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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:

Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central


del Ministerio de Cultura

ESTUDIO DE PREINVERSIÓN A NIVEL DE PERFIL

“MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DEL


ARCHIVO CENTRAL- MINISTERIO DE CULTURA,
DISTRITO DE SAN BORJA, PROVINCIA Y
DEPARTAMENTO DE LIMA”.

Elaborado por:
Oficina de Gestión de Proyectos y la
Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Resumen Ejecutivo

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

A. Información general
El nombre del proyecto “Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y Departamento de Lima.”

El Archivo Central del Ministerio de Cultura se encuentra localizado en las


instalaciones del Ministerio de Cultura. El cual funciona actualmente en el sótano
del Museo de la Nación.
Región : Lima
Departamento: Lima
Provincia : Lima
Distrito : San Borja
Dirección : Avenida Javier Prado Este N° 2465

Ilustración 1: Macrolocalización del Archivo Central del Ministerio de Cultura

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Ilustración 2: Microlocalización del Archivo Central del Ministerio de Cultura

B. Planteamiento del proyecto


El objetivo central está definido como:

LOS USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA


RECIBEN SUFICIENTE Y ADECUADOS SERVICIOS.

Para el planteamiento de las alternativas de solución para el proyecto la Oficina de


Operaciones y Mantenimiento del Ministerio de Cultura (OPM-MC) como área
técnica analizó las posibles alternativas para la localización de los ambientes del
Archivo Central teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 La disponibilidad de espacios físicos (ambientes, locales y terrenos) y que sean


los adecuados para administración y repositorio del Archivo Central.

 La accesibilidad y cercanía de la Sede Central del Ministerio de Cultura a los


espacios físicos destinados para el Archivo Central.

En este sentido, de acuerdo los criterios para la selección de espacios físicos para
el funcionamiento del Archivo Central, la OPM-MC propuso 03 ambientes ubicados
en sótano del Ministerio de Cultura, los cuales serán mejorados y acondicionados
para su adecuado funcionamiento mediante las siguientes acciones:

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
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Resumen de la alternativa de Solución


Alternativas de
Acciones
Solución

Mejoramiento y construcción de ambientes +


Adquisición de suficientes y adecuados equipos
y/o mobiliario+ capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la gestión
Alternativa 01 archivística + Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la documentación
recuperada+ digitalización con valor legal +
implementación del sistema informático y
seguridad.

C. Determinación de la brecha oferta demanda


La determinación de la brecha Oferta demanda es el resultado de la oferta
optimizada menos la demanda en la situación con proyecto. Se tiene que la
brecha por cubrir es la totalidad como muestra el siguiente cuadro.

Proyección de la brecha Oferta Demanda de Servicios


Oferta
Demanda de
AÑO optimizada de
los servicios
servicios Balance
archivísticos
archivísticos
con PIP
sin PIP

2 2018 26,172 0 -26,172


3 2019 29,108 0 -29,108
4 2020 32,382 0 -32,382
5 2021 36,036 0 -36,036
6 2022 40,113 0 -40,113
7 2023 44,664 0 -44,664
8 2024 49,747 0 -49,747
9 2025 55,422 0 -55,422
10 2026 61,758 0 -61,758
11 2027 68,836 0 -68,836
TOTAL 444,238 0 -444,238
Fuente: Elaboración Oficina de Gestión de Proyectos

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D. Análisis técnico del PIP


Ante la ausencia de normativas especificas en materia de edificaciones para
ARCHIVOS tanto en el Reglamento Nacional de Edificaciones, se ha elaborado
este documento en base a las normas técnicas reglamentadas por el Archivo
General de la Nación y de acuerdo a referencias técnicas obtenidas de otros
archivos como las de Ministerio de Relaciones Exteriores y el Ministerio de
Energía y Minas; asimismo con el aporte participativo de los técnicos y directivos
de la Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria. Para ello se analizó
la ubicación de la UP y/o el proyecto, las tecnologías que pueden aplicarse y el
tamaño óptimo; aquellas asociadas a la gestión del riesgo de desastre, a los
posibles impactos ambientales. El detalle del análisis se presenta en anexos.

Síntesis del análisis técnico de las alternativas de solución


Alternativa de
Alternativa Técnica 01
solución 01
Localización Tecnología y tamaño
Comprende Intervención en un área total de 1,560 m2 , que comprende:
03 zonas
ubicadas en - Archivo 1 y Archivo 2 asignado, destinados para
Mejoramiento y el sótano del repositorios se implementará un sistema de ventilación y
construcción de Ministerio de contraincendios, mejoramiento de luminarias,
ambientes + Cultura. implementación de equipamiento y mobiliario e instalación
Adquisición de de estantería fija con un total de 376 cuerpos de 7 niveles,
suficientes y respectivamente.
adecuados - Archivo 3 dividido en área administrativa, área de trabajo,
equipos y/o área de servicios complementarios y repositorio 1 se
mobiliario+ realizará la construcción de ambientes en tabiquería
capacitación al drywall y tabiquería en vidrio templado; el mejoramiento
personal y nivelación de piso existente, adecuación de servicios
operativo en higiénicos, colocación de falso cielo raso, sistema de
nuevas ventilación y contraincendios, sistema de luminarias.
tecnologías para Asimismo comprende la Implementación de equipamiento
la gestión y mobiliario que incluye la instalación de 752 estantes
archivística + móviles de 7 niveles.
Realización de
los procesos Asimismo se realizará un programa que comprende 3 cursos
técnicos de capacitación, 01 diplomado y 01 maestría para 06
archivísticos de trabajadores del Archivo Central en gestión de archivos y
la documentación nuevas tecnologías archivísticas y finalmente 01
recuperada+ capacitación por parte del personal del Archivo Central a las
digitalización con Direcciones Desconcentradas de Cultura.
valor legal +
implementación Contratación de un servicio para la realización de los
del sistema procesos técnicos archivísticos de 892 ml de la
informático y documentación de valor histórico y permanente, así como la
seguridad. digitalización con valor legal de 7, 000,000 de imágenes.

Implementación de un sistema informático especializado


para gestión de archivos y un sistema de seguridad.

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Alternativa Técnica 02
Intervención en un área total de 1,560 m2 , que comprende:

- Archivo 1 y Archivo 2 asignado, destinados para


repositorios se implementará un sistema de ventilación y
contraincendios, mejoramiento de luminarias,
implementación de equipamiento y mobiliario e instalación
de estantería fija con un total de 376 cuerpos de 7 niveles,
respectivamente.

- Archivo 3 dividido en área administrativa, área de trabajo,


área de servicios complementarios y repositorio 1 se
realizará la construcción de ambientes en tabiquería de
ladrillo de sogas y tabiquería en vidrio templado; el
mejoramiento y nivelación de piso existente, adecuación
Comprende
de servicios higiénicos, colocación de falso cielo raso,
03 zonas
sistema de ventilación y contraincendios, sistema de
ubicadas en
luminarias. Asimismo comprende la Implementación de
el sótano del
equipamiento y mobiliario que incluye la instalación de 752
Ministerio de
estantes móviles de 7 niveles.
Cultura con
un área total
Asimismo se realizará un programa que comprende 3 cursos
de 1,560 m2
de capacitación, 01 diplomado y 01 maestría para 06
trabajadores del Archivo Central en gestión de archivos y
nuevas tecnologías archivísticas y finalmente 01
capacitación por parte del personal del Archivo Central a las
Direcciones Desconcentradas de Cultura.

Contratación de un servicio para la realización de los


procesos técnicos archivísticos de 892 ml de la
documentación de valor histórico y permanente, así como la
digitalización con valor legal de 7, 000,000 de imágenes.

Implementación de un sistema informático especializado


para gestión de archivos y un sistema de seguridad.

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E. Costos del PIP

Alternativa Técnica N°01


Precio de Precio
ACTIVIDAD
Mercado Social
Estudio definitivo y/o expediente
110,000 93,500
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y 1,265,292 856,104
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
1,779,838 1,512,862
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la 91,200 77,520
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la 215,218 182,935
documentación recuperada
Digitalización con valor legal 1,498,980 1,274,133
Implementación del sistema
257,323 218,725
informático y de seguridad.
Supervisión 225,354 191,551
TOTAL 5,443,205 4,407,330

Alternativa Técnica N°02


Precio de Precio
ACTIVIDAD
Mercado Social
Estudio definitivo y/o expediente
110,000 93,500
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería de
1,373,483 930,310
ladrillo de soga y tabiquería en
vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
1,779,838 1,512,862
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la 91,200 77,520
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la 215,218 182,935
documentación recuperada
Digitalización con valor legal 1,498,980 1,274,133

Implementación del sistema


257,323 218,725
informático y de seguridad.
Supervisión 225,354 191,551
TOTAL 5,551,396 4,481,535

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Costos incrementales:
Alternativa Técnica 01
SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN (A+B-C)
INVERSIÓN CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM TOTAL (B)
0 2,144,785 2,144,785
1 2,369,694 2,369,694
2 928,726 167,432 18,000 185,432 0 0 0 1,114,158
3 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
4 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
5 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
6 272,160 180,352 33,000 485,512 0 0 0 485,512
7 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
8 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
9 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
10 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
11 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352

Los costos reposición de equipamiento en general del proyecto se ha proyectado para


el año 6 por un monto de 272,160 nuevos soles para la alternativa 1.
Alternativa Técnica 02
SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN (A+B-C)
INVERSIÓN CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM TOTAL (B)
0 2,252,976 2,252,976
1 2,369,694 2,369,694
2 928,726 167,432 18,000 185,432 0 0 0 1,114,158
3 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
4 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
5 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
6 277,570 180,352 33,000 490,922 0 0 0 490,922
7 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
8 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
9 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
10 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
11 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352

Los costos reposición de equipamiento en general del proyecto se ha proyectado para


el año 6 por un monto de 277,570 nuevos soles para la alternativa 2.

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F. Evaluación Social

Alternativa Técnica N°01


SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN N° servicios
(A+B-C)
INVERSI TOTAL CO CM CT ( C)
ÓN (A) CR CO CM
(B)
0 2,027,372 2,027,372
1 1,630,712 1,630,712
2 749,246 151,497 16,164 167,661 0 0 0 916,907 26,172
3 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 29,108
4 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 32,382
5 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 36,036
6 231,336 162,479 28,914 422,729 0 0 0 422,729 40,113
7 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 44,664
8 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 49,747
9 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 55,422
10 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 61,758
11 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 68,836
S/.
VACS (9%) 5,398,904

N° servicios 444,238
Índice Costo
Eficacia 12.15
Alternativa Técnica N°02
SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI N°
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN
(A+B-C) Servicios
INVERSIÓN TOTAL CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM
(B)
0 2,106,322 2,106,322
1 1,658,168 1,658,168
2 717,046 151,497 16,164 167,661 0 0 0 884,707 26,172
3 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 29,108
4 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 32,382
5 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 36,036
6 235,934 162,479 28,914 427,328 0 0 0 427,328 40,113
7 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 44,664
8 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 49,747
9 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 55,422
10 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 61,758
11 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 68,836
S/.
VACS (9%)
5,478,682
N° servicios 444,238
Índice Costo
Eficacia 12.33
Podemos observar que la alternativa técnica 1 tiene un indicador costo efectividad
menor que la alternativa técnica 2.

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F. Sostenibilidad del PIP


Esperados a lo largo de su horizonte de evaluación, en ese intento los
involucrados y beneficiarios juegan un rol importante para el cumplimiento del
objetivo del proyecto.

En tal sentido puede observarse que el presente proyecto es sostenible por las
siguientes razones:

Capacidad de Gestión

El Ministerio de Cultura cuenta con la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión


Documentaria, que cuenta con los técnicos conocedores de la gestión
documentaria; con lo cual se garantiza la adecuada implementación del proyecto
y su correcta operatividad en el horizonte planeado.

Financiamiento de los Costos de Operación y Mantenimiento.

Los costos de inversión, serán financiados con recursos del estado, para lo cual
el Ministerio de cultura y el MEF deberán analizar las fuentes de financiamiento
para las inversiones anuales.

Los costos de operación y mantenimiento incrementales, producto de


implementar el proyecto, serán financiados por la fuente de financiamiento de
recursos directamente recaudados provenientes de las tarifas por los servicios
ofrecidos a los usuarios externos y recursos ordinarios gestionados por la Oficina
de Atención al Público y Gestión Documentaria. Siendo dentro de estos
compromisos la gestión para la contratación de 02 operarios bajo la modalidad
de CAS.

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Costos de operación y mantenimiento con PIP ( en el año 2)


Costo
Rubro Cantidad Meses Costo anual
mensual

1. Costos de operación 167,432


1.1. Personal 153,000
Coordinadora del archivo
central 3,500 1 12 42,000
Técnico 3,500 2 12 84,000
Practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 800 1 12 9,600
1.3. Servicios 4,832
Servicios de agua potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 80 1 12 960
Servicio de telefonía 60 1 12 720
Otros servicios 120 1 12 1,440
Viáticos 320 1 4 1,280

2. Costos de Mantenimiento 18,000


2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 150 1 12 1,800
2.3 Servicios 300 1 6 1,800
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 185,432

Costos de operación y mantenimiento con PIP ( año 3 al año 11)


Costo
Rubro Costo mensual Cantidad Meses
anual
1. Costos de
operación 180,352
1.1. Personal 153,000
Coordinadora del
archivo central 3,500 1 12 42,000
Técnico 3,500 2 12 84,000
practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 1,500 1 12 18,000
1.3. Servicios 9,352
Servicios de agua
potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 170 1 12 2,040
Servicio de telefonía 120 1 12 1,440
Otros servicios 240 1 12 2,880
Viáticos 320 2 4 2,560
2. Costos de
Mantenimiento 33,000
2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 800 1 12 9,600
2.3 Servicios 1,500 1 6 9,000
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 213,352

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G. Impacto Ambiental
El proyecto no se encuentra dentro de la Primera Actualización del Listado de
Inclusión de los Proyectos de Inversión sujetos al Sistema Nacional de
Evaluación de Impacto Ambiental-SEIA-Resolución Ministerial N° 157-2011-
MINAM, Asimismo se estima que el proyecto no genera impactos ambientales
negativos significativos, motivo por el cual está fuera del Sistema Nacional de
Evaluación de Impacto Ambiental, que involucra la calificación ambiental previa
a su declaración de viabilidad.

Como efecto principal de la etapa constructiva se han identificado como posibles


efectos generados los siguientes:

Efectos generados
FACTORES ACCIONES QUE IMPACTOS
AMBIENTALES IMPACTAN AL MEDIO PROVOCADOS
AFECTADOS AMBIENTE
Desmontaje y
Demoliciones
Nivel de Ruido Construcciones. Contaminación acústica
Instalaciones Sanitarias,
Eléctricas, Ventilación y
Contra Incendio
Desmontaje y
Demoliciones Aumento del nivel de
Construcciones. polvo, lo que implica menor
Nivel de Polvo
Instalaciones Sanitarias, visibilidad y contaminación
Eléctricas, Ventilación y atmosférica en general.
Contra Incendio
Aumenta la calidad de vida
de las personas
Construcciones dependientes directas o
Calidad de Vida
- indirectamente del
proyecto

Empleo de materiales tipo Generación de olores


Olores Molestos molestos.
pegamento, pintura, etc.
Incremento Temporal de la
Empleo Eventual Generación de empleo Población
económicamente activa

Una vez identificadas las acciones y los factores del medio que,
presumiblemente, serán impactados por aquéllas, se puede valorar y ponderar
las acciones que se pueden reducir o evitar de acuerdo a los Límites permisibles
establecido por la Normativa vigente.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

En la etapa constructiva los efectos de ruido, polvo y generación de olores


molestos principalmente afectaran a los trabajadores eventuales de la obra civil
que estarán dentro de la zona de trabajo. Los mismos que dentro del plan de
seguridad deberán contar con los implementos de seguridad establecidos por la
Norma Técnica G 050 Seguridad en Obra. Salvaguardando siempre su salud y
calidad de vida dentro del ambiente de trabajo.

El área de trabajo será cerrada señalizada, con acceso exclusivo de personal


autorizado y con las medidas de seguridad requeridas en Obra a fin de evitar
incidentes e inhalaciones y aspiraciones de polvo y/o gases u malos olores.

En base a estas consideraciones; se puede determinar las medidas y acciones


correctivas necesarias para considerar durante la etapa constructiva del
proyecto, las mismas que se desarrolla a continuación en el Capítulo V del
presente.

MEDIDAS Y ACCIONES CORRECTIVAS


Se prevé las siguientes medidas correctivas; de acuerdo a la ubicación y
envergadura del proyecto. Estableceremos, a continuación, una relación de
medidas correctoras que traten de minimizar el impacto que producirá el PIP.

Acciones y Medidas Correctivas


ACCIONES DESCRIPCIÓN ACCIONES
CORRECTIVAS

Disminuir levantamiento Control de Niveles de


de polvo y la Emisión de Ruido – Aislamiento del
Demoliciones y ruidos. área de trabajo
Desmontaje Riego en áreas permitidas
Uso de EPP´s por parte de
los obreros.

Disminuir levantamiento Control de Niveles de


de polvo y la Emisión de Ruido
Eliminación de Material ruidos. Selección de Riego en áreas permitidas
Excedente material excedente y Uso de EPP´s por parte de
reciclaje. los obreros.

Disminuir la Emisión de Control de Niveles de


Instalación de Pisos de ruidos, disminuir la emisión Ruido
concreto y piso laminado de polvo. Uso de EPP´s por parte de
los obreros.

Instalación de Disminuir la emisión de Uso de EPP´s por parte de


Tabiquerías, puertas y polvo. los obreros.
ventanas.
Tarrajeo , Enchapes,

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Pintura y acabados
finales
Disminuir la emisión de Control de niveles de ruido
Instalación de Sistema ruidos. Uso de EPP´s por parte de
de Ventilación y contra Disminuir la emisión de los obreros.
incendios gases propios de la
soldadura; etc.

PROGRAMA DE VIGILANCIA AMBIENTAL

Lo que se busca con esto es el cumplimiento de lo planteado como acciones


correctivas; a través de mecanismos de verificación, tales como:
1. Verificación del área de trabajo, así como del buen funcionamiento de las medidas
correctoras propuestas.
2. Medida de los impactos residuales sobre los que no se pueden acometer medidas
correctoras.
3. Control de la posible aparición de nuevos impactos, que no se han tenido
encuentra en el presente EIA. Para lo cual se elaborará en obra un plan de
contingencia contemplado en el presupuesto.

El Programa de Vigilancia Ambiental irá encaminado, en nuestro caso, a la revisión


y control de la Ejecución de la Acciones correctivas durante la etapa constructiva y
de equipamiento. Así los elementos a controlar se han proyectado de la siguiente
forma:

Presupuesto – Costo Directo Programa de Manejo Ambiental

Precio
Descripción Und. Metrado Parcial S/.
S/.
CONTROL DE GENERACION mes 4.00 350.00 1,400.00
DE RUIDO
CONTROL DE GENERACION mes 4.00 500.00 2,000.00
DE GASES Y/O POLVO
PROGRAMA DE MANEJO Y glb 1.00 3,000.00 3,000.00
ADECUACION AMBIENTAL
PLAN DE CONTINGENCIA glb 1.00 2,500.00 2,500.00
SEGURIDAD, SALUD Y glb 1.00 10,500.00 10,500.00
MEDIO AMBIENTE EN OBRA
MITIGACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL (CD) 19,400.00

El presupuesto de manejo ambiental se encuentra como parte del presupuesto de la


componente mejoramiento de ambientes.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

H. Gestión del Proyecto


La administración de archivos es un conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, organización, dirección y control de los recursos:
físicos, ´técnicos, tecnológicos, financieros y humanos, para la eficiente gestión
de los servicios.
La modalidad de ejecución del proyecto será por administración indirecta –
contrata el componente de infraestructura (obra), mientras que por
administración directa se realizará los componentes de capacitación al personal
operativo en nuevas tecnologías para la gestión archivística, la realización de los
procesos técnicos archivísticos de la documentación recuperada y digitalización
con valor legal e implementación del sistema informático y de seguridad.

16
Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Plan de implementación de metas físicas

Año0 Año1 Año2


Actividad Unidad Cantidad I II I II I II
Semestre Semestre Semestre Semestre Semestre Semestre
Estudio definitivo y/o expediente
Documento 6 1 3 2
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y m2 1,560 1,560
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
Porcentaje 100 30 40 30
mobiliario
Capacitación al personal operativo en
nuevas tecnologías para la gestión Acciones 6 2 1 1 1 1
archivística
Realización de los procesos técnicos
archivísticos de la documentación ml 892 357 535
recuperada
Digitalización con valor legal Imagen 7,000,000 1,500,000 1,500,000 2,000,000 2,000,000
Implementación del sistema informático
Porcentaje 100 100
y de seguridad.
Supervisión Porcentaje 100 38 26 18 9 9

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Plan de implementación de metas financieras

Año0 Año1 Año2


Actividad II II Costo
I Semestre II Semestre I Semestre I Semestre
Semestre Semestre
Estudio definitivo y/o expediente
66,000 26,000 18,000 0 0 0 110,000
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y 0 1,265,292 0 0 0 0 1,265,292
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
0 533,951 711,935 533,952 0 0 1,779,838
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la 0 23,712 16,416 17,328 16,416 17,328 91,200
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la 0 144,196 71,022 0 0 0 215,218
documentación recuperada
Digitalización con valor legal 0 0 299,796 344,766 419,714 434,704 1,498,980
Implementación del sistema
0 0 257,323 0 0 0 257,323
informático y de seguridad.
Supervisión 85,634 58,592 40,564 20,282 20,282 225,354
Total anual 66,000 2,078,785 1,433,084 936,610 456,412 472,314 5,443,205

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del Ministerio de Cultura

I. Marco Lógico

MEDIOS DE
OBJETIVOS INDICADORES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN

Mayor nivel de satisfacción y Mantenimiento de la


confianza de la población a A finales del 2027 se contará con un Encuesta y/o política de dinamizar
FIN los servicios del archivo total de 444,238 servicios entrevista a los y optimizar los
central del Ministerio de satisfactorios y confiables. beneficiarios. servicios de atención
Cultura. al ciudadano.

Se cuenta con los


Los usuarios del Archivo
26,172 usuarios reciben suficientes y Encuesta y/o recursos financieros
Central del Ministerio de
PROPÓSITO adecuados servicios archivísticos para entrevista a los y logísticos para la
Cultura reciben suficientes y
el año 2018. beneficiarios. ejecución del
adecuados servicios.
proyecto.

Mejoramiento de ambientes En el segundo semestre del 2016 se


y construcción en tabiquería tiene ambientes mejorados y
drywall y tabiquería en construidos con un área de 1,560 m2
vidrio templado.
Durante el segundo semestre del año
2016 y el año 2017 se implementará
Implementación de de equipamiento y mobiliario e
equipamiento y mobiliario instalación 752 estantes móviles y 376
estantes fijos.

Durante el segundo semestre del año


Capacitación al personal 2016 y el año 2017 y 2018 se
operativo en nuevas capacitará a personal operativo en
tecnologías para la gestión cursos de tecnologías para la gestión Se cuenta con los
archivística archivística. Cuaderno de obra. recursos financieros
COMPONENTE y logísticos para la
Acta de recepción ejecución del
Durante el segundo semestre del año
del proyecto. proyecto.
2016 y el año 2017 se contratará un
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la servicio para la realización de los
documentación recuperada procesos técnicos archivísticos de 892
ml de la documentación recuperada.

En año 2018 y 2019 se digitalizará 7,


Digitalización con valor
legal 000,000 de imágenes con valor lega

En el I Semestre del 2017 se


Implementará de un sistema
Implementación del sistema informático especializado para gestión
informático y de seguridad. de archivos y un sistema de
seguridad.

Elaboración de estudios 06 documentos de estudios definitivos


Informe de
definitivos por un monto de S/. 110,000.
supervisión del
ACTIVIDADES proyecto.
Mejoramiento de ambientes 1,560 m2 de ambientes mejorados y
y construcción en tabiquería construidos por un monto de S/.1,
drywall y tabiquería en 265,292.
vidrio templado.

19
Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Equipamiento y mobiliario e instalación


Implementación de 752 estantes móviles y 376 estantes
equipamiento y mobiliario fijos por un monto de S/. 1,779,838.

Capacitación al personal 06 cursos de capacitación de Se cuenta con los


operativo en nuevas tecnologías para la gestión archivística profesionales,
tecnologías para la gestión Reporte de las especialistas y
por un monto de S/. 91,200.
archivística valorizaciones del materiales idóneos
Procesos técnicos archivísticos de 892 proyecto. en el mercado para
Realización de los procesos Seguimiento físico
técnicos archivísticos de la ml de la documentación recuperada, y financiero del
la ejecución del
documentación recuperada por un monto de S/. 215,219. proyecto.
proyecto.
7, 000,000 imágenes Digitalizadas con Verificación en
Digitalización con valor valor legal, por un monto de S/. campo.
legal 1,498,980.

Implementación de un sistema
informático especializado para gestión
Implementación del sistema
informático y de seguridad. de archivos y un sistema de seguridad
por un monto de S/. 257,323.

Supervisión por un monto de S/.225,


Supervisión
354.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
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Capítulo I. Aspectos
Generales

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del Ministerio de Cultura

1.1 Nombre del proyecto y localización


1.1.1 Nombre del proyecto

Objeto de la Localización de la
Naturaleza de Nombre del proyecto
intervención intervención
intervención (A) (A + B + C)
(B) (C)
Mejoramiento de los
Ministerio de Cultura,
Servicios del Archivo
Distrito de San Borja,
Servicios del Central- Ministerio de
Mejoramiento Provincia y
Archivo Central Cultura, Distrito de San
Departamento de
Borja, Provincia y
Lima.
Departamento de Lima.

1.1.2 Localización del proyecto


El Archivo Central del Ministerio de Cultura se encuentra localizado en las instalaciones
del Ministerio de Cultura. El cual funciona actualmente en el sótano del Museo de la
Nación.
Región : Lima
Departamento: Lima
Provincia : Lima
Distrito : San Borja
Dirección : Avenida Javier Prado Este N° 2465

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Ilustración 1: Macrolocalización del Archivo Central del Ministerio de Cultura

Ilustración 2: Microlocalización del Archivo Central del Ministerio de Cultura

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

1.2 Institucionalidad
1.2.1 La Unidad Formuladora (UF)

Sector Cultura

Pliego 003 Ministerio de Cultura


Nombre Oficina de Gestión de Proyectos
Persona Responsable UF Rosio Gonzales Díaz
Teléfono (01) 6189393 Anexo 2560
Correo electrónico rgonzales@cultura.gob.pe
Persona Responsable de la Nereya Carolina Díaz
1.2.2Formulación del PIP (UE)
La Unidad Ejecutora

Sector Cultura
Pliego Ministerio de Cultura
Nombre Oficina General de Administración
Persona Responsable de la Unidad Irene Suarez Quiroz
Ejecutora
Teléfono (01) 6189393 Anexo 2376
Correo electrónico isuarez@cultura.gob.pe

1.2.3 El Área Técnica (AT) designada

Sector: Cultura
Pliego: Ministerio de Cultura
Nombre: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria
Persona Responsable del Ana María Salazar Laguna
Órgano:Técnico
Teléfono (01) 6189393 Anexo 2205
Correo electrónico asalazarl@cultura.gob.pe

1.2.4 El operador

Sector Cultura
Pliego Ministerio de Cultura
Nombre Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria
Persona Responsable del Órgano Ana María Salazar Laguna
Técnico
Teléfono (01) 6189393 Anexo 2205
Correo electrónico asalazarl@cultura.gob.pe

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

1.3 Marco de referencia


1.3.1 Antecedentes e hitos relevantes del proyecto
 La Unidad de Archivo Central fue creada mediante la Resolución Directoral
Nacional Nº 348/INC de fecha 26 de mayo del 2003, con la finalidad de
organizar la documentación producida por la Casa de la Cultura y el Instituto
Nacional de Cultura.

 El 24/04/2009 se aprueba y declara viable a nivel de perfil el PIP “Mejoramiento


del Sótano del Museo Postal y Filatélico del Perú para uso del Archivo Central
del Instituto Nacional de Cultura”, código 112988. Dicho proyecto a la fecha se
encuentra inactivo.

 Con la creación del Ministerio de Cultura, el 21 de julio de 2010 mediante Ley


Nº 29565, el cual tiene sus orígenes en lo que fue el Instituto Nacional de
Cultural INC, y que tiene como sede el Museo de la Nación, se consideró
pertinente que el Archivo Central funcione dentro de los ambientes de este
Ministerio; tal como venía funcionando el Archivo Central del Instituto Nacional
de Cultura.

 El 01 de octubre del 2010 tras la creación del Ministerio de Cultura y la


absorción del INC la Unidad de Archivo Central se ubicó en la Oficina de
Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, el cual depende de la
Secretaría General.

 Mediante Resolución Ministerial N° 076-2012-MC (6 de marzo de 2012), se


aprueba el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivo
(OAA) para el año 2012, donde la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria plantea facilitar el registro de las series documentales, el
cumplimiento de los valores y los plazos de retención en los diferentes niveles
de archivo (Archivos de Gestión, Archivos Periférico y/o Desconcentrados) para
su posterior transferencia al Archivo Central del Ministerio de Cultura.

 Mediante el Oficio N° 170-2012-AGN/J (03 de abril de 2012), el Archivo General


de la Nación remite el Informe N° 014-2012-AGN-DNDAAI-DNA/LDA (19 de
marzo de 2012) sobre la visita de asesoramiento realizada al Archivo Central
del Ministerio de Cultura recomendado la adopción de ciertas medidas a fin de
evitar incurrir en infracciones reguladas por el Reglamento de aplicación de
Sanciones Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio
Documental Archivístico y Cultural de la Nación, así mismo, les solicita a las
autoridades, tomen medidas urgentes acerca del local del Archivo Central,
evaluando su capacidad para continuar recibiendo documentación que seguirá
produciendo como resultado de sus funciones; todo esto con la finalidad de
garantizar el incremento, conservación y servicio del Patrimonio Documental de
la Institución. Recomiendan también que se deba equipar y acondicionar con
cantidad suficiente la estantería metálica, asegurando dicha estantería al piso
y a la pared según sea el caso, a fin de brindar mayor seguridad. Se deberá

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

instalar extractores de aire, aspiradoras, extintores de polvo químico seco,


todos necesarios para la conservación y protección de la documentación.

 A través del Informe N° 057-2012-CAC-OACGD/MC (26 abril de 2012), la


Coordinadora del Archivo Central emite respuesta y comentarios al Informe
remitido por el Archivo General de la Nación, mostrando la adopción de
medidas consideradas en el Reglamento de aplicación de Sanciones
Administrativas por infracciones en contra del patrimonio documental
archivístico y cultural de la Nación.

 Mediante Informe N° 067-2012 –CAC –OACGD/MC (08 mayo de 2012), se


emite el Informe Situacional del Archivo Central del Ministerio de Cultura, en los
aspectos de normativa archivística institucional, recurso logístico, personal,
actividades pendientes y plantea recomendaciones a las autoridades del
Ministerio de Cultura referente al local e infraestructura del Archivo Central.

1.3.2 Compatibilidad del proyecto con lineamientos y planes

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Cuadro N° 01: Matriz de consistencia de un PIP

Instrumentos de
Categoría Lineamientos de política Principales medidas vinculadas al PIP
gestión
Objetivo General N°6.- Fortalecimiento de la
Gestión Institucional.

- Objetivo Especifico 6.2.- Diseñar e


implementar Herramientas de Gestión del  A.E.6.2.2.- Integrar los sistemas de
Plan Estratégico Sector Cultura. información del Sector Cultura.
Sectorial Multianual Busca que los instrumentos de gestión
LINEAMIENTOS DE POLÍTICA SECTORIAL

2012-2016 (PESEM) institucional sean implementados como parte de


del Sector Cultura institucionalización del Sector.

- Objetivo Especifico 6.3.- Ofrecer productos y


servicios de calidad accesible.  A.E.6.3.2.- Dinamizar y optimizar los
Busca mejorar la calidad de los productos y servicios de atención al ciudadano.
servicios de los ciudadanos y la implementación
de los mismos de acuerdo a la demanda.

Ley N° 28296, Ley


General del
Patrimonio Cultural de
la Nación y su Los documentos de archivo deben ser administrados
Reglamento en su por una unidad orgánica de archivos, dependiente El tratamiento técnico de los documentos
Capítulo 6: Bienes técnica y normativamente del Archivo General de la de archivos es sistémico; conformando
Culturales Muebles, Nación. dentro de una entidad el sistema
Sub. Capítulo 8:
institucional de archivos.
Patrimonio Cultural
Archivístico, 70.-
Tratamiento técnico de
los archivos.

Normas para la Formulación del Programa


El archivo General de la Nación es la institución que de Control, Transferencia, Eliminación y
formula y emite las normas y disposiciones que Conservación de Documentos.
regulan los procedimientos archivísticos del conjunto
Ley Nº25323, Ley que
de las instituciones públicas del país, estableciendo Normas que regulan el uso de Tecnología
crea el Sistema Avanzada en materia de documentos e
con ello, la política nacional referente a la defensa y
Nacional de Archivos.
conservación del Patrimonio Documental de la información.
Nación, y a su uso racional, responsable y
transparente. Reglamento para certificación de idoneidad
técnica del sistema de producción y
almacenamiento de micro formas.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Módulo II. Identificación

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del Ministerio de Cultura

2.1 Diagnóstico
2.1.1 El área de estudio y el área de influencia
El área de estudio es la misma que el área de influencia siendo esta Lima
Metropolitana, que es el área donde se recogerá información para la elaboración del
estudio, comprende el área donde se localiza la población beneficiaria del proyecto
(actual y potencial); la UP del servicio; y el área de ubicación del proyecto
(considerando las diversas alternativas de localización).
El Archivo Central del Ministerio de Cultura se encuentra localizado en el distrito de
San Borja. El Distrito de San Borja forma parte de los 42 distritos en que se encuentra
dividida la Ciudad de Lima Metropolitana.

A continuación se describe las características físicas, dinámica económica y


condiciones de acceso del distrito de San Borja.

 Características Físicas:

El distrito de San Borja se ubica en la zona sudeste de la provincia de Lima, se


halla comprendido dentro de las siguientes coordenadas geográficas: Latitud Sur
12° 04’58’’, 76°57’47’’ Longitud Oeste, el relieve del distrito es llano y tiene una
altitud de 170 m.s.n.m.

San Borja, limita por el norte con los distritos de La Victoria y San Luís, por el
este con los distritos de Ate y Surco, por el sur con los distritos de Surco y
Surquillo y por el oeste con los distritos de Surquillo, San Isidro y la Victoria.
Posee una superficie de 9.96 kilómetros cuadrados.

El clima de San Borja es templado cálido, con una humedad anual superior al 95
% La temperatura oscila, sin variaciones abruptas, entre los 17° y 27° C y
presenta garúas escasas y superficiales.

 Dinámica Económica:

En San Borja, en estos últimos años, se ha presentado los siguientes procesos:


Densificación del Uso de Vivienda y Tercerización de sus Actividades,
especialmente en núcleos o ejes comerciales o de servicios. La principal
actividad económica del distrito es el Comercio.

Se destacan tres núcleos de tendencia comercial de Nivel Inter Distrital:


- Entre Javier Prado, Aviación y Las Artes (Centro Comercial San Borja).
- Entre Aviación y Angamos (Centro Comercial Primavera)
- Entre el sector de la Calle 23 y Guardia Civil (Centro Comercial Ebony).
- También se han consolidado como ejes comerciales las avenidas
Aviación, Angamos, San Luis, Rosa Toro, Guardia Civil.

 Acceso:

San Borja cuenta con una Red Vial de orden Metropolitano, resuelta casi en su
totalidad con la construcción de la Vía Expresa de Javier Prado y sus tres pasos
a desnivel en las intersecciones con las avenidas San Luis, Aviación y Guardia
Civil, contando con cuatro puentes peatonales.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

San Borja siendo un distrito residencial, que por su ubicación estratégica y la


facilidad de acceso desde distintos distritos de la capital, soporta intenso tráfico
vehicular, ocasionado por las unidades que circulan por sus avenidas
principales, ubicándolas como principales ejes viales de Lima Metropolitana.

 Identificación de los peligros que podrían afectar a la UP y/o el PIP

¿Existen antecedentes de peligros en la zona en la cual se pretende


ejecutar el proyecto?

Los antecedentes de peligros en el distrito de San Borja, se puede identificar a


los sismos (tremor, temblor, terremoto).

¿Existen estudios que pronostiquen la probable ocurrencia de peligros


en la zona bajo análisis?

Lima y la región central de la costa del Perú han sufrido una larga lista de
eventos sísmicos, que han sido documentados desde la conquista española,
ocasionando inmensa destrucción en los últimos cinco siglos.

De acuerdo a la zonificación sísmica Lima y Callao presentada por el Centro


de Estudios y Prevención de Desastres (PREDES), este distrito está dentro de
la Zona Sísmica I que corresponde a una zona con nivel de peligro sísmico bajo
con la probabilidad de ocurrencia de un sismo cuya intensidad podría afectar
de manera moderada la infraestructura urbana y los servicios básicos.

¿Existe la probabilidad de ocurrencia de algunos de los peligros


señalados en las preguntas SI NO anteriores durante la vida útil del
proyecto?

Si, existe la probabilidad de ocurrencia de sismos durante la vida útil de los


proyectos.

La información existente sobre la ocurrencia de peligros naturales en la


zona es suficiente para SI NO tomar decisiones para la formulación y
evaluación de proyectos.

La información si es suficiente para la toma de decisión para la formulación.

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
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2.1.2 La unidad productora de servicios en los que intervendrá el PIP


Previo al desarrollo del diagnóstico de la unidad productora de servicios en los
que intervendrá el PIP es necesario describir algunos conceptos tales como:

 Archivo: Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas


naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son
administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en
ellos.

 Niveles de Archivo: Son las instancias de archivo por las cuales pasa el
documento durante su vida útil. Estos son: Archivo de Gestión, Archivo
Periférico, y Archivo Central.

Archivo de Gestión Archivo Periférico Archivo Central

 Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar,


coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas del Ministerio de
Cultura, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente
de los archivos de gestión y periféricos e intervenir en la transferencia y
eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la
Nación.

 Archivo de Gestión:
Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reúne la
documentación en trámite o que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por la misma oficina.

 Archivo Periférico:
Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los
archivos de gestión, ya sea por ubicación física o por la especialización de la
documentación.

Los archivos periféricos del Ministerio de Cultura – Sede Central son: DPHI
(7mo piso), Arqueología (9no piso) y Tesorería (9no Piso).

 Custodia:
Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación
de los documentos por parte de un archivo.

A. Análisis de los procesos técnicos archivísticos :

 Transferencia documental: La Transferencia es un proceso técnico


archivístico, que consiste en el traslado físico de los documentos de un
archivo a otro, según el vencimiento de los períodos de retención en cada
nivel de archivo. Las transferencias de documentos se efectúan:

a) De los archivos de gestión al Archivo Central.


b) De los archivos periféricos al Archivo Central.

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

La transferencia en el Archivo Central del Ministerio de Cultura se inicia con


la recepción de las transferencias documentales que según el cronograma
anual han sido consideradas, este cronograma está incluido en el Plan de
Trabajo del Archivo Central, aprobado por la Resolución Ministerial N° 081-
2015-MC de fecha 13/03/2015.

Para el presente año se recibe documentación del año 2012 hacía atrás y
está normado por la Directiva N° 007-2013-SG/MC “Procedimiento para la
Transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión y/o periféricos al
Archivo Central del Ministerio de Cultura” aprobada por RSG N° 088-2013-
SG/MC.

Diagrama de bloques de transferencia de documentos al archivo central

Archivo de Gestión Archivo Central

Visita a las diferentes unidades


Consulta el cronograma anual de
orgánicas, a fin de verificar la
transferencia que se incluye dentro del
documentación que se desea transferir,
Plan Anual de Trabajo y va preparando la
dando pautas para realizar el trabajo de
documentación a transferir
preparación

Para la transferencia utilizarán unidades de


archivamiento y empaquetaran
manteniendo el orden que tuvo en la
Recibe la transferencia y la confronta
dependencia administrativa
con el inventario de registro, en señal de
correspondiente.
conformidad se hace entrega a los
Las unidades de archivamiento serán
Archivos de Gestión y/o Periféricos del
rotuladas en el lado frontal indicando: la
cargo de los Anexos N°02 y N° 03.
unidad orgánica, área, serie documental,
fechas extremas, año, y número correlativo.
La transferencia será acompañada de los
formatos (Anexo N°02 y 03) en original y
copia.

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

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Cuadro N° 02 Transferencia documentaria 2014


Año de la Unidad Orgánica Unidad de Instalación Metros lineales.
Transferencia
2014 Oficina de Asesoría Jurídica Paquetes 04.66
2014 Dirección de Paisaje Cultural Archivadores de Palanca 01.70
2014 Dirección de Recuperaciones Archivadores de Palanca 06.10
2014 Dir. Gen. Defensa del Patrimonio Archivadores de Palanca 09.10
Cultural
2014 Oficina de Tesorería Paquetes 10.80
2014 VMPCIC Archivadores de Palanca 06.60
2014 Oficina de Contabilidad Archivadores de Palanca 11.10
Tomos de Libros 26.08
Contables 01.00
Revisteros
2014 Casa Museo José Carlos Mariátegui Archivadores de Palanca 00.10
Paquetes 02.00
2014 Ejecutoría Coactiva Paquetes 01.00
2014 Promolibro Paquetes 13.00
2014 Oficina de Control Interno Paquetes 20.00
2014 Oficina General de Recursos Archivadores de Palanca 00.10
Humanos
Total 113.34
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Cuadro N° 03 Transferencia documentaria 2013


Año de la Unidad Orgánica Unidad de Instalación Metros lineales.
Transferencia
2013 Secretaría General Archivadores de Palanca 00.33
2013 VMPCIC Archivadores de Palanca 09.50
2013 Dirección de Arqueología Paquetes 207.05
2013 OACGD (Mensajería) Archivadores de Palanca 04.80
2013 Oficina de Logística Paquetes 11.00
2013 Talleres de Arte Archivadores de Palanca 01.00
2013 Dirección de Artes y Acceso a la Archivadores de Palanca 02.00
Cultura
2013 Dirección de Participación Archivadores de Palanca 02.10
Ciudadana
2013 Oficina de Tesorería Paquetes 22.40
2013 DAFO (COPROCI / CONACINE) Archivadores de Palanca 22.00
2013 OACGD Archivadores de Palanca 02.40
Cajas Archiveras 06.33
2013 Secretaría General Archivadores de Palanca 22.40
2013 Oficina de Control Interno Paquetes 07.00
2013 Oficina de Asesoría Jurídica Archivadores de Palanca 16.80
2013 Dir. de Sitios del Patrimonio Mundial Archivadores de Palanca 0.70
2013 Oficina de Contabilidad Archivadores de Palanca 10.00
Tomos de Libros 06.66
Contables 0.30
Revisteros
2013 Dirección de Industrias Culturales Anillados 02.00
2013 Dirección General de Patrimonio Tomos 01.00
Cultural Files 01.50
Archivadores de Palanca 03.40
2013 Oficina de Control Interno Paquetes 08.10
2013 Qhapaqñan Paquetes 07.00
Total 377.77
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

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Cuadro N° 04 Transferencia documentaria 2012


Año de la Unidad Orgánica Unidad de Instalación Metros lineales.
Transferencia
2012 Oficina de Administración Cajas Archiveras 18.00
Documentaria
2012 Oficina de Tesorería. Archivadores de Palanca 02.80
2012 VMPCIC Archivadores de Palanca 03.40
2012 Dirección de Arqueología Paquetes 10.10
2012 Dirección de Arqueología Paquetes 02.30
2012 Oficina de Logística Archivadores de Palanca 135.00
2012 Dirección de Paisaje Cultural Archivadores de Palanca 01.00
2012 Dirección General de Fiscalización y Archivadores de Palanca 05.30
C.
2012 Dirección de Recuperaciones Archivadores de Palanca 30.00
2012 Órgano de Control Institucional Paquetes 10.70
2012 OACGD Diversos 02.00

Total 220.60
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Cuadro N° 05 Transferencia documentaria 2011

Año de la Unidad Orgánica Unidad de Instalación Metros lineales.


Transferencia
2011 Unidad de Recursos Humanos Archivadores de Palanca 31.00
2011 Oficina de Planificación y Archivadores de Palanca 30.00
Presupuesto
2011 Dirección de Gestión Archivadores de Palanca 10.50
2011 Gerencia General Archivadores de Palanca 08.30
2011 Oficina de Administración Cajas 28.00
Documentaria Archivadores de Palanca 21.30
2011 Museo de la Nación Archivadores de Palanca 03.00
2011 DRECPC Archivadores de Palanca 01.00
2011 Oficina de Administración Archivador de Palanca 14.40
2011 DDPH / SDPC Archivadores de Palanca 17.80
2011 Oficina de Contabilidad Tomos de Libros 17.08
Contables 50.01
Archivadores de Palanca 01.02
Cajas
2011 Almacén Archivadores de Palanca 19.00
2011 Oficina de Coordinación Regional Archivadores de Palanca 05.10
2011 Dirección de Museos y Gest. Del Pat. Archivadores de Palanca 12.80
H.
2011 Qhapaqñan Archivadores de Palanca 05.00
2011 Paisaje Cultuiral Archivadores de Palanca 01.00
2011 Oficina de Tesorería Archivadores de Palanca 05.00
2011 Dir. de Sitios del Patrimonio de la Archivadores de Palanca 01.00
Hum.
2011 Dirección de Arqueología Paquetes 02.10
2011 Oficina de Logística Archivadores de Palanca 20.70
2011 Oficina de Comunicación e Imag. Archivadores de Palanca 06.00
Instit. Files
2011 Oficina de Asesoría Jurídica Paquetes 01.00
2011 Dirección de Industrias Culturales Paquetes 14.90
2011 Dirección Fomento de las Artes Archivadores de Palanca 27.00
Cajas Archiveras 05.00
2011 OACGD (UTD) Archivadores de Palanca 01.00
Cajas Archiveras 03.66
Total 363.37
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Cuadro N° 06 Transferencia documentaria 2010


Año de la Unidad Orgánica Unidad de Instalación Metros lineales.
Transferencia
2010 Oficina de Coordinación Regional Archivadores de Palanca 06.60
2010 Oficina de Administración Cajas Archiveras 21.00
Documentaria Archivadores de Palanca 06.00
Cuadernos / Registros 01.00
2010 Gerencia General Archivador de Palanca 09.10
2010 Reg. Nac. De Patrimonio Cultural Archivador de Palanca 06.20
2010 Dirección de Gestión Archivadores de Palanca 05.50
2010 Oficina de Logística Archivadores de Palanca 11.50
2010 Oficina de Planificación y Archivadores de Palanca 06.20
Presupuesto
2010 Oficina de Contabilidad Archivadores de Palanca 11.00
2010 Unidad de Recursos Humanos Archivadores de Palanca 25.90
2010 Dirección de Gestión Archivadores de Palanca 08.60
2010 Dirección de Gestión Files 01.00
2010 Dir. De Defensa del Patrimonio Archivadores de Palanca 11.50
Histórico
2010 DRECPC Archivadores de Palanca 01.50
2010 Secretaría de Relac. Inter. Y Coop. Archivadores de Palanca 09.10
Téc.
2010 Oficina de Planificación y Archivadores de Palanca 05.00
Presupuesto
2010 Oficina de Logística Archivadores de Palanca 45.00
2010 Dir. De Est. Sobre Paisaje Cultural Archivadores de Palanca 01.00
2010 Dir. De Est. Sobre Paisaje Cultural Files 01.00
2010 Oficina de Coordinación Regional Archivadores de Palanca 04.00
2010 Oficina de Control Institucional Paquetes 06.60
2010 Oficina de Control Institucional Paquetes 39.00
2010 Oficina de Contabilidad Tomos de Libros 34.33
Contables 07.40
Archivadores de Palanca
2010 Oficina de Administración Archivadores de Palanca 19.30
2010 Dirección de Arqueología Paquetes 07.80
2010 Oficina de Asuntos Jurídicos Archivadores de Palanca 08.30
2010 Museo de la Nación Archivadores de Palanca 06.80
2010 Dirección Fomento de las Artes Archivadores de Palanca 13.00
Cajas Archiveras 01.00
2010 Direc. De Sitios del Patrim. De la Archivadores de Palanca 01.60
Hum.
2010 Dir. De Promoción y Dif. Cultural Archivadores de Palanca 04.20
Total 347.03
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Cuadro N°07: Resumen de las transferencias

Año de la Metros lineales.


Transferencia
2010 347.03
2011 363.37
2012 220.60
2013 377.77
2014 113.34
Promedio 284.42

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

 Organización Documental: Consiste en el desarrollo de un conjunto de


acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada
unidad orgánica de acuerdo al organigrama y sus funciones.

Las acciones de organización documental en el Archivo central se vienen


realizando de manera inadecuada y limitada en aspectos de ambientes,
equipos y materiales.

 Descripción Documental: Consiste en identificar, analizar y determinar los


caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar
los auxiliares o instrumentos descriptivos. Los auxiliares o instrumentos
descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar el fondo
documental.

El ingreso de la información en el archivo central se realiza en una hoja de


trabajo que es llenada por escrito a mano, que luego se digitaliza en una hoja
de cálculo de excel, no se cuenta con una la base de datos sistematizada
que permita brindar para un servicio rápido de información a los usuarios.

Se viene digitalizando la documentación de “Valor Permanente”


precisamente por su importancia y por preservar su integridad física.
Esta labor es diaria y se tiene una Base de Datos de toda la información
que va siendo capturada e ingresada a nuestro Sistema de Registro de
Documentos.

 Selección Documental: Consiste en identificar, analizar y evaluar todas las


series documentales de cada unidad orgánica para predeterminar sus
periodos de retención.

 Conservación y/o restauración de Documentos: Consiste en mantener la


integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada unidad
orgánica a través de la implementación de medidas de preservación y
restauración.

Las medidas de preservación y restauración en el Archivo Central se vienen


realizando de manera inadecuada y limitada en aspectos de ambientes,
equipos y materiales.

 Eliminación documental: Se realiza eliminación de documentos que hayan


cumplido con su tiempo de Retención en el Archivo Central, solo es eliminada
la documentación considerada de valor “Temporal” e innecesaria y se realiza
bajo la Directiva N° 006-86-AGN-DGAI “Normas para la eliminación de
Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional”
aprobada por Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

 El Servicio Archivístico: Es un proceso técnico que consiste en poner a


disposición de los usuarios la documentación que se custodia en el Archivo
Central del Ministerio de Cultura.

Dentro de los Servicios Archivísticos se brinda:


- Servicio de búsqueda, consulta y copia,
- Servicio de préstamo de documentos.
- Servicio de atención vía correo electrónico.

En el Archivo Central existen dos tipos de usuarios:


 Usuario Interno: Personal activo del Ministerio de Cultura
 Usuario Externo: El ciudadano que solicita información.

a) Para los servicios de búsqueda, consulta y copia, el usuario interno o


externo deberá registrarse en el Formato N°01 de la directiva N° 012 -2014-
SG/MC, luego de la atención firmará en señal de conformidad por el servicio
brindado.

- El usuario interno solicita la búsqueda de documento(s) directamente


a encargado (a) del AC mediante vía telefónica, correo electrónico o
personalmente. Si solicitará copia de los documentos no tiene costo
alguno.

- El usuario externo mediante solicitud de acceso a la información


pública requieren a través de Mesa de Partes la información
precisando los datos de los documentos requeridos.

La rapidez y eficiencia en la búsqueda depende si la documentación se


encuentre trabajada y archivada, caso contrario se procederá a su búsqueda
e identificación del documento, con la consecuencia de un mayor tiempo en
el proceso.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Procedimiento para el servicio de búsqueda, consulta y copia de documentos

Usuario Archivo Central- Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Inicio

Solicita búsqueda de Busca el (los) documento


documento(s) Recibe requerimiento (s) solicitado(s)

Comunica que el
Toma de conocimiento documento (s) no está ¿Existe
No
en el AC, informando su documento (s)
posible ubicación en el AC?
Fin

Revisa documento (s) Entrega documento(s) Si


Recibe documento (s)
en el ambiente del AC solicitado (s)
Documento

Devuelve documento ¿Solicita No


(s) al AC Recibe documento (s)
fotocopia?

Si

¿Usuario No
externo?
Cuantifica el número de
folios y costos, según
Si tarifario de servicios. No
prestados en exclusiv.

Paga en caja el monto Solicita a usuario la


por fotocopias cancelación en caja por
solicitadas el servicio de
fotocopiado Registra atención en el
Fotocopia documento (s) formato 01 y solicita
requeridos y entrega a firma de usuario
usuario

Archivo

Recibe fotocopias

Fin

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

b) Para el servicio de préstamo de documentos, el cual solo es brindado para


el usuario interno - consignará sus datos en el Formato N° 02 de la directiva
N° 012 -2014-SG/MC, firmará en señal de conformidad de la entrega del
documento y será el único responsable de la devolución y de la integridad
física del mismo dentro del plazo establecido.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Procedimiento para el préstamo de documentos

Usuario Archivo Central- Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión


Documentaria
Inicio

Encargado entrega
Solicita búsqueda de
formato 02 para
documento(s) a
solicitar préstamo
encargado (a) del AC
Formato

Llena formulario y
Busca el (los)
entrega a encargado (a) Recibe formato 02
documento (s)
del AC
Formato solicitado(s)

Informa a usuario que


No ¿Existe el(los)
Toma conocimiento no se cuenta (n) con
documento (s)
dicho (s) documento (s)
Si

Fin Recibe documento (s) y Entrega documento (s) Prepara el(los)


firma cargo de solicitado (s), archiva documento(s) para su
Documento
recepción formulario de solicitud préstamo
Documento

Tiempo de uso de
documentos ( máx. 2 días)

Recibe y revisa
Devuelve documento(s) ¿Conforme? Si
documento (s)
al AC

No

Comunica a usuario Si ¿Deteriorado


Subsana o repone para que subsane Firma formato 02 como
o extraviado? cargo de entrega
(máximo en 5 días) documento(s)

Si

De acuerdo a la gravedad Archiva documento(s)


informa a Jefe(a) de OACGD
para la determinación de
responsabilidades

Fin

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

c) Para el servicio de atención vía correo electrónico, se remitirá un correo


a el/ la responsable del Archivo Central y se continuará el procedimiento
detallado a continuación, como constancia se registrará la atención en el
Formato N° 03.

Página | 39
Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Procedimiento para el servicio de atención vía correo electrónico

Usuario Archivo Central- Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Inicio

Remite requerimiento de
Revisa base de datos de
información, vía correo Recibe correo y verifica
los documentos
electrónico dirigido a requerimiento
digitalizados
encargado (a) del AC
Correo elec.

Revisa en la No ¿Se encuentra


documentación física digitalizado?

Remite correo No Si
¿Existe el
electrónico al documento?
solicitante indicando
que dicho registro no
Si Prepara el(los)
se encuentra
Correo elec. documento(s) para su
Escanea (digitaliza) préstamo
documento solicitado

Agrega documento a Remite correo


base de datos de electrónico al solicitante
archivos digitalizados adjuntando archivo
digital solicitado
Correo elec.
Recibe correo
Archivo
electrónico

Registra atención en el
formato 03 y archiva

Fin

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Requisitos:

El usuario debe especificar todos los datos precisos posibles con los que cuente,
relacionados al documento solicitado, a fin de colaborar en la búsqueda; tales
como número, fecha, órgano emisor y/o asunto.
Para el servicio de búsqueda, consulta y copia el usuario puede ser interno o
externo, el usuario que solicitó la información vía correo electrónico, se le dará
respuesta de la misma forma al correo de donde procedió la solicitud de
información.

Página | 40
Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Para el servicio de préstamo de documentos, se exigirá identificación del usuario


interno que lo solicita: fotocheck institucional.

Plazos:
El tiempo del servicio de préstamo documental no excederá los dos (02) días
hábiles bajo responsabilidad, salvo solicitud y autorización expresa del/la Jefe/a
de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.
Al término de dicho plazo el usuario deberá devolver el documento en las mismas
condiciones que fue entregado por el Archivo Central, el personal que lo reciba
verificará el estado de conservación del documento.
Costos
 El Archivo Central entrega a los usuarios internos las copias requeridas, sin
costo alguno, siempre y cuando se trate de personal en actividad de la
Institución.

 El Archivo Central entrega a los Usuarios externos las copias requeridas, con
el costo que se encuentre establecido en el Tarifario vigente del Ministerio de
Cultura, según el tamaño original del documento solicitado.

B. Diagnóstico de la documentación en custodia en el Archivo Central

 El Archivo Central custodia los documentos producidos y pertenecientes al


Ministerio de Cultura siendo aproximadamente 2,194.19 metros lineales de
documentación proveniente de todas las Oficinas del Ministerio de Cultura,
desde su origen o inicios de creación de la institución contenida en la
documentación recuperada del Ex Cuartel de Santa Catalina, conformado
por Planillas, Resoluciones con antecedentes, Contratos, Convenios,
correspondencia, etc., siendo la más antigua la que pertenecía a la Orquesta
Sinfónica Nacional (planillas 1938) hasta la actualidad.

La documentación recuperada del Ex Cuartel de Santa Catalina asume


un carácter permanente o histórico, debido a que cuentan con más de
30 años de originados. Dicha documentación no cuenta con los procesos
archivísticos que permitan su archivamiento y conservación.

 La documentación que ingresa por transferencia documental al archivo


central casi siempre llega en Archivadores de Palanca, que luego se retiran
para volverlos paquetes e ingresar a las cajas archiveras.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Cajas archiveras Formato


Caja Marron 31.5 cm x 40cm x 27 cm.

 La unidad de instalación que se maneja son las cajas archiveras de cartón


corrugado, de PH neutro, que ayuda a la conservación de los documentos
protegiéndolos de la incidencia de la luz directa y del polvo, así como de otros
agentes contaminantes.

 La cantidad de documentación trabajada y en estantería fija de ángulo


ranurado es: 2,194.19 Metros Lineales o 6,490 Cajas Archiveras. De los
cuales 1,101.98 ml o 3,164 cajas archiveras se encuentran el sótano 1 y
497.61 ml o 2,135 cajas archiveras en el sótano 2.

 La documentación sin trabajar y que se encuentra apilada en el suelo: 594.6


Metros Lineales o 4,706 Cajas Archiveras.

La documentación que aún está por identificar, es netamente la que se


recuperó del Cuartel Santa Catalina en el año 2004, ya que fue ingresada sin
ningún inventario de por medio, solo se trasladó físicamente, aquí tenemos
el acervo documentario del INC de las décadas del 70, 80 y 90. Asimismo
hay documentación del Museo de la Nación y de la Casa de la Cultura
del Perú. A esta documentación le falta todos los procesos técnicos
archivísticos que son: Organización, Descripción, Selección, Conservación
(presenta deterioro y corre el riesgo de la perdida de la documentación) y
finalmente su puesta al servicio. Asimismo es la que demanda mayor tiempo
en la búsqueda, puede variar de unas 4 o 5 horas hasta los 02 días”.

Cuadro N°08 Documentación por unidades orgánicas que custodia el


Archivo Central
Cantidad en Cantidad de Cajas
Unidad Orgánica
Metros Lineales Archiveras
4,355 Cajas
SÓTANO 01 1,482.98
marrones
Dirección Nacional 44.66 134 Cajas marrones
Resoluciones (RJ, RDN, RM, RSG, RVM,
155.75 495 Cajas marrones
RS)
Autógrafas 23 Tomos
Jefatura (Contratos) 19.66 59 Cajas marrones
Jefatura (Convenios) 8 24 Cajas marrones
VMPCIC 9 27 Cajas marrones
Secretaría General 11.33 34 Cajas marrones
Oficina de Administración Documentaria 46.33 139 Cajas marrones
OACGD 2.66 08 Cajas marrones
Logística 145 435 Cajas marrones
Contabilidad 126 378 Cajas marrones

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Recursos Humanos 36 108 Cajas marrones


Planillas de Remuneraciones / Autógrafas
35 Tomos
de URH
Asesoría Jurídica 17.66 53 Cajas marrones
Oficina de Control Interno 48.33 145 Cajas marrones
Talleres de Arte 0.66 02 Cajas marrones
Museo de la Nación 3 09 Cajas marrones
Planeamiento y Presupuesto 24 72 Cajas marrones
DDPH / DGFC / SDPC 28 84 Cajas marrones
51 Cajas marrones +
Oficina de Administración 18
Autógrafas
Oficina de Coordinación Regional 12.33 37 Cajas marrones
Dirección de Estudio y Paisaje Cultural 4 12 Cajas marrones
Dirección de Promoción y Difusión
5.66 17 Cajas marrones
Cultural
*Proyecto Sipán / Sicán 12 A/P y Paquetes
*Oficina General de Proyectos (GTN) 12 36 Cajas grandes
Dirección de Arqueología 103.66 311 Cajas marrones
*Museo de Pachacamac 7.33 22 Cajas marrones
*Museo de la Cultura Peruana 11 33 Cajas marrones
Casa Mariategui 1 03 Cajas marrones
Ejecución Coactiva 0.66 02 Cajas marrones
DDC Amazonas 8 24 Cajas marrones
DDC Huánuco 5.66 17 Cajas marrones
DDC Puno 6 18 Cajas marrones
DDC Lambayeque 4 12 Cajas marones
DDC Tumbes 1.33 04 Cajas marones
DDC La Libertad 21.33 64 Cajas marrones
*DDC Ayacucho 18.66 56 Cajas marrones
*DDC Moquegua 1 03 Cajas marones
*DDC San Martín 1.66 05 Cajas marrones
*DDC Ucayali 1.33 04 Cajas marrones
*DDC Piura 1 03 Cajas marrones
*DDC Cajamarca 60.33 181 Cajas marrones
*Documentación recuperada del Ex
Cuartel Santa Catalina (Casa de la 381 1,143 Cajas marrones
Cultura, INC)
SÓTANO 02 711.21 2,135 Cajas marrones
Secretaría de Relaciones
7.66 23 Cajas marrones
Interinstitucionales
Certificados de Réplicas 3.33 10 Cajas marrones
Dirección Ejecutiva / Dirección de Gestión 40 120 Cajas marrones
Gerencia General 24.33 73 Cajas marrones
Almacén 10 30 Cajas marrones

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

DGPDC 13.66 41 Cajas marrones


Dirección de Sitios del Patrimonio de la
1.66 05 Cajas marrones
Humanidad
DRECPC 3.33 10 Cajas marrones
DIGESNAMU / DMGPH 9.33 29 Cajas marrones
Gerencia de Imagen Institucional 1 03 Cajas marrones
DCNRPCM 3 09 Cajas marrones
PROMOLIBRO 11.66 35 Cajas marrones
UTD 20.33 61 Cajas marrones
Dirección Fomento de las Artes 47.33 142 Cajas marrones
Oficina de Recuperaciones 10.66 32 Cajas marrones
Qhapaqñan 10.33 31 Cajas marrones
COPROCI / CONACINE 17 51 Cajas marrones
Tesorería 263 789 Cajas marrones
*Documentación que aún está por
213.6 641 Cajas marrones
identificar (INC, MN)
TOTAL 2,194.19 6,490 Cajas marrones
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria -2015.

 Los archivos periféricos

Los archivos periféricos del Ministerio de Cultura – Sede Central son los
documentos provenientes de la Dirección de Patrimonio Histórico Inmueble,
Dirección de Arqueología y Tesorería. Dichos archivos periféricos se
encuentran ubicados en el 7mo piso y 9no Piso respectivamente.

Cuadro N°09: Documentación de los archivos periféricos


Cantidad Tasa de
Archivo periférico (metros crecimiento
lineales) anual
Archivo de la Dirección General 561 8%
de Patrimonio Histórico Inmueble
Archivo de Arqueología 994.31 11%
Archivo de Tesorería 265.50 13%
Total 1,820.81
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria -2015.

La transferencias de los documentos de los archivos periféricos al archivo


central se viene realizando de acuerdo al cronograma anual del Plan de
Trabajo del Archivo Central, aprobado por la Resolución Ministerial N° 081-
2015-MC de fecha 13/03/2015.

Teniendo en cuenta que dicha transferencia se realizará anualmente, debido


a la continua utilización y consulta administrativa por parte de la Dirección de
Patrimonio Histórico Inmueble, Dirección de Arqueología y Tesorería.

La cantidad total de documentación a trasferir es de 188.43 ml o 553 cajas


archiveras.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Cuadro N°10: El porcentaje de la documentación a transferir de los


archivos periféricos al archivo central
Cantidad
Porcentaje
Archivo periférico (metros
a transferir
lineales)
Archivo de la Dirección General 11.00% 61.71
de Patrimonio Histórico Inmueble
Archivo de Arqueología 5.00% 49.72
Archivo de Tesorería 29.00% 77.00
Total 188.43
Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria -2015

C. Diagnóstico de los Ambientes en el Archivo Central

El Archivo Central, materia de estudio, desarrolla actualmente sus actividades


en dos ambientes denominados archivo 1 y archivo 2 los cuales se describen a
continuación:

Archivo 1

El archivo 1, es el ambiente principal destinado al archivo tiene una área


aproximada de 368.15 m2, está ubicado en el sótano del Ministerio de Cultura
y se accede a través de los ascensores ubicados a la espalda de la estructura
de concreto que se encuentra frente a la puerta principal.

La puerta de ingreso al ambiente es de madera contra placada de dos hojas


y el piso desde el hall de ingreso al ambiente del archivo hasta el hall de
ascensores es de vinílico.

El archivo 1, está conformado por vigas y techos de concreto armado sin


pintar, las cuales se complementan con las columnas y placas existentes.

La tabiquería perimétrica del archivo es de concreto y están pintadas hasta


el fondo de viga.

La altura de piso al fondo de viga es de 2.40 metros y la altura al fondo de


techo es de 3.45 metros, las luminarias son de adosar con lámparas
fluorescentes de 2 x 36 w, las cuales no se encuentran en su totalidad
funcionando.

El piso de todo el ambiente es de cemento pulido, solo se cuenta con un baño


para el personal femenino de aproximadamente 10.11 m2, el cual consta de
un inodoro, un lavatorio y una ducha, los cuales muestran deficiencias de
funcionamiento; mientras que el personal masculino hace uso de uno de los
baños asignados fuera del ambiente de trabajo ubicado aproximadamente a
15 metros.

Al ingresar al archivo 1 se aprecian los escritorios y los equipos de cómputo


para el personal que labora en dicho ambiente, la cual es considerada como
un área de trabajo, dentro de esa misma área se encuentran archivadores
metálicos y cajas a archiveras en el piso y también se ha ubicado una mesa
que sirve para atender a los usuarios del archivo y en la zona de la izquierda

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

y la zona posterior se ubican los archivadores metálicos de ángulos


ranurados, los cuales están divididos en seis a siete niveles para almacenar
las cajas archiveras.

Los pasadizos para la circulación del personal en la zona de trabajo no


existen porque el poco espacio es utilizado para el almacenaje de los
archivadores metálicas y las cajas archiveras que se encuentran en el piso.
El ancho del área de circulación del personal en la zona destinada netamente
para los archivos metálicos es de aproximadamente 60cm, espacio
inadecuado para evacuar en caso de una emergencia por sismo, incendio,
entre otros.

Archivo 2

El archivo 2 es el ambiente utilizado para repositorio y tiene una área


aproximada de 115.40 m2 el cual se puede acceder a través de la playa de
estacionamiento.

La puerta de ingreso al ambiente es de madera contraplacada de dos hojas


y el piso del hall de ingreso al repositorio es de cemento frotachado.

El ambiente del archivo está conformado por vigas y techos de concreto


armado sin pintar, las cuales se complementan con las columnas y placas
existentes.

La tabiquería perimétrica del archivo es de concreto y están pintados hasta el


fondo de viga.

La altura de piso al fondo de viga es de 2.95 metros y la altura al fondo de


techo es de 4.00 metros, las luminarias son de adosar con lámparas
fluorescentes de 2 x 36 w, las cuales no se encuentran en su totalidad
funcionando y el piso de todo el ambiente es de tapizón en estado
deteriorado.

Al ingresar al archivo se aprecian los archivadores metálicos y cajas a


archiveras en el piso también se ha ubicado un escritorio en la parte posterior
como zona de trabajo, los archivadores son metálicos de ángulos ranurados,
los cuales están divididos en seis partes para almacenar las cajas archiveras.

Los pasadizos para la circulación del personal se encuentran ocupados en


gran parte por las cajas archiveras y los documentos que se encuentran en
el piso, debido al poco espacio que existe.

Este ambiente ha sido declrado por la Oficina de Operaciones como no apto


para repositorio de documentos debido a su exposición de aniegos.

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Imagen N° 01: Ubicación actual de los ambientes del Archivo Central

Archivo N°01

(Repositorio +
áreas técnica y
administrativa)

Archivo N°2

(Repositorio 2)

Fuente: Oficina de Operaciones y Mantenimiento

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Cuadro N°11: Resumen de la Situación de la Infraestructura del Archivo Central

Áreas Tipo de materiales Antigüedad Situación actual


Ambientes Observación
(m2) paredes techo pisos ventana en años Bueno Regular Malo
Archivo 1 368.15
Cemento
Repositorio 01 305.45 Concreto Concreto No 12 x
pulido
Atención,
Ingreso, Cemento
26.12 Concreto Concreto No 12 x
Recepción, pulido Inadecuado e
Oficina insuficiente
Digitalización y para su uso
Cemento
procesos 26.47 Concreto Concreto
pulido
No 12 x
técnicos
Servicios
Higiénicos 10.11 Cerámica Concreto cerámico No 12 x
propio
Archivo2 115.40 Inadecuado e
insuficiente
Repositorio 02 115.40 Concreto Concreto tapizón No 12 x para su uso

TOTAL 483.55

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Panel fotográfico de los ambientes del Archivo Central


REGISTRO FOTOGRÁFICO DIAGNÓSTICO

AMBIENTE EN EL QUE FUNCIONAN LA


ADMINISTRACIÓN, DEPÓSITO, AREA DE
TRABAJO Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

Presenta hacinamiento de muebles y del personal y


visitantes que solicitan el servicio del archivo central.

Según la Directiva N° 007/86-AGN-DGAI


Normas para la conservación de documentos en los
archivos
Administrativos del sector público nacional, el local
de Archivo debe tener básicamente dos ambientes:
1) Depósitos y 2) Área de trabajo técnico y
administrativo.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Credenza para registro del público se encuentra al


costado de la estantería con cajas de documentos de
archivo, correspondiente al depósito, lo cual implica
un riesgo de sustracción indebida de los
documentos.

Según la Directiva N° 007/86-AGN-DGAI


Se debe: Adoptar las medidas convenientes a fin de
evitar la sustracción indebida de los documentos.

Según el Manual sobre uso y manejo de documentos


AGN - 2002
Se debe: Restringir el ingreso de usuarios a sectores
del depósito documental y áreas de trabajo
archivístico.

ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

El ambiente no está aislado para la lectura del


visitante, no tiene un lugar especial para este
servicio.

ÁREA DE TRABAJO

En esta área el operario comparte sus actividades de


procesos técnicos archivísticos con la atención al
público.

No es adecuado, requiere de una mesa amplia para


realizar el trabajo de proceso archivístico.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ÁREA DE TRABAJO

En este espacio se realizan actividades relacionadas


a la conservación del acervo documental como es la
eliminación de grapas, clips y otro tipo de materiales
dañinos para los documentos.

No se cuenta con material especializado para esta


actividad de conservación preventiva.

ÁREA DE TRABAJO

No es adecuado. Falta una mesa de trabajo amplia,


como puede verse algunas cajas se encuentran en el
suelo.

ÁREA DE DIGITALIZACIÓN
Comparte el ambiente con la estantería del archivo,
siendo un espacio angosto a manera de pasadizo.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ÁREA DE DIGITALIZACIÓN
Parte de los equipos de encuentran en una mesa
apoyados a una columna. Debajo de la mesa se
guardan bidones con agua que ponen en riesgo la
documentación a la hora de trasladar o colocar al
dispensador.

Según la Directiva N° 007/86-AGN-DGAI


No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de
trabajo o en cualquier otro lugar donde existen
documentos.

ARCHIVO DOCUMENTOS DEL INC

Estantería fija de ángulos ranulados. Documentos en


cajas, archivadores, y paquetes envueltos en papel
craft. Cajas en el piso por falta de espacio.

No es el adecuado
Faltan cajas archiveras y estantería. Se ven cajas en
el suelo y documentos en archivadores y paquetes.

ACERVO DOCUMENTAL CON PLANILLAS DE


ACTIVOS

Estante fijo de ángulos ranulados. Los documentos


en archivadores y carpetas de cartulina.
En el espacio de circulación se encuentra hacinado
con cajas de documentos en el piso, escritorio y
sillas

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ACERVO DOCUMENTAL DOCUMENTOS DEL INC

Estanterías fijas de ángulos ranulados. Cajas de piso


a techo.

El espacio está hacinado por lo cual presenta poca


ventilación.

Según el Manual sobre uso y manejo de documentos


AGN - 2002
La ventilación de los depósitos documentales deberá
ser constante para facilitar la remoción del aire

ACERVO DOCUMENTAL

El espacio de circulación ocupado por cajas,


muebles que no se usan, paquetes de documentos.

ACERVO DOCUMENTAL

Documentos que se encuentran amarrados con pitas


colocados unos sobre otros.
Debiera guardarse en cajas libres de acidez.

Según el Manual sobre uso y manejo de documentos


AGN - 2002

La tensión de las cintas o cordeles en los legajos no


deben contribuir a la deformación de los
documentos.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ARCHIVO 2

Áreas del depósito con escases de luz, lo cual


permite la aparición de humedad y microorganismos

ARCHIVO 2

El piso está tapizado con una alfombra gris, que


dificulta su limpieza, acumulando polvo y generando
la presencia de ácaros, bacterias y humedad.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

ARCHIVO 2

Documentos en paquetes hasta el techo con riesgo


de accidentes al momento de disponer de ellos.

El archivo 1 y 2 no cuentan con el espacio físico suficiente y adecuado para el


desarrollo de las actividades del personal del Archivo Central y tampoco para
albergar la documentación, bienes y equipos.

En vista a lo anterior, la Oficina de Operación y Mantenimiento encargada como


área técnica para la designación de los espacios físicos del Ministerio de
Cultura, ha propuesto los siguientes ambientes para el Archivo Central.
Respecto a los ambientes propuestos para repositorio del Archivo Central,
fueron utilizados como depósitos, por lo que recomiendan ser acondicionados,
ya que presenta las siguientes observaciones:

 Iluminación insuficiente y distribuida de forma no adecuada para


favorecer el trabajo archivístico.
 No cuentan con ventilación forzada que renueve el aire.
 No cuenta con sensores de detección de humo en caso de incendios.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

D. Diagnóstico del equipamiento del Archivo Central

El Archivo Central cuenta con una serie equipos y herramientas que se utilizan
para la identificación, selección y almacenamiento de la documentación que
llega al Archivo Central, así como para su conservación, manejo y seguridad de
dichos documentos, también se dispone de equipos electrónicos para su registro
y reproducción de los documentos que solicitan copias, los cuales facilitan el
servicio a brindar. Se detalla la lista indicando la situación de funcionamiento
actual.

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

Cuadro N°12:
HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS - ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA
UBICACIÓN CONDICIÓN ANTIGÜEDAD SITUACION
N° EQUIPO Y/O IDENTIFICACION DE
DESCRIPCION >2 >5 >10 OPERA INOPER
EQUIPOS HERRAMIENTA BUENO REGULAR MALO
AÑOS AÑOS AÑOS T.
PROBLEMAS
1 Fotocopia Marca Toshiba, Modelo E-Studio 163 Sótano 1 X X X
1 Scanner Marca Fujitsu / Fi-6010 N Scan Snap Sótano 1 X X X
Marca HP / Scanjet Enterprise 7500 (En Sótano 1
1 Scanner
calidad de préstamo) X X X
1 Multifuncional Canon IR1024 IF Sótano 1 X X X
1 Impresora Marca Samsung / ML – 2010. Sótano 1 X X X
PC – 04 Pentium 4 - 2.5 Ghz, 448 Ram, Sótano 1
1 Equipo de Computo Monitor plano de 16 pulgadas, Mouse, teclado.
NO OPERATIVO X X x
Sótano 1
PC – 001 Pentium 4 - 3.0 Ghz, 512 Ram,
Monitor plano de 16 pulgadas; Mouse, teclado.
OPERATIVO;

PC – 002 CoreDuo 2.9 Ghz, 2Gb Ram, Herramientas y/o


3 Equipos de Cómputo X X X
Monitor plano de 16 pulgadas, Mouse, teclado. equipos en regular
OPERATIVO; estado de
conservación, sin
PC – 003 Pentium 4 - 2.6 Ghz, 512 Ram, embargo el tipo de
Monitor plano de 16 pulgadas, Mouse, teclado. tecnología utilizada
OPERATIVO; no es la más
Equipos de Sótano 1 adecuada.
3 X X X
Deshumedecedores
Ventiladores de pie y Sótano 1 y 2
3 X X X
uno de mesa
1 Escalera tipo tijera Metal Sótano 1 X X X
Carrito archivero Sótano 1 y 2
2 X X X
(transporte)
3 Mesas de trabajo Madera Sótano 1 X X X
7 Escritorios Madera Sótano 1 X X X
12 Sillas de trabajo Madera Sótano 1 y 2 X X X
2 Guillotinas Sótano 1 X X X
1 Perforadora industrial Sótano 1 X X X
1 Anilladora Sótano 1 X X X
Mesa pequeña para la Sótano 1
1 X X X
sala de lectura Madera

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Estudio de pre inversión a nivel de perfil:
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central
del Ministerio de Cultura

1 Aspiradora manual Sótano 1 X X X


2 Armarios Madera Sótano 1 y 2 X X X
Baldes de plástico, esponjas, escoba y Sótano 1
1 Equipo contra incendio X X X
trapeador
5 Extintores B15V Sótano 1 y 2 X X X
1 Armario Metal Sótano 1 X X X
X X X
10 Guardapolvos Sótano 2
500 Unidades de Guantes Látex Sótano 2 X X X
Unidades de Sótano 2
500 X X X
Mascarillas planas
Unidades de Sótano 2
Mascarillas con
40 X X X
respiradores para
partículas
Sótano 2
600 X X X
Unidades de Guantes De lana con puntos pvc
01 Caja de Emergencia Contiene: Plásticos por metros, cubetas de Sótano 2
plástico, linterna a pilas, guantes de goma,
con suministros básicos botas de goma, esponja, mangueras,
para la Protección y escobas, recogedores, hijos de pesca, pinzas
X X X
de tender ropa, hojas de poliéster, extensión
Recuperación de
de cables eléctricos, generador portátil, papel
Siniestros secante.

Fuente: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

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Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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Fotografías de los equipos y/o herramientas

Deshumedecedor:
Marca Wirlpooll

Extintores de polvo químico seco

Armario metálico y de madera

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Cajas archiveras o unidades de


conservación

Carrito transportador

Guillotina

59
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Equipos de cómputo e impresora

Sillas

Equipo básico de contingencia


contra inundaciones

60
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Scaner
Marca: Fujitsu
Modelo: Fi -6010 n

Mesas de trabajo (madera)

Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

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E. Diagnóstico de los Recursos Humanos del Archivo Central

En el área de Archivo Central laboran un total 06 personas, de las cuales 03 bajo


distinto régimen laboral y nivel de capacitación y 03 practicantes, tal como se
muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro N°13: Recurso Humano del Archivo Central


Nivel de Actividades según el Plan Anual
Especialidad Cantidad Funciones
Capacitación 2015
Coordinadora 01 Historiador Supervisión  Culminar el trabajo de
de Archivo con estudios del personal organización de las
Central de y tareas Transferencias recibidas durante
Archivísticos operativas el 2014.
del Archivo
 Lineamientos de trabajo con
Central
todas las Unidades Orgánicas,
Museos, DDC´s, Unidades
Ejecutoras y sus respectivos
archivos de gestión.

 Mejorar, equipar y optimizar los


ambientes del OAA

 Recabar información para


formulación del PCD del
Ministerio de Cultura.

62
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Personal 02 Técnico Realiza  Procesos técnicos archivísticos


Técnico – tareas (Clasificación, organización,
Nombrado propias de descripción, selección)
728 organización
de archivos  Digitalización de Documentos de
Valor Permanente.

 Identificación y Organización
“Casa de la Cultura del Perú”
1965-1971

 Identificación y Organización
“Instituto Nacional de Cultura”
1970. 1980, 1990

 Identificación y Organización
“Museo de la Nación” 1988 –
2000

 Recepción de Transferencias
Documentales 2015
Practicante 03 Estudiante Apoyo el  Procesos técnicos archivísticos
Pre labores de (Clasificación, organización,
Profesional organización descripción, selección)
documental
Total 06
Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

El promedio de avance semanal por cada trabajador es de un metro lineal


aproximadamente, considerando que con ciertas actividades complementarias
que se dan, esta cifra disminuye.

Por ejemplo: cuando documentación pendiente de trabajo o no identificada, la


búsqueda toma más tiempo y no se llega a la meta semanal.

Cuadro N°14: Programa de actividades para el 2015

Metros lineales Duración Metros lineales


N° Actividad mensual meses anual
01 Procesos técnicos y Archivísticos
(Clasificación, organización, 05 12 60
descripción, selección
02 Digitalización de Documentos de Valor
03 11 33
Permanente
03 Identificación y Organización “Casa de
05 10 50
la Cultura del Perú” años 1965-1971

63
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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04 Identificación y Organización “Instituto


Nacional de Cultura” décadas de 1970, 05 10 50
1980 y 1990
05 Identificación y Organización “Museo de
05 10 50
la Nación” 1998-2000
Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

Cuadro N°15: Productividad 2015


Metros Metros Diferencia
Duración
lineales lineales anual respecto a lo
N° Actividad meses
mensual programado
01 Procesos técnicos y
Archivísticos (Clasificación,
04 12 48 12
organización, descripción,
selección)
02 Digitalización de
Documentos de Valor 03 11 33 0
Permanente
03 Identificación y Organización
“Casa de la Cultura del 04 10 40 10
Perú” años 1965-1971
04 Identificación y Organización
“Instituto Nacional de
04 10 40 10
Cultura” décadas de 1970,
1980 y 1990
05 Identificación y Organización
“Museo de la Nación” 1998- 03 10 30 20
2000
Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

Cuadro N°16: Capacitaciones para todo el personal del Archivo Central


CONSTANCIA/ Duración
INSTITUCIÓN TEMA DE CAPACITACIÓN Horas
CERTIFICADO
De Hasta
Certificado Valoración Documental 15.10.12 19.10.12 20
Normalización en la gestión de
Certificado 11.07.12 20.07.12 18
Documentos y Archivos
Escuela Certificado Curso Básico de Archivos 30.05.12 20.07.12 88
Nacional de Certificado Curso Intermedio de Archivos 2012
Archiveros Certificado Descripción Documental 2009 ------ 06
La Selección Documental y su
Certificado implicancia en la transferencia y 2009 ------ 20
eliminación de documentos
Certificado Administración de Archivos 22.11.12 27.11.12 -S.I-----
Sistema Administrativo en el Sector
Ministerio de Certificado 14.11.12 28.11.12 ---S.I---
Publico
Cultura
Gestión de Proyectos de Inversión
Certificado 2008 ------ 12
Pública
Certificado Congreso Integral “Archivar para qué” 12.10.11 14.10.11 -----------
Microformas Digitales Y La Seguridad
Archivo General
Certificado De La Información En Las 12.05.10 13.05.10 ------
de la Nación
Organizaciones
Certificado Censo Guía de Archivos 09.09.09 ------ ------

64
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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Defensa del Patrimonio Cultural


Certificado 08.09.09 ------ 2
Archivístico
Ministerio de
Justicia y
Los Archivos Históricos: Patrimonio
Archivo General Certificado 26.11.09 27.11.09 6
Cultural de la Nación
de la Nación

Universidad Diplomado: “Archivos y Gestión


Certificado 2011 ------ 400
Nacional Documental”
Federico Los Archivos Clínicos y Administrativos
Certificado 07.12.09 ------ ------
Villarreal en la Era Digital
Universidad
Nacional
Técnica de la Actividad Empresarial,
Federico Certificado 2009 ------ 32
Herramientas e Informe
Villarreal –
CEUPS
Reglamento de Aplicación de
Sanciones e Infracciones contra el
14.04.08 ------ 5
Ministerio de Patrimonio Documental Archivístico y
Justicia Cultural de la Nación
Seminario: “Los Archivos y las Nuevas
Certificado 12.02.08 13.02.08 7
Tecnologías”
Municipalidad
Organización de Archivos
Metropolitana de Certificado 26.05.08 27.05.08 ------
Documentales
Lima
Biblioteca
Constancia de Conservación y Digitalización del
Nacional del 26.02.07 --------- ------
Participación Patrimonio Cultural
Perú
Instituto
Técnicas para mejor atención al
Nacional de Certificado 27.02.07 28.02.07 ------
usuario”
Cultura
Essalud Constancia Seminario de Archivos Clínicos 07.12.07 ------ ------
Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

Los progresos en materia de legislación, normatividad y uso de nuevas


tecnologías archivística han proliferado considerablemente en los últimos años,
sin embargo desde el año 2012 hasta la actualidad el personal operativo del
archivo central no cuenta con la capacitación en nuevas tecnologías y en
el uso de aplicativos informáticos para la gestión de archivos, no
permitiendo con ello, realizar los procesos técnicos archivísticos y atención de
servicios de los usuarios de acuerdo a los progresos mencionados que son
demandados.
F. Análisis de la gestión en el Archivo Central

Como parte de la Gestión del Archivo Central se elabora la normativa interna de


gestión archivística referente a procedimientos archivísticos para que sean
utilizados formalmente en toda la Institución. Tales como: Directiva de
Transferencia, Directiva de Servicios, Directiva de Foliación, Comité Evaluador
de Documentos, entre otros.
Asesoría en Temática Archivística:
La Coordinadora del Archivo Central es la encargada de mantener comunicación
directa sobre los lineamientos de trabajo en materia archivística con todas las
Direcciones Desconcentradas de Cultura a nivel Nacional. Capacita en la propia
DDC cuando lo es requerido, asimismo atiende a los Museos y Unidades
Ejecutoras que también lo requieran.

2.1.3 Los involucrados en el PIP


65
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
Departamento de Lima

Los involucrados del proyecto de inversión pública son el Ministerio de Cultura,


el Archivo General de la Nación y los usuarios internos y externos que requieren
del servicio del Archivo Central del Ministerio de Cultura en búsqueda de
información arqueológica, histórica, antropológica, sociológica, arquitectónica e
ingeniería, estudiantes de educación superior, asimismo trabajadores
provenientes de entidades públicas: Oficina de Normalización Previsional (ONP),
Poder Judicial, Municipalidades, y ex trabajadores del Ministerio de Cultura a
nivel nacional.

a) Ministerio de Cultura

El Ministerio de Cultura es el organismo rector en materia de cultura y ejerce


competencias, exclusiva y excluyente, respecto a otros niveles de gestión en
todo el territorio nacional. Fue creado mediante Ley N° 29565 (15 de julio de
2010).

Las áreas programáticas de acción sobre el cual el Ministerio de Cultura


ejerce sus competencias, funciones y atribuciones para el logro de objetivos
y metas del Estado son las siguientes.

a) Patrimonio Cultural de la Nación, material e inmaterial.


b) Creación cultural contemporánea y artes vivas.
c) Gestión cultural e industrias culturales.
d) Pluralidad étnica y cultural de la Nación.

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es la unidad


orgánica de la Secretaria General del Ministerio de Cultura responsable de
la atención a los usuarios y de centralizar, custodiar y de la conservación,
organización y seguridad del acervo archivista al constituir patrimonio cultural
de la Nación para poder brindar un servicio archivístico adecuado público.

Tiene como funciones específicas:


a) Formular y proponer los estándares, procedimientos y directivas para la
gestión de los documentos y archivos; y supervisar su cumplimiento
reportando a la Secretaria General.
b) Organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de trámite
documentario, la gestión de los archivos y la provisión de información al
ciudadano aplicando las normas emanados de los Sistemas
Administrativos.

b) Archivo General de la Nación

El archivo general de la Nación es el órgano rector y central del Sistema


Nacional de Archivos encargado de normar, administrar y velar por la
defensa y conservación del Patrimonio Documental de la Nación.

66
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
Departamento de Lima

c) Usuarios internos

Como usuarios internos, se ha identificado a los servidores y funcionarios


que laboran en las dependencias del Ministerio de Cultura de Lima y las
Direcciones Regionales de Cultura a nivel nacional, que solicitan información
contenida en la documentación de valor permanente de las distintas
unidades orgánicas del Ministerio de Cultura.

d) Usuarios externos

Como usuarios externos se considera a profesionales provenientes de


entidades privadas, comunidades campesinas e indígenas, investigadores
(arqueólogos, historiadores, antropólogos, sociólogos, abogados, arquitectos
e ingenieros civiles), estudiantes de educación superior, asimismo
trabajadores provenientes de entidades públicas: Oficina de Normalización
Previsional (ONP), Poder Judicial, Municipalidades, y ex trabajadores del
Ministerio de Cultura a nivel nacional.

Cuadro N°17: Matriz de Involucrados


Grupo de
Problemas Intereses Estrategias Compromisos
involucrados
Limitada capacidad Organizar, conducir, Ejecución del Apoyo en la gestión
operativa de los ejecutar y evaluar el proyecto de inversión para la elaboración
distintos pedidos de proceso de trámite Pública de del expediente
información y documentario, la Mejoramiento de los técnico,
documentación gestión de los archivos servicios del Archivo financiamiento y
Oficina de solicitada. y la provisión de Central ejecución del
Atención al información al proyecto.
Público y ciudadano aplicando
Gestión
las normas emanados Operación y
Documentaria- de los Sistemas mantenimiento del
Ministerio de Administrativos. archivo central.
Cultura

67
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
Departamento de Lima

El Archivo Central, Normar, administrar y Supervisión y Brindar asistencia


atiende con limitada velar por la defensa y asistencia técnica y técnica en la
Archivo General capacidad operativa conservación del normativa. elaboración y
de la Nación de los procesos Patrimonio Documental ejecución del
técnicos archivísticos de la Nación. proyecto.
y de servicio.

Uso adecuado de
Demora en la Contar con información los servicios
Usuarios oportuna y de calidad brindados.
ubicación de la
internos y
documentación
externos
solicitada.

Los servicios que actualmente viene brindando el Archivo Central no son los óptimos
debido a que su infraestructura, equipos y mobiliarios, capacitación y gestión de servicio;
técnicamente no son los adecuados y oportunos de acuerdo a las normas de Gestión
de Archivos.

Cuadro N18° Servicios archivísticos demandado por los usuarios

N° de Servicio de N° de Servicio de N° de Servicio de N° de


Año búsqueda, consulta Préstamo de Correos Digitalización de Total
y fotocopiado Documentos Electrónicos Documentos

2015 2,124 1,101 1,356 14,487 19,068


2014 2,363 931 1,094 13,090 17,478
2013 3,334 626 1,447 6,011 11,418
2012 476 416 0 0 892
2011 434 241 0 0 675

68
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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2010 408 147 0 0 555


Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.

2.1.4. Análisis de vulnerabilidad (riesgo)

En relación al proyecto se han identificado los peligros posibles para el Archivo


Central del Ministerio de Cultura, que a continuación se describe:

La Identificación de los peligro en la Zona.-

En este punto la incorporación del AdR tiene como objetivo identificar las
condiciones de peligro a las cuales puede estar expuesto el PIP. A
continuación, herramientas aplicadas para el análisis de peligros:

Del análisis se han incluido las secciones relevantes, siendo identificado los
siguientes peligros: Contaminación desechos líquidos, Contaminación por
desechos sólidos, Derrame tóxicos, Humedad, Aglomeraciones,
Contaminación por ruidos, Incendios urbanos e inundaciones.

Una vez identificado los peligros, procedemos con definir sus grados utilizando
los indicadores “frecuencia” e “intensidad” con las siguientes escalas; B=Bajo:
1, M=Medio: 2, Alto: 3, S.I.=Sin Información: 4, dentro del Formato N° 02, que
presentamos a continuación:

De acuerdo con los resultados, el área en la cual se desarrollara el proyecto es


de Bajo Peligro. Esta información se analizara de manera conjunta en el
análisis de vulnerabilidades, para determinar el nivel de riesgo.

Para continuar con el ADR en el PIP, se deben analizar las condiciones de


vulnerabilidad que puede tener el proyecto, es decir:

 Análisis de la exposición a un peligro determinado, es decir si estaría o


está en el área de probable impacto (localización).
El actual Archivo Central está ubicado en el sótano del edificio, existiendo el
riesgo de generarse incendio, inundación, solo originado por las instalaciones
eléctricas y sanitarias (agua y desagüe) del edificio. En cuanto al riesgo del
terremoto estaría originado por causas naturales, teniendo en cuenta que Lima
es una ciudad con media incidencia sísmica.

 Análisis de la fragilidad con la cual se enfrentaría el probable impactó de


un peligro, sobre la base de la identificación de los elementos que podrían
afectarse y las causas (formas constructivas o diseño, materiales, tecnología).
La actual ubicación del Archivo Central y de los Archivos Periféricos muestran
un bajo riesgo de generar alto impactos negativos, a razón de que las
instalaciones eléctricas tiene deficiencias en sus instalaciones, tal es el caso
que los fluorescente no cuentan con protectores, y los cables no se encuentran
en óptimas condiciones.
La infraestructura sanitaria está en condiciones de uso, teniendo una
antigüedad de mayor a 40 años.

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Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
Departamento de Lima

El diseño estructural del edificio del Ministerio de Cultura muestra una


infraestructura antisísmica, con señalización de las zonas seguras en los
ambientes exteriores al Archivo, pero la distribución de la estantería dentro del
local del Archivo no cumplen las normas de distribución y del desplazamiento
de las personas en caso de evacuación por alguna contingencia, estando
hacinados los documentos archivísticos y los trabajadores en el Archivo
Central.

 Análisis de la resiliencia, es decir cuáles son las capacidades disponibles


para su recuperación (sociales, financieras, productivas, etc.) y que alternativas
existen para continuar brindando los servicios en condiciones mínimas.

Se cuenta con un Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros por
inundación de Archivos, que está establecido en la RJ N° 459-97-AGN/J.
Asimismo se cuenta con una Directiva N°007-86-AGN/J, donde establece las
normas para la conservación de documentos de los Archivos Administrativos
del Sector Público Nacional, aprobado mediante RJ N° 173-AGN/J, que la
Oficina de Defensa Nacional supervisa el cumplimiento y la Jefatura del Archivo
Central forma parte de la Brigada de Emergencia y el personal ha sido
capacitado para las acciones de prevención.

Con respecto a la señalización de zonas seguras en los ambientes del Archivo


Central, la Oficina de Defensa Nacional ha realizado la señalización
correspondiente.

Para facilitar este proceso, se utiliza nuevamente una lista de verificación como
herramienta de apoyo para determinar si se están incluyendo dichos conceptos
permiten verificar si en la formulación del proyecto se están tomando en cuenta
las condiciones de vulnerabilidad que pueden afectar el proyecto. Asimismo, es
necesario definir el grado de vulnerabilidad que enfrenta el proyecto,
considerando los factores de exposición, fragilidad y resiliencia.

El proyecto enfrenta una Vulnerabilidad Baja, ya que la exposición es baja y


tiene variables de resiliencia que muestran media vulnerabilidad.
Como se ha señalado que la variable de exposición presenta Vulnerabilidad
Baja y todas las variables de fragilidad baja, como la de resiliencia presentan
Vulnerabilidad Media más que Baja (y una de Vulnerabilidad Alta), entonces, el
proyecto enfrenta un factor de VULNERABILIDAD BAJA.

Análisis del Riesgo para la identificación de Medidas de Riesgos.


La identificación del nivel de riesgo nos va a permitir definir la inclusión de
medidas de reducción de riesgo en el proyecto, de ser necesario.

De los resultados de AdR del Proyecto, entre el grado de Peligro Bajo y el


Grado de Vulnerabilidad Bajo, se concluye que el Proyecto estará expuesto a
un Nivel de Riesgo Bajo, por lo tanto la inclusión de medidas de riesgo MRR,
no son de importancia. Más aún que estos resultados están considerados para
el diseño e implementación de equipamiento de los ambientes.

a. Acciones para reducir los daños y/o pérdidas que se podrían


generar por la probable ocurrencia de desastres durante la vida útil del
proyecto.

70
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Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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Vulnerabilidad del área de influencia: El Ministerio de Cultura está ubicado


en el distrito de San Borja, por lo cual consideramos que el área de influencia
no sea vulnerable, considerando que está en una zona urbana, en un terreno
llano, exento de los posibles desastres naturales y sismos extremos.

b. Medidas de mitigación sobre los impactos negativos del proyecto


sobre el ambiente.
El proyecto es un acondicionamiento de área, por tratarse de una reubicación
de los documentos archivísticos con fines de conservación, custodia y de
brindar información en un ambiente más amplio que se encuentra en el
ministerio de cultura, cuyos posibles impactos negativos son mínimos y de una
temporalidad muy corta.

 Impactos Negativos.
 Incremento de emisión de partículas de polvo, por acciones como
traslado de documentos archivísticos, transporte de equipos y herramientas,
maniobras de vehículos y equipos, entre otros.
 Inhabilitación del tránsito en corto tiempo del área de estacionamiento
que colinda con el área a acondicionar donde se ejecutara el proyecto.

 Plan de Mitigación de los Impactos Adversos.


 Realizar un adecuado mantenimiento de los documentos archivísticos,
con el fin de evitar la emisión de partículas de polvo.
 Los materiales excedentes serán evacuados a botaderos.
 Se programara el traslado de los equipos, herramientas y los documentos
archivísticos, sin generar contratiempo a las áreas colindantes.

Finalmente en esta evaluación no se efectuara sobre las medidas de reducción


de riesgos ante sismos; el acondicionamiento del área existente es
presentando en el planteamiento técnico alternativa que ha considerado las
normas vigentes de sismo resistencia y el evaluador verificara que se hayan
incluido las medias correspondientes.

Se tiene en cuenta acciones para proteger a la respiración de las personas en


la operación y mantenimiento del archivo central que es un proceso vital
mediante el cual nuestro cuerpo toma el aire del ambiente y lo introduce al
organismo.

2.2 Definición del problema, sus causas y efectos


2.2.1 El problema central
El Ministerio de Cultura cuenta con una Unidad de Archivo Central, que organiza
la documentación depositada de acuerdo a los Procesos Técnicos Archivísticos,
con personal asignado y atendiendo con limitada capacidad, los distintos pedidos
de información y documentación solicitada.

La documentación existente en el Archivo Central del Ministerio de Cultura,


corresponde a cada una de las diferentes Unidades Orgánicas del Ministerio, la
cual es ubicada en un lugar físico asignado en dos ambientes ubicados en el
sótano del edificio. A continuación se resume la problemática encontrada:

71
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 Limitado e inadecuados espacios físico.


 Áreas de transito reducidas.
 No se cuenta con señalización adecuada para evacuación de personal en casos de
emergencia.
 Área de trabajo limitada.
 No se cuenta con un área de atención al público adecuada.
 Iluminación deficiente.
 Deficiente sistema de ventilación lo que conlleva a un deterioro paulatino de la
documentación.
 Servicios higiénicos deficientes.
 No se cuenta con áreas independizadas para archivamiento, área de trabajo y atención
al público.
 Equipamiento inadecuado y obsoleto para realizar trabajos
 Limitadas de estanterías para colocación de archivos
 No se cuenta con un sistema de cámaras de seguridad
 Limitados de equipos de protección para los trabajadores del Archivo.
 Limitada capacitación al personal en microformas digitales, seguridad de la información y
en el uso de aplicativos informáticos.
 Documentación recuperada del cuartel santa catalina, INC y Museo de la Nación sin
procesos técnicos archivísticos.
 Demora en la entrega de la información solicitada por los usuarios por falta de
digitalización la de la información requerida.
 No se cuenta con un sistema informático especializado

En este sentido se plantea el problema central de la siguiente manera:

“LOS USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA


RECIBEN LIMITADOS E INADECUADOS SERVICIOS”.

2.2.2 Análisis de las causas

Causas Directas Causas indirectas


Espacios no funcionales: ambientes
Infraestructura inadecuada e insuficiente
reducidos e insuficientes, mala
para la prestación del servicio
distribución, etc.
No se cuenta con equipos y/o mobiliarios
Equipamiento y mobiliario insuficiente e suficientes.
inadecuado Deterioro de equipos y/o mobiliario
Equipos obsoletos
No se cuenta con personal capacitado en
Recursos humanos limitados en
nuevas tecnologías para la gestión
capacitación archivística
archivística.
Deficiente sistema de gestión Documentación de valor histórico y
documentaria permanente sin procesos técnicos

72
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archivísticos y digitalizados con valor


legal.
No se cuenta un sistema informático
especializado para los archivos

2.2.3 Análisis de los efectos

Efectos Directos Efectos indirectos Efecto Final

Mayor grado de deterioro Menor nivel de


de documentación en satisfacción y
custodia. confianza de la
Menor nivel de
población a los
productividad
Mayor tiempo en la entrega servicios del archivo
de la información central del Ministerio
de Cultura.

73
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Árbol de causas y efectos


EFECTO ÚLTIMO
Menor nivel de satisfacción y confianza de la población a los servicios del
archivo central del Ministerio de Cultura.

EFECTO INDIRECTO
Menor nivel de productividad

EFECTO DIRECTO EFECTO DIRECTO


Mayor grado de deterioro de Mayor tiempo en la entrega de la
documentación en custodia. información

PROBLEMA CENTRAL
LOS USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA
RECIBEN LIMITADOS E INADECUADOS SERVICIOS

CAUSA DIRECTA CAUSA DIRECTA CAUSA DIRECTA CAUSA DIRECTA


Infraestructura inadecuada Equipamiento y mobiliario Recursos humanos Deficiente sistema de
e insuficiente para la insuficiente e inadecuado limitados en capacitación gestión documentaria
prestación del servicio archivística

CAUSA INDIRECTA CAUSA INDIRECTA CAUSA INDIRECTA CAUSA INDIRECTA CAUSA INDIRECTA
Espacios no funcionales: No se cuenta con equipos y/o No se cuenta con personal Documentación de valor No se cuenta con
ambientes reducidos e mobiliarios suficientes. capacitado en nuevas histórico y permanente sin un sistema
insuficientes, mala Deterioro de equipos y/o mobiliario tecnologías para la gestión procesos técnicos informático
distribución, etc. Equipos obsoletos archivística. archivísticos y digitalización especializado
con valor legal

74
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2.3 Planteamiento del proyecto


2.3.1 El objetivo central
El objetivo central está definido como: LOS USUARIOS DEL ARCHIVO
CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA RECIBEN SUFICIENTE Y
ADECUADOS SERVICIOS.
2.3.2 Los medios para alcanzar el objetivo central

Medios de Primer Orden Medios Fundamentales


Espacios funcionales: ambientes
Infraestructura suficiente y adecuada
adecuados e suficientes, adecuada
para la prestación del servicio
distribución, etc.
Se cuenta con suficientes y adecuados
Equipamiento y mobiliario suficiente y
equipos y/o mobiliarios
adecuado
Se cuenta con personal capacitado en
Recursos humanos capacitados nuevas tecnologías para la gestión
archivística.
Documentación con valor histórico y
permanente con procesos técnicos
Eficiente sistema de gestión archivísticos y digitalización con valor
documentaria legal.
Se cuenta con un sistema informático
especializado de archivos.

2.3.3 Los fines del proyecto

Fines Directos Fines indirectos Fin último

Menor grado de deterioro Mayor nivel de


de documentación en satisfacción y
custodia. confianza de la
Mayor nivel de
población a los
productividad
Menor tiempo en la servicios del archivo
entrega de la información central del Ministerio
de Cultura.

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Árbol de medios y fines

FIN ÚLTIMO
Mayor nivel de satisfacción y confianza de la población a los servicios del
archivo central del Ministerio de Cultura.

FIN INDIRECTO
Mayor nivel de productividad

FIN DIRECTO FIN DIRECTO


Menor grado de deterioro de Menor tiempo en la entrega de la
documentación en custodia. información

OBJETIVO CENTRAL
LOS USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA
RECIBEN SUFICIENTE Y ADECUADOS SERVICIOS.

MEDIO DE PRIMER MEDIO DE PRIMER MEDIO DE PRIMER MEDIO DE PRIMER


NIVEL ORDEN ORDEN ORDEN
Infraestructura adecuada Equipamiento y mobiliario Recursos humanos Eficiente sistema de
para la prestación del suficiente y adecuado capacitados gestión documentaria
servicio

MEDIO FUNDAMENTAL MEDIO FUNDAMENTAL MEDIO FUNDAMENTAL MEDIO FUNDAMENTAL MEDIO


Espacios funcionales: Se cuenta con suficientes y adecuados Se cuenta con personal Documentación con valor FUNDAMENTAL
ambientes adecuados y equipos y/o mobiliarios capacitado en nuevas histórico y permanente con Se cuenta con un
suficientes, adecuada tecnologías para la gestión procesos técnicos sistema informático
distribución, etc. archivística. archivísticos y digitalización especializado
con valor legal

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2.3.4 Planteamiento de alternativas de solución


Para el planteamiento de las alternativas de solución para el proyecto la Oficina de
Operaciones y Mantenimiento del Ministerio de Cultura (OPM-MC) como área
técnica analizó las posibles alternativas para la localización de los ambientes del
Archivo Central teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 La disponibilidad de espacios físicos (ambientes, locales y terrenos) y que


sean los adecuados para administración y repositorio del Archivo Central.

 La accesibilidad y cercanía de la Sede Central del Ministerio de Cultura a los


espacios físicos destinados para el Archivo Central.

En este sentido, de acuerdo los criterios para la selección de espacios físicos para
el funcionamiento del Archivo Central, la OPM-MC propuso 03 ambientes ubicados
en sótano del Ministerio de Cultura, los cuales serán mejorados y acondicionados
para su adecuado funcionamiento mediante las siguientes acciones:

Resumen de la alternativa de Solución


Alternativas de
Acciones
Solución

Mejoramiento y construcción de ambientes +


Adquisición de suficientes y adecuados equipos
y/o mobiliario+ capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la gestión
Alternativa 01 archivística + Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la documentación
recuperada+ digitalización con valor legal +
implementación del sistema informático y
seguridad.

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Módulo III. Formulación


3.1 Horizonte de evaluación
En concordancia con los parámetros de evaluación (Anexo SNIP 10) establecidos por
Sistema Nacional de Inversión Pública y la naturaleza del proyecto, se ha establecido
un horizonte de evaluación de 12 años; que incluye 03 años de inversión que abarca
desde el año 0 hasta el año 2, más un máximo de 10 años de generación de beneficios,
que abarca desde el año 2 hasta el año 11.

INVERSIÓN FASE POST INVERSIÓN


COMPONENTE /ACCION / ACTIVIDAD / TAREA
Año año año año
Año 0 Año 1 Año 2 3 4 5 …. 11
FASE DE INVERSION

Estudio definitivo y/o expediente técnico

Mejoramiento de ambientes y construcción

Implementación de equipamiento y mobiliario

Capacitación al personal operativo en nuevas


tecnologías para la gestión archivística

Realización de los procesos técnicos


archivísticos de la documentación recuperada

Digitalización con valor legal

Implementación del sistema informático y de


seguridad.

Supervisión

Operación y Mantenimiento

3.2 Determinación de la brecha oferta-demanda


3.2.1 Análisis de la demanda
a) Análisis de la demanda efectiva sin proyecto

Como podemos observar la cantidad demandada de servicios de los usuarios ha


disminuido para servicios de búsqueda, consulta y fotocopiado, debido a la
demora de atención por la falta de procesos técnicos archivísticos de la
documentación recuperada y un aumento en los servicios de préstamo, correo
electrónico y digitalización.

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Cuadro N°19: servicios demandados por los usuarios


N° de
N° de Servicio de N° de Servicio de N° de Servicio de
Digitalización de
Año búsqueda, consulta Préstamo de Correos Total
Documentos sin
y fotocopiado Documentos Electrónicos
valor legal

2010 408 147 0 0 555


2011 434 241 0 0 675
2012 476 416 0 0 892
2013 3,334 626 1,447 6,011 11,418
2014 2,363 931 1,094 13,090 17,478
2015 2,124 1,101 1,356 14,487 19,068
2016
2,294 1,145 1,519 16,225 21,183
(Año0)
2017
2,477 1,191 1,701 18,172 23,541
(Año1)
Fuente: Oficina de Atención al Público y Gestión Documentaria.
Elaboración: Oficina de Gestión de Proyectos

b) Análisis de la demanda del servicio con proyecto

De acuerdo al análisis de la demanda de los Servicio de búsqueda, consulta y


fotocopiado se tiene que crecerá en 8% y la de servicios de préstamos en 4%;
mientras que la de los servicios de correos electrónico y digitalización en 12%.

En este sentido la proyección de la demanda de servicios del archivo central a


usuarios quedaría de la siguiente manera:

Cuadro N°20: Proyección de la demanda efectiva con proyecto.

tasa de
8% 4% 12% 12%
crecimiento
N° de N° de Total
N° de N° de
Servicio de Digitalización
Servicio de Servicio de
Año búsqueda, de
Préstamo de Correos
consulta y Documentos
Documentos Electrónicos
fotocopiado sin valor legal
2 2018 2,676 1,238 1,905 20,353 26,172
3 2019 2,890 1,288 2,134 22,796 29,108
4 2020 3,121 1,340 2,390 25,531 32,382
5 2021 3,371 1,393 2,677 28,595 36,036
6 2022 3,640 1,449 2,998 32,026 40,113
7 2023 3,931 1,507 3,357 35,869 44,664
8 2024 4,246 1,567 3,760 40,174 49,747
9 2025 4,586 1,630 4,212 44,994 55,422
10 2026 4,952 1,695 4,717 50,394 61,758
11 2027 5,349 1,763 5,283 56,441 68,836
TOTAL DE SERVICIOS ENTRE LOS AÑOS 2018-2027 444,238
Elaboración: Oficina de Gestión de Proyectos

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3.2.2 Análisis de la oferta


Análisis de la oferta optimizada
El análisis de la oferta de los servicios que brinda el archivo central ensayado su
optimización de infraestructura, equipos y mobiliarios, capacitación y gestión de
servicio; no es posible técnicamente de acuerdo a las normas de gestión de
archivos. Por lo tanto, se considera que para efectos de una oferta optimizada,
la situación es nula, la misma que se proyecta durante el horizonte definido de
10 años.
3.2.3 Brecha oferta-demanda
La determinación de la brecha Oferta demanda es el resultado de la oferta
optimizada menos la demanda en la situación con proyecto. Se tiene que la
brecha por cubrir es la totalidad como muestra el siguiente cuadro.

Cuadro N° 21: Proyección de la brecha Oferta Demanda de atenciones


Oferta
Demanda de los
AÑO optimizada de
servicios
servicios Balance
archivísticos
archivísticos
con PIP
sin PIP

2 2018 26,172 0 -26,172


3 2019 29,108 0 -29,108
4 2020 32,382 0 -32,382
5 2021 36,036 0 -36,036
6 2022 40,113 0 -40,113
7 2023 44,664 0 -44,664
8 2024 49,747 0 -49,747
9 2025 55,422 0 -55,422
10 2026 61,758 0 -61,758
11 2027 68,836 0 -68,836
TOTAL 444,238 0 -444,238

Fuente: Elaboración Oficina de Gestión de Proyectos

3.3 Análisis técnico de las alternativas


Ante la ausencia de normativas especificas en materia de edificaciones para
ARCHIVOS tanto en el Reglamento Nacional de Edificaciones, se ha elaborado este
documento en base a las normas técnicas reglamentadas por el Archivo General de la
Nación y de acuerdo a referencias técnicas obtenidas de otros archivos como las de
Ministerio de Relaciones Exteriores y el Ministerio de Energía y Minas; asimismo con
el aporte participativo de los técnicos y directivos de la Oficina de Atención al Público
y Gestión Documentaria. Para ello se analizó la ubicación de la UP y/o el proyecto, las
tecnologías que pueden aplicarse y el tamaño óptimo; aquellas asociadas a la gestión
del riesgo de desastre, a los posibles impactos ambientales. El detalle del análisis se
presenta en anexos.

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Cuadro N°22: Síntesis del análisis técnico de las alternativas de solución

Alternativa de
Alternativa Técnica 01
solución 01
Localización Tecnología y tamaño
Comprende Intervención en un área total de 1,560 m2 , que comprende:
03 zonas
ubicadas en - Archivo 1 y Archivo 2 asignado, destinados para
el sótano del repositorios se implementará un sistema de ventilación y
Ministerio de contraincendios, mejoramiento de luminarias,
Cultura. implementación de equipamiento y mobiliario e instalación
de estantería fija con un total de 376 cuerpos de 7 niveles,
respectivamente.
- Archivo 3 dividido en área administrativa, área de trabajo,
área de servicios complementarios y repositorio 1 se
realizará la construcción de ambientes en tabiquería
Mejoramiento y
drywall y tabiquería en vidrio templado; el mejoramiento
construcción de
y nivelación de piso existente, adecuación de servicios
ambientes +
higiénicos, colocación de falso cielo raso, sistema de
Adquisición de
ventilación y contraincendios, sistema de luminarias.
suficientes y
Asimismo comprende la Implementación de equipamiento
adecuados
y mobiliario que incluye la instalación de 752 estantes
equipos y/o
móviles de 7 niveles.
mobiliario+
capacitación al
Asimismo se realizará un programa que comprende 3 cursos
personal
de capacitación, 01 diplomado y 01 maestría para 06
operativo en
trabajadores del Archivo Central en gestión de archivos y
nuevas
nuevas tecnologías archivísticas y finalmente 01
tecnologías para
capacitación por parte del personal del Archivo Central a las
la gestión
Direcciones Desconcentradas de Cultura.
archivística +
Realización de
Contratación de un servicio para la realización de los
los procesos
procesos técnicos archivísticos de 892 ml de la
técnicos
documentación de valor histórico y permanente, así como la
archivísticos de
digitalización con valor legal de 7, 000,000 de imágenes.
la documentación
recuperada+
Implementación de un sistema informático especializado
digitalización con
para gestión de archivos y un sistema de seguridad.
valor legal +
Alternativa Técnica 02
implementación
Intervención en un área total de 1,560 m2 , que comprende:
del sistema
informático y
seguridad. - Archivo 1 y Archivo 2 asignado, destinados para
Comprende repositorios se implementará un sistema de ventilación y
03 zonas contraincendios, mejoramiento de luminarias,
ubicadas en implementación de equipamiento y mobiliario e instalación
el sótano del de estantería fija con un total de 376 cuerpos de 7 niveles,
Ministerio de respectivamente.
Cultura con
un área total - Archivo 3 dividido en área administrativa, área de trabajo,
de 1,560 m2 área de servicios complementarios y repositorio 1 se
realizará la construcción de ambientes en tabiquería de
ladrillo de sogas y tabiquería en vidrio templado; el
mejoramiento y nivelación de piso existente, adecuación

81
Mejoramiento de los Servicios del Archivo Central-
Ministerio de Cultura, Distrito de San Borja, Provincia y
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de servicios higiénicos, colocación de falso cielo raso,


sistema de ventilación y contraincendios, sistema de
luminarias. Asimismo comprende la Implementación de
equipamiento y mobiliario que incluye la instalación de 752
estantes móviles de 7 niveles.

Asimismo se realizará un programa que comprende 3 cursos


de capacitación, 01 diplomado y 01 maestría para 06
trabajadores del Archivo Central en gestión de archivos y
nuevas tecnologías archivísticas y finalmente 01
capacitación por parte del personal del Archivo Central a las
Direcciones Desconcentradas de Cultura.

Contratación de un servicio para la realización de los


procesos técnicos archivísticos de 892 ml de la
documentación de valor histórico y permanente, así como la
digitalización con valor legal de 7, 000,000 de imágenes.

Implementación de un sistema informático especializado


para gestión de archivos y un sistema de seguridad.

Cuadro N°23: Resumen de las áreas de la situación actual y del programa


arquitectónico

Situación actual Propuesta del PIP


Áreas Áreas
Ambientes
(m2) (m2)
Archivo 1 368.15 368.15
Repositorio 01 305.45 368.15
Atención, Ingreso, Recepción,
Oficina 26.12 0
Digitalización y procesos
técnicos 26.47 0
Servicios Higiénicos propio 10.11 0

Archivo2 115.4
Repositorio 02 115.4 0

Archivo 2 asignado 124.9


Repositorio 02 asignado 0 124.9

Archivo3 1,067.27
Repositorio 03 0 527.05
Área administrativa 0 89.83
Área de trabajo 0 384.47
Área de servicios
complementarios 0 65.92
TOTAL 483.55 1,560.32

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Es importante indicar que el archivo 2 actual es el ambiente declarado no apto para


repositorio por la Oficina de Operación y Mantenimiento, debido al peligro constante de
inundación del ambiente, el cual será reemplazo por un nuevo ambiente.
El archivo 2 asignado es el nuevo ambiente propuesto por la Oficina de Operación y
Mantenimiento para su utilización como repositorio.
Gráfico N°01
Ubicación de los ambientes del PIP

Archivo N°01

Archivo N°02
asignado

Archivo N°03, área


Administrativa y área Técnica

83
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3.4 Costos a precios de mercado


3.4.1 Estimación de costos de inversión
Cuadro N24: Costos de inversión a precios de mercado de la alternativa técnica 01

ACTIVIDAD UNIDAD CANTIDAD COSTO


Estudio definitivo y/o expediente
Documento 6 110,000
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y m2 1,560.00 1,265,292
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
Porcentaje 100.00 1,779,838
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la Acciones 6.00 91,200
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la ml 892.00 215,218
documentación recuperada
Digitalización con valor legal Imagen 7,000,000 1,498,980
Implementación del sistema
Porcentaje 100.00 257,323
informático y de seguridad.
Supervisión Porcentaje 100.00 225,354
TOTAL 5,443,205

Cuadro N° 25: Costos de inversión a precios de mercado de la alternativa técnica 02

ACTIVIDAD UNIDAD CANTIDAD COSTO


Estudio definitivo y/o expediente
Documento 6 110,000
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería de
m2 1560 1,373,483
ladrillo de sogas y tabiquería en
vidrio templado
Implementación de equipamiento y
Porcentaje 100 1,779,838
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la Acciones 6 91,200
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la ml 892 215,218
documentación recuperada
Digitalización con valor legal Imagen 7,000,000 1,498,980
Implementación del sistema
Porcentaje 100 257,323
informático y de seguridad.
Supervisión Porcentaje 100 225,354
TOTAL 5,551,396

84
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3.4.3 Estimación de costos de operación y mantenimiento


Costos de Operación y Mantenimiento SIN proyecto
Los costos de operación y mantenimiento sin proyecto son cero debido a que la oferta
optimizada es cero.
Costos de Operación y Mantenimiento CON proyecto
Para determinar los costos de operación y mantenimiento con proyecto tenemos:
 Se tiene una inversión de 3 años, que abarca desde el año 0 al año 2, mientras
que la operación y mantenimiento se inicia paralelamente a partir del año 2.

 Los costos de operación y mantenimiento de las alternativas técnicas 1 y 2 son


los mismos.

En este sentido, tenemos que los costos de operación y mantenimiento se inician a


partir de año 2 con un monto anual de S/. 185, 432, teniendo en cuenta que se iniciará
la operación y mantenimiento solamente del componente de infraestructura, mobiliario
y equipamiento; mientras que los costos de operación y mantenimiento a partir del año
3 al año 11 son de S/. 213,352 anuales, como podemos observar los costos son
mayores, debido a que a partir del año 3 se inicia la operación y manteamiento de
todos los componentes del proyecto. A continuación se muestra el detalle de los
costos:

Cuadro N°26: Costos de operación y mantenimiento con PIP ( en el año 2)

Costo
Rubro Cantidad Meses Costo anual
mensual

1. Costos de operación 167,432


1.1. Personal 153,000
Coordinadora del archivo central 3,500 1 12 42,000
Tecnico 3,500 2 12 84,000
Practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 800 1 12 9,600
1.3. Servicios 4,832
Servicios de agua potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 80 1 12 960
Servicio de telefonía 60 1 12 720
Otros servicios 120 1 12 1,440
Viaticos 320 1 4 1,280

2. Costos de Mantenimiento 18,000


2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 150 1 12 1,800
2.3 Servicios 300 1 6 1,800
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 185,432

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Cuadro N°27: Costos de operación y mantenimiento con PIP ( año 3 al año 11)

Rubro Costo mensual Cantidad Meses Costo anual

1. Costos de
operación 180,352
1.1. Personal 153,000
Coordinadora del
archivo central 3,500 1 12 42,000
Tecnico 3,500 2 12 84,000
practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 1,500 1 12 18,000
1.3. Servicios 9,352
Servicios de agua
potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 170 1 12 2,040
Servicio de telefonía 120 1 12 1,440
Otros servicios 240 1 12 2,880
Viaticos 320 2 4 2,560
2. Costos de
Mantenimiento 33,000
2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 800 1 12 9,600
2.3 Servicios 1,500 1 6 9,000
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 213,352

86
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3.4.4 Flujo de costos incrementales a precios de mercado


Cuadro N°28: Costos incrementales a precios de mercado dela Alternativa
Técnica 01
SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN (A+B-C)
INVERSIÓN CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM TOTAL (B)
0 2,144,785 2,144,785
1 2,369,694 2,369,694
2 928,726 167,432 18,000 185,432 0 0 0 1,114,158
3 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
4 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
5 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
6 272,160 180,352 33,000 485,512 0 0 0 485,512
7 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
8 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
9 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
10 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
11 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352

Los costos reposición de equipamiento en general del proyecto se ha proyectado para


el año 6 por un monto de 272,160 nuevos soles para la alternativa 1.
Cuadro N°29: Costos incrementales a precios de mercado dela Alternativa
Técnica 02
SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN (A+B-C)
INVERSIÓN CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM TOTAL (B)
0 2,252,976 2,252,976
1 2,369,694 2,369,694
2 928,726 167,432 18,000 185,432 0 0 0 1,114,158
3 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
4 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
5 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
6 277,570 180,352 33,000 490,922 0 0 0 490,922
7 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
8 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
9 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
10 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352
11 180,352 33,000 213,352 0 0 0 213,352

Los costos reposición de equipamiento en general del proyecto se ha proyectado para


el año 6 por un monto de 277,570 nuevos soles para la alternativa 2.

87
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Módulo IV. Evaluación


4.1 Evaluación social
4.1.1 Beneficios sociales
El proyecto trae los siguientes beneficios cualitativos:
 Disminución del riesgo de pérdida, duplicación y deterioro e incluso siniestros
de la documentación.

 Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos. Acceso


rápido y seguro a la información reduciendo los tiempos de búsqueda y por
consiguiente de respuesta.

 Mayor nivel de confianza de los usuarios de la información que demanda ya


sea en papel o digital.

4.1.2 Costos sociales


Aplicando debidamente los factores de corrección, se estima los costos a precios
sociales, tanto para los costos de inversión como los de operación y mantenimiento.
Cuadro N°30: Análisis de los costos a precios sociales de la Alternativa Técnica
N°01
Precio de Factor de
Actividad Precio Social
Mercado corrección
Estudio definitivo y/o expediente técnico 110,000 0.85 93,500

Mejoramiento de ambientes y construcción en


tabiquería drywall y tabiquería en vidrio 1,265,292 856,104
templado.
Mano de obra calificada 116,306 0.91 105,838
Mano de obra no calificada 54,473 0.86 46,847
Materiales 737,127 0.85 626,558
Equipos y herramientas 16,475 0.85 14,004
Gastos Generales 73,950 0.85 62,858
utilidades 73,950 0.00 0
IGV 193,011 0.00 0
Implementación de equipamiento y mobiliario 1,779,838 0.85 1,512,862

Capacitación al personal operativo en nuevas


91,200 0.85 77,520
tecnologías para la gestión archivística
Realización de los procesos técnicos
215,218 0.85 182,935
archivísticos de la documentación recuperada
Digitalización con valor legal 1,498,980 0.85 1,274,133
Implementación del sistema informático y de
257,323 0.85 218,725
seguridad.
Supervisión 225,354 0.85 191,551
TOTAL 5,443,205 4,407,330

88
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Cuadro N°31: Análisis de los costos a precios sociales de la Alternativa Técnica


N°02
Precio de Factor de
Actividad Precio Social
Mercado corrección
Estudio definitivo y/o expediente técnico 110,000 0.85 93,500

Mejoramiento de ambientes y construcción en


tabiquería drywall y tabiquería en vidrio 1,373,483 930,310
templado.
Mano de obra calificada 141,359 0.91 128,637
Mano de obra no calificada 68,644 0.86 59,034
Materiales 767,305 0.85 652,209
Equipos y herramientas 26,115 0.85 22,198
Gastos Generales 80,273 0.85 68,232
utilidades 80,273 0.00 0
IGV 209,515 0.00 0
Implementación de equipamiento y mobiliario 1,779,838 0.85 1,512,862

Capacitación al personal operativo en nuevas


91,200 0.85 77,520
tecnologías para la gestión archivística
Realización de los procesos técnicos
215,218 0.85 182,935
archivísticos de la documentación recuperada
Digitalización con valor legal 1,498,980 0.85 1,274,133
Implementación del sistema informático y de
257,323 0.85 218,725
seguridad.
Supervisión 225,354 0.85 191,551
TOTAL 5,551,396 4,481,535

Cuadro N°32: Costos de operación y mantenimiento con PIP


(Año 2) a precios sociales

Personal PP FC PS
1. Costos de operación 167,432 151,497
1.1. Personal 153,000 0.91 139,230
1.2. Bienes 9,600 0.85 8,160
1.3 Servicios 4,832 0.85 4,107

2. Costos de Mantenimiento 18,000 16,164


2.1. Personal 14,400 0.91 13,104
2.2. Bienes 1,800 0.85 1,530
2.2. Servicios 1,800 0.85 1,530
Total 185,432 167,661

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Cuadro N°33: Costos de operación y mantenimiento con PIP (Año 3-año11) a


precios sociales
Personal PP FC PS
1. Costos de operación 180,352 162,479
1.1. Personal 153,000 0.91 139,230
1.2. Bienes 18,000 0.85 15,300
1.3 Servicios 9,352 0.85 7,949
2. Costos de
Mantenimiento 33,000 28,914
2.1. Personal 14,400 0.91 13,104
2.2. Bienes 9,600 0.85 8,160
2.2. Servicios 9,000 0.85 7,650
Total 213,352 191,393

4.1.3 Estimación de los indicadores de rentabilidad social


Considerando la dificultad para valorizar monetariamente los beneficios, se
recomienda utilizar la metodología Costo-Efectividad.
La metodología Costo-Efectividad estima el costo social de lograr los resultados e
impactos de cada alternativa del PIP. Para ello, se define un indicador de efectividad
relacionado con los impactos del PIP o un indicador de eficacia relacionado con los
resultados o el objetivo central del PIP.
Para realizar la evaluación económica y social, se ha considerado el indicador costo
eficacia determinada como el cociente del Valor Actual de Costos Incrementales a
precios Sociales dividido entre la cantidad de servicios archivísticos atendidos a lo largo
de los diez años por el Archivo Central.

90
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Cuadro N°34: Rentabilidad Social de la Alternativa Técnica N°01


SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN N° servicios
(A+B-C)
INVERSI TOTAL CO CM CT ( C)
ÓN (A) CR CO CM
(B)
0 2,027,372 2,027,372
1 1,630,712 1,630,712
2 749,246 151,497 16,164 167,661 0 0 0 916,907 26,172
3 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 29,108
4 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 32,382
5 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 36,036
6 231,336 162,479 28,914 422,729 0 0 0 422,729 40,113
7 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 44,664
8 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 49,747
9 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 55,422
10 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 61,758
11 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 68,836
S/.
VACS (9%) 5,398,904

N° servicios 444,238
Índice Costo
Eficacia 12.15

Cuadro N°35: Rentabilidad Social de la Alternativa Técnica N°02


SITUACIÓN SIN
SITUACIÓN CON PROYECTO
PROYECTO
CTI N°
AÑO FASE DE FASE DE POST INVERSIÓN
(A+B-C) Servicios
INVERSIÓN TOTAL CO CM CT ( C)
(A) CR CO CM
(B)
0 2,106,322 2,106,322
1 1,658,168 1,658,168
2 717,046 151,497 16,164 167,661 0 0 0 884,707 26,172
3 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 29,108
4 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 32,382
5 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 36,036
6 235,934 162,479 28,914 427,328 0 0 0 427,328 40,113
7 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 44,664
8 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 49,747
9 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 55,422
10 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 61,758
11 162,479 28,914 191,393 0 0 0 191,393 68,836
S/.
VACS (9%)
5,478,682
N° servicios 444,238
Índice Costo
Eficacia 12.33
Podemos observar que la alternativa técnica 1 tiene un indicador costo efectividad
menor que la alternativa técnica 2.

91
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4.2. Análisis de sensibilidad


Con el fin de disminuir la incertidumbre de la elección de la alternativa técnica se
efectúa el análisis de sensibilidad de las alternativas técnicas en función de costos de
inversión y N° de servicios. Como se puede observar la alternativa técnica 1 tiene un
indicador costo efectividad menor que la alternativa técnica 2.

Cuadro N° 36: Análisis de sensibilidad de la Alternativa Técnica 1



Variable Variación VACS C.E.
de servicios
1.30 9,264,519.78 444,238.00 20.85
MAS 1.20 7,126,553.68 444,238.00 16.04
1.10 5,938,794.73 444,238.00 13.37
Costos REFERENCIA 1.00 5,398,904.30 444,238.00 12.15
0.90 4,859,013.87 444,238.00 10.94
MENOS 0.80 3,887,211.10 444,238.00 8.75
0.70 2,721,047.77 444,238.00 6.13
1.15 5,398,904.30 510,873.70 10.57
MAS 1.10 5,398,904.30 488,661.80 11.05
1.05 5,398,904.30 466,449.90 11.57
N° DE
REFERENCIA 1.00 5,398,904.30 444,238.00 12.15
SERVICIOS
0.95 5,398,904.30 422,026.10 12.79
MENOS 0.90 5,398,904.30 399,814.20 13.50
0.85 5,398,904.30 377,602.30 14.30

Cuadro N° 37: Análisis de sensibilidad de la Alternativa Técnica 2


Variable Variación VACS C.E.
de servicios
1.30 9,401,418.53 444,238.00 21.16
MAS 1.20 7,231,860.41 444,238.00 16.28
1.10 6,026,550.34 444,238.00 13.57
Costos REFERENCIA 1.00 5,478,682.13 444,238.00 12.33
0.90 4,930,813.91 444,238.00 11.10
MENOS 0.80 3,944,651.13 444,238.00 8.88
0.70 2,761,255.79 444,238.00 6.22
1.15 5,478,682.13 510,873.70 10.72
MAS 1.10 5,478,682.13 488,661.80 11.21
1.05 5,478,682.13 466,449.90 11.75
N° DE
REFERENCIA 1.00 5,478,682.13 444,238.00 12.33
SERVICIOS
0.95 5,478,682.13 422,026.10 12.98
MENOS 0.90 5,478,682.13 399,814.20 13.70
0.85 5,478,682.13 377,602.30 14.51

92
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4.3 Análisis de sostenibilidad


La sostenibilidad está asociada a la capacidad del proyecto, para generar los beneficios
esperados a lo largo de su horizonte de evaluación, en ese intento los involucrados y
beneficiarios juegan un rol importante para el cumplimiento del objetivo del proyecto.

En tal sentido puede observarse que el presente proyecto es sostenible por las
siguientes razones:

Capacidad de Gestión

El Ministerio de Cultura cuenta con la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión


Documentaria, que cuenta con los técnicos conocedores de la gestión documentaria;
con lo cual se garantiza la adecuada implementación del proyecto y su correcta
operatividad en el horizonte planeado.

Financiamiento de los Costos de Operación y Mantenimiento.

Los costos de inversión, serán financiados con recursos del estado, para lo cual el
Ministerio de cultura y el MEF deberán analizar las fuentes de financiamiento para las
inversiones anuales.

Los costos de operación y mantenimiento incrementales, producto de implementar el


proyecto, serán financiados por la fuente de financiamiento de recursos directamente
recaudados provenientes de las tarifas por los servicios ofrecidos a los usuarios
externos y recursos ordinarios gestionados por la Oficina de Atención al Público y
Gestión Documentaria.

Cuadro N° 38: Costos de operación y mantenimiento con PIP ( en el año 2)

Costo
Rubro Cantidad Meses Costo anual
mensual

1. Costos de operación 167,432


1.1. Personal 153,000
Coordinadora del archivo central 3,500 1 12 42,000
Técnico 3,500 2 12 84,000
Practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 800 1 12 9,600
1.3. Servicios 4,832
Servicios de agua potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 80 1 12 960
Servicio de telefonía 60 1 12 720
Otros servicios 120 1 12 1,440
Viáticos 320 1 4 1,280

2. Costos de Mantenimiento 18,000


2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 150 1 12 1,800
2.3 Servicios 300 1 6 1,800
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 185,432

93
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Cuadro N° 39: Costos de operación y mantenimiento con PIP ( año 3 al año


11)
Costo
Rubro Costo mensual Cantidad Meses
anual
1. Costos de
operación 180,352
1.1. Personal 153,000
Coordinadora del
archivo central 3,500 1 12 42,000
Técnico 3,500 2 12 84,000
practicantes 750 3 12 27,000
1.2. Bienes 1,500 1 12 18,000
1.3. Servicios 9,352
Servicios de agua
potable 36 1 12 432
Servicios eléctrico 170 1 12 2,040
Servicio de telefonía 120 1 12 1,440
Otros servicios 240 1 12 2,880
Viáticos 320 2 4 2,560
2. Costos de
Mantenimiento 33,000
2.1. Personal 1,200 1 12 14,400
2.2. Bienes 800 1 12 9,600
2.3 Servicios 1,500 1 6 9,000
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 213,352

4.4 Impacto ambiental


El proyecto no se encuentra dentro de la Primera Actualización del Listado de
Inclusión de los Proyectos de Inversión sujetos al Sistema Nacional de Evaluación
de Impacto Ambiental-SEIA-Resolución Ministerial N° 157-2011-MINAM, Asimismo
se estima que el proyecto no genera impactos ambientales negativos significativos,
motivo por el cual está fuera del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto
Ambiental, que involucra la calificación ambiental previa a su declaración de
viabilidad.

Como efecto principal de la etapa constructiva se han identificado como posibles


efectos generados los siguientes:

94
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Efectos generados
FACTORES AMBIENTALES ACCIONES QUE IMPACTOS PROVOCADOS
AFECTADOS IMPACTAN AL MEDIO
AMBIENTE
Desmontaje y Demoliciones
Construcciones.
Nivel de Ruido Instalaciones Sanitarias, Contaminación acústica
Eléctricas, Ventilación y
Contra Incendio
Desmontaje y Demoliciones Aumento del nivel de polvo, lo
Construcciones. que implica menor visibilidad
Nivel de Polvo Instalaciones Sanitarias, y contaminación atmosférica
Eléctricas, Ventilación y en general.
Contra Incendio
Aumenta la calidad de vida de
las personas dependientes
Construcciones
Calidad de Vida directas o indirectamente del
-
proyecto

Generación de olores
Empleo de materiales tipo
Olores Molestos molestos.
pegamento, pintura, etc.
Incremento Temporal de la
Empleo Eventual Población económicamente
Generación de empleo
activa

Una vez identificadas las acciones y los factores del medio que, presumiblemente, serán
impactados por aquéllas, se puede valorar y ponderar las acciones que se pueden
reducir o evitar de acuerdo a los Límites permisibles establecido por la Normativa vigente.

En la etapa constructiva los efectos de ruido, polvo y generación de olores molestos


principalmente afectaran a los trabajadores eventuales de la obra civil que estarán dentro
de la zona de trabajo. Los mismos que dentro del plan de seguridad deberán contar con
los implementos de seguridad establecidos por la Norma Técnica G 050 Seguridad en
Obra. Salvaguardando siempre su salud y calidad de vida dentro del ambiente de trabajo.

El área de trabajo será cerrada señalizada, con acceso exclusivo de personal autorizado
y con las medidas de seguridad requeridas en Obra a fin de evitar incidentes e
inhalaciones y aspiraciones de polvo y/o gases u malos olores.

En base a estas consideraciones; se puede determinar las medidas y acciones


correctivas necesarias para considerar durante la etapa constructiva del proyecto, las
mismas que se desarrolla a continuación en el Capítulo V del presente.

MEDIDAS Y ACCIONES CORRECTIVAS


Se prevé las siguientes medidas correctivas; de acuerdo a la ubicación y envergadura
del proyecto. Estableceremos, a continuación, una relación de medidas correctoras que
traten de minimizar el impacto que producirá el PIP.

95
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Acciones y Medidas Correctivas


ACCIONES DESCRIPCIÓN ACCIONES CORRECTIVAS

Disminuir levantamiento de Control de Niveles de Ruido –


polvo y la Emisión de ruidos. Aislamiento del área de
Demoliciones y trabajo
Desmontaje Riego en áreas permitidas
Uso de EPP´s por parte de los
obreros.

Disminuir levantamiento de Control de Niveles de Ruido


Eliminación de Material polvo y la Emisión de ruidos. Riego en áreas permitidas
Excedente Selección de material Uso de EPP´s por parte de los
excedente y reciclaje. obreros.

Disminuir la Emisión de Control de Niveles de Ruido


Instalación de Pisos de ruidos, disminuir la emisión Uso de EPP´s por parte de los
concreto y piso laminado de polvo. obreros.

Instalación de Tabiquerías, Disminuir la emisión de polvo. Uso de EPP´s por parte de los
puertas y ventanas. obreros.
Tarrajeo , Enchapes,
Pintura y acabados finales
Disminuir la emisión de Control de niveles de ruido
Instalación de Sistema de
ruidos. Uso de EPP´s por parte de los
Ventilación y contra
Disminuir la emisión de gases obreros.
incendios
propios de la soldadura; etc.

PROGRAMA DE VIGILANCIA AMBIENTAL


Lo que se busca con esto es el cumplimiento de lo planteado como acciones correctivas; a
través de mecanismos de verificación, tales como:
1. Verificación del área de trabajo, así como del buen funcionamiento de las medidas
correctoras propuestas.
2. Medida de los impactos residuales sobre los que no se pueden acometer medidas
correctoras.
3. Control de la posible aparición de nuevos impactos, que no se han tenido encuentra en el
presente EIA. Para lo cual se elaborará en obra un plan de contingencia contemplado en el
presupuesto.

El Programa de Vigilancia Ambiental irá encaminado, en nuestro caso, a la revisión y control


de la Ejecución de la Acciones correctivas durante la etapa constructiva y de equipamiento.
Así los elementos a controlar se han proyectado de la siguiente forma:

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Cuadro N° 40: Presupuesto – Costo Directo Programa de Manejo Ambiental

Descripción Und. Metrado Precio S/. Parcial S/.


CONTROL DE GENERACION DE mes 4.00 350.00 1,400.00
RUIDO
CONTROL DE GENERACION DE mes 4.00 500.00 2,000.00
GASES Y/O POLVO
PROGRAMA DE MANEJO Y glb 1.00 3,000.00 3,000.00
ADECUACION AMBIENTAL
PLAN DE CONTINGENCIA glb 1.00 2,500.00 2,500.00
SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO glb 1.00 10,500.00 10,500.00
AMBIENTE EN OBRA
MITIGACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL (CD) 19,400.00

4.5 Gestión del proyecto


La administración de archivos es un conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, organización, dirección y control de los recursos:
físicos, ´técnicos, tecnológicos, financieros y humanos, para la eficiente gestión
de los servicios.
4.5.1 Fase de inversión

A. Fase de Ejecución
El proyecto será ejecutado bajo la responsabilidad directa del Ministerio de
Cultura la que realizará la adquisición de bienes y servicios necesarios para
desarrollar todas las actividades a través de su actual estructura institucional y
administrativa.
En el marco de los roles y funciones que deberá cumplir cada uno de los actores
que participan en la ejecución, así como, en la operación del proyecto, se debe
analizar las capacidades técnicas, administrativas y financieras para poder llevar
a cabo las funciones asignadas.
En tal sentido, como parte de las acciones a desarrollar por el Ministerio de
Cultura, se tiene previsto la ejecución del proyecto, para lo cual se gestionará los
recursos presupuestales asignados y cuya ejecución estará a cargo de la Oficina
General de Administración y la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria que se encargará de coordinar aspectos técnicos.

B. Organización del proyecto


Oficina de Gestión de Proyectos
Debe encargarse de la supervisión de la correcta ejecución del proyecto,
cumplimiento de los plazos y los lineamientos técnicos establecidos. Queda claro
que también cumple las funciones establecidas por el ROF del Ministerio de
Cultura.

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Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria


La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es la unidad
orgánica de la Secretaria General del Ministerio de Cultura responsable de la
atención a los usuarios y de centralizar, custodiar y de la conservación,
organización y seguridad del acervo archivista al constituir patrimonio cultural de
la Nación para poder brindar un servicio archivístico adecuado público.
Tiene como funciones específicas:
 Formular y proponer los estándares, procedimientos y directivas para la
gestión de los documentos y archivos; y supervisar su cumplimiento
reportando a la Secretaria General.

 Organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de trámite


documentario, la gestión de los archivos y la provisión de información al
ciudadano aplicando las normas emanados de los Sistemas
Administrativos.

La Oficina General de Administración (OGA)


Es el órgano de administración interna encargado de gestionar los recursos
financieros y de logística para asegurar una eficiente y eficaz gestión
institucional del Ministerio de Cultura, incluyendo a sus órganos, unidades
orgánicas, órganos desconcentrados y programas y proyectos adscritos.
Tiene a su cargo organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar la correcta
aplicación de los Sistemas Administrativos de Personal, Abastecimiento,
Tesorería y Contabilidad, del Control Patrimonial; de la infraestructura y
mantenimiento y la ejecución coactiva.
C. Modalidad de ejecución
La modalidad de ejecución del proyecto será por administración indirecta –
contrata el componente de infraestructura (obra), mientras que por
administración directa se realizará los componentes de equipamiento y
mobiliario, capacitación al personal operativo en nuevas tecnologías para la
gestión archivística, la realización de los procesos técnicos archivísticos de la
documentación recuperada y digitalización con valor legal e implementación
del sistema informático y de seguridad.

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Cuadro N° 41: Plan de implementación de metas físicas

Año0 Año1 Año2


Actividad Unidad Cantidad
I Semestre II Semestre I Semestre II Semestre I Semestre II Semestre
Estudio definitivo y/o expediente
Documento 6 1 3 2
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y m2 1,560 1,560
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
Porcentaje 100 30 40 30
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la Acciones 6 2 1 1 1 1
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la ml 892 357 535
documentación recuperada
Digitalización con valor legal Imagen 7,000,000 1,500,000 1,500,000 2,000,000 2,000,000
Implementación del sistema
Porcentaje 100 100
informático y de seguridad.
Supervisión Porcentaje 100 38 26 18 9 9

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Cuadro N° 42: Plan de implementación de metas financieras

Año0 Año1 Año2


Actividad II II Costo
I Semestre II Semestre I Semestre I Semestre
Semestre Semestre
Estudio definitivo y/o expediente
66,000 26,000 18,000 0 0 0 110,000
técnico
Mejoramiento de ambientes y
construcción en tabiquería drywall y 0 1,265,292 0 0 0 0 1,265,292
tabiquería en vidrio templado.
Implementación de equipamiento y
0 533,951 711,935 533,952 0 0 1,779,838
mobiliario
Capacitación al personal operativo
en nuevas tecnologías para la 0 23,712 16,416 17,328 16,416 17,328 91,200
gestión archivística
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la 0 144,196 71,022 0 0 0 215,218
documentación recuperada
Digitalización con valor legal 0 0 299,796 344,766 419,714 434,704 1,498,980
Implementación del sistema
0 0 257,323 0 0 0 257,323
informático y de seguridad.
Supervisión 85,634 58,592 40,564 20,282 20,282 225,354
Total anual 66,000 2,078,785 1,433,084 936,610 456,412 472,314 5,443,205

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4.5.2 Fase de postinversión


El encargado de la operación y mantenimiento del proyecto será Oficina de Atención
al Ciudadano y Gestión Documentaria, lo cuales dependen de la Secretaria General
del Ministerio de Cultura, el cual mediante un acta de compromiso se compromete a
efectuar todas las gestiones que ameriten a fin de cubrir los costos de Operación y
mantenimiento que genere el proyecto una vez inicie su etapa de operación y de este
modo cumplir con brindar un servicio óptimo a los beneficiarios del proyecto.
4.5.3 Financiamiento
De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura, es
un documento técnico normativo de gestión institucional. Establece la estructura
orgánica de la entidad y funciones de sus órganos. El Ministerio de Cultura forma parte
del poder Ejecutivo y constituye un pliego presupuestal.
Es en este entender considerando la prioridad del proyecto, el financiamiento del
mismo deberá ser gestionado por el Ministerio de Cultura en coordinación con el MEF.

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4.6 Matriz del Marco Lógico


MEDIOS DE
OBJETIVOS INDICADORES SUPUESTOS
VERIFICACIÓN

Mayor nivel de satisfacción y Mantenimiento de la


confianza de la población a A finales del 2027 se contará con un Encuesta y/o política de dinamizar
FIN los servicios del archivo total de 444,238 servicios entrevista a los y optimizar los
central del Ministerio de satisfactorios y confiables. beneficiarios. servicios de atención
Cultura. al ciudadano.

Se cuenta con los


Los usuarios del Archivo
26,172 usuarios reciben suficientes y Encuesta y/o recursos financieros
Central del Ministerio de
PROPÓSITO adecuados servicios archivísticos para entrevista a los y logísticos para la
Cultura reciben suficientes y
el año 2018. beneficiarios. ejecución del
adecuados servicios.
proyecto.

Mejoramiento de ambientes En el segundo semestre del 2016 se


y construcción en tabiquería tiene ambientes mejorados y
drywall y tabiquería en construidos con un área de 1,560 m2
vidrio templado.
Durante el segundo semestre del año
2016 y el año 2017 se implementará
Implementación de de equipamiento y mobiliario e
equipamiento y mobiliario instalación 752 estantes móviles y 376
estantes fijos.

Durante el segundo semestre del año


Capacitación al personal 2016 y el año 2017 y 2018 se
operativo en nuevas capacitará a personal operativo en Cuaderno de obra. Se cuenta con los
tecnologías para la gestión cursos de tecnologías para la gestión
archivística archivística. Conformidad del recursos financieros
COMPONENTE área usuaria. y logísticos para la
Durante el segundo semestre del año ejecución del
2016 y el año 2017 se contratará un Acta de recepción proyecto.
Realización de los procesos
del proyecto.
técnicos archivísticos de la servicio para la realización de los
documentación recuperada procesos técnicos archivísticos de 892
ml de la documentación recuperada.

En año 2018 y 2019 se digitalizará 7,


Digitalización con valor
legal 000,000 de imágenes con valor lega

En el I Semestre del 2017 se


Implementará de un sistema
Implementación del sistema informático especializado para gestión
informático y de seguridad. de archivos y un sistema de
seguridad.

Elaboración de estudios 06 documentos de estudios definitivos Informe de


definitivos por un monto de S/. 110,000. supervisión del
proyecto.
Mejoramiento de ambientes 1,560 m2 de ambientes mejorados y
y construcción en tabiquería construidos por un monto de S/.1,
ACTIVIDADES drywall y tabiquería en 265,292.
vidrio templado.
Equipamiento y mobiliario e instalación
Implementación de 752 estantes móviles y 376 estantes
equipamiento y mobiliario fijos por un monto de S/. 1,779,838.
Se cuenta con los

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Capacitación al personal 06 cursos de capacitación de profesionales,


operativo en nuevas tecnologías para la gestión archivística Reporte de las especialistas y
tecnologías para la gestión por un monto de S/. 91,200. valorizaciones del materiales idóneos
archivística proyecto. en el mercado para
Procesos técnicos archivísticos de 892 Seguimiento físico la ejecución del
Realización de los procesos
técnicos archivísticos de la ml de la documentación recuperada, y financiero del proyecto.
documentación recuperada por un monto de S/. 215,219. proyecto.
Verificación en
7, 000,000 imágenes Digitalizadas con
campo.
Digitalización con valor valor legal, por un monto de S/.
legal 1,498,980.

Implementación de un sistema
informático especializado para gestión
Implementación del sistema
informático y de seguridad. de archivos y un sistema de seguridad
por un monto de S/. 257,323.

Supervisión por un monto de S/.225,


Supervisión
354.

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5. Conclusiones y Recomendaciones
5.1. Se tiene como objetivo central del proyecto:

“LOS USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA


RECIBEN SUFICIENTES Y ADECUADOS SERVICIOS”.

5.2. Se tiene como alternativa técnica seleccionada a la 01 : que comprende una


intervención en un área total de 1,560 m2 con las siguientes acciones:

 Archivo 1 y Archivo 2 asignado, destinados para repositorios se


implementará un sistema de ventilación y contraincendios, mejoramiento
de luminarias, implementación de equipamiento y mobiliario e instalación
de estantería fija con un total de 376 cuerpos de 7 niveles,
respectivamente.
 Archivo 3 dividido en área administrativa, área de trabajo, área de
servicios complementarios y repositorio 1 se realizará la construcción de
ambientes en tabiquería drywall y tabiquería en vidrio templado; el
mejoramiento y nivelación de piso existente, adecuación de servicios
higiénicos, colocación de falso cielo raso, sistema de ventilación y
contraincendios, sistema de luminarias. Asimismo comprende la
Implementación de equipamiento y mobiliario que incluye la instalación
de 752 estantes móviles de 7 niveles.

 Asimismo se realizará un programa que comprende 3 cursos de


capacitación, 01 diplomado y 01 maestría para 06 trabajadores del
Archivo Central en gestión de archivos y nuevas tecnologías archivísticas
y finalmente 01 capacitación por parte del personal del Archivo Central a
las Direcciones Desconcentradas de Cultura.

 Contratación de un servicio para la realización de los procesos técnicos


archivísticos de 892 ml de la documentación de valor histórico y
permanente, así como la digitalización con valor legal de 7, 000,000 de
imágenes.

 Implementación de un sistema informático especializado para gestión de


archivos y un sistema de seguridad.

5.3. El costo de inversión a precios de mercado S/. 5, 443,205 y aprecios sociales S/.
4, 407,330 con un costo eficacia de 12.15 soles por servicio archivístico.

5.4. La modalidad de ejecución del proyecto será por administración indirecta –


contrata el componente de infraestructura (obra), equipamiento y mobiliario,
mientras que por administración directa se realizará los componentes de
capacitación al personal operativo en nuevas tecnologías para la gestión
archivística, la realización de los procesos técnicos archivísticos de la

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documentación recuperada y digitalización con valor legal e implementación del


sistema informático y de seguridad.

5.5. El financiamiento y la ejecución del proyecto será gestionada por la Unidad


Ejecutora 001: Administración General en coordinación con el MEF.

5.6. La Operación y el mantenimiento del proyecto será asumida por la Oficina de


Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria del Ministerio de Cultura en
coordinación con la Oficina General de Logística -Unidad Ejecutora del Proyecto.

5.7. De acuerdo a las conclusiones obtenidas por el estudio, se recomienda aprobar


el estudio de pre inversión a nivel de perfil, con las condiciones y dimensiones
que éste observa para continuar con la fase de inversión.

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