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Se selecciona la empresa xxxx: En esta empresa cada área maneja su propio archivo y
cada área tiene un auxiliar de archivo que se encarga de toda la gestión documental del
área. En cada área se encuentra un archivador donde se deben guardar documentos
de hasta 4 o 6 años, los documentos se guardan de acuerdo a la fecha de archivo con
que se halla registrado en la base de datos de archivo. Los documentos son guardados
en cajas y separados por carpetas, las cajas y las carpetas deben estar rotuladas con la
debida información de lo que se encuentre ahí adentro, superados los 4 0 6 años o si el
archivo lo requiere por falta de espacio en el archivador, se realiza una carta de
notificación para informar que documentos y que numero de caja se va a enviar a la
bodega que tiene la empresa especial para guardar el archivo histórico y este sea
custodiado debido a que son documentos necesarios para solucionar problemas
municipales o abrir expedientes de personas que estuvieron vinculadas con la empresa.
Según la Organización
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:
Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años
anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta
permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y
su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que
los demás documentos los maneja en archivo central.
Según su Naturaleza
Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
INICIO
Control y
Verificación del
documento
¿El documento
NO se encuentra
Descarte del
en buen
documento estado?
¿Sigue Activo?
SI
Almacenamiento
del documento
Recuperación de
documentos
FIN
Diagrama de Flujo de la Clasificación de los Archivos
INICIO
Clasificación Del
Archivo
NO ¿El archivo lo
Archivo controla una
Descentralizado sola
dependencia?
SI
Archivo
Centralizado
SI ¿El Archivo NO
Archivo Activo tiene un uso Archivo
frecuente? Inactivo
FIN
DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
INICIO
Descarte de SI
¿El documento
documento
supera los 6
años?
NO
Clasificación de los
documentos
NO
Archivo Inactivo ¿Archivo
Activo?
SI
Almacenamiento y
control del FIN
documento
3.4 Actividad de Transferencia del conocimiento
FORO TEMÁTICO 1
Art. 1. A. Acceso a documentos de archivo, archivo del orden municipal, archivo privad
de interés público.
BLIBLIOGRAFIA
https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/ACTIVIDAD-1-ADMINISTRACION-
DOCUMENTAL/1903264.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Presentacion/61738753.html
https://es.scribd.com/doc/53755479/CLASIFICACION-DE-ARCHIVO
Ley 594/2000
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_D
E_2000.pdf
Acuerdo 027/2006
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_027_DE_2006.pdf
Diagrama de Flujo
http://es.slideshare.net/amarceve/programa-de-gestin-documental-4335801