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INFORME GENERAL
Quito - Ecuador
C A P ÍT U L O 1......................................................................................................................................................
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA............................................................................................................. 2
Alcance...................................................................................................................................................... ..
Base le g a l....................................................................................................................................................
M is ió n ....................................................................................................................................................... ..
Estructura O rgánica................................................................................................................................ 4
Mapa de procesos................................................................................................................................... 5
C A P ÍT U L O I I ...................................................................................................................................................9
Seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Control y Evaluación de la Ejecución de los Planes
Anuales de C o n tro l................................................................................................................................... 17
Pago de proveedores................................................................................................................................ 27
Gestión de V iáticos................................................................................................................................... 28
A ne xos.............................................................................................................................................................30
F e c h a d -* "- -
Doctor Cargo y fi
Carlos Pólit Faggioni
Contralor General del Estado
Presente
De nuestra consideración:
La empresa PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda. efectúo la Auditoría de Gestión a los
procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación
Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del
Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014
con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión,
resultados y controles sobre los componentes auditados, se realizó en cumplimiento con
el contrato de prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE-DAyS-AE-2014 firmado el
20 de agosto del 2014.
Atentamente,
Ca los Loaiza M.
Re jresentante Legal
PWC Asesores Empresariales Cía. Ltda.
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la Auditoría
Objetivos de la Auditoría
Evaluar el sistema de control interno y los soportes tecnológicos que manejan los
sub procesos sujetos a auditoría; así como, las políticas y procedimientos adoptados
por la administración para proporcionar una seguridad razonable para el logro de los
objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos, sustentados en la
normativa legal y técnica vigente.
2
DC2 - Información de distribución restringida
Alcance
Base legal
Con el Decreto Ley 1065-A se reforma a la ley Orgánica de Hacienda de 1927; tales
enmiendas son codificadas en 1960, estableciendo que la Contraloría debe tener un
sistema moderno de control (Sistema Integrado de Administración Financiera y Control)
con el fin de precautelar la economía, efectiva y eficiente administración de los recursos
humanos, materiales y financieros, para controlar oportunamente los fondos fiscales y
satisfacer las necesidades del servicio público y del desarrollo del país.
3
DC2 - información de distribución restringida
La presente auditoría comprendió la revisión de los procesos en dos unidades
organizacionales: la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección
Financiera.
Misión
Estructura Orgánica
4
DC2 - Información de distribución restringida
F in a n c ie r a
f t e i t W n C o n t a b ilid a d
-c
O e s t ifln P f « M p u c i Y «
< 3 «s ti6 n T e i o r e i i a
C R e c a u d a c ió n d e in g r e s o s
institucfO rm N»;.
Mapa de procesos
- Elaboración de políticas
5
DC2 - Información de distribución restringida
- Elaboración de instructivos para la formulación del PAC
Por otro lado, la Dirección Financiera, realiza los siguientes procesos para el cumplimiento
de su misión:
• Gestión de presupuesto
- Elaboración de presupuesto
6
DC2 - Información de distribución restringida
- Ejecución de presupuesto
Evaluación de presupuesto
Reforma de presupuesto
• Gestión de ingresos
- Registro de ingresos
• Liquidación de viáticos
- Liquidación provisional
- Liquidación definitiva
• Remuneraciones
- Anticipo de sueldos
- Otros pagos
• Declaración de impuestos
7
DC2 - Información de distribución restringida
Servidores relacionados
8
DC2 - Información de distribución restringida
CAPÍTULO II
9
DC2 - información de distribución restringida
En la matriz de implementación también consta información respecto del alcance de los
macro proyectos, requerimientos de los recursos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos, metas anuales, unidades responsables y unidades corresponsables de su
cumplimiento.
• índice de eficiencia del tiempo por persona por área de gestión misional.
10
DC2 - Información de distribución restringida
Conclusiones
Recomendaciones
11
DC2 - información de distribución restringida
Evaluar el cumplimiento de las metas propuestas para cada indicador
estratégico.
Los Planes Operativos son realizados anualmente por todas las Unidades Administrativas
de la Contraloría General del Estado; para lo cual, la Dirección de Planificación y
Evaluación Institucional, elabora políticas e instructivos con los lineamientos necesarios
para la planificación, ejecución y evaluación de los POA, los cuales son aprobados por la
máxima autoridad del organismo de control mediante acuerdo.
12
DC2 - Información de distribución restringida
El cumplimiento de las actividades permanentes se mide solamente a través de
indicadores de eficacia alineados a la planificación estratégica de la institución.
Conclusión
Recomendaciones
Una vez se realice la evaluación de que dicha metodología permitirá cumplir con
dichos objetivos.
13
DC2 - Información de distribución restringida
6. Coordinará con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación, con la
finalidad de que en la herramienta tecnológica que está actualmente en desarrollo,
se considere el registro de los planes estratégicos, planes operativos, planes de
inversión, procesos y/o actividades permanentes para optimizar su seguimiento y la
generación de reportes.
De acuerdo a lo dispuesto en los artículos 12, literal o); 14, literal v); 18, literal I) y 21,
literal o) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría
General del Estado, corresponde a las unidades de control a nivel nacional mantener
actualizado el catastro de las entidades bajo su ámbito de control para fines de
planificación; y el artículo 48 del mismo cuerpo legal, señala como función de la Dirección
de Planificación y Evaluación Institucional:
Conclusión
14
DC2 - Información de distribución restringida
Recomendación
Al Coordinador de la DPylE
“c) Dirigir y coordinar la formulación de las políticas y lineamientos para las fases
de planificación, ejecución y evaluación de los planes de control de las unidades
de auditoría externa e interna y operativos anuales;.- d) Dirigir y coordinar la
formulación y ejecución del plan estratégico institucional, de los planes de control
de las unidades de auditoría externa y planes operativos anuales”.
Los planes de control, una vez aprobados son cargados en herramientas tecnológicas
diferentes como son el sistema Plan Catastro para el control externo y el sistema de
Informes de Auditoria para las unidades de auditoría interna, por lo que al registrar los
imprevistos que originan cambios en la planificación de las Auditorías Internas no puede
ser visualizada en un mismo sistema entre Auditorías requiriéndose un esfuerzo adicional,
por lo que se han establecido, año a año, criterios y ponderaciones para priorizar las
acciones de control; sin embargo, no existe una herramienta automatizada que apoye
dicho proceso.
15
DC2 - Información de distribución restringida
En el 2012 la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional realizó una matriz de
priorización ponderada considerando los siguientes criterios de riesgo: materialidad,
caducidad, conflictividad y área de intervención; dónde cada criterio además cuenta con
distintas variables.
Matriz que sirvió de criterio técnico para que cada Unidad de Control realice la
planificación Anual.
Conclusión
Recomendaciones
Al Coordinador DPEI
16
DC2 - Información de distribución restringida
La herramienta incluirá también alertas que notifique al momento de la planificación
cuando un auditor ya ha ocupado su capacidad operativa.
El alcance de lo ejecutado coincide con lo planificado en un 98%, por otro lado debido a
diferentes factores las auditorías no inician en las fechas planificadas.
17
DC2 - información de distribución restringida
En la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional no existe una herramienta
informática que permita dar seguimiento a los trámites y disposiciones emitidas.
Conclusiones
Recomendaciones
Al Coordinador de la DPyEl
18
DC2 - Información de distribución restringida
incluyan automáticamente en la herramienta propuesta para la priorización de
acciones de control.
- Otros.
• Pedidos internos
19
DC2 - Información de distribución restringida
- Requerimientos de información de otras unidades administrativas (Talento
Humano, Patrocinio, Responsabilidades),
- Otros.
Conclusión
Recomendación
Al Coordinador de la DPyEl
20
DC2 - Información de distribución restringida
nivel de la Contraloría General del Estado una herramienta de gestión de
documentos.
Conclusión
Recomendación
21
DC2 - información de distribución restringida
M.P.2.1,2: Investigar las áreas de riesgo con enfoque sectorial.
Este macro proyecto está planificado para el año 2015, y tiene como finalidad
contar con matrices de riesgo por sectores (según el ámbito) para que de acuerdo
al nivel de riesgo de las mismas se realice la planificación de las acciones de
control.
Este macro proyecto estuvo planificado para ser ejecutado en el año 2014, con la
finalidad de coordinar con las unidades relacionadas, el diseño de un sistema que
mida la efectividad de las recomendaciones de las acciones de control; sin
embargo, a la fecha, no ha existido un avance del mismo en razón de que será
considerado dentro de los proyectos que serán financiados con el préstamo del
22
DC2 - Información de distribución restringida
• M.P.4.2.2: Contar con información institucional para la toma de decisiones.
Este macro proyecto está planificado para que sea ejecutado en el año 2014; sin
embargo, no ha existido proyectos relacionados al mismo. Este macro proyecto
está asociado al MP4.1.3.
Parte de los macro proyectos se ejecutarán a través de los componentes del crédito del
BID (Contrato de Préstamo No. 3120/OC-EC entre la República del Ecuador y el Banco
Interamericano de Desarrollo BID); por lo que, incluso proyectos de distintas Unidades
Administrativas estarán incluidas dentro de los componentes de dicho programa.
Conclusión
La DPyEl solicitó a las unidades administrativas la revisión de sus planes operativos, para
determinar si alguno de los proyectos postulados, se encuentran incluidos dentro de los
componentes del programa financiado con crédito del BID.
23
DC2 - información de distribución restringida
Recomendación
Para cada uno de los anexos del listado de personal, los descuentos internos y externos,
son recibidos por la Dirección Financiera en archivos planos, los mismos que son
revisados y modificados previo al registro de la información en la nómina de los
servidores.
Los ajustes manuales en los descuentos ha dado lugar a que existan diferencias entre los
descuentos propuestos inicialmente por entidades generadoras (asociaciones, IESS,
retenciones judiciales, anticipos) y los realmente aplicados a los servidores. Además la
falta de una herramienta tecnológica que permita visualizar la capacidad de
endeudamiento de los servidores, ha generado que en algunos casos no perciban
ingresos debido a que los descuentos igualaron o superaron el valor de su remuneración.
24
DC2 - Información de distribución restringida
Adicionalmente el registro de pagos de alícuotas de anticipos de sueldos, se realiza de
forma manual, por lo que el proceso presenta una vulnerabilidad en el registro de los
mismos.
Una vez procesada la nómina, es difícil realizar la trazabilidad de las actividades tareas y
registros efectuados durante el proceso.
Conclusiones
Existen varios anexos del listado de personal, lo que genera que las actividades
durante el procesamiento individual sean repetitivas.
Recomendaciones
17. La unificación de los anexos de nómina en una sola plataforma tecnológica que
permita un único procesamiento, asegurando la trazabilidad de las acciones y tareas
25
DC2 - información de distribución restringida
que se llevan a cabo dentro del proceso y que mediante interfaz con e-SIGEF
distribuya de forma automática la información que el sistema del Ministerio de
Finanzas requiere en los diferentes formularios.
La proforma presupuestaria se realizó a partir de varios insumos entre los cuales están los
POAs, el Plan Anual de Compras, el Plan Anual de Mantenimiento, etc.; sin embargo no
se observó un alineamiento claro entre los fondos asignados y el cumplimiento de los
Planes Operativos Anuales de cada unidad.
Conclusión
Recomendación
26
DC2 - Información de distribución restringida
y Comunicación implementar una herramienta tecnológica que integre en la
generación de los POAs los planes: Anual de Contratación de bienes y servicios y
de Mantenimiento y cargar en la misma herramienta los Planes de Inversión Anual
(PAI) para ser considerados en el presupuesto.
Pago de proveedores
El sistema e-SIGEF requiere la carga de información de la misma factura en varios pasos del
proceso desde el devengo hasta la declaración de impuestos; sin embargo, esta es una
exigencia del e-SIGEF, cuyo ente rector es el Ministerio de Finanzas por lo que no depende
de la Contraloría General del Estado.
En las aprobaciones de los registros contables (CURs) existe repetición de actividades pues
el comprobante se aprueba en el e-SIGEF y después se imprime una vez aprobado para una
revisión y segunda aprobación en el documento físico. Esto se debe a que se mantiene una
cultura organizacional de respaldar toda transacción con un comprobante físico.
Conclusión
Recomendación
A la Coordinadora Financiera
20. Dispondrá al personal de su área que se ejecuten las aprobaciones en línea, por lo
que no es necesario realizar una segunda aprobación en un comprobante físico.
27
DC2 - Información de distribución restringida
Gestión de Viáticos
Las actividades relacionadas con los controles de las liquidaciones provisional y definitiva
y el registro contable de las mismas se realizan de manera manual, lo que hace que el
proceso sea lento debido a todos los registros y verificaciones.
Cuando efectivamente se descuenta la totalidad del fondo global, existen servidores que
realizan la liquidación definitiva lo cual genera la necesidad de reprocesos de registros
contables para revertir dicho descuento.
Conclusión
Recomendaciones
A ia Coordinadora Financiera
28
DC2 - información de distribución restringida
generando un cálculo automático para dicha asignación de acuerdo a los tiempos
planificados.
Muy Atentamente,
29
DC2 - Información de distribución restringida
Anexos
30
DC2 - Información de distribución restringida
Para: Coordinadora de Auditoría Institucional Interna de la Contraloría General
del Estado
Al respecto, a continuación se detalla los hechos por los cuales a criterio de auditoría, no
amerita la determinación de responsabilidades:
31
DC2 - Información de distribución restringida
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
Nombre la unidad administrativa de control que realizo el examen
Lista de verificación
#
Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y .......... A E ............ S upervisor Observaciones
Cum ple C um ple
contenido del informe de auditoría: S i........ ! No Si ! No
INFORME
i Pasta y carátula ✓
índice ✓
CAPÍTULO 1
INFORMACION INTRODUCTORIA
Motivo del examen ■/
32
DC2 - Información de distribución restringida
Gerente PwC Experto
# Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y AE S upervisor Observaciones
C um ple Cum ple
contenido del informe de auditoría: Si ! No Si ¡ No
7 Se señalan limitaciones únicamente en los casos que existe
imposibilidad práctica de aplicar procedimiento de auditoría por
restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la
entidad o terceros relacionados.Si provienen del auditor la imposibilidad
de evaluar, se debe señalar “que se excluyen del alcance”
Base legal
8 Se citan: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos o resoluciones de ✓
creación de la entidad y sus reformas, (número y fecha).
✓
Estructura Orgánica
9 Se cita la estructura vigente de la entidad, unidad o área examinada. ✓
Objetivos de la entidad
10 Se incluye los que constan en la normativa de creación o en el plan
estratégico y están relacionados con el objeto del examen. Además el
que consta en el Estatuto Orgánico de la entidad. (Se señala la fuente
de información)
Servidores relacionados
12 En la referencia de esta información constan:
1. Nombres y apellidos completos
2. Cargos desempeñados conforme a contrato o acciones de personal
3. Periodos de gestión (durante el período examinado)
Esta información puede presentarse como anexo al final del informe
guarda consistencia con la especificada en el cuadro resumen de
documentos de notificación de inicio de la acción de control,
comunicación de resultados y convocatoria a la conferencia final,
(Formato 10)
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
✓
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones:
13 1. Se ubica como primer comentario del Capítulo II Resultados del
examen.
2. Se cita la referencia concreta de los informes relacionados con el
examen que se ejecuta, las fechas de aprobación y de recepción
en la entidad.
3. Se señalan las recomendaciones incumplidas
4. Situación actual encontrada que determine su incumplimiento
parcial o total
5. Opiniones de los servidores sobre la falta de cumplimiento
6. Por existir un número considerable de recomendaciones
incumplidas, se presentan como Anexo del informe.
7. No se evalúan ni revelan seguimiento de recomendaciones sobre
informes que se encuentran en trámite de aprobación, tampoco se
revela dicha condición.
33
DC2 - información de distribución restringida
G erente PwC Experto
#
Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y ..... AE............ S upervisor Observaciones
C um ple Cum ple
contenido del informe de auditoría: Si i No Si No
✓
Comentarios:
14 1. Se comentan las deficiencias de control interno identificadas y no ✓
solucionadas en el transcurso del examen.
2. Títulos cortos, relacionados con el comentario.
3. Contienen los cuatro atributos del hallazgo (condición, criterio,
causa y efecto)
4. Las acciones u omisiones determinadas en los hallazgos objeto de
los comentarios no se refieren a la entidad, sino al cargo de los
servidores vinculados a la desviación en su periodo de actuación.
(No se señalan nombres)
5. Los comentarios no incluyen juicios de valor.
6. No se incluyen términos como: "a la fecha" o "en la actualidad", se
precisa la fecha del evento.
7. Los efectos están narrados en tiempo pasado y/o presente y
cuantificado, cuando el caso amerita.
8. Los hallazgos se organizan y se presentan de acuerdo al orden de
presentación de las cuentas en los estados financieros y, dentro de
éstos, de acuerdo a su Importancia; y, guardan relación con el
alcance lo señalado en la orden de trabajo.
15 ■ Se revelan las disposiciones legales inobservadas en el siguiente ✓
orden: Constitución de la República del Ecuador; leyes orgánicas;
leyes ordinarias; las normas regionales y las ordenanzas
distritales; los decretos y reglamentos; las ordenanzas; los
acuerdos y las resoluciones; y los demás actos y decisiones de los
poderes públicos. Se indica que a consecuencia de la
inobservancia de la base legal antes referida, están incursos en el
incumplimiento de los deberes y atribuciones previstos en el
artículo 77 de la LOCGE, especificando el número y letra
correspondiente, así como los constantes en el estatuto orgánico
de gestión de las entidades examinadas.
Las leyes, reglamentos y normativas citadas están vigentes y
relacionados con el hecho comentado.
16 Los cargos de los funcionarios que constan observados en los ✓
comentarios del informe, son consistentes con los sujetos de
responsabilidades detallados en el memorando resumen.
17 Los hallazgos fueron dados a conocer a los servidores relacionados, en
cumplimiento del debido proceso y derecho a la defensa (Art.76
Constitución, Art.90 LOCGE y Art.22 de su Reglamento.)
1. Constan los puntos de vista de los servidores o de terceros,
recibidos durante el examen y se expone la opinión razonada del
auditor, ratificando o rectificando el contenido del comentario.
2. Las transcripciones textuales, solo incluyen la parte pertinente y se
observa lo indicado en el artículo 7 incisos del 10 al 14 del Acuerdo
26. (Sangría, cursiva, renglón seguido, cortes de texto, Sic, punto y
dos espacios para renglón seguido, y punto y guión para otro
párrafo). No contiene transcripciones íntegras ni extensas.
18 Se comprobó la consistencia de cifras expuestas en los comentarios, ✓
conclusiones, anexos y síntesis.
19 En el informe con indicios de responsabilidad penal, (si existiere) los
hechos están incluidos en el informe general, con referencia muy
concisa del hallazgo para la predeterminación de las responsabilidades
administrativas y civiles a que haya lugar.
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DC2 - Información de distribución restringida
G erente PwC Experto
Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y AE S upervisor O bservaciones
C um ple Cum ple
contenido del informe de auditoría: i Si iN o Si T No
35
DC2 - Información de distribución restringida
G erente PwC Experto
....
#
Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y AE S upervisor Observaciones
C um ple Cum ple
contenido del informe de auditoría: Si i No Si I No
conferencia final (Formato 10 Acuerdo 26); y no existen superposición
de fechas, ni quedan periodos sueltos.
36
DC2 - información de distribución restringida
G erente PwC E xperto
#
Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y AE S upervisor Observaciones
Cum ple C um ple
contenido del informe de auditoría: Si ! No S i .I No
25 En razón de que en la presente acción de control no se derivaron
responsabilidades, el Memorando para predeterminación de
responsabilidades, suscrito por el servidor a cargo de la unidad
administrativa de control que emite el informe, se comunica las
razones por las cuales no se establecieron responsabilidades.
SINTESIS K 1
26 1. Elaborada de acuerdo al Formato 4 del Acuerdo 026.
2. Los principales hallazgos incluyen datos referentes a las
desviaciones detectadas, resumen de las conclusiones y
recomendaciones; y, guardan concordancia: con las páginas del
informe
3. Los indicios de responsabilidad penal incluyen la información
referente a los hechos constitutivos del indicio y detalle de las
personas que tienen relación con los mismos y al pronunciamiento
emitido por la Dirección de Patrocinio, Recaudación y Coactivas.
4. Los valores totales de las predeterminaciones de responsabilidades
están conciliados en los Anexos 1 y 2 con los valores que constan
en el Informe.
5. El número de Salario básico unificado del trabajador en general,
SBUTG, sugeridos como sanción, están determinadas de acuerdo a
lo establecido en el último párrafo del Art. 46 de la LOCGE.
ASPECTOS GENERALES
27 1. La pasta y carátula del informe contienen el nombre de la entidad, ✓
nombre del examen y periodo (Formato 1 y 1a Acuerdo.026) y
guarda consistencia con:
• Orden de trabajo
Carta de presentación
■ Motivos del examen
■ Alcance del examen
» Síntesis del informe
2. La página siguiente a la carta de presentación es la 2 y su número
está centrado en la parte inferior de cada hoja.
3. Todas las páginas del Informe a partir de carta de presentación
hasta la página que contiene la firma del servidor/a a cargo de la
unidad administrativa de control que emite el informe contiene la
rúbrica del Supervisor, con el número de página en letras y tinta
color azul, ubicado en la parte inferior izquierda, bajo el texto de la
última línea y la rúbrica del Supervisor.
4. Las fechas guardan consistencia en todo el documento (forma de
texto: DD de MM de AAAA o forma numérica: AAAA-MM-DD)
5. No mencionar el nombre de la entidad examinada reiteradamente.
6. Los cálculos aritméticos están correctos (Adjuntar hoja de Excel
impresa con las verificaciones aritméticas)
7. Se verificó la ortografía en Informe y Síntesis.
8. Se corrigió la utilización de términos redundantes.
9. Tipo de letra utilizado es Arial, tamaño 11.
10. Espacio interlineal 1.5
11. El margen utilizado es de 3 cm por cada lado.
12. La escritura de los valores monetarios dentro de los textos, esta
seguida del signo USD. Se utilizará la coma ( , ) para separar la
parte entera del decimal y un espacio en blanco en grupos de tres
cifras, para reemplazar el punto.
13. Las palabras agudas, graves y esdrújulas, escritas en mayúsculas
37
DC2 - Información de distribución restringida
G erente PwC Experto
Las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, expedidas en Acuerdo 019-CG de 2002-09-05 publicado en Edición
Especial N° 6 del R.O. de 10-0ct-2002, respecto al Control de Calidad de la Auditoría Gubernamental, indica: CODIGO: AG
- 08 - TITULO: CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL ‘‘EL CONTROL DE CALIDAD EN LA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE APLICARA DURANTE TODO SU PROCESO ”
El control de calidad se relaciona con los métodos, técnicas y procedimientos empleados en la planificación, ejecución y
presentación de los informes realizados por los auditores, a fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos básicos de la
auditoría y establecer pautas para controlar la calidad de sus resultados.
El trabajo realizado por el equipo de auditores será supervisado en forma sistemática, oportuna y documentada durante el
proceso de la auditoría para asegurar su adhesión a las normas profesionales.
POLÍTTICAS PARA LA PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL DE LÁS UNIDADES DE
CONTROL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE LAS ENTIDADES DEL
SECTOR PÚBLICO
POLÍTICAS PARA LA EJECUCIÓN
El control de calidad se efectuará durante todo el proceso de la auditoría gubernamental, por parte de los auditores,
supervisores de los equipos de trabajo, supervisores generales de calidad y/o administradores de gestión, supervisores
provinciales, supervisores regionales, titulares de las unidades de control y directores regionales, conforme a su función,
dej ando constancia de tales acciones en las hoj as de supervisión.
w Vcr-ncS^
38
DC2 - información de distribución restringida
SÍNTESIS DEL INFORME
40
DC2 - información de distribución restringida
trabajo en campo, revisiones de control de calidad, lectura del borrador de informe, trámite de
aprobación, devoluciones de control de calidad. Para el efecto, el Administrador de Información,
Seguimiento y Evaluación brindará la información requerida, que genera el SISCON.
Dispondrá al Administrador de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación que en
coordinación con la DTIyC automatice el proceso de seguimiento de las verificaciones
preliminares, de tal manera de generar alertas y reportes cuando las mismas no estén
asociadas a una orden de trabajo y ameriten una acción de control. De la misma forma, que las
verificaciones preliminares que dieron como resultado una acción de control y que no tienen
asociada una orden de trabajo se incluyan automáticamente en la herramienta propuesta para
la priorlzación de acciones de control.
Elaboración de comunicaciones internas y externas 19/21
Conclusión
La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, elabora las comunicaciones internas y
externas que generan la mayor parte de la operatividad del área de Gestión de Información,
Seguimiento y Evaluación, principalmente por la falta de tecnificación del proceso y por la
cantidad de requerimientos recibidos diariamente.
Recomendación
Al Coordinador de la DPyEl
Coordinará con la DTIyC conjuntamente con la Secretaría Genera, Dirección Técnica de
Normativa y Desarrollo Administrativo, Dirección de Asuntos Éticos, Participación Ciudadana y
Control Patrimonial analizar la opción de implementar a nivel de la Contraloría General del
Estado una herramienta de gestión de documentos.
Seguimiento al proceso de predeterminación de responsabilidades 21/21
Conclusión
En el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría General del
Estado, no está establecida la unidad responsable de realizar el seguimiento del proceso de
predeterminación de responsabilidades.
Recomendación
Al Contralor General del Estado
Dispondrá que la Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo, revise el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría General del Estado, para
establecer la Unidad responsable del seguimiento y evaluación de la predeterminación de
responsabilidades.
Cumplimiento de la Planificación Estratégica Institucional 21/24
Conclusión
La DPyEl solicitó a las unidades administrativas la revisión de sus planes operativos, para
determinar si alguno de los proyectos postulados, se encuentran incluidos dentro de los
componentes del programa financiado con crédito del BID.
Recomendación
Al Coordinador de la DPyEl
Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, que continúe con la coordinación,
revisión y actualización de los macro proyectos, considerados dentro de la Planificación
Estratégica Institucional tanto de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional como
de las demás Unidades Administrativas, para identificar los macro proyectos que puedan estar
incluidos en los componentes del BID, con el objeto de definir nuevas fechas y alcances de
acuerdo a los cambios que podrían existir.
Proceso de Gestión de Remuneraciones 24/26
Conclusiones
La falta de una herramienta tecnológica que permita visualizar la capacidad de endeudamiento
de los servidores ha generado que en algunos casos no perciban ingresos.
Existen varios anexos del listado de personal, lo que genera que las actividades durante el
procesamiento sean repetitivas.
La aplicación y ajuste de descuentos, así como la carga de pagos de alícuotas de anticipos se
realiza en forma manual lo que dificulta ejecutar la trazabilidad de las operaciones efectuadas.
Las entidades generadoras de descuentos no cuentan con una base actualizada de los
41
DC2 - información de distribución restringida
servidores, generando información que requiere de ajustes manuales.
Recomendaciones
A la Coordinadora Financiera en coordinación con la Dirección de Tecnología
Información y Comunicación.
La implementación de una solución tecnológica que permita a los generadores de descuento
tener acceso en tiempo real a la base de servidores activos de manera que puedan
considerarlos antes de reportar el descuento.
La automatización de la carga de pagos de alícuotas de anticipos y de descuentos internos
desde los generadores de los mismos, al igual que las aplicaciones de ajustes por diferencias y
sobregiros.
La unificación de los anexos de nómina en una sola plataforma tecnológica que permita un
único procesamiento, asegurando la trazabilidad de las acciones y tareas que se llevan a cabo
dentro del proceso y que mediante interfaz con e-SIGEF distribuya de forma automática la
información que el sistema del Ministerio de Finanzas requiere en los diferentes formularios.
Dispondrá realizar seguimiento a servidores que perciben un porcentaje bajo de su
remuneración por aplicación de descuentos a fin de, entre otros aspectos importantes garantizar
la estabilidad familiar.
Elaboración de la proforma presupuestaria 26/26
Conclusión
En la elaboración de la proforma presupuestaria no se vinculó directamente las actividades de
las unidades administrativas con el presupuesto requerido para el desarrollo de las mismas.
Recomendación
Al Contralor General del Estado
Dispondrá a la Coordinadora Financiera que en coordinación con la Dirección de Planificación y
Evaluación Institucional y la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación
implementar una herramienta tecnológica que integre en la generación de los POAs los planes:
Anual de Contratación de bienes y servicios y de Mantenimiento y cargar en la misma
herramienta los Planes de Inversión Anual (PAI) para ser considerados en el presupuesto.
Pago de Proveedores 27/27
Conclusión
Existen dos aprobaciones de los registros contables, en el sistema e-SIGEF y en el documento
físico, (CURs).
Recomendación
A la Coordinadora Financiera
Dispondrá al personal de su área que se ejecuten las aprobaciones en línea, por lo que no es
necesario realizar una segunda aprobación en un comprobante físico.
Gestión de Viáticos 28/29
Conclusión
En ciertos casos las liquidaciones se realizaron en forma tardía, aplicando posteriormente los
correctivos y descuentos en los casos que ameritaron, procesos que se realizan en forma
manual.
Recomendaciones
A la Coordinadora Financiera
En coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación automatizará la
creación de presupuesto de viáticos al momento de planificar las acciones de control, mediante
la asignación de personal para cada acción de control generando un cálculo automático para
dicha asignación de acuerdo a las duraciones planificadas.
En coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación automatizará la
creación de liquidaciones definitivas a partir de la carga de informes finales de las comisiones
realizadas. Al ser aprobado el informe final, se cargará automáticamente la liquidación definitiva
en el sistema.
A los Directores Regionales y Delegados Provinciales
Dispondrán al personal a su cargo, realizar ias liquidaciones definitivas de las comisiones en los
tiempos establecidos en la normativa vigente; y, en casos de demoras en los plazos la Dirección
Financiera descontará la totalidad del Fondo Global.
42
DC2 - Información de distribución restringida
3.- Equipo de auditoría multidisciplinario
Nombres y apellidos
Experto
Supervisor de
Ruth Logacho M.
Auditoría de
Gestión:
Director del
Carlos Loaiza
proyecto:
Gerente del
María Augusta Donoso
proyecto:
Sénior de
Daniela León
Consultoría:
Experto en
Tecnología de la Jorge Iván Esparza
Información:
Analista en
Planificación Juan Muñoz
Institucional:
Consultores: Jaqueline Gualotuña, Verónica Ramírez, Andrés Vásconez
t)....... C y \A
\ Carlos Loaiza M,
V Representante legal
PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda.
Ciudad: Quito
Fecha: 6ude-efíéTó’ dÉ 2015
43
DC2 - información de distribución restringida
ENTIDAD EXAMINADA: Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y Dirección Financiera
RESPUESTA
DEL
PROCESAMIENT PROCESAMIENT
PERSONAS RELACIONADAS CON EL EXAMEN O M A TE R IA DE N O T IF IC A C IÓ N DE CO M U NICAC IÓ N RESPUESTA CO NVO CATOR IA A LA AU D ITA D O
O EQUIPO O EQUIPO DE
A N Á L IS IS I N IC IO DEL EXAMEN RESULTADOS A U D ITA D O CONFERENCIA F IN A L AL
A U D IT O R ÍA A U D IT O R ÍA
BORRADOR
DE INFO RME
APELLIDO P e río d D ire c c ió No. No. N o. No. No.
C édula d e F FECH F FECH FECH F FECH FECH
SY CARGO o n O F IC I O F IC I O F IC I AT AP NA O F IC I O F IC I AT AP NA
c iu d a d a n ía C A C A A C A A
NOMBRES g e s tió n d o m ic ilio O O O 0 0
P érez 170308483 C o o rd in a d o r Q u ito 1 15- 1 25- 1 27-
M ena 8 D ire c c ió n d e s e p t- nov- nov-
H é c to r P la n ific a c ió n 2014 2014 2014
B u ch e li 170873917 C o o rd in a d o r Q u ito 1 15- 1 25- 1 27-
S án ch ez 0 a D ire c c ió n s e p t- nov- nov-
Jé ssika F in a n c ie ra 2014 2014 2014
FC = FORMA DE COMUNICACIÓN:
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DC2 - Información de distribución restringida