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Pessoal, para a quest�o ficar bem clara vamos come�ar explicando as fases da Gest�o

de Documentos, s�o elas:

A efici�ncia dos servi�os de arquivo na administra��o est� condicionada ao uso de


instrumentos adequados para o controle, destina��o dos documentos e recupera��o das
informa��es. Marque a alternativa que indica esses instrumentos.

PRODU��O DE DOCUMENTOS

UTILIZA��O DE DOCUMENTOS

AVALIA��O/ DESTINA��O DE DOCUMENTOS

Dentro dessas macro-opera��es acontecem muitas coisas, entre elas aquilo que foi
citado pela quest�o, veja:

Controle e Destina��o s�o realizados com base na Tabela de Temporalidade - que est�
inclu�da na AVALIA��O/ DESTINA��O, que � confeccionada por autoridade competente -
n�o � o arquivista. A recupera��o das informa��es � obtida pela correta
classifica��o dos documentos que se d� no Protocolo - que est� inclu�do na fase
UTILIZA��O DE DOCUMENTOS. Essa classifica��o � aquela em que os documentos s�o
divididos por assuntos que se referem �s atividades da organiza��o, pra depois as
pessoas conseguirem achar e identificar os documentos!

Fases da Gest�o de Documentos

--> Produ��o

--> Utiliza��o ----> Protocolo ----> Plano de Classifica��o

--> Avalia��o e Destina��o ----> Avalia��o


----> Tabela de Temporalidade

Tanto o documento em meio f�sico como o digital ser�o classificados e avaliados da


mesma maneira. O m�todo de classifica��o, aplicar� um mesmo c�digo ou plano de
classifica��o para a recupera��o da informa��o. A avalia��o, identificar� valores
e definir� prazos de guarda para os documentos de acordo com a tabela de
temporalidade.

Os resultados dessa classifica��o e avalia��o provavelmente ser�o diferentes, ou


seja, estes documentos estar�o em grupos separados e ter�o prazos distintos, mas
n�o implica dizer que foram classificados e avaliados de maneiras diferentes.

Segundo Lopes, �a tabela de temporalidade �, ao mesmo tempo, um procedimento


classificat�rio, avaliativo e descritivo, preso � quest�o do valor das informa��es�
(LOPES, 1997. apud GARCIA, 2010 p. 04). O autor coloca que � poss�vel classificar a
avaliar ao mesmo tempo, mas sem esquecer que a classifica��o � a base da a��o.

Classifica��o: A Classifica��o � procedimento que buscar� classificar o documento


em um dos c�digos existentes no Plano de Classifica��o da institui��o. Para a
explica��o n�o ficar t�o vaga, atrav�s da classifica��o ser� poss�vel determinar
sobre que assunto o documento trata, e a partir da�, decidir qual o destino que o
documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para
que sejam classificados.

A tabela de temporalidade � o instrumento resultante da avalia��o dos documentos, e


determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermedi�ria, bem
como sua destina��o final. � o mapa do arquivista, o qual orientar� o correto
tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela institui��o e que
chegam ao arquivo

"O plano de Classifica��o �


resultado do processo de CLASSIFICA��O. O resultado do
processo de avalia��o � a TABELA DE TEMPORALIDADE !"

O plano de classifica��o � um esquema de distribui��o de documentos em classes, de


acordo com m�todos de arquivamento espec�ficos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e fun��es de uma institui��o e da an�lise do arquivo por ela produzido,
tendo por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a
posterior recupera��o e consequentemente auxiliando a gest�o de documentos."
Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade � um instrumento arquiv�stico
resultante da avalia��o, que tem por objetivos definir prazos de guarda e
destina��o de documentos, com vistas a garantir o acesso � informa��o a quantos
dela necessitem. Sua estrutura b�sica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma institui��o no exerc�cio de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermedi�ria, a destina��o
final � elimina��o ou guarda permanente � al�m de um campo para observa��o
necess�rias � sua compreens�o e aplica��o.

prazo de guarda
C�digo Assunto corrente intermedi�ria destina��o final observa��o
2 planos, programas 5 anos 9 anos guarda permanente -

Exemplo de uma tabela de temporalidade.

Tabela de temporalidade � o instrumento de destina��o que determina os prazos em


que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedi�rios, ou
recolhidos ao arquivo permanente, estabelecendo crit�rios para microfilmagem e
elimina��o, e possibilitar� um controle eficaz sobre a produ��o documental. A
tabela de temporalidade s� deve ser aplicada ap�s sua aprova��o pela autoridade
competente. Nela os documentos s�o mantidos de forma clara para se evitar
interpreta��es erradas, especialmente quando se tratar de sua elimina��o.

Pegadinha.. O plano de classifica��o serve para: classifica��o, guarda e


localiza��o. Baseia-se nas fun��es e atividades da institui��o.

A tabela de temporalidade tem como finalidade a avalia��o. Define os prazos de


guarda, disp�e sobre destina��o final e mudan�a de suporte.

Tabela de temporalidade = avalia��o de documentos. Que estabelece o prazo de guarda


e a elimina��o final.
Tabela de classifica��o = c�digos, cria��o de c�digos.

https://www.qconcursos.com/questoes-de-concursos/disciplinas/arquivologia-
arquivologia/classificacao-de-documentos/questoes
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OPERA��ES DE ARQUIVAMENTO (IECCOG):

1� - INSPE��O: verificar se o documento deve ser arquivado;

2� - ESTUDO: verificar a exist�ncia de outros documentos semelhantes;

3� - CLASSIFICA��O: � a escolha do m�todo a ser adotado para classificar os


documentos;

4� - CODIFICA��O: inser��o de c�digos de acordo com a classifica��o;

5� - ORDENA��O: consiste no agrupamento dos documentos de acordo com a


classifica��o/codifica��o;

6� - GUARDA: guarda dos documentos nas pastas/pastas/mobili�rio.

conceito de "respeito aos fundos" estabelece que o arquivo produzido por uma
entidade coletiva, pessoa ou fam�lia n�o deve ser misturado ao de outras entidades
produtoras.

Michael Duchein chama a aten��o para as dificuldade que precedem a identifica��o de


fundos.

A identifica��o de fundos � um trabalho complexo que requer conhecimento profundo


da estrutura administrativa e das compet�ncias (e suas muta��es) dos �rg�os
produtores de documenta��o, nos repectivos n�veis da administra��o p�blica e nos
v�rios setores da administra��o privada, se for o caso.

Para o historiador seria mais f�cil que a ordena��o fosse tem�tica, cronol�gica ou
geogr�fica. Entretanto, tal ordena��o faria desaparecer ou diluiria a percep��o da
raz�o de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente.

a ado��o de crit�rios sobre identidade jur�dica, mandato oficial, posi��o


hier�rquica definida, alto grau de autonomia e organograma s�o par�metros para qual
etapa do processamento t�cnico de acervos arquiv�sticos?
Identifica��o de fundos

# Instrumento de pesquisa: ferramenta de descri��o que complementa o trabalho de um


arquivo, proporciona acesso aos documentos, consulta e divulga��o do acervo.

AQUISI��O � a fun��o arquiv�stica referente �s atividades de transfer�ncia e


recolhimento dos documentos de arquivo (CESPE/INPI/2013);

- Aquisi��o de documentos se aplica ao longo do ciclo de vida dos arquivos. Est�


fun��o REGE a passagem dos arquivos correntes aos intermedi�rios (=transfer�ncia) e
dos arquivosintermedi�rios ao recolhimento (=permanente) nos arquivos permanentes;

(CESPE/ANATEL-NS/2012) A aquisi��o de documentos envolve a transfer�ncia dos


documentos aos arquivos intermedi�rios e o recolhimento dos documentos ao arquivo
permanente (Certo);

Para se formular uma pol�tica existem as seguintes fases (Saraiva 2006):

� Forma��o da AGENDA (=diagn�stico � o primeiro passo de uma pol�tica p�blica de


arquivo, ou seja, levantar quais s�o os principais problemas sociais que devem ser
considerados como importantes pelo Estado, de forma a constituir uma lista de
prioridades da a��o p�blica);

� ELABORA��O (=concep��o de que as pol�ticas s�o produtos de um processo decis�rio


interorganizacional para solu��o de um problema determinado, ou seja, trata do
processo de identifica��o e delimita��o de um problema atual/potencial da
comunidade e das poss�veis alternativas para a sua solu��o, avalia��o de custo e
estabelecimento de prioridades);

� FORMULA��O (=processo formal onde se determina qual ser� o caminho definitivo


para a solu��o do problema, ou seja, estabelecimento formal de normas/leis claras e
precisas para permitir a implementa��o da solu��o escolhida, no processo de
elabora��o, pelos diversos atores envolvidos. Est� fase envolver� a: declara��o da
decis�o adotada, seus objetivos e seu marco jur�dico, administrativo e financeiro);

� IMPLEMENTA��O (=processo onde se preconiza a forma que se dar� a execu��o da


pol�tica p�blica, podendo est� implementa��o ocorrer atrav�s de um modelo: top-down
ou bottom-up, ou seja, trata do planejamento e organiza��o do aparelho
administrativo e dos recursos humanos, financeiros, materiais e tecnol�gicos
necess�rios para executar uma pol�tica);

� EXECU��O (=conjunto de a��es para atingir os objetivos estabelecidos pela


pol�tica incluindo o estudo de obst�culos e a an�lise da burocracia);

� ACOMPANHAMENTO (=supervis�o da execu��o de uma atividade com o objetivo de


introduzir eventuais corre��es);

� AVALIA��O (=mensura��o e an�lise do que foi planejado e do que conseguiu ser


implementado e dos efeitos produzidos na sociedade pela pol�tica).

Autua��o

� a forma��o ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo


(inser��o de capa e atribui��o de n�mero de controle).

Classifica��o

� a separa��o dos documentos por assunto ou por �rea.

Ordena��o

� a organiza��o dos documentos de acordo com a classifica��o e a codifica��o


recebidas.

Lei n.� 6.546/1978 (Disp�e sobre a regulamenta��o das profiss�es de Arquivista e de


T�cnico de Arquivo.)

Art. 3� - S�o atribui��es dos T�cnicos de Arquivo:

(...)
II - classifica��o, arranjo, descri��o e execu��o de demais tarefas necess�rias �
guarda e conserva��o dos documentos, assim como presta��o de informa��es relativas
aos mesmos;

Protocolo de documentos

� o controle da tramita��o dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e


prestar informa��es aos interessados em tempo real. Atividades do protocolo:

- Recebimento;

- Registro;

- Autua��o;

- Classifica��o;

- Expedi��o / distribui��o;

- Controle / movimenta��o.

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arquivologia/classificacao-de-documentos/questoes

O arquivo entra, passa pelo setor de protocolo, onde ser� classificado por uma
quest�o de organiza��o do arquivo, tramita pela empresa em sua fun��o em que foi
criado, no arquivo corrente, feita a avalia��o do documento que gerar� a Tabela de
Temporalidade do Documento, em que ser� definido o prazo de guarda dos documentos
na fase corrente e intermedi�ria e depois sua destina��o final.

Destina��o final � o local da tabela de temporalidade no qual aparece a indica��o


para elimina��o de documentos.

Plano de destina��o: instrumento de avalia��o aplicado a uma massa documental


acumulada

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as fichas ou pastas ficam dispostas na ordem rigorosamente alfab�tica, respeitando


as normas gerais para a alfabeta��o, atrav�s de guias divis�rias, com as
respectivas letras

I. Arquivo de Recorte de Jornal: os recortes de jornais s�o arquivados, por


assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos m�todos usuais, ou seja, o dicion�rio,
o enciclop�dico, ou decimal. Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de
papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de
colora��o de pap�is, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.

II. Arquivo Fotogr�fico: Segundo orienta��o de Paes (2002) para se evitar a


deteriora��o pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em
papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de pl�stico. Devem
ser identificadas pelo mesmo c�digo de assunto ou n�mero de registro dado ao grupo
de fotos que cont�m e arquivadas pelo c�digo de assunto principal ou em ordem
num�rica crescente.
III. Arquivo de Cat�logo Impresso: Al�m da correspond�ncia e de outros documentos
convencionais, as empresas possuem tamb�m impressos e cat�logos produzidos ou n�o
por elas, e que devem receber tratamento arquiv�stico. O arquivamento poder� ser
feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos referenciados nos cat�logos.

IV. Arquivo de fita magn�tica, filme e disco: Os procedimentos para o arquivamento


de fitas �udio e v�deo magn�tico, filmes e discos, guardadas as particularidades de
cada suporte, s�o muito semelhantes aos aplicados no arquivo fotogr�fico. Neste
caso, o m�todo de arquivamento mais indicado � o num�rico simples. Cada rolo de
fita ou filme, bem como cada disco, receber� um n�mero de registro que os
identificar� e localizar� no acervo.

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