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Livro Eletrônico

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Arquivologia p/ MPU (Técnico - Administração) Com Videoaulas - 2019

Carlos Xavier

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Protocolos: recebimento, registro, distribuição,


tramitação e expedição de documentos. 2.2
Classificação de documentos de arquivo. 2.4
Tabela de temporalidade de documentos de
arquivo
Sumário
1. Palavras Iniciais. ..........................................................................................................
1177268 3
2. Classificação dos arquivos ........................................................................................... 4
2.1. Classificação dos arquivos: natureza dos documentos ........................................................... 4
2.2. Classificação dos arquivos: extensão de atuação ................................................................... 5
2.3. Classificação dos arquivos: estágios de evolução ................................................................... 6
2.4. Classificação dos arquivos: entidades mantenedoras ........................................................... 6
3. Ciclo de vida dos documentos: teoria das 3 idades ...................................................... 9
3.1. Valor dos documentos de arquivo......................................................................................... 15
3.2. Contestações às 3 idades ...................................................................................................... 16
4. Protocolo .................................................................................................................. 19
4.1. Rotinas de protocolo: recebimento ....................................................................................... 20
4.2. Rotinas de protocolo: registro e autuação ........................................................................... 21
4.3. Rotinas de protocolo: classificação ....................................................................................... 21
4.4. Rotinas de protocolo: movimentação (expedição e distribuição) ........................................ 21
4.5. Rotinas de protocolo: Controle da tramitação ..................................................................... 22
5. Avaliação de documentos, plano de classificação, tabela de temporalidade e
destinação . ..................................................................................................................... 24
5.1. Plano de classificação ........................................................................................................... 25
5.2. Tabela de temporalidade e plano de destinação .................................................................. 27
5.3. Eliminação de documentos ................................................................................................... 29
6. Classificação dos documentos de arquivo ................................................................. 33
6.1. Classificação quanto ao gênero ............................................................................................ 33

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6.2. Classificação quanto à espécie e tipo.................................................................................... 34


6.3. Classificação quanto à natureza do assunto ........................................................................ 35
6.4. Classificação quanto à forma ................................................................................................ 37
6.5. Classificação quanto ao formato .......................................................................................... 38
6.6. Classificação quanto à categoria documental ...................................................................... 38
6.7. Classificação quanto aos elementos dos documentos públicos (SCHELLENBERG): funcional,
organizacioanal e por assuntos ...................................................................................................... 39
7. Aspectos essenciais para a prova .............................................................................. 41
8. Questões comentadas ............................................................................................... 48
9. Lista de questões ...................................................................................................... 80
10. Gabarito ............................................................................................................... 101
11. Bibliografia Principal ............................................................................................. 102

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1. PALAVRAS INICIAIS.
Oi!
Hoje estudaremos vários assuntos que eu classifico como os mais importantes assuntos de
arquivologia em concursos públicos.
Como sempre, teremos algumas questões à à à à à à à à à
aprendizagem e, ao final, veremos várias questões das mais diversas bancas!
Abraço e bons estudos!
Prof. Carlos Xavier
www.facebook.com/professorcarlosxavier
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Instagram: @Professorcarlosxavier

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2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS


Os arquivos podem ser classificados em função de diferentes critérios. O mais comum é que se
classifique os arquivos em relação a:
1. Natureza dos documentos;
2. Extensão de atuação;
3. Estágios de evolução;
4. Entidades mantenedoras.

Vejamos cada uma dessas possibilidade para classificar os arquivos.

2.1. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Quanto à natureza dos documentos os arquivos podem ser classificados como especiais ou
especializados

Quanto à natureza

Arquivos
Arquivos especiais
especializados
(baseados no
(baseados no
suporte)
conhecimento)

Arquivos especiais são aqueles relativos a documentos especiais, definidos pelo Dicionário
Brasileiro de Terminol àá à à à à à -textual, em suporte
não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso
depe à à à à à à à

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Essa classificação, na verdade, propõe que os arquivos são especiais em função do tratamento
especial que deve ser dado à sua guarda e conservação em função das características físicas do
suporte.
Assim, você pode ter um arquivo especial de CDs, de DVDs, de fotografias, de microfilmes, de
papiros, etc. O que determina se o arquivo é especial é a natureza do suporte e tratamento
diferenciado em função dela.

Arquivos especializados, também conhecidos como arquivos técnicos, são aqueles constituídos
por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades específicas de uma área do
conhecimento humano. Para classificação como um arquivo especializado, a natureza do suporte
não é determinante.
Assim, você pode ter um arquivo especializado de fichas funcionais de servidores, análises sobre
letras de música, etc.
Como a natureza do suporte não é o que determina um arquivo especializado, você pode ter
diferentes misturas entre arquivos especiais e especializados, por exemplo:
• Um arquivo especializado em análise de música, todos registrados em disquete (especial).
• Um arquivo especializado em análise de músicas, utilizando vários suportes distintos.

Como são critérios distintos, misturas podem acontecer!

2.2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: EXTENSÃO DE ATUAÇÃO

Quanto à extensão, os arquivos podem acumular documentos correntes dos mais diferentes
órgãos da organização ou de apenas alguns órgãos operacionais específicos da mesma, resultando,
respectivamente, em um arquivo central/geral ou um arquivo setorial.
Assim, em resumo:
• Arquivo central é aquele que recebe documentos correntes dos diversos órgãos da
instituição e, com isso, passam a centralizar as atividades de arquivos correntes na mesma.
• Arquivo setorial é o arquivo de um órgão operacional qualquer, arquivando documentos
correntes de forma descentralizada.

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Quanto à extensão
da atuação do
arquivo

Arquivo setorial
Arquivo central
(um arquivo
(documentos de
específico para cada
todas as áreas)
área)

2.3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO

Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são classificados em:


• Arquivo corrente: arquivos de documentos que, mesmo sem movimentação, são objeto de
consultas frequentes. Trata-se da primeira idade dos arquivos.
• Arquivo intermediário: são os arquivos que não são de uso corrente, mas que possuem
valor primário, pois podem ser necessários para consulta por razões administrativas, legais,
etc.
• Arquivo permanente: são constituídos por documentos de valor histórico que devem ser
guardados permanentemente pela organização.

Veremos mais detalhes sobre essa classificação quando estudarmos a teoria das 3 idades.

2.4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ENTIDADES MANTENEDORAS

Trata-se da classificação em função da entidade/pessoa que mantém o funcionamento do arquivo.


E à àL à à à à à à à à à (vale a pena
uma leitura completa da Lei), Paes (2004, p.21) apresenta uma classificação mais detalhada,
apontando a existência de arquivos:

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• Públicos
o Federal
▪ Central
▪ Regional
o Estadual
o Municipal
• Institucionais
o Instituições educacionais
o Igrejas
o Corporações não-lucrativas
o Sociedades, associações
• Comerciais
o Firmas
o Corporações
o Companhias
• Familiais ou pessoais.

Vale lembrar alguns aspectos essenciais da Lei 8.159/1991 que nós já estudamos. Vejamos de
maneira mais resumida do que já estudamos anteriormente:
Os arquivos públicos são todos aqueles cujos documentos sejam produzidos e recebidos por
estruturas da administração pública federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções, sejam administrativas, legislativas ou judiciárias. Além desses,
também são considerados públicos os arquivos de instituições privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos.
- E por que é importante saber quais arquivos são públicos?
- Bem... primeiro, porque isso cai na prova. Segundo, porque todos têm direito de receber as
informações de seu interesse particular e de interesse coletivo ou geral que estejam nos arquivos
públicos, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.

Os arquivos privados, por sua vez, são aqueles cujos documentos são produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas em geral (exceto às da definição de arquivo público).
É preciso que você saiba que os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público
como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Caso um arquivo privado seja identificado como de interesse público e social, seu dono só poderá
vender ou alienar o arquivo com a manutenção de sua unidade documental, ou seja, não será
possível vender cada documento isoladamente. Além disso, o arquivo privado de interesse público

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e social não poderá ser transferido para o exterior. Mesmo que o proprietário resolva vender o
arquivo como um todo, o Poder Público poderá exercer a preferência na compra.
Ainda assim, mesmo que um arquivo privado seja declarado de interesse público e social, o
proprietário ou possuidor poderá autorizar (ou não) o acesso público aos seus documentos.
Por outro lado, se seu arquivo privado for declarado de interesse público e social, você pode
depositá-lo a instituições arquivísticas públicas para a guarda e conservação. Como os arquivos
continuam sendo seu, você pode revogar isso a qualquer momento e pegar os seus documentos
de volta. Pode, ainda, fazer uma doação definitiva para uma instituição arquivística pública, se
preferir.

(CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa) Conjuntos de documentos


acumulados por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos são
considerados documentos privados.
Comentário:
Arquivos acumulados por entidades privadas que realizam serviços públicos são considerados
arquivos públicos, e não privados.
GABARITO: Errado.

(CESPE/IPHAN/Técnico I Área 4) Os arquivos privados identificados pelo Estado como de


interesse público e social não podem ser transferidos para o exterior.
Comentário:
Exatamente o que é previsto pela Lei 8.159/1991: eles realmente não podem ser transferidos
para o exterior!
GABARITO: Certo.

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3. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS: TEORIA DAS 3 IDADES


A teoria das 3 idades é, muito provavelmente, o assunto mais importante de arquivologia para o
seu concurso. Além de ser o mais importante, é também um dos mais simples, pois tem uma lógica
inerente que é relativamente fácil de aprender, não sendo assunto para simplesmente decorar.
Esta teoria, também conhecida como ciclo de vida dos documentos, ou ciclo vital afirma que os
documentos possuem um ciclo de vida que diz respeito, sobretudo, ao grau de frequência de sua
utilização.
Apesar de ter 3 idades, o ciclo de vida dos documentos é um pouco diferente do nosso, pois nós
passamos pela terceira idade e depois bye bye.... os documentos podem ser eliminados, mas
podem ser guardados por toda a eternidade!
De qualquer forma, um bom paralelo com a teoria das três idades é a sua relação com essas aulas
de arquivologia: num primeiro momento você quer manter a aula pertinho de você para consultar
o tempo inteiro, pois o concurso está chegando e você precisa aprender o assunto para acertar as
questões; num segundo momento, quando você já estudou todo o assunto de arquivologia, deixa
os PDFs um pouco de lado, porém facilmente acessíveis para sua revisão; num terceiro momento,
quando o concurso passar, você deixa o PDF guardado de maneira permanente em alguma pasta
remota.... é uma mera lembrança do que você precisou estudar para conseguir sua aprovação! =)
Com os documentos de arquivo é igual, há três idades definidas por Jean-Jacques Valette, em
1973:
• Arquivo corrente: é o arquivo de primeira idade, a primeira fase do ciclo de vida
documental. Todos os documentos de arquivo passam, necessariamente, pelo arquivo
corrente. Trata-se de documentos de uso frequente e, por isso, devem permanecer muito
próximos aos seus produtores e serem fáceis de serem acessados, pois só assim podem
cumprir suas funções, sendo essenciais ao exercício das funções de quem está acumulando
(pessoa, setor, órgão, etc.). Por esta razão, afirma-se que eles possuem valor primário. Sua
consulta é restrita ao produtor.

Os documentos de arquivo que estão no arquivo corrente podem ser transferidos para o
arquivo intermediário (cuidado com a linguagem, o termo é transferência para o
intermediário), caso haja necessidade, recolhidos ao arquivo permanente (cuidado com a
linguagem, o termo é recolhimento para o permanente) , ou eliminados, caso não sejam
mais necessários.

A esta altura você já entendeu a teoria sobre o que são os arquivos correntes, mas como a
à à à à à à à à à à

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e


permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

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(Lei 8.159/1991)

Arquivo corrente
1. Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
2. Arquivo responsável pelo arquivo corrente
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Vejamos agora um exemplo: imagine que você foi aprovado no concurso público e passou a
integrar uma comissão permanente de licitações. Durante o processo de licitação para
compra de equipamentos eletrônicos, várias empresas submetem suas propostas. Esses
documentos, acumulados para fins funcionais e que precisam ser analisados com cuidado
no dia-a-dia para que suas atividades sejam bem desempenhadas, são considerados
arquivos correntes. É como o dinheiro em conta corrente: está lá para ser utilizado no dia a
dia... se você não for utilizar, você investe em alguma coisa!

• Arquivo intermediário: este é o arquivo de segunda idade ( pré-arquivo à à à


), representando a segunda fase do ciclo de vida dos documentos. Ele é
resultado da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente, uma vez que
os mesmos já não são consultados com tanta frequência. Eles continuam possuindo valor
primário, pois podem ser solicitados a qualquer momento para uso, sendo conservados por
ordem administrativa, legal ou financeira, mas o valor primário dos documentos em arquivo
intermediário perdem valor com o tempo. Os documentos não precisam estar tão perto do
produtor, e por isso costumam ser armazenados em local um pouco mais distante do
escritório, com custo de armazenagem um pouco mais baixo.

Sua consulta é restrita ao produtor ou por quem ele autorizar. Para evitar a proliferação de
depósitos, afirma-se que o arquivo intermediário deve ser subordinado ao permanente
(que estudaremos já já).

Após o seu prazo de guarda no arquivo intermediário, os documentos de arquivo que estão
no arquivo intermediário podem ser recolhidos para o arquivo permanente ou eliminados,
caso não possuam valor de guarda permanente.

Vejamos como a Lei 8.159/1991 e o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística


definem o arquivo intermediário:

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e


permanentes.
(...)

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§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

(Lei 8.159/1991)

arquivo intermediário
1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinação.
2. Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado de pré-arquivo.
3. Depósito de arquivos intermediários.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Vamos continuar com o exemplo anterior...


Imagine agora que a licitação que você estava fazendo para compra de equipamentos
eletrônicos já emitiu sua decisão pela realização da compra com um determinado
fornecedor. Toda a documentação produzida durante aquela licitação já não é mais
necessária no dia-a-dia, mas pode ser solicitada por órgãos de controle para verificar a
legalidade do processo. Esses documentos seriam transferidos para um arquivo
intermediário, com localização um pouco mais distante (imagine, a sua sala não comporta
ter todos esses documentos!!!), com custo de armazenagem um pouco mais baixo, mas que
ainda tenha acessibilidade caso necessário. Pode ser um arquivo do órgão no fundo da
repartição, um arquivo em outro endereço, mais distante do centro da cidade, ou mesmo
num arquivo terceirizado.

• Arquivo permanente: é a terceira (e última) fase do ciclo de vida dos documentos. Os


documentos de arquivo que compõem o arquivo permanente são oriundos do arquivo
corrente ou do arquivo intermediário, tendo passado pelo recolhimento para o permanente
(cuidado com a linguagem, o termo é recolhimento para o permanente). O documento é
recolhido para o arquivo permanente quando ele perde o valor primário, ou seja, não
possui mais nenhum valor para as atividades da administração. Esses documentos, por
outro lado, possuem valor secundário: histórico, cultural, probatório e informativo e são
guardados para fins científicos, sociais e culturais. Como seu valor é permanente, esses
documentos não devem ser eliminados.

São guardados em local de fácil acesso pelo público, normalmente junto a centros culturais,
de informação, Universidades, etc.. Como a consulta é liberada ao público (no caso de
arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta adequadas.

Atenção à à à à à à à -morto à à à à à à
mais considerado na literatura contemporânea!

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Um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente caso, por alguma razão, volte a se
tornar útil no dia a dia da organização por razões funcionais, administrativas, etc.

Vejamos como a Lei 8.159/1991 e o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística


definem o arquivo permanente:

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e


permanentes.
(...)
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
(...)
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

(Lei 8.159/1991)

arquivo permanente
1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor.
2. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Seguindo em frente...

A identificação dos documentos de arquivo como correntes, intermediários ou permanentes


depende do seu tipo e função, obedecendo a uma tabela de temporalidade.
Bellotto (2006, p.24) apresenta alguns prazos como regra geral:
Arquivos correntes (...) a permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo depende de sua
tipologia/função e, principalmente, de sua vigência, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali

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a um arquivo central do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de cinco a 10 anos (sem que isso seja
considerado uma outra idade).
(...)
A do arquivo intermediário (...) permanecerão em um arquivo que já centraliza papeis de vários órgãos, porém
sem misturá-los ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos.
(...)
Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislação vigente no país, estado ou município),
contados a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação.

Esses prazos são apenas para se ter uma noção pois, na prática, em cada órgão, entidade,
empresa, etc., os documentos deverão respeitar prazos distintos, dependendo também de sua
tipologia, função e vigência previstas na tabela de temporalidade estabelecida por cada uma
dessas entidades coletivas (ou mesmo por uma pessoa).
A eliminação, por outro lado, se dará apenas se o documento de arquivo perder todo e qualquer
valor, seja primário, histórico, cultural, etc.
Uma importante regra existe especificamente para a eliminação para os arquivos públicos, sendo
apresentada pela Lei 8.159/1991:

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público


será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera
de competência.

Assim, nenhum documento de arquivo público poderá ser eliminado sem autorização da
instituição arquivística pública correspondente à sua esfera de competência.

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ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

IDADE 1ª idade 2ª idade 3ª idade

VALOR DOS Primário; Primário Secundário;


DOCUMENTOS DE Administrativo; Histórico;
ARQUIVO
Imediato Mediato

LOCAL DE GUARDA Próximo Mais distante, por ser Viável ao acesso


mais barato público.

USO Frequente Menos frequente Eventual/raro

ACESSO Acumulador Acumulador Público em geral


+
autorizados

PRINCIPAIS 1ª fase vital; 2ª fase vital; 3ª fase vital;


SINÔNIMOS Arquivo ativo; Arquivo semiativo; Arquivo inativo;
Arquivo de gestão Arquivo no limbo; Arquivo histórico
Arquivo de movimento Purgatório;
Arquivo temporário

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3.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

É fundamental que possamos entender um pouco mais profundamente o valor dos documentos
de arquivo, seja o valor primário ou o secundário.

3.1.1. Valor primário

Como já falamos, o valor primário de um documento refere-se ao seu valor como possibilidade de
apoio às atividades do dia-a-dia organizacional. Está ligado diretamente à utilidade imediata para a
qual os documentos foram criados e, por isso, possuem valor transitório.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
primário:
Valor primário
Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais

Note, que o valor primário é atribuído em função da utilidade para fins administrativos, legais e
àá à à à àD à à à à à à à à à
à à à lhar um pouco mais...

Valor Primário
Valor administrativo Valor Legal Valor fiscal

Valor que um documento Valor que um documento Valor atribuído a documentos


possui para a atividade possui perante a lei para ou arquivos para comprovação
administrativa de uma unidade comprovar um fato ou de operações financeiras ou
produtora, na medida em que constituir um direito. fiscais
informa, fundamenta ou prova
seus atos.

Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

3.1.1. Valor secundário

Como já falamos, o valor secundário de um documento refere-se ao seu valor histórico, servindo
como fonte de informações de pesquisa, tendo caráter permanente.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
secundário:

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Valor secundário
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros
usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.

O mesmo Dicionário apresenta ainda o que seria o valor permanente:


Valor permanente
Valor probatório ou informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Também chamado de valor arquivístico ou valor histórico.

Valor Permanente
Valor probatório Valor Informativo

Valor intrínseco (em razão do seu conteúdo, Valor que um documento possui pelas
circunstâncias de produção, assinaturas ou informações nele contidas,
selos) que permite a um documento de independentemente de seu valor
arquivo servir de prova legal. probatório.

Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Alguns documentos já nascem com valor secundário como, por exemplo, o Contrato Social de uma
empresa. Esses documentos são documentos que passam instantaneamente pelo arquivo corrente
no momento em que são criados, mas não possuem valor primário a não ser por um instante.
Assim, já nascem com valor secundário, servindo para consulta histórica geral, devendo ser
recolhido ao arquivo permanente.

3.2. CONTESTAÇÕES ÀS 3 IDADES

Infelizmente, como ciência social aplicada, a arquivologia é sujeita a várias interpretações de


diferentes autores.

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Importante conhecer, por conta de sua cobrança em concursos, a teoria das quatro idades de
Lodolini, para quem o arquivo teria 4 idades, e não 3 (e com prazos relativamente rígidos para as
três idades iniciais):
• 1ª idade: arquivos correntes, formados por acervos de zero a cinco anos que estejam sob
guarda de quem os produziu e sob a vigilância da administração arquivística;
• 2ª idade: arquivos de depósito, formados por acervos que possuam de 5 a 15-20 anos;
• 3ª idade: à à - , de 20 a 40-50 anos da elaboração do documento;
• 4ª idade: à à à à à à à à à
administração arquivística. Nesse caso específico, apenas os documentos de arquivo com
mais de 50 anos estão incluídos.

(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) Transferência é a atividade de


passagem dos documentos ao arquivo permanente.
Comentário:
Transferência é a passagem do arquivo corrente para o intermediário.
GABARITO: Errado.

(CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno) No arquivo


corrente, prevalece o valor secundário, isto é, probatório e informativo.
Comentário:
O valor probatório e informativo prevalecem no arquivo permanente, com valor secundário.
O valor primário é funcional, administrativo, legal, etc., prevalecendo no arquivo primário.
GABARITO: Errado.

(CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno) No O arquivo


corrente caracteriza-se pela existência de uso em grande frequência ou de possibilidade de
uso em um conjunto documental.
Comentário:
O arquivo corrente caracteriza-se pelo valor primário e grande uso, devendo estar próximos
aos seus acumuladores.

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áà à à à à à à à à à à à à à à
sentido? Faz sim! Trata-se da possibilidade de uso, considerando o fundo do qual é
proveniente. Em outras palavras, é blá-blá-blá para dizer que um documento pode ser
corrente por seu uso ser muito provável no contexto do fundo do qual provém.
GABARITO: Certo.

(CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno) O arquivo


intermediário, por sua natureza, deve ser descentralizado e ficar localizado próximo do
usuário direto.
Comentário:
O arquivo intermediário, por sua natureza, fica mais distante do usuário e costuma ser
vinculado à gestão do arquivo permanente, já que é menos utilizado, para evitar a
proliferação de depósitos na organização.
GABARITO: Errado.

(CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2) Os arquivos permanentes devem ser preservados


apenas se ficar constatado o seu uso específico, imediato ou remoto.
Comentário:
Errado. Os arquivos permanentes devem ser preservados se possuírem valor secundário,
como referência histórica sobre a organização e seus documentos.
GABARITO: Errado.

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4. PROTOCOLO
Protocolo é um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro,
autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo
atividade típica do arquivo corrente.
O mesmo termo (protocolo) também se refere ao número do registro que é dado ao documento
(pela atividade de protocolo) ou até ao livro de registro desses documentos.
Daqui em diante, vamos nos concentrar nas atividades centrais desempenhadas pelo setor de
à à à à à à :

Registro e
Recebimento
autuação

Movimentação
Classificação (expedição e
distribuição)

Controle da
tramitação

A organização desse fluxo de atividades pode variar um pouco dependendo do autor consultado.
Há quem agregue ou desagregue essas atividades, mas compreendê-las do jeito que está aqui é o
melhor que você pode fazer para efeitos de prova (mas lembrando que pode haver pequenas
variações, então se apegue à essência do conteúdo, mas não aos detalhes).

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Sabendo disso, vamos estudar cada uma dessas rotinas.

4.1. ROTINAS DE PROTOCOLO: RECEBIMENTO

O recebimento é a atividade que consiste em recepcionar os documentos e separá-los em dois


tipos: oficial e particular.
Sim, a separação em oficial e particular é parte das rotinas de recebimento, pois os documentos
particulares devem ser enviados para o seu destinatário sem ser abertos pelo serviço de protocolo.
Imagine, por exemplo, que alguém te envie uma carta de amor no endereço do órgão onde você
trabalha... os correios vão entregar a cartinha no setor de protocolo, que irá verificar tratar-se de
um remetente particular para um destinatário particular (nesse caso, você), e, por isso, não cabe à
repartição conhecer seu conteúdo. Você pode estar se perguntando: como o setor de protocolo
sabe que a carta é particular? Ele à à à à à à à à à
encaminhamento particular (e não para um setor), pela ausência de referência a cargos de origem
e destino, etc.
Digamos que o protocolo já identificou que se trata de documento oficial, ou seja, não-particular.
Agora, cabe ao protocolo identificar se o documento é ostensivo ou sigiloso. Os que forem
identificados como sigilosos (por conterem menção nesse sentido), serão encaminhados
diretamente para o destinatário, enquanto os ostensivos serão abertos e analisados, para que se
verifique se há registros a serem feitos ou relacionamentos com outros documentos a serem
apontados.

Ostensivo
(analisa e
movimenta)
Oficial
Sigiloso
Recebimento (envia para
Particular destinatário)
(envia para
destinatário)

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Em essência, a recepção recebe o documento e verifica se pode abrir ou não. Se abrir, verifica o
que está contido ali (inclusive a presença de anexos) para posterior registro.

4.2. ROTINAS DE PROTOCOLO: REGISTRO E AUTUAÇÃO

O registro é a formalização do recebimento de um documento arquivístico nos formulários e


sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número do identificação (útil para posterior
controle) e identificação dos metadados (dados sobre os documentos que ajudam na sua
identificação e organização), tais como: o nome do remetente, destinatário, especificações do
documento, data do encaminhamento, assunto, etc.
Assim, quando o protocolo recebe um documento, independentemente da sua natureza, deve
registrá-lo antes de enviar para o destinatário.

A autuação, por sua vez, é o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um
processo, sendo fundamental quando os documentos requerem análises, informações, despachos,
pareceres ou decisões.
Quando documentos não digitais são transformados em processo (como no recebimento de uma
correspondência oficial, por exemplo), apenas o setor de protocolo do órgão poderá proceder com
a autuação. Quanto aos documentos natodigitais (ou seja, que já nasceram digitais), a autuação
pode ser feita por qualquer usuário do sistema informatizado, desde que autorizado para tal pela
unidade de protocolo.

4.3. ROTINAS DE PROTOCOLO: CLASSIFICAÇÃO

A classificação do documento é consequência de sua análise e identificação do conteúdo, que


devem ser comparados às categorias presentes no plano de classificação previamente elaborado,
para saber em qual classe o documento analisado se inclui.
A partir da classificação é possível (mas não obrigatório) atribuir uma numeração correspondente
à classe do documento analisado.

4.4. ROTINAS DE PROTOCOLO: MOVIMENTAÇÃO (EXPEDIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO)

A movimentação/tramitação nada mais é do que o envio do documento ao seu correto


destinatário, sendo necessário verificar se não faltam folhas ou anexos.

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A movimentação pode ser de dois tipos:


• Expedição: é a movimentação de documentos e processos para destinatários externos
(EXpedição EXterna). Geralmente é feita por serviços de correios/transporte, malote ou
à à à à à
• Distribuição: é a movimentação de documentos e processos para destinatários internos do
órgão ou entidade (Distribuição = Interna).

4.5. ROTINAS DE PROTOCOLO: CONTROLE DA TRAMITAÇÃO

O serviço de protocolo também precisa mapear o andamento do documento desde o momento


em que foi produzido/recepcionado até o cumprimento de sua função administrativa, sendo
bastante útil a utilização de um número de identificação único para cada documento ou processo,
sem controles paralelos para que o acompanhamento não vire uma bagunça.
O controle da tramitação faz exatamente isso: permite, através de registros eletrônicos ou não,
saber exatamente onde está o documento na organização, além de possibilitar o
acompanhamento das datas de movimentação em cada setor, identificação da pessoa que fez a
movimentação, o horário e a data de envio e recebimento, etc.
Para que isso funcione bem, é fundamental que a tramitação de documentos de arquivo e
processos seja registrada absolutamente sempre em sistema informatizado disponível ou
formulário próprio.

(CESPE/Polícia Federal/Papiloscopista Policial Federal) O protocolo é uma atividade que se


inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo permanente.
Comentário:
O protocolo é uma atividade que faz parte dos arquivos correntes!
GABARITO: Errado.

(CESPE/ABIN/OTI 10) O protocolo providencia a tramitação dos documentos de arquivo e


toma decisões sobre as demandas contidas neles.
Comentário:

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O protocolo realmente faz a tramitação de documentos, via distribuição (para destinatários


internos) e expedição (para destinatários externos), mas quem decide sobre o conteúdo é a
área responsável, e não o serviço de protocolo.
GABARITO: Errado.

(CESPE/IPHAN/Auxiliar institucional Área 2) Ao receber uma correspondência ostensiva, o


protocolo deve abri-la imediatamente.
Comentário:
De fato, ao receber uma correspondência sem classificação de sigilo (classificada, quanto à
natureza do assunto, como ostensiva) o protocolo deve abrir o documento e encaminhá-la
para a área responsável.
GABARITO: Certo.

(CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2) No protocolo, a documentação oficial e a


documentação particular recebem o mesmo tratamento, tanto na fase de recebimento
quanto na de distribuição.
Comentário:
No protocolo, a documentação oficial e a particular recebem tratamento distinto: a particular
é enviada para os destinatários sem ser aberta. A oficial é aberta e registrada (se ostensiva) e
enviada ao seu destinatário final.
GABARITO: Errado.

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5. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, PLANO DE CLASSIFICAÇÃO, TABELA DE


TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO .

Dado que é impossível arquivar tudo pela vida inteira, é preciso que a gestão de arquivos realize a
avaliação para estabelecer qual o prazo de guarda de cada documento em cada uma das fases do
ciclo de vida (corrente, intermediário e permanente).
Assim, a avaliação consegue reduzir o volume de documentos na organização aos que são
realmente necessários, reduzir gastos de armazenagem, facilitar que se localize os documentos no
arquivo e contribuir para que os documentos permanentes sejam adequadamente preservados.
Além disso, a avaliação busca estabelecer qual a destinação de cada tipo de documento a partir de
um plano de classificação e uma tabela de temporalidade a ele associado.
Todas essas atividades e contribuições da avaliação de documentos é feita por uma Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por equipes técnicas
multidisciplinares incluindo arquivistas, servidores das unidades envolvidas, historiador,
profissional jurídico, profissional do campo de conhecimento relacionado com os documentos,
entre outros.
Para não passar nada em branco, vamos ver o que o Decreto 4.073/1991 estabelece sobre as
CPADs:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados
pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades
geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e
destinação expedida pelo CONARQ.
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o
serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das
entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou
entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e
destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

A essa altura você já notou que existe uma tabela-padrão para as atividades-meio da
administração pública (voltaremos a falar dela nas próximas páginas). É fundamental que saiba
também que é preciso criar tabelas de temporalidade para as atividades-fim, e que cada
organização deve organizar a sua em função de suas próprias atividades.
Para efeitos de estudo para concurso, o melhor é separar o estudo dos principais pontos ligados à
avaliação em subtópicos, conforme faremos a partir de agora.

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5.1. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O plano de classificação é o documento que apresenta o plano segundo o qual os documentos de


arquivo serão organizados (tipicamente no arquivo corrente), para que se torne mais fácil a
recuperação da informação contida nos mesmos.
Ele permite a classificação com base nas atividades, funções e estrutura realmente existentes na
organização, definindo a organização física dos documentos de arquivo na prática. Assim, ele é a
base para a ordenação dos documentos no arquivo.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Plano de classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

O plano de classificação geralmente apresenta códigos específicos para facilitar ainda mais a
recuperação de informações. Os códigos, vale informar, que são geralmente formados por meio de
letras e números para estabelecer uma convenção sobre os elementos do plano de classificação.

- Achou confuso?! Vamos simplifica com um exemplo retirado do Código de Classificação de


Documentos de Arquivos para a Administração Pública Área meio (elaborado pelo CONARQ
MJ):

Fonte: Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às


Atividades-Meio da Administração Pública

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Com um exemplo ficou mais fácil, certo?


No Plano de classificação de documentos administração pública para a área meio (sim, há um
plano para isso, construído com base em códigos), quando você vai arquivar um documento sobre
realização de concursos públicos (como o seu), deve arquivá-lo no código 021.2, ordenando os
documentos pelo tipo de exame e título de concurso, em ordem alfabética!

Note que todas essas classificações se dão com base em agrupamentos, que são feitos com base
em:
• Classe
• Subclasse
• Grupo
• Subgrupo

No caso específico que investigamos, o código 021.2. (exames de seleção) é um subgrupo ligado
ao grupo Recrutamento e seleção (código 021), que é ligado à subclasse à à digo 020),
que é ligado à classe à à à à à à à à à
classes e subclasses abaixo:

Fonte: Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às


Atividades-Meio da Administração Pública

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Veja mais um exemplo de agrupamentos de classe, subclasse, grupo e subgrupo:

Fonte: Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às


Atividades-Meio da Administração Pública

- Carlos de Deus!!! Eu preciso decorar isso para o meu concurso?!


- Normalmente não!
Apesar disso, nunca sabemos o que o examinador vai fazer por isso eu recomendo uma leitura
simples do documento, logo após o estudo do próximo tópico.

5.2. TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE DESTINAÇÃO

A tabela de temporalidade é um importante instrumento por definir prazos de guarda (em anos) e
destinação final de documentos (recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, criando
um plano de destinação).
Os prazos de guarda serão estabelecidos ao considerarem-se a frequência de uso, as normas,
eventuais outras fontes de informações e prazos prescricionais sendo, em essência,
correlacionados com as ideias da teoria das três idades para os documentos: corrente,
intermediário.
A destinação também apontará o recolhimento (para o arquivo permanente) ou a eliminação
(destruição dos documentos), o que também está totalmente conectado com a teoria das três
idades.
Vamos voltar ao nosso exemplo prático?
Na Tabela de Temporalidade para área meio do Poder Público, aprovada pela Resolução 14/2001
do Conarq, verifica-se:

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Fonte: Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às


Atividades-Meio da Administração Pública

Observe esse exemplo com cuidado, pois sua prova pode cobrar onde ficam cada um dos
elementos! Entenda melhor o exemplo:
Os documentos em geral referentes a provas e títulos, por exemplo, devem ficar no arquivo
corrente por 6 anos e, logo após, devem ser eliminados.
Os documentos relativos à constituição de bancas examinadoras, por sua vez, devem permanecer
no arquivo corrente por 6 anos, serem transferidos para o arquivo intermediário (onde passarão
mais 5 anos) e serem finalmente recolhidos ao arquivo permanente, onde ficarão em definitivo.

Faça um intervalo, tome um café, e faça uma leitura completa do documento chamado
C àT à àD à à à àá àR à àá -
M à àá àP à àno link abaixo:

http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf

Serve tanto para aprender mais sobre arquivologia quanto para ter um contato com os códigos de
classificação e tabela de temporalidade do poder público para a área meio.

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5.3. ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação de documentos arquivísticos deve seguir alguns procedimentos, no que diz respeito
aos documentos de arquivo do Poder Público (nos termos dos normativos do Conarq, em especial
da Resolução 40/2014).
Um roteiro básico para a eliminação envolve, com base na Resolução CONARQ 40/2014 (com
adaptações:
1. Avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade;
2. Registro de documentos a serem eliminados por meio da elaboração de Listagem
de Eliminação de Documentos;
3. Aprovação da Listagem anterior pela CPAD e autoridades competentes;
4. Submissão da Listagem de Eliminação de Documentos à instituição arquivística
pública, na sua respectiva esfera de competência, para autorização da eliminação.
O encaminhamento deve ser feito em duas vias assinadas e rubricadas;
5. Autorização pela instituição arquivística pública, na respectiva esfera de
competência;
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico
oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro
veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados
os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos;
7. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página
do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos foi publicado;
8. Eliminar os documentos. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de
caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica,
pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a
descaracterização dos documentos não possa ser revertida. É fundamental evitar a
incineração, por conta da poluição que esta causa ao ambiente. A eliminação dos
documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável
designado para acompanhar o procedimento. A escolha do procedimento a ser
adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas
legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade;
9. Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de
Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em
periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no
próprio portal ou sítio eletrônico;
10. Encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para
ciência de que a eliminação foi efetivada.

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A incineração de originais de documentos microfilmados é prevista na legislação brasileira,


especificamente no Art. 1º parágrafo 2º da Lei 5.433/1968, que diz que:
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados
por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua
desintegração.

Se a questão estiver tratando de microfilmagem, aceite a incineração para eliminação dos originais
como resposta correta!

Para que você conheça a norma exatamente como foi feita, assim como alguns modelos para cada
um desses pontos, recomendo que leiam a norma completa no QRCode abaixo:

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(CESPE/Polícia Federal/Escrivão) A classificação de documentos de arquivo é realizada com a


aplicação do código de classificação, instrumento que é preparado a partir das funções e
atividades que gerem os documentos.
Comentário:
O código de classificação realmente é aplicado para a classificação dos documentos, nos
termos do plano de classificação e considerando as funções e atividades da organização.
GABARITO: Certo.

(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) A teoria das três idades é utilizada


para configurar a tabela de temporalidade.
Comentário:
A teoria das 3 idades realmente é basilar para o estabelecimento da tabela de
temporalidade, pois esta aponta o destino dos diferentes tipos de arquivo a partir de
determinados prazos e eventos.
GABARITO: Certo.

(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) A tabela de temporalidade é


formada, exclusivamente, pelos documentos da atividade-fim, que são os mais importantes e
a razão de ser da própria instituição.
Comentário:
É preciso ter uma tabela de temporalidade tanto para as atividades-fim quanto para as
atividades-meio.
GABARITO: Errado.

(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) A classificação dos documentos de


arquivo é feita por meio do plano denominado plano de destinação.
Comentário:
O Plano de Destinação aponta a destinação dos documentos (eliminação ou recolhimento). O
plano de classificação é que aponta a classificação.
GABARITO: Errado.

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(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) São duas as possíveis destinações


dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.
Comentário:
De fato, essas são as duas destinações finais possíveis aos documentos de arquivo:
recolhimento para guarda permanente ou eliminação.
GABARITO: Errado.

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6. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO


Você já estudou como os arquivos como um todo são classificados e estudou também a existência
de um plano para a classificação de documentos com base na natureza da organização (
especialmente nos termos propostos pelo Conarq), sendo uma importante fonte para a construção
da tabela de temporalidade.
Agora, é fundamental entender também quais os principais critérios utilizados para classificar os
documentos em um arquivo.
Lembre-se, desde já, que a regra geral é que os documentos sejam classificados, para fins de
organização e recuperação, com base nas funções de cada documento (princípio da proveniência e
ordem original).
Apesar disso, a Arquivologia, como uma ciência social aplicada, toda é possível o estabelecimento
de vários critérios diferentes de classificação dependendo do autor que a preparou (e há muitas!).
Veremos, nos próximos subtópicos, as principais classificações relevantes para efeito de provas.

6.1. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GÊNERO

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), gênero documental é a


à à à à à à à à à à à
particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por
vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos,
documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos
à à à à
Em outras palavras, a classificação por gênero diz respeito à configuração do documento em
relação a como ele comunica sua informação em termos de signos, suporte e formato. Vejamos
cada um dos gêneros de documentos segundo o DBTA:
Documento audiovisual
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens, fixas ou em movimento, e registros
sonoros, como filmes e fitas videomagnéticas.
Documento bibliográfico
Gênero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e periódicos.
Documento cartográfico
Gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou
de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas.
(...)
Documento digital
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
Documento eletrônico

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Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos
eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
(...)
Documento filmográfico
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som, como
filmes e fitas videomagnéticas. Também chamado de documento cinematográfico.
(...)
Documento iconográfico
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou
fotografadas, como fotografias e gravuras.
(...)
Documento micrográfico
Gênero documental integrado por documentos em microforma, como cartões-janela, microfilmes e tab-jacks.
(...)
Documento textual
Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de
reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios.

6.2. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À ESPÉCIE E TIPO

áàN àB à àD àá à NOBRáDE à à à à à à
como:
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação
da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.

A mesma norma estabelece que os tipos documentais são desdobramentos das espécies, da
seguinte forma:
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas-régias,
cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.

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6.3. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

Segundo a Resolução CONARQ 1/1995 os órgãos públicos deverão classificar seus arquivos
correntes com base em métodos de classificação que considerem a natureza dos assuntos dos
documentos resultantes de suas atividades e funções.
Em outras palavras, independentemente do uso de outras classificações, a classificação quanto à
natureza do assunto é obrigatória para os órgãos públicos.
Quanto à natureza do assunto um documento pode ser:
• Sigiloso: é o documento que deve ter acesso restrito e, por isso, requer medidas especiais
em sua custódia, divulgação e acesso.
• Ostensivo ou ordinário: é o documento que não possui sigilo e, por isso, em sua tramitação,
a regra é o acesso livre.

Dado que a regra na administração pública é a liberdade de acesso à informação, é preciso


entender que apenas algumas informações serão classificadas como sigilosas. Nos termos da Lei
12.527/2012 (Lei de Acesso à informação):
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto,
passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País,
ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos
internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou
tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico
nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e
seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em
andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Notou que apenas alguns casos é que possibilitam a classificação como sigilosas?

Com a classificação, as informações sigilosas terão atribuição de um grau de sigilo específico,


conforme apontado pela Lei 12.527/2012, com prazos específicos para guarda do sigilo:

ULTRASSECRETA SECRETA RESERVADA

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PRAZO 25 anos 15 anos 5 anos


MÁXIMO (sendo possível uma única (não há previsão legal de (não há previsão legal de
renovação) renovação) renovação)

Fonte: organizado pelo autor com base na Lei 12.527/2012

Apesar da existência desses prazos, a lei faculta à Administração o estabelecimento de sigilos até
determinado evento, desde que o evento seja antes do prazo.

Imagine que algumas informações sobre possíveis atentados terroristas tenham sido classificadas
em 2015, considerando-se fundamental seu sigilo até as olimpíadas de 2016. Uma ressalva pode
ser posta para que, antes de findar o prazo da classificação (seja ultrassecreta, secreta ou
reservada), as informações podem se tornar de acesso público, desde que transcorridas
normalmente as olimpíadas, sem nenhum atentado.
Há ainda um caso específico: o de informações que puderem colocar em risco aa segurança do
Presidente da República, do Vice-Presidente e de seus cônjuges e filhos. Nesse caso, as
informações serão classificadas como reservadas até o fim do mandato (atual ou próximo, em caso
de reeleição)

- talvez você esteja se perguntando: e qual o critério para classificar em reservada, secreta ou
ultrassecreta?
A regra é que deverá ser observado o critério menos restritivo possível (já que a regra da
administração pública é a transparência), considerando-se (Lei 12.527/2012, Art. 24, § 5o ):
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

6.3.1. Informações pessoais

A Lei 12.527/2012 estabelece que o tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como
às liberdades e garantias individuais.
Tais informações terão acesso restrito, independentemente de receberem classificação de sigilo
em função dos critérios estabelecidos em lei, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da
sua data de produção. Neste caso, apenas a própria pessoa e os agentes públicos legalmente
autorizados (podendo, tal servidor, ser responsabilizado no caso de utilização indevida) poderão
ter acesso às informações, a não ser que a divulgação seja autorizada por lei ou pela própria
pessoa a que se referem.

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Existem algumas exceções, casos nos quais o consentimento previsto não será exigido. Essas
situações excepcionais incluem as situações nas quais as informações forem necessárias:
• Para prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz,
e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;
• Para a realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou
geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se
referirem;
• Para o cumprimento de ordem judicial;
• Para a defesa de direitos humanos;
• Para a proteção do interesse público e geral preponderante;

Por fim, aponta o legislador que (Lei 12.527/2012, Art. 31, § 4o )::
§ 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não
poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que
o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de
fatos históricos de maior relevância.

Em outras palavras, ninguém poderá se esconder atrás do manto da restrição de acesso à


informação para praticar irregularidades ou esconder fatos históricos relevantes.

6.4. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À FORMA

Quanto à forma documental (também chamado de classificação quanto à tradição), os


documentos podem ser:
• Minutas: texto anterior ao original, sem rasuras ou modificações, faltando-lhe apenas a
validação final para se tornar o texto original.
o Atenção: rascunhos não são minutas - são redações preparatórias para se chegar a
um texto original, podendo ter correções, rasuras, supressões, etc., sendo anterior à
minuta.
• Texto original: é a versão final de um documento, sendo uma matriz acabada, limpa e
perfeita para cumprir seus objetivos.
• Cópia: é um documento idêntico ao original no que diz respeito à forma, diferindo
principalmente por não ser o primeiro, a matriz com subscrição dos autores. Suas
finalidades incluem a reprodução de originais e a substituição de originais perdidos.

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6.5. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO FORMATO

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) o formato é o conjunto de


características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e
conteúdo de um documento. Exemplos: livros, cadernos, pergaminhos, fichários, etc.

6.6. CLASSIFICAÇÃO QUANTO À CATEGORIA DOCUMENTAL

Trata-se da configuração do documento de acordo com a disposição (formato) e a natureza das


informações contidas. Segundo Belloto (2006, p.49) os documentos podem ser:
• Atos normativos: são manifestações da vontade de autoridades supremas, sendo de
cumprimento obrigatório. São os que emanam do Poder Legislativo ou de autoridade
administrativa competente em qualquer órgão e incluem: leis, decretos-leis, decretos,
estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, ordens
de serviço, decisões, acórdãos, despachos decisórios;
• Atos enunciativos: oferecem opiniões e esclarecem informações que já estão em outros
documentos, visando fundamentar resoluções de assuntos. Incluem: pareceres,
informações, relatórios, votos, despachos interlocutórios;
• Atos de assentamento: registram fatos ou ocorrências e incluem atas, termos, apostilas,
autos de infração;
• Atos comprobatórios: são derivados dos atos de assentamento e os comprovam, incluindo
certidões, traslados, atestados, cópias autenticadas;
• Atos de ajuste: são acordos de vontade entre partes (pactos) e incluem tratados, convênios,
contratos, ajustes, termos;
• Atos de correspondência: são os que, em geral, derivam de atos normativos, determinando-
lhes a execução, como alvarás, circulares, avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais,
imitações e exposições de motivos.

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6.7. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AOS ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS


(SCHELLENBERG): FUNCIONAL, ORGANIZACIOANAL E POR ASSUNTOS

Schellenberg (2006, p.84-94) apresenta três elementos principais a serem considerados nos
sistemas de classificação de documentos públicos, a saber: as ações a que os documentos se
referem, a estrutura do órgão que produz o documento e os assuntos do documento.
Com base nisso, o referido autor aponta a classificação dos documentos públicos em três critérios:
• Funcional: classificação de acordo com a função/atividades desempenhadas;
• Organizacional: classificação de acordo com a estrutura da organização que criou o
documento (utilizado primordialmente por meio da descentralização do arquivo);
• Por assunto: classificação de acordo com o assunto do documento (sendo este último tipo a
exceção). Incluem-se aqui as pastas de referências de referência e informações (que são
muito numerosas na administração pública dos dias de hoje).

(CESPE/ABIN/OTI 10) Transcorrido o prazo de classificação dos documentos ou consumado


o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso
público.
Comentário:
É exatamente o que é previsto pela lei de acesso à informação. Quando o documento é
classificado como sigiloso, recebe um grau de sigilo nos termos da LAI e, após transcorrido o
prazo, torna-se de acesso público.
GABARITO: Certo.

(CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo) Realizar o estudo de um documento mediante a


leitura do assunto tratado é um procedimento adotado para realizar a classificação
documental.
Comentário:
Em outras palavras, uma forma de classificar é baseada no assunto, o que está correto
segundo a classificação de scellenberg (2006).
GABARITO: Certo.

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(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) Os documentos de arquivo são


classificados de acordo com a sua função.
Comentário:
É exatamente essa a regra geral: funções/atividades geram um plano de classificação.
GABARITO: Certo.

(CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa) A ordenação numérica dos


processos administrativos torna a classificação desses processos desnecessária.
Comentário:
A classificação dos documentos é que deve ser base para a ordenação!
GABARITO: Errado.

Abraço!
Prof. Carlos Xavier
www.youtube.com/profcarlosxavier
Instagram: @Professorcarlosxavier

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7. ASPECTOS ESSENCIAIS PARA A PROVA

Classificação dos arquivos


Os arquivos podem ser classificados em função de diferentes critérios. O mais comum é que se
classifique os arquivos em relação a:
1. Natureza dos documentos;
2. Extensão de atuação;
3. Estágios de evolução;
4. Entidades mantenedoras.

Classificação quanto à natureza dos documentos


Quanto à natureza dos documentos os arquivos podem ser classificados como especiais ou
especializados.
Arquivos especiais são aqueles relativos a documentos especiais, definidos pelo Dicionário
B à àT àá à à à à à -textual, em suporte
não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso
à à à à à à à
Arquivos especializados, também conhecidos como arquivos técnicos, são aqueles constituídos
por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades específicas de uma área do
conhecimento humano. Para classificação como um arquivo especializado, a natureza do suporte
não é determinante.

Classificação quanto à extensão da atuação


Quanto à extensão, os arquivos podem acumular documentos correntes dos mais diferentes
órgãos da organização ou de apenas alguns órgãos operacionais específicos da mesma, resultando,
respectivamente, em um arquivo central/geral ou um arquivo setorial.
Assim, em resumo:
• Arquivo central é aquele que recebe documentos correntes dos diversos órgãos da
instituição e, com isso, passam a centralizar as atividades de arquivos correntes na mesma.
• Arquivo setorial é o arquivo de um órgão operacional qualquer, arquivando documentos
correntes de forma descentralizada.

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Classificação quanto aos estágios de evolução


Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são classificados em:
• Arquivo corrente: arquivos de documentos que, mesmo sem movimentação, são objeto de
consultas frequentes. Trata-se da primeira idade dos arquivos.
• Arquivo intermediário: são os arquivos que não são de uso corrente mas que possuem
valor primário, pois podem ser necessários para consulta por razões administrativas, legais,
etc.
• Arquivo permanente: são constituídos por documentos de valor histórico que devem ser
guardados permanentemente pela organização.

Classificação quanto às entidades mantenedoras


Trata-se da classificação em função da entidade/pessoa que mantém o funcionamento do arquivo.
E à àL à à à à à à à à à à à à à
uma leitura completa da Lei), Paes (2004, p.21) apresenta uma classificação mais detalhada,
apontando a existência de arquivos:
• Públicos
o Federal
▪ Central
▪ Regional
o Estadual
o Municipal
• Institucionais
o Instituições educacionais
o Igrejas
o Corporações não-lucrativas
o Sociedades, associações
• Comerciais
o Firmas
o Corporações
o Companhias
• Familiais ou pessoais.

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Teoria das três idades

ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

IDADE 1ª idade 2ª idade 3ª idade

VALOR DOS Primário; Primário Secundário;


DOCUMENTOS DE Administrativo; Histórico;
ARQUIVO
Imediato Mediato

LOCAL DE GUARDA Próximo Mais distante, por ser Viável ao acesso


mais barato público.

USO Frequente Menos frequente Eventual/raro

ACESSO Acumulador Acumulador Público em geral


+
autorizados

PRINCIPAIS 1ª fase vital; 2ª fase vital; 3ª fase vital;


SINÔNIMOS Arquivo ativo; Arquivo semiativo; Arquivo inativo;
Arquivo de gestão Arquivo no limbo; Arquivo histórico
Arquivo de movimento Purgatório;
Arquivo temporário

Valor dos documentos de arquivo


O valor primário de um documento refere-se ao seu valor como possibilidade de apoio às
atividades do dia-a-dia organizacional. Está ligado diretamente à utilidade imediata para a qual os
documentos foram criados e, por isso, possuem valor transitório.

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Valor Primário
Valor administrativo Valor Legal Valor fiscal

Valor que um documento Valor que um documento Valor atribuído a documentos


possui para a atividade possui perante a lei para ou arquivos para comprovação
administrativa de uma unidade comprovar um fato ou de operações financeiras ou
produtora, na medida em que constituir um direito. fiscais
informa, fundamenta ou prova
seus atos.

Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

O valor secundário de um documento refere-se ao seu valor histórico, servindo como fonte de
informações de pesquisa, tendo caráter permanente.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística apresenta a seguinte definição para valor
secundário:
Valor secundário
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros
usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.

O mesmo Dicionário apresenta ainda o que seria o valor permanente:


Valor permanente
Valor probatório ou informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Também chamado de valor arquivístico ou valor histórico.

Valor Permanente
Valor probatório Valor Informativo

Valor intrínseco (em razão do seu conteúdo, Valor que um documento possui pelas
circunstâncias de produção, assinaturas ou informações nele contidas,
selos) que permite a um documento de independentemente de seu valor
arquivo servir de prova legal. probatório.

Fonte: organizado pelo autor com base no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

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Protocolo
Protocolo é um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro,
autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo
atividade típica do arquivo corrente.
O mesmo termo (protocolo) também se refere ao número do registro que é dado ao documento
(pela atividade de protocolo) ou até ao livro de registro desses documentos.
Rotinas de protocolo:
• Recebimento: O recebimento é a atividade que consiste em recepcionar os documentos e
separá-los em dois tipos: oficial (ostensivo e sigiloso) e particular.
• Registro e autuação: O registro é a formalização do recebimento de um documento
arquivístico nos formulários e sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número
do identificação (útil para posterior controle) e identificação dos metadados (dados sobre
os documentos que ajudam na sua identificação e organização). A autuação, por sua vez, é
o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um processo, sendo
fundamental quando os documentos requerem análises, informações, despachos,
pareceres ou decisões.
• Classificação: a classificação do documento é consequência de sua análise e identificação
do conteúdo, que devem ser comparados às categorias presentes no plano de classificação
previamente elaborado, para saber em qual classe o documento analisado se inclui.
• Movimentação: expedição (externa) e distribuição (interna).
• Controle da tramitação: permite, através de registros eletrônicos ou não, saber exatamente
onde está o documento na organização, além de possibilitar o acompanhamento das datas
de movimentação em cada setor, identificação da pessoa que fez a movimentação, o
horário e a data de envio e recebimento, etc.

Avaliação de documentos, plano de classificação, tabela de temporalidade e destinação


A avaliação de documentos é feita por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
(CPAD), composta por equipes técnicas multidisciplinares incluindo arquivistas, servidores das
unidades envolvidas, historiador, profissional jurídico, profissional do campo de conhecimento
relacionado com os documentos, entre outros.
Plano de classificação
O plano de classificação é o documento que apresenta o plano segundo o qual os documentos de
arquivo serão organizados (tipicamente no arquivo corrente), para que se torne mais fácil a
recuperação da informação contida nos mesmos.
Ele permite a classificação com base nas atividades, funções e estrutura realmente existentes na
organização, definindo a organização física dos documentos de arquivo na prática. Assim, ele é a
base para a ordenação dos documentos no arquivo.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Plano de classificação

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Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,


elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Tabela de temporalidade e plano de destinação


A tabela de temporalidade é um importante instrumento por definir prazos de guarda (em anos) e
destinação final de documentos (recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, criando
um plano de destinação).
Os prazos de guarda serão estabelecidos ao considerarem-se a frequência de uso, as normas,
eventuais outras fontes de informações e prazos prescricionais sendo, em essência,
correlacionados com as ideias da teoria das três idades para os documentos: corrente,
intermediário.
A destinação também apontará o recolhimento (para o arquivo permanente) ou a eliminação
(destruição dos documentos), o que também está totalmente conectado com a teoria das três
idades.

Eliminação de documentos
A eliminação de documentos arquivísticos deve seguir alguns procedimentos, no que diz respeito
aos documentos de arquivo do Poder Público (nos termos dos normativos do Conarq, em especial
da Resolução 40/2014).
Um roteiro básico para a eliminação envolve (Resolução CONARQ 40/2014).:
1. Avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade;
2. Registro de documentos a serem eliminados por meio da elaboração de Listagem de
Eliminação de Documentos;
3. Aprovação da Listagem anterior pela CPAD e autoridades competentes;
4. Submissão da Listagem de Eliminação de Documentos à instituição arquivística pública, na
sua respectiva esfera de competência, para autorização da eliminação. O encaminhamento
deve ser feito em duas vias assinadas e rubricadas;
5. Autorização pela instituição arquivística pública, na respectiva esfera de competência;
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial,
sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de
divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos;
7. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do
periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos foi publicado;
8. Eliminar os documentos. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter
público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização,
desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos

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documentos não possa ser revertida. A eliminação dos documentos deverá,


obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o
procedimento. A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos
documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio
ambiente e da sustentabilidade;
9. Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação
de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de
eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada
publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico;
10. Encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a
eliminação foi efetivada.

==11f6b4==

Classificação dos documentos de arquivo


Quanto ao gênero: à à à à à à à à à à
essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico
e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos
bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos,
à à à à à
Quanto à espécie e tipo: A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) apresenta o
à à à
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação
da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.
A mesma norma estabelece que os tipos documentais são desdobramentos das espécies, da
seguinte forma:
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas-régias,
cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.
Quanto à natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso.
Quanto à forma: minutas, textos originais, cópia.
Quanto ao formato: Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) o
formato é o conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da
estrutura da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: livros, cadernos, pergaminhos,
fichários, etc.
Quanto à categoria: atos normativos, enunciativos, assentamento, comprobatórios, ajuste,
correspondência.
Quanto aos elementos dos documentos públicos (Schellenberg): funcional (atividade/função da
organização; organizacional (estrutura), por assunto.

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8. QUESTÕES COMENTADAS

Questões sobre Classificação de arquivos

1. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Conjuntos de


documentos acumulados por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
são considerados documentos privados.
Comentário:
Arquivos acumulados por entidades privadas que realizam serviços públicos são considerados
arquivos públicos, e não privados.
GABARITO: Errado.

2. (CESPE/IPHAN/Técnico I Área 4/2018) Os arquivos privados identificados pelo Estado


como de interesse público e social não podem ser transferidos para o exterior.
Comentário:
Exatamente o que é previsto pela Lei 8.159/1991: eles realmente não podem ser transferidos para
o exterior!
GABARITO: Certo.

3. (CEPS-UFPA/UFPA/Arquivista/2018) De acordo com a teoria arquivística, o arquivo


especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana
num campo específico, independentemente da forma física que apresentem. Essa é uma
classificação que diz respeito
a) à natureza dos documentos.
b) à natureza do assunto.
c) aos estágios da sua evolução.
d) à extensão da sua atuação.
e) ao gênero.
Comentário:
A questão mistura classificação de arquivos e classificação de documentos.
Na classificação de arquivos temos apenas a letra A (que é a resposta) e a letra C (que se refere as
arquivos permanentes, intermediários e correntes).
GABARITO: A.

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4. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Assinale a opção que, conforme explícito na


terminologia arquivística, apresenta um exemplo de arquivo especializado.
a) Arquivo Central.
b) Arquivo Setorial.
c) Arquivo Privado.
d) Arquivo Médico.
e) Arquivo de Microfilmes.
Comentário:
O arquivo especializado é aquele baseado em determinada área de especialização do
conhecimento, e era isso que você precisaria buscar nas alternativas.
Assim, como a única alternativa que traz uma área de especialização do conhecimento é a que fala
à à à -se da resposta.
GABARITO: D.

5. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Sobre os arquivos privados, com


base na Lei nº 8.159/91, analise as afirmativas a seguir.
( ) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social.
( ) O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
é ostensivo.
( ) Os arquivos privados identificados como de interesse público e social são recolhidos aos
arquivos públicos.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) F V F.
b) F V V.
c) V F F.
d) V V F.
e) F F V.
Comentário:
Vejamos:
I) verdadeiro. Está perfeita.
II) Falsa. O acesso a documentos privados identificados como de interesse público e social pode se
dar por autorização legal ou do proprietário. Os documentos não se tornam ostensivos
automaticamente.
III) Falsa. Os arquivos privados podem, nesse caso específico, ter sua guarda transferida para os
arquivos públicos, caso seja do interesse do proprietário, sendo tal transferência revogável. Como
isso não é o mesmo que criar uma situação em que os arquivos são necessariamente recolhidos
aos arquivos públicos (como afirmado pela assertiva), está errada.

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GABARITO: C.

6. (QUADRIX/CRP2/Assistente Administrativo/2018) De acordo com a entidade


mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados. Com
relação aos arquivos públicos, julgue os próximos itens.
I Os arquivos públicos são mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal,
estadual e municipal) e em todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).
II Os arquivos públicos são mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos.
III Arquivos públicos organizam e conservam informações não orgânicas (que não refletem as
atividades da instituição).
IV Arquivos públicos priorizam a informação para fins culturais.
Assinale a alternativa correta.
a) Apenas o item I está certo.
b) Apenas o item II está certo.
c) Apenas os itens I e II estão certos.
d) Apenas os itens I e III estão certos.
e) Apenas os itens I, II e IV estão certos.
Comentário:
Em vez de a banca definir os arquivos públicos ela afirma algo sobre os arquivos públicos,
exemplificando (mas com linguagem de definição). É impreciso, mas era possível se chegar à
resposta. Vejamos:
I) certo. Os arquivos mantidos por órgãos públicos realmente são arquivos públicos.
II) certo. Os arquivos mantidos por entidades privadas que prestam serviços públicos realmente
são arquivos públicos.
III) errado. Todo arquivo possui documentos orgânicos.
IV) errado. Informações de arquivo são tipicamente funcionais/administrativas/legais, e não
culturais (como em museus).
GABARITO: C

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Questões sobre Teoria das 3 idades

7. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) Transferência é a


atividade de passagem dos documentos ao arquivo permanente.
Comentário:
Transferência é a passagem do arquivo corrente para o intermediário.
GABARITO: Errado.

8. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Um dos motivos para a manutenção dos documentos nos


arquivos correntes é
a) o valor informativo.
b) o prazo precaucional.
c) o encerramento da tramitação.
d) a destinação final.
e) a grande possibilidade de uso dos documentos.
Comentário:
Os documentos são mantidos nos arquivos correntes por possuírem valor primário e grande
possibilidade de frequência de uso, mesmo que não haja movimentação.
GABARITO: E.

9. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Os


documentos existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes.
Comentário:
A regra à à à à à à à àá à à à à à
as quais os documentos existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos
correntes: caso sejam novamente necessários enquanto documentos administrativos.
Assim, ao meu ver, a banca errou com esse gabarito. Deveria ter anulado a questão, por múltipla
possibilidade de entendimento.
GABARITO considerado: errado.

10. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) No


arquivo corrente, prevalece o valor secundário, isto é, probatório e informativo.
Comentário:
O valor probatório e informativo prevalecem no arquivo permanente, com valor secundário. O
valor primário é funcional, administrativo, legal, etc., prevalecendo no arquivo primário.
GABARITO: Errado.

11. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) No O


arquivo corrente caracteriza-se pela existência de uso em grande frequência ou de possibilidade
de uso em um conjunto documental.

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Comentário:
O arquivo corrente caracteriza-se pelo valor primário e grande uso, devendo estar próximos ao
seus acumuladores.
áà à à à à à à à à à à à à à à à
Faz sim! Trata-se da possibilidade de uso, considerando o fundo do qual é proveniente. Em outras
palavras, é blá-blá-blá para dizer que um documento pode ser corrente por seu uso ser muito
provável no contexto do fundo do qual provém.
GABARITO: Certo.

12. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) O arquivo


intermediário, por sua natureza, deve ser descentralizado e ficar localizado próximo do usuário
direto.
Comentário:
O arquivo intermediário, por sua natureza, fica mais distante do usuário e costuma ser vinculado à
gestão do arquivo permanente, já que é menos utilizado, para evitar a proliferação de depósitos
na organização.
GABARITO: Errado.

13. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) Os arquivos permanentes devem ser


preservados apenas se ficar constatado o seu uso específico, imediato ou remoto.
Comentário:
Errado. Os arquivos permanentes devem ser preservados se possuírem valor secundário, como
referência histórica sobre a organização e seus documentos.
GABARITO: Errado.

14. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) A teoria das três idades documentais é um


princípio arquivístico, na medida em que é um conceito geral aplicável a qualquer realidade
documental arquivística e plenamente aceito pela comunidade científica da área.
Comentário:
A teoria das três idades não é um princípio arquivístico. Trata-se do ciclo de vida dos documentos.
GABARITO: Errado.

15. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) O trajeto da documentação, que inclui sua


tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções,
corresponde ao ciclo vital do documento.
Comentário:
Este trajeto, na visão do Cespe, seria a criação de um documento e estabelecimento no arquivo
corrente, sua transferência para o intermediário e recolhimento para o permanente (ou
eliminação anterior).
GABARITO: Certo.

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16. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 1/2018) A O arquivo permanente é destinado à


guarda de documentos que perderam seu valor administrativo, mas que ainda possuem valor
legal ou histórico.
Comentário:
É exatamente isso! O arquivo permanente realmente guarda os documentos de arquivo que
possuem valor histórico, probatório, informativo, legal, etc., mas que perderam o valor
primário/administrativo/funcional.
GABARITO: Certo.

17. (CESPE/STM/TJAA/2018) O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três


idades. A primeira delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física
mais próxima ao acumulador do documento.
Comentário:
De fato, as três idades envolvem a corrente a intermediária e a permanente. Na corrente, que é
explorada pela questão em mais detalhes, temos valor primário, uso frequente e localização física
próxima.
GABARITO: Certo.

18. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) O segundo momento do ciclo de vida dos documentos de


arquivos inicia-se na fase de
a) recolhimento.
b) eliminação.
c) transferência.
d) expurgo.
e) reformatação.
Comentário:
O segundo momento do ciclo de vida de documentos é o arquivo intermediário. Ele começa na
transferência dos documentos de arquivo do corrente para o intermediário!
GABARITO: C.

19. (CESPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional Apoio Administrativo/2017) De acordo


com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.
Comentário:
Questão certeira: as três idades são a corrente (primeira), intermediária (segunda) e permanente
(terceira).
GABARITO: Certo.

20. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo Secretário/2018) Os arquivos correntes têm, entre outras


características, a de abrigar documentos

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a) cuja vigência já se esgotou.


b) frequentemente consultados.
c) desprovidos de todo e qualquer grau de sigilo.
d) de valor histórico.
e) correspondentes apenas às atividades-fim.
Comentário:
Os documentos são mantidos nos arquivos correntes por possuírem valor primário e grande
possibilidade de frequência de uso, mesmo que não haja movimentação.
GABARITO: B

21. (FCC/SEGEP-MA/Auxiliar de Fiscalização Agropecuária/2018) O arquivo corrente


distingue-se dos demais arquivos (intermediário e permanente) pela presença de documentos
a) vigentes e de uso frequente.
b) gerados pelos órgãos superiores da administração.
c) destinados a fundamentar pareceres jurídicos.
d) confidenciais e de acesso restrito.
e) que não serão descartados no processo de avaliação.
Comentário:
Os arquivos correntes são compostos por documentos que possuem valor primário e uso
recorrente. Os arquivos intermediários possuem valor primário e baixo uso. Os arquivos
permanentes possuem valor apenas secundário.
Assim, a diferença dos correntes para os demais é que eles possuem uso recorrente, conforme
alternativa A.
GABARITO: A.

22. (FCC/Câmara Legislativa do Distrito Federal/Técnico Legislativo Arquivo e


Biblioteca/2018) O arquivo intermediário é um conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Verifica-se que a afirmativa está
a) incorreta; esse arquivo reúne documentos que se encontram no seu período final de vigência
que serão avaliados.
b) correta; a destinação será o arquivo permanente ou o retorno ao arquivo corrente,
dependendo da frequência de uso.
c) incorreta; chamado pré-arquivo, reúne documentos já avaliados e destinados.
d) incorreta; o uso é controlado em função do seu valor histórico ou administrativo.
e) correta; são também conhecidos como documentos de segunda idade.
Comentário:

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A afirmativa está correta para os arquivos intermediários, também conhecidos como de segunda
idade, limbo ou purgatório. As destinações a partir dele são, normalmente, o arquivo permanente
ou a eliminação.
GABARITO: E.

23. (FCC/Câmara Legislativa do Distrito Federal/Técnico Legislativo Arquivo e


Biblioteca/2018) Um usuário solicita a consulta de documentos administrativos referentes à
inauguração de Brasília. Então, o Técnico de Arquivo e Biblioteca lhe indica uma série de
documentos
a) históricos.
b) intermediários.
c) permanentes.
d) classificados.
e) funcionais.
Comentário:
Os documentos, nesse caso, já não possuem mais valor primário, apenas valor secundário (valor
histórico) trata-se dos documentos permanentes.
N à à à à à à à à à à à à à
de valor histórico cuidado com isso!
GABARITO: C.

24. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) Quando se envia documentos dos arquivos


correntes para o arquivo intermediário, realiza-se atividade de transferência.
Comentário:
Perfeito. Revisando: a transferência é do arquivo corrente para o permanente. O recolhimento é
para o permanente. A eliminação é a destruição do arquivo.
GABARITO: Certo.

25. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) Para que o documento faça parte do arquivo


corrente, ele precisará apresentar valor secundário.
Comentário:
O documento em arquivo corrente possui valor primário, e não secundário (como no arquivo
permanente).
GABARITO: Errado.

26. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) O recolhimento consiste na saída de


documentos dos arquivos correntes ou intermediários e em seu envio ao arquivo permanente.
Comentário:

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O recolhimento realmente é a operação na qual os documentos de arquivo passam para o arquivo


permanente, conforme afirmado pelo examinador na questão em análise.
GABARITO: Certo.

27. (Quadrix/CFBio/Agente Administrativo/2018) O recolhimento é a passagem de


documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua
destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Comentário:
Recolhimento, na verdade, é a passagem para o arquivo permanente!
GABARITO: Errado.

28. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) A organização dos acervos arquivísticos é


fundamentada na teoria das três idades.
Comentário:
A teoria das 3 idades aponta as diferentes idades de um arquivo em função da sua importância e
grau de consulta. A organização dos acervos, por sua vez, é feita por respeito aos princípios
arquivísticos (em especial o da proveniência/respeito aos fundos).
GABARITO: Errado.

29. (Quadrix/CFO-DF/Secretariado Executivo/2017) Para facilitar a gestão da informação nas


organizações, costuma-se adotar a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os arquivos
intermediários são os arquivos que não são mais acessados frequentemente, mas, pelo pouco
tempo de arquivamento, ainda podem ser solicitados.
Comentário:
Os arquivos intermediários realmente possuem valor primário mas o uso não é tão frequente.
Como eles ainda podem ser utilizados (já que não passou um tempo completo para ele perder
todo o valor primário), pode-se afirmar exatamente o que a questão disse.
GABARITO: Certo.

30. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Secretariado/2017) Para facilitar a gestão da informação


nas organizações, costuma-se adotar a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os arquivos
intermediários são os arquivos que não são mais acessados frequentemente, mas, pelo pouco
tempo de arquivamento, ainda podem ser solicitados.
Comentário:
N à à à à à à à à à à à à à à
Certamente caberia recurso (e certamente muita gente tentou), mas o melhor é considerar sua
inexistência em questões do tipo certo/errado.
GABARITO: Errado.

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31. (IESES/CEGÁS/Assistente Técnico Administrativo/2017) O tipo de arquivo que se


caracteriza pela guarda de documentos e papéis que oferecem baixa frequência de uso, consulta
ou referência é denominado:
a) Arquivo permanente.
b) Arquivo corrente.
c) Arquivo morto.
d) Arquivo intermediário.
Comentário:
O arquivo que possui documentos que ainda são usados pela organização, mas cuja frequência de
uso é baixa, é o arquivo intermediário.
GABARITO: D.

32. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Os conjuntos de documentos


estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos
no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados, são
denominados
a) arquivos intermediários.
b) acervos de protocolo.
c) fundos de arquivo.
d) arquivos correntes.
e) pré-arquivos.
Comentário:
Os arquivos com documentos de valor primário, alta consulta e guarda próxima são os correntes!
GABARITO: D.

33. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) A unidade arquivística responsável


pelo processamento técnico de documentos com uso pouco frequente, aguardando pelo
cumprimento do valor primário estabelecido pelo instrumento de avaliação, no âmbito da
gestão de documentos, é denominada
a) pré-arquivo.
b) arquivo setorial.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo central.
e) serviço de arquivo.
Comentário:

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A unidade arquivística ligada aos arquivos que possuem valor primário mas que já não possuem
muito uso é a de arquivo intermediário.
GABARITO: C.

34. (FGV/COMPESA/Assistente de Saneamento e Gestão Assistente de Gestão e Serviços


Comerciais/2018) Em uma organização pública, durante a avaliação de arquivos correntes, com
base na tabela de temporalidade, foi definida a parte dos documentos que deveria ser destinada
ao arquivo permanente.
Assinale a opção que indica o nome desse procedimento.
a) Alocação.
b) Transferência.
c) Translado.
d) Recolhimento.
e) Repasse.
Comentário:
A operação de mudança de um documento de arquivo do corrente ou intermediário para o
à à à à
GABARITO: D.

35. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Dentro do conceito de gestão de


documentos, sobre os tipos de arquivo, assinale (V) para a afirmativa verdadeira e (F) para a
falsa.
( ) Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor
primário, é objeto de consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual
compete sua administração.
( ) Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso
muito frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda eliminação.
( ) Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
de seu valor secundário.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) F V F.
b) F V V.
c) V F V.
d) V V F.
e) F F V.
Comentário:
Vejamos:

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I) certa. Está perfeita, não há o que comentar


II) errada. O arquivo intermediário possui uso muito frequente e aguarda destinação, que pode ser
o recolhimento ou eliminação.
III) certa. Está perfeita, não há o que comentar.
GABARITO: C.

36. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Segundo a classificação do


estágio de evolução, pautada na teoria das três idades, um arquivo pode ser
a) histórico.
b) permanente.
c) textual.
d) setorial.
e) privado.
Comentário:
O arquivo pode ser, com base na teoria das 3 idades: corrente, intermediário e permanente.
Desses três, o único que se apresenta na questão é o permanente.
GABARITO: B.

37. (FGV/Câmara de Salvador BA/Analista Legislativo Municipal Arquivista/2018) Visando


racionalizar a guarda dos documentos e economizar o custo com espaço físico e equipamentos,
documentos que aguardam por um grande prazo para serem eliminados devem ser enviados
para o arquivo:
a) corrente;
b) intermediário;
c) permanente;
d) especial;
e) especializado.
Comentário:
Se o documento de arquivo já não é mais utilizado com frequência, ele deve seguir para o arquivo
intermediário, onde pode ficar mais distante do produtor e gerar economias para a organização
com espaço físico e equipamentos.
O detalhe: se eles vão ser eliminados depois de um longo prazo, eles não podem estar no arquivo
permanente, pois não há eliminação a partir dali!
GABARITO: B.

38. (FGV/SEPOG-RO/Técnico em Políticas Públicas e Gestão Governamental/2017) Em relação


à gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.

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I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou os que, mesmo sem movimentação,


constituam consultas frequentes.
II. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
III. Consideram-se documentos permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Está correto o que se afirma em
a) II, apenas.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
e) I, II e III.
Comentário:
As três assertivas estão perfeitamente apresentadas, totalmente aderentes à teoria. Diria que
parece até que foram tiradas do nosso curso! =)
Não há o que comentar sobre elas...
GABARITO: E.

39. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/2017) Assinale a alternativa que apresenta


o valor predominante encontrado nos documentos que compõem o arquivo corrente.
a) Informativo.
b) Probatório.
c) Primário.
d) Pesquisa retrospectiva.
e) Histórico.
Comentário:
O valor predominante dos arquivos correntes e intermediários é o primário. O valor dominante
dos arquivos permanentes é o secundário.
GABARITO: C.

40. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/Arquivologia/2018) A respeito dos


arquivos intermediários, assinale a alternativa correta.
a) Todos os documentos acumulados deverão passar pelo arquivo intermediário.
b) No último ano de guarda dos documentos nos arquivos intermediários, os documentos
deverão ser digitalizados.

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c) O valor primário dos documentos dos arquivos intermediários vai diminuindo com o tempo até
o completo esgotamento.
d) Os documentos transferidos dos arquivos correntes deverão receber uma nova classificação.
e)Somente os documentos em suporte papel deverão ser transferidos para os arquivos
intermediários.
Comentário:
Vejamos:
a) errado. Nem todos os documentos precisam passar pelo arquivo intermediário, sendo possível
seu recolhimento direto do corrente para o permanente, ou sua eliminação ainda na fase
corrente.
b) errado. Isso simplesmente não existe...
c) está perfeito!
d) errado. A classificação não muda.
e) errado. Documentos em qualquer suporte passam pelas diferentes idades.
GABARITO: C.

41. (CS-UFG/UFG/Assistente em Administração/2018) Os acervos são extremamente


importantes no serviço público. De acordo com Lodolini (1984), os que são formados por acervos
de cinco a 15-20 anos, ainda sob a guarda dos órgãos que os produziram e com a mesma
vigilância, são
a) os arquivos.
b) os pré-arquivos.
c) os arquivos correntes.
d) os arquivos de depósito.
Comentário:
Q à à àC à à à à à à à à à à àL à à à
qual:
1ª idade: arquivos correntes, formados por acervos de zero a cinco anos que estejam sob guarda
de quem os produziu e sob a vigilância da administração arquivística;
2ª idade: arquivos de depósito, formados por acervos que possuam de 5 a 15-20 anos;
à à à à - à à à à -50 anos da elaboração do documento;
à à à à à à à à à e a administração
arquivística. Nesse caso específico, apenas os documentos de arquivo com mais de 50 anos estão
incluídos.
GABARITO: C.

42. (COSEAC/UFF/Técnico em Arquivo/2017) A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe


sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, classificando os documentos públicos
como correntes, intermediários e permanentes. Os arquivos correntes são aqueles destinados
aos documentos com valor primário, que podem ser distinguidos pelo(a):

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a) capacidade de gerar controvérsias.


b) facilidade de entendimento.
c) obsolescência prevista.
d) baixo nível de complexidade.
e) alto índice de uso.
Comentário:
Na essência, o valor primário, alto índice de uso e proximidade da guarda documental é que
distinguem o arquivo corrente dos demais.
GABARITO: E.

43. (CONSULPLAN/Câmara de Belo Horizonte MG/Arquivista/2018) Analise as afirmativas a


seguir a respeito do ciclo de vida dos documentos.
I. A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos.
II. A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos.
III. A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida.
Estão corretas as afirmativas
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
Comentário:
I e II estão perfeitas, pois o ciclo de vida realmente é representado pelas três idades, que constam
na tabela de temporalidade.
III está errada, pois documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados.
GABARITO: B.

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Questões sobre Protocolo

44. (CESPE/Polícia Federal/Papiloscopista Policial Federal/2018) O protocolo é uma atividade


que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo permanente.
Comentário:
O protocolo é uma atividade que faz parte dos arquivos correntes!
GABARITO: Errado.

45. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) O protocolo providencia a tramitação dos documentos de


arquivo e toma decisões sobre as demandas contidas neles.
Comentário:
O protocolo realmente faz a tramitação de documentos, via distribuição (para destinatários
internos) e expedição (para destinatários externos), mas quem decide sobre o conteúdo é a área
responsável, e não o serviço de protocolo.
GABARITO: Errado.

46. (CESPE/IPHAN/Auxiliar institucional Área 2/2018) Ao receber uma correspondência


ostensiva, o protocolo deve abri-la imediatamente.
Comentário:
De fato, ao receber uma correspondência sem classificação de sigilo (classificada, quanto à
natureza do assunto, como ostensiva) o protocolo deve abrir o documento e encaminhá-la para a
área responsável.
GABARITO: Certo.

47. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) No protocolo, a documentação oficial


e a documentação particular recebem o mesmo tratamento, tanto na fase de recebimento
quanto na de distribuição.
Comentário:
No protocolo, a documentação oficial e a particular recebem tratamento distinto: a particular é
enviada para os destinatários sem ser aberta. A oficial é aberta e registrada (se ostensiva) e
enviada ao seu destinatário final.
GABARITO: Errado.

48. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A distribuição de documentos é


realizada de acordo com o teor da documentação.
Comentário:
A distribuição de documentos é a tramitação para destinatários internos, e realmente é feita a
depender do teor da documentação. Se a documentação for particular, a distribuição é feita sem
abertura. Se for oficial, será feita após abertura. Além disso, é preciso identificar o destinatário ou

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o assunto em uma documentação oficial (teor da mesma) para que se possa saber para quem vai a
distribuição.
GABARITO: Certo.

49. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) Na expedição, o protocolo deve


separar os documentos originais de suas cópias.
Comentário:
Não é papel do protocolo a preparação de cópias e sua separação. Cabe apenas, na expedição, a
verificação se faltam folhas e anexos e o seu correto envio.
GABARITO: Errado.

50. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A existência de controles paralelos de


tramitação de documentos contribui para agilizar a localização da documentação.
Comentário:
Ao contrário, o ideal é que se evite a existência de controles paralelos, para que o
acompanhamento não fique bagunçado!
GABARITO: Errado.

51. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A utilização de sistemas de protocolo


informatizados torna dispensável a utilização dos controles de tramitação tradicionais.
Comentário:
“ à àC U Bà à à à à à à à à à à
documentos não torna à à à à à à à à à
à à à à à à à à à à à à à
à à
GABARITO: Errado.

52. (CESPE/STM/TJAA/2018) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de


protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em
um sistema informatizado.
Comentário:
O setor de protocolo, ao receber um documento, deve registrá-lo, seja em um sistema
informatizado ou em formulários tradicionais, conforme seja o uso próprio da organização.
GABARITO: Certo.

53. (CESPE/MPI-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) A classificação de um


documento de arquivo deve ser feita no momento em que ele chega ao arquivo permanente.
Comentário:
A classificação de um documento deve ser feita no protocolo!
GABARITO: Errado.

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54. (CESPE/STM/TJAA/2018) A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo


setor de protocolo.
Comentário:
O setor de protocolo recebe, registra, tramita, etc. o documento para as áreas. Não cabe ao
protocolo a eliminação de documentos.
GABARITO: Errado.

55. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Uma das
atividades que podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.
Comentário:
O protocolo possui várias atividades, tais como o recebimento, registro, autuação, classificação,
expedição, distribuição e controle da movimentação. Como o registro realmente é uma das
atividades, a afirmativa está correta.
GABARITO: Certo.

56. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) As atividades de protocolo, expedição e


arquivos correntes são similares, motivo pelo qual devem funcionar de forma integrada.
Comentário:
As atividades de protocolo fazem parte dos arquivos correntes. As atividades de expedição fazem
parte das atividades de protocolo. Trata-se da decomposição de uma em outra, e não de
sinônimos uma da outra. Assim, apesar do funcionamento de forma integrada, não devemos
entende-las como similares!
GABARITO: Errado.

57. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) O protocolo realiza várias atividades, entre as quais está a


identificação dos metadados, que é conhecida como
a) registro.
b) expedição.
c) tramitação.
d) distribuição.
e) recebimento.
Comentário:
A identificação e aposição das informações sobre o documento (metadados) se dá na atividade de
registro.
GABARITO: A.

58. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Depois de recebidos no


protocolo, os documentos devem ser registrados e, em seguida, distribuídos aos destinatários.

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Comentário:
Perfeita! Os documentos realmente devem ser registrados e distribuídos pelo protocolo!
GABARITO: Certo.

59. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) A verificação da presença ou ausência de


anexos nos documentos não é atribuição do protocolo.
Comentário:
Ao contrário, o protocolo deve verificar se há ou não anexos no documento na recepção, para que
o mesmo possa ser adequadamente registrado.
GABARITO: Errado.

60. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 1/2018)A avaliação de documentos é uma das


atividades precípuas da área de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de
temporalidade dos documentos.
Comentário:
A atividade de avaliação é separada e distinta da atividade de protocolo. Por não possuir relação, a
questão está errada.
GABARITO: Errado.

61. (CESPE/Técnico de Gestão Educacional Secretário/2017) As atividades de protocolo se


desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
Comentário:
Não! Protocolo faz parte dos arquivos correntes!
GABARITO: Errado.

62. (FCC/SEGEP-MA/Auxiliar de Fiscalização Agropecuária/2018) De acordo com o Manual de


padronização da organização de escritórios, publicado pela Agência Estadual de Defesa
Agropecuária do Maranhão em outubro de 2017, os documentos técnicos e administrativos
gerados pelos escritórios de atendimento devem ser repassados aos chefes das Unidades
Regionais. Estes, por sua vez, devem encaminhá-los para a Unidade Central, onde serão
distribuídos aos respectivos destinatários pelo serviço de
a) almoxarifado.
b) protocolo.
c) marketing.
d) cadastramento.
e) fiscalização.
Comentário:

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Você não precisava conhecer o respectivo manual para saber que os documentos são recebidos e
encaminhados para os destinatários por meio do serviço de protocolo bastava conhecer o que é
o serviço de protocolo em sua essência!
GABARITO: B.

63. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Assinale a opção que indica a


denominação do serviço arquivístico encarregado do recebimento, registro, classificação,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, dentro de um programa de
gestão de documentos.
a) Arquivo corrente.
b) Protocolo.
c) Arquivo central.
d) Arquivo setorial.
e) Pré-arquivo.
Comentário:
Questão bastante objetiva. Bastava você lembrar das atividades essenciais do protocolo e você já
iria direto à resposta.
GABARITO: B.

64. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Assinale a opção que indica, dentre as


atividades realizadas em um órgão público, as que são exercidas pelo Setor de Protocolo.
a) Recebimento, autuação e eliminação.
b) Recebimento, registro e arquivamento.
c) Recebimento, registro e autuação.
d) Registro, classificação, digitalização.
e) Registro, autuação, arquivamento.
Comentário:
O protocolo possui várias atividades, tais como o recebimento, registro, autuação, classificação,
expedição, distribuição e controle da movimentação. Como o registro realmente é uma das
atividades, a afirmativa está correta.
GABARITO: C.

65. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público/2018) O setor de protocolo tem a função de


controlar a tramitação dos documentos de uma entidade, acompanhando seu andamento e
prestando informação aos interessados.
Em um protocolo, a abertura de um processo é conhecida como
a) avaliação.
b) recebimento.

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c) expedição.
d) autuação
e) classificação.
Comentário:
E à à à à à à à à à à à à à à à à à
processo.
GABARITO: D.

66. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Assinale a opção que indica a


atitude correta a ser tomada pelo protocolo, caso receba um documento considerado sigiloso.
a) Descartar o item e informar a autoridade superior.
b) Descartar o item, após o registro oficial.
c) Encaminhar diretamente ao destinatário.
d) Encaminhar ao destinatário, após a abertura e o registro do documento.
e) Produzir uma cópia do documento e encaminhar ao destinatário.
Comentário:
O documento sigiloso deve ser identificado e enviado diretamente ao destinatário, sem ser aberto.
GABARITO: C.

67. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo/2018) O ato pelo qual determinado documento passa a


formar processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido
como
a) autuação.
b) anexação.
c) juntada.
d) apensamento.
e) aditamento.
Comentário:
Questão simples, para a qual bastava você saber que a criação de um processo em um serviço de
protocolo é resultado da atividade de autuação.
GABARITO: A.

68. (FGV/Câmara de Salvador BA/Analista Legislativo Municipal Informação


Legislativa/2018) Uma das funções do protocolo é saber exatamente onde estão os documentos
que se encontram em tramitação.
Para atingir esse objetivo, o profissional da informação deve proceder ao registro do documento
em um sistema de controle, atribuindo-lhe um(a):
a) assunto;

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b) prazo;
c) número;
d) espécie;
e) data.
Comentário:
No protocolo, é fundamental o registro de um número para o documento ou processo, para
posterior controle da tramitação.
GABARITO: C.

69. (Quadrix/CRMV-DF/Agente Administrativo/2017) As atividades de protocolo são


desenvolvidas nos arquivos correntes.
Comentário:
Questão simples, bastava você se lembrar que, de fato, protocolo é um conjunto de atividades de
arquivos correntes.
GABARITO: Certo.

70. (COMPERVE/UFRN/Técnico em Arquivo/2017) Os serviços de protocolo ou unidades


protocolizadoras são essenciais na administração pública, sobretudo no âmbito dos arquivos
correntes, já que são responsáveis pela autuação e controle do fluxo dos documentos. São
atividades essenciais desenvolvidas nos serviços de protocolo:
a) recebimento, classificação, distribuição e expedição.
b) arranjo, acesso, destinação e recebimento.
c) descrição, arranjo, acesso e destinação.
d) expedição, descrição, classificação e distribuição.
Comentário:
Protocolo é um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro,
autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo
atividade típica do arquivo corrente.
Assim, considerando todas as possibilidades, a única realmente possível de constar como resposta
é a letra A.
GABARITO: A.

71. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/Arquivista/2017) As atividades de


protocolo são de responsabilidade dos arquivos
a) intermediários.
b) permanentes.
c) centrais.
d) correntes.

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e) gerais.
Comentário:
Questão bem objetiva: protocolo está no arquivo corrente!
GABARITO: D.

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Questões sobre Avaliação, plano de classificação, tabela de temporalidade e eliminação

72. (CESPE/Polícia Federal/Escrivão/2018) A classificação de documentos de arquivo é


realizada com a aplicação do código de classificação, instrumento que é preparado a partir das
funções e atividades que gerem os documentos.
Comentário:
O código de classificação realmente é aplicado para a classificação dos documentos, nos termos do
plano de classificação e considerando as funções e atividades da organização.
GABARITO: Certo.

73. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A teoria das três idades é


utilizada para configurar a tabela de temporalidade.
Comentário:
A teoria das 3 idades realmente é basilar para o estabelecimento da tabela de temporalidade, pois
esta aponta o destino dos diferentes tipos de arquivo a partir de determinados prazos e eventos.
GABARITO: Certo.

74. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A tabela de


temporalidade é formada, exclusivamente, pelos documentos da atividade-fim, que são os mais
importantes e a razão de ser da própria instituição.
Comentário:
É preciso ter uma tabela de temporalidade tanto para as atividades-fim quanto para as atividades-
meio.
GABARITO: Errado.

75. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A classificação dos


documentos de arquivo é feita por meio do plano denominado plano de destinação.
Comentário:
O Plano de Destinação aponta a destinação dos documentos (eliminação ou recolhimento). O
plano de classificação é que aponta a classificação.
GABARITO: Errado.

76. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) São duas as possíveis


destinações dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.
Comentário:
De fato, essas são as duas destinações finais possíveis aos documentos de arquivo: recolhimento
para guarda permanente ou eliminação.
GABARITO: Errado.

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77. (CESPE/STM/TJAA/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um documento


destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
Comentário:
Eliminação é a destruição completa, e não a digitalização, que pode se dar, por exemplo, para a
guarda permanente.
GABARITO: Errado.

78. (CESPE/STM/TJAA/2018) O instrumento utilizado para a classificação de documentos de


arquivo é o inventário analítico.
Comentário:
Errado. O instrumento para isso é o plano de classificação.
GABARITO: Errado.

79. (CESPE/STM/TJAA/2018) Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou


seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de
classificação.
Comentário:
De fato, a ordenação é uma atividade que será feita com base na classificação observada no plano
de classificação.
GABARITO: Certo.

80. (CESPE/CGM João Pessoa Paraíba/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) É


dispensável submeter documentos arquivísticos digitalizados ou natodigitais ao plano de
classificação ou à tabela de temporalidade.
Comentário:
Não é dispensável submeter qualquer documento digital ao plano de classificação ou à tabela de
temporalidade estes são instrumentos arquivísticos fundamentais para o bom funcionamento da
atividade de arquivo na organização.
Em tempo: documen à à à à à à à à à à à
precisaram passar por digitalização.
GABARITO: Errado.

81. (CESPE/CGM João Pessoa Paraíba/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) O


instrumento que operacionaliza a avaliação de documentos é a tabela de temporalidade.
Comentário:
Está perfeita, já que a tabela de temporalidade permite a avaliação de cada documento e sua
destinação na prática!
GABARITO: Certo.

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82. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) A tabela de temporalidade do arquivo


de uma instituição pública deve contemplar informações relativas à eliminação ou à guarda
permanente dos documentos, além dos prazos de permanência em cada fase de arquivamento.
Comentário:
A tabela de temporalidade deve conter todas as informações apontadas pela questão para que
possa cumprir sua finalidade.
GABARITO: Certo.

83. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Os documentos de


arquivo devem ser avaliados a partir da aplicação da tabela de temporalidade ou do plano de
destinação.
Comentário:
De fato, os documentos podem ser avaliados por plano de destinação e tabela de temporalidade,
conforme apresentado pela questão.
GABARITO: Certo.

84. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Na tabela de temporalidade, a indicação do prazo de guarda


no arquivo intermediário deve ser feita
a) pelo tempo de vigência.
b) pela relação com a emulação.
c) pela quantidade de anos.
d) pela existência do valor informativo.
e) pela indicação de reformatação.
Comentário:
O prazo de guarda de um documento está indicado na tabela de temporalidade em anos.
GABARITO: C.

85. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) Classe de documentos é a unidade de base para a


elaboração e para a aplicação da classificação de documentos.
Comentário:
A unidade de base em um plano de classificação é o subgrupo. Relembre a ordem dos
agregadores: classe, subclasse, grupo, subgrupo.
GABARITO: Errado.

86. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais


instrumentos utilizados visando a apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão
arquivística de documentos eletrônicos ou convencionais encontram-se:
a) plano de classificação e tabela de temporalidade.

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b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal.


c) vocabulário controlado e estrutura da organização.
d) sistema informatizado de gestão e tesauro.
e) normas de descrição arquivística e glossário.
Comentário:
Sem dúvidas, dois dos principais instrumentos são o plano de classificação e a tabela de
temporalidade, conforme gabarito.
Você não precisa se preocupar com os outros elementos que estão na questão nesse momento
são desnecessários nesse momento do seu estudo.
GABARITO: A.

87. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Avaliação é o processo de análise documental


utilizado para definir os prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Assinale a opção que contém instrumento originado a partir do processo de avaliação.
a) Tabela de decisão.
b) Tabela de materialidade.
c) Tabela de temporalidade.
d) Tabela de regimento.
e) Tabela de relevância.
Comentário:
Os principais instrumentos originados a partir da avaliação são: plano de classificação e tabela de
temporalidade.
Como só um deles está dentre as respostas possíveis (letra C), trata-se do gabarito.
GABARITO: C.

88. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Uma possível destinação de


um documento público é sua eliminação, que só poderá ocorrer caso
a) tenha autorização judicial da autoridade competente.
b) esteja previsto no prazo da tabela de temporalidade.
c) mantenha-se ocioso por período superior a 1 ano.
d) seja considerado um documento intermediário.
e) receba por lei o status de confidencial.
Comentário:
A eliminação possui previsão na tabela de temporalidade e possui uma sequência de ritos a serem
seguidos (vários detalhes, que não compete trazer todos aqui).
Como a questão já apontou o ponto sobre a tabela de temporalidade, trata-se da resposta.
GABARITO: B.

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89. (Quadrix/CFBio/Agente Administrativo/2018) A tabela de temporalidade define os prazos


de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.
Comentário:
A tabela de temporalidade realmente define prazos de guarda e destinação dos documentos a
partir dos arquivos correntes e intermediários.
GABARITO: Certo.

90. (Quadrix/CFBIO/Agente Administrativo/2018) Os documentos devem passar pelos


arquivos corrente e intermediário e a duração em cada etapa deve ser indicada.
Comentário:
Boa questão. A pegadinha é a seguinte: nem todos os documentos precisam passar pelos arquivos
intermediários. Eles podem ser eliminados diretamente dos arquivos correntes, ou serem
recolhidos diretamente do arquivo corrente para o permanente.
GABARITO: Errado.

91. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) A organização dos documentos nos arquivos


correntes é feita com base no plano de destinação.
Comentário:
A organização dos arquivos correntes é feita com base no plano de destinação.
GABARITO: Errado.

92. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília-DF/Arquivista/2017) No que se refere ao local


da tabela de temporalidade no qual aparece a indicação para eliminação de documentos,
assinale a alternativa correta.
a) Arquivo corrente
b) Arquivo intermediário.
c) Destinação final.
d) Arquivo permanente.
e) Observações.
Comentário:
Na tabela de temporalidade a eliminação, transferência ou recolhimento aparecem na destinação
final.
GABARITO: C.

93. (CONSULPLAN/Câmara de Belo Horizonte MG A A


atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, e esta inclui
procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no

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(Arquivo Nacional (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do


Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da administração pública federal. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 25.)
Com relação à classificação de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
a) A classificação é o processo de inserção dos documentos em classes.
b) O plano de classificação retrata as funções e as atividades de um órgão.
c) O código de classificação dos documentos digitais difere dos convencionais.
d) A classificação mantém a relação orgânica de um documento com os demais.
Comentário:
A única alternativa errada é a letra C, já que os códigos de classificação e o plano de classificação
são os mesmos para os documentos da organização, independente de serem digitais ou não.
GABARITO: C.

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Questões sobre classificação de documentos e critérios

94. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) Transcorrido o prazo de classificação dos documentos ou


consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente,
de acesso público.
Comentário:
É exatamente o que é previsto pela lei de acesso à informação. Quando o documento é
classificado como sigiloso, recebe um grau de sigilo nos termos da LAI e, após transcorrido o prazo,
torna-se de acesso público.
GABARITO: Certo.

95. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) Realizar o estudo de um documento


mediante a leitura do assunto tratado é um procedimento adotado para realizar a classificação
documental.
Comentário:
Em outras palavras, uma forma de classificar é baseada no assunto, o que está correto segundo a
classificação de scellenberg (2006).
GABARITO: Certo.

96. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) Os documentos de


arquivo são classificados de acordo com a sua função.
Comentário:
É exatamente essa a regra geral: funções/atividades geram um plano de classificação.
GABARITO: Certo.

97. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A ordenação numérica


dos processos administrativos torna a classificação desses processos desnecessária.
Comentário:
A classificação dos documentos é que deve ser base para a ordenação!
GABARITO: Errado.

98. (CESPE/PC-MA/Escrivão de Polícia/2018) A classificação de documentos de arquivo, para


fins de organização e recuperação, é realizada com base na
a) espécie do documento.
b) expedição do documento.
c) tramitação do documento.
d) reformatação do documento.
e) função do documento.

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Comentário:
Apesar das várias possibilidades distintas de critérios de classificação, a regra geral é que, para fins
de organização e recuperação, a classificação se dê com base na função do documento (respeito
aos princípios da proveniência e ordem original).
GABARITO: E.

99. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Para Schellenberg, os métodos de classificação podem ser


divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos. O método de classificação por
assuntos deve ser utilizado para agrupar documentos por
a) atos.
b) pastas de referência.
c) estrutura orgânica.
d) transações.
e) descentralização.
Comentário:
A classificação proposta por Schellenberg para os documentos públicos realmente inclui as três:
• Funcional: classificação de acordo com a função/atividades desempenhadas;
• Organizacional: classificação de acordo com a estrutura da organização que criou o
documento (utilizado primordialmente por meio da descentralização do arquivo);
• Por assunto: classificação de acordo com o assunto do documento (sendo este último tipo a
exceção). Incluem-se aqui as pastas de referências de referência e informações (que são
muito numerosas na administração pública dos dias de hoje).
GABARITO: E.

100. (QUADRIX/CFBio/Agente Administrativo/2018) Os órgãos públicos deverão organizar seus


arquivos correntes com base em métodos de classificação que considerem a natureza dos
assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções.
Comentário:
Está perfeita. É exatamente o que está previsto na Resolução Conarq 1/1995!
GABARITO: Certo.

101. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Relacione as características dos


documentos de arquivo, listadas a seguir, às suas respectivas definições.
1 - Natureza do assunto
2 - Tipo
3 - Espécie
4 - Gênero

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( ) Os documentos se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente suporte e


formato, e exigem processamento técnico específico e, algumas vezes, mediação técnica para
acesso.
( ) Os documentos assemelhados por seu formato devem ser reunidos. Podem ser semelhanças
definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de
registro dos fatos.
( ) Os documentos são classificados por suas características comuns no que diz respeito à fórmula
diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro.
( ) Os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) 1, 3, 2 e 4.
b) 1, 4, 2 e 3.
c) 4, 2, 3 e 1.
d) 2, 4, 3 e 1.
e) 4, 3, 2 e 1.
Comentário:
A questão é bem direta sobre cada um dos itens, apresentando a única ordem correta na letra E.
Por ser super objetiva e sem espaços para interpretações, não há muito o que discutir sobre ela...
GABARITO: E

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9. LISTA DE QUESTÕES

Questões sobre Classificação de arquivos

1. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Conjuntos de


documentos acumulados por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
são considerados documentos privados.

2. (CESPE/IPHAN/Técnico I Área 4/2018) Os arquivos privados identificados pelo Estado


como de interesse público e social não podem ser transferidos para o exterior.

3. (CEPS-UFPA/UFPA/Arquivista/2018) De acordo com a teoria arquivística, o arquivo


especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana
num campo específico, independentemente da forma física que apresentem. Essa é uma
classificação que diz respeito
a) à natureza dos documentos.
b) à natureza do assunto.
c) aos estágios da sua evolução.
d) à extensão da sua atuação.
e) ao gênero.

4. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Assinale a opção que, conforme explícito na


terminologia arquivística, apresenta um exemplo de arquivo especializado.
a) Arquivo Central.
b) Arquivo Setorial.
c) Arquivo Privado.
d) Arquivo Médico.
e) Arquivo de Microfilmes.

5. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Sobre os arquivos privados, com


base na Lei nº 8.159/91, analise as afirmativas a seguir.

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( ) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social.
( ) O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
é ostensivo.
( ) Os arquivos privados identificados como de interesse público e social são recolhidos aos
arquivos públicos.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) F V F.
b) F V V.
c) V F F.
d) V V F.
e) F F V.

6. (QUADRIX/CRP2/Assistente Administrativo/2018) De acordo com a entidade


mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados. Com
relação aos arquivos públicos, julgue os próximos itens.
I Os arquivos públicos são mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal,
estadual e municipal) e em todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).
II Os arquivos públicos são mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos.
III Arquivos públicos organizam e conservam informações não orgânicas (que não refletem as
atividades da instituição).
IV Arquivos públicos priorizam a informação para fins culturais.
Assinale a alternativa correta.
a) Apenas o item I está certo.
b) Apenas o item II está certo.
c) Apenas os itens I e II estão certos.
d) Apenas os itens I e III estão certos.
e) Apenas os itens I, II e IV estão certos.

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Questões sobre Teoria das 3 idades

7. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) Transferência é a


atividade de passagem dos documentos ao arquivo permanente.

8. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Um dos motivos para a manutenção dos documentos nos


arquivos correntes é
a) o valor informativo.
b) o prazo precaucional.
c) o encerramento da tramitação.
d) a destinação final.
e) a grande possibilidade de uso dos documentos.

9. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Os


documentos existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes.

10. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) No


arquivo corrente, prevalece o valor secundário, isto é, probatório e informativo.

11. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) No O


arquivo corrente caracteriza-se pela existência de uso em grande frequência ou de possibilidade
de uso em um conjunto documental.

12. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) O arquivo


intermediário, por sua natureza, deve ser descentralizado e ficar localizado próximo do usuário
direto.

13. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) Os arquivos permanentes devem ser


preservados apenas se ficar constatado o seu uso específico, imediato ou remoto.

14. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) A teoria das três idades documentais é um


princípio arquivístico, na medida em que é um conceito geral aplicável a qualquer realidade
documental arquivística e plenamente aceito pela comunidade científica da área.

15. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) O trajeto da documentação, que inclui sua


tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções,
corresponde ao ciclo vital do documento.

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16. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 1/2018) A O arquivo permanente é destinado à


guarda de documentos que perderam seu valor administrativo, mas que ainda possuem valor
legal ou histórico.

17. (CESPE/STM/TJAA/2018) O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três


idades. A primeira delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física
mais próxima ao acumulador do documento.

18. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) O segundo momento do ciclo de vida dos documentos de


arquivos inicia-se na fase de
a) recolhimento.
b) eliminação.
c) transferência.
d) expurgo.
e) reformatação.

19. (CESPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional Apoio Administrativo/2017) De acordo


com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

20. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo Secretário/2018) Os arquivos correntes têm, entre outras


características, a de abrigar documentos
a) cuja vigência já se esgotou.
b) frequentemente consultados.
c) desprovidos de todo e qualquer grau de sigilo.
d) de valor histórico.
e) correspondentes apenas às atividades-fim.

21. (FCC/SEGEP-MA/Auxiliar de Fiscalização Agropecuária/2018) O arquivo corrente


distingue-se dos demais arquivos (intermediário e permanente) pela presença de documentos
a) vigentes e de uso frequente.
b) gerados pelos órgãos superiores da administração.
c) destinados a fundamentar pareceres jurídicos.
d) confidenciais e de acesso restrito.

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e) que não serão descartados no processo de avaliação.

22. (FCC/Câmara Legislativa do Distrito Federal/Técnico Legislativo Arquivo e


Biblioteca/2018) O arquivo intermediário é um conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Verifica-se que a afirmativa está
a) incorreta; esse arquivo reúne documentos que se encontram no seu período final de vigência
que serão avaliados.
b) correta; a destinação será o arquivo permanente ou o retorno ao arquivo corrente,
dependendo da frequência de uso.
c) incorreta; chamado pré-arquivo, reúne documentos já avaliados e destinados.
d) incorreta; o uso é controlado em função do seu valor histórico ou administrativo.
e) correta; são também conhecidos como documentos de segunda idade.

23. (FCC/Câmara Legislativa do Distrito Federal/Técnico Legislativo Arquivo e


Biblioteca/2018) Um usuário solicita a consulta de documentos administrativos referentes à
inauguração de Brasília. Então, o Técnico de Arquivo e Biblioteca lhe indica uma série de
documentos
a) históricos.
b) intermediários.
c) permanentes.
d) classificados.
e) funcionais.

24. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) Quando se envia documentos dos arquivos


correntes para o arquivo intermediário, realiza-se atividade de transferência.

25. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) Para que o documento faça parte do arquivo


corrente, ele precisará apresentar valor secundário.

26. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) O recolhimento consiste na saída de


documentos dos arquivos correntes ou intermediários e em seu envio ao arquivo permanente.

27. (Quadrix/CFBio/Agente Administrativo/2018) O recolhimento é a passagem de


documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua
destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

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28. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) A organização dos acervos arquivísticos é


fundamentada na teoria das três idades.

29. (Quadrix/CFO-DF/Secretariado Executivo/2017) Para facilitar a gestão da informação nas


organizações, costuma-se adotar a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os arquivos
intermediários são os arquivos que não são mais acessados frequentemente, mas, pelo pouco
tempo de arquivamento, ainda podem ser solicitados.

30. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Secretariado/2017) Para facilitar a gestão da informação


nas organizações, costuma-se adotar a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os arquivos
intermediários são os arquivos que não são mais acessados frequentemente, mas, pelo pouco
tempo de arquivamento, ainda podem ser solicitados.

31. (IESES/CEGÁS/Assistente Técnico Administrativo/2017) O tipo de arquivo que se


caracteriza pela guarda de documentos e papéis que oferecem baixa frequência de uso, consulta
ou referência é denominado:
a) Arquivo permanente.
b) Arquivo corrente.
c) Arquivo morto.
d) Arquivo intermediário.

32. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Os conjuntos de documentos


estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos
no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados, são
denominados
a) arquivos intermediários.
b) acervos de protocolo.
c) fundos de arquivo.
d) arquivos correntes.
e) pré-arquivos.

33. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) A unidade arquivística responsável


pelo processamento técnico de documentos com uso pouco frequente, aguardando pelo

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cumprimento do valor primário estabelecido pelo instrumento de avaliação, no âmbito da


gestão de documentos, é denominada
a) pré-arquivo.
b) arquivo setorial.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo central.
e) serviço de arquivo.

34. (FGV/COMPESA/Assistente de Saneamento e Gestão Assistente de Gestão e Serviços


Comerciais/2018) Em uma organização pública, durante a avaliação de arquivos correntes, com
base na tabela de temporalidade, foi definida a parte dos documentos que deveria ser destinada
ao arquivo permanente.
Assinale a opção que indica o nome desse procedimento.
a) Alocação.
b) Transferência.
c) Translado.
d) Recolhimento.
e) Repasse.

35. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Dentro do conceito de gestão de


documentos, sobre os tipos de arquivo, assinale (V) para a afirmativa verdadeira e (F) para a
falsa.
( ) Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor
primário, é objeto de consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual
compete sua administração.
( ) Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso
muito frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda eliminação.
( ) Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
de seu valor secundário.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) F V F.
b) F V V.
c) V F V.
d) V V F.
e) F F V.

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36. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Segundo a classificação do


estágio de evolução, pautada na teoria das três idades, um arquivo pode ser
a) histórico.
b) permanente.
c) textual.
d) setorial.
e) privado.

37. (FGV/Câmara de Salvador BA/Analista Legislativo Municipal Arquivista/2018) Visando


racionalizar a guarda dos documentos e economizar o custo com espaço físico e equipamentos,
documentos que aguardam por um grande prazo para serem eliminados devem ser enviados
para o arquivo:
a) corrente;
b) intermediário;
c) permanente;
d) especial;
e) especializado.

38. (FGV/SEPOG-RO/Técnico em Políticas Públicas e Gestão Governamental/2017) Em relação


à gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou os que, mesmo sem movimentação,
constituam consultas frequentes.
II. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
III. Consideram-se documentos permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Está correto o que se afirma em
a) II, apenas.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
e) I, II e III.

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39. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/2017) Assinale a alternativa que apresenta


o valor predominante encontrado nos documentos que compõem o arquivo corrente.
a) Informativo.
b) Probatório.
c) Primário.
d) Pesquisa retrospectiva.
e) Histórico.

40. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/Arquivologia/2018) A respeito dos


arquivos intermediários, assinale a alternativa correta.
a) Todos os documentos acumulados deverão passar pelo arquivo intermediário.
b) No último ano de guarda dos documentos nos arquivos intermediários, os documentos
deverão ser digitalizados.
c) O valor primário dos documentos dos arquivos intermediários vai diminuindo com o tempo até
o completo esgotamento.
d) Os documentos transferidos dos arquivos correntes deverão receber uma nova classificação.
e)Somente os documentos em suporte papel deverão ser transferidos para os arquivos
intermediários.

41. (CS-UFG/UFG/Assistente em Administração/2018) Os acervos são extremamente


importantes no serviço público. De acordo com Lodolini (1984), os que são formados por acervos
de cinco a 15-20 anos, ainda sob a guarda dos órgãos que os produziram e com a mesma
vigilância, são
a) os arquivos.
b) os pré-arquivos.
c) os arquivos correntes.
d) os arquivos de depósito.

42. (COSEAC/UFF/Técnico em Arquivo/2017) A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe


sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, classificando os documentos públicos
como correntes, intermediários e permanentes. Os arquivos correntes são aqueles destinados
aos documentos com valor primário, que podem ser distinguidos pelo(a):
a) capacidade de gerar controvérsias.
b) facilidade de entendimento.
c) obsolescência prevista.

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d) baixo nível de complexidade.


e) alto índice de uso.

43. (CONSULPLAN/Câmara de Belo Horizonte MG/Arquivista/2018) Analise as afirmativas a


seguir a respeito do ciclo de vida dos documentos.
I. A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos.
II. A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos.
III. A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida.
Estão corretas as afirmativas
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.

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Questões sobre Protocolo

44. (CESPE/Polícia Federal/Papiloscopista Policial Federal/2018) O protocolo é uma atividade


que se inicia nos arquivos correntes e finaliza suas ações no arquivo permanente.

45. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) O protocolo providencia a tramitação dos documentos de


arquivo e toma decisões sobre as demandas contidas neles.

46. (CESPE/IPHAN/Auxiliar institucional Área 2/2018) Ao receber uma correspondência


ostensiva, o protocolo deve abri-la imediatamente.

47. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) No protocolo, a documentação oficial


e a documentação particular recebem o mesmo tratamento, tanto na fase de recebimento
quanto na de distribuição.

48. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A distribuição de documentos é


realizada de acordo com o teor da documentação.

49. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) Na expedição, o protocolo deve


separar os documentos originais de suas cópias.

50. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A existência de controles paralelos de


tramitação de documentos contribui para agilizar a localização da documentação.

51. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional Área 2/2018) A utilização de sistemas de protocolo


informatizados torna dispensável a utilização dos controles de tramitação tradicionais.

52. (CESPE/STM/TJAA/2018) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de


protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em
um sistema informatizado.

53. (CESPE/MPI-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) A classificação de um


documento de arquivo deve ser feita no momento em que ele chega ao arquivo permanente.

54. (CESPE/STM/TJAA/2018) A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo


setor de protocolo.

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55. (CESPE/CGM de João Pessoa PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Uma das
atividades que podem ser realizadas no protocolo é o registro dos documentos.

56. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) As atividades de protocolo, expedição e


arquivos correntes são similares, motivo pelo qual devem funcionar de forma integrada.

57. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) O protocolo realiza várias atividades, entre as quais está a


identificação dos metadados, que é conhecida como
a) registro.
b) expedição.
c) tramitação.
d) distribuição.
e) recebimento.

58. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Depois de recebidos no


protocolo, os documentos devem ser registrados e, em seguida, distribuídos aos destinatários.

59. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 2/2018) A verificação da presença ou ausência de


anexos nos documentos não é atribuição do protocolo.

60. (CESPE/IPHAN/Auxiliar Institucional 1/2018)A avaliação de documentos é uma das


atividades precípuas da área de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de
temporalidade dos documentos.

61. (CESPE/Técnico de Gestão Educacional Secretário/2017) As atividades de protocolo se


desenvolvem na fase do arquivo intermediário.

62. (FCC/SEGEP-MA/Auxiliar de Fiscalização Agropecuária/2018) De acordo com o Manual de


padronização da organização de escritórios, publicado pela Agência Estadual de Defesa
Agropecuária do Maranhão em outubro de 2017, os documentos técnicos e administrativos
gerados pelos escritórios de atendimento devem ser repassados aos chefes das Unidades
Regionais. Estes, por sua vez, devem encaminhá-los para a Unidade Central, onde serão
distribuídos aos respectivos destinatários pelo serviço de
a) almoxarifado.
b) protocolo.

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c) marketing.
d) cadastramento.
e) fiscalização.

63. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Assinale a opção que indica a


denominação do serviço arquivístico encarregado do recebimento, registro, classificação,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, dentro de um programa de
gestão de documentos.
a) Arquivo corrente.
b) Protocolo.
c) Arquivo central.
d) Arquivo setorial.
e) Pré-arquivo.

64. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Assinale a opção que indica, dentre as


atividades realizadas em um órgão público, as que são exercidas pelo Setor de Protocolo.
a) Recebimento, autuação e eliminação.
b) Recebimento, registro e arquivamento.
c) Recebimento, registro e autuação.
d) Registro, classificação, digitalização.
e) Registro, autuação, arquivamento.

65. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público/2018) O setor de protocolo tem a função de


controlar a tramitação dos documentos de uma entidade, acompanhando seu andamento e
prestando informação aos interessados.
Em um protocolo, a abertura de um processo é conhecida como
a) avaliação.
b) recebimento.
c) expedição.
d) autuação
e) classificação.

66. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Assinale a opção que indica a


atitude correta a ser tomada pelo protocolo, caso receba um documento considerado sigiloso.
a) Descartar o item e informar a autoridade superior.
b) Descartar o item, após o registro oficial.

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c) Encaminhar diretamente ao destinatário.


d) Encaminhar ao destinatário, após a abertura e o registro do documento.
e) Produzir uma cópia do documento e encaminhar ao destinatário.

67. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo/2018) O ato pelo qual determinado documento passa a


formar processo, depois de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido
como
a) autuação.
b) anexação.
c) juntada.
d) apensamento.
e) aditamento.

68. (FGV/Câmara de Salvador BA/Analista Legislativo Municipal Informação


Legislativa/2018) Uma das funções do protocolo é saber exatamente onde estão os documentos
que se encontram em tramitação.
Para atingir esse objetivo, o profissional da informação deve proceder ao registro do documento
em um sistema de controle, atribuindo-lhe um(a):
a) assunto;
b) prazo;
c) número;
d) espécie;
e) data.

69. (Quadrix/CRMV-DF/Agente Administrativo/2017) As atividades de protocolo são


desenvolvidas nos arquivos correntes.

70. (COMPERVE/UFRN/Técnico em Arquivo/2017) Os serviços de protocolo ou unidades


protocolizadoras são essenciais na administração pública, sobretudo no âmbito dos arquivos
correntes, já que são responsáveis pela autuação e controle do fluxo dos documentos. São
atividades essenciais desenvolvidas nos serviços de protocolo:
a) recebimento, classificação, distribuição e expedição.
b) arranjo, acesso, destinação e recebimento.
c) descrição, arranjo, acesso e destinação.
d) expedição, descrição, classificação e distribuição.

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71. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília DF/Arquivista/2017) As atividades de


protocolo são de responsabilidade dos arquivos
a) intermediários.
b) permanentes.
c) centrais.
d) correntes.
e) gerais.

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Questões sobre Avaliação, plano de classificação, tabela de temporalidade e eliminação

72. (CESPE/Polícia Federal/Escrivão/2018) A classificação de documentos de arquivo é


realizada com a aplicação do código de classificação, instrumento que é preparado a partir das
funções e atividades que gerem os documentos.

73. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A teoria das três idades é


utilizada para configurar a tabela de temporalidade.

74. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A tabela de


temporalidade é formada, exclusivamente, pelos documentos da atividade-fim, que são os mais
importantes e a razão de ser da própria instituição.

75. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A classificação dos


documentos de arquivo é feita por meio do plano denominado plano de destinação.

76. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) São duas as possíveis


destinações dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.

77. (CESPE/STM/TJAA/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um documento


destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.

78. (CESPE/STM/TJAA/2018) O instrumento utilizado para a classificação de documentos de


arquivo é o inventário analítico.

79. (CESPE/STM/TJAA/2018) Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou


seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de
classificação.

80. (CESPE/CGM João Pessoa Paraíba/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) É


dispensável submeter documentos arquivísticos digitalizados ou natodigitais ao plano de
classificação ou à tabela de temporalidade.

81. (CESPE/CGM João Pessoa Paraíba/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) O


instrumento que operacionaliza a avaliação de documentos é a tabela de temporalidade.

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82. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) A tabela de temporalidade do arquivo


de uma instituição pública deve contemplar informações relativas à eliminação ou à guarda
permanente dos documentos, além dos prazos de permanência em cada fase de arquivamento.

83. (CESPE/MPE-PI/Técnico Ministerial Área Administrativa/2018) Os documentos de


arquivo devem ser avaliados a partir da aplicação da tabela de temporalidade ou do plano de
destinação.

84. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Na tabela de temporalidade, a indicação do prazo de guarda


no arquivo intermediário deve ser feita
a) pelo tempo de vigência.
b) pela relação com a emulação.
c) pela quantidade de anos.
d) pela existência do valor informativo.
e) pela indicação de reformatação.

85. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) Classe de documentos é a unidade de base para a


elaboração e para a aplicação da classificação de documentos.

86. (FCC/CLDF/Técnico Legislativo Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais


instrumentos utilizados visando a apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão
arquivística de documentos eletrônicos ou convencionais encontram-se:
a) plano de classificação e tabela de temporalidade.
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal.
c) vocabulário controlado e estrutura da organização.
d) sistema informatizado de gestão e tesauro.
e) normas de descrição arquivística e glossário.

87. (FGV/AL-RO/Assistente Legislativo/2018) Avaliação é o processo de análise documental


utilizado para definir os prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Assinale a opção que contém instrumento originado a partir do processo de avaliação.
a) Tabela de decisão.
b) Tabela de materialidade.
c) Tabela de temporalidade.
d) Tabela de regimento.

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e) Tabela de relevância.

88. (FGV/MPE-AL/Técnico do Ministério Público Geral/2018) Uma possível destinação de


um documento público é sua eliminação, que só poderá ocorrer caso
a) tenha autorização judicial da autoridade competente.
b) esteja previsto no prazo da tabela de temporalidade.
c) mantenha-se ocioso por período superior a 1 ano.
d) seja considerado um documento intermediário.
e) receba por lei o status de confidencial.

89. (Quadrix/CFBio/Agente Administrativo/2018) A tabela de temporalidade define os prazos


de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.

90. (Quadrix/CFBIO/Agente Administrativo/2018) Os documentos devem passar pelos


arquivos corrente e intermediário e a duração em cada etapa deve ser indicada.

91. (Quadrix/CFO-DF/Técnico em Arquivo/2017) A organização dos documentos nos arquivos


correntes é feita com base no plano de destinação.

92. (IADES/Fundação Hemocentro de Brasília-DF/Arquivista/2017) No que se refere ao local


da tabela de temporalidade no qual aparece a indicação para eliminação de documentos,
assinale a alternativa correta.
a) Arquivo corrente
b) Arquivo intermediário.
c) Destinação final.
d) Arquivo permanente.
e) Observações.

93. (CONSULPLAN/Câmara de Belo Horizonte MG A A


atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, e esta inclui
procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no

(Arquivo Nacional (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do


Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da administração pública federal. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 25.)

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Com relação à classificação de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.


a) A classificação é o processo de inserção dos documentos em classes.
b) O plano de classificação retrata as funções e as atividades de um órgão.
c) O código de classificação dos documentos digitais difere dos convencionais.
d) A classificação mantém a relação orgânica de um documento com os demais.

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Questões sobre classificação de documentos e critérios

94. (CESPE/ABIN/OTI 10/2018) Transcorrido o prazo de classificação dos documentos ou


consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente,
de acesso público.

95. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) Realizar o estudo de um documento


mediante a leitura do assunto tratado é um procedimento adotado para realizar a classificação
documental.

96. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) Os documentos de


arquivo são classificados de acordo com a sua função.

97. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário Área Administrativa/2018) A ordenação numérica


dos processos administrativos torna a classificação desses processos desnecessária.

98. (CESPE/PC-MA/Escrivão de Polícia/2018) A classificação de documentos de arquivo, para


fins de organização e recuperação, é realizada com base na
a) espécie do documento.
b) expedição do documento.
c) tramitação do documento.
d) reformatação do documento.
e) função do documento.

99. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Para Schellenberg, os métodos de classificação podem ser


divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos. O método de classificação por
assuntos deve ser utilizado para agrupar documentos por
a) atos.
b) pastas de referência.
c) estrutura orgânica.
d) transações.
e) descentralização.

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100. (QUADRIX/CFBio/Agente Administrativo/2018) Os órgãos públicos deverão organizar seus


arquivos correntes com base em métodos de classificação que considerem a natureza dos
assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções.

101. (FGV/AL-RO/Analista Legislativo Arquivologia/2018) Relacione as características dos


documentos de arquivo, listadas a seguir, às suas respectivas definições.
1 - Natureza do assunto
2 - Tipo
3 - Espécie
4 - Gênero
( ) Os documentos se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente suporte e
formato, e exigem processamento técnico específico e, algumas vezes, mediação técnica para
acesso.
( ) Os documentos assemelhados por seu formato devem ser reunidos. Podem ser semelhanças
definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de
registro dos fatos.
( ) Os documentos são classificados por suas características comuns no que diz respeito à fórmula
diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro.
( ) Os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
a) 1, 3, 2 e 4.
b) 1, 4, 2 e 3.
c) 4, 2, 3 e 1.
d) 2, 4, 3 e 1.
e) 4, 3, 2 e 1.

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10. GABARITO

1. E 13. E 25. E 37. B 49. E 61. E 73. C 85. E 97. E


2. C 14. E 26. C 38. E 50. E 62. B 74. E 86. A 98. E
3. A 15. C 27. E 39. C 51. E 63. B 75. E 87. C 99. E
4. D 16. C 28. E 40. C 52. C 64. C 76. E 88. B 100. C
5. C 17. C 29. C 41. C 53. E 65. D 77. E 89. C 101. E
6. C 18. C 30. E 42. E 54. E 66. C 78. E 90. E
7. E 19. C 31. D 43. B 55. C 67. A 79. C 91. E
8. E 20. B 32. D 44. E 56. E 68. C 80. E 92. C
9. E 21. A 33. C 45. E 57. A 69. C 81. C 93. C
10. E 22. E 34. D 46. C 58. C 70. A 82. C 94. C
11. C 23. C 35. C 47. E 59. E 71. D 83. C 95. C
12. E 24. C 36. B 48. C 60. E 72. C 84. C 96. C

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11. BIBLIOGRAFIA PRINCIPAL


ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em:
25/09/2018.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. Ed. Rio de Janeiro:
Editora FGV, 2006.
BRASIL. Lei 8.159/1991. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm> .
Acesso em: 02/10/2018.
CONARQ. Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais.
Disponível em: <
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/conarq_presuncao_autenticidad
e_completa.pdf>. Acesso em: 04/10/2018.
CONARQ. Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às
Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: <
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf >
Acesso em: 08/10/2018.
Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Disponível em: <
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/nobrade.pdf> Acesso em
11/10/2018.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. Ed. Ver. Ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
RONDINELLI, Rosely C. Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos. 4. Ed. Rio de
Janeiro: Editora FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 6. Ed. Rio de Janeiro:
Editora FGV, 2006.
SENAC. Práticas Administrativas em Escritório/ Ateneia Feijó; Elias Fajardo; Cláudio Ferreira
Coelho. 16. Reimpr. Rio de Janeiro: Senac, 2013.

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