INFORME

LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios
que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación
para las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, pero se
aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas
privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización, conocimiento y
administración apropiada de la información.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen
con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que
tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de
manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.
Partiendo de la premisa que un archivo es la memoria colectiva de una empresa es
de suma importancia para que esta tenga una vida proactiva y un buen
funcionamiento es necesario que todos estén acoplados en un mismo orden en el
archivo ya que el desorden son tareas aplazadas, para evitarlo se debe seguir cada
uno de los procesos para su correcto almacenaje dando un ejemplo sobre los
papeles en el escritorio cual decisión es la correcta si a archivarlo tirarlo, o actuar
sobre él. Constituyendo los archivos una herramienta importante para la gestión
administrativa, deben permitir funciones tales como: almacenar y recupera ración.
Para una organización los documentos deben ser el centro de la información básica,
prestar un mejor servicio a un menor coste, también como instrumento que ayuda,
saber el funcionamiento de los servicios adicionales.
La organización debe tener unos fundamentos claros para saber entregar la
documentación y cómo se debe tener esa información. También se debe contar con
un programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y
participación del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo
el personal que en la empresa de una u otra forma maneja información. La
información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier administración, en
nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción todos y cada uno de nosotros
debemos contribuir no solo en nuestros empleos sino, dando a conocer el tema a
nuestra familia, amigos, en fin... para que aprendamos a valorar la información.
Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno
nacional ni a las empresas ya sean públicas o privadas, igual nosotros como
ciudadanos responsables debemos contribuir para que este sueño se cumpla.
La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de los
archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según organización del
Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos están obligados a
organizar sus archivos. El Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión
documental donde se incluya:
 Sensibilización hacia los archivos y su organización
 Proponer el uso de nuevas tecnologías y soportes que faciliten no solo la
administración y control de la información, también el acceso para el público
 que desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la
conservación de la información de acuerdo con la Ley.

 Un programa de capacitación que incluya: procesos archivísticos desde que

se produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy
importante que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este
se cumple en las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión,
pasa al archivo central y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo
en cuenta para que en estas dos últimas etapas los documentos se valoren,
el resultado de esta valoración determina si deben conservarse por un
tiempo, en forma permanente o si por el contrario pueden eliminarse en el
mismo archivo de gestión.
 Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos.
 Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación
primero al comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad
encargada de su revisión y aprobación que ha designado el gobierno.
 Una vez aprobadas las tablas de retención deben ser difundidas al interior de
la empresa y proceder a capacitar al personal para su debida aplicación.
 Un plan de acción con el respectivo seguimiento, para verificar la aplicación
de los procesos, para que la conformación de los archivos sea exitosa.
 Es la organización de los archivos la que garantiza la transparencia de las
actividades de una entidad, facilita las funciones de los empleados por el
orden y la fácil ubicación de la información, se facilita el acceso del público a
la consulta de los documentos a excepción claro de los que protege la ley.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso

de ella siendo esto un gran al aporte a la gestión documental, para tener una mayor
capacidad de almacenamiento, conservación, garantizando su valor informativo
legal y cultural todo esto siendo facilitador, agilidad en su búsqueda, acceso y uso.
Los fines de los archivos, cuyo objetivo es el de disponer de la documentación, en
su correcta conservación, organización, fomentar esa cultura, garantiza la
recuperación de la información presto al derecho que tiene la ciudadanía, dando
una facilidad y oportunamente la consulta para el ciudadano común. Aunque hoy en
día las nuevas tecnologías de la información imponen la necesidad imperante de
renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados, nuestra vista hacia el futuro
de la administración de la información debe guiarse por los esquemas establecidos
para la organización de los archivos, así se garantizan la confiabilidad y efectividad
en los procesos archivísticos.

Ley 594 del 2000 propone organizar los archivos y la importancia para la empresa
como disponer de su información y conocer, el valor de esta tanto para la
administración de cualquier empresa, qué hacer con esa información, utilizando
cada una de las técnicas entre ella como la tabla de retención documental, que
características debe tener el lugar destinado para su presentación y conservación,
consulta, distribución, tramites la producción, y disposición final, esta ley estipula
cada uno de los parámetros técnicas que se den seguir, con soportes de
comprobada durabilidad, donde reposa la información de una empresa que van a
servir a la misma empresa como referente para la toma de decisiones, respaldan
la gestión o actividades tanto en el campo administrativo, económico, político y
cultural y también en el ámbito de la justicia constituyéndose estos en testimonio y
pruebas de hechos y obras, siendo así garantizadores de derechos y núcleos de
información.

El gobierno a través de los órganos competentes realiza el control y vigilancia de

los archivos a las entidades que obliga la ley e igualmente está trabajando el
Decreto que le permitirá igualmente vigilar las entidades privadas, esto con el fin de
combatir la corrupción que tanto daño hace a nuestro país.

Igualmente, la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo público sino
también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y
estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto
efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o
persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser
parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es
irrecuperable.

La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones

ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en día
somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los principales
activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente
de organización en cada una de sus áreas.

La sensibilización y capacitación del personal de la empresa son vitales pues la

administración de la información requiere de la importancia y las practicas
documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la
empresa.

Podemos concluir muchas cosas como que: nosotros como empleados y como
futuros profesionales, debemos esmerarnos por conocer cuál es la situación de los
archivos en la empresa para la cual laboramos, si aún no se ha propuesto un
programa de gestión documental, es nuestra responsabilidad hacerlo, aunque otras
personas sean las encargadas y si es nuestra función con mayor razón. Que la
información es uno de los activos de las empresas y su inadecuada administración
ocasiona pérdidas de tiempo, recursos, pérdidas económicas, grandes
inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Y finalmente podemos decir
que esta ley es la que rige y vigila la parte documental y la parte de archivo, y es la
que hace que dichos fundamentos sean bien elaborados y presentados, hace que
a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso y sobre todo es la que le da
legalidad a todos los títulos u documentos.
Cumpliendo con estos propósitos de organizar los archivos, podemos contribuir a
un mejor país.