediante el cual un banco (Banco Emisor) obrando por solicitud y
conformidad con las instrucciones de un cliente (ordenante) debe hacer un
pago a un tercero (beneficiario) contra la entrega de los documentos
exigidos, siempre y cuando se cumplan los términos y condiciones de crédito.

En otras palabras, es un compromiso escrito asumido por un banco de

efectuar el pago al vendedor a su solicitud y de acuerdo con las instrucciones
del comprador hasta la suma de dinero indicada, dentro de determinado
tiempo y contra entrega de los documentos indicados. Este instrumento es
uno de los documentos más sencillos en su forma y de los más complejos en
cuanto a su contenido. Llamada también "Crédito Comercial", "Crédito
Documentario", y en algunas ocasiones simplemente crédito.

Partes que interviene en una carta de crédito: Quienes la ofrecen la

Carta de Crédito son ofrecidas por las instituciones bancarias es decir el
Banco Emisor (que abre o emite la Carta de Crédito). Quienes son los
usuarios: En este tipo de instrumento los usuarios son los compradores o
importadores (ordenante o solicitante de la Carta de Crédito).De igual
manera, también es usuario el vendedor (beneficiario de la Carta de Crédito).

1- Ordenante (Comprador–Importador): Solicita la apertura de la Carta

de Crédito. El ordenante de la Carta de Crédito es la persona que acude al
banco para ordenar que se abra una Carta de Crédito por su cuenta y a favor
de un beneficiario determinado, el cual podrá girar la Carta de Crédito contra
la presentación de ciertos documentos, normalmente los documentos que
evidencian el embarque de cierta mercancía.

El ordenante de la Carta de Crédito participa en dos vínculos diferentes:

1- Un vínculo de compra-venta que corre directamente entre el ordenante

de la Carta de Crédito y el beneficiario.

2- Un vinculo de crédito entre el ordenante de la Carta de Crédito y el

Banco Emisor de la misma. El Banco Emisor conviene con el ordenante,
sujeto a las condiciones convenidas de crédito, que establecerá por cuenta
del ordenante una Carta de Crédito a favor del beneficiario.

2- Beneficiario (Vendedor): Exportador a favor de quien se emite la

Carta de Crédito. Tiene derecho de exigir el pago una vez cumplido los
términos y/o condiciones establecidas en la misma.

El beneficiario de la Carta de Crédito es la persona que tiene el derecho

de girar contra la Carta de Crédito y exigir el pago de la misma mediante la
presentación de los documentos establecidos en esta. El beneficiario de una
Carta de Crédito es el sujeto activo de la relación jurídica de crédito
documentario, o sea tiene el derecho de crédito que nace de la Carta de
Crédito. Al mismo tiempo, el beneficiario de la Carta de Crédito es el
vendedor en la relación fundamental o sea el contrato de compra-venta de
determinados bienes y servicios.

3- Los Bancos en relación: En la relación documentaria debe siempre

existir por lo menos un Banco Emisor que es el acuerda con el ordenante en
abrir el crédito documentario, y a su vez, es el que se coloca como obligado
principal en la cadena de crédito documentario. Además del Banco Emisor,
pueden existir una multiplicidad de bancos adicionales en la cadena, los
cuales hacen, en mayor o menor grado, las funciones del Banco Emisor en
relación de crédito documentario.

a) Banco Emisor: Emite la Carta de Crédito a favor del beneficiario por

orden del importador. Adquiere la responsabilidad frente al ordenante de
notificarle al vendedor y pagarle a través de nuestro banco corresponsal una
vez que haya cumplido los términos y condiciones establecidas en la Carta
de Crédito.

b) Banco Confirmador: Asume frente al beneficiario la obligación de

cancelar el o los montos de la Carta de Crédito independientemente que
haya recibido o no el reembolso del Banco Emisor. Una Carta de Crédito
confirmada conlleva el compromiso de pago frente al beneficiario de dos
bancos: el Emisor y el confirmante.

c) Banco Corresponsal Notificador: Cuando el Banco Emisor no tiene

sucursal en la plaza del beneficiario utiliza los servicios de un banco
corresponsal para que notifique al beneficiario de la apertura de la Carta de
Crédito. El banco corresponsal puede actuar como simple Banco Notificador
sin adquirir ninguna obligación ante el beneficiario, aunque es de uso regular
que el banco corresponsal Confirmador, con lo cual adquiere la obligación de
pagar al beneficiario, una vez que haya cumplido con los términos y
condiciones de la Carta de Crédito.

d) Banco Pagador o Reembolsado: Es el banco que efectuara los pagos

al beneficiario, su nombre está indicado en el texto de la Carta de Crédito. No
está obligado a efectuar pagos hasta no recibir los fondos del Banco
Confirmador o el Emisor.

e) Banco Negociador y Banco Aceptante: Banco que decide negociar los

documentos (adelantar el pago) al beneficiario contra presentación de los
documentos requeridos en la Carta de Crédito.
 Ventajas y desventajas de una carta de crédito: La ventaja de las
cartas de crédito es que confiere a ambas partes un alto grado de seguridad,
de que las condiciones previstas serán cumplidas ya que permite al
importador asegurarse de que la mercancía le será entregada conforme a los
términos previstos, además de la posibilidad de obtener un apoyo financiero,
en tanto que el exportador puede asegurar su pago.

El pago se efectúa contra los documentos que representan las

mercancías y por consiguiente, que posibilitan la transmisión
de derechos sobre dichas mercancías. El banco en ningún momento se
responsabilizará por la mercancía objeto de la transacción, su
responsabilidad se limita a los documentos que la amparan, de ahí el nombre
de crédito documentario.

EFECTIVO

El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se

aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo,
una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a
su valor nominal.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.

2. Monedas.

3. Instrumentos negociables como:

a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

b-) Giros bancarios no depositados.

c-) Ordenes de pagos no depositados, como giros postales y de exprés.

El efectivo en banco incluye:

  Depósitos a la vista en cuentas de cheques.

 Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a

veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.

 Certificados de depósito a la vista.

Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente

aceptado para el pago de bienes y servicios y la amortización de . El efectivo
también sirve como medida del valor para tasar el precio económico relativo
de los distintos bienes y servicios. El número de unidades monetarias
requeridas para comprar un bien se denomina precio del bien. Sin embargo,
la unidad monetaria utilizada como medida del valor no tiene por qué ser
utilizada como medio de cambio. Durante el periodo en que América del
Norte era una colonia, por ejemplo, la moneda española era un importante
medio de cambio mientras que la libra esterlina británica era el patrón de
medida del valor.

CAJA CHICA

Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable que sirve para

cancelar obligaciones no previstas y urgentes de valor reducido y que no
sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.

OBJETIVOS PARA CREAR CAJA CHICA

Tiene como objetivo el de regular y establecer las normas y la utilización

del fondo de caja chica a fin de que estos cumplan con el propósito para el
cual se los autoriza. Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente para
cancelar pagos en efectivo.

NORMAS O POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA

 No se incluirá facturas o planillas de pago que por su naturaleza no

están determinadas para el fin el cual fueron destinadas.
  Los gastos se resumirá en un formulario en orden numérico y
secuencial, legalizada con firma de responsabilidad, haciendo constar las
retenciones.

 El responsable de la custodia velara que se cumplan todas estas

normas de control y el incumplimiento dará lugar a establecer
responsabilidades.

EJERCICIO PRÁCTICO:

La gerencia de la empresa Eulalia Buroz, s.a., el día 12/05/2014 decide

crear el fondo fijo de caja chica con la emisión del cheque n° 19541933 del
Banco Mercantil por un monto de Bs 1.600,00 a favor de la Srta. Nohemí
Vásquez, quien será la persona responsable del manejo del fondo, con el
objeto de cancelar por un monto máximo de 12% por soporte y la reposición
se realizara cuando se estime agotado el fondo 4/5 aproximadamente.

 El 13/05/2014, se canceló la factura n° 2323 de Kiosco la Esquina; por

la Revista Gerente, por Bs. 75,00

 El 13/052014, la Srta. Nohani cancelo (2) facturas de comida al

personal por un monto de Bs. 161,25.

 El 14/05/2014, la Srta. Vásquez pago Bs. 145,00 por el envió de un

sobre a la ciudad del tigre, a través de MRW.

 El 15/05/2014, se cancelo la deuda de Bs. 142,28 a la papelería

oriente, S.A.

 El 16/05/2014, se cancelaron Bs. 127,00, por la compra de planilla

forma 16.

 El 16/05/2014, la Srta. Nohani paga al Sr. Pérez Bs. 180,00, quien

viajo a la ciudad de Píritu.
  El 19/05/2014, se cancelaron horas extras a la Srta. Nohani por Bs.
154,28, según recibo de pago.

 El 19/05/2014, la Srta. Vásquez cancela Bs. 135,85, por la compra de

(1) bombillo ahorrador s/f n° 15413 de Ferrecasa.

 El 20/05/2014, se cancelo un flete en ventas de la mercancía recibida

desde la ciudad de Maracay, por Bs. 185,00.

 El 20/05/2014, la Srta. Vásquez cancelo Bs. 177,00 según recibo de

Directv.

 Se emite el cheque n° 19541938, para la reposición de la caja chica y

se decide disminuir el fondo en (3) veces 1/32.

Nota. El efectivo en caja para el monto de la reposición representa

1/8 del fondo + Bs. 100,00.

Se pide el reporte de los gastos.

Determinar el faltante o sobrante.
Calcular el incremento o disminución de la caja chica.
Realizar los asientos contables, asignando las cuentas del mayor
correspondientes.
 1. APERTURA DE CAJA CHICA
FECHA CUENTA Y EXPLICACION DEBE HABER
MAYO, 2014 CAJA CHICA 1600,00
BANCO 1600,00
PARA REGISTRAR LA CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA POR UN MONTO DE BS. 1600,00
SEGÚN CHEQUE N° 19541933 DEL BCO MERCANTIL A FAVOR DE NOHAMI VASQUEZ CON EL
OBJETO DE CANCELAR GASTOS POR UN MONTO MAXIMO DE 12% Y LA REPOSICION CUANDO SE
ESTIME AGOTADO 4/5.
-2
RELACION DE GASTOS
MAYO, 2014 SUSCRIPCION DE PERIODICOS Y REVISTAS 75,00
GASTOS DE OFICINA 322,50
GASTOS DE ENCOMIENDA 145,00
GASTOS DE ART. DE ESCRITORIO 122,43
GASTOS DE TIMBRES FISCALES 127,00
VIATICOS 180,00
GASTOS DE MANTENIMIENTO 135,85
GASTOS DE SERVICIOS BASICOS 177,00
CAJA CHICA 1287,80
TOTAL GASTOS 1287,80
P/R ELFALTANTE EN CAJA CHICA POR UN MONTO DE 312,12 AL SER AGOTADO EL 12% DE
MONTO MAXIMO, EL CUAN SE REPONDRA CUANDO SE ESTIME AGOTADO UN 4/5

-3 DE3BE HABER
AUMENTO O DISMINUCION DE LA CAJA CHICA
MAYO, 2014 GASTOS GENERALES 1284,80
BANCO 1284,80
 CONCILIACIÓN BANCARIA

Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en

Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de
Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la
empresa en el Banco. Cada mes el banco está en la obligación de enviar a
las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una
relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final
del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el
banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en
Banco" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer
una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las
diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco

muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La
diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas
operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato
un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no
rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto
puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el
cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por
todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que
el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la

empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el
contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre
las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y
determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada.
A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma
apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas
las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los
libros de la empresa estén correctos.

ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA CONCILIACIÓN

BANCARIA

1. Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de

cuenta del banco (saldo según el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en
Banco de la empresa (saldo según libros).

2. Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que

aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:

a) Aumentar los depósitos en tránsito al saldo del banco. Los

depósitos en tránsito se identifican comparando los depósitos relacionados
en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la empresa.
Aparecen como de efectivo en los libros pero no como depósitos en el estado
de cuenta del banco. Como una medida de control el contador debe
asegurarse también que los depósitos en tránsito del mes anterior aparezcan
en el estado de cuenta del banco del mes actual. Si no es así quizás se
hayan extraviado los depósitos.

b) Rebajar del saldo del banco los cheques en circulación. Los

cheques en circulación se determinan comparando los cheques cancelados
que se reciben junto con el estado de cuenta del banco, con la relación de
cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En los libros
aparecen como pagos de efectivo, pero en el estado de cuenta del banco no
aparecen como cheques pagados. Esta comparación comprueba también
que todos los cheques pagados por el banco sean verdaderos cheques de la
empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco como por
la empresa. Por lo general los cheques en circulación representan la partida
más numerosa en la conciliación bancaria.

3. Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas

partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los libros
de la empresa.

4. Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los

dos saldos ajustados deben ser iguales.

METODO DE SALDO CORRECTO

CONCILIACION BANCARIA

Nombre de la Empresa

Fecha

A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco

Saldo según Estado de Cuenta del Banco xxx.xx

Más: Depósitos en tránsitos xxx.xx

Corrección de errores xxx.xx xxx.xx

Subtotal xxx.xx
 Menos: Cheques pendientes o en tránsito xxx.xx

Corrección de errores xxx.xx xxx.xx

Saldo correcto en día-mes-año xxx.xx

A partir del Saldo en Libro de la Empresa

Saldo según libro de la empresa xxx.xx

Más: Cobros realizados por el Banco xxx.xx

Intereses ganados s/ saldo en banco xxx.xx

Corrección de un error en libros xxx.xx

Otras diferencias xxx.xx xxx.xx

Subtotal xxx.xx

Menos: Cargos por servicios xxx.xx

Cheques sin fondos xxx.xx

 Costo de los cheques impresos xxx.xx

Otros cargos realizados por el banco xxx.xx xxx.xx

Saldo correcto en día-mes-año xxx.xx

a) Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) Los cobros

realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre
el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando
los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación
de cobros de la compañía. Aparecen como cobros de efectivo en el estado
de cuenta del banco, pero no en los libros de la empresa.

b) Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por

servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados
por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha
vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros cargos
relacionados en el estado de cuenta del banco con los desembolsos de
efectivo registrados en los libros de la empresa. Aparecen como
disminuciones en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros.

5. Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que se

describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la sección de
libros de la empresa porque afectan el efectivo.

6. Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier

error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.
 7. La conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó
y aprobada por el contador.

8. Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en

archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para
su comprobación.

PARTIDAS A CONCILIAR (COTEJO)

Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el

banco y en los libros de la empresa son:

1. Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el

banco:

 Depósitos en tránsitos: Generalmente corresponden a depósitos

enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este
caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por
el Banco.

 Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la

empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae
como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el
Estado de Cuenta del Banco.

2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la

empresa.

a) Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra

dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa
cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia
electrónica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus
correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el
banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el
estado de cuentas.

b) Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco
por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del
importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.

c) Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos

bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de
efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al
depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

d) Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el

cheque, acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el
cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un débito a
su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El
banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del
beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El
cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del
saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente
para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción
realizada y envía una notificación de “cheque sin fondo” al banco del
beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo
del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.

e) Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por

el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede
suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que
al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse
una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son
iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:

 Se ha cerrado la cuenta del girador.

 La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
 La firma no está autorizada.
 El cheque ha sido alterado.
 El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
 El cheque utilizado no es adecuado.

3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede

cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un
cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el
saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún
otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que
pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones
serán una parte de la conciliación bancaria.