METADATOS MÍNIMOS Y FORMATOS PARA LA

TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DESDE LAS INSTITUCIONES
PÚBLICAS AL ARCHIVO NACIONAL
-PRIMERA ENTREGA-

Gabriela Andaur – Pilar Díaz – Karin Pereira

Archiveras
Agosto 2018
Versión Fecha Autor(es) Cambios
0.1 Agosto 2018 Gabriela Andaur, -
Pilar Díaz Ellis, Karin
Pereira

2
 Aclaración

Estos documentos se encuentran en su primera fase de elaboración y podrán ser

modificados en el transcurso de este proyecto. Recogen buenas prácticas archivísticas a
nivel internacional y están enfocados inicialmente al trabajo con las primeras instituciones
que transferirán documentos electrónicos al Archivo Nacional.

3
 TABLA DE CONTENIDOS

Presentación ............................................................................................................................5
Consideraciones .......................................................................................................................5
I. Metadatos.....................................................................................................................5
a) Contexto y definición ..................................................................................................5
b) Listado de metadatos mínimos para el proceso de transferencia ......................................6
II. Formatos.....................................................................................................................14
a) Normalización de formatos ........................................................................................14
b) Listado de formatos para el proceso de transferencia ...................................................14
i. Documentos textuales...............................................................................................15
ii. Documentos gráficos ................................................................................................15

4
Presentación

El propósito de este documento es definir las características que deben poseer los documentos que
son transferidos al Archivo Nacional, tanto desde el punto de vista de su formato, como de los
metadatos que los deben acompañar.

Para cumplir este propósito, el documento se organiza en dos secciones. En la primera, se presenta un
listado de metadatos y una breve definición para facilitar su comprensión y aplicación en el ámbito de
la gestión documental electrónica. La incorporación de estos metadatos en las fases de gestión de los
documentos administrativos es fundamental para permitir la transferencia de estos documentos al
Archivo Nacional para ser conservados de forma permanente.

En la segunda sección, se presentan los formatos que deben ser utilizados para los documentos que se
transfieren al Archivo Nacional, distinguiendo entre documentos textuales y gráficos, junto con la
descripción de los factores que han incidido en la selección de determinados formatos y su vinculación
con la preservación a largo plazo.

Consideraciones

En esta entrega, el documento está dirigido a la Secretaría General de la Presidencia para apoyar con
una descripción básica e inicial (en el concepto de producto mínimo viable) de metadatos, a la iniciativa
del “gestor documental para el Estado”. Esta primera versión otorga un marco de trabajo referencial
con relación a metadatos y formatos que es de carácter permanente aunque se aumentará con
mayores especificaciones a publicar en documentos posteriores.

I. Metadatos

a) Contexto y definición

Para propósitos del proyecto de Modernización y en el ámbito archivístico y de gestión de documentos,

la norma ISO 15489-1:2001 define a los metadatos como “datos que describen el contexto, el
contenido, y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo“(ISO 15489). El
Gobierno de Canadá los define como “información estructurada sobre las características de un recurso
análogo o digital que ayuda a identificar y administrar ese recurso. Es información sobre un recurso
construido para que un propósito a cumplir una actividad.”1 Complementando lo anterior, señala que
el uso de metadatos ayuda a las instituciones públicas a identificar, autenticar, describir, localizar y
gestionar sus recursos de una manera sistemática y constante, para cumplir con los requerimientos
del negocio, rendición de cuentas y archivo.

1
Records Management Metadata Standard. Gobierno de Canadá. 2006.

5
La definición del Diccionario de Archivística de Cruz Mundet, agrega algunas particularidades a estas
definiciones al indicar que los metadatos archivísticos sirven para “identificar, autenticar y
contextualizar los documentos así como a las personas, los procesos y los sistemas que los producen,
gestionan, mantienen y utilizan”.

La incorporación de metadatos mínimos en la transferencia de los documentos electrónicos que se

generan y gestionan, nos da la posibilidad de registrar y mantener la información básica para permitir
su paso de un sistema a otro y que, a su vez, puedan aplicarse sobre estos documentos otros procesos
que puedan garantizar su conservación y acceso a largo plazo.

La lista que se presenta a continuación toma como referencia los principales metadatos que deben ser
utilizados para el proceso de transferencia que deben ser generados en las instituciones productoras
de los documentos. La mayoría de ellos pueden ser capturados en forma automática y, los que no son
capturados de esa forma, deben se registrados en forma manual sobre un esquema predefinido de
datos.

b) Listado de metadatos mínimos para el proceso de transferencia

En esta sección se presentan los metadatos mínimos que debe incorporar todo documento2
transferido al Archivo Nacional, por lo cual debiesen considerarse dentro de cualquier sistema de
gestión de documentos. No obstante, es importante recalcar que este conjunto no representa la
totalidad de metadatos que pueden y/o deben generarse durante la gestión documental y que son
importantes para la gestión y la finalización correcta del expediente electrónico, sino aquellos
esenciales para el proceso de transferencia, dada su relevancia para la preservación del contenido,
contexto y estructura de los documentos en el largo plazo.

Metadato Descripción del metadato

Nombre Identificador

Definición Combinación alfanumérica que se asigna automáticamente a un documento

registrado en un Sistema de Gestión Documental (SGD). Es una unívoca referencia
al documento dentro de un contexto determinado.

Tipo de datos Alfanumérico

2 En este texto, cuando mencionamos el concepto de documento nos referimos a unidades documentales
simples que quedan como registro de una función determinada de la institución, en el caso de los expedientes
es diferente, ya que es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y
fundamento a la resolución administrativa; por tanto el expediente está compuesto por diferentes documentos
(incluso diferentes tipos documentales y fechas de creación) pero que tienen en común que se relacionan con
una misma gestión administrativa. Para más información remitirse al documento Definiciones Normativas
Archivísticas para la Implementación del Sistema de Transferencias Digitales al Archivo Nacional (Julio 2018).

6
 Forma de Se completa de forma automática por el sistema, que debe asignar a cada
ingreso3 documento ingresado un número único que permitirá recuperar el documento
específico cuando se requiera.

Metadato Descripción

Nombre Código

Definición Corresponde al código del documento, que se construye teniendo como base el
cuadro de clasificación4 de la institución al SGD. Debe incorporar el código del
productor5, el código de Unidad Administrativa o de la función asignado en el Cuadro
de Clasificación y el código de la serie documental a la que pertenece.

Tipo de datos Alfanumérico

Forma de Es generado de forma automática por el sistema, al generarse los documentos

ingreso electrónicos. En los casos donde se ingresen digitalizaciones de documentos cuyo
original se encuentra en soporte papel, deben ser incorporados en forma articulada
y coherente de acuerdo a la serie donde se incorporen, pudiendo ser esta
incorporación automatizada o manual.

Metadato Descripción

Nombre Número del documento

Definición Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental, este
número de orden se aplica tanto a documento como a expediente.

Tipo de datos Numérico

Forma de Es generado de forma automática por el sistema. Si fuera un documento que forma
ingreso parte de un expediente, debe tener el número del expediente y un número extra que
indica el orden de este documento dentro de ese expediente.

Metadato Descripción

Nombre Nombre del documento

3
Forma de ingreso se refiere a la forma en que los metadatos deben ser capturados por el sistema de gestión
documental (SGD).
4 El manejo, creación y directrices generales para levantar el cuadro de clasificación en las instituciones
productoras se describe en el documento Procedimiento para elaborar Cuadro de Clasificación y Definiciones
Normativas Archivísticas para la Implementación del Sistema de Transferencias Digitales al Archivo Nacional
(Julio 2018).
5
El código del productor, así como su nombre autorizado normalizado será entregado por el Archivo Nacional
quien mantendrá un listado actualizado de instituciones con el respectivo código identificador único de cada
institución pública del país.

7
Definición Consiste en una palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar
el documento / expediente con el que se está trabajando. Puede ser formal o
atribuido.

Tipo de datos Texto

Forma de Puede generarse de forma automática y/o manual.

ingreso El título formal es el título adjudicado por quien genera el documento al momento
de su creación. Este título puede ser automatizable, dependiendo del tipo del
documento.
Cuando esto no es posible, dado que algunos tipos documentales no consideran el
uso de un título (por ejemplo, una carta o correo electrónico), existen casos en que
la persona responsable debe atribuir un título. Esto se realiza mediante el uso de
texto libre.

Metadato Descripción

Nombre Productor

Definición Nombre de la institución que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o

gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión
documental y formarán parte de su archivo.

Tipo de datos Texto

Forma de Se genera automáticamente. Cada sistema debe incorporar el código y el nombre

ingreso del productor. Este código autorizado debe proceder de la lista única de códigos de
institución que debe conservar en forma actualizada el Archivo Nacional.

Metadato Descripción

Nombre Fecha de creación

Definición Fecha en la que es generado el documento. Equivale igualmente a la fecha de

apertura del expediente.

Tipo de datos Fecha (Date Time)

Forma de Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)

ingreso

Metadato Descripción

Nombre Fecha de finalización

Definición Fecha del último documento que compone el expediente.

Tipo de datos Fecha (Date Time)

8
Forma de Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)
ingreso

Metadato Descripción

Nombre Fecha de captura

Definición Fecha en la cual el documento ingresa al SGD.

Tipo de datos Fecha (Date time)

Forma de Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601)

ingreso

Metadato Descripción

Nombre Nivel de Acceso

Definición Indicación relativa al acceso y disposición para consulta de los documentos.

Tipo de datos Texto

Forma de Se ingresa manualmente, aunque el valor está basado en vocabulario controlado. En

ingreso principio, los valores pueden ser Público – Restringido – Reservado. Debe quedar
abierta la posibilidad de incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando un
vocabulario controlado.

Metadato Descripción

Nombre Relación

Definición Define la relación entre el expediente y los documentos que lo conforman.

Tipos de datos Alfanumérico

Forma de Se registra de forma automática, una vez que el documento se ha relacionado con
ingreso los otros documentos parte de un expediente específico.

Metadato Descripción

Nombre Nivel de agrupación

Definición Nivel de alcance de los metadatos incorporados, puede ser Documento o Expediente.

Tipos de datos Texto

9
Forma de Se completa de forma manual por quien genere el documento (institución
ingreso productora), estando el valor asociado a un vocabulario controlado. En principio, los
valores pueden ser Documento – Expediente. Debe quedar abierta la posibilidad de
incorporar nuevos niveles, aunque siempre utilizando un vocabulario controlado).

Metadato Descripción

Nombre Extensión

Definición Volumen y extensión del documento/expediente

Tipo de datos Texto

Forma de Ambos datos se completan en forma automática.

ingreso

Metadato Descripción

Nombre Formato

Definición Estructura utilizada para la transferencia, la conservación y la presentación de los

datos. Corresponde a la extensión del archivo electrónico (ejemplo: .pdf .tiff )

Tipo de datos Texto

Forma de Se completa de forma automática.

ingreso

Metadato Descripción

Nombre Nombre del interesado

Definición Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el

documento/expediente y los actos administrativos que ahí se registran.

Tipos de datos Texto

Forma de Se completa en forma manual con la identificación y el registro de la persona que

ingreso inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente. Debe consignarse
Apellido1 Apellido2, Nombre1 Nombre2. En caso de no contar con los nombres
completos se consignarán solamente los que se identifiquen en el documento6.

Metadato Descripción

6 La definición del conjunto de caracteres (carácter encoding) se realizará en forma posterior.

10
Nombre Rut del interesado

Definición Rut (Número de Cédula de identidad) de la persona sobre la que versa el

documento/expediente y los actos administrativos que ahí se registran.

Tipos de datos Numérico

Forma de Se completa en forma manual con el número de rut de la persona natural o jurídica
ingreso que inicia la solicitud o sobre la que se resuelve en el expediente.

Metadato Descripción

Nombre Nombre y Versión del software

Definición Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación
del documento.

Tipos de datos Texto

Forma de Se completa en forma automática capturando la versión del software y el año del
ingreso programa utilizado para generar el documento.

Metadato Descripción

Nombre Tipo de algoritmo

Definición Es el metadato necesario para validar la integridad del documento, el código

generado por el resultado del cálculo del algoritmo para garantizar que el documento
no será modificado una vez que se conforma el expediente (checksum).

Tipo de dato Numérico

Forma de Este dato se completa de forma automática.

ingreso

Metadato Descripción

Nombre Cobertura geográfica

Definición Metadato descriptivo que registra el lugar geográfico al que hace referencia el acto
del documento.

Tipos de datos Texto

Forma de Este dato se completa de forma manual, basado en un vocabulario controlado con
ingreso las regiones y comunas del país.

11
 Metadato Descripción

Nombre Cobertura temporal

Definición Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia
el acto del documento.

Tipos de datos Fecha

Forma de Este dato se completa de forma manual, consignando la o las fechas en el formato
ingreso aaaa-mm-dd.

Metadato Descripción

Nombre Destinatario

Definición Se refiere a la institución o persona natural destinataria del documento.

Tipo de datos Texto

Forma de Se completa con el nombre oficial de la institución o con el nombre de la persona

ingreso natural a quien va dirigido el documento. Para instituciones, el nombre debe
provenir de un vocabulario controlado (registro de autoridades). Se usa solo a nivel
de documento.

Metadato Descripción

Nombre Disposición

Definición Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u
oficio que es consecuencia del proceso de valoración documental.

Tipo de datos Texto

Forma de Se ingresa de forma automática al momento que se carga el Cuadro de clasificación

ingreso y la Tabla de Retención Documental.

Metadato Descripción

Nombre Firma Electrónica Avanzada

Definición Es aquella firma electrónica certificada por un prestador acreditado, que ha sido
creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera
que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la
detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e
impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría (Ley 19799).

Tipo de datos Texto

12
Forma de Se completa en forma automática.
ingreso Debe registrarse si contiene firma electrónica avanzada, siendo los valores SI – NO

Metadato Descripción

Nombre Asunto/Materia (si aplica)

Definición Materia o tema de que trata una unidad documental y/o expediente, y que es
reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redacción.

Tipo de datos Texto

Forma de Se ingresa de forma manual, con un texto proveniente de un vocabulario controlado.

ingreso Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto público es relevante de
destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes
en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada
institución)

13
 II. Formatos

a) Normalización de formatos

El escenario de constante desarrollo tecnológico ha tenido como una de sus consecuencias la

proliferación de una gran diversidad de formatos que, con diferentes características técnicas, codifican
la información contenida en documentos de diverso tipo (por ejemplo: textuales, fotográficos, sonoros
y audiovisuales).

No obstante, al abordar la preservación de los documentos en el largo plazo, esta diversidad genera
ciertas desventajas, siendo una de las principales la dependencia de todo formato a la disponibilidad
de un determinado software para su correcta interpretación y visualización. Dado el permanente
desarrollo de nuevos formatos, el surgimiento de nuevas versiones de software y la desaparición de
otras que caen en desuso, existen muchos formatos que se ven enfrentados al inminente riesgo de
volverse obsoletos. Este riesgo se ve acrecentado en aquellos casos en que el acceso y uso de un
documento depende de la adquisición de una determinada licencia de software.

La comunidad internacional dedicada a la gestión de información ha identificado las características que

hacen que un formato sea más sostenible en el tiempo. Así, se privilegia el uso de formatos no
propietarios y/o cuyas especificaciones técnicas estén disponibles de forma completa y abierta. Por
otra parte, es relevante la extensión de su uso dentro de determinadas comunidades de usuarios,
siendo importante su aceptación dentro de industria, su reconocimiento dentro de estándares
internacionales y la disponibilidad de alternativas de software compatibles que permitan su acceso y
uso. Finalmente, se considera el nivel de seguridad que ofrecen y las características técnicas que
permiten generar registros de mayor calidad.

Puesto que la permanencia de todos los formatos siempre está sujeta a la evolución tecnológica, es
importante que se monitoreen los cambios en el entorno que, en el largo plazo, podrían generar
cambios dentro del conjunto de formatos que se considera sostenible.

b) Listado de formatos para el proceso de transferencia

A continuación, se presentan los formatos que deberán utilizarse para transferir documentos al
Archivo Nacional. Estos formatos se organizan según el tipo de documento, diferenciando entre
documentos textuales y documentos gráficos (imágenes o fotografías).

Adicionalmente, y de acuerdo con las mejores prácticas internacionales en esta materia, se subdividen
en dos categorías: formatos preferidos y formatos aceptables. Los formatos preferidos corresponden
a aquellos que, de acuerdo con los parámetros mencionados en la sección anterior, cuentan con las
características necesarias para ser preservados en el largo plazo y que, por lo tanto, pueden ser
recibidos por el Archivo Nacional sin necesidad de ser modificados. Por otra parte, los formatos
aceptables son aquellos que, a pesar de ser ampliamente utilizados, no necesariamente cuentan con
las características necesarias para ser preservados en el largo plazo. Por este motivo, requieren
monitoreo constante y podrían ser transformados a formatos normalizados por el Archivo Nacional.

14
En principio, este listado es restrictivo, no obstante, la detección de necesidades específicas dentro de
las instituciones productoras podría llevar a su ampliación, tanto desde el punto de vista de la
incorporación de nuevos tipos de documentos (audiovisuales, de diseño, sonoros, etc.) como de la
aceptación de nuevos formatos dentro de la categoría “preferido” o “aceptable”, luego de la
evaluación correspondiente.

i. Documentos textuales

Formatos preferidos Especificación

Portable Document ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic

Format/Archival (PDF/A-1) document file format for long-term preservation – Part 1:
Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Portable Document ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic

Format/Archival (PDF/A-2) document file format for long-term preservation – Part 2:
Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

OpenDocument Text Format ISO/IEC 26300:2006 Information technology --

(ODF) OpenDocument Format for Office

Formatos aceptables Especificación

Portable Document Format (PDF) ISO 32000-1:2008, Document management - Portable

document format - Part 1: PDF 1.7

ii. Documentos gráficos

Formatos preferidos Especificación

JPEG 2000 ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000

image coding system:

Tagged image file format TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems
Incorporated

Portable Document ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic

Format/Archival (PDF/A-1) document file format for long-term preservation – Part 1:
Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

15
 Portable Document ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic
Format/Archival (PDF/A-2) document file format for long-term preservation – Part 2:
Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

Formatos aceptables Especificación

JPEG File Interchange Format ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital

compression and coding of continuous-tone still images:
Requirements and guidelines

Portable Network Graphics (PNG) ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer

graphics and image

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