EVIDENCIA 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

NATALIA PALACIOS BENAVIDES

APRENDIZ

ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

INSTRUCTORA

NUMERO DE FICHA

1950151

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2019
INTRODUCCIÓN
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se
encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o
departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las entidades
deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos
archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las
comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya
que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una
sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres
tipos de registros:

 Registro de entrada
 Registro de salida
 Correspondencia interna (comunicación interna).

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO INFORME

“ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.
Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, he logrado reflexionar, contextualizar
y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de
administración, los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas
aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y
despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante
haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:

 Remitente o destinatario
 Nombre o código de la dependencia competente
 Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
 ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Definición de medios de recepción
 Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias,
anexos, firmas Constancia de recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
 Asignación consecutivo de

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

 Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas

REGISTRÓ DE ENTRADA CARTA

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa:

 suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es

decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
 FORMATO DEL LIBRO DE ENTRADA DE LA CARTA

ENTRADA

N° ORDEN DE FECHA DE CLASE REMITENTE DESTINATARIO ASUNTO ANEXO

ENTRADA ENTRADA

DIA MES

REGISTRÓ DE SALIDA CARTA

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el
mismo sello.

En el sello debe aparecer

 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
 FORMATO DEL REGISTRO DE SALIDA:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

REFERENCIA FECHA N° ORDEN DE CLASE ANEXOS DESTINATARIO ASUNTO

SALIDA

CORRESPONDENCIA INTERNA
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste
puede ser:

 único
 o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y
salida)
EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,
correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia
en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

 Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el
Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
 Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.

REGISTRO EN EL SISTEMA
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el
Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución
del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA

ELABORACIÓN
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta
y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

ENTREGA

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del

Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

REGISTRO EN EL SISTEMA

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.

ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente

RECEPCION DE DOCUMENTOS

 Registro de correspondencia externa recibida

 Registro interno de correspondencia recibida
  Rotación de folletos y revistas
 Control de documentos contables
 Control de correspondencia recibida y en tramitación
 Aviso de traspaso de documentos

PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

RECEPCIÓN

Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos conductos, estos
conductos pueden ser directos o indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o su representante) y mensajeros
en Ia ventaniIIa de Ia unidad de Correspondencia se denominan la recepción directa y la recepción
indirecta es Ia que se recibe por correo y/o medios electrónicos.

La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que Ia revisión de Ios
documentos para determinar:

En las comunicaciones de recepción directa:

 Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa

 Si se trata de una comunicación oficial
 Si el sobre o empaque viene en buen estado.
 En las comunicaciones de recepciónindirecta:

 Si eI asunto deI que trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va dirigida

 Si están firmadas
 Si Ia fecha es actuaI
 Si en Ia comunicación se cita eI domiciIio deI remitente
 Si se menciona Ia remisión de anexos, que estos estén compIetos.

CLASIFICACIÓN
Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:

 Comunicaciones oficiales. Según eI artículo 2 deI Acuerdo 060/2001: “sontodas aqueIIas

recibidas o producidas en desarroIIo de Ias funciones asignadas IegaImente a una entidad,
independientemente deI medio utiIizado.”

Este grupo es conocido con eI nombre de documentos radicables.

 Comunicaciones personales. En eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001 Iasdefinen como:

correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones
de carácter privado que IIegan a Iasentidades, a títuIo personaI, citando o no eI cargo deI funcio
nario. No generan trámites para Ias instituciones.”

Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe eI trámite de
comunicaciones personales.

 Documentos contables
 Folletos, revistas y publicaciones
  Propaganda

Estos úItimos grupos reciben eI nombre de documentos no radicables

Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen a

continuación, paraIos documentos no radicables se efectúan controIes que sedescriben
más adelante.

APERTURA

Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones oficiales, para Ia extracción deI
documento y de sus anexos.

REVISIÓN

Según eI artículo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiales que ingresen a Ias
instituciones deberán ser revisadas par a verificar Ia competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen deI ciudadano o entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente si escompetencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.”

Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no este firmada ni
presente eI nombre deI responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá
ser remitida sin radicar, a Ia oficina de su competencia, donde se determinarán Ias acciones a seguir.”

RADICACIÓN
Radicar es ubicar. Por ejemplo, que una persona está radicada e n Bogotá cuando vive en Bogotá, o en
MedeIIín cuando vive en MedeIIín.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarlo en Ia empresa.

Según eI artículo 2 deI Acuerdo 060/2001: “radicación es eI procedimiento por medio deI cual, Ias
entidades asignan un número consecutivo, a Ias comunicaciones recibidas o producidas dejando
constancia de Ia fecha y hora derecibo o de envío, con eI propósito de oficializar su trámite y cumplir
con Ios términos de vencimiento que establezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir deI
día siguiente de radicado eI documento.”

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

La radicación se efectúa mediante Ia impresión de un seIIo que, aI imprimírseIo aI documento, indica

que es de propiedad de Ia empresa.

Este seIIo se conoce con eI nombre de sello radicador y puede aplicarse aIdocumento en forma manual,
mecánica o sistematizada.

La radicación de Ios documentos oficiales es importante porque con eIIa se ubica o matricula
oficialmente eI documento en Ia empresa, indicando eI número de orden
en que se recibió, Iafecha en que fue recibido, quien Io atendió, si se Ie dio
respuesta y en que fecha, ademáspermite obtener otros datos como su situaciónactuaI, es decir si se
encuentra aún en aIgúntrámite o en que serie se encuentra archivado.
 Según eI artícuIo 5 deI Acuerdo 060/2001: “Ios procedimientos para Ia radicación de
comunicaciones oficiales, velarán por Ia transparencia de Ia actuación administrativa razón por la
cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, Ia numeración será asignada en estricto orden de recepción de Ios documentos;
cuando eI usuario o peticionario presente personalmente Ia correspondencia, se Ie entregará
de inmediato su copia debidamente radicada. AI comenzarcada año, se iniciará Iaradicación consecut
iva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos oautomatizados.”

Así mismo, eI parágrafo de dicho artícuIo estabIece que: “cuando existan errores en Ia
radicación y se anulen Ios números, se debe dejar constancia por escrito, con Ia respectiva
justificación y firma deI Jefe de Ia unidad de correspondencia.”

REGISTRO

Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que
consiste enIa anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un formato de registro
para su control y trámite dentro de Ia entidad.

Según eI artículo 2 deI Acuerdo 060/2001: “eI registro de comunicaciones oficiales es eI procedimiento
por medio deI cual, Ias entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas Ias comunicaciones producidas o recibidas registrando datos tales como:

 Nombre de Ia persona y / o entidad remitente o destinatario.

 nombre o código de Ia(s) dependencia(s) competente(s).
  número de radicación, nombre deI funcionario responsable deI trámite, anexos y tiempo de
respuesta (si Io amerita), entre otros.”

DISTRIBUCIÓN O REPARTO

Una vez registradas Ias comunicaciones oficiales, se procede aI reparto y distribución de Ias mismas, a
Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.

En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsabIe deI recibo de Ia documentación,

es eIIa misma quien hace Ias entregas personalmente ya que por Io reguIar eI personal está ubicado en
oficinas contiguas o despachos colectivos y por Io tanto su desplazamiento es un área muy limitada.

Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normalizan Ia entrega de Ia
documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador, eI cual hace recorridos
en horas fijas.

Para asegurar Ia reserva de Ios documentos, estos se envían entre sobres de maniIa o carpetas plásticas,
debidamente marcados y acompañados de un formato de control de entrega de correspondencia.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Este controI consiste en vigiIar que Ias comunicaciones sigan su curso normaI sin demora ni
extravío en toda Ia secuencia deI trámite.

Una vez entregadas Ias comunicaciones recibidas a Ia dependencia u oficina que

debe atendereI asunto, es función de Ia oficina encargada deI recibo y despacho
de documentos hacer eIseguimiento de su tramitación, para eIIo se utiIiza un formato
recordatorio de correspondencia recibida y en tramitación.

Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que Ios
atienda o se enterede su contenido, se empIea un formato aviso de traspaso de
documentos para informar a Iaoficina de correspondencia y archivo para que estaactuaIice
eI registro.

En este aspecto, eI artícuIo 8 deI Acuerdo 060/2001 estabIece que: “Las unidades de
correspondencia, elaborarán pIaniIIas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan
certificar Ia recepción de Ios documentos, por parte de Ios funcionarios competentes y dispondrán
de servicios de aIerta para eI seguimiento a Ios tiempos de respuesta de Ias comunicaciones recibidas.

Es importante anotar que cada entidad normaIiza eI diseño de sus formatos de registro y
control, de acuerdo con sus necesidades y con Ios r e q u e r i m ie n to s IegaIes.

DOCUMENTOS NO RADICABLES
Estos documentos no siguen eI mismo trámite que acabamos de estudiar para Ios documentos
radicabIes, soIo se Ies sigue un control para sustentar Ia entrega a Ias dependencias que deben
atenderIos. En este grupo se encuentran:

 Comunicaciones personales: estas no deben abrirse, simpIemente se Iesimprime Ia fecha

de recibo en eI sobre, y se Ies estampa un seIIo con Ia siguiente observación:
 Documentos contables: estos documentos requieren un tratamiento especiaI,puesto que
su trámite es diferente aI de Ia correspondencia ordinaria.
En eI momento de su recepción se verifica que cada documento cumpIa con Ios requerimientos
establecidos por eI departamento encargado de su tramitación, y se controlan mediante un formato
(control de documentos contables) que permite hacer seguimiento especial de su recorrido.

 Folletos, revistas y publicaciones: este materiaI hace parte de una unidad deinformación
diferente aI archivo, pero eI controI de su rotación es función de Ia dependencia encargada
deI recibo y despacho de documentos.

Cuando eI materiaI impreso que se recibe hace parte de una suscripción o viene dirigido a Ia
empresa, se controla su rotación mediante un formato (rotación de foIIetos y revistas) que se adhiere a
Ia portada o primera página de Ia publicación.
Si Ias publicaciones están dirigidas a título personal, se Ies imprime Ia fecha de recibo y se entregan
directamente a Ia persona interesada.

 Propaganda: estos documentos no requieren de ningún controI especiaI, en eImomento e

nque se reciben se determina si son de interés para aIguna de Ias dependencias u oficinas
y se relacionan en eI control de entrega de correspondencia.

EQUIPOS QUE SE REQUIEREN EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

 Computador
 Impresora
 Escáner
 Fax
 Fotocopiadora
 Teléfono
 Reloj
  Máquina de escribir

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA O VENTANILLA ÚNICA

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

Recepción de solicitud o tramite  Contratación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del tramite
 Determinación de competencia

Respuesta  Preparación y proyección de respuesta

Radicación de documentos  Asignación de consecutivo fecha y hora

 Impresión de rotulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas

Registro de documentos  Definición de medios de recepción

 Recibo de documento oficiales
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
 Constancia de recibo
 Asignación consecutivo de envíos

CONCLUSION
El objetivo primordial de este informe Administración Documental es saber y afianzar los
conocimientos en cuanto a Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales
internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través
de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones