LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Sus contenidos

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y

normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los
procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente
actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las
tareas normalizadas. Además, regula la participación de los distintos sectores de una
organización, así como también de entes externos (usuarios, organismos de control,
proveedores, etc.). Su contenido está dirigido a precisar:
 ¿cómo se ejecutan los procesos y controles?;
 ¿quiénes son los encargados de efectuarlos?;
 ¿cuándo deben ser realizados?; y
 los soportes de información que intervienen, y cómo deben ser completados y
archivados.
Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las
siguientes:
 permite normalizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de
decisiones programadas;
 evita la superposición de tareas entre diferentes áreas de la organización;
 simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que cuando no están
normalizadas resultan confusas, voluminosas y, por lógica consecuencia,
costosas;
 simplifica el asesoramiento y la capacitación de nuevos empleados y practicantes
rentados de la organización;
 incrementa la motivación del empleado, ya que permite la detección de los
objetivos de la organización mediante el aporte de sus tareas;
 reduce la participación de los niveles altos de la jefatura, limitando su
participación a casos no habituales y dedicando más tiempo a la toma de
decisiones no programadas;
 evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las
tomadas por otro sector;
 refleja la evolución administrativa de la organización y el nivel de racionalización
alcanzado;
 agiliza las tareas de auditoría ya que, consultando los manuales, los auditores
podrán familiarizarse rápidamente con los procedimientos administrativos del
 área a auditar; y
 facilita el control de gestión y la detección de deficiencias en los procedimientos
administrativos.
No obstante las ventajas señaladas anteriormente, la realidad de la Administración
Pública Provincial nos indica que existen dos fuertes críticas a los manuales de
procedimientos administrativos. Muchos de los responsables de los organismos no
toman la decisión de encarar su elaboración por el esfuerzo y el costo que dicha
tarea implica; además justifican su elección diciendo que:
 los manuales no son en la práctica utilizados por el personal para el aprendizaje
y guía de las tareas que deben realizar; y
 los manuales se desactualizan rápidamente, lo que elimina de hecho todas sus
ventajas potenciales.
Al respecto es importante aclarar que ambas críticas están directamente
relacionadas con la forma de redacción e implementación de los manuales de
procedimientos administrativos y no son problemas propios de los manuales. A fin de
evitar estos problemas es importante tener en cuenta dos cuestiones
Los manuales no son instrumentos cuyos contenidos puedan ser absorbidos
“directamente” por el personal de línea como si fuera un simple instructivo. La
comprensión por parte del personal de los procedimientos normalizados en el
manual, supone una explicación de los mismos por gente capacitada que deberá
hacerse, en lo posible, directamente en la ejecución de los procedimientos reales.
Posteriormente a esta capacitación, recién se podrá dejar al personal el manual para
su utilización como elemento de consulta y actualización.
Resulta imprescindible especificar en el manual la fecha de confección y la de
actualización para desarrollar una labor orgánica de emisión de normas. Es
conveniente establecer una revisión anual, a fin de efectuar las modificaciones y
agregados que sean necesarios. Las instrucciones deben redactarse en forma
modular y con una extensión limitada, a fin de facilitar los posibles cambios, en caso
de modificarse la rutina. Si se completa esta técnica con un armado sobre la base de
hojas móviles (soporte en papel), se puede lograr una flexibilidad que supera de
manera significativa la habitual rigidez que tienen muchos manuales
inadecuadamente elaborados y que dificultan su utilización. Por otra parte, se puede
hacer uso de herramientas informáticas que agilizarían la actualización del mismo
(soporte magnético).

Técnicas y normas para su elaboración

Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un

manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente
conveniente, tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se
logra con su uso, tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM
34.551, que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de
procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
A. Identificación
En este apartado se incluyen los siguientes datos:
 nombre oficial de la dependencia;
 nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
 número de identificación del o de los procedimientos señalados;
 lugar y fecha de elaboración;
 responsables de su elaboración; y
 cantidad de ejemplares impresos.

B. Indice
Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del
documento y de los principales temas que comprende el manual.

C. Introducción
Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia
operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de
procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién
va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.

D. Objetivos del procedimiento

En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos
del procedimiento que se describirá en el manual.

E. Alcance del procedimiento

Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas
sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y
cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades
debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

F. Políticas y normas de operación

Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que
pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué
hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se
presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.

G. Instrucciones para el uso del manual

En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se
actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y
reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La
sección debe incluir los siguientes puntos:
 estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
 codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
 actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones,
modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y
cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

Cuerpo Principal

Normas de trámite
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos
administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
 momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
 responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;
 información requerida;
 medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o
procesamiento;
 decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible
aplicación; y
 controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.

Archivos utilizados; debe incluir:

 información a contener;
 método de clasificación de la información contenida;
 método de búsqueda de la información contenida;
 período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
 responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas
Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del
juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de
tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos
administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual
debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los
responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo
de impresos a utilizar.

Anexos varios
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de
los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual
de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los
términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.