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Avaliação da Implantação de ERP: Estudo de Caso de um Hospital de Grande Porte

Autoria: Rodrigo Baroni de Carvalho, Aline Fernandes Pereira, Michelle Catharine Armeloni Miranda,
George Leal Jamil, Juliana Amaral Baroni de Carvalho

Resumo: O presente trabalho tem como objetivo avaliar a implantação de um sistema ERP em
um hospital privado de grande porte. A abordagem de estudo de caso foi utilizada para
permitir uma investigação mais aprofundada da implantação em um hospital específico.
Anteriormente à implantação do ERP, o hospital possuía um sistema de informação
desenvolvido internamente, gerando freqüente retrabalho, excesso de digitação, atrasos e
informações não confiáveis. O hospital analisado migrou da utilização de sistemas isolados
para sistemas integrados e o caso permitirá analisar como foi o processo de implantação,
desde a escolha do sistema até as customizações finais e utilização do ERP pela empresa. O
tratamento quantitativo compreendeu a análise dos dados coletados a partir de 88
questionários respondidos pelos usuários do ERP hospitalar. Os resultados trazem evidências
de que um sistema ERP na área de gestão hospitalar agrega grande valor não só às tomadas de
decisão, mas também à operacionalização dos processos e ao atendimento dos pacientes.

1 – Introdução

Uma estrutura hospitalar é composta de conjuntos divergentes e atividades


complexas que abrangem desde o atendimento inicial ao paciente (entrada na instituição), os
procedimentos que serão executados sejam eles cirúrgicos, exames laboratoriais ou
tratamentos contínuos até a saída do paciente, gerando faturamento e procedimentos
administrativos. Administrar um hospital implica em trabalhar entre os extremos humanistas e
administrativo: entender que mesmo uma organização que presta serviços de saúde precisa ser
bem administrada e possuir gestores qualificados.
Segundo Gurgel Júnior e Vieira (2002), observa-se que nos últimos anos a adoção de
sistemas de qualidade no setor médico está basicamente ligada ao crescimento do custo para
assistência hospitalar. A administração moderna necessita de sistemas de informação como
instrumento para avaliar e controlar informações referentes ao funcionamento hospitalar e
serviços prestados. Dado o evidente aspecto crítico do setor para a sociedade e os vários
desafios expostos à ação de organizações hospitalares e do sistema de saúde em geral, surgem
pesquisas como Porter (2007), que demonstra a preocupação de um dos mais conhecidos
autores de Estratégia com os temas ligados a este ambiente, evidenciando, em várias citações,
os problemas referentes aos sistemas de informações para a ação empresarial.
Nas últimas décadas, tem ocorrido um processo lento e gradual de informatização nos
hospitais e clínicas de saúde do Brasil. Mais recentemente, esse processo tem evoluído da
adoção de sistemas de automação de escritório para a implantação de sistemas de gestão
empresarial ERPs (Enterprise Resource Planning) específicos para o segmento da saúde.
O presente trabalho tem como objetivo avaliar a implantação de um sistema ERP em
um hospital privado de grande porte. A abordagem de estudo de caso foi utilizada para
permitir uma investigação mais aprofundada da implantação em um hospital específico. O
tratamento quantitativo compreendeu a análise dos dados coletados a partir de 88
questionários respondidos pelos usuários do ERP hospitalar.
O trabalho está organizado da seguinte forma: o item 2 compreende o referencial
teórico sobre administração hospitalar, sistemas de informação e saúde e ERPs; o item 3
descreve a metodologia e o modelo de pesquisa. O estudo de caso é detalhado no item 4 que
contempla a caracterização do hospital e da sua infra-estrutura de sistemas de informação, a
descrição do processo de seleção do fornecedor e do projeto de implantação do ERP. O item 5
contém a análise dos resultados dos questionários aplicados aos usuários do ERP e o item 6
compreende a conclusão do trabalho.
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2 – Referencial Teórico
2.1 - Administração Hospitalar

As organizações hospitalares estão inseridas em um contexto complexo porque todas


as suas condições estão subordinadas à ética e à legalidade, além de estarem sob normas de
políticas de saúde e governamentais, competindo como empresas de serviços em cenários
globalizados.
Atualmente a organização hospitalar é uma das mais complexas, não apenas pela
nobreza e amplitude da sua missão, mas, sobretudo, por apresentar uma equipe
multidisciplinar com elevado grau de autonomia, para dar assistência à saúde em
caráter preventivo, curativo e reabilitador a pacientes em regime de internação, onde
se utiliza tecnologia de ponta de rotina e crescentemente. E se constitui, ainda, num
espaço de prática de ensino-aprendizagem e produção científica (GURGEL
JÚNIOR; VIEIRA, 2002, p. 329).

Na responsabilidade de atender a demanda distinta que se divide entre cuidados


humanos e processos financeiros, a estrutura hospitalar é dividida em políticas direcionadas,
com sentidos de cima para baixo, de formação de setores encarregados de atividades bem
caracterizadas e pelo desenvolvimento relacional de uma cultura própria. O resultado é uma
estrutura com marcante complexidade e conflitos, com objetivos de integrar os seus processos
não apenas os de informação e negócio, mas seu corpo organizacional que às vezes é marcado
por disputas de espaços e egos.
Maudonnet (1988) categoriza os hospitais brasileiros em quatro tipos: o tradicional,
amparado por instituições religiosas e totalmente filantrópico; o assistencial, sendo a evolução
do tradicional, porém com fins lucrativos; o público, federal, estadual ou municipal, com
atendimento público e sustentado pelo Governo; e hospital privado, com fins lucrativos
através da venda de seus serviços, sendo esse, fiscalizado pelo Estado. Nesse trabalho, o
estudo de caso será feito com um hospital privado.
Na administração hospitalar, é comum encontrar na alta direção, médicos ocupando
cargos de diretoria clínica e operacional e administradores ocupando cargos de diretoria
financeira e administrativa. O grande problema que muitas instituições de saúde encontram é
transformar médicos em bons gestores. Esta decisão por médicos ou administradores pode se
analisada por dois lados: médicos geralmente visualizam a parte humana da organização,
pensando sempre nas vidas dos pacientes que utilizam os serviços. Muitas vezes é necessário
pensar como administradores, que visam os objetivos do negócio, mas pensam na
organização, que necessita e sobrevive de recursos e investimentos.
Os gestores hospitalares precisam visualizar que são responsáveis por levantar as
informações administrativas de cada área: internações realizadas, pesquisas, doenças,
cirurgias, ocupações dos leitos, taxa de evasão, faturamento, custos, auditorias, glosas,
contratos com convênios, compras, estoque, recursos humanos, condições de trabalho, e
satisfação dos funcionários.
Segundo Brito (2007), oferecer melhor qualidade, com menor preço e menor custo,
deve ser a meta de todo administrador hospitalar. A autora acredita que ter eficiência e buscar
o lucro no setor de Saúde pode gerar conflitos, sendo um desafio constante equilibrar os
interesses financeiros com a qualidade do atendimento.
Em uma organização hospitalar, segundo Maudonnet (1988), há quatro conjuntos de
serviços prestados internamente, que são: os serviços de internação, os serviços técnicos, os
serviços gerais e os serviços administrativos. Os serviços de internação estão relacionados
diretamente aos cuidados do médico com o paciente, que sabe delimitar as necessidades
específicas dos pacientes, indicando ou não o apoio do núcleo de enfermagem. Os serviços
técnicos se referem aos recursos ligados às especializações de materiais e equipamentos

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hospitalares que prestam serviços aos pacientes como laboratórios e radiologia. Os serviços
gerais também podem ser chamados de serviços de apoio, que englobam os serviços de
cozinha, rouparia, lavanderia, bens e serviços de hotelaria, de manutenção e de engenharia.
Por fim, os serviços administrativos asseguram a existência de todos os outros serviços do
hospital, pois administram os recursos financeiros, humanos e materiais que são necessários
para que todos os outros serviços funcionem plenamente. Em tese, um ERP hospitalar deve
oferecer suporte a todos esses conjuntos de serviços.

2.2 – Sistemas de Informação Hospitalar


A informação e a comunicação na área de Saúde devem ter normas bem elaboradas e
cumpridas com rigor já que a garantia de privacidade das informações dos pacientes devem
ser prioritárias, conforme destacado a seguir:

Nunca é demais lembrar que apenas uma única informação sobre uma só pessoa,
fornecida de maneira incorreta ou inadequada, pode ocasionar um grande estrago.
Os transtornos para o paciente [...] vão do individual ao coletivo, da invasão de sua
privacidade até o desrespeito ao direito de cidadania, passando pela divulgação de
seus problemas e podendo ir até a demissão do emprego e aumento de seus
sofrimentos pela angústia do devassamento de sua intimidade. Para o sistema de
saúde a quebra de confiança entre indivíduos provoca a queda na confiabilidade do
próprio sistema. O profissional de saúde está sujeito aos ditames das leis e pode ser
processado segundo o Código Civil, Código Penal e Código do Processo Penal [...]
Se for médico ou outro profissional de nível superior pode sofrer as sanções
determinadas pelos Códigos Profissionais de Ética [...] No entanto, a questão não é
apenas legal. É antes de tudo uma questão ética, de respeito às pessoas e de
cidadania. (CONSELHO NACIONAL DE SECRETÁRIOS DE SAÚDE, 2007, p.
139-140).

Em países desenvolvidos, é comum regiões fazerem uso de saúde comunitária,


incluindo prontuário eletrônico de saúde (EHR – Eletronic Health Record), em que dados
clínicos chave de cada consulta são armazenados. Segundo o Conselho Nacional de
Secretários de Saúde (2007), existe no Brasil uma grande quantidade de diferentes Sistemas
de Informações em Saúde (SIS) que atendem a operação de estabelecimentos assistenciais e
hospitais. A falta de padronização dos procedimentos e dos sistemas gera dificuldades no
compartilhamento dos dados. Em determinadas situações, atendentes de hospitais ou postos
de saúde acessam diversos sistemas para uma única transação do paciente. Uma rede de saúde
comunitária ajudaria a prevenir o desenvolvimento e avanço das epidemias, oferecendo
caminhos para cuidados apropriados, trocas de experiência e conhecimento entre
profissionais.
No Brasil, o desenvolvimento de técnicas para o tratamento de informações clínicas
ajudaram na constituição do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que é um conjunto de
informações do paciente que são armazenadas em formato digital de maneira padronizada,
tendo um dos principais objetivos a veracidade das informações armazenadas e permitir
assistência em diferentes lugares e situações. As vantagens desse tipo de prontuário sobre o
prontuário de papel são a grande facilidade de acesso e a consistência das informações. O
Prontuário Eletrônico do Paciente deve também ter sua versão impressa devido à
credibilidade que a mesma dá ao serviço prestado pelo médico. Para que essa credibilidade
seja alcançada pelo PEP, há necessidade de que entidades tais como o Conselho Federal de
Medicina (CFM), certifiquem os softwares de gestão hospitalar existentes e analisem se os
requisitos mínimos são respeitados.
No entanto, para que seja possível o compartilhamento de informações sobre pacientes
entre diversos hospitais, é preciso que os hospitais aprimorem seus controles internos e
comecem a integração das informações pelos seus próprios departamentos. Nesse sentido, a
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implantação de ERP em larga escala em hospitais pode ser compreendida como um pré-
requisito no mínimo desejável para projetos de intercâmbio de dados entre instituições de
saúde. O QUADRO 1 apresenta uma comparação das propostas de três conjuntos de autores
sobre as funcionalidades que devem estar presentes em um sistema de informação hospitalar.

QUADRO 1
Comparação das funcionalidades de um sistema de informação hospitalar
Miranda (1988) Rodrigues (1987) Lobo et al. (2006)
Cadastro de Pacientes Registro de Pacientes, dividindo em Cadastro de Pacientes juntamente
grupos, como maternidade, por exemplo. com o prontuário dos mesmos
Censo Hospitalar Entrada e saída de pacientes e controle dos Censo para controle dos leitos
leitos
Controle de Estoque Requisição e repartição de medicamentos, Sistema de Farmácia
materiais clínicos e refeições
Controle Financeiro Controle e pagamento dos recursos Sistema de Conta Corrente,
humanos Controle de Convênios e Contas
Controle de Convênios Hospitalares e o Sistema de
Faturamento
Laboratório de Análises Solicitação, organização e comunicação Gerência de Laboratórios
Clínicas de resultados de patologia clínica
Agendamento de Pacientes Gerência de Ambulatórios
Definição de destino dos recursos
humanos
Prescrição e conservação de prontuários
médicos
Customização e controle de utilização de
tecnologias terapêuticas
Suporte às áreas de planejamento e Radiologia
construção de estruturas físicas, às áreas
financeiras e à tomada de decisão clínica
Suporte estatístico e de pesquisa, auditoria
das atividades hospitalares e profissionais
Sistema de Enfermagem
Sistema de Gerência Odontológica
Gerência de Ambulatório Sistema de Arquivo Nosológico e
Sistema de Controle de Infecções
Comunicação Intra-
Hospitalar

Segundo Maudonnet (1988), as informações internas vinculadas ao sistema hospitalar


ajudam a administração e o corpo clínico a acompanhar, avaliar e controlar todo o processo da
prestação de serviços hospitalares. Já as informações externas estão relacionadas à adequação
da instituição às autoridades sanitárias, que ajudam no monitoramento da situação do hospital.
Os sistemas de informação integradores, como pode ser qualificado o ERP diante das
atividades operacionais, tornam-se elementos estratégicos indispensáveis de processos como a
gestão da informação, percebendo aqui seu papel de base ou plataforma para verticalização e
sofisticação de métodos gerenciais em geral (COLAUTO e BEUREN, 2003). Também há de
se notar a complexidade envolvida na adoção destes sistemas (CALDAS e WOOD, 2001),
principalmente quando consideradas as pressões já descritas nos ambientes de saúde.
No Brasil, os hospitais privados têm liderado os investimentos na integração de
sistemas, migração para o prontuário eletrônico e serviços baseados na Internet. O
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desenvolvimento de ERP específicos para saúde aumentou quando a rede hospitalar observou
a necessidade de se administrar melhor, pois a concorrência hospitalar é grande e tornou-se
imprescindível ter um diferencial nos serviços.
O marketing adotado por fornecedores de ERP hospitalar é baseado no controle de
gastos, melhoria na prestação de serviços, integração de sistemas de gestão administrativa e
hospitalar, consolidação do prontuário eletrônico e análise das informações médicas,
utilizando ferramentas de BI (Business Intelligence) e incremento de soluções de CRM
(Customer Relationship Management) para fidelizar a base de clientes.

3 – Metodologia de Pesquisa
3.1 – Método de Estudo de Caso
O método de estudo de casos é amplamente utilizado nas pesquisas correlatas à
avaliação da implantação de sistemas ERP. Tanto o método de estudo de caso único, quanto
de estudos de múltiplos casos são encontrados em várias pesquisas, tanto como técnica
exclusiva de realização dos trabalhos quanto como parte inicial, em fase exploratória dos
mesmos, para condução de etapas subseqüentes de caráter qualitativo ou quantitativo. São
exemplos os trabalhos de Nicolaou (2004), Petrini e Pozzebon (2005), Valente e Riccio
(2005), Mendes e Escrivão Filho (2002) e Souza e Zwicker (2006), entre outros que foram
utilizados para a realização da presente pesquisa.
Em geral, nestes trabalhos, o estudo de caso corresponde à fase de definição de
critérios para a realização de pesquisas qualitativas ou quantitativas, buscando avaliar, dentre
pontos levantados da literatura, aqueles que constituirão tais ferramentas de avaliação de
pesquisas posteriores. Deve ser destacado que é opinião corrente entre os autores consultados
a necessidade de se realizarem estudos sobre o tema da aplicação de sistemas tecnológicos
integrados para soluções empresariais devido principalmente à necessidade de ampliar sua
compreensão como integrantes de modelos de negócios.
No âmbito desse trabalho, o estudo de caso foi realizado através de observações feitas
no próprio ambiente de trabalho, coleta da documentação do projeto ERP e questionários
estruturados aplicados aos usuários. De acordo com Yin (2001), o estudo de caso é uma
investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da
vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão
claramente definidos como é o caso desse trabalho.
Transformar o problema de pesquisa em uma pergunta é uma abordagem interessante
para ajudar a identificar a estratégia de pesquisa mais adequada. No contexto dessa pesquisa,
a questão norteadora pode ser formulada da seguinte maneira: como a implantação de um
ERP em um hospital pode ser avaliada ? Segundo Yin (2001), o estudo de caso é a estratégia
escolhida ao se examinarem acontecimentos contemporâneos, mas quando não se podem
manipular comportamentos relevantes e que questões do tipo “como” e “por que” são mais
explanatórias, sendo provável que levem ao uso de estudos de casos como estratégias de
pesquisa escolhidas. A questão de pesquisa desse trabalho se encontra formulada em uma
pergunta do tipo “Como”, focaliza acontecimentos contemporâneos e os pesquisadores não
têm controle sobre os eventos a serem pesquisados. Em função disso, o estudo de caso foi
eleito como a estratégia de pesquisa mais adequada para a questão que se pretende investigar.
Assim sendo, a presente pesquisa empregou técnicas de natureza qualitativa e
quantitativa. A abordagem de estudo de caso foi utilizada para permitir uma investigação mais
aprofundada da implantação em um hospital específico. O tratamento quantitativo
compreendeu a análise dos dados coletados a partir de questionários respondidos pelos
usuários do ERP.
A adoção de um modelo teórico como referência facilita os próximos passos da
pesquisa. De acordo com Yin (2001), a investigação de estudo de caso se beneficia do

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desenvolvimento prévio de proposições teóricas para conduzir a coleta e análise dos dados.
No item a seguir, será apresentado o modelo de pesquisa que foi construído a partir da
identificação de variáveis na literatura da área de ERP e de sistemas de informação.

3.2 – Modelo de Pesquisa


Um dos modelos mais utilizados e citados no que diz respeito ao uso dos sistemas de
informação é o modelo TTF (Task-Technology Fit) proposto por Goodhue e Thompson
(1995). O modelo teórico analisa as relações existentes entre o uso dos sistemas e o
desempenho dos indivíduos. Segundo o modelo, uma tecnologia tem um impacto positivo no
desempenho quando é utilizada e quando se ajusta bem (good fit) com as tarefas que pretende
apoiar. Os fatores TTF dizem respeito a um sistema de informação genérico ou a um conjunto
de sistemas.
De acordo com Goodhue e Thompson (1995), a teoria sobre utilização de sistemas é
baseada principalmente nas teorias sobre atitudes e comportamentos informacionais dos
usuários. O modelo TTF propõe que os sistemas de informação impactam positivamente o
desempenho do usuário somente quando existe uma correspondência entre as funcionalidades
do sistema e as necessidades informacionais vinculadas às tarefas dos usuários.
Tomando como base os fatores do modelo TTF, o referencial teórico sobre ERP, a
relação de aspectos relevantes ao sucesso na implantação do ERP (MENDES e ESCRIVÃO
FILHO, 2002) e os fatores críticos de sucesso do ERP (BERGAMASCHI e REINHARD,
2003), foi possível identificar critérios importantes para a avaliação de sistemas ERP que
foram operacionalizados em questões, conforme descrito no Quadro 2:

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QUADRO 2
Variáveis do modelo de pesquisa
Questões Inspiração
1. O sistema ERP facilita o meu trabalho diário. Goodhue e Thompson (1995)
2. O sistema ERP permite que eu realize tarefas mais Goodhue e Thompson (1995)
rapidamente, aumentando a minha produtividade.
3. O sistema ERP permite que eu melhore a qualidade Goodhue e Thompson (1995)
do meu trabalho.
4. Considero o sistema ERP muito útil para minhas Goodhue e Thompson (1995)
atividades.
5. É fácil e rápido aprender como usar o sistema ERP . Goodhue e Thompson (1995)
6. Considero o sistema ERP fácil de usar. Goodhue e Thompson (1995)
7. O sistema ERP possui informações exatas, Goodhue e Thompson (1995)
atualizadas e em um nível apropriado de
detalhamento.
8. É fácil localizar informações no sistema ERP. Goodhue e Thompson (1995)
9. O significado de uma informação disponível no Goodhue e Thompson (1995)
sistema ERP é fácil de localizar ou então é óbvio.
10. O sistema ERP permite a comparação e consolidação Goodhue e Thompson (1995).
de informações, sem gerar inconsistências.
11. A implantação do ERP gerou impactos positivos nas Bellini e Bervian (2005), Bergamaschi (1999),
rotinas de trabalho da organização. Hehn (1999), Saccol et al. (2003), Stamford
(2000)
12. Os relatórios gerados pelo sistema ERP auxiliam Davenport (1998), Mendes e Escrivão Filho
bastante na tomada de decisão. (2002), Miltello (1999), Stamford (2000), Wood Jr.
(1999)
13. Houve uma melhoria significativa nos controles Bellini e Bervian (2005), Bergamaschi (1999),
internos da empresa gerada pelo sistema ERP. Hehn (1999), Saccol et al. (2003), Stamford
(2000)
14. O sistema ERP permite a integração de todas as Hehn (1999), Mendes e Escrivão Filho (2002),
informações das diversas áreas da empresa. Stamford (2000), Wood Jr. (1999)
15. O fluxo das informações entre os setores está mais Bellini e Bervian (2005), Bergamaschi (1999),
organizado por causa do sistema ERP. Hehn (1999), Saccol et al. (2003), Stamford
(2000)
16. Com o sistema ERP, foi possível minimizar o Bellini e Bervian (2005), Bergamaschi (1999),
retrabalho e a redundância de informações. Hehn (1999), Saccol et al. (2003), Stamford
(2000)
17. É rápido obter informações, pois o sistema ERP é Davenport (1998), Mendes e Escrivão Filho
muito ágil. (2002), Stamford (2000)
18. O sistema ERP atende plenamente as minhas Bergamaschi e Reinhard (2003)
necessidades, do meu setor e da empresa.
19. Estou plenamente satisfeito com o sistema ERP Bergamaschi e Reinhard (2003)
implantado atualmente na empresa.
20. Aprovo integralmente a opção da empresa em Bergamaschi e Reinhard (2003)
implantar o sistema ERP.

As afirmativas do Quadro 2 foram convertidas em um questionário de forma a gerar


um instrumento de pesquisa. O questionário foi submetido a um processo de revisão por um
grupo composto pelos 4 pesquisadores e pelo gerente de TI do hospital. A seguir, para efeito
de pré-teste, cinco usuários do ERP hospitalar responderam o questionário. Essas duas etapas
contribuíram para o refinamento do questionário, resultando na revisão dos enunciados, na
inclusão e exclusão de questões.

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4 – Estudo de Caso
4.1 Caracterização da Organização e de seus Sistemas de Informação
Este item irá relatar um estudo de caso realizado em um grande hospital localizado em
Belo Horizonte (MG), que será denominado Hospital Saúde para preservar a identidade da
organização. O hospital analisado migrou da utilização de sistemas isolados para sistemas
integrados e o caso permitirá analisar como foi o processo de implantação, desde a escolha do
sistema até as customizações finais e utilização do ERP pela empresa.
Inaugurado em 1948, o Hospital Saúde foi um dos pioneiros em cirurgias cardíacas e
em procedimentos de alta complexidade em Minas Gerais. O hospital é referência nacional no
controle de infecção hospitalar e atualmente sua ênfase reside em procedimentos cirúrgicos de
diversas especialidades. O hospital ocupa o espaço físico de um quarteirão inteiro na região
central de Belo Horizonte, sendo que as clínicas e laboratórios ficam localizados fora das
dependências. Com mais de 600 médicos no corpo clínico, muitos deles professores
universitários, o hospital tem como seus princípios básicos a qualidade no atendimento, a
ética e o conhecimento científico. O hospital possui reconhecidos programas de ensino para
estagiários e residentes em diversas áreas.
O hospital possui um setor de Tecnologia da Informação responsável pela manutenção
do hardware, administração do banco de dados e da rede de computadores, desenvolvimento
de sistemas, suporte e treinamento aos usuários nos aplicativos e sistemas próprios ou
terceirizados.
Anteriormente à implantação do ERP, o hospital possuía um sistema de informação
desenvolvido internamente em Clipper pela equipe de informática. Este sistema de controle
hospitalar informatizou alguns processos do hospital como internação do paciente (ficha de
entrada), controle de materiais e medicamentos, realização de procedimentos cirúrgicos e o
faturamento das contas dos pacientes. No entanto, por causa de uma interface nada amigável e
da falta de integração, o sistema era alimentado de forma errada, gerando freqüente
retrabalho, excesso de digitação, atrasos e informações não confiáveis. Quando ocorriam os
usuais problemas de arquivos corrompidos pelo Clipper, as informações eram perdidas, sendo
necessário um novo lançamento dos dados. Nesses casos, o sistema ficava por alguns dias
com defasagem de dados, impossibilitando a geração de informações que auxiliassem a
tomada de decisão.
Vários setores administrativos trabalhavam com sistemas específicos independentes
do sistema de controle hospital. Havia situações em que os setores administrativos dependiam
das informações do sistema de controle hospitalar e, nesses casos, as soluções possíveis eram
a digitação ou importação e exportação de alguns arquivos em formato texto. Nos setores
sem sistemas específicos, o registro das informações era feito precariamente em documentos e
planilhas. Na prática, não havia comunicação e integração entre os setores do hospital. Como
o desenvolvimento dos aspectos gerenciais foi uma meta das administrações mais recentes do
hospital, optou-se pela aquisição e implantação de um sistema ERP que suprisse as
necessidades e integrasse todos os processos da área fim com os da área meio.

4.2 Seleção do Fornecedor ERP


No início de 2002, o hospital realizou um levantamento das necessidades de
informação, relatando para a Diretoria da empresa a estrutura atual e a estrutura apropriada.
Vários aspectos críticos foram relatados como:
- Inexistência de integração dos processos de negócios;
- Comprometimento de atendimentos, pois o registro da entrada de pacientes era realizado
com morosidade;
- Atraso no faturamento de contas dos pacientes;
- Hospitais concorrentes com ERP implantados;

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- Dificuldade de manutenção dos sistemas legados, pois a equipe de TI não possuía
recursos humanos suficientes para manter os sistemas;
- Falta de informatização de setores;
- Carência de relatórios gerenciais, fazendo com que as decisões estratégicas fossem
tomadas sem uma compreensão da real situação do hospital;
- Várias bases de dados incompatíveis, sendo que para gerar informações era necessária a
intervenção da TI para tratamento dos dados.
A aquisição do ERP foi aprovada pela diretoria em 2002, sendo que, para a seleção
dos fornecedores, o gerente de TI realizou uma pesquisa sobre quais eram os ERPs mais
utilizados no segmento hospitalar. Os três fornecedores pré-selecionados foram:
- MV Sistemas: fundada em 1987 e possuindo mais de 350 profissionais, a empresa
desenvolveu o sistema de Gestão de Saúde MV 2000i que é utilizado por mais de 400
instituições no Brasil;
- RM Sistemas: fundada em 1986, possui sede em Belo Horizonte e 44 unidades de negócio,
1.600 colaboradores e 16.000 clientes. Possui um sistema integrado de gestão de hospitais,
laboratórios e clínicas, denominado Corpore RM Saúde;
- Wheb Sistemas: foi fundada em 1997 por profissionais que trabalhavam em hospitais. Em
2002, possuía um sistema de gestão de saúde denominado Tasy, que se encontrava ainda em
desenvolvimento, com apenas alguns módulos prontos para implantação. Localizada em
Blumenau (SC), a empresa na época não possuía muitos clientes com o software implantado,
mas atualmente já possui 19 grandes hospitais como clientes.
Os fornecedores enviaram suas propostas, com custos, prazos, suporte e serviços
agregados. Houve apresentação dos sistemas, visita aos fornecedores e aos hospitais que
possuíam os sistemas implantados (casos de sucesso). Foi designada uma equipe para
participar das apresentações, visitas e análise das propostas. A equipe designada para
participar da avaliação do ERP foi composta pelo gerente de TI, pelo gerente comercial, por
um analista de sistemas sênior e dois usuários-chave.
Os seguintes critérios foram observados para avaliar os três ERPs hospitalares:
- Escopo funcional: o sistema atende aos requisitos do hospital e é aderente aos processos
existentes?
- Migração: é fácil migrar os dados atuais para o novo sistema ?
- Flexibilidade: o sistema se adapta facilmente às mudanças de processos e de legislação na
área de saúde ?
- Atualizações de versões: qual é a freqüência de atualizações ? Para um hospital este é um
aspecto relevante, pois paradas em um sistema hospitalar são críticas.
- Usabilidade: a interface com o usuário final é amigável ?
- Custos: o ERP se enquadra nos recursos financeiros definidos no projeto ?
- Tecnologia: é necessária muita modificação no parque tecnológico (investimentos em
hardware) ?
- Clientes: quais eram os principais hospitais clientes do fornecedor ?
- Localização do fornecedor: o suporte é de fácil acesso ?
O sistema Corpore RM Saúde contemplava os processos das áreas de negócios e
rotinas específicas tanto de prestadores quanto de compradores de serviços de saúde,
adequando-se aos mais diversos portes e perfis destas empresas. Além disso, o sistema
integrava todos os processos assistenciais, administrativos e financeiros com rotinas
específicas. O sistema já estava no padrão Web e também possuía uma ferramenta de
Business Intelligence que permitia a extração de informações gerenciais. No entanto, o
sistema Corpore RM Saúde foi descartado, pois a sua implantação exigia a aquisição de
outros módulos da solução Corpore RM, aumentando assim o custo do ERP. Adicionalmente,
a equipe de TI considerou que seriam necessárias muitas customizações e o fornecedor se

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caracteriza por trabalhar com soluções COTS (Comercial Off-The-Shelf), isto é, pacotes
bastante padronizados de forma que não se tenha que fazer customizações.
O sistema da empresa MV 2000i era o mais propício a ser escolhido, devido ter sido
desenvolvido a partir da análise das melhores práticas do mercado e das dificuldades
enfrentadas por administradores hospitalares. O sistema é bastante flexível e sofisticado,
permitindo um controle eficiente dos recursos, custos e resultados da instituição. Contudo, o
sistema MV 2000i também foi descartado devido ao seu grau de complexidade, sua
abrangência e seus custos de aquisição e manutenção. Em suma, era uma solução maior do
que o problema do hospital.
Portanto, o ERP escolhido pelo Hospital Saúde foi o sistema ERP da empresa
catarinense Wheb Sistemas. O sistema é bastante flexível, pois opera em redes Windows,
Linux e Unix. O sistema possui uma funcionalidade de automação através de códigos de
barras que é compatível com os códigos emitidos pelos fornecedores de materiais e
medicamentos hospitalares Mesmo sendo um fornecedor com tempo de mercado menor do
que seus concorrentes, os fatores que mais influenciaram a escolha foram o custo acessível e o
fato do sistema encontrar-se em desenvolvimento na época. Curiosamente, o que parecia ser a
maior desvantagem para o sistema ERP se tornou o seu maior diferencial frente aos outros
dois sistemas já consolidados. Nesse contexto, o sistema Tasy, apesar de ser um pacote ERP,
se comportou com uma solução MOTS (Modified Off-The-Shelf), dado ao alto volume de
customização para atender as necessidades do Hospital Saúde.
Como uma equipe do fornecedor permaneceu no Hospital Saúde para implantação e
customização, a equipe interna de TI auxiliou no desenvolvimento de alguns módulos que o
ERP ainda não possuía, proporcionando ao hospital um sistema praticamente customizado. A
opção feita pelo hospital pode ser considerada um mix entre a terceirização do
desenvolvimento e a aquisição do ERP, pois buscou conjugar o melhor dos dois mundos. Na
prática, ocorreu uma parceria ganha-ganha entre o hospital e o fornecedor ERP.
O desenvolvimento conjunto minimizou a resistência interna da equipe de TI à adoção
do ERP. A equipe de TI é formada pelo gerente, dois analistas de sistemas, um analista de
suporte e um estagiário. Apesar de conhecer bastante sobre o negócio hospitalar, a equipe
possuía know-how em uma tecnologia defasada (Clipper) e por, alguns momentos, sentiu-se
ameaçada em seus empregos com a implantação de um ERP com padrões Web.
Adicionalmente, alguns usuários-chave, que estavam acostumados com um desenvolvimento
sob medida, temiam que o ERP se tornasse uma “camisa de força” para o hospital face às
possíveis dificuldades de customização. Apesar de critérios bastante objetivos terem sido
definidos para a seleção do ERP, o presente caso ilustra que fatores subjetivos e políticos, tais
como aproveitamento da equipe interna de TI e minimização da resistência a pacotes de
usuários-chave, têm peso considerável na seleção do ERP.

4.3 Implantação do Sistema ERP


O Hospital Saúde decidiu em trabalhar com implantadores internos (própria equipe
de TI) e com consultoria do fornecedor para implantação. Alguns analistas e programadores
da empresa fornecedora do ERP passaram um período no Hospital Saúde, implantando o
sistema e desenvolvendo novos módulos em parceria com a empresa. Módulos como custos,
auditoria, contabilidade, prontuário eletrônico e controle de higiene dentre outros foram
criados com base nos levantamentos do Hospital Saúde. As atividades e prazos para execução
foram definidos e acompanhados pelo gerente de TI, desenvolvendo a função de gerente do
projeto ERP.
O projeto foi desenvolvido de acordo com as seguintes premissas: padronização de
processos e integração de setores, preparação dos usuários para mudanças de grande impacto
organizacional e levantamento das necessidades de cada setor. Ao longo de 5 anos, os

10
módulos foram implantados de forma gradual nos diversos setores do hospital. As
customizações necessárias foram implementadas, sendo feita uma revisão minuciosa das
regras de negócios e das permissões por perfil de usuário. Os seguintes módulos foram
implantados:
- Paciente: recepção, internação, agenda, consultório médico, ambulatório, exames, prontuário
eletrônico, centro cirúrgico e enfermagem;
- Controladoria: contabilidade, orçamento, patrimônio e custos;
- Financeiro: contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, tesouraria, retorno de convênio,
repasse a terceiros e controle bancário
- SUS (Sistema Único de Saúde): administração de contratos, auditoria, convênio e particular;
- Materiais: farmácia, estoque, almoxarifado e compras;
- Serviços de apoio: controle de infecção hospitalar, imunização, higiene, banco de sangue e
laboratório.
A equipe de implantação foi composta por consultores externos (fornecedor) e pelos
analistas internos. Os analistas receberiam o treinamento dos consultores, tirando dúvidas e
analisando as funcionalidades. O gerente de TI designou parte da equipe de TI para treinar os
usuários efetivos do sistema, o que demandou grande tempo e paciência, pois não é fácil
mudar a cultura de hospital que está acostumado a trabalhar de forma não padronizada e sem
integração dos setores. Para o hospital, foi difícil acostumar-se a trabalhar com um ERP em
que qualquer processamento errado impacta outros setores, proporcionando um efeito em
cascata. Foram muitas dificuldades ocorridas com a conscientização dos usuários e até mesmo
da gerência sobre a importância de se registrar dados corretos no momento correto para não
causar impactos no fluxo informacional. Posteriormente, o gerente de TI optou pela estratégia
de treinar alguns usuários-chave de cada setor de forma que esses replicassem o treinamento
aos outros usuários, permitindo assim o ganho de escala e a aceleração do processo.
Houve necessidade de se adquirir um novo servidor de banco de dados para suportar
o SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados) Oracle no qual o ERP era baseado.
Apesar da facilidade de migração ter sido um critério técnico para a seleção do ERP, o
hospital realizou posteriormente uma análise de custo-benefício e decidiu não realizar a
migração da base de dados Clipper para o novo sistema. Os sistemas antigos foram mantidos
para consultas de dados anteriores à implantação do ERP.
Na época, o Hospital Saúde era um dos poucos clientes do fornecedor que estava
lançando o produto no mercado. Aproveitando que o sistema encontrava-se em
desenvolvimento, as solicitações do Hospital Saúde fizeram com o sistema fosse customizado
e padronizado de acordo com as necessidades e requisitos do hospital. Desde o início da
implantação (2002) até o presente momento, ainda ocorrem algumas customizações, sejam de
módulos mais novos ou mais antigos, em virtude de mudanças de regras e normas
hospitalares.
As customizações do sistema atualmente são analisadas e avaliadas para cálculo do
impacto que irão causar, devido ao grande número de clientes. Caso seja possível realizar esta
mudança dentro das normas e a modificação beneficie as funcionalidades hospitalares em
geral, ocorre a customização, não mais com base nas necessidades exclusivas do cliente
solicitante. O ERP do fornecedor possui uma parametrização muito flexível para abranger as
necessidades do cliente, desde que obedeçam as normas hospitalares da Agência Nacional de
Saúde (ANS).
Atualmente, o ERP encontra-se totalmente implantado em todos os setores de
abrangência do Hospital Saúde. A cultura de interconexão e dependência entre os setores é
bem aceita e bem tratada. O sistema contempla um módulo de indicadores de gestão voltado
para a alta gerência, de onde todas as decisões são tomadas baseadas nos dados gerados. O
faturamento aumentou bastante, sendo que o número de contas a faturar paradas é pequeno.

11
Todos os processos são controlados pelo ERP, desde a entrada do paciente na instituição, sua
ficha de atendimento, sua internação, seus gastos, sua alta e o seu pagamento. Qualquer
compra (medicamentos / materiais) é registrada desde a entrada destes produtos, baixas em
estoque, inventário, balanço, contabilização, pagamentos e recebimentos.
O sistema ERP não abrange a parte de Recursos Humanos (departamento pessoal,
recrutamento e seleção, segurança e medicina do trabalho). Para solucionar este problema, a
empresa possui outro ERP da RM Sistemas que possui integração com o sistema ERP. Todos
os sistemas que foram desenvolvidos pela empresa ou que eram terceirizados não foram
excluídos e são mantidos para consultas quando necessário recuperar algum dado anterior ao
ano de 2001.

5 – Análise dos Dados

Aproximadamente 110 pessoas utilizam o sistema ERP, constituindo assim o universo


de pesquisa. Em novembro de 2007, com o objetivo de avaliar a implantação do sistema ERP
foi possível obter 88 questionários respondidos pelos usuários (médicos, enfermeiros,
auxiliares administrativos, gestores) de diversos setores. O questionário foi elaborado com
vinte perguntas baseadas na literatura sobre ERP e com uma escala de concordância tipo
Likert de 11 pontos. Os resultados estão apresentados na TABELA 1.

TABELA 1
Análise descritiva dos dados
Questões Média Desvio
Padrão
1. O sistema ERP facilita o meu trabalho diário. 8,25 1,96
2. O sistema ERP permite que eu realize tarefas mais rapidamente, aumentando a minha
7,45 2,55
produtividade.
3. O sistema ERP permite que eu melhore a qualidade do meu trabalho. 7,92 2,13
4. Considero o sistema ERP muito útil para minhas atividades. 8,58 2,09
5. É fácil e rápido aprender como usar o sistema ERP . 7,92 2,46
6. Considero o sistema ERP fácil de usar. 8,23 2,28
7. O sistema ERP possui informações exatas, atualizadas e em um nível apropriado de
7,03 2,63
detalhamento.
8. É fácil localizar informações no sistema ERP. 7,58 2,34
9. O significado de uma informação disponível no sistema ERP é fácil de localizar ou
7,21 2,34
então é óbvio.
10. O sistema ERP permite a comparação e consolidação de informações, sem gerar
7,07 2,68
inconsistências.
11. A implantação do ERP gerou impactos positivos nas rotinas de trabalho da
8,05 2,11
organização.
12. Os relatórios gerados pelo sistema ERP auxiliam bastante na tomada de decisão. 7,95 2,16
13. Houve uma melhoria significativa nos controles internos da empresa gerada pelo
7,94 2,21
sistema ERP.
14. O sistema ERP permite a integração de todas as informações das diversas áreas da
7,69 2,57
empresa.
15. O fluxo das informações entre os setores está mais organizado por causa do sistema
7,38 2,84
ERP.
16. Com o sistema ERP, foi possível minimizar o retrabalho e a redundância de
7,39 2,79
informações.
17. É rápido obter informações, pois o sistema ERP é muito ágil. 6,03 3,18
18. O sistema ERP atende plenamente as minhas necessidades, do meu setor e da
7,53 2,5
empresa.
19. Estou plenamente satisfeito com o sistema ERP implantado atualmente na empresa. 7,07 2,74
20. Aprovo integralmente a opção da empresa em implantar o sistema ERP. 7,61 2,82

12
As perguntas relacionadas à facilidade e produtividade do sistema tiveram médias 8,25
e 7,45 respectivamente, com baixa dispersão no item 1, referente à facilidade para o trabalho.
Estes valores demonstram que na maior parte dos setores o sistema colabora de maneira
expressiva com a produtividade dos funcionários.
Quanto à qualidade do trabalho, a média obtida foi 7,92. Este valor é resultado que
com a implantação do sistema ERP vários procedimentos foram automatizados gerando um
número menor de erros nos dados armazenados. A pergunta relacionada à utilidade do sistema
apresentou a excelente média de 8,58, com baixa dispersão. Este resultado é facilmente
explicado já que quase todos os processos de negócio giram em torno do sistema ERP e após
sua implantação não se utilizam mais planilhas ou outra forma de armazenamento de dados.
As perguntas que abordam a facilidade de aprender e utilizar o sistema apresentaram
médias 7,92 e 8,23. Isso demonstra que o sistema ERP é considerado fácil de utilizar, já que
muitos dos funcionários do hospital têm dificuldade em utilizar outros programas como
editores de texto e demonstram pouco conhecimento com informática.
Em relação às informações exatas e atualizadas, a média apresentada foi 7,03, uma das
médias mais baixas no questionário dos usuários. Esta média baixa se deve ao fato de que
com o sistema integrado um setor depender diretamente do dado gerado pelo outro setor. Se
ocorre erro ou atraso em um setor, todos os outros que necessitam da informação são afetados.
Quanto à localização e o significado da informação, as médias apresentadas são 7,58 e
7,21 respectivamente. Isso demonstra que as pessoas conseguem obter a informação com
facilidade e que entendem a funcionalidade dos valores apresentados.
Em relação aos impactos positivos que o sistema ERP gerou após sua implantação,
obteve-se média 8,05. Essa média demonstra que, apesar dos problemas ocorridos na
implantação, os funcionários de maneira geral acreditam que o sistema trouxe benefícios para
o dia-a-dia. A média para a pergunta referente à tomada de decisão foi 7,95 e para a
integração das informações a média foi de 7,69. Este valor era esperado já que no hospital
uma das grandes vantagens do ERP foi a integração das informações, gerando relatórios para
a tomada de decisão.
Quanto aos controles internos, houve modificações e aperfeiçoamento. Além de evitar
retrabalho, muitos controles não estão mais em papel, o que gera uma economia para empresa
e uma organização maior da informação que pode ser consultada a qualquer momento no
sistema. Estas medidas são apresentadas com a média 7,94.
A melhoria do fluxo da informação e a redução do retrabalho e da redundância
também foram itens que foram totalmente alterados com a implantação do sistema ERP. Isso
pode ser percebido com as médias 7,38 e 7,39 respectivamente. Estes valores apresentaram
alto desvio padrão de 2,84 e 2,79. O desvio padrão se deve ao fato de que alguns controles
ainda geram redundância em alguns setores e que alguns acompanhamentos além de serem
feitos pelo sistema possuem controles manuais.
A agilidade do sistema obteve a menor média (6,03) e desvio padrão expressivo de
3,18. O grande complicador da agilidade de informações no sistema são os problemas
ocorridos na rede (excesso de tráfego e indisponibilidade) e a dificuldade de resolução de
problemas em tempo hábil, principalmente nos finais de semana que não possuem
profissionais dando suporte no local.
O sistema de maneira geral atende as necessidades do setor e da empresa, sendo que a
média para esta pergunta foi 7,53. Os usuários estão satisfeitos e aprovam o sistema ERP. Isso
pode ser comprovado através das médias 7,07 e 7,61 respectivamente. É importante lembrar
que estes questionamentos tiveram desvio padrão elevado 2,74 e 2,82 respectivamente.

13
6 - Conclusão

Neste estudo, percebe-se que os sistemas ERPs têm como diferencial a integração da
empresa, além das informações consolidadas e confiáveis em tempo real. O ERP se propõe a
uniformizar os processos de negócio da empresa e reduzir o retrabalho dos funcionários. A
integração dos dados possibilita uma base de dados única que aumenta a qualidade da
informação, além de reduzir custos, simplificar rotinas e aperfeiçoar os indicadores de gestão
da empresa.
Através deste estudo, foi observado que os sistemas ERPs mudam a forma de trabalho
e a cultura da organização. Segundo apurado na avaliação quantitativa, exposta na seção
anterior, os usuários identificam resultados benéficos no sistema, apesar de expressiva
dificuldade em se alcançar tal ponto. Conforme ressaltado em várias das fontes de literatura
consultadas como Colauto e Beuren (2003), Caldas e Wood (2001) e Nicolaou (2004), o
processo de implantação do ERP envolve usualmente transferência e conversão de bases de
dados, substituição de programas e alterações de funcionalidades, buscando adequar-se ao
padrão de trabalho da empresa.
O retorno que atesta os benefícios identificados pelos usuários pode ser apreciado
pelas altas médias de “facilidade” (questões 1 e 6), “produtividade” (questão 2), “utilidade”
(questões 4, 11 e 12) e “qualidade” (questão 3), todas com valores toleráveis ou considerados
baixos para a dispersão.
A implantação é um dos processos mais importantes e caros da migração de sistemas
legados para sistemas ERPs. Deve-se observar se a equipe está integrada e possui
conhecimento suficiente do negócio da empresa. Contar com consultores externos também é
uma excelente opção, já que esses consultores possuem grande experiência em implantações.
A implantação de sistemas ERPs em áreas de gestão hospitalar tem papel fundamental na
melhoria da qualidade de informação e em conseqüência no atendimento dos pacientes,
embora seja considerada, em adequação ao verificado na literatura, processo complexo e
intensivo em termos de trabalho.
A implantação de um ERP no Hospital Saúde apresentou benefícios consideráveis à
empresa, como evidenciam as respostas dos usuários no tocante à facilitação progressiva do
trabalho, noção de aprimoramento da qualidade na prestação de serviços e baixos impactos no
aprendizado. Ressalte-se que o aspecto mais negativo apontado pela pesquisa, o relativo à
agilidade na aplicação do sistema, deve-se também às considerações de ordem de suporte
pessoal e de infra-estrutura, fatos que prescrevem medidas para um plano de gerenciamento
tático de TI (itens de pessoas e dispositivos de rede, conectividade). Apesar da implantação
utilizada neste hospital ter pontos de falha, o resultado obtido é significativamente positivo.
Convém ressaltar que a opção por um fornecedor ERP específico em detrimento de
outros dois que participaram do processo seletivo não constitui uma recomendação genérica,
mas apenas uma indicação de que, no contexto específico do Hospital Saúde, tal ERP se
mostrou o mais adequado. Outros hospitais que queiram implantar ERP devem proceder seus
próprios processos de seleção de fornecedores, buscando identificar o sistema mais aderente
aos seus processos.
Em se tratando de um estudo de caso, as conclusões desse trabalho não podem ser
generalizadas. No entanto, acredita-se que o presente estudo possa atuar como um roteiro ou
uma experiência a ser compartilhada com outros hospitais que implantaram ou desejam
implantar ERPs. Adicionalmente, pretende-se que esse trabalho estimule outras instituições de
saúde a relatarem seus casos, visto que o acervo de casos de ERP é ainda pequeno no setor de
saúde quando comparado ao setor industrial. Espera-se que esse intercâmbio de experiências
contribua para acelerar o processo de informatização hospitalar no Brasil.

14
Conforme ilustrado pelo caso estudado, percebe-se que um sistema ERP na área de
gestão hospitalar agrega grande valor não só às tomadas de decisão, mas também à
operacionalização dos processos e ao atendimento dos pacientes. Esses benefícios somados
geram um grande resultado ao atendimento hospitalar, sendo os gestores, funcionários e
pacientes beneficiados por esta medida.

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Revista Brasileira de Gestão e Inovação – Brazilian Journal of Management & Innovation
v.2, n.3, Maio/Agosto – 2015
ISSN: 2319-0639

SISTEMA ERP: UM ESTUDO EXPLORATÓRIO NUMA EMPRESA DO SETOR


TÊXTIL DO AGRESTE PERNAMBUCANO
ERP SYSTEM: AN EXPLORATORY STUDY IN A COMPANY IN THE TEXTILE
SECTOR AGRESTE PERNAMBUCANO
Morgana Giorgia1*, Wanessa Soares Santos2
1
Universidade Federal de Pernambuco – UFPE - morgana_giorgia@hotmail.com
2
Instituto Federal de Pernambuco – IFPE - wanessa_ssantos@ymail.com

Resumo: O estudo de caso visa avaliar o cenário de um sistema ERP - Enterprise Resource
Planning numa empresa têxtil do Agreste de Pernambuco. Foram analisados a partir do estudo
quanto à: implantação, utilização e adaptação na organização. A metodologia utilizada foi
uma abordagem descritiva e qualitativa. O objetivo desse trabalho foi diagnosticar o cenário
atual da organização quanto à implantação, utilização e adaptação da ferramenta uma vez que
a mesma já possui e seu uso ainda mostra-se restrito em termos de integração de processos. A
partir dos dados coletados foi possível identificar alguns fatores críticos que inibem a
utilização e a adaptação do sistema como integração dos processos.

Palavras-chaves: ERP; implantação; utilização; adaptação.

Abstract: The case study aims to assess the scene of an ERP - Enterprise Resource Planning
a textile company in the Agreste of Pernambuco. They were analyzed from the study
regarding: implementation, use and adaptation in the organization. The methodology used was
a descriptive approach and qualitative. The aim of this study was to diagnose the current
situation of the organization and the implementation, use and adaptation tool since it already
has and their use still appears to be restricted in terms of integration processes. From the
collected data it was possible to identify some critical factors that inhibit the use and
adaptation of the system as integrating processes.

Keywords: ERP; implementation; use; adaptation.

Recebido: Maio/2015
Aprovado: Julho/2015

*
Contato principal para correspondência.
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ISSN: 2319-0639

1 INTRODUÇÃO

Devido à competitividade cada vez mais acirrada no mercado atual, com alguns
setores em baixa, empresas com grande visibilidade também tem sido alvo de reestruturação,
seja pela implantação de novos processos, seja pela implantação de modelo que exija um certo
nível de amadurecimento organizacional.
Nesse sentido, de forma geral as empresas têm tentado se adequar a recursos
avançados de Tecnologia da Informação - TI, buscando construir uma associação entre a
prática e a técnica de suas atividades.
O sistema ERP - Entreprise Resource Planning, faz essa ligação conjunta entre
funções e transação de vários processos de setores distintos da organização, presente entre
funções e entidades operacionais da organização (SANTOS, 2013).
A partir disso, a integração dos processos na organização, permite um diferencial às
empresas no seu ramo de atividade, especialmente o setor têxtil no agreste pernambucano, já
que grande parte dessas empresas exportam e importam matérias primas e produtos para
diversos locais, incluindo a China.
No entanto, implantar um sistema ERP requer análise dado que é um trabalho
complexo e difícil, apesar de todas os benefícios oferecidos pela ferramenta como: diminuir
custos, acelerar o processo organizacional, integração, padronização, entre outros. A depender
da característica da empresa a implantação pode ser vista como um processo onde consuma
muitos recursos financeiros, humanos e tecnológicos e julgue por isso, não viável.
Assim, este trabalho tem como objetivo avaliar o comportamento do ciclo de vida do
ERP a partir de um estudo de caso analisando a implantação; utilização; e adaptação desses
sistemas no cenário atual da organização.
Descrita a introdução, o artigo está estruturado da seguinte forma: (ii) mostra o
conteúdo do referencial: ERP, implantação e uso do sistema de gestão ERP, setor têxtil do
Agreste de Pernambuco, diagnóstico da organização quanto à percepção do ciclo de vida do
ERP; (iii) a metodologia aplicada ao artigo; (iv) cenário da organização; (v) considerações
finais e sugestão de melhorias; e a última parte, as referências.

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2. Fundamentação Teórica

2.1 ERP - Enterprise Resource Planning

Atualmente, as empresas tem apresentado cada vez mais conectividade seja de forma
externa ou interna. De acordo com Laudon e Laudon (2010), esse processo está
fundamentado na necessidade das empresas em interagir e compartilhar informações
utilizando os sistemas integrados, chamados ainda de sistemas de planejamento de recursos
empresariais - ERP; este compõe um dos módulos de software integrado que compartilham
um mesmo banco de dados, onde os dados são coletados a partir de diferentes módulos e dos
departamentos da organização, desde as áreas de manufatura, produção, vendas, marketing,
contabilidade, finanças e recursos humanos, conforme mostra a figura 1.
Na área de marketing e vendas, algumas operações são feitas como: relação de
pedidos, previsão de vendas, pedidos de devolução, alteração de preços; para o setor de
finanças, o sistema pode emitir relatórios de receitas, contas à receber, crédito ao cliente e
dinheiro em caixa; nas operações de manufatura e produção, dados de matéria prima,
programação da produção, capacidade da produção, datas de expedição e compras; além
disso, o setor de recursos humanos também é favorecido pelo sistema por gerar informações
sobre horas trabalhadas, custo do trabalho, mapeamento dos requisitos de cargos e funções.

Figura 1 - A funcionalidade dos sistemas integrados

Finanças

Marketing e RH - Recursos
Banco de
vendas Dados Humanos

Manufatura e
produção

Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2010)

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Os sistemas integrados de gestão são conhecidos pelo conjunto de execução, onde as


informações são integralizadas pelos seus processos envolvendo os vários departamentos:
controle de produção, logística, suprimentos, finanças, vendas, recursos humanos. Conforme
Santos (2013), em sistema ERP a integração visa a ligação dos vários setores da organização.
Esses sistemas tratam dos vários processos que ocorrem simultaneamente, de forma
automática, e on-line. Daí, a necessidade no mundo globalizado das empresas se adequarem
ao relacionamento do ERP para o auxílio da tomada de decisão (OLIVEIRA; RAMOS, 2002).
A implantação de um sistema ERP tem como objetivo, a padronização dos dados,
padronização dos processos, transformação e mudanças contínuas e planejadas da
organização. O ERP possibilita que um fluxo de informações que integrem toda a empresa
numa única base de dados. É uma ferramenta de melhoria de processos do negócio e não pelas
funções, permitindo um cenário global em tempo real desses processos (STAMFORD, 2000).
De acordo com Souza e Saccol (2008), esses sistemas possuem características que
quando tomadas em conjunto, é possível identificar sua diferença dos demais pacotes
comerciais. Dentre elas:
- trata de pacotes comerciais de software;

- incorporam modelos de processos de negócios (as chamadas best practices);

- são sistemas de informação integrados e utilizam um banco de dados corporativo;

- possuem grande abrangência funcional;

- requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada


empresa.

Esses sistemas são construídos de forma genérica de modo a atender a várias empresas
com diferentes gestões, mas que atenda às necessidades e incorporem os modelos de
processos de negócios (SOUZA, 2000).

2.2 Implantação e uso do sistema de gestão ERP

A empresa para implantar o sistema de gestão é necessário que haja um ajuste sobre os
processos e mudança organizacional.
Conforme citado por Souza (2000), com base na literatura sobre a mudança
organizacional, a inovação e difusão da tecnologia, desenvolvido por Kwon e Zmud (1987), e

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em seguida, foi proposto um modelo de implementação de TI onde foram propostos seis


etapas que passam pela: iniciação, adoção, adaptação, aceitação, rotinização e incorporação.
- na iniciação, ocorre um diagnóstico sobre os problemas da organização e as
possibilidades de inserção da TI na organização. Esse fase diz respeito à etapa de
início do modelo de ciclo de vida;

- na adoção, ocorre o processo de negociação com a empresa no que diz respeito aos
investimentos necessários;

- quanto a adaptação, os processos são revistos após a instalação de modo que os usuários
são treinados a fim de que estejam capacitados para atuar com novos procedimentos
organizacionais;

- durante a aceitação, os usuários são orientados ao uso do sistema nos processos


organizacionais;

- a rotinização, trata de um processo através do qual o uso da aplicação é feito como uma
atividade diária onde não só o setor de TI fica com a responsabilidade.

- incorporação, quando se pressupõe que através de um processo, obtêm-se a efetividade e


a eficiência almejadas pela organização.

A figura 2 ilustra como funciona o modelo inicial do ciclo de vida de sistema ERP,
desde o projeto de desenvolvimento até a sua utilização, de acordo com Souza e Zwicker
(2000), onde apresentam etapas da seleção e decisão, implementação e utilização desses
sistemas.
Figura 2 - Modelo inicial do ciclo de vida dos sistemas ERP

Fase n

Fase 2

Implementação Utilização
Decisão e Seleção Fase 1 Fase 1

Fase 2
Fase n

Fonte: Adaptado de Souza e Saccol (2008)

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A implementação de um sistema ERP trata de um processo pelo qual os módulos


disponíveis do sistema são colocados em funcionamento em uma organização (SOUZA e
SACCOL, 2008). Ainda de acordo com os autores, essa implementação permite a adaptação
dos processos de negócios, além da parametrização e uma possível customização do sistema,
além da disposição de hardwares e softwares, treinamento e suporte.
No entanto, essa fase torna-se crítica, por envolver alterações nos processos dessas
organizações, bem como nos departamentos e responsabilidades dos envolvidos. Por isso, é
preciso que a implementação do sistema esteja alinhada aos objetivos da organização. Lucas
(1985) essa etapa inclui que o pacote de sistema combine suas funcionalidades e requisitos.
A etapa de utilização do sistema faz parte das operações diárias da organização. De
acordo com Souza e Saccol (2008), nessa etapa, ocorre uma realimentação da implementação
com novas possibilidades e necessidades.
Já no processo de adaptação do sistema ERP, vai ocorrer a partir do uso e
implementação, sendo detectados processos ainda a serem desenvolvidos e customização com
o objetivo de adaptar às condições de leis e/ou da organização.
É importante destacar que ao implantar os sistemas ERP, as empresas esperam
retornos como: melhor e maior controle de suas atividades/processos, integração com seus
fornecedores, redução de custos, acesso à informações em tempo real, entre outros fatores. No
entanto, dentre as características apresentadas do sistema, outros fatores também devem ser
levados em consideração, entre benefícios e dificuldades. Estes são apresentados na tabela 1
em seguida.

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Tabela 1 - Benefícios e dificuldades dos sistemas ERP


Características Benefícios Dificuldades

- Redução de custos; - Dependência do fornecedor;


São pacotes comerciais - Foco na atividade prioritária da - Empresa não conhece o pacote de
organização; sistemas.
- Tecnologia atualizada.
- Mudança cultural dos processos;
- Redução de retrabalho; - Maior complexidade de gestão de
- Redução de mão de obra voltado à implantação;
São sistemas integrados integração de dados; - Maior dificuldade na atualização
- Maior controle sobre a operação da do sistema exigindo um acordo
empresa; entre os departamentos;
- Melhoria da qualidade da informação. - Maior complexidade de gestão da
implantação;
- Difunde conhecimento sobre best - Necessidade de adequação do
Usam modelos de processos practices; pacote à empresa;
- Facilita a reengenharia de processos; - Necessidade de alterar processos
- Processos são manipulados a partir de empresariais;
padrões. - Aumentam a resistência á
mudanças.
- Padronização de informações e conceitos; - Mudança cultural da visão de
- Eliminação quanto às discrepâncias de "dono da informação" para
informações de diferentes departamentos; "responsável pela informação";
Usam banco de dados - Melhoria na qualidade dessas - Mudança cultural para uma visão
corporativos informações; de disseminação de informações
- Acesso a informações em toda dos departamentos por toda a
organização. empresa;
- Alimenta resistência à mudança.
- Padronização de procedimentos; - Dependência de um único
Possuem grande - Redução de custos de treinamento; fornecedor;
abrangência funcional - Interação com um único fornecedor; - Se o sistema falhar, toda a
- Eliminação da manutenção de vários empresa pode parar.
sistemas.
Fonte: Adaptado de Souza e Saccol (2008)

2.3. Setor Têxtil do Agreste de Pernambuco


O mercado internacional têxtil e de confecções diferentemente do Brasil que é mais
competitivo em produtos à base de algodão, apresenta uma tendência de consumo de fibras
sintéticas e artificiais (SEBRAE, 2008).
De acordo com o Sebrae (2012), polo de confecção do agreste pernambucano, setor de
confecção ou arranjo produtivo local (APL), refere-se à concentração de produtores de roupas
ocupando o mesmo espaço atuando de forma coletiva, sejam como parceiros ou concorrentes.
Com o tempo, esse setor atraiu outros setores correlatos, formando um grande polo
favorecendo toda a cadeia produtiva contribuindo para o aumento da produtividades - e,
portanto, de competitividade da atividade principal (SEBRAE, 2012).

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Dentre os principais municípios de Pernambuco que compõem o polo têxtil do agreste


pernambucano com relação a maior proporção populacional demográfica, ou seja, aqueles que
com maior número de postos de trabalhos formais estão em Caruaru, Toritama e Santa Cruz
do Capibaribe, com registros em 2008 de 62,6%, 24,6% e 12,7% respectivamente , cita o
Dieese (2010) de acordo com dados da Relação Anual de Informações Sociais, RAIS - MTE,
2008, como mostra a tabela 3.3. No polo de confecções do agreste pernambucano nos
períodos entre 2006 e 2008, houve um crescimento de trabalho no setor têxtil de 21,2% com
relação ao crescimento anual de 11,9%, e Pernambuco 15,5% (DIEESE, 2010). Entre esses
municípios, Santa Cruz do Capibaribe apresentou maior alta desses postos de trabalho formais
nesse mesmo período, com 31,9% e em contrapartida, o município de Toritama com a maior
baixa com 4,0% (DIEESE, 2010).
Por se tratar de um setor que apesar do seu crescimento na economia, ainda é embrião
quanto aos investimentos em tecnologia da informação, justifica-se o estudo de um sistema de
integração, sob a perspectiva de melhoria dos seus processos.

3. Metodologia

O trabalho baseou-se, inicialmente, em uma pesquisa bibliográfica sobre os sistemas


ERP. Foi feita uma abordagem descritiva e qualitativa, isto é, "a informação coletada pelos
autores não está expressa em dados numéricos, ou ainda, as conclusões feitas são descritas de
forma generalizada" (VERGARA, 2003, p. 47). Foram coletadas informações acerca dos
conceitos, características, o porquê da utilização desse tipo de sistema, dentre eles: vantagens
e dificuldades de implantação.
A pesquisa foi realizada em periódicos, artigos científicos, teses e livros relacionados
ao tema em questão. Por se tratar de um estudo de caso, o segundo passo, foi coletar dados da
organização quanto à implantação nos setores, utilização e adaptação do sistema.
Especificamente, este trabalho tem como objetivo relatar como a empresa em estudo do setor
têxtil do agreste pernambucano que utiliza o sistema ERP, engloba seus processos e operações
de forma integrada.
Foi aplicado um questionário com 8 perguntas, definida pela escala de likert de cinco
pontos, sendo 5(concordo plenamente), 4(concordo), 3(neutro), 2(discordo), 1(discordo
completamente) a fim de obter respostas quanto a percepção dos indivíduos sobre o sistema
integrado ERP na organização.

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Quadro 1 - Perguntas sobre a implantação, utilização e adaptação do sistema ERP na empresa


Perguntas - decisão e seleção, implantação e utilização do sistema ERP na organização
Questões

1. Houve melhoria na qualidade e na precisão das informações disponíveis no sistema?

2. Ao implantar o sistema ERP, a integração trouxe mudanças no alinhamento das


características da organização?
3. Dada a intensa entrada de dados e de forma permanente entre os departamentos, houve
resistência por parte dos usuários quanto ao aumento de trabalho?
4. Para a utilização do sistema ERP foram feitos treinamentos adequados aos objetivos da
organização?
5. A implantação do sistema ERP foi decidida a partir de critérios como:

5.1 Direcionamento estratégico?

5.2 Mudanças na cultura organizacional?

5.3 Nível de interação entre as áreas e departamentos?

5.4 Integração dos processos?

5.5 Tempo de respostas quanto ao mercado?

5.6 Adequação com fornecedores?

5.7 Padronização das informações?

6. O sistema ERP gerou mudança continuada na organização?

7. Entre os benefícios de pacotes integrados, a implantação incluiu o posicionamento da


empresa na adoção de melhores práticas do negócio?
8. A implantação dos pacotes ERP's na empresa gerou resistências internas às mudanças
aos usuários?
Fonte: os autores

4. Cenário da organização

A empresa estudada do setor têxtil no agreste pernambucano trabalha com produção


de confecção e modelagem de peças, muito comum na região. No entanto, sua posição no
mercado é de destaque, uma vez que sua marca e produção atinge nível nacional. Além da
matriz possui ainda sete lojas filiais nas cidades de Caruaru (2), Toritama (1), Santa Cruz do
Capibaribe (2), Pão de Açúcar (1), Surubim (1) e em locais de visibilidade como polo de
compras.

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Está no mercado a mais de 16 anos. O número de funcionários de acordo com a


classificação do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE é de 100 a 499
funcionários, e sua faixa de faturamento bruto anual se encontra acima de R$ 3.000.000,01.
Porém, apesar do diferencial, o processo de tecnologia da informação não foi
difundido mesmo que necessário para os processos organizacionais. Os departamentos não
trabalham de forma integradas, e a comunicação entre eles ocorre de forma informal. A
produção não está pautada numa projeção com base nos dados levantados, e com isso, é feita
de acordo com a demanda, sem uma análise detalhada para fins estratégicos. Apesar da
empresa já possuir um sistema integrado ERP com módulos (compras, estoque, financeiro,
planejamento e produção, suprimentos e vendas), além de possuir uma estrutura de atividades
internas bem definidas, seus processos não estão mapeados e a implementação não foi
concluída com treinamentos.
Contanto, a pesquisa na organização teve por objetivo aprofundar o entendimento dos
processos de decisão e seleção, implementação e utilização dos sistemas ERP, buscando
identificar e analisar os aspectos-chaves envolvidos.

4.1 Diagnóstico da organização quanto à percepção do ciclo de vida do ERP

Foram analisadas as três etapas do ciclo de vida na organização em estudo: a


implementação, utilização e adaptação. Foi utilizado o resultado da pesquisa conduzida pelo
gestor da organização, responsável por todos os setores e por toda a tomada de decisão com
relação à inserção do sistema integrado. Foi possível avaliar a posição desse gestor a partir da
sua percepção, sobre os benefícios e desvantagens no sistema ERP no gerenciamento
organizacional. A tabela 2 mostram esses resultados.
Quanto à implantação do sistema, foi possível constatar que ainda há um
desalinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa. Isso porque, apesar
da necessidade em integrar os departamentos, na decisão de investir no sistema não houve a
priori um direcionamento estratégico, tenha vista que, para o sucesso dessa implantação é
necessário um planejamento que esteja de acordo com as metas da organização. É necessário
ainda, que haja uma articulação entre as áreas e à expectativa de mudanças na cultura
organizacional.
A seleção desse sistema depende de um diagnóstico prévio sobre a necessidade da
empresa em implantar o ERP. A depender do quanto a equipe esteja preparada, do tempo que

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levará essa implantação, e de todos os fatores que envolvem a estrutura, a operação desse
sistema, do quanto os usuários envolvidos estão adaptados, a cultura organizacional.
Quanto à utilização do sistema, por se tratar de um sistema complexo com várias
funcionalidades, o treinamento para cada integrante, usuário, é essencial no processo de
adequação à utilização do sistema. Sem o conhecimento da ferramenta, a etapa de
implementação do sistema fica comprometida, uma vez que esta, necessita da
complementação para o sucesso da integração.
Na etapa de adaptação, os resultados chamam atenção pela resistência por parte dos
usuários em utilizar a ferramenta. À medida que a empresa passa a utilizar o sistema,
inicialmente é necessário a disponibilidade de tempo para essa adequação, o que segundo as
respostas coletadas, mostram que esse processo é uma desvantagem no ciclo de vida do ERP
nessa organização.
Esse entrave gera a organização lentidão nos seus processos organizacionais, já que o
objetivo não é de apenas interligar sistemas, mas formar uma só organização a partir de suas
várias funções e na divisão adequada do trabalho atendendo isoladamente cada departamento.

Tabela 2 - Respostas sobre a implantação, utilização e adaptação do sistema ERP na empresa


1. Discordo 2. Concordo 3. Concordo 4. Discordo
RESPOSTAS plenamente plenamente
5.1 Discordo 5.2 Concordo 5.3 Concordo 5.4 Concordo 5.5 Concordo
plenamente plenamente
5.6 Concordo 5.7 Discordo 6. Concordo 7. Concordo 8. Concordo
plenamente
Fonte: os autores

5. Considerações finais e sugestões de melhoria

As empresas do setor têxtil do agreste pernambucano de forma geral, necessitam de


um sistema de integração onde além da comunicação dos módulos de implantação, ocorra
ainda o controle e o gerenciamento das atividades, a fim de que sejam conduzidas estratégias
para essas organizações.
O presente trabalho, no entanto, a partir do estudo de caso de uma empresa com
grande visibilidade no mercado em seu ramo de atividade, analisar a partir do ciclo de vida do
sistema ERP alguns fatores e critérios que podem influenciar no melhor desempenho da
implementação do sistema, favorecendo assim, a empresa em questão quanto à: padronização
dos processos, redução nos custos com informática, redução de retrabalho e inconsistências,
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redução de mão de obra, maior controle de operações na empresa, melhoria na qualidade da


informação, padronização de informações e conceitos, eliminação de discrepâncias entre
informações de diferentes departamentos, eliminação de manutenção de múltiplos sistemas,
padronização dos procedimentos, redução de custos de treinamentos, entre outros.
Dentre os problemas identificados no processo da organização associados à
implantação dos sistemas ERP, estão na necessidade da empresa adequar-se aos pacotes com
base no conhecimento do que ele possa oferecer nas atividades da organização; além disso,
alterar os processos organizacionais, mostrou a resistência dos usuários à mudanças. Outro
ponto, está na visão da organização quanto aos departamentos que trabalham ainda de forma
muito individualizada, prejudicando o processo de integração das informações de forma
continuada. A informação nos departamentos nesse caso, é vista como exclusividade, e não
como fonte para disseminação.
A partir desses dados levantados, e feito um pré-diagnóstico atual dessa organização,
busca-se mostrar ao gestor e aos envolvidos, que é preciso uma mudança de paradigmas e
metodologias de como fazer uso do sistema ERP. E que, apesar de já implementado, é
possível uma reestruturação dos processos a fim de que o ciclo seja direcionado a meta da
organização e de fato, estar pronta para novas operações, tornando-se cada vez mais
competitiva.
A pesquisa aqui projetada é parte de um estudo maior onde serão estudados esses
novos processos implementados e então fazer um confronto quanto à essas informações.

REFERÊNCIAS

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implementation. Em Critical issues in information systems research, editado por R. J.
Boland Jr. e R. A. Hirschheim. New York: John Willey e Sons.
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SEBRAE. Cadeia produtiva têxtil e de confecções - cenários econômicos e estudos setoriais.


Recife, 2008. P11-24
SEBRAE. Estudo econômico do arranjo produtivo local de confecção do agreste
pernambucano 2012. Recife, mai. 2013. P13-14.
SOUZA, Cesar Alexandre. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: Estudos de casos de
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Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, Departamento de Administração,
Universidade São Paulo, São Paulo, 2000.
SOUZA, Cesar; ZWICKER, Ronaldo. Ciclo de vida de sistemas ERP. Cadernos de pesquisa
em administração. São Paulo, FEA/SP, v. 1, nº11, p. 46-57, 1º trimestre 2000.
STAMFORD, P. P. ERP s: prepare-se para esta mudança. Artigo publicado pela KMPress.
Disponível em: <http://www.kmpress.com.br/>. Acesso em: 05 jan de 2014.
VERGARA, S. C. Projeto e relatórios de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas
Editora, 2003.

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