ADMINISTRACIÓN DE LA

PROCESO CÓDIGO GDGU03

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTROL DE CALIDAD,
GUIA RECIBO Y ENTREGA DE VERSIÓN 1
DOCUMENTOS

GUIA

CONTROL DE CALIDAD, RECIBO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

BOGOTÁ D.C.
2015

Profesional Coordinador Grupo

Especializado - de Gestión
Secretario
Grupo de REVISÓ: Documental y APROBÓ: General
ELABORÓ: Gestión Subdirector
Documental Administrativo

FECHA: 18/08/2015 FECHA: 21/08/2015 FECHA: 25/08/2015

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Contenido

1. OBJETIVO. .................................................................................................................. 3
2. ALCANCE. ................................................................................................................... 3
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................... 3
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE.................................................................... 3
5. DEFINICIONES. ........................................................................................................... 3
6. ESTRUCTURA PARA PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN .................................... 4
7. RECIBO Y/O ENTREGA DE DOCUMENTOS .............................................................. 6
7.1 Control de calidad para recibir productos contractuales ....................................................... 6
7.2. Control de entrega de expedientes para ejecución contractual........................................... 6
8. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA. ................................................................................ 8
ANEXOS ............................................................................................................................... 9
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1. OBJETIVO.

Presentar una guía tiene el propósito de establecer los criterios a tener en cuenta para control
de calidad el recibo y entrega de documentos de procesos administrativos o expedientes
productos de las obligaciones contractuales y disponer de documentación organizada, de
conformidad a lo establecido en: la Ley 594 de 2000, las normas emanadas por el Archivo
General de la Nación (Acuerdo 038 del 2002, Decreto 2609 de 2012, la Acuerdo 002 de 2014,
entre otras) y los procesos y procedimientos internos en materia de Gestión Documental.

2. ALCANCE.

El documento aplica a todos los contratistas sean personas naturales o jurídicas y

responsables de las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud que
sean nombrados Supervisores de contratos.

Inicia con el recibo de la documentación de acuerdo con la serie de las Tablas de Retención
Documental de la dependencia, continua con la verificación de la documentación entregada y
termina con la aceptación por parte del supervisor del contrato.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía aplica para el proceso de Administración de Gestión Documental,

procedimiento Administración de Archivo y debe ser utilizado por todos los funcionarios,
contratistas y responsables de las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional
de Salud.

4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE

Está guía da cumplimiento a lo establecido en los procedimientos del proceso archivístico de

organización documental establecido en el Programa de Gestión Documental (PGD),
igualmente a los lineamientos señalados en la Norma Técnica de la Calidad para la Gestión
Pública -NTCGP 1000:2009, numeral 4.2 Gestión documental y 4.2.3 Control Documental.

5. DEFINICIONES.

Inventario Documental: Formato que describe el contenido de cada unidad documental

custodiada, el cual es entregado por la empresa contratista y validado por la Superintendencia.

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Siendo un Instrumento Archivístico de control, garantizará la integridad y relación exacta de

los documentos recibidos por parte del contratista de las Auditorias Forenses.

Formato de Punteo: Formato que se utiliza para dejar el registro de entrega y/o recibo de la
documentación, dejando constancia del ejercicio de verificación realizado entre las partes, a
la información registrada en el inventario documental contra la información de los rótulos de
cajas y carpetas y la documentación física. Al ser un Instrumento Archivístico de Respaldo, se
debe diligenciar por unidad documental punteada entre las partes, con las firmas
correspondientes en cada campo del formato.

6. ESTRUCTURA PARA PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN

Con el propósito de disponer de documentación organizada, y de conformidad a lo establecido

en: la Ley 594 de 2000, las normas emanadas por el Archivo General de la Nación (Acuerdo
038 del 2002, Decreto 2609 de 2012, la Acuerdo 002 de 2014, entre otras) y los procesos y
procedimientos internos en materia de Gestión Documental, a continuación se definen los
criterios a tener en cuenta para el control de calidad, el recibo y/o entrega de expedientes por
parte de la Superintendencia Nacional de Salud para el recibo de los documentos.

1. La estructura del contenido de cada expediente tendrá la secuencia de los trámites o

procedimientos establecidos.

Por ejemplo,

-Si se trata de Auditorias Integrales, la estructura de presentación de organización definida

sería:

I. COMUNICACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA INFORMANDO AL AUDITADO

II. AUTO DE VISITA O ACTA INICIO DE VISITA, según aplique
III. DOCUMENTOS RECOLECTADOS DURANTE LA VISITA
IV. ACTA DE CIERRE VISITA
V. INFORME PRELIMINAR
VI. SOPORTES DESCARGOS POR PARTE DEL SUJETO VIGILADO
VII. INFORME FINAL

-Si se trata de una Investigación Administrativa, la estructura estricta de organización definida

sería:

I. HOJA DE CONTROL
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II. AUTO O RESOLUCIÓN DE APERTURA

III. DESCARGOS
IV. PRUEBAS
V. ALEGATOS
VI. RECURSO
VII. SANCIÓN
VIII. RECURSOS
IX. SOLICITUD DE REVOCATORIA
X. CIERRE

2. De igual manera, es de precisar que los documentos deberán ser presentados en medio
físico y magnético, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a) Ordenación: siguiendo la secuencia de la actuación o trámite.

b) Foliación: enumerar todas las hojas en la parte superior derecha con lápiz mina
negra 2HB.

c) Almacenamiento: archivados en carpeta cartón y debidamente legajados con

gancho legajador plástico. El gancho debe agrupar la documentación con sus
tenazas hacía abajo.

d) 200 folios aproximadamente por carpeta (unidad documental)

e) Sin ningún tipo de material metálico (ganchos de cosedora, clips, entre otros)

f) En caso de contener evidencia en medio magnético como discos ópticos, memorias

USB o algún otro medio de almacenamiento masivo de información, este deberá ser
rotulado, marcado y almacenado de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 037 del
2002 del Archivo General de la Nación. Se debe especificar en el campo de
observaciones de rótulo, los detalles generales del contenido de cada archivo:
nombres de cada documento que contiene, cuántas páginas tiene cada uno de ellos,
tipo de formato de cada archivo y su peso.

g) Ningún expediente puede contener documentos duplicados (repetidos).

h) Todos los documentos del expediente deberán estar debidamente firmados.

i) La documentación debe ir acompañada de su respectivo inventario documental.

j) La documentación estará embalada en cajas X200 e identificadas con el rótulo para

cajas establecido en la Entidad.

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k) Toda carpeta deberá identificarse con la siguiente información: nombre de la delegada

(Superintendente Delegada para la Supervisión Institucional), nombre de la dirección
a la cual pertenece el Informe, serie (tema), subserie (subtema), número de caja,
número de carpeta, observaciones, según el rotulo establecido en la Entidad. (Guía
Organización de Archivo de Gestión – GDGU01, numeral 8.6.1 Rotulación de cajas y
carpetas de documentos físicos)

7. RECIBO Y/O ENTREGA DE DOCUMENTOS

7.1 Control de calidad para recibir productos contractuales

Como respuesta a la solicitud de apoyo que realice el Jefe de Dependencia o el Supervisor de

un Contrato al Grupo de Gestión Documental, el Grupo de Gestión Documental dispondrá un
equipo de trabajo para realizar revisión previa a los productos contractuales que serán
entregados a la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a los criterios mínimos
definidos en el punto 1 y 2, sobre cumplimiento de las normas archivísticas vigentes.

La revisión se hará a los documentos físicos, electrónicos y/o digitales contra el registro de
inventario documental que le corresponda a cada unidad documental. Esta revisión se
realizará con presencia de una persona de la empresa contratista para garantizar
entendimiento sobre los errores que se llegaran a detectar durante la etapa de revisión y
corrección de los mismos, antes de la formalización de entrada mediante la radicación.

El apoyo del Grupo de Gestión Documental, finaliza con un informe de revisión en el que se
registra el cumplimiento o incumplimiento sobre las condiciones técnicas documentales
exigidas por la ley; si en dado caso, el informe contiene hallazgos y recomendaciones, es el
Supervisor del contrato, quien toma la decisión de aprobar al contratista la radicación de la
documentación para formalizar el recibo de la documentación ante la Superintendencia
Nacional de Salud.

7.2. Control de entrega de expedientes para ejecución contractual

Para la entrega de expedientes que serán objeto de solución de trámites institucionales como
objeto contratado, se quiere realizar punteo de entrega al contratista siguiendo paso a paso
las siguientes instrucciones:

1. Contar con un inventario inicial que indique mínimamente: nombre de cada expediente,
caja, carpeta y folios.
2. Identifique el lugar en que se encuentran ubicados físicamente los expedientes que serán
intervenidos.

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3. Conforme parejas para hacer el punteo. Si se necesita que la entrega sea en un tiempo
corto, confórmense varias parejas para el punteo y asígnese a cada pareja, rangos de
expedientes de manera controlada. Las binas conformadas funcionarán como equipo(s)
de trabajo conformados por una persona de la Superintendencia Nacional de Salud y una
persona de la entidad contratista, con el fin de garantizar el mutuo acuerdo sobre lo que
se entrega por parte de la Superintendencia y lo que recibe el contratista.
La entrega se realizará verificando cada uno de los documentos físicos a entregar contra
un inventario que contendrá campos mínimos, dejando constancia del ejercicio en el
Documento de Trabajo Control de Entrega y/o Recibo Devolución de Expedientes
(Anexo 1); adicionalmente, se elaborará el Documento de trabajo punteo de expedientes
(Anexo 2).
4. Tome los expedientes por paquetes en el mismo orden que se encuentran almacenados.
5. Enuncie la información del expediente físico a la otra persona para que lo verifique en el
inventario que funcionara como una lista de chequeo. En esta etapa puede suceder tres
cosas:
- Se encuentra relacionada en el inventario: resalte con lápiz. Cuando presenta
contaminación biológica, resalte con marcador de color distinto en el inventario y
clasifique en el grupo de los expedientes contaminados.
- No se encuentra relacionado en el inventario: inclúyalo en otro color y lleve un control
de cambios. Cuando alguna unidad documental presente contaminación biológica,
clasifique en el grupo de las fichas contaminadas.
- No se encuentra en el inventario, pero tiene anotaciones: Confirme con el responsable
del proceso, si el expediente está contemplado en el proceso de intervención.
6. Al finalizar el punteo, se debe verificar si todos los expedientes que se encuentran en el
espacio destinado para el alistamiento de la entrega fueron identificados en el inventario.
7. Recoger los punteos y verificar que los expedientes que no fueron punteados con lápiz
efectivamente no se encuentren en físico.
8. Remitir por correo electrónico al responsable del proceso, el listado de los expedientes que
no fueron punteados, por considerarse fichas faltantes que deben buscarse para
ingresarlas al proceso o que deben ser reconstruidos.
9. Reciba del responsable de los expedientes que fueron encontrados en los puestos de
trabajo o que fueron reconstruidos para incorporarlos al proceso. Estos deberán resaltarse
en el inventario con lápiz de acuerdo al punteo y entregarse al contratista.
10. Remitir por correo electrónico al responsable del proceso, el inventario total de los
expedientes punteados y entregados al contratista, confirmando el inventario de entrega
para el futuro contrapunteo al momento del recibo de la documentación por parte de la
Superintendencia.

Asimismo, se procederá al momento de recibir los expedientes tramitados como producto de

una ejecución contractual. Se realizará verificación de las unidades documentales en formato
análogo y/o homólogo, constatando contra inventario documental, la relación uno a uno de los
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documentos que fueron gestionados y que son producto de la ejecución contractual. Se debe
garantizar la identifican de los cambios que surjan en los número de folios de cada expediente.
Seguidamente, se debe aplicar el control de calidad descrito en el numeral 3.1.

8. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.
Precisiones de tipo normativo frente a la obligatoriedad de la organización técnica para
entidades del estado, funcionarios, servidores y contratistas.

- El artículo 11 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad de la conformación de

los archivos públicos, la creación, organización, preservación y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original y el ciclo vital de los
documentos.

- El artículo 1 del Acuerdo 038 del 2002, establece como responsabilidad de todo
servidor público “la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”.

- El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece como deberes de todo
servidor público "custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o
evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".

- Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. del Decreto 1080 de

2015; define como responsabilidad de la gestión de documentos lo siguiente: "la gestión de
documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las
funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten
servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas", (Decreto
2609 de 2012, Artículo 3).

- Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos del Decreto 1080 de 2015; puntualiza

como responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro
funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces,
exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las
obligaciones contractuales, de igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control
el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso, (Decreto 2578 2012, Artículo
24)

- Manual de contratación de la Superintendencia Nacional de Salud.

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ANEXOS
Anexo 1: Documento de Trabajo Control de Entrega y/o Recibo Devolución de
Expedientes

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Anexo 2. Documento de Trabajo Punteo Entrega de Expedientes

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