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2016

Formulário A3
Aprenda como utilizar esta ferramenta
O formulário A3 baseia-se no método científico ou PDSA, desenvolvido
por Deming a partir do Ciclo do Conhecimento de Shewhart. Esta técnica
permite o desenvolvimento de conhecimento novo e sua inclusão no processo
em questão.
Relatório A3
Mas o que é melhoria?

nem
sempre

Mudança Melhoria

precisa

Uma mudança não necessariamente é uma melhoria, mas somente é possível


alcançar uma melhoria através da realização de mudanças. O curso de White Belt Seis
Sigma mostra mais detalhadamente como podemos alcançar melhorias,
desenvolvendo mudanças e realizando testes.
Definição de Melhoria

A melhoria é um impacto positivo, relevante e


duradouro nas principais medidas de desempenho da
organização.

Todo problema é resultado de uma não conformidade, de um incômodo, ou


seja, algo indesejável para o andamento dos processos das organizações. Por isso, as
empresas gastam muitos recursos e empregam grande esforço para reduzir os
incômodos e eliminá-los.
As três questões fundamentais

1. Que melhoria queremos gerar?


2. Como saberemos que uma mudança é uma
melhoria?
3. Que mudanças podemos fazer que resultarão em
melhoria?

Responder a estas questões é o primeiro passo para se entender o contexto da


melhoria. A primeira questão está relacionada com o objetivo, o que queremos
melhorar. Já a segunda questão está relacionada com a métrica, com os indicadores. E
por fim temos a terceira questão, relacionada com as atividades que podem ser feitas
para alcançar o resultado proposto.
Como os problemas são abordados?

A partir do problema, surge uma necessidade, que é solucioná-lo. Conforme sua


natureza haverá um tipo de tratamento, e assim, não podemos tratá-lo de forma única.
Os projetos de melhoria servem para por meio do método, alcançar os resultados
desejados.
E quais ferramentas?

 Existem diferentes ferramentas e modelos para a


melhoria contínua, que auxiliam e agilizam os
processos;

 O A3 e a metodologia PDSA são recursos bastante


abrangentes e de grande aplicação;

 É importante que a metodologia seja conhecida e


que todos envolvidos entendam o porque de utilizá-
la;
Ciclo PDSA

O ciclo PDSA é capaz de gerar conhecimento sobre um problema. Conforme a


ferramenta é aplicada, existe um maior entendimento do processo. Primeiro, deve-se
estudar e definir o objetivo da melhoria, por meio das questões e predições. Após,
define-se um plano completo, com as estratégias necessárias para se responder as
questões.
Após executar o plano, há a coleta dos dados e sua posterior análise. Os
resultados são comparados com as previsões e documentados. Esta ferramenta
também é melhor detalhada no curso White Belt Seis Sigma, com explicações de cada
etapa e exemplos de aplicação.
A ferramenta A3
Histórico

 O relatório A3 surgiu na empresa Toyota,


juntamente com outras ferramentas voltadas para o
Lean Manufacturing e desenvolveu-se ao longo do
tempo.

 Hoje, possui muitas aplicações e é utilizado por


diversas empresas de diferentes áreas.

O desenvolvimento do formulário A3 baseia-se no modelo científico PDSA –


Planejar, Fazer, Estudar e Agir (Plan-Do-Study-Act), divulgado por Deming em 1950, o
qual a base para o sucesso é o diálogo entre subordinado e mentor (nemawashi). Por
meio desse diálogo, busca-se encontrar a verdadeira causa raiz do problema e atacá-la,
resolvendo-o definitivamente. Em resumo, é preciso entender que a solução de
problemas está diretamente ligada à causa raiz. Se não for encontrada a verdadeira
causa, a solução não será definitiva, levando ao retrabalho e consequentemente ao
desperdício.
O que é?

 É um relatório com as informações mais relevantes


para o processo de melhoria e solução de
problemas;

 Seu formato sempre é em uma única folha, A3;

 Tem que ser prático, resumido e visual, com


gráficos, esquemas e tabelas;

É um processo de gerenciamento expresso por uma folha de papel de tamanho


internacional 297 x 420 mm. Este relatório descreve o diálogo entre mentor e
subordinado, e normalmente é utilizado para resolver algum problema.
Para que serve o A3?

 O A3 serve para definir as etapas, objetivos e o


plano de ação de um projeto de melhoria,
desdobrando as etapas em atividades, atribuindo
os responsáveis e o cronograma;

 Além disso,
 monitora o andamento do projeto por meio de
indicadores;
 compara os resultados com a proposta;
 propõe novas considerações e melhorias para o futuro.

Existem diferentes tipos de Relatórios A3, mas os mais comuns são:


 Relatório de Proposta: representa todo o plano, ou estratégia do projeto de
melhoria, portanto é montado antes da execução;
 Relatório de Status ou Andamento:monitora o desenvolvimento desse projeto,
contém a maior parte dos indicadores e é montado durante sua execução;
 Relatório Final:como seu próprio nome diz, é montado após a execução, e
mostra os resultados e possíveis ações futuras, dando continuidade ao processo
de melhoria contínua.
Componentes

Montar um A3 depende de três fatores:


 Observação: consiste basicamente em verificar como ocorre a anormalidade ou
incômodo no local de sua causa e a sua consequência;
 Definição e Análise do Problema:define-se o problema, quais são os fatores
que influenciam essa consequência, quais são as predições, objetivo e
orientações para o caso. A análise é feita com coleta de dados e com a
utilização de ferramentas da etapa Analyse;
 PDSA: é a metodologia utilizada, para aumento do conhecimento sobre o
problema.
Objetivos do A3

 Seu objetivo principal é simplificar a comunicação,


tornando-a mais eficaz;

 Com reuniões mais dinâmicas e eficientes;

 E facilidade no entendimento e aplicação;


Pensamento A3

 O pensamento A3 busca soluções para os


problemas de comunicação:
 Falta de padrão;

 Definição dos responsáveis;

 Excesso de apresentações;

 Muitos dados, pouca informação;

 Ideais: “menos é mais” e “a complexidade não é


marca de um pensamento claro”

Os principais ideais por trás do pensamento A3: muitos dados e informações


fazem com que as pessoas percam o interesse de lê-los. Um resumo, claro e visual
aumenta a atenção seletiva e a capacidade de retenção e interpretação das
informações.
Vantagens para a organização

 Encoraja a incorporação do PDSA em todos os


projetos de melhoria;

 Leva a um plano de ação efetivo e soluções


baseadas em fatos e dados;

 Facilita a aplicação e revisão do ciclo do


conhecimento;

Dentre muitas vantagens, a ferramenta A3 é capaz de criar consenso para todos


envolvidos nos projetos de melhoria. Além disso, o relatório A3 busca soluções mais
assertivas por meio de levantamento de dados, análise de indicadores, gráficos e
tabelas, padronizando e documentando as atividades. Assim, várias pessoas podem
contribuir na hora de elaborar o relatório e revisá-lo. Desta forma, a comunicação entre
mentor e aprendiz fica fácil e fluída.
Como desenvolver o A3

O que fazer antes O que fazer durante O que fazer depois

Apresentação da Relatório de Status Relatório Final


Proposta •Verificar o andamento •Verificar a realização e a
•Comparar de forma geral •Verificar a direção da obtenção de resultados
com outros problemas atividade •Comparar os resultados
•Esclarecer os objetivos •Oferecer orientação para •Avaliar novas
•Oferecer orientação das o futuro considerações
atividades •Oferecer apoio adicional •Resumir projeto
•Considerar outras •Oferecer recursos
alternativas de soluções adicionais para solucionar
•Obter consenso, o problema
aprovação e alinhamento
da proposta

Este é um breve conjunto de atividades a serem feitas antes, durante e depois


de um projeto de melhoria. Desenvolver um roteiro para as atividades é importante
para a organização do projeto.
Conteúdo

 Inicia-se um relatório A3 pelo seu canto superior


esquerdo e vai preenchendo-o até o seu canto
inferior direito;

 O relatório começa com a descrição da situação


atual e ao final, a situação em que deseja-se
chegar, ou estado futuro;

O A3 se lê da esquerda para direita, de cima para baixo. No geral, ele é dividido


em duas partes: o lado esquerdo (serve para identificar o problema) e o lado direito
(contendo as possíveis contramedidas).
Preencher um relatório A3 não é uma tarefa fácil. Primeiramente, o
responsável deverá ter uma boa capacidade de síntese de forma a colocar apenas as
informações relevantes para a identificação do problema (lado esquerdo). Definidos o
contexto, as condições atuais, o objetivo e a análise (de forma a encontrar a causa raiz),
esta pessoa iniciará o desenvolvimento das possíveis contramedidas (lado direito).
Geralmente, as pessoas tendem a ir direto para a solução, esquecendo que o problema
pode não ser tão simples de resolver. Por isso, uma boa análise, com o objetivo de
encontrar a causa raiz, é essencial.
Etapas do Relatório Proposta
Título e Descrição do A3

Definição e Descrição do
Plano de Implementação
Problema

Resultados Esperados

Análise do Problema

Passos Futuros

Esta representação mostra como deve-se montar um relatório A3 por etapas.


Situação atual e estado futuro

Título e Descrição do A3

Definição e Descrição do
Plano de Implementação
Problema

SITUAÇÃO ATUAL ESTADO FUTURO


-OBSERVAÇÃO - DIREÇÃO
-ENTENDIMENTO DO -Resultados
MÉTODO
PROBLEMA - AVALIAÇÃO
Análise do Problema

Passos Futuros
Estrutura A3

 Situação/Estado Atual

 Metas/Objetivo

 Recomendações/Contramedidas

 Plano/Cronograma

 Métricas/Indicadores

 Passos Futuros

Cada Relatório possui um conjunto único de tópicos, mas estes são os mais
encontrados.
A3 - Proposta de Melhoria

Pontos básicos contidos em um Relatório de Proposta A3:

1 Introdução: breve descrição da situação, com a(s) variável(is) que é(são)


afetada(s), quais são as causas e consequências do problema, um histórico
resumido de acontecimentos que levaram a situação atual, além das pessoas
responsáveis pelo projeto.
2 Proposta: qual é a alternativa escolhida para solucionar o problema, seus
pontos principais e por que a proposta solucionaria o problema?
3 Plano de ação: desdobramento das ações, quais são as atividades necessárias,
os motivos, quais os efeitos esperados e os seus respectivos responsáveis?
Normalmente utiliza-se a ferramenta 5W2H para o desdobramento, que é feito
a partir das perguntas: quem, o quê, por quê, onde, quando, quanto, como?
4 Problemas não resolvidos: quais serão os obstáculos e limitações para o
projeto? Também deve propor as soluções para essas restrições.
5 Cronograma: devem-se organizar os prazos de cada atividade, alinhados com o
plano de ação, proposto anteriormente.
A3 - Relatório de Status

Resumo de andamento do projeto, em Tabelas com indicadores (KPI’s)


ordem cronológica, com os fatos mais
relevantes

Lista de objetivos a serem alcançados

Lista com os problemas não-resolvidos


e possíveis soluções
Andamento do Plano de Ação Quais são as ações futuras?

O Relatório de Status possui os seguintes componentes básicos:

1 Histórico: breve descrição dos acontecimentos realizados durante o projeto de


melhoria;
2 Objetivos: quais são os objetivos específicos do projeto;
3 Implementação: deve mostrar o desempenho das atividades, por indicadores,
conforme o Plano de Ação.
4 Efeito Total: tabela de indicadores ou KPI’s do projeto mostram o efeito total.
5 Problemas não-resolvidos/Ações Futuras: descrição de problemas que ainda
não foram resolvidos, e uma descrição das próximas atividades.
A3 – Relatório Final

Para o Relatório Final é importante:

1 Descrição: descrever qual é a situação, o que queremos melhorar, quem são as


pessoas e atividades?
2 Objetivos: mostrar o propósito da melhoria, o que se espera, aonde queremos
chegar?
3 Análise:é o entendimento da situação, quais variáveis influenciam o(s)
processo(s) e as suas causas?
4 Resultados: análise de dados, com os indicadores e gráficos finais.
5 Conclusão:tem o objetivo de avaliar o desempenho, se os objetivos foram
alcançados.
6 Ações Futuras: queremos saber se é possível continuar desenvolvendo
conhecimento e aprimorando o(s) processo(s).
Dicas para montar seu A3

1. A observação deve ser baseada em fatos e dados

2. Observe o problema em primeira mão, com a coleta de dados

3. A anormalidade ou problema devem ser analisados no ponto de


causa.

4. Direcione um A3 para cada problema

5. Investigue as causas minuciosamente e reveja todos os fatos e dados.

6. Identifique a causa raiz

7. Use medidas temporárias para contenção, quando necessário

8. Desenvolva as contramedidas, faça as atribuições e estabeleça


prazos
Mais dicas gerais

◉Evitar excesso de texto, já que sobrecarrega o seu


conteúdo
◉Faça-o em formato de tópicos, se possível;
◉Cuidado com escalas diferentes de dados, podem
levar a interpretações errôneas;
◉Certifique-se que os quadros, gráficos e texto
estejam de um tamanho adequado;
◉Use o senso de equilíbrio visual;
Exemplo
Planta DecraMold – VSM - 1° SEMESTRE 2015
Resumo do Projeto Patrocinador: Estado Futuro / Melhorias
Definição do Problema Michael Jackson
Alto Desperdício Líder de Projeto: FUTURE STATE MAP - Decramold - FEBRUARY 14th, 2006
Baixa Produtividade Miguel Arraes
Altos Custos Operacionais HOME DEPOT

Coach: Selective Finger SALES

VMI
DISTRIBUTION REPORT
Romeu Jacinto CENTERS
(USA)
Report
ALL D.C.'s
Melhorias LOWES
André Ferreira SALES
Projetos Kaizen para Redução de Desperdícios
Implementação de Controles Heijunka Líderes de Equipe:
DAILY

Usar Gráfico de Pareto para reduzir custos Valdemar da Silva ORDER

Fernando Pereira (PB)

Resultados Esperados SETUP


Top Cell
D

KAIZEN
Moldures
Desperdícios reduzidos DATA: xx/xx/xx Standardization
XOXO
(Ripstock) ?

Melhoria na Produtividade Tenoner


A/B/D
FIFO
Labeling
A/B
FIFO
Classifying
A/B/D
Base Cell
D
Top-on-Base
Cell
E D XOXO
1 1 1
Redução nos custos operacionais
? ? (Hollow )
XOXO Shipment
C/T= 1 sec C/T= 1 sec C/T= 10 sec
Setup= 1 h Setup= 0 Setup= 0
Batch= 8 pcs
5S
XOXO

Shopsaw Rosset Mach


A/B/C/D A
XOXO

Histórico do Projeto
3
(Ripstock) (Rossets)
(Pieces) C/T= 8 sec Visual
C/T= 25 sec
Setup= 30 min
Management
2 machines

Em 2015 foi implementado o sistema puxado de produção na Decramold com o VMI, implementado nos
Setup= 15 min

A --> Roseta
ConnerBlock
centros de distribuição , na planta e WIP (Work-in-Progress). B --> PB
C --> Corner
C XOXO

D --> Hollow 2

No entanto o sistema de controle Heijunka não foi implementado. C/T= 1'40''


(Corner)

Batch= 28 pcs

Evento Kaizen de setup rápido foi desenvolvido para a máquina M23, mas precisa ser implementado nas Setup= 5 min
2 machines

outras máquinas.

Estado Atual (fevereiro,2015) Plano de Atividades

CURRENT STATE MAP - Decramold - FEBRUARY 14th, 2006 TASK OWNER


W W1 W1 W1 W1 W1 W1 W1 W1 W1 W1 W W W W W W W W
09 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 20 21 22 23 24 25 26 27

HOME DEPOT Waste Reduction and Stantand procedure


Selective Finger SALES Valdemar
VMI
implementation at the Corners
DISTRIBUTION REPORT
CENTERS Report
ALL D.C.'s Implementation of Heijunka production
LOWES
(USA)
Fernando P.
SALES Controls (visual Management)
Reduction of Knife Costs Fernando A.
DAILY
Waste Reduction and Stantand procedure Dhyson
ORDER
implementation at the Choppers
(PB) Inplementation of TPM Program Mauro
Top Cell
XOXO Waste Reduction and Stantand procedure
D
Fernando P.
Moldures (Ripstock) ? implementation at the Rosettes
Tenoner Labeling Classifying Base Cell Top-on-Base
Setup Kaisen at Tennoner and Choppers Fernando A.
A/B/D A/B A/B/D D Cell
FIFO FIFO E D
1 1 1 ? ? (Hollow )

C/T= 1 sec C/T= 1 sec C/T= 10 sec


Shipment
Setup= 1 h Setup= 0 Setup= 0
Batch= 8 pcs

Shopsaw Rosset Mach


Indicadores
A/B/C/D A

3 1
Current Future %
(Ripstock)
C/T= 25 sec
(Pieces)
C/T= 8 sec
(Rossets)
Yield FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG
Setup= 15 min
Setup= 30 min
2 machines
(Feb) (Aug) Gain
A --> Roseta
B --> PB ConnerBlock Conversion Cost
C
C --> Corner
D --> Hollow 2
(Corner)
Inventory Turns
C/T= 1'40''
Batch= 28 pcs
Setup= 5 min
Fill Rates
2 machines

Productivity
Product. Lead Time
Production on Time
Ship-on-Time

Exemplo de Relatório de Proposta - Implementação de um novo sistema de


controle na planta, com a ferramenta VSM.
Resumo

O A3 é uma ferramenta visual simples para resolução


de problemas e alinhamento organizacional no
processo de melhoria contínua.