SECRETARIADO NIVEL ASISTENTE GENERAL

PRESENTACIÓN
La Unidad de Capacitación de la Universidad de Chile, en Diciembre de 2007 realizó un estudio sobre las competencias
que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución.
La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias:

1. Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Digitación, Contabilidad, Archivos)

2. Manejo Computacional
3. Servicio al Cliente
4. Trabajo en Equipo

En este contexto, junto a MANPOWER desde el 2008 hemos ido implementando el Programa de Formación Continua
para Secretarias de la Universidad de Chile cuyo objetivo es brindar una oportunidad de perfeccionamiento
continuo, que permita a las secretarias asumir mayor responsabilidad en su cargo, así como más autonomía,
contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales.

Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la

Universidad.

Siendo así, el programa tiene tres niveles, los cuales son:

 Secretariado Nivel Asistente General
 Secretariado Nivel Asistente Ejecutivo
 Secretariado Nivel Asistente De Alta Dirección

El plan de estudios es el siguiente:

NIVEL ASISTENTE NIVEL ASISTENTE NIVEL ASISTENTE

COMPETENCIAS
GENERAL EJECUTIVO DE ALTA DIRECCION
Uso de Tecnologías:
Uso de Tecnologías:
Uso de Tecnologías: Correo Electrónico
Sistema Operativo
C. Técnicas: Hojas de Cálculo Internet
Procesador de Texto
Manejo Computacional Bases de Datos Actualización
Presentaciones
permanente en
tecnológicas
Rol de la Secretaria Rol de la Secretaria:
Rol de la Secretaria:
C. Técnicas: Redacción I Redacción II
Ergonomía y
Conocimientos Técnicos Contabilidad Básica Archivos
Desarrollo Profesional
del Cargo Digitación Organización de
Redacción III
Eventos y Protocolo
C. Transversales Servicio al Cliente I:
Servicio al Cliente II Servicio al Cliente III:
Servicio al Cliente
 Taller Trabajo en
C. Transversales Trabajo en equipo I
Equipo
Trabajo en Equipo (nivel inicial)
(nivel avanzado)

Continuando con este programa, por tercer año consecutivo se ofrece el Primer Nivel de Asistente General , para
las secretarias que deseen comenzar el proceso de actualización de sus conocimientos.

Como esta basado en la Metodología de Competencias, las secretarias podrán dar Pruebas de Suficiencia en caso que
tengan los conocimientos, destrezas y/o actitudes que se desarrollan en alguno de los Módulos de este nivel, para ello
deben revisar las fechas de los exámenes que se presentan más adelante.

Si aprueban dicho examen, se eximirán del Módulo. Por su parte, MANPOWER al emitir el certificado final, lo hará
considerando la aprobación del nivel competo, lo que en este caso será de Secretaria Nivel Asistente General.

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN
1. El curso esta destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile.
2. Solicitud de inscripción y autorización de sus jefaturas.
3. Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación
Central.
4. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican.

CONTENIDOS
MODULO 1: SISTEMA OPERATIVO, WORD Y POWER POINT
Sistema Operativo (3 Horas)
Introducción a la computación. Utilidad de la tecnología. Hardware y Software. Memorias. Seguridad (antivirus).
Teclado (Enter, Alt, Fija Mayúsculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows)
Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas)
Uso del mouse (Botón primario y secundario)
Menú contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas.
Definición de Aplicación, Carpeta y Archivo.
Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar.
Uso de la Papelera de Reciclaje
Programa Word (17 Horas)
Ingresar y salir del programa Word.
Elementos de la ventana Word: barra de título, barra de menú, barra de herramientas (standard, formato y bordes),
regla, página de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado.
Menú archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir.
Ingresar texto en la hoja Word.
Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar.
Moverse a través del texto.
Configuración de página: márgenes, orientación y tamaño del papel, alineación vertical.
Formato de fuentes: tipo, tamaño, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar
mayúsculas/minúsculas y letra capital.
Formato de párrafos: alineación (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y posterior.
Formato de numeración y viñetas: viñetas, números y esquema numerado.
Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de página. Encabezado y pie de página.
Insertar salto de página manual y numeración de página.
Insertar imágenes (modificar tamaños y alinear).
Manejar menú tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de bordes y
sombreados en la tabla, uso de sangrías en el texto de una tabla, líneas de división.
Traspasar información de Excel a Word (planillas y gráficos).
Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y memorándos) y base de
datos (en Word y Excel).
 Power Point (14 horas)
Ingresar y salir del Programa PowerPoint.
Diferentes opciones de ingreso a PowerPoint.
Elementos de la ventana PowerPoint: barra de título, barra de menú, barras de herramientas (estándar, formato y dibujo),
regla, barra de desplazamiento y barra de estado.
Editar las diapositivas de una presentación existente, trabajando a través de las distintas opciones del menú ver:
diapositiva, esquema, clasificador de diapositiva, páginas de notas y presentación con diapositivas.
Crear diapositivas.
Seleccionar un diseño de diapositiva.
Ingresar texto (título y contenidos).
Cambiar el diseño de una diapositiva
Mover y seleccionar los distintos elementos de una diapositiva.
Uso de la regla.
Formatear una diapositiva a través de las distintas opciones del menú formato.
Insertar y formatear imágenes, gráficos wordart, autoformas y organigramas en una diapositiva.
Efectos de transición con tiempo entre diapositivas.
Utilizar plantillas en la creación de una presentación.
Asistente para Auto-contenido

MODULO II: ROL DE LA SECRETARIA COMO ASISTENTE EJECUTIVA I

Rol Ejecutivo de la Asistente (4 Horas)
Proactividad
Organización del trabajo en equipo
Apoyo a la gestión
Comunicación entre estamentos
Habilidades de Compromiso en el Ámbito Laboral (4 Horas)
Personalidad
Percepción
Motivación
Autoestima
La Asistente Ejecutiva y el Rol en el Equipo de Trabajo (4 Horas)
Organización del equipo de trabajo en la empresa moderna
Rol de la asistente ejecutiva en relación al líder, al equipo de trabajo y al usuario
Condiciones de funcionamiento de un equipo exitoso
Multifuncionalidad
Imagen y Presentación Personal (4 Horas)
La importancia de la presentación personal
La funcionalidad y el poder de la imagen personal
Redescubriendo la imagen
Tipologías de cuerpos y rostros
Personalidad y Estilo
El protagonismo de la elegancia
Mejoremos nuestra imagen
El maquillaje
El vestuario
Principios del vestuario: tradición, calidad, innovación
El calzado
Accesorios

MODULO III: REDACCIÓN I

Redacción de Cartas: (10 Horas)
Aspectos Gramaticales
Sujeto Redactor
Concordancia Verbal
Claridad y orden
La Cohesión de los párrafos
La construcción lógica
Redacción de Informes: (10 Horas)
Estructura del Informe
El propósito
El procedimiento
La materia
El análisis y discusión
Conclusiones
Otros documentos
Notas Sociales
Certificados.
Condolencias.
Invitaciones.
Recomendaciones.
Análisis de Texto y Resumen (4 Horas)

MODULO IV: DIGITACION

Uso y función del Computador para la digitación al tacto.
Teclado alfabético y numérico. Signos y teclas de doble función.
Conocimiento de las normas, que debe tener en consideración el alumno, para desarrollar su trabajo en el computador:
Posición corporal adecuada.
Posición correcta de los dedos en el teclado.
Teclado alfabético y numérico.
Ejercitación.
Precisión.

MODULO V: CONTABILIDAD BASICA

Porcentajes. (7 Horas)
Cálculo del porcentaje de un número.
Incidencia porcentual.
Interés. (2 Horas)
Interés simple-Compuesto-Fórmulas
Contabilidad. (7 Horas)
Estados financieros y libros de registro.
Declaración de impuestos. Pago simultáneo. Vía Internet.
Balance General.
P.P.M.
Documentación Bancaria. (7 Horas)
Cuenta Corriente Bancaria.
Cheques-Endosos-Protestos.
Conciliación bancaria.
Remuneraciones. (8 Horas)
Contrato laboral.
Liquidación de sueldo, honorario.
Finiquito.
Desahucio e indemnización.
Descanso maternal y fuero.
Feriado progresivo.
Licencias Médicas.
A.F.P.
Seguro Cesantía.

MODULO VI: SERVICIO AL CLIENTE

Importancia de la Atención Al Cliente (4 Horas)
¿Qué es un Cliente?
¿Qué es el Servicio?
¿Qué es el Servicio al Cliente?
Atención de clientes y gestión global de la institución
El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución
Tipología de Clientes: Cliente Interno y Externo
Oportunidad y Riesgo involucrados en la atención de clientes
Calidad = Excelencia
La Actitud y su Importancia (4 Horas)
Importancia de la motivación al logro (resultados monetarios)
Importancia de la automotivación y autogestión (estructura adulta)
Importancia de la actitud positiva (la actitud lo es todo)
Cómo lograr seguridad personal y cómo transmitírsela al cliente.
Profesionalismo en la gestión.
Análisis de video alusivo al tema
Role-Playing con los asistentes
Fidelización del Cliente en el Tiempo. (4 Horas)
La importancia de lograr acuerdos con el cliente
Negociación Ganar-Ganar.
Importancia de lograr la satisfacción plena del cliente (fidelización)
Importancia de los últimos treinta segundos con el cliente.
Análisis de video alusivo al tema
Role-Playing con los asistentes

LUGAR, FECHAS Y HORARIOS DE CLASES

Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro.

ACTIVIDAD DURACION CLASES HORARIO INICIO TERMINO

ROL DE LA
SECRETARIA: 16 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00 26-04-2010 20-05-2010
ACTITUD Y ETICA
SISTEMA
20 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 27-04-2010 27-05-2010
OPERATIVO Y WORD
POWERPOINT 14 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 01-06-2010 22-06-2010

REDACCION I 30 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00 24-05-2010 14-07-2010

DIGITACION AL
24 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 24-06-2010 03-08-2010
TACTO
Lunes y Miércoles
CONTABILIDAD
31 (más jueves y martes 27 17:00 a 19:00 19-07-2010 31-08-2010
BASICA
y 31 de Agosto)
SERVICIO AL
12 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 05-08-2010 24-08-2010
CLIENTE I

Como se puede apreciar el inicio de clases es el 26 de Abril y concluyen el 31 de agosto de 2010.

PRUEBAS DE SUFICIENCIA
Las personas que consideren que tienen los conocimientos de los siguientes módulos, podrán rendir pruebas de
suficiencia en las fechas que se indican a continuación:

Lunes 19 de Abril
Sistema Operativo y Word 16:00 horas
PowerPoint 18:00 horas
Digitación al Tacto 19:00 horas

Para rendir estas pruebas deben presentarse en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro

VACANTES E INSCRIPCIONES
Las inscripciones deberán realizarse a través del Coordinador de Capacitación quien enviará en el Formulario Oficial de
Inscripción de Cursos la nómina de participantes de su Organismo Universitario.
Los datos de la OTEC serán completados por la Unidad de Capacitación.
Los Formularios de Inscripción se recibirán en: cguerra@uchile.cl
El último plazo de inscripción será 48 horas antes del inicio del curso.