UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. RESOLUCAO N° 05 DE 20 DE OUTUBRO DE 2015. Aprova o Regimento Interno da Comissdo Permanente de Avaliagdo Documental-CPAD da Universidade Federal do Oeste do Pard. O VICE-REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA, no uso de suas atribuigdes conferidas pela Portaria n° 817, de 10 de abril de 2014, publicada no diario oficial da Unido em 14 de abril de 2014, Seco 2, pag. 33, e consoante as disposigées legais e estatutérias vigentes, em conformidade com os autos do Processo n°. 23204.003678/2015-48 proveniente da Coordenago de Arquivo e em cumprimento a decisio do egrégio Conselho Superior de Administra (CONSAD) na 2° Reunio Ordinéria realizada no dia 19.05.15 promulga a seguinte: RESOLUCAO Art. 1°, Fica aprovado 0 Regimento Interno da Comissio Permanente de Avaliago Documental — CPAD da Universidade Federal do Oeste do Para conforme documento em anexo (fls. 02/09). Art. 2°, Esta Resolugio entrar em vigor na data da sua publicagao. Fir Prof. Dr. Aftselmo Alencar Colares Presidente Conselho Superior de AdministragaoUNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO REGIMENTO INTERNO DA COMISSAO PERMANENTE DE AVALIACAO DOCUMENTAL ~CPAD DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA - UFOPA. CAPITULOT DISPOSIGOES PRELIMINARES DA FINALIDADE ‘Art. 1° - A Comisséo Permanente de Avaliago Documental da Universidade Federal do Oeste do Pard - UFOPA, doravante denominada CPAD, foi criada pela Portaria UFOPA n° 2.068, de 29 de agosto de 2014, e instaurada no dia 13 de margo de 2015, € constituida de representantes de unidades ¢ subunidades da Instituigéo, nomeados em Portaria, e obedeceré, em cardter complementar, a0 presente Regimento Interno, tem por finalidade estabelecer os aspectos de organizagio e de funcionamento da Comissio, respeitada a legislagio vigente, ¢ em especial, as Resolugées do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, pertinentes as suas atividades, CAPITULO II COMPOSICAO DA COMISSAO Art. 2° - A Comissio Permanente de Avaliago Documental seré composta por servidores efetivos do quadro de pessoal da Universidade Federal do Oeste do Par, em conformidade com o disposto na Resolugo n°14 do Conselho Nacional de Arquivos, com a seguinte formatagio: a) servidor Arquivista lotado no Arquivo Central; b) servidor lotado no Protocolo;UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. c) servidores das unidades organizacionais as quais se referem os documentos a serem destinados, com conhecimento das atividades desempenhadas; d) servidor historiador ligado a area de pesquisa de que trata o acervo; ¢) servidor da rea juridica, responsavel pela andlise do valor legal dos documentos; ) servidores ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliagto (economista, advogado, engenheiro, médico e outros); 2) outros servidores que possam colaborar com as atividades da comissio. Pardgrafo Unico: A Comissio Permanente de Avaliagio Documental sera indicada e nomeada pelo Dirigente Maximo da Instituigao. Art. 3°- O mandato dos membros da CPAD seré de 2 (dois) anos, permitida recondugao. Art. 4° - A Presidéncia da Comisso Permanente de Avaliagao de Documentos CPAD da Universidade Federal do Oeste do Pard, deverd ser ocupada, preferencialmente, por um Arquivista e na auséncia deste, pelo servidor do Protocolo, caso no seja indicado um servidor para exercer a fungo de suplente da presidéncia. Art. 5° - Os membros da CPAD, deverdio ter amplo conhecimento das competéncias e atividades da Comisséo, realizando, para isto, os estudos ou cursos de capacitagiio que forem necessiirios ropostos por seu Presidente. Paragrafo Unico: os membros da comissio permanente de avaliacio documental poderao ser substituidos, a pedido, em qualquer tempo, ¢ seu substituto nomeado por meio de portaria expedida pela instituigat. CAPITULO TIL DAS COMPETENCIAS DA COMISSAO Art. 6° - A CPAD tem como finalidade, responsabilidade e competéncia a normatizago dos procedimentos que envolvem a Gestéo Documental no ambito da UFOPA, em conformidade a LeiUNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA, CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, em seu art.3°, ¢ no Decreto n°4.073, de 03 de janeiro de 2002, em seu art.18. Art. 7° - As competéncias compreendem: 1. Acompanhar o cumprimento do que determina a Legislagiio Federal e demais normativos que se referem aos arquivos ¢ os documentos de arquivo, no Ambito da Universidade Federal do Oeste do Pard UFOPA, do Cédigo de Classificagéo e Tabela de Temporalidade e Destinagiio de Documentos de Arquivo relativos as atividades-meio da Administrago Publica, aprovados pela Resolugio n° 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos e do Cédigo de Classificagiio e Tabela de Temporalidade Destinagao de Documentos de Arquivo, relatives as atividades-fim das Instituig6es Federais de Ensino Superior ~ IFES, aprovados pela Portaria n° 092, de 23 de setembro de 2011, Arquivo Nacional, Ministério da Justiga; IL. Analisar ¢ aprovar o Manual de Gestio de Documentos e a Cartilha de Gestdo de Documentos da Universidade Federal do Oeste do Pard, elaborado pelo Arquivo Central, dentro de um Plano de Gestiio de Documentos, que abrange 0 Plano de Classificagdo e a Tabela de Temporalidade ¢ Destinagao dos documentos relativos as atividades-meio e as atividades-fim, bem como os procedimentos a serem adotados no trato da documentago no ambito da Instituigéo, aprovado pela Resolugio no. 14, de 24 de outubro de 2001 ¢ Portaria n°092, de 23 de setembro de 2011, do Ministério da Justiga, IIL, Providenciar a divulgagdo da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexisténcia desta, em outro veiculo de divulgago local. IV. Orientar ¢ coordenar 0 processo de anilise, de classificagio, de avaliagdo e de selegdo da documentagao produzida ¢ acumulada na UFOPA, em razo de suas fungdes e atividades, de qualquer espécie, natureza ou suporte, tendo em vista a identificago dos documentos para guarda permanente e a eliminagio dos destituidos de valor. V. Proceder a revisio periédica e as possiveis adaptagdes (inserg6es de descritores ou desdobramentos dos cédigos) no Plano de Classificagio e na Tabela de Temporalidade ¢ Destinaggo de Documentos, no ambito da UFOPA, relativos as atividades-meio e as atividades-fim, orientar sua aplicagdo, dirimir possiveis dividas, orientar 0 processo de selegaio dos documentos, enviando asUNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO Propostas das adaptagdes ao Arquivo Nacional, CONARQ, submetendo-as a aprovago da instituigo arquivista piblica, VI. Definir, orientar e coordenar o processo de classificago da documentago e informago quanto a0 grau de sigilo, dentro do que prescreve a legislagdo que versa sobre os assuntos dos prazos de avesso e guarda. VIL. Definir os niveis de acesso dos servidores 4 documentagdo produzida e recebida no ambito da Universidade Federal do Oeste do Paré - com base nas orientagées do Niicleo de Seguranca ¢ Credenciamento, érgdo central de credenciamento de seguranga, instituido no ambito do Gabinete de Seguranga Institucional da Presidéncia da Reptblica, nos termos do art. 37 da Lei n°12.527, de 2011, Assessorar a administragtio superior quanto ao cadastramento junto ao Nucleo de Seguranga e Credenciamento da Presidéncia da Repiblica. VIII. Opinar sobre a informagao produzida no ambito de sua atuag%o para fins de classificagtio em qualquer grau de sigilo; IX. Assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto & desclassificagao, reclassificagio ou reavaliagio de informagao classificada em qualquer grau de sigilo; X. Propor o destino final das informagées desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; XI. Subsidiar a elaboragao do rol anual de informagées desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado XII. Supervisionar os trabalhos, conferir, aprovar ¢ publicar os editais de eliminagdo e as listagens de eliminagio de documentos, providenciando o envio das listagens de eliminag&o ao Arquivo Nacional para ratificagaio ¢ autorizagao;UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. XIII. Propor a constituigao de comissdes especiais provisorias ou grupos de trabalho provisérios, para tratar de assuntos relacionados com a execugo dos procedimentos metodolégicos descritos a seguir: a) levantamento de dados relativos as fungdes ¢ atividades desenvolvidas na area de administragso geral (atividades-meio), bem como naquelas especificas da Instituigdo (atividades-fim); b) definigdo dos conjuntos documentais; ©) entrevistas com servidores responsaveis pelo planejamento e execugdo das atividades as quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informagées referentes a vigéncia, A legislaglio que regula as atividades e os prazos de prescrigo, a existéncia de outras fontes recapitulativas, & frequéncia de uso dos documentos, e aos prazos de precaugio, cuja necessidade ditada pelas praticas administrativas; 4d) levantamento de informagdes sobre linhas de pesquisa; ©) processamento das informagées e preenchimento dos campos da tabela; ) encaminhamento da proposta a Comissio Permanente de Avaliag&o Documental para apreciagao dos prazos de guarda e destinagio. XIV. Propor alteragdes a este Regimento Interno, quando se fizer necessério; DO PRESIDENTE Art. 8° — Sao atribuigdes do Presidente: 1, Bfetuar as convocagées de reunides da CPAD, com antecedéncia minima de dez(10) dias, informando dia, hora, local da reunio e pauta, sempre que se fizer necessario; Il. Coordenar a Comissao Permanente de Avaliago de Documental CPAD; IIL. Propor a instncia superior, de recursos necessirios as agdes de Gestéio de Documentos da Instituigao, no que diz respeito a capacitagio de seus membros, com a participagéio em eventos atividades que dizem respeito 4 érea dos arquivos e dos documentos de arquivo;UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. IV. Realizar ¢ acompanhar estudos de atividades voltadas para a conservagiio ¢ restauragio de documentos; V. Apresentar sugestdes sobre normas e procedimentos relativos a Gestéo Documental no ambito da UFOPA; VI. Representar a CPAD nos atos que se fizerem necessario; VII. Submeter ao plendrio a pauta das reunides; VIII. Definir datas ¢ pautas para convocagées, convocar, abrir, presidir, suspender, prorrogar encerrar as reunides e resolver questdes de ordem; IX, Solicitar esclarecimentos que Ihe forem titeis 4 melhor apreciagdo dos assuntos em pauta; X. Submeter ao debate e & votagto as matérias a serem deliberadas, apurando os votos ¢ proclamando os resultados; XI. Decidir em caso de empate, utilizando 0 voto de qualidade; XII. Autorizar a presenga nas reuniées de pessoas que possam contribuir para os trabalhos da CPAD; XIIL. Assinar os documentos, as atas das reunides e as proposigbes da CPAD; XIV, Indicar membros para realizagGes de estudos, levantamentos, investigagdes e emissio de pareceres necessérios & consecuso da finalidade doa CPAD, bem como relatores das matérias a serem apreciadas; XV. Requisitar informagées ¢ diligéncias necessarias a execugdo das atividades da CPAD; XVI. Propor, normas complementares relativas ao seu bom funcionamento e A ordem dos trabalhos, bem como atos administrativos, em vista de circunstincias de urgéncia, ficando o tema obrigatoriamente inscrito na pauta da préxima reunifio; ¢UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO XVII. Designar servidores responsaveis pelos trabalhos de apoio operacional e administrativo as reunides da CPAD. XVILL-Expedir, ad referendum da Comissio Permanente de Avaliagao de Documental, em casos de urgéncia, normas complementares relativas ao seu bom funcionamento e a ordem dos trabalhos, bem como atos administrativos, em vista de circunstincias de urgéncia, ficando o tema obrigatoriamente inscrito na pauta da préxima reuniéo; DOS DEMAIS MEMBROS Art. 9° — So atribuigdes dos demais membros; 1 Comparecer as reunides ordinérias e extraordinérias da Comisstio Permanente de Avaliagdo de Documental CPAD; IL. Analisar, discutir ¢ votar as matérias constantes na pauta da reunidio; IIL. Realizar estudos ¢ pesquisas, apresentar proposigdes, apreciar, emitir pareceres ¢ relatar as matérias que Ihe forem submetidas; IV. Sugerir normas e procedimentos necessérios a0 bom funcionamento das atividades da CPAD; V. Propor ¢ requerer esclarecimentos que Ihes forem titeis melhor apreciagdo da matéria em pauta; VI. Indicar técnicos ou representantes de unidades administrativas, de outros érgdos ou entidades, que possam contribuir para esclarecimentos e subsidios sobre matérias constantes da pauta ou desenvolvimento das atividades da CPAD; ‘VII. Fazer cumprir, em suas respectivas unidades, as resolugées emanadas ¢ aprovadas pela CPAD; VIII. Propor a inclusiio de matérias na pauta das reuniées seguintes; IX. Comunicar ao Presidente, com antecedéncia minima de 48 (quarenta ¢ oito) horas, a impossibilidade do seu comparecimento a reunitio;UNIVERSIDADE FEDERAL DO OESTE DO PARA CONSELHO SUPERIOR ADMINISTRAGAO. X. Analisar ¢ deliberar sobre as decisdes do Presidente tomadas ad referendum em questdes de urgéncia, CAPITULO IL DAS DISPOSICOES GERAIS ‘Art.10 — As reuniées da CPAD sero realizadas por convocago da presidéncia, com dia, hora, local ¢ pauta definida. Nao sero permitidas inclusdes de assuntos para deliberagio de tltima hora. Os assuntos tratados sem que estejam relacionados na pauta de discussdes, mesmo que importantes, terdo caréter informativo, ndo deliberativo, e farfio parte, automaticamente, da pauta da reunifio seguinte da CPAD. Art. 11 - Os casos omissos a este Regimento sero resolvidos a Luz da Legislagao, de conformidade com o previsto na Constituigéo Federal da Rupiblica Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988, da Lei n°8.159, de 08 de janeiro de 1991, do Decreto n°4.073, de 03 de janeiro de 2002, da Lei n°12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto n°7.724, de 16 de maio de 2012, do Decreto n°7.845, de 14 de novembro de 2012, da Resolugio n°14 do CONARQ, de 24 de outubro de 2001, da Portaria MEC n°092, de 23 de setembro de 2011, da Portaria MEC n°1.224, de 18 de dezembro de 2013, da Portaria MEC n°1.261, de 23 de dezembro de 2013, e demais normativos que regem as questdes dos arquivos, da Gestéo Documental, do acesso a informagao e demais temas da area. Art. 12 — Este Regimento Intemo poderd ser revisado e softer alteragdes, em qualquer tempo, desde que comprovada a necessidade, em reuniio com a presenga de todos os membros da CPAD e ainda com a aprovagao da maioria dos votantes. Art. 13 - Este Regimento Intemno entra em vigor na data de sua publicagio. Prof. Dr. imo Alencar Colares Presidente Conselho Superior de Administrago/CONSAD