ACTIVIDAD 1: CADENA DE SUMINISTROS

WILBER ADRIAN CUBILLOS DURAN ID 460320

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

COMPRAS Y SUMINISTROS – 12469

SEMESTRE VII– DISTANCIA

SAN JOSE DE CUCUTA

2019
 ACTIVIDAD 1: CADENA DE SUMINISTROS

WILBER ADRIAN CUBILLOS DURAN ID 460320

DOCENTE

RINA ESPERANZA TORRES VEGA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

COMPRAS Y SUMINISTROS - 12469

SEMESTRE VI– DISTANCIA

SAN JOSE DE CUCUTA

2019
 CADENA DE SUMINISTROS

Las compras tienen su origen en la misma naturaleza del hombre, cuando en sus primitivas

manifestaciones comerciales desarrolla el primer modelo de inter cambio y abastecimiento

llamado el trueque, que va madurando y perfeccionando a través de los tiempos hasta llegar a los

sofisticados modelos comerciales actuales.

Las compras o adquisiciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo

productivo, ya que se convierte en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta

el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertarán en el mercado.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

 Las compras, aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el área productiva

de las empresas.

 Compras, tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos

de la organización, ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la

cantidad de adquisiciones.

 Compras, debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se torne en

una carga económica para la fijación de precios del producto.

 Compras, define junto con producción y mercadeo la calidad de los materiales adquiridos

para los productos, según las características de la demanda.

 La cuantía del producto que mercadeo oferta, está directamente afectada por la previsión

de cantidades de materiales adquiridos para suministrar a producción.

  Compras, influye directamente en el incremento o decremento de las utilidades de la

organización, ya que de sus adquisiciones dependen la calidad y el tipo de producto que

se oferte en el mercado.

 Asegura el funcionamiento global de la empresa, a través del cumplimiento en las

adquisiciones, tanto de soporte como de producción.

 Se torna, en la mayoría de las organizaciones, en el epicentro que centraliza solicitudes y

distribuye elementos a los diferentes departamentos o divisiones.

 Compras o adquisiciones, consiste en suministrar de manera ininterrumpida.

El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y obtención de

utilidades y eficiencia en el servicio.

Para cumplir la misión de la organización el departamento de compras tiene como objetivo

cuidar los fondos de la compañía y obtener utilidades.

La persona a cargo de las decisiones de las compras, debe asumir las siguientes funciones:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta su programación.

 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.

 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible.

 Lograr el cumplimiento de las condiciones y plazos de entrega requeridos.

 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de sus tendencias.

 Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.

 Participar en las conclusiones y estrategias de la organización.

 Adicionalmente compras debe garantizar que sus fuentes de abastecimiento, llamadas

comúnmente proveedores, son los mejores en su línea, abriendo la posibilidad del manejo de

reducción de costos a través de las excelentes negociaciones con ellos.

TIPOS DE COMPRAS

 Tarea nueva o compra nueva: Consiste en la realización de pedidos nuevos y se

presenta cuando no ha existido previo nexo comercial con el proveedor y se desean

conocer nuevas alternativas de suministros o cuando se incursiona en estrategias de

desarrollo de producto.

 Recompra modificada: Se genera cuando ya se ha establecido una relación comercial

previa con el proveedor y simplemente se modifica o varia algunas de las condiciones

iniciales de compra.

 Recompra Directa: Se presenta si se establecen relaciones comerciales con proveedores

ya conocidos y no se cambia o modifica ninguna de las circunstancias pactadas

anteriormente, en lo referente a características y referencias de los productos, fecha y

lugar de entrega y condiciones de pago.

ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA

 Reconocimiento de la necesidad: El proceso de compra comienza cuando el comprador

reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio.

 Búsqueda de información: En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información

de los proveedores posibles, que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la

toma de decisiones.
  Formación de alternativas: A partir de la información recopilada el comprador

determinará las alternativas de compra.

 Evaluación de alternativas: El comprador, en cada compra determina los principales

criterios de selección, evaluándose cada alternativa para llegar a seleccionar la más

conveniente para la empresa.

 Decisión de compra: Considerando la evaluación anterior se llega a la decisión de

compra.

 Ejecución de la compra: Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para

ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente.

 Seguimiento y control pos compra: Luego de ejecutada la compra, debe mantenerse un

control del producto o servicio durante todo el ciclo de suministro y posterior consumo o

uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Esta es una actividad de suma importancia para evitar la duplicidad de actividades y como

consecuencia una efectividad de 100 por ciento.

Son muy importantes en el área de compras y se deben de elaborar 12 documentos, para tener

al día la información, dichos documentos son necesarios para dar información que se relacione

con el estado que guardan las requisiciones, las órdenes de pago y la entrega de lo solicitado.

Estos son los documentos más importantes del área de compras:

 Registro de requisiciones: Todas las requisiciones que llegan al área de compras deben

registrarse para evitar duplicidad al momento de elaborar la orden de compra o pedido, y cuando

ya se ha entregado, tacharlas o sacarlas del consecutivo.

 Número de requisición

 Departamento solicitante.

 Fecha de solicitud.

 Fecha de requerimiento.

 Productos.

 Cantidad.

 Precio.

 Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento.

Cotización:

 Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización.

 Fecha de elaboración.

 Fecha de requerimiento.

 Productos.

 Cantidad.

 Precio del producto.

Registro de solicitudes de cotizaciones: Esta relación es un documento que debe elaborarse

para tener un mejor control y dar información, cuando así lo solicite el área que emitió la

requisición.
  Numero de cotización.

 Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización.

 Área solicitante.

 Fecha de elaboración.

 Productos.

 Cantidad

 Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento.

Registro de cotizaciones recibidas: Cada una de las cotizaciones que reciba el departamento

de compras deberá ser registrada en este formato, para tener la información a la mano, y llevar

un control de todas las cotizaciones que reciba.

 Nombre del proveedor.

 Fecha de recepción.

 Fecha de requerimiento.

 Productos.

 Cantidad.

 Precio.

 Condiciones de pago.

 Observaciones.

Cuadro comparativo: Este documento se elaborará por las requisiciones que se reciban en

relación a un producto y su base, es la de poder ayudar a tomar una buena decisión para la
creación de la orden de compra. Se anotarán en este documento, todos los datos que contenga la

o las cotizaciones que lleguen de los proveedores.

 Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra.

 Productos.

 Cantidad.

 Precio por unidad.

 Precio total.

 Porcentaje de descuento.

 Tiempo de entrega.

 Tiempo de pago.

 Condiciones de pago.

 Garantía.

 Observaciones.

Registro de órdenes de compra y/o contratos: Después de decidir a qué proveedor se le

elabora la orden de compra que, por lo general, también se le conoce como pedido fincado, es

necesario llevar un control, para evitar duplicar la orden de pago a proveedor.

 Número de la orden de compra.

 Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra.

 Fecha de elaboración.

 Fecha de requerimiento.

 Productos.

 Cantidad.
  Precio o valor de la orden de compra.

 Condiciones de pago.

 Observaciones.

Registro de órdenes pendientes de entrega: Relación de pedidos pendientes de recibir, tiene

una utilidad muy importante, ya que nos sirve para llamar al proveedor para ver qué está pasando

y también para decirle al requisitante cuándo será la entrega.

 Número de la orden de compra.

 Nombre del proveedor.

 Área solicitante.

 Fecha de elaboración.

 Fecha de requerimiento.

 Productos.

 Cantidad.

 Precio.

 Condiciones de pago.

 Observaciones.

Registro de órdenes de pago: Después de entregar la orden de compra, debe elaborarse la

orden de pago respectiva y, por lo general, esta se elabora, casi al mismo tiempo de la orden de

compra, en algunas empresas este registro no se elabora, ya que el departamento de contabilidad

recibe una copia de la orden de compra.

 Nombre del proveedor.

  Numero de orden de compra

 Valor del pago

 Centro de costo.

 Posible fecha de elaboración, del cheque importe de la orden de compra.

 Fecha de requerimiento.

 Observaciones.

Registro de órdenes de compras pagadas: Cuando se recibe lo solicitado, debe elaborarse

esta relación, donde se anota si se entregó a tiempo, si no hubo rechazos, si entregó la

documentación a tiempo, y alguna otra causa positiva o negativa, en relación con la orden de

compra.

 Proveedor.

 Área solicitante.

 Productos.

 Cantidad.

 Fecha de la orden de pago.

 Fecha de pago.

 Valor del pago.

 Observaciones.

Informe de órdenes entregadas por el proveedor: Se debe llevar un consecutivo de las

órdenes entregadas, para poder informar tanto al área de contabilidad, como al área solicitante,
de las órdenes que ya se entregaron, para que pase al almacén a recoger su requerimiento, y a

contabilidad para que efectúe la elaboración del cheque para el pago.

 Nombre del proveedor.

 Área solicitante.

 Productos.

 Cantidad entregada.

 Fecha de elaboración.

 Fecha de requerimiento.

 Cantidad faltante.

 Causa del faltante.

 Valor del pago.

 Observaciones.

Informe de faltantes o devoluciones al proveedor: Cuando por alguna razón se le devuelve

al proveedor lo solicitado, se debe anotar la causa y el tiempo en que se repuso lo devuelto o

completar el faltante.

 Proveedor.

 Área solicitante.

 Productos.

 Cantidad.

 Fecha de elaboración.

 Fecha de requerimiento.

 Cantidad rechazada.
  Cantidad faltante.

 Cantidad en devolución.

 Observaciones.

Registro de proveedores: Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer

documento que se necesita cuando llega una requisición.

 Nombre del proveedor

 Características del proveedor.

 Productos que puede surtir

 Cantidades que puede surtir.

 Mínimos que puede surtir.

 Máximos que puede surtir.

 Tiempos de entrega.

 Condiciones de pago.

 Observaciones.

FACTURA: Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y al pagarse,

cumple con los requisitos de posesión objeto de la venta, este documento siempre se elabora en

varios tantos, el original que siempre será para el comprador y que se presentará a su revisión de

acuerdo con lo que dice el pedido, una primera copia, que es del vendedor, para efectos fiscales y

una segunda copia que servirá como comprobante de entrega y que se recibió el pedido, esta

copia deberá traer la firma de quién recibió en el almacén, y que se presentará junto con el

original cuando se lleve a revisión para su cobro posterior.

  Datos de la empresa que surte lo solicitado.

 Número consecutivo.

 Datos del comprador a quien se le envía el pedido.

 Nombre, descripción y cantidad de artículos que se surten.

 Las condiciones de entrega y precio.

 Fechas de pago.

REMISION: En ocasiones cumple las veces de la factura, y trae los mismos datos que una

factura, puede estar numerada, este documento lo debe firmar la persona que recibió lo surtido en

el almacén. Será cambiado por una factura que se entregará como comprobante de lo adquirido

(no tiene valor fiscal).

CONVENIOS: Este documento se establece por escrito y es un acuerdo entre comprador y

vendedor, se hace cuando lo solicitado tiene mucha demanda o porque la competencia también

necesita de nuestra materia prima y donde se estipulan entre otras las siguientes obligaciones

para ambas partes:

 El objeto de la compraventa.

 Las condiciones de pago.

 Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma.

 Plazo de pago y de entrega.

 Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes.

 MANUAL DE COMPRAS: Debe estar dirigido a los empleados de la empresa y tiene como

propósito informar los trámites, normas y procedimientos administrativos, para obtener los

requerimientos, insumos y servicios necesarios para mantener la función del área de compras,

dentro de las políticas establecidas por el grupo o comité de compras de la empresa.

Referencias bibliográficas

https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?docID=3212158&ppg=1

https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?docID=4507759