POLITICA VIGENTE: 21- Agosto-

2017
FONDO DE CAJA MENOR
OC - 01.3 PAGINA: 1 DE 2

OBJETIVO

Cubrir los gastos que se generen en la cotidianidad de las labores y que sean por
cuantías menores.

POLÍTICAS DE MANEJO

 Puede generarse desembolso de dinero para cubrir: compras menores, refrigerios,

transporte, parqueaderos, reintegro a empleados, papelería, gastos de
representación con previa autorización del jefe inmediato, entre otros.

 El tope máximo que puede pagarse por caja menor para la ciudad de Medellín es de
$300.000 para compras, si es fin de semana $500.000, lo cual deberá ser liquidado
el mismo día hábil o máximo al día siguiente con justificación; para las ciudades de
Bogotá y Cali el tope máximo es de $200.000; cabe anotar, que existen excepciones
para gastos superiores a esta cuantía, los cuales siempre deben estar autorizados
por el Gerente general o el Gerente Administrativo y Financiero o a quien ellos
deleguen.

 Para aquellos gastos que no quedan soportados por una factura física, el recibo de
pago debe contener la firma e identificación de la persona que recibe el pago.

 Todos los gastos deben estar soportados por una factura, la cual se debe ajustar a
los requisitos de facturación exigidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario:

a) La denominación expresa que la identifica como “factura de venta”:

b) Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria NIT del vendedor
o de quien presta el servicio
c) Siempre la factura debe ser expedida a nombre de la empresa.
d) Fecha de su expedición, la cual debe ajustarse al mes en que se realiza el pago.
e) La denominación y características que identifiquen las mercaderías vendidas y la
constancia de su entrega real y material, especificando el precio unitario de las
mismas o la descripción de los servicios prestados.
f) Valor total de la operación
g) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
h) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 Los pagos realizados por el concepto de refrigerios y herramientas de trabajo

siempre deben estar autorizados por el Director de Gestión Humana.

 Cuando se haga entrega de dinero en forma provisional, se debe asentar en el

formato provisional (recibo de caja); dicha legalización deberá efectuarse el mismo
día antes de finalizar la jornada laboral o en su defecto a primera hora del día
siguiente.
 POLITICA VIGENTE: 21- Agosto-
2017
FONDO DE CAJA MENOR
OC - 01.3 PAGINA: 2 DE 2

 Para solicitar el reintegro de la caja menor, se debe tener agotado un máximo del
80% de la base total; se debe diligenciar el formato de reintegro correspondiente
firmado por quien está a cargo de este fondo.

 El fondo de caja menor, no ha sido creado para realizar préstamos de ninguna

índole, el hacerlo constituye una falta grave hacia la compañía.

 Aplicar las retenciones en la fuente y las retenciones de IVA correspondientes por

cada concepto cancelado, según los topes y tarifas correspondientes al gasto o
compra, o en su efecto verificar con el área de compras para que esta sea quien
calcule estos datos, dichas tarifas deben cambiar cada año.

 La persona encargada del manejo de caja menor, se hace responsable de dar una
óptima custodia al fondo, deberá reportar a su jefe inmediato cualquier faltante o
sobrante con su respectiva explicación, además de cubrirlo si no se encuentra dicho
faltante. El no hacerlo constituye una falta grave para la compañía.

 A continuación, encontrara el listado de documentos POS y documentos

equivalentes autorizados por la DIAN.