Você está na página 1de 3

CURSO

Gestão da Informação e Documentação -


Conceitos Básicos em Gestão Documental
Gestão da Informação1 é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades de
informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da
organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação,
com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no
ambiente corporativo.

Já a Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e acompanhamento


de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à preservação e à integridade dos
documentos públicos, bem como a garantia de acesso a todo acervo documental.

A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências, em seu art. 3º, cita que:

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua


produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A fim de viabilizar essas capacidades, a Administração Pública Federal criou o SIGA - Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidadãos e aos órgãos
e entidades do Poder Executivo, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às
informações neles contidas, resguardadas as restrições administrativas ou legais; integrar e
coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e
seccionais que o integram; disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
racionalizar a produção e armazenagem da documentação arquivística pública; preservar o
patrimônio documental arquivístico da administração pública federal e articular-se com os demais
sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido como uma unidade de
conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como uma parte da informação.

Já informação é mais abrangente que o conceito de dado. Quando

informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim, um conjunto de dados só
se tornará uma informação se estiver organizado de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma
mensagem.

A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos, podemos
dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação para nossas vidas.
Contudo, quando queremos nos referir à informação constante em um documento, o conceito de
informação restringir-se-á a todo o conjunto de dados devidamente ordenados e organizados, de
forma a ter um significado.

Então dados nunca serão informações? A resposta é: depende...


Muitas vezes, um dado isolado não é capaz de ser uma informação, contudo, quando o dado está
inserido em um contexto, ele passa a representar uma informação. Veja um breve exemplo:

a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O número 18 é um dado isolado e não
representa qualquer informação.

b) Resultado da pesquisa sobre gêneros em uma instituição= 20 mulheres e 25 homens. Aqui, os


dados quantitativos informam a existência de mais homens do que mulheres.

O que é documento?
De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel,
fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. Já quando falamos
sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-lo como o registro, em
meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse da organização ou de um
indivíduo. Trata-se de qualquer informação escrita, objeto ou fato registado materialmente, e que
possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.

Mas o que vem a ser suporte material?

Conceito de SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais


conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados antigamente,
fita magnética, disco magnético, disco ótico, disquete, filme de nitrato).

O que é um arquivo?
O arquivo funciona como o guardião das informações existentes. É o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e
pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza do documento.

O que é documento arquivístico?


O documento arquivístico é diferente de um documento comum. A palavra "arquivístico” dá ao
documento a característica de estar incorporado a um sistema de arquivos. O documento
arquivístico é utilizado para prestação de contas, para o registro das atividades e para que o cidadão
possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento arquivístico é o documento produzido e/ou
recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o
suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação produzida no exercício de suas
competências.

O que é documento eletrônico?


De acordo com o arquivo nacional, documento eletrônico é uma unidade de registro de informações
codificadas de forma analógica ou em dígitos binários, acessíveis por meio de equipamentos
eletrônicos. Existem documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas
videomagnéticas em formato vhs e as páginas na web, respectivamente.

O que é documento híbrido?


Toda informação, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada no
exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo dessa pessoa.
Nesse sentido, os arquivos podem ter, também, documentos digitais.

O documento digital é um documento "... codificado em dígitos binários produzido, transmitido e


armazenado por sistema computacional.”
Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, nesse caso:

documentos analógicos (convencionais);


documentos digitais.

O que é Assinatura Digital?


A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado de uma operação
matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do
documento. Serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica
inquestionável, equivalendo a uma assinatura de próprio punho.

O que é NUP?
Você certamente já deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reuniões, ou ainda em alguma conversa
de escritório. Mas, por fim, o que significa essa sigla tão utilizada?