EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

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DATOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre de la Oficina:

Acto administrativo vigente que reglamenta y le fija funciones:

Documentos que tramita:

Realiza selección y descarte de documentos? SI ____ NO ____

UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Nombre del documento

2. Función a la que pertenece dicho tramite

3. Características externas de la unidad documental:

Papel Documento Simple
Electrónico Libro o expediente

4. ¿Qué documentos o anexos conforma esta unidad documental?

5. ¿Indique si la información descrita referente a los tipos documentales y sus anexos se encuentra
en medio electrónico y en qué tipo de formato? (PDF, DOC, XLS, PPT, PNG, JPG, GIF, HTML, XML)

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6. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

7. Ordenación

8. Tipo de unidad de conservación

Carpeta Folder
A-Z Legajo
Otros Cuál?:

9. Trámite
Original
Número de copias

10. La información contenida en esta unidad se halla registrada o

condensada en otra SI NO

¿En cuál o cuáles?

11. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

12. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

12.1 Diaria 12.2 Semanal 12.3 Mensual

12.4 Otra ¿Cuál?

13. ¿Por cuánto tiempo se conservan la unidad documental en el Archivo de gestión con base a
las normas que lo regulan y consulta de los mismos?

SI NO

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14. Esta información es de carácter confidencial

15. ¿Qué nivel de confidencialidad tiene la unidad documental?

Información pública clasificada.

Información pública reservada.

16. En el Archivo de gestión, la consultan:

16.1 La misma oficina

16.2 Otras Oficinas
16.3 Otras Entidades ¿Cuáles?
16.4 Personas Naturales ¿Cuáles? _________________________________________

17. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?

Central Histórico Otros ¿Cuáles?

18. ¿Con qué periodicidad se realizan?: _________________________________

19. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? SI ___ NO____
19.1. ¿Con qué frecuencia?

19.2. ¿Qué años?

20. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta

unidad documental?

21. OBSERVACIONES

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre:
Cargo:
Nombre responsable del
archivo:

Ciudad: Fecha DD MM AAAA

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INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA ENCUESTA

El estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada oficina productora de documentos. Este
instructivo comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental
producida por dicha oficina.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

1. Nombre de la Oficina: Debe colocarse el nombre de la oficina administrativa y oficina productora que
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

2. Acto administrativo que reglamente y define funciones. Debe especificarse el documento que le dio
origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).

3. Documentos que tramita. Se identificarán y anotarán las unidades documentales que se tramitan en la
oficina. Las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.

4. Realizan selección y descarte documental. Si ___ No ___. Se anotará sí o no de acuerdo a las labores
archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no
tengan valor administrativo ni histórico.

UNIDAD DOCUMENTAL

Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el ítem 3 de la primera
parte.

1. Nombre de la unidad documental. Se identificarán y anotarán la unidad documental que se tramita en

la oficina. La cual es el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
2. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora que
genera y/o custodia esta Unidad Documental.
3. Características externas de la unidad documental. Debe señalarse el tipo de soporte (papel /
electrónico) y el tipo de clase (simple / compleja) de la unidad documental.
4. ¿Qué documentos o anexos conforman esta unidad Documental? Esta información se debe registrar
cuando la serie y/o unidad documental sea de carácter compleja (Expediente) por tal motivo debe
registra cada tipo documental que se produjo en la tramitación del asunto.
5. ¿indique si la información descrita referente a los tipos documentales mencionados en el numeral
anterior se encuentra en medio electrónico y en qué tipo de formato (PDF, DOC, XLS, PPT, PNG, JPG,
GIF, HTML, XML)? Se debe describir el tipo de formato en el cual se encuentra contenida la
información.
6. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe
anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos,
reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica
se deriva de una costumbre o rutina institucional.
7. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a
la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación
cronológica, onomástica, numérica o alfa temática.
8. Tipo de unidad de conservación. Se debe registrar el tipo de unidad de conservación en la cual se
encuentra contenida los documentos (Carpeta / A-Z / Folder / Legajo / Otro)
9. Trámite. Original. Número de copias. Se deben tener en cuenta los procedimientos que describen
cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que
intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
10. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Si
____ No ____. Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en

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un libro radicado, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso

afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluido.
11. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las
oficinas que intervienen en la gestión documental.
12. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad Documental?: Diaria __ Semanal __ Mensual __ Anual
___ Otra ___ ¿Cuál? ___. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar
contemplada, citarla.
13. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece?
Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios
que tienen para hacerlo.

14. ¿Esta información es de carácter confidencial? Marque una de las siguiente opciones según sea el
caso Si___ No__
15. ¿Qué nivel de confidencialidad tiene la unidad documental? Maque la casilla correspondiente según
sea el caso, y Especifique él porque.
16. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan: Deben registrarse los usuarios internos
(administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los
fines de la consulta.

17. ¿Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo Histórico: El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o
del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

18. ¿Con qué periodicidad se realizan?: Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales
mencionadas efectuados internamente en la entidad. Es decir, de la oficina productora al archivo. Es
necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.

19. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental? Decir si o no, la frecuencia
y los años o periodos que más consulta.

20. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad
Documental?: Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso,
circulación y conservación de la Unidad Documental como paso y/o copias innecesarios, falta de
claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.

21. Observaciones: Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no
fueron contemplados en las preguntas anteriores.

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