ENSAYO- TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Según mi punto de vista, las TRD son un instrumento archivístico, el cual es

utilizado para relacionar el listado de series con sus correspondientes tipologías
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos, tipifican los documentos (CCD).
Son importantes porque:
 Facilitan el manejo de la documentación.
 Racionalizan la producción documental.
 Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración
de los documentos.
 Facilitan el control y acceso a los documentos.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
 Regulan las trasferencias documentales en las diferentes fases del
archivo.
 Racionalizan los procesos administrativos.
Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los
archivos públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental. No solo es importante para
las organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de
control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la
investigación y la cultura en general.
En la ley 594 del 2000
ART 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN- nos presenta una ley que comprende a la
administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumples con funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.
ART 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL- será obligatorio para las entidades del estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Igualmente, le orienta y le exige la aplicación de los principios de eficiencia
pertinentes a la función administrativa, y la racionalidad propia que debe
caracterizar a todo sistema de archivo cobijado bajo el régimen del sector
público. Desde esta perspectiva, la adopción de las TRD se constituyen en
agentes dinamizadores para la acción estatal, al apoyar adecuadamente los
requerimientos de fluidez en los proceso informativos.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,
económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos
y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el
servicio al ciudadano.
Acuerdo 004 del 2013
ARTÍCULO 3o. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIÓN.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben
ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en
diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración
pública, ingeniería, industrial, entre otras.
ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La
elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación
documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
En conclusión, las Tablas de Retención Documental se aplican a la totalidad de
los documentos de archivo producidos por una entidad en ejercicio de sus
funciones o actividades, independientemente del formato o soporte en el que se
encuentren. Por lo tanto, si los documentos almacenados por los funcionarios de
su entidad en sus computadores son documentos electrónicos de archivo, es
decir que, entre otras cosas, poseen valor administrativo, legal, fiscal, contable,
técnico, histórico, cultural o científico, deberán ser tratados conforme los
principios y procesos archivísticos, implementando en su tratamiento las TRD.
En ese orden de ideas, cuando se habla de implementar las TRD a documentos
electrónicos de archivo implica, de una parte, organizarlos en series y subseries
acorde con el citado instrumento archivístico tanto en archivo de gestión como
en archivo central. De otra parte, definir unos tiempos y un procedimiento para
la realización de las transferencias documentales (primarias y secundarias) en
concordancia con los tiempos de retención registrados en las TRD, así como
aplicar la selección y eliminación a aquellas series y subseries que las tengan
por disposición final de acuerdo con el procedimiento indicado en las casillas
correspondientes de las TRD.