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Política de Estoque

ADMINISTRACAO
Para obtermos uma eficiência maior na gestão dos estoques sua empresa
deverá estabelecer uma Política de Estoque.

Mas o que é uma política de estoque?

As empresas geralmente estão envolvidas em um dilema: quanto à empresa


deverá estocar? O departamento de vendas deseja um estoque elevado para
atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com
uma maior margem de segurança de estoque. Em contrapartida, o
departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital
investido e melhorar seu fluxo de caixa.

Que dilema! Como resolver a questão do volume de estoque?

A melhor saída para isso é criar uma boa política de estoques, para que os
interesses da empresa sejam atendidos e os clientes também fiquem
satisfeitos.

A política de estoques deve ser definida pela administração central da


empresa, que deverá repassar ao Departamento de Controle de Estoques o
programa de metas e objetivos a serem atingidos. Este procedimento visa
estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e
controladores e também de critérios para medir a performance do
departamento de gestão de estoques.
O planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de
uma política de estoque eficiente. Para isso, a empresa deverá acompanhar
sistematicamente:

a) os itens em estoque, verificando lucratividade e posicionamento da empresa


no mercado;

b) o recebimento e a correta armazenagem das mercadorias;

c) inventários periódicos para avaliação das quantidades e do estado das


mercadorias estocadas;

d) o tempo de reposição de cada mercadoria;

e) qual é o melhor mix de produtos;

f) qual é o giro de mercadorias ideal para os principais produtos do estoque.

Toda empresa deve definir as quantidades corretas de cada mercadoria/item


que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a
empresa não sofra nenhum prejuízo. Para fazer esse dimensionamento do
estoque existem três instruções básicas:

• Os produtos devem ser estocados o menor tempo possível, fato que reduz
custo de manutenção e indica que o investimento feito pela empresa na
compra destes produtos retornou rapidamente.

• O custo de manutenção dos estoques aumenta na proporção de sua


dimensão. Isso quer dizer que quanto maior a quantidade de mercadoria
estocada, maior será o espaço físico necessário para guardá-la, maior o
número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle.

• Sem um adequado planejamento e uma eficiente política de estoques, a


empresa fica a mercê da sorte, podendo sofrer grandes prejuízos.

Um bom modelo de estabelecimento de políticas de estoque é aquele que


proporciona o menor estoque possível, com a ressalva dos casos em que
estoque é fonte de lucro, e, ao mesmo tempo, oferece o melhor nível de
atendimento aos clientes. Este modelo deve levar em consideração três
fatores:

• O item é de reposição fácil/rápida pelo mercado fornecedor ou pela


produção?

• O item tem possibilidade de ter sua demanda calculada com precisão?

• O item é estrategicamente importante para as operações da empresa?


Não haverá fórmula matemática que proporcione cálculos exatos do estoque
de segurança e do lote de compra ou produção que possa ser inserida nos
programas de computador para levar em consideração as perguntas acima e
transforma-las em parâmetros de suprimento para os estoques. A sugestão,
então, é que o administrador dos estoques utilize uma matriz.

Matriz para determinar políticas de gestão dos estoques

Ao analisar cada um dos itens ou categorias de materiais/produtos de um


determinado conjunto de itens de uma empresa, podem ser identificados itens
que serão classificados como 1.1.1 estes serão os itens de maior grau de
dificuldade de gestão, até os itens de classificação 3.3.3, que serão aqueles
com menor grau de dificuldade. Dado que uma política de gestão de estoque é
formulada, primordialmente, por quantidades de estoque de segurança (ES) e
quantidades de lote de encomenda (LE), o planejador de estoques deverá
estabelecer, de acordo com as três características da matriz do item em
análise, as quantidades a serem adotadas nos parâmetros de ES e LE do
sistema. Tais quantidades poderão ser em número de unidades do item ou em
número de dias de demanda, se esta demanda puder ser calculada com
exatidão pelo software utilizado. Esta matriz, que no presente artigo está sendo
mostrada com somente três linhas e três colunas, poderá ser estendida
horizontal ou verticalmente, dependendo da complexidade dos itens cujas
políticas de segurança e lote se esteja analisando. Algumas considerações
devem ser feitas sobre a utilização desta matriz:

Dificuldade de suprimento pelo mercado fornecedor

Fundamentalmente, as dificuldades de suprimento pelo mercado fornecedor


podem ser analisadas sob quatro aspectos;

• Elevado ou incerto tempo de reposição; quando o mercado fornecedor ou o


fornecedor com o qual a empresa mantém relacionamento não consegue
estabelecer um tempo de reposição rápido, ou seu atendimento é muito
irregular em termos de prazo de entrega.

• Incerteza na qualidade do material fornecido; da mesma forma, se o


atendimento é irregular em termos de qualidade, estando às entregas sujeitas a
devoluções por problemas de qualidade.

• Modelo de compra/reposição utilizado não eficiente: Este é o caso típico de


organizações estatais que estão sujeitas as normas restritivas de utilização de
conceitos de compra em aberto, quando poderiam utilizar forma mais ampla a
sistemática de concorrências e adjudicação pelo modelo de registro de preços,
que facilita a utilização de contratos de fornecimento de longo prazo. Para as
empresas privadas que ainda não utilizam as compras em aberto, enfatiza-se a
necessidade de iniciar tal modelo de reposição, de maneira a poder solicitar
parcelas de entrega em pequenos intervalos de tempo.
• Relacionamento de baixo nível com fornecedores: Nos últimos anos com a
evolução do conceito de SCM – supply chain management, traduzido em
gerenciamento da cadeia de suprimentos, os relacionamentos com
fornecedores tem tido uma evolução no sentido de reais parcerias de
negócio.O gerenciamento da cadeia de suprimentos compreende o
planejamento e o gerenciamento de todas as atividades envolvidas no encontro
de fontes de suprimento e compras, conversão (produção), e todas as
atividades de gestão logística. De maneira importante, também inclui a
coordenação e colaboração entre os parceiros do canal, que podem ser
fornecedores, intermediários, provedores de serviços e clientes. Em essência,
Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos integra o gerenciamento do
suprimento e da demanda dentro e através das empresas.

Conforme dito acima, a nova forma de relacionamento com fornecedores é a


de coordenação, que implica em sincronizar esforços de planejamento e
atendimento das demandas, e de colaboração, que implica em
relacionamentos objetivando os ganhos de longo prazo ao longo da cadeia de
suprimentos através do atendimento sem falhas e de custos cada dia menores.

Dificuldade de suprimento pela produção interna

Se o item que se quer parametrizar é um item produzido internamente, deve-se


investigar o motivo pelo qual existe a dificuldade de suprimento e tomar todas
as medidas que atenuem as dificuldades.

Se o problema é de tempo ou custo de iniciar um lote de produção, devem ser


relacionados os motivos daquele incremento de tempo ou custo para que a
engenharia de métodos e processos encontre os equipamentos, dispositivos ou
processos que minimizem tais fatores de desperdício.

Se o problema é de intervalos entre programações de produção (programação


mensal, por exemplo), devem ser tomadas às medidas necessárias, em termos
de sistema e práticas de planejamento e controle de produção, que permitam
que os intervalos das programações da produção sejam, no máximo,
semanais. Quanto menor o intervalo de tempo entre os programas de
produção, menor o número de reprogramações e melhor o atendimento da
demanda, com menores estoques.

Possibilidade de erro no cálculo da demanda do item

Este fator que afeta o estoque de segurança de um item é um assunto muitas


vezes negligenciado pelos gestores de estoques. Ao estabelecermos a política
de estoques de um item, temos que estudar sua demanda e verificar suas
características de regularidade, tendência, sazonalidade, etc. Quanto melhor os
modelos de previsão de demanda conseguirem prever a demanda futura,
menor estoque de segurança vamos necessitar, para cobrir as variações entre
a demanda prevista e a real.
Uma das técnicas em uso, atualmente, é o VMI – vendor managed inventory,
estoque gerenciado pelo fornecedor, em que são estabelecidas políticas de
gestão para os itens atendidos por determinado fornecedor e este, com base
nos sistemas informatizados, toma conhecimento em tempo real, da evolução
da demanda ou dos estoques do cliente e, automaticamente, sem necessidade
de pedidos ou autorizações de entrega, providencia a reposição das
mercadorias para que os estoques sejam mantidos em níveis confortáveis.

Possibilidade de graves prejuízos com a falta do item

Neste aspecto de julgamento do planejador de estoques, devem ser levados


em consideração:

• Se o item faltar, qual o nível de prejuízo ou conflito que pode causar com os
clientes?

• Se o item faltar, qual o prejuízo que pode causar às operações da empresa?

De acordo com as respostas a estes dois quesitos, o planejador deverá


estabelecer o nível de estoque de segurança que deve ser mantido para o
item.

A redução ou eliminação do estoque de segurança sem afetar o atendimento


ao cliente é o grande objetivo de gestão do planejador de estoques. A boa
gestão da cadeia de suprimentos através das metodologias de planejamento
cooperativo da demanda e reposição – CPFR e dos estoques gerenciados
pelos próprios fornecedores – VMI, assim como os esforços para aumentar a
flexibilidade da produção através de práticas e equipamentos que reduzam os
custos e tempos de troca de produtos na linha de produção, são os grandes
direcionadores da gestão de estoques.

Você deve ter observado no decorrer de nossa explanação que o estoque de


sua empresa não pode ser gerenciado de forma única. Devem-se respeitar as
características dos produtos e principalmente a facilidade de sua aquisição no
mercado.

Portanto, sugerimos que dê uma parada e juntamente com sua equipe ou


pessoas responsáveis pelo planejamento dos estoques que reflita sobre o que
foi dito e faça algumas considerações sobre a política de estoque adotada por
sua empresa.