UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES FACULTAD CSC. ECO.

Y FINANCIERAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS LA PAZ – BOLIVIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ADMINISTRACION Y EVALUACION EXPOST DE PROYECTOS

Capítulo 5: PRIMERA FASE DEL CICLO DE VIDA DEL

PROYECTO
IDENTIFICAR UNA
UNIVERSITARIOS: NECESIDAD, PROBLEMA U OPORTUNIDAD
 LIMACHI NINA YESSICA MARNA (R)
 MENDOZA LEON RODRIGO
 QUISBERTH ORIHUELA MARIELA ANAHI
 RIOS CONDORI WILDER IVAN
DOCENTE: ING. ALIAGA MONRROY JAVIER MARCELO
FECHA DE ENTREGA: 27 DE AGOSTOS DEL 2019
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PRIMERA FASE DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

IDENTIFICAR UNA NECESIDAD, PROBLEMA U OPORTUNIDAD

Criterios para Identificar una Necesidad, Problema u Oportunidad

¿Para nos sirve Identificar una necesidad, Problema u Oportunidad?

Para satisfacer alguna demanda; y decide llevar a cabo un proyecto que tenga por resultado una mejora o
ventaja respecto a la condición anterior, con la finalidad de satisfacer la demanda planteada y generar un
beneficio comercial, económico y/o social.
Antes de preparar la solicitud de propuesta, el cliente tiene que definir con claridad, la necesidad, problema
u oportunidad; ésta actividad en general requiere recopilar información sobre la magnitud del problema, para
poder determinar en qué proporción los beneficios esperados de poner en práctica una solución, retribuyen
los costos de realizar el proyecto.

Una vez concluida la SDP, el cliente patrocinador del proyecto procederá a la difusión por medios de prensa
en general o mediante invitaciones directas, a organizaciones ejecutantes o contratistas prestigiosos,
convocándoles a que presenten propuestas dentro de un plazo determinado.
Las propuestas presentadas por los potenciales proponentes, estarán sujetas a un procedimiento
sistemático que asegure a los participantes imparcialidad en el proceso de recepción, información, análisis
y calificación de las propuestas; el cliente deberá demostrar y asegurar a los proponentes seriedad,
consistencia e imparcialidad, en retribución al esfuerzo de tiempo y costo que emplearán para preparar las
propuestas.

Elementos para la Preparación de la Solicitud de Propuestas

¿Cuáles son los Elementos para la Preparación de la Solicitud de Propuestas?

Los elementos utilizados para la preparación de la solicitud de propuestas (SDP) se tienen, el documento
de constitución del proyecto, el enunciado del trabajo del proyecto, los documentos de estudio del proyecto,
los factores ambientales de la organización, los activos de los procesos de la organización y el caso de
proyectos de fases múltiples

1. Documento de constitución del provecto

¿Qué son los Documento de constitución del provecto?
Es un documento que se desarrolla para detallar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados, y autorizar formalmente la ejecución del proyecto, una fase o subproyecto
del mismo; establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante (contratista) y la
organización solicitante (cliente) en el caso de proyectos externos, y vincula el proyecto en cuestión con la
estrategia y el trabajo en curso de la organización.

¿Que establece El documento de constitución?

establece las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y las
especificaciones del nuevo producto o resultado que el proyecto debe proporcionar; entre otros, establece
los requisitos siguientes:
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 El propósito o la justificación del proyecto.

 Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados.
 La descripción del proyecto de alto nivel.
 Los requisitos y riesgos de alto nivel.
 Un resumen del cronograma y del presupuesto.
 Los requisitos de aprobación del proyecto, que revisten vital importancia porque constituyen el éxito del
proyecto; especifican quién y porque decide si el proyecto es exitoso y quién firma la aprobación del
proyecto.
 El director del proyecto asignado, la responsabilidad y nivel de autoridad que tiene.
 El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el documento de constitución
del proyecto.

¿Cómo inicias del provecto?

El proyecto se inicia formalmente con la firma del documento de constitución del proyecto, se selecciona y
asigna un director del proyecto antes de comenzar la planificación, y mejor si participa en la elaboración del
documento de constitución del proyecto, posición que le otorga autoridad para asignar los recursos a las
actividades del proyecto

¿Quién autoriza del provecto?

Los proyectos internos son autorizados por los niveles ejecutivo y departamento patrocinador de la
organización, y los proyectos externos de otras organizaciones (existentes o en formación), por el cliente
patrocinador que se encuentra a un nivel apropiado para financiar el proyecto; cualquiera de ellos puede
elaborar el documento de constitución del proyecto o delegar esta tarea al director del
proyecto.
Los proyectos se autorizan en función de necesidades internas de la organización o de influencias externas;
normalmente desencadena la realización de un análisis de necesidades, un estudio de factibilidad, plan de
negocios o la descripción de la situación que el proyecto abordará.

2. Enunciado del trabajo del provecto

¿Qué es un enunciado del Trabajo del Proyecto?
Es una descripción narrativa de los productos (bienes o servicios) o resultados que debe entregar el
proyecto; para proyectos internos, el patrocinador del proyecto proporciona el enunciado del trabajo
basado en las necesidades de la organización o en los requisitos del
producto o del servicio.

¿A Qué criterios hace referencia el enunciado del Trabajo del Proyecto?

 Necesidad comercial, las necesidades comerciales de una organización pueden basarse en una
demanda del mercado, un avance tecnológico, un requisito legal o una regulación del gobierno.
 Descripción del alcance del producto, documenta las características del producto que el proyecto
se encargará de crear; también documenta la relación entre el producto que se está creando y la
necesidad comercial que el proyecto atenderá.
 Plan estratégico, todos los proyectos deben sustentar las metas estratégicas de la organización;
el plan estratégico de la organización solicitante debe considerarse como un factor de decisión y
de priorización al seleccionar el proyecto.

3. Plan de negocio o documento similar

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¿Qué proporciona Plan de negocio o documento similar?

El plan de negocio o documento similar proporciona la información necesaria para preparar la solicitud de
propuestas (SDP), desde una perspectiva comercial para determinar si el proyecto vale o no la inversión
requerida. Normalmente, la necesidad comercial y el análisis de costo -beneficio se incluyen en el plan de
negocio para justificar el proyecto; en el caso de proyectos
externos, la organización solicitante o el cliente patrocinador, pueden elaborar un estudio de factibilidad a
diseño final.
El plan de negocio o estudio de factibilidad, se elabora como resultado de una o más de las siguientes razones:
una demanda del mercado, una necesidad comercial, la solicitud de un cliente, los adelantos tecnológicos, un
requisito legal, el impacto ecológico, las necesidades sociales; las cuales se ilustran con ejemplos a
continuación.

4. Factores ambientales de la organización

¿Qué influir el Factor ambientales de la Organización?
los factores que pueden influir en el proceso de preparar la propuesta, incluyen, entre otros: las normas
gubernamentales o industriales, la infraestructura de la organización, las condiciones del mercado.

5. Activos de los procesos de la organización

los activos que pueden influir en el proceso de preparar la solicitud de propuestas (SDP), incluyen entre
otros: los procesos organizacionales estándar; las políticas y definiciones normalizadas de procesos que se
utilizan en la organización; los patrones, plantillas y formatos; la información histórica; y la base de
conocimientos de lecciones aprendidas.

6. Proyectos de fases múltiples o subproyecto

¿Cuáles son las fases de Proyectos múltiples o subproyecto?
En caso de proyectos cuya fase de ejecución, requiere de fases múltiples o subproyectos, donde cada fase
se procesa siguiendo el ciclo secuencial de los grupos de procesos de la administración de proyectos
(iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre).
La preparación de la solicitud de propuestas (SDP), deberá referirse al proyecto en forma integral, incluyendo
todas las fases o subproyectos, para lo cual la organización proponente en caso necesario, podrá conformar
asociaciones accidentales o subcontratar trabajos especializados.

Pautas para Preparar la Solicitud de Propuestas

¿Qué son las Pautas para Preparar la Solicitud de Propuestas?

Son pautas para preparar una solicitud de propuestas formal destinada a contratistas externos, respecto a
una necesidad, problema u oportunidad (NPO), identificada por una organización patrocinadora que decide
materializarla mediante un proyecto, para el cual ha -elaborado la justificación correspondiente, a través del
análisis documentado en un estudio de factibilidad a nivel de diseño final que establece la información
necesaria para fundamentar la SDP.

Objetivos del proyecto: Identificar los propósitos, metas y objetivos que se espera lograr con el proyecto,
en función a la necesidad, problema u oportunidad identificada, que se requiere solucionar; por ejemplo,
para implantar una nueva fábrica, deberá determinar, cuantificar y justificar la finalidad del bien o
servicio a producir con el proyecto.

Alcance de trabajo: Proporcionar una descripción del alcance de trabajo del proyecto, exponiendo las
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actividades o los elementos de trabajo que el diente quiere que realice el contratista, mediante el equipo
del proyecto que sea conformado.

Requisitos del cliente: La propuesta del contratista deberá considerar e incluir todos los requisitos del
cliente, definir con detalle las especificaciones técnicas de diseño, construcción, operación, calidad y
rendimiento, de todos los componentes del proyecto; de modo que los requisitos de desempeño
especificados, puedan ser utilizados como criterios de aceptación para evaluar si la solución propuesta
es satisfactoria para los fines del cliente.

Entrega de productos v resultados tangibles: Especificar las entregas de productos y resultados

tangibles parciales y totales, que el cliente espera le proporcione el contratista, para el buen desempeño
del proyecto

Medios proporcionados por la organización patrocinadora: Describir el personal, equipo, información e

instalaciones, que será proporcionado por el cliente u organización al contratista para la ejecución del
proyecto.

Aprobaciones del cliente: Precisar todas las aprobaciones que el cliente requiere efectuar, antes y
durante la ejecución del proyecto; por ejemplo, para implantar una nueva fábrica, el cliente requiere
aprobar los planos de diseño y las especificaciones técnicas de obras y materiales de las edificaciones;
la fuente, origen y características de la tecnología y la maquinaria, etc.

Tipo de contrato: Establecer el tipo de contrato que utilizará el cliente, entre las diversas modalidades
existentes; por ejemplo, contrato de precio fijo, por el cual el cliente pagará al contratista una cantidad
fija con independencia de costo real; contrato por tiempo y recursos empleados, por el cual el cliente
pagará al contratista los costos reales correspondientes.

Condiciones de pacto: Explicar con claridad las condiciones de pago del cliente al contratista

Plazo y cronograma: Establecer el plazo y cronograma requerido para el avance y terminación del
proyecto

Instrucciones de formato v contenido de las propuestas: Proporcionar instrucciones del formato y

contenido para las propuestas de los contratistas, de modo que el cliente pueda comparar y evaluar
propuestas de varios contratistas; reviste mucha importancia que las propuestas sean consistentes en
su formato y contenido, para que se pueda hacer una evaluación justa

Fecha de presentación de las propuestas: Fijar la fecha de presentación de propuestas, en la cual el

cliente espera que los posibles contratistas presenten las propuestas, de modo que la recepción en una
fecha determinada de todas las propuestas, permita iniciar el proceso de evaluación, de forma
simultánea, comparativa y ponderada, lo más pronto posible.

Contenido mínimo de las propuestas: El contenido mínimo de la propuesta del contratista debe incluir
cómo mínimo los criterios siguientes:

Enfoque, exposición substancial de la propuesta por parte del contratista, que demuestre que
comprende con claridad la solicitud de propuestas(SDP) y cómo se propone realizarla; respaldada
por un estudio detallado del enfoque y la descripción precisa de cada actividad y cómo será
realizada.

Entregas, descripción detallada de cada producto o resultado parcial y total a entregar.

Programa, presentación de una gráfica de barras y un diagrama de red, que detalle el cronograma
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de actividades a realizar para completar el proyecto en la fecha de terminación requerida.

Experiencia, relación de proyectos similares desarrollados, que incluya nombres, direcciones y

demás datos de los clientes.

Personal, descripción de nombres y currículo detallado de las personas que serán asignadas a
trabajar en el proyecto y los aspectos destacados de su experiencia en proyectos similares.

Precio y costos, especificación del precio fijo total, respaldado por una relación detallada de las horas
de trabajo y la tasa de costo horaria individual del personal que participará en el proyecto

Criterios de evaluación: La SDP deberá incluir los criterios para evaluar las propuestas de los
contratistas participantes, a fin de seleccionar la propuesta que ejecutará el proyecto; se incluyen
entre otros los criterios siguientes:

La experiencia con proyectos similares del contratista, El enfoque técnico propuesto por el
contratista, El cronograma de ejecución y Precio y costos de ejecución.

Preparación de la Solicitud de Propuestas

¿Cuál es el propósito de Preparación de la Solicitud de Propuestas?

El propósito de preparar la solicitud de propuestas, es exponer en forma amplia y detallada los requisitos
que requiere el cliente o la organización solicitante, para resolver la necesidad, problema u oportunidad
identificada; de modo que los contratistas proponentes puedan elaborar una propuesta completa, idónea y
profesional, que satisfaga los requisitos del cliente a un precio competitivo y realista.

Una buena SDP permite al contratista proponente y al equipo de proyectos que designe, comprender con
amplitud los requisitos del cliente; por ello la SDP debe ser coherente, íntegra, consistente y proporcionar
información con el detalle suficiente de modo que los proponentes puedan preparar una propuesta que
responda a las necesidades del cliente.

Difusión de la Solicitud de Propuestas

¿Cómo difundir de la Solicitud de Propuesta?

Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente solicita las propuestas de contratistas u organizaciones
ejecutantes que se desempeñan en el campo de acción respectivo, mediante convocatoria pública o
notificación dirigida, para hacerles conocer que tiene disponible una SDP para un determinado proyecto,
convocándoles a participar en la presentación de propuestas.

Existen dos modalidades usuales para solicitar propuestas; una modalidad es que el cliente identifica por
anticipado un grupo seleccionado de contratistas, enviando a cada uno de ellos una copia de la SDP. Por
ejemplo, un cliente que ha preparado una SDP para diseñar y construir una máquina envasadora automática
para un determinado producto, hace llegar la SDP a varias organizaciones contratistas reconocidas y
especializadas en producir ese tipo de equipo invitándolas a participar.

La otra modalidad es que el cliente publique una convocatoria pública para hacer conocer a contratistas
especializados que tiene disponible una SDP, la cual incluye las características generales del proyecto y las
instrucciones para que contratistas interesados puedan obtener una copia del documento de la SDP.

EFRG
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PREPARACIÓN DE SOLICITUD DE PROPUESTAS

Entre los temas que se analizan para preparar la solicitud de propuestas, se tienen entre otros, los siguientes;
el propósito de preparar la SDP y la información básica para preparar la SDP; los cuales se exponen a
continuación.
PREGUNTAS RESPUESTAS
Es exponer en forma amplia y detallada los requisitos que requiere el
cliente o la organización solicitante, para resolver la necesidad,
¿Cuál es propósito de prepara$r
problema u oportunidad identificada; de modo que los contratistas
la solicitud de propuestas?
proponentes puedan elaborar una propuesta completa, idónea y
profesional, que satisfaga los requisitos del cliente a un precio
competitivo y realista.
los requisitos del cliente; por ello la SDP debe ser coherente, íntegra,
consistente y proporcionar información con el detalle suficiente de
modo que los proponentes puedan preparar una propuesta que
¿Qué propone una buena SDP al
responda a las necesidades del cliente.
contratista proponente y al
Cuando el proyecto será ejecutado por personal interno de la empresa
equipo de proyectos que
y no intervendrá ningún contratista externo, es posible que el
designe, comprender con
departamento patrocinador del proyecto prepare una propuesta con
amplitud?
todos los requisitos técnicos y económicos, y 109 la comunique
formalmente al personal del equipo conformado para ejecutar el
proyecto.

5.5.2 Información Básica para Preparar la Solicitud de Propuestas

¿con que está relacionado el
volumen y profundidad de la
Está relacionada con la magnitud del proyecto
información básica necesaria
para preparar la solicitud de
propuestas (SDP)?
proporciona la información necesaria desde una perspectiva
¿Qué proporciona el plan de comercial para determinar si el proyecto vale y retribuye la inversión
negocio o estudio de requerida; normalmente la necesidad comercial y el análisis costo-
factibilidad? beneficio se incluyen en el documento que justifica la viabilidad del
proyecto.
Pueden elaborar un estudio de factibilidad o documento similar, como
¿En el caso de proyectos
resultado de una o más de las razones siguientes: una demanda del
externos, que puede hacer el
mercado, una necesidad comercial, la solicitud de un cliente, los
cliente u organización
adelantos tecnológicos, requisitos legales, el impacto tecnológico o las
solicitante?
necesidades sociales.
Pueden ser revisados periódicamente en cada fase, para asegurar
¿En proyectos de fases
que el proyecto está bien orientado hacia el logro de los beneficios
múltiples, la consecución de
previstos.
metas y objetivos establecidos
Es preciso hacerla, durante las etapas iniciales del ciclo de los grupos
en el estudio de factibilidad
de procesos de cada fase, con la finalidad de confirmar que el
como se pueden revisar?
proyecto continuo bien enfocado.
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¿Otro elemento de información
para preparar la solicitud de
propuestas?
¿En caso de proyectos internos,
quien elabora el enunciado del
trabajo?
5.6 Difusión de la Solicitud de Propuestas
¿Una vez que se ha preparado la
SDP, quien solicita las
propuestas de contratistas u
organizaciones?
¿Cuáles son las modalidades
usuales para solicitar
propuestas?
¿Los clientes como los
contratistas, consideran el
proceso de solicitud y
presentación de propuestas
cómo?
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Se trata de información que describe con detalle la relación de
productos o servicios que debe entregar el proyecto, la cual es
derivada del estudio de factibilidad o plan de negocio, documentos que
básicamente desarrollan los procesos orientados a la generación del
producto.
El patrocinador del proyecto elabora el enunciado del trabajo, basado
en las necesidades de la organización o en los requisitos del bien o
servicio; para proyectos externos es proporcionado por el cliente como
parte del documento de licitación. El enunciado del trabajo del
proyecto hace referencia a los criterios siguientes:
I. Necesidad comercial, la necesidad comercial de una
organización pueden basarse en una demanda de mercado,
un avance tecnológico, un requisito legal o una regulación del
gobierno.
II. Descripción del alcance del producto, documenta las
características del producto o resultado que será creado con
el proyecto y la relación que tiene el producto con la necesidad
comercial que el proyecto atenderá.
III. Plan estratégico, todos los proyectos deben sustentar las
metas estratégicas de la organización, por ello el plan
estratégico de la organización solicitante debe ser
considerado como un factor de decisión y de priorización al
seleccionar el proyecto.
El cliente solicita las propuestas de contratistas u organizaciones
ejecutantes que se desempeñan en el campo de acción respectivo,
mediante convocatoria pública o notificación dirigida, para hacerles
conocer que tiene disponible una SDP para un determinado proyecto,
convocándoles a participar en la presentación de propuestas.
una modalidad es que el cliente identifica
por anticipado un grupo seleccionado de contratistas, enviando a cada
uno de ellos una copia de la SDP. Por ejemplo, un cliente que ha
preparado una SDP para diseñar y construir una máquina envasadora
automática para un determinado producto, hace llegar la SDP a varias
organizaciones contratistas reconocidas y especializadas en producir
ese tipo de equipo invitándolas a participar.
La otra modalidad es que el cliente publique una convocatoria pública
para hacer conocer a contratistas especializados que tiene disponible
una SDP, la cual incluye las características generales del proyecto y
las instrucciones para que contratistas interesados puedan obtener
una copia del documento de la SDP.
como una situación de orden competitivo, por lo cual el cliente u
organización solicitante, deberá suministrar la misma información a
todos los contratistas u organizaciones ejecutantes que participen, y
tener la precaución de no proporcionar información adicional solo a
algunos en desmedro de otros.
Igualmente, durante la fase de desarrollo de la propuesta, los clientes
no deberán atender preguntas de ningún contratista, para no causar
la susceptibilidad de los demás proponentes de haber otorgado
ventaja competitiva a determinado contratista, en desmedro de los
demás,
Cuando no se provee de la misma información a todos los
participantes proponentes de propuestas, se considera una situación
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¿Puede convocar a una reunión
de los contratistas interesados
en proponer propuestas?
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injusta que puede dar lugar a una impugnación del proceso por
cualquiera de ellos.
El cliente, organización solicitante o patrocinadora de la SDP, que
puede ser una organización privada o pública.
Si, para explicar el contenido de la SDP, aclarar dudas y responder a
las preguntas de los participantes; así mismo convocarlos a la sesión
de apertura de propuestas con la finalidad de verificar cuales han
cumplido con los requisitos establecidos para la presentación de
propuestas.