Senior Sistemas Ltda Rubi – Administração de Pessoal 1

Curso Operacional Rubi Windows

Rotinas Básicas
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Dez/2007
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1 Navegação no Sistema
Pode-se navegar pelas telas do sistema utilizando os recursos de navegação padrão do Windows.
Ou seja, pelo mouse, ou pelo teclado pressionando-se a tecla ALT mais a letra sublinhada no menu.
Exemplo: ALT + T ativa o menu Tabelas. A tecla F1 chama o Help, que é o manual eletrônico do
Vetorh.

Pode-se ainda utilizar os botões de maximizar e minimizar para que a tela principal do sistema ocupe
toda a tela ou parte dela. Pode-se também utilizar o mouse, clicando-se na borda direita e/ou na
borda inferior da tela para diminuir ou aumentar o seu tamanho.

Um menu auxiliar pode ser utilizado clicando em

Será aberta a seguinte tela:

Teclando o botão direito do mouse na área de trabalho do Vetorh, irá aparecer um menu para seleção
dos últimos 10 relatórios emitidos.
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Telas de Pesquisa
As telas de pesquisa são apresentadas ao clicar sobre os botões de consulta.

A tela de pesquisa pode ser apresentada de duas formas:

ou ainda:

Dependendo da necessidade do usuário, campos poderão ser retirados ou acrescentados à tela de

consulta de registros. Esta mudança é feita através do botão Configurar (primeiro tipo de tela) ou
através do clique da direita do mouse sobre os registros e selecionando-se a opção Configurar.
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Uma tela semelhante a abaixo será apresentada:

Os campos que aparecerão na tela de pesquisa serão os indicados no espaço denominado de

Campos Selecionados. Para selecionar um campo basta clicar no mesmo e depois no botão

Pode-se ainda definir a ordenação dos registros, clicando-se no botão Ordenação.

O salvamento das alterações efetuadas na tela de pesquisa pode acontecer de duas formas:

Padrão – Define a configuração feita para todos os usuários existentes.

Especial – Define a configuração feita apenas para o usuário ativo.

Existe ainda a opção Incremental. Quando esta opção está selecionada, a pesquisa do registro
acontece conforme se vai escrevendo no campo Procura. Quando ela não está selecionada deve-se
escrever e depois clicar no botão Pesquisa para que o sistema efetue a busca do dado.
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2 Administração de Pessoal
2.1 Admissão do Colaborador
Colaboradores / Ficha Cadastral / Empregados: Este é o cadastro principal do colaborador. Nele
estão todos os dados necessários ao Rubi para que se calcule a folha (mensal, adto salário, adto 13 o
e 13o integral) e se gere os relatórios anuais (RAIS, DIRF, Informe). O colaborador recebe um código,
que não precisa ser o número da ficha de registro. Este será o código que o identificará em todos os
locais do sistema.

No momento em que se faz a inclusão de um colaborador, também são criados os históricos

necessários: Filial, Local, Cargo, Salário, Centro de Custo e Escalas.

Quando o Rubi é integrado ao Ronda, abre-se também uma tela para informar o tipo de apuração do
ponto do colaborador.

Se o Rubi estiver integrado ao RS – Módulo de Recrutamento e Seleção do Vetorh, o candidato após

aprovado para efetivação, fica disponível no Rubi para cadastro através do botão Efetivação,
existente na parte inferior desta tela. Desta forma, os dados apenas precisam ser complementados,
aproveitando as informações que já constam do RS.

Colaboradores / Ficha Cadastral / Complementar: Nesta tela são incluídos dados complementares
do colaborador, tais como endereço, documentos particulares, número da ficha registro, informar as
datas dos exames médicos, do último e do próximo exame, data da renovação da carteira de
habilitação, etc.

Também possui a informação da quantidade de dias de duração do contrato de trabalho para que se
possa fazer o controle dos vencimentos dos Contratos de Experiência ou outros Contrato a Prazo
Determinado. A emissão dos relatórios de controle se dará na opção Colaboradores / Documentos
/ Prazos Contratos.

Colaboradores / Dependentes / Ficha Familiar : Cadastrar os filhos, pais, cônjuge e qualquer outro
parente do colaborador que seja necessário para o cálculo da sua folha. Os filhos, dependendo da
idade serão utilizados como dependentes para Salário Família e Imposto de Renda, enquanto os pais
e cônjuge serão apresentados na Ficha de Registro e eventualmente poderão ser utilizados como
dependentes para Imposto de Renda.

Colaboradores / Históricos: Acessar a opção Adicionais e informar o % de insalubridade ou

periculosidade recebido pelo colaborador. Esta informação poderá ser individual, por local ou por
local e cargo

O Histórico também deve ser utilizado para cadastrar as alterações contratuais posteriores de: Cargo,
Local, Filial, Salário, Escala Horária, etc.

2.2 Dependentes

Todos os dependentes do colaborador serão registrados aqui. Pai e mãe, para serem destacados na
Ficha de Registro, os filhos, que se forem menores de 14 anos serão impressos na Ficha de Salário
Família. O cônjuge e também os filhos para serem considerados como dependentes de imposto de
renda. Também dependentes de pensão judicial serão registrados neste item.

Os campos Idade Limite SF e Idade Limite IR determinam se o familiar será considerado dependente
ou não. Para cônjuge, pais e outros dependentes para IR deverá ser informado Idade Limite IR = 99.

Os dados da certidão de nascimento ou frequencia escolar devem ser informados na pasta

correspondente para os filhos menores de 14 anos para que se possa emitir a Ficha Salário Família
e o Termo de Responsabilidade. Na pasta Cadastro deverão ser informados a data de vacinação
e/ou as datas de entrega de comprovante de frequência escolar semestral. Caso estas datas não
constem nos respectivos meses, ocorrerá a suspensão do pagamento de salário família a partir dos
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18 meses de vida até 7 anos e no mês seguinte a Maio e Novembro para os de idade entre 7 e 14
anos.

2.3 Documentação Admissional

Após registrar os dados do colaborador no sistema, pode-se fazer a emissão dos documentos
admissionais para assinatura, tais como: Contrato de Trabalho, Declaração Dependentes IR e SF,
Autorização Descontos, Prorrogação de Horários e outros. Esta emissão é feita através do menu
Colaboradores / Documentos.

Para facilitar a emissão, considerando-se que são sempre os mesmos documentos, salvo algumas
variações que podem acontecer para determinados cargos, filiais, tipos de contrato de trabalho e
outros, pode-se montar uma seqüência para emissão de documentos. Esta seqüência é feita no
menu principal, em Gerador / Grupos de Modelos. Uma tela conforme a abaixo será aberta:

Nela se fará a configuração da forma de listagem dos documentos.

Descrição: Indicar um nome para identificar a seqüência a ser configurada, ver exemplo na
tela acima.

Arquio Log: Indicar um caminho e nome para que o sistema possa gerar um arquivo de log,
isto é muito útil se na emissão apresentar algum tipo de problema.

Tipo de Modelo: Indicar se é um sequencial ou intercalado. Sequencial: A

listagem será por modelo, ou seja, o sistema listará o primeiro modelo para todos os colaboradores, o
segundo modelo para todos os colaboradores e assim sucessivamente. Intercaldo: A listagem será
por colaborador. Serão listados todos os modelos para o primeiro colaborador, depois todos os
modelos para o segundo colaborador e assim sucessivamente.

Erro log. Branco:Gerar arquivo de log em branco.

Observação: Pode-se deixar informações como porque é uma emissão, ver exemplo na tela
acima.

As seguintes restrições devem ser obedecidas nesta versão:

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1) Os modelos deverão ser todos do mesmo tipo (Gráfico, Modelo Texto ou Arquivo Texto);
2) Deverão ter a mesma orientação (Retrato ou Paisagem);
3) Mesma quantidade de linhas (no caso de Texto ou Arquivo);
4) Estas restrições são verificadas levando em consideração o primeiro modelo do agrupamento.
Exemplo: se o primeiro modelo tiver as características - TEXTO, RETRATO e 77 linhas, todos os
outros deverão ter as mesmas características;
5) Se intercalado o modelo deve possuir no mínimo uma abrangência referenciando cada campo da
chave primária da tabela base do grupo. Exemplo: se a tabela base possuir como campos chave
NUMEMP e NUMCAD, o modelo incluído deverá ter uma abrangência referenciando cada campo
destes.

No Rubi, esses grupos poderão ser "chamados" através dos menus:

Colaboradores /Documentos/Sequência Documentos;

Colaboradores/Férias/Listar/Sequência Documentos;
Colaboradores/Rescisões/Listar/Sequência Documentos.

Para incluir modelos deve-se clicar no botão . Um vez pressionado, a seguinte tela será
apresentada:

Deve-se clicar em Relatórios para então selecionar o módulo, no caso FP – Folha de Pagamento –
RUBI

Novamente clicando no + de FP aparecerão todas as categorias de relatórios que o sistema

armazena, como o exemplo é de documentação admissional, os modelos estão em COL –
Colaboradores. Clicar no + e depois selecionar DO – Documentos. Destsa forma, os modelos de
documentos existentes na cópia serão apresentados para que se possa indicar o desejado.
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Definida a seqüência pode-se emití-la em Colaboradores / Documentos / Seqüência de Documentos.

Para emissão de apenas um documento utilizar Colaboradores / Documentos / Modelo.

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2.4 Cálculo de Férias

Ao gerar o recibo de férias o Rubi cria automaticamente o afastamento para férias do empregado, que
fará com que estas férias sejam levadas para a folha mensal.

Salário considerado para Férias - O salário considerado no recibo de férias é aquele com data igual
ou inferior à data de início das férias, se o salário for alterado no período de gozo das férias o Rubi
calcula automaticamente as diferenças a serem pagas na folha.

Férias com Pagamento Antecipado – Deve-se informar a data de início do gozo de férias, a
quantidade de dias de gozo, a quantidade de dias de abono pecuniário (somente se existir), se
adiantará 13o salário e no campo Gerar Adiantamento indicar “S”. Este é o procedimento normal.

Férias com Pagamento na Folha Mensal - Deve-se informar a data de início do gozo de férias, a
quantidade de dias de gozo, a quantidade de dias de abono pecuniário (somente se existir), se
adiantará 13o salário e no campo Gerar Adiantamento indicar “N”.

2.4.1 Férias Individuais

O cálculo de férias individuais se dá em Colaboradores / Férias / Recibos / Individual. O Rubi irá

sugerir o período aquisitivo de férias mais antigo do colaborador que estiver com saldo. Porém, é
permitido indicar qualquer período na geração do recibo, mesmo que o anterior ainda esteja com
saldo. Lembre-se, o campo “Gerar Adiantamento” deverá ser preenchido com “S”, para que seja
considerado o pagamento das férias antes da folha mensal (não é o adiantamento quinzenal).

2.4.2 Férias Programadas

Este recurso será bastante utilizado pelas empresas que programam antecipadamente as férias de
seus colaboradores. Pode-se por exemplo, trabalhar com uma programação semestral de férias,
desta forma, tanto o colaborador, chefia imediata e departamento pessoal sabem com antecedência
da existência das férias.
A programação é feita em Colaboradores / Férias / Programação / Cadastro.

Para que as chefias comuniquem as departamento pessoal as datas de programação de férias de

seus colaboradores, o Rubi tem disponível em relatório chamado Relação de Coleta. Este relatório
está disponível em Colaboradores / Férias / Programação / Listar.

O cálculo dos recibos de férias programadas é feito através de Colaboradores / Férias / Recibos /
Programadas, onde a data inicial e final informada na tela deve abranger a data de início de gozo de
férias programada para os colaboradores.

2.5 Emissão do Recibo, Aviso de Férias e Solicitação de Abono Pecuniário

Todos os documentos de férias podem ser emitidos a partir do item Colaboradores / Férias / Listar.
Permite definir Seqüências de Emissão que possibilitam indicar todos os documentos a serem
listados, de uma só vez, através da opção Emitir Sequencia.

2.6 Verificando Períodos Vencidos e a Vencer

Em Colaboradores / Férias / Programação / Listar apresenta um relatório que deve ser emitido
mensalmente a fim de se obter os empregados que estão com períodos de férias vencidos, para
evitar o pagamento de dobro. O modelo utilizado é o 001 (Relatório Coleta), e a sugestão de emissão
é que o periodo de abrangencia seja de dois anos para trás, até no mínimo um mês para frente.
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3 Rescisões
Trata de toda a rotina de rescisões de contrato dos colaboradores. Desde o cálculo até a emissão de
documentos e integração junto à folha mensal. Calcula as rescisões normais e as complementares
em decorrência de aumentos salariais ou outras diferenças que precisam ser pagas após a
homologação da rescisão.

3.1 Calculando Rescisões

Calcula a partir dos dados informados, os valores de verbas rescisórias, de acordo com a tabela de
causas de rescisão do item Tabelas / Motivos / Causas Demissão.

Após a confirmação dos dados digitados, são apresentadas telas encadeadas, contendo os eventos e
valores calculados. Clicando em Avançar o Rubi avança para a próxima tela e ao final pode-se
confirmar os cálculos ou não.

A partir da rescisão o Rubi cria um afastamento de situação 07 para o demitido.

Quando o colaborador estiver em período de estabilidade e for demitido, o Rubi apresentará uma
mensagem solicitando confirmação da demissão. Os dias de estabilidade serão pagos e projetado o
direito de férias e 13o salário até o final da estabilidade. O aviso prévio indenizado é contado ao final
deste período.

A rescisão de contrato a prazo antecipado, calcula o valor da indenização do tempo que falta para o
final do contrato, reduzindo o valor para 50%.

A rescisão de contrato a prazo antecipado, quando o tipo de contrato for 7 (Lei 9.601/98), não calcula
o valor da indenização do tempo que falta para o final do contrato pela metade.

Na geração do relatório Aviso Prévio, se o colaborador estiver em estabilidade, trará uma mensagem
de alerta.

Para recalcular uma rescisão que ainda não foi paga, deve-se acessar o item Colaboradores /
Rescisões / Calcular, indicar o cadastro do desligado e responder "S" à pergunta de "Deseja Alterar
Esta Rescisão?"

Temos duas formas de recalcular uma rescisão: uma delas é alterando os parâmetros da rescisão na
primeira tela e a outra, consiste em apenas alterar algum valor calculado anteriormente. Baseado
nestas informações é que se deve responder corretamente a pergunta "Deseja Alterar os Parâmetros
Dessa Rescisão".

Para cancelar uma rescisão já calculada deve-se acessar a opção Colaboradores / Rescisões /
Calcular, selecionar o colaborador e clicar no botão exlcuir.

3.2 Parâmetros para Calcular a Rescisão

Data Demissão
Indicar a data da rescisão. A partir dela, encontrará os dias de saldo de salário e efetuará a contagem
do aviso prévio indenizado. Esta data também será utilizada para gravar o histórico de afastamentos.

Causa Demissão
De acordo com a causa, o Rubi identificará quais as verbas a serem pagas ou reavidas. A tabela de
direitos de causas de rescisão poderá ser alterada pelo usuário. Os códigos 06 e 07 somente poderão
ser efetuados através da rotina de Transferências de Filiais/Empresas.

Indenização por Demissão em Mês Anterior a Data Base

Caso 1: Se tomarmos como exemplo o mês de data base em Julho e o colaborador sendo demitido
em Junho com Aviso Trabalhado, neste caso o Rubi calculará esta indenização.
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Caso 2: Se tomarmos como exemplo o mês de data base em Julho e o colaborador sendo demitido
em Maio com Aviso Prévio Indenizado de 30 dias. Caso a data de demissão seja 01/05, o final do
aviso prévio indenizado acontecerá em 31/05, não sendo devida neste caso, a indenização. Porém,
se a demissão ocorrer no dia 02/05 ou data posterior, o final do aviso prévio indenizado ocorrerá a
partir de 01/06, sendo devida neste caso, a indenização.

Data Aviso: Informar a data em que foi dado o Aviso Prévio pela parte interessada. Será utilizada
para encontrar os dias de aviso e nas emissões dos documentos da rescisão.

Salário Final Aviso

Serve para indicar o novo salário quando irá ocorrer uma alteração salarial no mês seguinte. Desta
forma, o Rubi calculará as verbas indenizatórias com este novo salário. Confirma-se o salário atual
caso não haja alteração prevista.

Saldo Conta FGTS

Quando a causa da demissão for de iniciativa do empregador sem justa causa ou término antecipado
de contrato determinado, deve-se informar o saldo de FGTS devido ao empregado para que o
sistema possa encontrar o valor da multa de 50% do FGTS a pagar. O Rubi pode sugerir o valor do
saldo, desde que as informações históricas dos depósitos existam, e que a ITRD esteja atualizada na
tabela de indices.

Reposição de Vaga, Pensão FGTS e Aviso Prévio GRRF

Informações necessárias para a geração da GRRF. Estes campos não afetam o cálculo da rescisão.

3.3 Rescisão Complementar

A rescisão complementar irá verificar todos os eventos anteriores e comparar com os recalculados. As
diferenças positivas ou negativas serão apuradas para fazerem parte da rescisão complementar.

Pode-se gerar quantas rescisões complementares forem necessárias. Basta manter as anteriores.

Os valores da rescisão complementar serão levados na ficha financeira do mês do cálculo relativo à
sua data de pagamento, e estes constarão da GPS, SEFIP ou GRFC deste mesmo mês.

O movimento da rescisão normal, vem sempre demonstrado na complementar e não deve ser
excluído. Somente alterado, se necessário para o recálculo. Assim, foi informado 10 horas extras
com 100% na primeira rescisão, e o correto era 15 horas, informe 15 horas sobre este código, e o
Rubi encontrará as diferenças.

O campo Saldo Conta FGTS somente deve ser informado se houver alguma diferença de saldo de
FGTS em relação à rescisão original.

3.4 Rescisão Simulada

A rescisão simulada tem a mesma funcionalidade da rescisão normal, mas permite que seja
armazenada uma simulação de uma rescisão, para posterior consulta. O único relatório disponível é
um demonstrativo de cálculo (não permite a emissão dos documentos legais).

3.5 Listando Rescisões

Toda a documentação das rescisões (recibo, aviso prévio, demonstrativo de valores, etc) pode ser
emitida em Colaboradores / Rescisão / Listar.
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4 Cálculo de Folha
A partir deste item tem-se a noção de como proceder para lançar eventos e como calculá-los, além de
verificar demais recursos que o Rubi fornece como digitação de vales e descontos na folha, além das
consultas.

4.1 Definição de Cálculos

Indica-se um código de cálculo para cada novo processamento. Recomenda-se que este código seja
uma seqüência numérica crescente, para facilitar as futuras pesquisas.

Todos os cálculos definidos e processados no sistema ficam gravados. Por isso, não é possível a
reutilização deste códigos.

Podem ser abertos processamentos futuros, permitindo lançamentos. Somente após calculado o
processamento seguinte é que o Rubi bloqueará o cálculo e lançamentos para meses anteriores.

A cada novo mes ou um novo tipo de processamento será necessário criar um novo código de cálculo
, para calcular os valores da folha.

Para facilitar a abertura de novos códigos de cálculo, quando a base contém muitas empresas, existe
o item Grupos de Empresas, que irá permitir definir e efetuar o cálculo de várias empresas ao mesmo
tempo. Observe que o código de cálculo indicado para o grupo deve estar disponível para todas as
empresas.

4.2 Efetuando Cálculo

Nesta opção o Rubi efetua o cálculo, conforme o Código de Cálculo selecionado. Se o objetivo é
calcular a folha de pagamento de um novo mês, verifique se o anterior está totalmente fechado, pois
uma vez calculado este novo mes, o Rubi não permitirá recalcular o mes anterior.

Antes de efetuar o cálculo da folha, deve-se verificar alguns itens muito importantes: Tabela de
Imposto de Renda (Tabelas / Valores / Imposto de Renda), Tabela de Previdência (Tabelas /
Valores / Previdência / Cadastro) e Valores de Salários Normativos (Tabelas / Sindicatos /
Normativos).

Para efetuar o cálculo acesse Cálculos / Efetuar Cálculos. Se após o término do cálculo o botão log
estiver habilitado, deve-se clicar no mesmo e verificar os erros ou mesagens descritos, resolvê-los e
recalcular a folha.

O cálculo pode ser efetuado dentro de uma abrangência de colaboradores, não é necessário calcular
toda a empresa. Se for for mencionado um grupo de cálculo a ser calculado, as demais abrangências
não serão permitidas.

Se após calculada a folha, alguma alteração for efetuada, basta recalcular os colaboradores que
sofreram alterações, utilizando a Abrangência de Colaboradores.

4.3 Lançamentos

Em Lançamentos tem-se a possibilidade de lançar valores de forma variável, ou seja valores como
descontos de farmácias, mercado e outros que servem somente para a competência atual. Outra
forma de lançamentos são os denominados Fixos, que serão considerados todos os meses ou em um
período com data inicial e final para a folha de pagamento.
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4.3.1 Lançamento Valores Variáveis

Em Cálculos / Lançamentos / Variáveis temos como opções lançar por Colaborador, por Evento,
Coletivamente ou fazer a manutenção dos eventos e valores lançados.

Colaborador: Permite digitar diversos eventos para o mesmo colaborador. Serão digitados o código
do evento, referência ou valor. Não permite alterar ou excluir eventos.

Eventos: Digitar um determinado evento para diversos colaboradores. Será digitado o cadastro do
colaborador e o valor ou referência do evento. Não permite alterar ou excluir eventos.

Coletivos: Lançar um determindado evento com o mesmo valor para todos os colaboradores ou
conforme uma abrangência indicada. Nesta opção também se tem o recurso de alterar um
determinado evento ou exclui-lo de forma coletiva.

Múltiplos: É o misto de Eventos e Colaborador. Digita-se todas as informações: dados do

colaborador assim como dos eventos. Não permite alterar ou excluir eventos.

Manutenção: Nesta tela serão mostrados os eventos lançados para o colaborador selecionado
dentro do código de cálculo ativo. Nesta opção é possível incluir, alterar ou exluir um evento.

4.4 Lançamento Valores Fixos

Em Cálculos / Lançamentos / Fixos deixa-se programado eventos a serem descontados ou pagos

todos os meses para os colaboradores ou em um determinado período inidicado.

Pode-se fazer os lançamentos fixos para cada colaborador ou de forma coletiva (conforme
abrangência).

4.5 Ficha Financeira

Em Cálculos / Ficha Financeira / Cadastro pode-se visualizar os valores calculados, conforme código
de cálculo indicado na tela.

IMPORTANTE: Somente no caso de uma implantação, pode-se digitar os valores dos eventos
diretamente na ficha financeira.