PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 1 de 6

CONTENIDO
Página

1. CONTROL DE FIRMAS 1
2. OBJETIVO 2
3. ALCANCE 2
4. RESPONSABILIDADES 2
5. DEFINICIONES 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO 3
7. ACTIVIDADES 4
8. RECURSOS UTILIZADOS 5
9. REGISTROS 6
10. CONTROL DE CAMBIOS 6

1. CONTROL DE FIRMAS

Emitido Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Jefe de planeación de Jefe Financiero y Contable Gerente General
producción y control de
Calidad
Fecha: DD-MM-AA Fecha: DD-MM-AA Fecha: DD-MM-AA
10-06-09 10-06-09 10-06-09
Firma: Firma: Firma:

Fecha de Vigencia: 12-06-2009

 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 2 de 6

2. OBJETIVO

Establecer y dar las pautas necesarias para realizar las actividades de facturación de
TEMGLASS LTDA.

3. ALCANCE

Este procedimiento debe usarse como guía para realizar todas las actividades de facturación
de TEMGLASS LTDA.

4. RESPONSABILIDADES

- Es responsabilidad del Jefe Financiero y Contable, dar las pautas para la correcta
aplicación de este procedimiento, así como de mantenerlo actualizado y verificar que se
cumplan los requerimientos establecidos en el mismo.
- Es responsabilidad del Jefe de planeación de producción y control de Calidad verificar que
el presente documento se ajuste a los requerimientos de la norma ISO 9001/2008 y que
se encuentra identificado dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de TEMGLASS
LTDA.
- Es responsabilidad del Jefe Financiero y Contable, cumplir y hacer cumplir los parámetros
establecidos en el presente documento.
- Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación elaborar las facturas con base en el pedido
aprobado.
- Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación alimentar la base de datos de los clientes
como es NIT o C.C., Dirección, Teléfono, Régimen al que pertenece (es decir si es
común, simplificado, gran contribuyente o auto-retenedor). Estos datos son reportados por
ventas en el momento de pasar el pedido.
- Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación dejar constancia de la entrega física de la
factura al cliente, para lo cual debe hacer firmar la factura en el espacio destinado para la
FIRMA DEL COMPRADOR. Sí la entrega se hace a través de correo, debe adjuntar la
evidencia del ENVIO POR CORREO CERTIFICADO.
- Es responsabilidad del Auxiliar de Facturación la elaboración de las notas debito y crédito
de clientes.
- Es responsabilidad de cada uno de los involucrados en este proceso diligenciar
completamente los registros.
 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 3 de 6

5. DEFINICIONES

Para la elaboración, aplicación y cumplimiento del presente documento se tendrán en cuenta

las siguientes definiciones:

FACTURA: La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o prestación de

servicio.
RADICACIÓN: Es el proceso de formalización de entrega de un documento, en donde se debe
establecer hora de entrega, firma de quien recibe y en ocasiones sello.
EVIDENCIA: Es el soporte que permite la corroboración de la realidad.
RECOLECCIÓN: Es la recopilación de información realizada
MEDIO FÍSICO: Parte tangible de un medio u objeto.
CARTERA: Es la herramienta que permite establecer las deudas pendientes de los clientes
(cuentas x cobrar) con la organización.
ARCHIVO: Es el procedimiento de organización de la información en una herramienta
específica para su debido control y como evidencia de los procesos.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

ACTUALIZAR BASE DE
DATOS

ELABORACIÓN DE
FACTURAS
C
ELABORACIÓN
C NOTAS CRÉDITO

DISTRIBUCIÓN
COPIAS DE FACTURAS

FIN
 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 4 de 6

7. ACTIVIDADES

Para realizar el procedimiento de facturación se deben seguir las siguientes actividades.

7.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS DE LOS CLIENTES

En los casos en que el cliente sea una nueva persona natural o jurídica, el Auxiliar de
facturación debe actualizar los datos de estos nuevos clientes, con base en la información del
pedido aprobado. Estos datos son numero de NIT ó cedula según sea el caso, el régimen al
cual pertenece (común, simplificado, gran contribuyente o auto-retenedor), nombre completo
(apellidos y nombres) y/o razón social, dirección, ciudad, teléfono.

7.2 ELABORAR FACTURA

El Auxiliar de Facturación debe tener en cuenta que para elaborar la factura, la

AUTORIZACION DE CARTERA.
Luego con base en el pedido aprobado, a través del sistema, modulo facturación, elabora la
respectiva factura siguiendo esta ruta:

a. Entrar al MODULO INVENTARIOS Y COSTOS.

 Picar menú TABLAS
 Visualizamos la ORDEN DE PRODUCCION
 Hacer CLICK en el número de pedido
 Localizar o buscar digitando el número de pedido que va facturar
 Cierra la Orden de Producción
 Diligenciar el campo “cantidad de entrega” ejemplo 1
 Digitamos la fecha de la factura.
 Actualizar número de pedido

b. Ahora debemos entrar al MODULO DE FACTURACION

 Picar el menú TABLAS
 Entrar por pedidos
 Digitar número de pedido
 Si tiene PRECIO especial modificamos la casilla del VALOR
 Ahora vamos por menú ACTUALIZACION/FACTURACION/ORDEN DE
PRODUCCION
 Digitamos el TIPO que para la factura es dos (2)
 Digitamos el número de pedido
 Guardar y verificar que el consecutivo automático que arroja el sistema sea el que
continua físicamente,
 Si tiene descuento, lo digitamos en el campo DESCUENTO GLOBAL
 Click en aceptar
 Luego vamos a ACTUALIZACION / IMPRIMIR / FACTURA (digitar el número de la
factura e imprimir).
 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 5 de 6

7.2.1 DISTRIBUCION DE COPIAS DE LAS FACTURAS:

El Auxiliar de Facturación debe distribuir las copias de las facturas de la siguiente manera:

 Copia blanca: Área de cartera y facturación

 Copia Azul: Área de contabilidad
 Copia amarilla: Cliente
 Copia verde: Área despachos

7.3 ELABORACION DE NOTAS CRÉDITO Y DÉBITO PARA APLICAR A FACTURAS:

El Auxiliar de Facturación debe verificar la información consignada en el formato solicitud de

aprobación notas crédito y debito (TS-FT-001), corroborando que se encuentren las firmas de
revisión y aprobación, luego debe ingresar al sistema -modulo facturación y aplicarlas siguiendo
la ruta:

a. ENTRAR AL MODULO DE FACTURACION

 Comenzar por el menú ACTUALIZACION
 Luego por GRABACION DE PAGOS
 Damos el número de la factura a la que le vamos aplicar la NOTA
 Damos punto enter, y seleccionamos el número 300, que es el asignado para NOTAS
CREDITO
 Digitamos el valor de la base
 Luego digitamos el valor del IVA
 Grabamos
 Digitamos en OBSERVACIONES, la causa por la cual se está aplicando NOTA
CREDITO ( por ejemplo MAYOR VR COBRADO )
 Imprimir.

7.4 DEJAR EVIDENCIA DE LA ENTREGA FISICA DE LA FACTURA AL CLIENTE

El Auxiliar de Facturación debe dejar constancia de la entrega física de la factura al cliente, a

través de la firma, nombre y preferiblemente sello de recibido por parte del CLIENTE en el
espacio destinado para este fin dentro de la factura, y que aparece en la parte inferior
izquierda de la factura como COMPRADOR. En los casos en que la factura se envíe por
correo debe dejar constancia del envío por correo certificado.
Tanto en la entrega personal como en el envío por correo, el Auxiliar de Facturación, debe
discriminar sí es Factura de Contado o Factura a Crédito.
 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

Código: Versión: Página

FC-PR-001 0 6 de 6

8. RECURSOS UTILIZADOS

HUMANO-COMPETENCIAS

 Personal seleccionado de acuerdo al perfil establecido por la organización.

FÍSICOS
 Computador.
 Elementos de oficina.

SOFTWARE
 Sistema operativo, procesador de palabras, hoja de cálculo.
 Correo electrónico.
 Acceso a Internet.
 Software de facturación

9. REGISTROS

 Formato solicitud de notas crédito y débito (TS-FT-001)

10. CONTROL DE CAMBIOS

VER. FECHA MODIFICACIÓN