FLUJOGRAMA PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES EN EL PROCESO DE COMPRAS

 Generación de la orden de compra
 Recepción del bien y/o servicio
 Aceptación de la factura de compra
 Contabilización de la factura de compra de bienes y/o servicios
 Pago de la factura · Ajustes por notas débito y/o crédito

IDENTIFICACION DE RIESGOS
Riesgos en la generación de órdenes de compra:
 Que se realicen compras por personal no autorizado
 Que se realicen compras por encima de los límites permitidos
 Que no se procesen todas las órdenes de compra
 Que se adquieran productos a proveedores no autorizados

Riesgos en la recepción del bien o servicio

 Que el bien y/o servicio de mercancía no se reciba o se reciba de forma
incompleta
 Que se reciban bienes y/o servicios no solicitados
 Que se reciban bienes dañados u obsoletos
 Que se reciban servicios de baja calidad
Riesgos en la aceptación de la factura:
 Que se acepten facturas por compras y/o servicios no solicitados
 Que se acepten facturas por compras y/o servicios no recibidos
 Que se acepten facturas por compras y/o servicios dañados, obsoletos o de
baja calidad
 Que se acepten facturas por encima de los precios negociados y/o sin los
descuentos acordados
Riesgos en la contabilización de las compras:
 Que la compra no se registre en las cuentas correspondientes
 Que la información de compras no suba íntegramente al libro mayor
 Que se registren compras ficticias
 Que no se contabilicen provisiones por los servicios recurrentes de los cuales
no se ha recibido factura al cierre (ej. Arrendamientos, luz, gas, teléfono,
fletes, reembolsos de gastos de empleados, etc.)
 Que no se realicen las retenciones de impuestos respectivas
 Que no se descuentos los impuestos pagados
 Que las compras no se registren el periodo correcto
Riesgos en el pago de facturas:
 Que se efectúen pagos con respecto a mercancía no recibida.
 Que al momento del pago no se descuenten los anticipos entregados
 Que los pagos no se realicen en la cuenta y/o tercero correspondiente
 Que los pagos no se apliquen en el libro mayor
 Que se realicen pagos por encima del valor de la compra
 Que se realicen pagos por personal no autorizado
 Que una factura se pague 2 o más veces
 Que se realicen pagos en efectivo y que estos puedan ser sustraídos.
IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES EN EL PROCESO DE COMPRAS
Control 1: Se observarán las órdenes de compra No XX y No XX de determinado
periodo, evidenciando que en el sistema existen las autorizaciones del coordinador
y gerente del área.
Control 2: Para las mismas compras anteriores se observarán los certificados de
disponibilidad presupuestal firmados por el Gerente General y el Director de
contabilidad y presupuesto.
Control 3: Se solicitará y observará la conciliación bancaria del mes del periodo
corroborando que fue hecha y que lleva la firma del Director de Contabilidad.
 Control 4: El personal control interno de auditoria verificará en el sistema que los
perfiles de acceso para aprobar pagos solo corresponden al subgerente financiero.
Control 5: Se observará el acta realizada a finales del año anterior donde la Junta
Directiva aprobó el presupuesto para la vigencia actual.
Control 6: En tesorería se solicitarán los cheques emitidos en el momento y para
los cuales se observará si llevaban 2 firmas entre las que siempre debe estar la
firma del director de tesorería y otro Director o gerente de área. Se verificará a su
vez los comprobantes de egreso.

PRUEBAS DE CONTROL
Número y
Nombre del Procedimiento Realizado Fecha Resultados
Control por:
Para una muestra de 30
compras servicios distribuidas
en el periodo, verifique si el
control continua funcionando xxxxxxxxxxxx Xx/xx/xxx EFICAZ / NO
1 igual y que la orden de servicio EFICAZ
de compras esté debidamente
firmada por el director de
compras y autorizada por la
gerencia
De la muestra seleccionada
para probar el control numero 1
verificar que contienen los
siguientes requisitos para el
pago:
 Certificado de
2 disponibilidad xxxxxxxxxxxx Xx/xx/xxx EFICAZ / NO
presupuestal EFICAZ
 Orden de compra o
servicio
 Entrada de almacén o
acta de cumplido
 Factura
 Orden de pago firmada
 Ejemplo: control para mitigar riesgos de aceptación de la factura:
RIESGOS CONTROL PPRUEBAS DE COTROL
R1: Que se acepten C1: Todos los P1: verificar que todos los
facturas por encima de documentos (recibo de documentos recibo de mercancía,
los precios negociados mercancía, devoluciones, devoluciones, facturas de
y/o sin los descuentos facturas de materiales, materiales, facturas, pagos en
acordados. facturas, pagos en cheques, pagos automáticos)
cheques, pagos contabilizados durante el periodo
automáticos) los cuentan con la respectiva
procesan individuos aprobación y verificación por
autorizados, se aprueban parte del personal autorizado.
y se verifican en cuanto a
su exactitud antes de
registrarse.