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PLAN GERENCIAL

OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL EN LA


MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CAJARURO
2019.

1. IDENTIFICACIÓN Y RESPONSABLES DE LA META PRESUPUESTARIA:


FUNCIÓN: Conformar un Área de Comunicación integrado y consolidarlo como una unidad de
vital apoyo a factores sustantivos de la administración pública. Con un Canal de información
de calidad, que nos permita difundir al público externo toda promoción y actividad
institucional u oficial que desarrolle o participe la actual gestión del Alcalde Hidelbrando Tineo
Díaz, Complementariamente, se actuará, de la manera más inmediata para dar respuestas a
los problemas que puedan surgir, garantizando una acertada fluidez de información, lo que
prevendrá las críticas mal intencionadas.

Se planificará, organizará, actividades y programas de comunicaciones y relaciones


institucionales, protocolo e imagen corporativa. Asimismo, se programará y coordinará las
Sesiones Solemnes del Concejo Municipal, las ceremonias, actos oficiales y protocolares que
se realizan en la Municipalidad, en la que intervienen los miembros del Concejo Municipal o
el Alcalde Distrital. Además de coordinar la asistencia del Alcalde o sus representantes a los
actos oficiales o actividades en las que corresponde participar a la Municipalidad. Se
contratará servicios de publicación de avisos en los diferentes medios de comunicación que
las unidades orgánicas requieran para dar a conocer a la comunidad y a la vez analizar y realizar
el seguimiento de la información emitida por las agencias de noticias y los diferentes medios
de comunicación local y nacional; así como analizar los escenarios políticos, sociales y
económicos vinculados a las actividades institucionales.

PROGRAMA FUNCIONAL: Se elaborará unos boletines y revistas institucionales para dar a


conocer el avance de las obras que se realice o los proyectos a futuro, como también el apoyo
de espacios en (Radio y televisión). Se elaborará un cronograma de entrevistas, para que
funcionarios y jefes de área promocionen sus actividades en los programas periodísticos y
absuelvan dudas que tengan la población con relación a un tema específico. También, se
diseñarán dípticos, trípticos, banner, banderolas, afiches, mosquitos y spot publicitarios de
diversas campañas institucionales

SUB PROGRAMA FUNCIONAL: Elaborar una revista o periódico municipal trimestralmente.


ACTIVIDAD: Realizar toda cobertura de Obras a Inaugurarse, así como de ceremonias oficiales
donde es invitado el Alcalde Provincial, desarrollar ceremonias protocolares, coordinar y llevar
a cabo los acto cívico de izamiento del Pabellón Nacional cada domingos del año, Maestro de
ceremonia de actividades institucionales. Filmación de eventos del alcalde y edición de un
material para su difusión, elaboración de notas de prensa, comunicados, saludos
institucionales, pronunciamientos, Gestión Administrativas propias de la oficina y
coordinación con los medios locales.
Adicionalmente, elaboración de decretos de reconocimiento y carta de saludos
 META PRESUPUESTARIA:
 Compra de materiales audiovisuales (Discos CD y DVDS), pilas, cintas VCD para cobertura
de actividades y distribución a los medios 2 mil soles Aprox. (anual)
 Movilidades para entrega de materiales audiovisuales, distribución de notas y
comunicados urgentes 1 mil soles Aprox. (anual)
 Movilidad para traslado del (3) personal IMAGEN INSTITUCIONAL y PROTOCOLO y medios
de comunicación a inauguración de obras u otros actos institucionales 5 mil nuevos soles
Aprox. (Anual)
 Refrigerio del Personal (5) en cumplimiento de labores fuera de horario de oficina 3 mil
Soles Aprox. (Anual)
 Realización de Actividades Protocolares 20 mil nuevos soles Aprox. (Anual)
 Elaboración Revista Institucional (5 Millares) 30 Mil soles Aprox. (Anual)
 Impresión de Periódico Institucional (1 Millar Mensual) 3 mil soles Aprox. (Anual)
 Grabación de spot de campañas institucionales 3 mil soles Aprox. (Anual)
 Impresiones de Banner, dípticos, trípticos 10 mil nuevos soles Aprox. (Anual)
 Gastos varios 5 mil nuevos soles Aprox. (Anual)

UN TOTAL: 82,000.00 Mil Nuevos Soles

ORGANO: Gerencia de Secretaría General UNIDAD ORGÁNICA:


Sub Gerencia de Imagen Institucional

2.- DIAGNOSTICO:
Imagen Institucional cuenta con un Sub-Gerente, un especialista en Comunicaciones, Un
Especialista en Protocolo, un responsable de audiovisual y un coordinador de Diseños,
quienes efectúan las labores administrativas de prensa, audiovisuales (camarógrafo y
fotógrafo), diseñador, maestro de ceremonia y protocolo, diversificando sus funciones, y
por el cual es necesario contar con una secretaria como mínimo para adecuar los roles y
funciones específicas en la Oficina. Tomando en cuenta que el personal sale al campo y
provoca un desorden y acumulación documentaria y administrativa.

La Sub-Gerencia de Imagen Institucional de la Municipalidad Distrital de Cajaruro, ha


venido realizando diversas actividades de comunicación con el despacho de la Alcaldía,
Regidores y Áreas Administrativas de la institución, para informar a la comunidad de las
actividades institucionales. Aunque se presenten limitaciones de índoles presupuestarias
y logísticas la Oficina Imagen Institucional posicionará y mantendrá una buena imagen de
la Municipalidad Distrital de Cajaruro ante la opinión pública.

Será el encargado directo de efectuar las coordinaciones con los propietarios y directores
de los programas periodísticos de los diversos medios de comunicación que ejercen
funcione radiales tanto en el distrito como en la Provincia de Utcubamba (Bagua Grande),
a fin de hacer frente las críticas de los opositores. La Sub-Gerencia de Relaciones Públicas
será el único canal de información de los funcionarios de la Municipalidad ante los medios
de comunicación logrando demostrar la transparencia en la administración de los recursos
públicos y mejorando así la imagen de la comuna Distrital. Se contará con un archivo de
materiales audiovisuales de las actividades desarrollada por la gestión. Será la encargada
de realizar campañas publicitarias sobre las actividades más importantes de la corporación
edil. Se creará medios de difusión por las redes sociales (Pagina Web, Facebook, Twiter,
Youtuve, etc), para que se difunda vía internet las actividades institucionales, que a diario
serán actualizadas por el personal de Imagen Institucional, esto reforzará la difusión que
se realiza en los medios de comunicación.

3. ANALISIS DESCRIPTIVO – SITUACIONAL:


3.1. SITUACIÓN INTERNA:

FORTALEZAS:
 Coordinaciones directas con el Alcalde y Regidores para desarrollar y planear las
diversas actividades de la gestión.
 Adecuada comunicación entre los funcionarios para evitar las controversias.
 Voluntad de la Alcaldía para la realización de acciones encaminadas al
mejoramiento de la comunicación.
 Decisión de realizar e implementar un Plan de Comunicación, que permita un
trabajo en conjunto con los medios de comunicación (escrito, televisivo y radial).
 Facilidades en la parte logística, para las labores en las diversas áreas de la
Municipalidad Distrital de Cajaruro.
 Ampliar la experiencia y trayectoria política del Alcalde Distrital, en su gestión.
 Mantener acercamiento con el pueblo para alcanzar un gran respaldo en las
decisiones que tome durante su periodo de gestión.
 Mantener la firmeza en las decisiones de la primera autoridad edil en lucha por
traer recursos a la Municipalidad Distrital de Cajaruro, ante el gobierno central y
Regional.
 Decisión de implementar y equipar la Sub-Gerencia de Imagen Institucional.
 Incremento de número de Personal de la Oficina de II, para una productividad con
eficiencia en mejorar la imagen Corporativa.
 Capacitación Constante entre los integrantes del área de imagen institucional.

OPORTUNIDADES:
 Poseer una línea de trabajo directa con el Alcalde y Gerente Municipal, para
simplificar las coordinaciones de actos institucionales.
 Estrecha vinculación con los periodistas de la localidad, con quienes se mantiene
una línea coherente necesaria para alcanzar el fin último de todo Plan de Calidad,
incrementar el grado de acercamiento con la ciudadanía.
 Vender una imagen de institución corporativa de acuerdo a su imponente
infraestructura.
 Mejorar el desempeño de los empleados y estrechar los lazos con la familia
municipal.
 Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de
los miembros.
 Contribuir a la creación de espacios de información, participación y Opinión.
 Facilitar la integración con las demás instituciones del Distrito de Cajaruro.
 Coordinar con las diversas áreas internas de la Comuna Distrital la Realización de
eventos institucionales (académicos, sociales, de orientación, etc.) gratuitos
dirigidos a la comunidad.
 Sensibilizar a la familia municipal la importancia en la atención a los
contribuyentes, dándole facilidades y orientarlos adecuadamente en el pago de sus
tributos.

DEBILIDADES:
 Medios aislados “comunicadores empíricos” se prestan fácilmente para la
difamación.
 No existencia de un órgano de regulación deontológico y la pasividad del Ministerio
de Transporte para intervenir algunos medios que incurren en ilegalidades
(emisoras piratas, concesionarios irresponsables, etc.), un campo abierto a la
práctica de incorrecciones e ilegalidades.
 La falta de productividad del personal nombrado, que muchas veces tienen que ser
cubierto con personal contratado para mejorar el rumbo institucional.
 La generación de un clima hostil por la demora en el pago de las remuneraciones
mensuales, a raíz de la falta de fluidez económica.
 Los recortes presupuestales y demora de trasferencias del Gobierno Central.
 La demora en la dotación de alimentos y productos de primera necesidad, que dota
el Gobierno Central a los Programas Sociales (Comedor Popular y Vaso de Leche)
administrado por el Municipio Distrital y poco comprendido por esa gente que
direcciona equivocadamente su protesta contra la institución edil.
 Carencia de Buzones de Sugerencia.
 Falta de Señalización y correcta distribución de la ubicación de las distintas áreas
en los tres pisos que cuenta el Palacio Municipal, creando malestar entre los
contribuyentes y población.
 No hay línea telefónica en todas las oficinas.
 Controlar la salidas del personal que no se rige al control establecido y abandonan
en horario de trabajo sus oficinas. Creando malestar en los ciudadanos al no ser
atendidos.

AMENAZAS:
 Intento de desestabilizar la gestión por parte de fuerzas opositoras a la actual
gestión municipal.
 Aumento indiscriminado de rumores sobre ineficiencia en el servicio que brinda la
Municipalidad. Colocándose gente amable en áreas estratégica, donde tengan
contacto directo con la población (Plataforma de Atención al Contribuyente, Caja
Central, Mesa de Parte, las secretarias, etc.)
 El tema de las promesas realizadas en campaña y que la ciudadanía espera sea
cumplida con el gobierno municipal.
 La reacción de la gente que espera que las obras pendientes sea cumplida por la
gestión Actual.
4. OBJETIVOS:

PARCIALES:
 Mantener una buena Imagen de la Municipalidad ante la Opinión Pública.
 Mejorar los canales de información para los medios de comunicación y los
usuarios.
 Lograr la identificación del personal con la institución.
 Iniciar una agresiva difusión de las actividades que se ejecutan.

ESPECÍFICOS:
 Gestar una sociedad civil informada con oportunidad, prontitud, veracidad, y
amplitud como prueba de transparencia en el manejo de recursos del Estado.
 Crear un ambiente de comunicación amplio, plural, dentro de la opción de una
cultura de transparencia y respeto mutuo entre personas e instituciones.
 Facilitar la trasmisión de los mensajes que revierta el clima de violencia que
generan algunos operadores que continúan trabajando como si estaríamos aún en
campaña electoral.
 Mejorar los canales de información y promoción institucional, a fin de crear un
clima interno favorable y proyectarlo hacia el exterior en las relaciones con la
institución y sus públicos.
 Proyectar y mantener una imagen de la institución frente a los medios de
comunicación como una fuente de información creíble y confiable.
 Posicionar al Alcalde, Regidores y gerentes como punto de referencia, en los
medios masivos de comunicación.
 Aplicar nuevos métodos de información (digital, audiovisual, impreso).
 Capacitar al personal de las diversas áreas de las dependencias.
 Responder inmediatamente las críticas de ciertos detractores, para evitar que se
cree una desinformación del tema en discusión.

5. ESTRATEGIAS O METAS:
 Analizar el entorno para descubrir amenazas y oportunidades.
 Facilitar el acceso mediante entrevistas en diversos medios de comunicación
(Alcalde, Regidores, Gerentes, etc), además de realizar conferencias y ruedas de
prensa.
 Realizar la Revista institucional impresa y virtual de la Municipalidad.
 Rediseñar y actualizar la página web para que sea mucho más llamativa e
informativa.
 La página electrónica de la Municipalidad, servirá para incorporar diariamente la
información relevante de las actividades de la gestión, los resultados de las obras
e información pública administrativa.
 Facilitar el acceso del personal a los medios masivos de comunicación, con la
finalidad promover la gestiones y actividades internas y externas.
 Establecer un programa presencial en cursos y seminarios, con exposiciones que
se renueven periódica y permanentemente en diversas áreas administrativas.
 Utilizar todas las herramientas tecnológicas que esté a nuestro alcance para la
difusión masiva de las actividades institucionales.
 Estrechar las relaciones de las autoridades con el pueblo, atendiendo los casos
sociales en la jurisdicción.
 Dar a conocer a los usuarios sobre la entidad mediante un video institucional.
 Realizar encuentros deportivos y culturales en jornadas extra laborares, para
mejorar la comunicación entre los miembros de la institución edil.
 Realizar campañas de promoción que ayuden a mejorar la identidad corporativa y
la recaudación económica.
 Contar con un presupuesto establecido mensualmente, para el trabajo publicitario
con los diferentes directores de programa periodísticos y propietarios de medios
de comunicación, como canales de difusión del trabajo institucional.

ATTE
JOSE DAVID PEREZ TEJADA