Aprendiz: Jessica Escobar

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE OA 2

Estudio de Caso

Empresa: CONFECCIONES S.A

1) Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información
documentada ó montar los procedimientos operativos?

R// Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la constancia
documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por
ende su control también es posterior a dichos procedimientos.

Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de cómo debe ser la
documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para
estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen redactados todos los
procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se genera y por lo tanto, no se
puede completar los registros de control de documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir
corrigiendo a medida que se va redactando todos los procedimientos.

2) Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique

su respuesta.

R// Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar los
diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables
de cada una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones
de trabajo, Registros.

3) Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones

S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

R//
 INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y
utilización.
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:

Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado
previamente.
Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los
rasgos diferenciadores del mismo
Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado,
dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o
una combinación de estos.
Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo
aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o
actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas
determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables
entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea
realizar del procedimiento. Los instructivos, Se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar
algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de
actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos
para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo
diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que permitan
el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter
referencial
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades
desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la
revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se
 asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0,
2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de
Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades
que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos

estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la
intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica
de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo
establecido en el presente procedimiento.

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se
reflejan en la siguiente pirámide documental: