Manual ADM Inventta

Manual Para Usuarios
de nivel ADM
Copyright 2017
Fecha de emisión: Código:

USO INTERNO DD Versión: 01 Página 1 de 75
10 de Noviembre del 2017 Janu-01
ÍÍ ndice
Íngresar a Ínventta
Íniciar sesióó n
Cambió de cóntrasenñ a
Cataó lógós
1.- Catalógó de aó reas
2.- Catalógó de fórmas de adquisicióó n
3.- Catalógó de marcas
4.- Catalógó de módelós
5.- Catalógó de óríógenes
6.- Catalógó de tipós de enajenacióó n
7.- Catalógó de ubicaciónes
8.- Catalógó de unidades administrativas
9.- Catalógó de unidades de medicióó n
Altas
1.- Alta de adquisicióó n
2.- Alta de arrendamientó
3.- Alta de cómódató
4.- Alta de dónacióó n
5.- Alta de detectadó en cónteó fíósicó
6.- Alta de transferencia
7.- Dacióó n en pagó

Cambiós
1.- Cambió de lugar a resguardante
2.- Cambió de resguardante pór resguardante
3.- Módificar datós de bienes
Bajas
1.- Prebajas y activaciónes
2.- Bajas
3.- Recuperar Bienes
Repórtes
1.- Repórte de Relacióó n Ínicial
2.- Repórte Dictamen de Nó Utilidad
3.- Repórte de Relacióó n Valórizada
4.- Repórte Trimestral de Bajas
5.- Repórte de Ínventarió pór AÍ rea
6.- Repórte General de Bienes
7.- Repórte de Resguardó
8.- Repórte de Cónteó de Bienes
9.- Repórte Cóntable
Bitaó córa
Resguardantes
Grafica Base
Ímpresióó n de Etiquetas

Íngresar a Ínventta
Para Ingresar a Inventta debe escribir la siguiente URL en su
Internet Explorer o el navegador de su preferencia
http://10.64.0.3/
Esta URL mostrara la siguiente pantalla

Íniciar sesióó n
Deberá ingresar usuario y contraseña

Cambió de cóntrasenñ a
El Usuario podrá cambiar su contraseña cuando lo requiera,
para esto deberá utilizar la opción Mi cuenta
El sistema mostrara la siguiente ventana donde podremos

realizar el cambio de contraseña

Cataó lógós
El sistema permite administrar una gran cantidad de catálogos,
estos catálogos tienen la función de clasificar información acerca de
un bien

1.- Catalógó de aó reas
Este catálogo nos permite administrar las áreas operativas con

que cuenta actualmente la Profepa clasificándolas según la unidad
administrativa a la que pertenecen
Actualmente el sistema contiene un listado actualizado de las

áreas operativas de Profepa para realizar la búsqueda de un área
deberá introducir el nombre del área que requiera consultar

El sistema nos permitirá crear las nuevas áreas que Profepa
requiera
El sistema solicitara el nombre que utilizaremos para identificar

la nueva área, además del nombre debemos indicar a que unidad
administrativa pertenece esta nueva área

El catálogo de áreas ofrece dentro de sus herramientas la
opción de Editar o Eliminar alguna de las áreas que tenemos en el
listado

2.- Catalógó de fórmas de adquisicióó n
En este catálogo podremos administrar las distintas formas en

las que se adquiere un bien
El sistema nos permite crear nuevas formas de adquisición

según se requieran

Para crear una nueva forma de adquisición el sistema solicitara
una clave que utilizaremos como identificador de la nueva forma de
adquisición, nombre para describir la nueva forma de adquisición,
origen que proviene del catálogo de orígenes y movimiento que
muestra una lista de los diferentes tipo de alta que podemos utilizar
en el sistema con la finalidad de indicar a que alta pertenece esta
nueva forma de adquisición
El catálogo de formas de adquisición tiene dentro de sus

herramientas la opción de Editar o Eliminar alguna de las formas de
adquisición que tenemos en el listado

3.- Catalógó de marcas
El catálogo de marcas nos permite realizar una clasificación de

nuestros bienes
Actualmente el sistema contiene un listado muy completo de las

principales marcas que existen en el mercado, para realizar la
búsqueda de una marca deberá introducir el nombre que requiera
consultar

El sistema nos permite crear nuevas marcas según se requería

la nueva marca
El catálogo de marcas contiene dentro de sus herramientas las

opciones de Editar o Eliminar para complementar la administración
de las marcas

4.- Catalógó de módelós
El cátalo de modelos nos permite hacer una clasificación de

nuestros bienes
El catálogo de modelos contiene un listado actualizado de los

principales modelos que se utilizan para clasificar los bienes, para
realizar la búsqueda de un modelo deberá introducir el nombre que
requiera consultar

El sistema nos permite crear nuevos modelos según se requiera

el nuevo modelo
El catálogo de modelos contiene dentro de sus herramientas las

opciones de Editar o Eliminar para complementar la administración
de los modelos

5.- Catalógó de óríógenes
El cátalo de orígenes nos permite hacer una clasificación de

nuestros bienes
El sistema nos permite crear nuevas opciones de origen según se

requiera

El sistema solicitara un prefijo que utilizaremos para identificar
el nuevo origen y un nombre como descripción del nuevo origen
El catálogo de orígenes contiene dentro de sus herramientas las

opciones de Editar o Eliminar como complemento a la administración
de las opciones del catalogo

6.- Catalógó de tipós de enajenacióó n
El cátalo de tipos de enajenación lo utilizaremos al dar de Baja

un bien ya que este catálogo nos ayuda a clasificar el destino final
que se le da a un bien al darlo de Baja
El sistema nos permite crear nuevos tipos de enajenación según

se requiera

el nuevo tipo de enajenación
El catálogo de tipos de enajenación contiene dentro de sus

herramientas las opciones de Editar o Eliminar como complemento a
la administración de las opciones del catalogo

7.- Catalógó de ubicaciónes
El catálogo de ubicaciones nos permite administrar todas las

direcciones físicas donde la Profepa tiene alguna oficina de atención,
administrativa o de servicios
El catálogo de ubicaciones contiene un listado actualizado de

las direcciones u oficinas de Profepa, para realizar la búsqueda de
una ubicación deberá introducir el nombre que requiera consultar

El sistema nos permite crear nuevas ubicaciones según se
requiera
El sistema solicitara la dirección que utilizaremos para

identificar la nueva ubicación, además del nombre debemos indicar a
que unidad administrativa pertenece esta nueva ubicación
El catálogo de ubicaciones contiene dentro de sus herramientas

las opciones de Editar o Eliminar para complementar la
administración de este catalogo

8.- Catalógó de unidades administrativas
En este catálogo podremos administrar las distintas unidades

administrativas que conforman a Profepa
Este catálogo contiene un listado actualizado de las unidades

administrativas, para realizar la búsqueda de una unidad deberá
introducir el nombre que requiera consultar

El sistema nos permite crear nuevas unidades administrativas
según se requiera
El sistema solicitara un ID que utilizaremos para identificar la

nueva unidad administrativa y un nombre como descripción de la
nueva unidad administrativa
El catálogo de unidades administrativas contiene dentro de sus

herramientas las opciones de Editar o Eliminar para complementar la

9.- Catalógó de unidades de medicióó n
El cátalo de unidades de medición nos permite hacer una

clasificación de nuestros bienes
Actualmente el sistema contiene un listado de las principales

formas de medición para los bienes, para realizar la búsqueda de una
unidad deberá introducir el nombre que requiera consultar

El sistema nos permite crear nuevas unidades de medición
según se requiera
El sistema solicitara la descripción que utilizaremos para

identificar la nueva unidad de medición
El catálogo de unidades de medición contiene dentro de sus

herramientas las opciones de Editar o Eliminar para complementar la

Altas
Una de las principales funciones del sistema es facilitar al
usuario las herramientas necesarias para la actualización constante
de los bienes que adquiere Profepa, esta tarea la realizaremos con
ayuda de las herramientas de Alta

1.- Alta de adquisicióó n
Utilizaremos este tipo de alta cuando capturemos en el sistema

nuevos bienes que se adquirieron con recursos propios de Profepa
Nota: los campos que estén marcados por un asterisco de color

rojo (*) son campos de captura obligatoria

2.- Alta de arrendamientó
Este tipo de alta la utilizaremos cuando necesitemos ingresar al

sistema bienes que Profepa adquirió por medio de un arrendamiento
es decir que existe un contrato de arrendamiento

Es importante considerar que en un alta por arrendamiento
aparte de todos los datos que identifican a un bien se deberá indicar
Fecha de Inicio y Fecha de Término del arrendamiento


3.- Alta de cómódató
Utilizaremos este tipo de altas cuando necesitemos ingresar al

sistema nuevos bienes que Profepa obtuvo como prestamos de otras
instituciones o dependencias

Es importante considerar que en un alta de comodato aparte de
todos los datos que identifican a un bien se deberá indicar Fecha de
Inicio y Fecha de Término del comodato (préstamo)


4.- Alta de dónacióó n
Utilizaremos este tipo de alta cuando capturemos en el sistema

nuevos bienes que Profepa recibió como donaciones provenientes de
otras instituciones, dependencias o de iniciativa privada


5.- Alta de detectadó en cónteó fíósicó
Este tipo de alta la utilizaremos cuando necesitemos capturar

en el sistema nuevos bienes que durante la revisión del inventario son
detectados


6.- Alta de transferencia
Utilizaremos este tipo de alta cuando necesitemos capturar

nuevos bienes que son recibidos desde instituciones o dependencias
propias del sector

Es importante considerar que en un alta de transferencia aparte
de todos los datos que identifican a un bien se deberá capturar
Numero de Nota de transferencia (traspaso)


7.- Dacióó n en pagó
Este tipo de alta la utilizaremos cuando necesitemos ingresar

nuevos bienes que Profepa obtuvo por conceptos de Adeudo o
Siniestro


Cambiós
Para poder administrar de forma completa los bienes que ya
recopilamos en el sistema con las distintas funciones de altas, el
sistema ofrece herramientas para controlar los posibles cambios que
pueda requerir un bien

1.- Cambió de lugar a resguardante
Esta opción de cambio la utilizaremos cuando necesitemos

cambiar de unidad administrativa y de área a un resguardante, es
decir cambiara de lugar de trabajo dentro de la misma Profepa
Nota: los resguardantes que se muestran en la lista de esta

herramienta son solo los resguardantes que no tienen ningún bien a
resguardo

2.- Cambió de resguardante pór resguardante
Esta herramienta permite cambiar o reasignar los bienes que

tiene un resguardante basta con seleccionarlo de la lista inicial
Resguardante Origen, se mostraran en color verde los bienes que
tiene a resguardo actualmente
En el segundo listado Resguardante Destino indicaremos el

resguardante al que asignaremos el bien
Para reasignar alguno de los bienes basta con arrastrarlo con

ayuda del mouse de un listado a otro, los bienes que se muevan
cambiaran a color rosa para identificar de forma visual los bienes que
se están cambiando

Al seleccionar la opción Guardar el sistema mostrara una
ventana de confirmación con una breve descripción de los bienes que
se están reasignado

3.- Módificar datós de bienes
Parte importante de la administración de los bienes es poder

modificar o actualizar los datos de un bien según se requiera, para
realizar esta tarea utilizaremos la herramienta de modificar datos de
bienes. El sistema solicita el ID Corto como opción de búsqueda para
localizar el bien
El sistema mostrara todos los datos concernientes al bien que se

solicitó y nos permitirá editarlos según se requiera


Modificar datos de bienes muestra los datos del bien que se
solicitó utilizando el ID Corto, dentro de estos datos también
tendremos la posibilidad de cambiar la Unidad Administrativa, Área,
Resguardante y Ubicación del Bien

Bajas
La administración de los Bienes incluye un control de Bajas
estas herramientas las utilizaremos para controlar los bienes que por
algún motivo ya no son requeridos para su uso

1.- Prebajas y activaciónes
La herramienta de prebajas y activaciones funciona como un

cambio de estatus para algún bien, este cambio se efectúa entre los
estatus Activo y Prebaja con la finalidad de identificar los bienes que
se tienes programados para baja.
El sistema solicita el ID Corto como opción de búsqueda para

localizar el bien

El sistema mostrara en un listado los datos del bien que
solicitamos con la finalidad de identificar el bien antes de cambiarle
el estatus
El sistema indica el estatus actual del bien y nos permite hacer

el cambio de estatus

2.- Bajas
La herramienta de bajas la utilizaremos para complementar el

proceso de uso de un bien, registrando de forma adecuada la baja de
un bien

localizar un bien

solicitamos con la finalidad de identificar el bien antes de realizar el
proceso de baja
Nota: En la herramienta de bajas el sistema solo permite

visualizar los bienes que tengan estatus de Prebaja (PRE)

El sistema solicita datos adicionales que nos permitirán
administrar apropiadamente el proceso de baja de un bien

3.- Recuperar Bienes
Cuando realizamos la baja de un bien de forma errónea suele

ser muy complicado recuperar los datos del bien, para cubrir esta
necesidad el sistema ofrece la herramienta de recuperar bienes

localizar un bien

solicitamos con la finalidad de identificar el bien que necesitamos
recuperar
Nota: En la herramienta de recuperar bienes el sistema solo

permite visualizar los bienes que tengan estatus de Baja

Repórtes
Cuando se administra una gran cantidad de información
constantemente surge la necesidad de generar reportes que nos
permitan conocer la situación actual de nuestros bienes y sus
distintos cambios

1.- Repórte de Relacióó n Ínicial
Este reporte genera un listado con los bienes propuestos para

baja es decir este reporte muestra los bienes que tengan el estatus
Prebaja (PRE). El sistema solicita la Unidad Administrativa como
referencia para generar el reporte
El reporte se podrá generar en formatos Excel Word y PDF

2.- Repórte Dictamen de Nó Utilidad
Este reporte genera un listado con los bienes que por su estado
físico, se consideran irreparables y por tal motivo ya no son de
utilidad, este reporte muestra los bienes que tengan el estatus
Prebaja (PRE). El sistema solicita la Unidad Administrativa como

3.- Repórte de Relacióó n Valórizada
Este reporte muestra los bienes que tengan el estatus Prebaja

(PRE). El sistema solicita la Unidad Administrativa como referencia
para generar el reporte

4.- Repórte Trimestral de Bajas
Este reporte genera un listado con los bienes que se dieron de

baja, este reporte muestra los bienes que tengan el estatus de Baja.
El sistema solicita Año, Trimestre y Unidad Administrativa como

5.- Repórte de Ínventarió pór AÍ rea
Este reporte genera un listado de los bienes que tengan el

estatus Activo y Prebaja. El sistema solicita Unidad Administrativa
Area y Tipo de Origen como referencia para generar el reporte

6.- Repórte General de Bienes
Este reporte genera un listado de los bienes que tengan el

estatus Activo y Prebaja. El sistema solicita Unidad Administrativa
Area y Cuenta Contable como referencia para generar el reporte

7.- Repórte de Resguardó
Este reporte nos servirá para saber los bienes que tiene
asignado un resguardante específico. El sistema solicita Unidad
Administrativa y Resguardante como referencia para generar el
reporte

8.- Repórte de Cónteó de Bienes
Este reporte nos indica de forma global el número de bienes

que se tienen registrados y un total del valor de los mismos. El
sistema solicita Unidad Administrativa como referencia para generar
el reporte

8.- Repórte Cóntable
Este reporte genera 4 tipos de listados distintos según lo solicite

el usuario
 Listado de Saldos
 Listado de Altas
 Listado de Bajas
 Listado de Cambios
El sistema solicita Año, Mes y Tipo de Reporte como referencia

para generar el reporte

 Saldos: son todos los bienes con estatus Activo y Prebaja que
existen al día de hoy
 Altas: Son todos los bienes con fecha de alta del mes que
solicito el Usuario

 Bajas: Son todos los bienes con fecha de baja del mes que
solicito el Usuario
 Cambios: Son todos los bienes que sufrieron un cambio en el

valor de bien dentro del mes que solicito el Usuario

Bitaó córa
Cuando un sistema administra una gran cantidad de información
se vuelve indispensable tener un registro de los movimientos o
cambios que realizan los usuarios que cuentan con los permisos de
modificación de la información. El sistema registra en una Bitácora
todos estos movimientos

La Bitácora nos permite realizar consultas de diferentes formas
1.- Si el usuario utiliza el botón Buscar sin ingresar ningún dato
El sistema mostrara como resultado todos los movimientos que

se realizaron el día de hoy

2.- Si el usuario utiliza el botón Mostrar Filtros el sistema le permitirá
realizar búsquedas por tipo de movimiento y por un periodo de fechas
La Bitácora mostrara como resultado los movimientos agrupados

por fecha, si el tipo de movimiento se colocó en –-SELECCIONE-- se
mostraran todos los tipos de movimientos

3.- La Bitácora permite hacer búsquedas exactas utilizando el
Id_Corto o la CURP

Resguardantes
Con el módulo de Resguardantes podremos utilizar las
herramientas de altas, cambios y bajas que nos permitan tener
actualizados todos los resguardantes que utilizamos en el sistema

Grafica Base
Un usuario administrador podrá cambiar el diseño del sistema
según se requiera para ello deberá utilizar la herramienta de Grafica
Base la cual le permitirá cambiar el color en 3 de las principales
secciones del sistema
Para controlar los colores que se utilizaran en la aplicación es

necesario indicar el código hexadecimal del nuevo color

1.- Cabeceras de página: este diseño hace referencia a la barra
de título que se utilizan en todas las herramientas del sistema
2.- Iconos de retícula: este diseño hace referencia a los iconos

que describen cada una de las herramientas del sistema

3.-Selección menú izquierdo: este diseño hace referencia a las
opciones del menú que agrupan las distintas herramientas en el
sistema

Ímpresióó n de Etiquetas
El módulo de impresión de etiquetas es una aplicación que se
instalara en la computadora donde se encuentre conectada
(instalada) le impresora y la utilizaremos para obtener las etiquetas
que se colocaran de forma física en los bienes. Esta herramienta e
encuentra dividida en 3 pestañas de trabajo
1.- Filtros: esta pestaña de trabajo nos ofrece distintas formas

para localizar uno o varios bienes de los cuales requerimos imprimir
su etiqueta

2.-Resultado: esta pestaña muestra en forma de lista los bienes
que concuerdan con los datos que solicitamos en la búsqueda y el
usuario podrá seleccionar de toda la lista de bienes cuales requiere
imprimir

3.- Bandeja de Impresión: muestra un resumen de todos los
bienes a los que se les mandara imprimir su etiqueta


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Este catálogo nos permite administrar las áreas operativas con

Actualmente el sistema contiene un listado actualizado de las

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El sistema solicitara el nombre que utilizaremos para identificar

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En este catálogo podremos administrar las distintas formas en

El sistema nos permite crear nuevas formas de adquisición

Fecha de emisión: Código:

El catálogo de formas de adquisición tiene dentro de sus

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El catálogo de marcas nos permite realizar una clasificación de

Actualmente el sistema contiene un listado muy completo de las

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El sistema solicitara el nombre que utilizaremos para identificar

El catálogo de marcas contiene dentro de sus herramientas las

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El cátalo de modelos nos permite hacer una clasificación de

El catálogo de modelos contiene un listado actualizado de los

Fecha de emisión: Código:

El sistema solicitara el nombre que utilizaremos para identificar

El catálogo de modelos contiene dentro de sus herramientas las

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El cátalo de orígenes nos permite hacer una clasificación de

El sistema nos permite crear nuevas opciones de origen según se

Fecha de emisión: Código:

El catálogo de orígenes contiene dentro de sus herramientas las

Fecha de emisión: Código:

El cátalo de tipos de enajenación lo utilizaremos al dar de Baja

El sistema nos permite crear nuevos tipos de enajenación según

Fecha de emisión: Código:

El catálogo de tipos de enajenación contiene dentro de sus

Fecha de emisión: Código:

El catálogo de ubicaciones nos permite administrar todas las

El catálogo de ubicaciones contiene un listado actualizado de

Fecha de emisión: Código:

El sistema solicitara la dirección que utilizaremos para

El catálogo de ubicaciones contiene dentro de sus herramientas

Fecha de emisión: Código:

En este catálogo podremos administrar las distintas unidades

Este catálogo contiene un listado actualizado de las unidades

Fecha de emisión: Código:

El sistema solicitara un ID que utilizaremos para identificar la

El catálogo de unidades administrativas contiene dentro de sus

Fecha de emisión: Código:

El cátalo de unidades de medición nos permite hacer una

Actualmente el sistema contiene un listado de las principales

Fecha de emisión: Código:

El sistema solicitara la descripción que utilizaremos para

El catálogo de unidades de medición contiene dentro de sus

Fecha de emisión: Código:

Fecha de emisión: Código:

Utilizaremos este tipo de alta cuando capturemos en el sistema

Nota: los campos que estén marcados por un asterisco de color