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0501 – PROJETOS DE

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS –
PLANEAMENTO E GESTÃO

Técnico/a de Organização de Eventos

Pedro Cabral
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Conteúdo

1. Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos…………………………..2


1.1. A importância do planeamento…………………………………………………………………………2
1.2. Quem está envolvido?..................................................................................................................2
2. As cinco etapas de planeamento de projetos de eventos .............................................................. 3
2.1. Conceptualização ....................................................................................................................... 3
2.2. Planeamento geral ..................................................................................................................... 4
2.3 Planeamento detalhado............................................................................................................... 5
2.4. Gestão do evento ....................................................................................................................... 6
2.5. Avaliação dos resultados............................................................................................................ 7
3. Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos…………………………6
3.1. Objetivo de cada etapa............................................................................................................... 8
3.2. Atividades desenvolvidas em cada etapa ................................................................................... 9
3.3. A relação entre as etapas........................................................................................................... 9
4. Consequências de um mau planeamento………………………………………………………………8
4.1. Consequências para o evento .................................................................................................. 10
4.2. Consequências para os organizadores .................................................................................... 10
5. Bibliografia…………………………………………………………………………………………………9
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1. Enquadramento do planeamento de projetos


de organização de eventos

1.1. A Importância do planeamento

“Fracassar no planeamento, é planear o fracasso”

Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer logo o
trabalho. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de
gestão do evento corre sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso. O
planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas
não acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um raciocínio cuidadoso e de um
planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a
organizar as ações que necessita de realizar para atingir os objetivos, dando-lhe, por outro lado,
medidas de desempenho para se certificar que as metas são atingidas. O planeamento permite
evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e recursos, preparando-o para quaisquer
imprevistos. Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento é o fator-chave para conseguir
o sucesso do seu evento.

1.2. Quem está envolvido?


Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas do processo de
planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os organizadores, os clientes e
patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas as etapas da organização do evento.
Nas últimas etapas do planeamento, estarão envolvidas outras entidades, tais como empreiteiros,
fornecedores, clientes e voluntários. O envolvimento do organizador é o mais importante, pois é ele
quem irá levar a cabo a maior parte das atividades planeadas. O cliente (partindo do princípio que o
evento está a ser organizado para um cliente) vai querer saber que o projeto está a ser
devidamente planeado e gerido pelo organizador a quem confiou a tarefa, e necessita de ser
constantemente tranquilizado em como tudo está a decorrer como planeado. Os patrocinadores
devem estar envolvidos pois são eles que garantem o financiamento e necessitam de saber como o
seu dinheiro está a ser aplicado. Os empreiteiros são envolvidos quando o seu contributo para o
evento é planeado e organizado. Os fornecedores são envolvidos quando é pedido um
fornecimento de bens ou serviços. Os clientes são envolvidos quando reservam entradas para o
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evento e quando assistem ao evento. Os voluntários são envolvidos durante a implementação do


evento.

2. As cinco etapas de planeamento de projetos


de eventos

2.1. Conceptualização

2.1.1. Desenvolver conceitos


Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois desenvolvida
numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objetivos do evento e identifica quem
serão potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao evento.

2.1.2. Estudo de viabilidade


Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de viabilidade.
Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável no seu mercado alvo. O
estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento, tais como:

• Porquê realizar o evento?


• Qual será a natureza do evento?
• Onde será realizado?
• Qual a logística necessária?
• Quanto irá custar?
• Que recursos serão necessários?
• Poderá ser realizado no prazo pretendido?
• Que pesquisa de mercado será necessária?
• Existirá mercado para o evento?
• Quem irá participar?
• Como será publicitado?
• Existem eventos similares?
• Quem irá organizá-lo?
• Serão as metas e objetivos do evento congruentes com as metas e objetivos da
organização?
• Quanto tempo demorará a organizar?
• Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?
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2.1.3. Aperfeiçoar conceitos


O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em caso afirmativo, quais
as alterações (se as houver) terão de ser introduzidas nas ideias originais para garantir que ele será
bem-sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais terão de ser aperfeiçoados, de acordo
com as conclusões do estudo de viabilidade. Os objetivos do evento poderão ser agora definidos
mais claramente em relação aos objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and
Time-bound), isto é, se os objetivos são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e limitados
no tempo). A visão do evento também pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fácil
partilhá-la com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, é possível levar a
cabo uma análise detalhada SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) do evento,
para determinar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças colocadas pelo
evento. Isto permitirá produzir um plano geral que tire partido dos pontos fortes, que ultrapasse os
pontos fracos, que tire proveito das oportunidades e que minimize as ameaças identificadas.

2.2. Planeamento geral

Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de introduzidos
eventuais melhoramentos (se necessário), pode iniciar-se o planeamento geral. O plano geral
define a direção estratégica do evento, isto é, o enquadramento geral do que irá ser necessário e
quando. Ele deverá identificar:

• Quem serão os participantes


• Os recursos específicos necessários
• Um prazo para as tarefas a ser executadas
• Quem irá dirigir o evento
• Quem irá tomar decisões
• Funções chave e responsabilidades
• Estrutura do pessoal
• Serviços de apoio necessários
• Ações e tarefas necessários
• Financiamento necessário
• Estimativas de custos
• Orçamento tentativo
• Instalações necessárias
• Transportes necessários
• Atividades de marketing necessárias
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• Pessoal/voluntários necessários
• Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
• Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
• Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
• Quem serão os clientes
• Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros)
• Efeitos e consequências da análise SWOT
• Metas e objetivos claros
• Políticas e regras
• Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a organização
do evento progride).

2.3 Planeamento detalhado

Comité Organizacional Principal

Comité Financeiro Comité Executivo

Logística RP Instalações Técnico

VIP’s Media Local Local

Artistas Promoção Artistas Regras

Participantes Marketing Alojamento Emergências

O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para a


gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em função do
tamanho e do âmbito do evento.

Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objetivos que se pretendem atingir, o


planeamento descreve em detalhe como irá atingir esses objetivos. Isto requer a decomposição das
atividades numa estrutura de funções, tarefas, procedimentos e prazos para as completar. Além de
definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal
individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.
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O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e
monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatórios de procedimentos,
reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios pelos quais será medido o desempenho.
As funções individuais são atribuídas segundo os diversos aspetos do evento, tais como o
orçamento e finanças, obtenção de recursos, marketing, RP, saúde e segurança, planeamento de
emergência, etc.

A preparação de planos de contingência também faz parte do planeamento detalhado. Estes são
criados para lidar com situações que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se um
fornecedor não poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores que tenham
stock disponível e que tenham sido identificados como parte do processo de planeamento, podem
ser usados como alternativa. Os planos de emergência proporcionam a flexibilidade necessária
para se conseguir adaptar, pois as circunstâncias mudam ao longo do processo de planeamento.

Em função do tamanho e do âmbito do evento, o planeamento detalhado pode incorporar a


elaboração de planos individuais para diferentes aspetos do evento, tais como a saúde e a
segurança, e o planeamento de emergência.

2.4. Gestão do evento

Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, dão-lhe a orientação para obter e organizar
os recursos e soluções necessários para o evento a ser realizado. Mas após todas estas tarefas
terem sido concluídas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as atividades que é necessário
levar a cabo durante o evento são outro assunto. Por exemplo, um membro da equipa do evento
encarregue de todas as atividades de marketing para publicitar o evento, deixará de ter esta função
uma vez iniciado o evento e deverá receber então outra função.

Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de acordo
com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de
monitorização fornece descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o evento
decorre. É um plano que mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento.
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2.5. Avaliação dos resultados

Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se atingiu os
objetivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma etapa importante do
processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de projetos
futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos agentes interessados.
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3. DESCRIÇÃO GERAL DO PLANEAMENTO DE


PROJETOS DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

3.1. Objetivo de cada etapa

Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma
tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente.

A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são apresentados
e discutidos. O seu objetivo é proporcionar uma base para o início do desenvolvimento do evento e
é também a altura em que se decide realizar ou não o evento.

A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e


colocá-los numa sequência lógica. O seu objetivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao
longo do caminho para o seu destino.

A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo para produzir
o evento. O seu objetivo é descrever como irá atingir os seus objetivos, isto é, os métodos,
procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, por forma a
conseguir o resultado desejado.

A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo trabalho de preparação e


realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo é monitorizar o que é
necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e
para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal.

A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem
importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser
monitorizados ao longo das cinco etapas do projeto, para que se possam introduzir alterações no
seu planeamento se necessário. O objetivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do
evento com os critérios de sucesso previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a
melhorar em eventos semelhantes no futuro.
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3.2. Atividades desenvolvidas em cada etapa

3.3. A relação entre as etapas

Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligação à etapa
seguinte. Por exemplo, o planeamento geral não pode acontecer enquanto o estudo de viabilidade
não tenha sido acionado e aprovado. O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o
plano geral e o rumo estratégico para o evento não tenham sido definidos. O próprio evento não
poderá ser gerido enquanto o planeamento detalhado que o não tenha sido realizado. Finalmente, a
avaliação dos resultados não pode acontecer enquanto os critérios de sucesso não tenham sido
estabelecidos e enquanto o evento não tenha ocorrido, não tenha sido monitorizado e não tenham
sido recolhidos os dados relevantes.

As primeiras duas etapas baseiam-se na estratégia para o evento e as últimas três nas atividades
operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que a anterior ter sido
concluída. Uma vez concluídas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente início, usando os dados
obtidos através da avaliação para o planeamento de eventos futuros.
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Conceptualização
(Planeamento
fundamental)
Avaliação Planeamento
(avaliação dos Geral
resultados) (Planeamento
Organizacional)

Gestão do evento Planeamento detalhado


(execução do (preparação do evento)
evento)

4. CONSEQUÊNCIAS DE UM MAU PLANEAMENTO

4.1. Consequências para o evento

Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves poderão
resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no
evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes. No entanto, qualquer parte do evento que
não tenha sido corretamente planeada pode facilmente resultar em ruturas, num evento de fraca
qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos.

4.2. Consequências para os organizadores

Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores. Para
além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu poderá
resultar em ações legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de
compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à falência.
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5. BIBLIOGRAFIA

Allen, John. et al. Organização e gestão de eventos. Ed. Campos, 2002

Giacaglia, Maria Cecília, Organização de eventos: teoria e prática, Ed. Thomson, 2003

Pedro, Filipe et.al, Gestão de eventos, Ed. Quimera, 2005

Watt, David, Gestão de eventos em lazer e turismo, Ed. Bookman