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Método DRD: Organizando sua Agenda de

Forma Simples e Efetiva

Não há dúvida de que quanto maior a sua organização, melhor a


sua eficiência e Produtividade. Se você está desorganizado, você
sabe bem do que eu estou falando!
Quando você se encontra nesse tipo de situação, aposto que não
consegue encontrar os papéis importantes na sua mesa, não acha o
que está procurando no seu computador, chega atrasado em
reuniões ou outros compromissos, e não tem muita noção do que
precisará fazer amanhã ou na próxima semana.
Você sabe também que ter um sistema de agenda, que te permita
trabalhar de maneira eficaz, é essencial. Você sabe que ter um
sistema que lhe permita saber exatamente o que será feito a cada
dia da semana pode realmente salvar a sua pele.
Contudo, nós também sabemos que a teoria é diferente da prática,
não é mesmo? Muito provavelmente você já tentou ter uma
agenda, e anotar cada compromisso. Tentou uma, duas, três vezes,
mas com tantos compromissos e responsabilidades, é muito
complicado manter um sistema que você consiga confiar.
Portanto, hoje não estarei falando apenas de colocar suas tarefas
em uma agenda. Vamos falar hoje sobre o método DRD
(Descarregar, Reunir e Distribuir), uma estratégia simples, mas
extremamente eficaz para quem busca utilizar agenda, mas ainda
não sabe por onde começar.

O que é DRD e como ele funciona?


O método DRD foi elaborado pelo Gerônimo Theml, criador da
Academia da Produtividade, para servir como uma evolução de
uma agenda.

DRD – Descarregar
Assim como praticamente todos os métodos de organização, a
estratégia DRD começa descarregando todas as tarefas da semana
em algum documento, que pode ser um pedaço de papel, ou um
arquivo digital.
É importante aqui que sejam colocadas absolutamente todas as
tarefas que você executa durante a semana e que fazem parte da
sua rotina. Por exemplo, você pode colocar que precisa pagar as
contas, levar o cachorro para passear, ligar para os seus pais,
responder e-mails, verificar o WhatsApp, buscar as crianças na
escola, fazer as compras no mercado, cozinhar, etc.
Coloque absolutamente tudo que faz parte da sua semana. Caso
não tenha certeza de que colocou tudo, passe uma semana com
um caderninho, e anote absolutamente tudo o que você fez
durante o seu dia.
Ao final, é bem provável que você tenha dezenas, se não centenas
de tarefas que você executa todas as semanas.

DRD – Reunir
O próximo passo é reunir todas as tarefas que tenham alguma
similaridade em blocos de tarefas.
Por exemplo: Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter, LinkedIn
são todas redes sociais. Dessa forma, se você precisa verificar
cada uma dessas redes durante a semana, você pode agrupar todas
elas em apenas um bloco, que você chamará de “Bloco das Redes
Sociais”.
Da mesma forma, se você realiza diversas reuniões durante a
semana, que podem ser reuniões com seus parceiros de negócios,
ou com fornecedores, ou reuniões financeiras da empresa, então
você pode agrupar todas essas reuniões no que chamará de “Bloco
de Reuniões”.
De forma similar, se você precisa ligar para 10 potenciais clientes
durante a semana, e ainda ligar para seus fornecedores, então crie
um “Bloco de Ligações”. Se você precisa fazer compras no
mercado, ir na frutaria, e pagar as contas na lotérica, então crie o
bloco “Tarefas Feitas na Rua”.
Eu poderia ainda te dar diversos outros exemplos disso
funcionando, mas imagino que você já tenha conseguido pegar a
ideia de como o processo funciona. Dessa forma, busque não
complicar muito o processo e reúna os itens que exigem recursos
parecidos para serem executados.

DRD – Distribuir
Pronto, já chegamos no último passo do método. Simples, não é
mesmo?
Então, como última tarefa, precisamos distribuir nossos blocos de
tarefas nos turnos da semana. No livro “Produtividade para quem
quer tempo”, o Geronimo Theml explica que você pode distribuir
seus blocos de diferentes formas, dependendo da quantidade de
“turnos” que você possui no seu dia, e da quantidade de “dias”
que você passa executando suas tarefas.
A partir desses dois fatores, você construirá uma matriz, onde
distribuirá todas as suas tarefas.
Então, por exemplo, se você quer organizar sua manhã, tarde e
noite (3 turnos), nos 7 dias da semana, então você deve distribuir
seus blocos em uma matriz 7×3. De maneira similar, se você
gosta de organizar apenas a sua manhã e a sua tarde (2 turnos),
em cinco dias (deixando o sábado e domingo de lado), então você
terá uma matriz 5×2.
Não existe certo ou errado quando estamos definindo o tamanho
de nossa matriz, e isso até mesmo se altera ao longo da vida.
Existem anos em que você pode estar cheio de responsabilidades
e precisando de uma matriz 7×3, enquanto que em outros anos
uma matriz 6×2 já é o suficiente. Portanto, defina o tamanho de
sua matriz conforme a sua atual situação de trabalho.

Como distribuir os itens na matriz?


Bom, uma vez que você já tenha definido o tamanho de sua
matriz, chegou a hora de realmente colocarmos cada um dos
blocos dentro dela. Existem basicamente duas formas de fazermos
isso, e isso depende muito da sua personalidade.
De um lado, existem aquelas pessoas que gostam de estipular
quais tarefas serão feitas hora a hora, e para essas pessoas eu
recomendo que reorganizem as tarefas que possuem dentro de
cada bloco, colocando-as em ordem de acordo com o que devem
ser feitas. Em seguida, elas devem ser colocadas nessa ordem
dentro da matriz. Dessa forma, fica até mesmo mais fácil criar o
hábito de executar a mesma tarefa todas as semanas, sem precisar
consultar tantas vezes seu DRD.
Contudo, do outro lado, existem aquelas pessoas que são mais
soltas, e não gostam muito de uma organização rígida, com
tarefas estipuladas hora a hora para fazer. Para essas pessoas, é
recomendado que apenas coloquem suas tarefas dentro de cada
turno, sem se preocupar muito com os horários. Dessa forma, o
objetivo aqui é que você apenas conheça quais são os seus blocos
para cada turno do dia, permitindo que você trabalhe de maneira
mais focada em cada um dos seus afazeres.

Por que a metodologia funciona?


Uma vez que você tenha entendido como o método funciona, um
passo que eu acho extremamente valioso é você também
entender por que o método funciona?

A importância de descarregar
“Nossa cabeça foi feita para ter ideias e não para mantê-las” ~
David Allen
Dentre todas as práticas que existem dentro do estudo da
Produtividade Pessoal, eu penso que a mais utilizada e mais
difundida é a que devemos retirar da nossa cabeça todas as tarefas
que precisamos fazer, e passá-las para um documento que
possamos posteriormente revisar.
Essa é uma prática que você encontra em diversas metodologias
de organização, inclusive no Rapid Planning Method (RPM), ou
no Getting Things Done (GTD), ou Zen to Done (ZTD), ou ainda
o Método Action.
Todos eles se iniciam dessa mesma forma, e isso acontece
exatamente pelo mesmo motivo: nossa cabeça possui uma
quantidade limitada de itens que consegue processar por vez. Em
outras palavras, nossa cabeça possui uma memória operacional
limitada, que geralmente não consegue trabalhar com mais do que
4 a 6 itens de cada vez.
Dessa forma, se você precisa realizar 10 tarefas hoje, você
provavelmente não conseguirá pensar em todas essas tarefas de
uma única vez. Por esse motivo, fica muito mais fácil lembrar e
organizar as tarefas se elas estiverem em um documento a sua
frente.

A importância de reunir
De maneira similar ao item “Descarregar”, reunir suas tarefas em
blocos é extremamente importante pela forma com que nosso
cérebro comumente trabalha.
Então, por exemplo, você já deve ter reparado que a linguagem
que você utiliza ao falar no telefone é geralmente diferente da
linguagem que você utiliza ao mandar um e-mail para um colega
de trabalho. Da mesma forma, o pensamento que você precisa ter
em uma reunião é diferente da linha de pensamento que você
possui quando está fechado sozinho no seu escritório.
Isso acontece porque nosso cérebro aplica diferentes “regras” de
conduta dependendo do contexto onde estamos inseridos. Se
estamos sozinhos, nosso cérebro aplica um conjunto de regras que
talvez não sejam tão bem-vindas quando estamos com outras
pessoas. Se estamos em casa, aplicamos um conjunto de regras
diferentes de quando estamos na rua.
Esses conjuntos de regras foram construídos ao longo dos anos, e
comumente utilizamos diversos desses conjuntos em um único
dia. Contudo, a cada vez que precisamos alternar entre esses
modos de trabalho, nosso cérebro se desgasta, já que precisa ficar
buscando e rebuscando informações na memória, o que resulta na
perda da capacidade de você permanecer focado.
Então, quando agrupamos nossas tarefas em blocos, e executamos
cada tarefa sucessivamente, não precisamos ficar trocando entre
nossos diversos modos de trabalho, economizando uma energia
preciosa para nosso cérebro.
Dessa forma, é bem provável que você chegue ao final do dia
mantendo sua capacidade de foco, já que mesmo trabalhando
duro, você não desgastou seu cérebro alternando entre os diversos
conjuntos de regras existentes para cada contexto de trabalho.

A importância de distribuir
Por último, falta ainda discutirmos a importância de distribuirmos
nossos blocos de tarefas dentro de uma matriz. Existem aqui dois
benefícios principais que eu quero estar discutindo.
Então, em primeiro lugar, distribuir suas tarefas em uma matriz é
importante para que você ganhe clareza a respeito de como você
executará cada uma de suas tarefas na semana. Em outras
palavras, ao final do seu DRD, você poderá acordar na segunda-
feira sabendo exatamente como quer que seu dia passe. Você
saberá quais os itens que terão a sua atenção durante o dia, e
conseguirá se organizar de maneira muito mais precisa.
Em segundo lugar, distribuir suas tarefas é importante para que
você determine e saiba quando executará cada uma de suas
tarefas. De acordo com um estudo publicado em 2002, no British
Journal of Health Psychology, estabelecer dia e horário para
executar uma tarefa pode até mesmo dobrar as suas chances de
realmente executar o que está pretendendo fazer.
Isso sem falar na paz que você adquire ao saber que todas as suas
tarefas caberão na sua semana. De acordo com o Geronimo
Theml, quando seus alunos e clientes de coaching fazem seu
DRD pela primeira vez, surge a sensação de que tudo cabe, e que
com organização até sobra tempo na semana.

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