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GESTÃO DE ESTOQUE

UTILIZANDO O CLINUX

Sua clínica com alta performance dos processos de controle, com foco em resultados.

Desenvolvido por: Rafaella F. R. Campos


Revisado por: Robson Mateus B. de Oliveira
Revisado por: Marcos Aurélio V. Lima
Revisado por: Edielcio A. Vieira
Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ..................................................................................................................... 3
PARAMETRIZAÇÃO EM FOCO PARA UMA GESTÃO EFICIENTE.................................... 4
Locais de Distribuição de Estoque e Sub-Estoques ......................................................... 4
Organização em Centros de Custos ................................................................................ 6
Setorização da Empresa .................................................................................................. 7
Unidades: Fracionamento dos Produtos .......................................................................... 9
Cadastro de Fabricantes ................................................................................................ 10
Classificação de Materiais.............................................................................................. 11
Registro de Materiais e Medicamentos .......................................................................... 13
Carregar materiais do faturamento a partir do estoque .............................................. 19
Kits de Materiais e Medicamentos.................................................................................. 21
OPERACIONALIZAÇÃO DAS TAREFAS DE CONTROLE DO ALMOXARIFADO ............ 23
Fluxo de Pedido de Compra ........................................................................................... 23
Cotação dos materiais ................................................................................................ 23
Geração da ordem de compra .................................................................................... 33
Ordem de Compra.......................................................................................................... 35
Previsão para o financeiro .......................................................................................... 35
Registro de entrada da nota fiscal .............................................................................. 36
Recebimento de mercadorias ..................................................................................... 37
Entrada de materiais no estoque ................................................................................ 38
Entrada parcial de materiais ....................................................................................... 39
Avaliação de Fornecedor ............................................................................................... 40
Código de Barras ........................................................................................................... 40
Saldo de Materiais.......................................................................................................... 41
Estoque de segurança ................................................................................................ 42
Rastreamento e Controle de Vencimento....................................................................... 44
Solicitação de Material para os Setores ......................................................................... 44
Envio de Material para os Setores ................................................................................. 46
Atendendo ao pedido.................................................................................................. 47
Atendimento parcial .................................................................................................... 47
Atendimento automático ............................................................................................. 50
Atendimento por código de barras .............................................................................. 50
Saída de Material ........................................................................................................... 50

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Entrada e Saída de Materiais sem OC ........................................................................... 51


Consumo dos Insumos................................................................................................... 52
Melhorias em Desenvolvimento ..................................................................................... 54
Visão Gerencial .............................................................................................................. 55

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INTRODUÇÃO

A gestão de uma clínica bem-sucedida não consiste apenas no gerenciamento dos setores
Financeiro e Faturamento. Toda clínica médica que vise resultados e processos otimizados
precisa repensar sobre a gestão dos seus insumos. Para que a empresa tenha uma alta
performance de seus resultados e, o controle dos seus materiais e medicamentos, desde a
entrada do material até o seu consumo Final. Possuir produtos em falta ou em excesso faz
com que sua empresa perca dinheiro e até algumas possibilidades de investimento. Utilizar
um sistema de controle de estoque é o primeiro passo para evitar essas situações e otimizar
esse processo em seu negócio.

Nesta apostila, veremos as técnicas e boas práticas de Estoque utilizando o sistema Clinux,
visando uma gestão eficiente. Apresentaremos todos os recursos e ferramentas disponíveis
atualmente para o crescimento da sua empresa. Nela aprenderemos desde o processo de
parametrização do módulo de estoque, realização do Pedido de Compras (analisando os
fluxos de cotação, solicitação e entrada de materiais) até o consumo final dos materiais e
medicamentos, com auxílio dos relatórios disponíveis.

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PARAMETRIZAÇÃO EM FOCO PARA UMA GESTÃO EFICIENTE

A parametrização do módulo de estoque é o primeiro passo para um Almoxarifado com


processos otimizados. Uma clínica com um setor de estoque eficiente e que gerencia
corretamente os processos de consumo, depende de uma parametrização bem sucedida.
Essa fase consiste na realização dos principais cadastros no sistema Clinux. Os locais de
distribuição e armazenamento, a organização em setores e centros de custos, cadastro dos
materiais e sua forma de consumo, dentre outros, são exemplos de cadastros realizados
na parametrização. Veja abaixo os passos para uma parametrização com efetivos
resultados.

Locais de Distribuição de Estoque e Sub-Estoques

Cada local definido para o armazenamento e a conservação dos materiais e medicamentos


precisa ser cadastrado no sistema Clinux. O Estoque pode ser dividido em vários pontos
de distribuição (os chamados sub-estoques), que são abastecidos por um Almoxarifado
Central.

Realizar o cadastro dos locais de distribuição de Estoque (Almoxarifado) e sub-estoques


adequadamente resultará em uma gestão eficiente em seu negócio.

Definições importantes:

• Almoxarifado: estoque central da clínica, local onde serão armazenados os materiais


e medicamentos após o recebimento dos fornecedores;
• Sub-estoque: local reservado nas salas de atendimento para armazenar os materiais
e medicamentos administrados nos pacientes durante atendimento.

O cadastro de Sub-estoques deve ser realizado em Estoque > Estoques > Novo.

* Quando a flag “Almoxarifado?” é marcada, define um estoque principal. Quando desmarcada, um sub-
estoque.

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Ao concluir o cadastro do Almoxarifado (marcando a flag) é extremamente importante


associá-lo à empresa. Lembrando que é possível haver um almoxarifado para cada
empresa/unidade, de acordo com as realidades da clínica. Essa associação poderá ser
realizada em Gerencial > Empresa.

A organização dos almoxarifados, quando a clínica possui mais de uma unidade, poderá
ocorrer de três maneiras:

• Almoxarifado Matriz: onde chega as compras dos fornecedores e o estoquista distribui


para os almoxarifados das demais unidades;
• Almoxarifado Central: onde chega as compras dos fornecedores e o estoquista
distribui para os sub estoques, ou seja, apenas uma unidade tem permissão para
comprar materiais;
• Almoxarifado por unidade: onde cada unidade possui independência para aquisição
e reposição dos materiais.

Na opção Auxiliar > Data de Bloqueio é possível definir uma data limite para realizar
operações em todos os estoques. Ou seja, bloqueando movimentações dos produtos com

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data anterior a data de bloqueio, de modo a impedir aos funcionários a realizarem


operações retroativas e alteração do saldo passado.

Esse recurso é muito utilizado quando o setor de compras precisa apresentar indicadores
e relatórios gerenciais, e precisa que as informações não sejam modificadas.

Organização em Centros de Custos

Organizar a empresa em Centro de Custo (CC) é uma maneira de separar a mesma em


subdivisões. Cada subdivisão com uma parcela de responsabilidades operacionais,
financeiras e econômicas. Realizar essa divisão permite rastrear despesas e receitas
específicas de cada repartição, como por exemplo de cada modalidade (MM, US, RM, TC
etc.). Dessa forma, é possível conhecer os efeitos de cada segmento dentro da empresa
para tomar decisões com base em dados financeiros.

O cadastro desses Centros é realizado em Financeiro > Centros de Custos.

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Porém, para a visão gerencial do Estoque realizar a distribuição dos materiais para Centros
de Custos não é a melhor prática. Na visão administrativa do Estoque é possível perceber
que para um único centro de custo há mais setores envolvidos.

Exemplo:

Centro de Custo ULTRASSONOGRAFIA com os setores SALA USG 01 e SALA USG 02.

Podemos concluir que a organização em Centros de Custos é mais recomendada para a


visão e tomada de decisão Financeira da empresa. Para realizar as baixas, a visão setorial
é a ideal.

Setorização da Empresa

Diante da explicação sobre Centros de Custos, sabendo que este é controlado pelo setor
Financeiro, a criação de setores possibilita ao responsável do Estoque ter um melhor
gerenciamento de seu setor.

Importante: Nem todo setor é um Centro de Custo, mas todo Centro de Custo é um setor.

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Por conta disso, vamos observar que os cadastros de Centros de Custos aparecem na tela
de cadastros de Setores em Estoque > Setores.

O cadastro de Setores será usado posteriormente para saídas de materiais. Os setores


serão usados para consumo direto do material, ou seja, não havendo armazenamento de
materiais. Já o sub-estoque possui armazenamento, ou seja, é utilizada a opção de
transferência.

Mas por que criar Sub-estoque e Setores?

O Setor é destinado para consumo de quaisquer materiais que não serão consumidos pelos
pacientes durante atendimento (Exemplo: Materiais de escritório, limpeza, higiene, etc.).

O Sub-estoque possui relação direta com o consumo dos materiais e medicamentos no


exame do paciente (Exemplo: Contrastes, Gel Condutor, Algodão, etc.).

Os materiais e medicamentos (mat/med) destinados para a realização de exames, serão


consumidos na conta do paciente, o que ainda detalharemos mais adiante.

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Unidades: Fracionamento dos Produtos

Cadastrar as unidades de apresentação dos materiais e unidades de consumo


corretamente resultarão em um estoque de fato controlado. O cadastro é realizado em
Estoque > Unidades.

O cadastro de unidades e o fracionamento delas deve ser realizado de acordo com a forma
como ocorre a entrada e a saída dos materiais no estoque.

Para uma melhor compreensão, o cadastro das unidades deve ser realizado na sua forma
múltipla e na sua forma fracionada, para só depois realizar as variações.

Exemplo:

Primeiramente realiza-se o cadastro da unidade básica (Ex.: Unidade (UN), Caixa (CX),
etc.);
Posteriormente realiza-se o fracionamento das unidades (Ex.: Caixa (CX) com 200
unidades);

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Neste exemplo, a CAIXA é a forma de apresentação do produto quando enviado pelo


fornecedor. A UNIDADE é a forma de consumo desse material. A associação das
variedades do FATOR é a forma que esse produto pode variar nas caixas.

Exemplo prático: Pode-se comprar uma CAIXA contendo 50 canetas, como pode-se
comprar uma CAIXA contento 100 canetas para consumo direto.

Sendo assim, precisa-se cadastrar no Clinux todas as formas de unidades e variações da


apresentação e consumo dos mat/med.

Cadastro de Fabricantes

O cadastro de Fabricantes tem como objetivo identificar o fabricante dos


materiais/medicamentos e exibi-los nos relatórios gerenciais. Importante para
rastreabilidade.

A tela de Estoque > Fabricantes é utilizada para cadastrar os fabricantes dos


medicamentos, sendo possível associá-los ao cadastro dos materiais e também na Ordem
de Compra.

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Classificação de Materiais

Classificar em grupos os materiais é um passo importante na fase de parametrização.


O cadastro desses grupos é realizado em Estoque > Grupo de Material.

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Qual a finalidade da criação dos grupos de materiais?

Organização do Almoxarifado e mais […]

No cadastro dos grupos é possível definir quais serão destinados para uso no atendimento
dos pacientes e os materiais para uso interno da clínica. A flag “Realização de Exame?”,
quando marcada, define que os materiais associados a esse grupo serão consumidos
diretamente no atendimento. Ou seja, o material será usado pelo Sub-estoque na conta do
paciente (Exemplo: contrastes). Quando essa flag não é marcada, os materiais associados
a esse grupo serão consumidos pelos setores, ou seja, não serão exibidos no botão
Consumo (Exemplo: materiais de limpeza, material de escritório, etc.).

Além da criação de grupos para separação dos materiais cadastrados, é possível cadastrar
o princípio ativo (composição) de medicamentos para fazer associação no seu cadastro.
Esse cadastro é realizado em Estoque > Grupo de Materiais > Auxiliar > Princípio Ativo.

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Registro de Materiais e Medicamentos

Neste módulo é realizado o cadastro de materiais e medicamentos utilizados na clínica,


seja para utilização nos exames ou não. Um clássico equívoco de gestores de estoque é
darem nomes (descrições) diferentes para itens iguais ou equivalentes. Esse tipo de erro
costuma acarretar compras em duplicidade ou até mesmo nos resultados dos relatórios
gerenciais.

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O cadastro de materiais tem o objetivo de registrar os itens de consumo da área


administrativa e da área de produção da clínica. Esse cadastro é realizado em Estoque >
Materiais.

Como definir bons nomes para os produtos?

O cliente pode optar por cadastrar os materiais e medicamentos de duas maneiras


diferentes. A diferença entre elas será a forma visual nas movimentações. Vejamos abaixo
tais diferenças:

Opção 1: Cadastrar os materiais com a nomenclatura genérica, ou seja, não descrever


fabricantes e quantidade/tamanho.
Vantagens: Cadastro de materiais reduzido e simplificado.
Desvantagens: Necessita de associação à todas as unidades possíveis; e dúvidas na
interpretação da movimentação do material.

Exemplo:

CONTRASTE OMNISCAN;
LUVA DE PROCEDIMENTO.

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Opção 2: Cadastrar os materiais com a nomenclatura detalhada, ou seja, especificando


fabricante e quantidade/tamanho.
Vantagens: Associação apenas à unidade referente ao item; e não gera dúvidas nas
movimentações.
Desvantagens: Lista extensa e detalhada do cadastro de materiais.

Exemplo:

CONTRASTE OMNISCAN10ML;
LUVA DE PROCEDIMENTO MÉDIA.

É importante frisar que o cadastro dos mat/med para cobrança das operadoras de saúde
será realizado no módulo Faturamento. Realizar a baixa do material consumido e lançar os
materiais a serem cobrados na fatura são dois processos distintos.

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Utilizando as unidades

Nesta fase da associação das unidades, a atenção é mais que necessária. Associar o
material à unidade incorreta impactará diretamente na confiabilidade do saldo. Essa
associação consiste em definir duas propriedades:

• Unidade Mínima: Menor fração usada na baixa do material do estoque/sub-estoque.


Medida a ser consumida pelo paciente, por exemplo;
• Unidade de Apresentação: Unidade padrão de compra do material, ou seja, a forma
que o fornecedor entrega, ou como é visualizado nos relatórios.

Exemplo:

Na compra de 1 caixa contendo 100 unidades, a unidade de apresentação será CX (100


UN) e a unidade de consumo será UN (Unidade).

Quando esse material for distribuído para o setor, o responsável do estoque enviará pela
unidade mínima, ou seja, apenas uma unidade (1 UN) ou o quanto solicitado.

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A Unidade de Apresentação do material pode variar de acordo com o envio dos


fornecedores. Sendo assim, faz-se necessário associar também ao material as unidades
possíveis de variação. Essa associação é realizada em Estoque > Materiais > Auxiliar >
Unidades.

Essas variações associadas serão importantes durante a realização do Pedido de Compras


do material e o registro correto durante a Ordem de Compra (Observação: Um único
material pode ser comprado em CX com 10 unidades, como também em CX com 50
unidades). Também com o objetivo de não listar todos os múltiplos da unidade na
movimentação do material

Tipos de Solicitações

Definir no cadastro do material o Tipo de Solicitação, diminui os erros operacionais nas


movimentações de estoque/sub-estoque. Veja abaixo a definição das duas opções
possíveis:

• Consumo: define que os materiais serão utilizados pelos setores em seu consumo
direto. São materiais que não serão utilizados para realização de exames ou que não

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podem ser fielmente mensurados. Materiais que serão consumidos diretamente. (Ex.:
Materiais de Escritório, Limpeza, Higiene, Gel Condutor, etc.);
• Transferência: define que os materiais e medicamentos serão utilizados pelos sub-
estoques. Normalmente possui relação direta com a realização de exames. Materiais e
medicamentos que serão consumidos na conta do paciente. (Ex.: Contrastes, Algodão,
Filme, etc.).

Aba Complemento

• Exige Lote: define que o material é um produto que será rastreado, ou seja, se o
mesmo será controlado por lote. Quando essa opção é marcada, em todas as
movimentações (entrada, consumo e transferência) desse produto será exigido o
código do lote e a sua data de vencimento;
• B. Estoque: com essa opção marcada, o sistema ativa o controle de saldo dos
materiais lançados na conta do paciente. Quando essa opção está desmarcada, o
sistema permite lançar na conta do paciente o medicamento e material e não realizar a
baixa no saldo do sub-estoque. Muito utilizado para materiais que a clínica não
consegue medir à risca a quantidade utilizada. (Ex.: Gel Condutor, Papel Lençol, etc.)
e necessita realizar a cobrança desse material;
• Alta Vigilância: utilizado para exibir alerta durante a solicitação de materiais e
medicamentos que são controlados, ou seja, materiais de alta vigilância devido a
composição e demais aspectos que sejam importantes para controle do Estoque.

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Carregar materiais do faturamento a partir do estoque

É possível o faturamento cobrar do convênio exatamente os materiais que foram utilizados


no exame do paciente, para isso é necessário que as devidas parametrizações sejam
realizadas:

1º. No cadastro do material, na aba “Complemento”, no campo Mat/Med, deve-se


associar o material cadastrado em Faturamento > Materiais.

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2º. No cadastro da unidade, deve-se associar à unidade TISS do faturamento. Dessa


forma quando o faturamento buscar os materiais também buscará as unidades.

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3º. Realizada as parametrizações, o faturamento conseguirá buscar os materiais


inseridos pelos técnicos no exame do paciente. Esse passo é realizado dentro da fatura em
Materiais > Carregar.

Kits de Materiais e Medicamentos

O kit de materiais e medicamentos é um recurso que permite o agrupamento de produtos


para agilizar o lançamento do consumo na conta do paciente. Alguns materiais são padrões
na realização dos procedimentos, por conta disso a criação do kit torna o serviço da equipe
de enfermagem mais ágil.

A clínica pode criar kits padrões por modalidade. A criação desses kits é realizada em
Estoque > Kits. Dessa forma, a equipe de enfermagem poderá, em um único clique, lançar
todos os materiais e medicamentos utilizados no paciente de uma só vez. Mais à frente
detalharemos como é realizado esse processo na tela de Atendimento.

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Em Auxiliar > Materiais serão associados os materiais que farão parte do kit. Nessa parte
pode-se inserir a quantidade utilizada ou não, de forma que no ato do consumo na conta
do paciente a enfermagem poderá alterar essa quantidade, quando necessário.

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OPERACIONALIZAÇÃO DAS TAREFAS DE CONTROLE DO


ALMOXARIFADO

Fluxo de Pedido de Compra

Todo o fluxo de orçamentos, escolha do fornecedor e a finalização por meio da Ordem de


Compra é realizada na tela de Estoque > Pedidos de Compra. Vejamos abaixo como
serão realizados esses processos utilizando o sistema:

Cotação dos materiais

Os pedidos de compras normalmente partem de um setor ou da pessoa que será o usuário


final. É normal os setores não possuírem total domínio sobre os interesses gerais da
empresa e pode ser que os pedidos precisem ser revistos. Por conta disso, a tela de
“Pedidos de Materiais” é exclusiva dos funcionários do setor de estoque.

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• Lista dos materiais


Para iniciar uma nova cotação dos materiais, é necessário que a lista de materiais que
serão orçados seja lançada no sistema. Essa lista pode ser lançada de três maneiras
possíveis. Todas essas opções estão disponíveis no menu Auxiliar.

1. Novo Pedido: a lista dos materiais orçados deve ser lançada em Auxiliar >
Materiais.

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2. Criar a partir de um existente: Algumas compras são realizadas pelo setor de


estoque mensalmente, por exemplo. Visando a agilidade, através do menu Auxiliar >
Duplicar, o sistema cria um novo Pedido de Compra a partir do pedido selecionado,
contendo exatamente os mesmos materiais. Desse modo, o processo pode ser otimizado.

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3. Criação Automática: A lista de materiais também pode ser gerada de forma


automática. Através da opção Auxiliar > Gerar Pedido, o Clinux cria um novo pedido a
partir dos materiais com saldo abaixo do estoque máximo. A análise dos materiais que estão
abaixo da quantidade máxima é realizada a partir do estoque selecionado. Quanto a
seleção do grupo, é opcional.

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Abordaremos mais sobre onde definimos esse limite máximo ao falarmos sobre Saldo de
Materiais.

• Autorizar Orçamento
Após associar os materiais à lista de compras, pode-se então iniciar o fluxo de orçamento.
“Autorizar Orçamento”, no menu Auxiliar, é um passo que torna o pedido de compra
identificado com a cor vermelha, além de liberar a realização do orçamento. Realizar essa
autorização exige permissão no sistema.

• Orçamento
O próximo passo é realizar o Orçamento. Nessa parte serão selecionados os fornecedores
dos quais serão enviadas as cotações e solicitações dos materiais.

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Após seleção dos fornecedores, o orçamento pode ser realizado de duas formas distintas:

a) Orçamento Manual: preenchimento manual dos preços, prazos e dados da


negociação com os fornecedores. Esse formato consiste em selecionar os fornecedores e
indicar um a um o preço que cada produto ficou definido para uma possível compra. Por
ser manual, requer que o funcionário do estoque entre em contato com o fornecedor por
meios externos (como e-mails, telefones, etc.) para solicitar esses dados. Essa tarefa
merece atenção para que os fornecedores, como também prazos e preços, sejam lançados
de forma correta. Após selecionados os possíveis fornecedores do pedido, é possível gerar
um arquivo em PDF com a cotação diretamente para o e-mail dos mesmos, caso haja e-
mail em seu cadastro. O envio do e-mail é realizado em Auxiliar > Imprimir.

Observação: o e-mail de cotação e o e-mail de pedido são enviados pelo mesmo botão. A
diferença é quando um fornecedor for eleito.

b) Orçamento Via Web: preenchimento dos preços, prazos e dados da negociação


diretamente pelo fornecedor. Esse formato consiste em enviar um e-mail para os
fornecedores com uma URL (link). Esse link direciona o fornecedor para uma página web,
onde o mesmo tem acesso por meio de login exclusivo. Nessa página, o fornecedor

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visualiza todos os materiais que estão associados ao pedido e informa os dados da


negociação (preços, prazos, etc.). Após o preenchimento realizado pelo fornecedor, o
sistema Clinux recebe de forma automática o valor informado de cada material.

Observação: Recurso “Orçamento Via Web” disponível após aquisição do Portal Web. Para
mais informações, consulte nosso setor Comercial.

Ressaltamos que o processo automatizado de recebermos os dados do fornecedor gera


alguns benefícios para a clínica, dentre eles: Comunicação mais rápida e assertiva e
economia de tempo.

O envio da URL (Link) para o e-mail do fornecedor, direcionando o mesmo para o Portal
Web a fim de preencher as informações necessárias (preços, prazos etc.) é realizado em
Auxiliar > Enviar E-mail de Orçamento.

Orçamento realizado corretamente, a eleição do fornecedor é o próximo passo que


discutiremos.

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• Eleição de Fornecedores
Após as cotações, escolher a melhor proposta significa pesar o preço oferecido pelos
materiais por fornecedor cotado. O comparativo de preços é o critério usado pelo Clinux
para realizar a Eleição do Fornecedor na opção automática. Esse comparativo pode ser
realizado de duas maneiras. Basicamente, são duas visões diferentes de escolhermos o
fornecedor que gera menos custo para a clínica. Essas visões são conhecidas como
Horizontal e Vertical. Abaixo serão exploradas mais sobre as características de cada visão.

a) Eleição de Fornecedor (H): trata-se da escolha do fornecedor de forma automática.


Eleger o fornecedor por esta opção permite com que o Clinux escolha o melhor fornecedor
baseado no melhor preço por material.

Exemplo:

Em um pedido de compra que tenha 10 produtos e os mesmos foram orçados com 2


fornecedores diferentes, pode-se obter a seguinte situação: parte dos produtos serem
solicitados a um fornecedor e parte com outro, como também todos os materiais serem
solicitados a apenas um.

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Isso ocorre, pois, o sistema analisa o preço de material a material. O fornecedor que tiver
oferecido o menor valor daquele item será eleito. Sendo assim, podemos observar que as
condições de pagamento, prazos, parcelas e outros critérios não serão levados em
consideração neste formato automático.

Vale frisar que mesmo que seja utilizada a análise de eleição horizontal (automática), o
usuário consegue realizar a troca do fornecedor de forma manual.

b) Eleição de Fornecedor (V): trata-se da escolha do fornecedor de forma manual.


Eleger o fornecedor por esta opção permite ao funcionário do estoque analisar, de forma
individual, cada critério que considerar relevante, sejam condições de pagamento, prazos,
parcelas e outros.

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Quando o fornecedor dos materiais é eleito, será preciso notificar o mesmo sobre a compra
que será fechada. Se o orçamento for realizado de forma manual, será necessário informar
ao fornecedor sobre tal decisão por meios externos (e-mails, telefones, etc.) através do
caminho Auxiliar > Imprimir.

Caso o orçamento seja realizado via web, basta enviar um novo e-mail ao fornecedor
solicitando o envio dos produtos.

Realizada a eleição do fornecedor por uma das formas mencionadas, o pedido de compra
precisa ser aprovado por meio da opção “Aprovar Orçamento”. A aprovação do Orçamento,
além de receber a cor azul no pedido de compra, consiste em sinalizar no sistema que o
Gestor do estoque tomou ciência do orçamento realizado e então prosseguiu ao próximo
passo: a geração da Ordem de Compra.

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Geração da ordem de compra

Após solicitado aos fornecedores os materiais anteriormente orçados, pode-se então gerar
a Ordem de Compra (OC). Neste passo, o sistema gera uma ordem de compra para cada
fornecedor eleito. A geração da OC é realizada em Auxiliar > Gerar Ordem de Compra. A
ordem de compra gerada aqui envolverá outros processos que serão detalhados mais à
frente.

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A finalização do fluxo de “Pedidos de Compras” é dada com a sinalização no sistema


através da opção Realizar Orçamento.

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Ordem de Compra

Já sabemos que o processo de Ordem de Compra é importantíssimo dentro do processo


de compras em uma empresa. A tela disponível em Estoque > Ordem de Compra é o local
reservado para documentar as próximas aquisições dos mais variados insumos. Em outras
palavras, a tela de ordem de compra é o documento virtual que registra as compras de
materiais para o funcionamento da clínica. Vejamos abaixo os passos que compõe esse
processo:

Previsão para o financeiro

Uma vez que a OC foi gerada na tela de Pedidos de Compra, pode-se localizar a mesmo
na tela de Ordem de Compra através dos filtros.

Vale informar que a OC também pode ser gerada sem ter associação com um Pedido de
Compra, casos em que o material não precisa passar pelo fluxo de cotação. Neste caso, é
preciso criar a ordem de compra pelo botão Novo.

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O primeiro passo na OC é lançar a previsão desta compra para o setor Financeiro, sejam
essas ordens geradas através dos pedidos de compra ou não.

Mas por que realizar essa previsão?

A previsão financeira permite uma visão antecipada e real dos custos da sua clínica. Ou
seja, as previsões lançadas pelo setor de estoque influenciam diretamente nos indicadores
apresentados nos relatórios e cubos financeiros da empresa. Permite que a gerência
acompanhe as contas a pagar, despesas fixas e outros compromissos financeiros ajudando
a visualizar os gastos e receitas passadas e projetar o futuro da clínica. Também agiliza o
trabalho do financeiro referente a esse cadastro “nas contas a pagar” e a digitalização da
Nota Fiscal e Boletos para rastreabilidade.

Registro de entrada da nota fiscal

Com a previsão financeira realizada, ressaltamos a necessidade de informar o número de


nota fiscal de entrada na previsão.

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Possuir o número da nota fiscal registrada no Clinux impacta diretamente no rastreio dos
materiais, principalmente os materiais e medicamentos controlados por Lote.

Recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é um passo do processo que exige atenção e agilidade para


garantir uma boa produtividade do setor e, por consequência, da clínica.

É de extrema importância a identificação das mercadorias e a conferência das quantidades


de cada item que será recebido para não provocar “furos” no estoque.

Alguns problemas encontrados por falta de atenção neste processo:

• Dados cadastrais inválidos;


• Divergência entre a quantidade de produtos adquiridos e recebidos;
• Divergência em relação ao tipo de produto entregue;
• Inconsistência em relação aos saldos, principalmente os saldos dos lotes.

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Entrada de materiais no estoque

Não atualizar o estoque depois de efetuar uma compra e receber o material do fornecedor
pode fazer com que a compra inteira fique perdida no processo e no sistema. É
imprescindível manter os registros de entrada e saída em tempo real para não perder
produtos, como também dinheiro.

A entrada dos materiais e medicamentos no almoxarifado é realizada através do botão


Estoque. A partir do momento que o responsável pelo estoque clicar nesta opção, o sistema
Clinux somará o saldo dos materiais adquiridos ao saldo já disposto no estoque principal.

Além disso, ao clicar no botão Estoque:

• O sistema, automaticamente, preencherá a Data da Entrada;


• Caracteriza o fechamento da Ordem de Compra;
• O Clinux recalculará o Custo Médio (valor unitário) dos materiais.

Quando toda a ordem de compra for direcionada a um sub-estoque, utilizar o botão


Transferir agiliza neste processo. Essa opção transfere todos os itens e suas devidas

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quantidades para o sub-estoque selecionado, sem precisar usar a tela de Saída de Material.
Para usar este recurso, é necessário ter dado a entrada do saldo, primeiramente, através
do botão Estoque.

Entrada parcial de materiais

Em algumas situações, podemos nos deparar com uma entrega de material incompleta. Ou
seja, o fornecedor entregou apenas parte dos produtos esperados pelo estoque. Nesta
situação, o estoquista precisa realizar a entrada dos materiais apenas com o quantitativo
que o mesmo recebeu.

Neste processo o estoquista precisa finalizar a ordem de compra no botão Estoque e não
enviar os materiais para o almoxarifado. Em seguida, através do recurso disponível em
Auxiliar > Entrada Parcial, dar entrada apenas nos materiais disponíveis.

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Avaliação de Fornecedor

O sistema possibilita a realização da avaliação do fornecedor. Esse processo é realizado


após o fechamento da ordem de compra.

Código de Barras

Os materiais e medicamentos de alto custo e rastreados por lote, podem ser facilmente
registrados através da leitura de código de barras, como também o consumo na execução
do exame. Para isso será necessário uma impressora própria e etiquetas adesivas.

A impressão das etiquetas com o uso do código de barras pode ser realizada através do
botão Cod. Barras.

Algumas vantagens adquiridas com o uso dessa ferramenta:

• Atendimento de forma ágil;


• Menor risco de erro nas movimentações;
• Eficiência ao lançar o consumo no atendimento;
• Viabiliza o lançamento dos dados: validade, lote, etc.

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Saldo de Materiais

Essa tela tem como objetivo listar os materiais e medicamentos de cada estoque, como
também o saldo de cada um. A tela ainda possibilita filtrar por grupo de materiais e saldos
zerados ou não.

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Estoque de segurança

O estoque de segurança é importante para a clínica e está diretamente relacionado com o


sucesso Financeiro da mesma. Esse controle pode ser realizado informando o saldo
Mínimo e Máximo de cada material para cada estoque. Com esses parâmetros definidos,
o sistema emite alertas quando são realizados consumo e transferência do material.

Duas coisas podem sinalizar que o controle do estoque não está assertivo: produtos
faltando ou produtos sobrando.

O que você (como gestor do estoque) ganhará implantando o estoque de segurança?

• Manter o fluxo de produção da clínica;


• Reduzir custos de armazenagem;
• Evitar o acúmulo de produtos muito sazonais, ou perecíveis;
• Liberar recursos para investir em áreas estratégicas para a empresa.

Como mencionado anteriormente, a geração do Pedido de Compra pode ser realizada


baseada nesta configuração de saldo Mínimo e Máximo. O sistema terá como base o
seguinte: a diferença do saldo atual em relação ao saldo máximo.

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Rastreamento e Controle de Vencimento

Já sabemos que é fundamental controlar validades e lotes nos estoques das clínicas.
Medicamentos e outros insumos utilizados para realização de exames, como contraste, são
itens perecíveis e precisam de atenção quanto ao controle da data de vencimento.

Por meio do relatório Saldo por Lote será possível saber exatamente de qual fornecedor
o produto foi adquirido e os dados de lote e data de validade. O controle por lotes também
contribui para os casos em que a Anvisa exige que algum lote de medicamento seja retirado
de circulação devido algum problema ou descontinuação.

Solicitação de Material para os Setores

Essa opção do sistema trata as solicitações de reposição nos sub-estoques e consumo nos
setores. Ou seja, refere-se aos pedidos internos feitos ao responsável do estoque, porém
via sistema. Esse processo é realizado na tela de Solicitação de Material.

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A solicitação dos materiais pode ser realizada de duas formas distintas: Solicitação de
Consumo ou Solicitação de Transferência. Esses conceitos já foram mencionados quando
abordado sobre o Registro de Materiais e Medicamentos. Abaixo a diferença de cada um
dos tipos de solicitação:

Consumo Transferência

Tipo destinado para o funcionário solicitar Tipo destinado para o funcionário solicitar
materiais para serem utilizados nos setores materiais e medicamentos para serem
da clínica. São materiais que não serão utilizados nos sub-estoques, ou seja,
utilizados para realização de exames e que controlados por um responsável. Possui
não serão mensurados. Em resumo, materiais relação direta com a realização de exames.
que serão dados consumo direto. Materiais e medicamentos que serão dados
consumo na conta do paciente.

Ex.: Materiais de escritório, limpeza, higiene, Ex.: Contrastes, filmes, seringa, algodão, etc.
gel condutor, etc.

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Uma vez que a solicitação é fechada no menu Auxiliar > Fechar Pedido, aparecerá para
o funcionário do Estoque um chat com a seguinte mensagem: “Nova solicitação de
materiais!”.

Dessa forma o responsável pelo Almoxarifado não precisa se preocupar em analisar a tela
de Atendimento do Pedido, pois ele será notificado sempre que houver uma nova solicitação.
Destacamos que o Clinux controla a duplicidade de solicitações, ou seja, solicitações com
o mesmo destino (setor/sub-estoque) e material não serão concluídas.

Envio de Material para os Setores

Todas as solicitações, sejam de consumo ou transferência, serão enviadas para a tela de


Atendimento de Pedido. Essa tela é de uso exclusivo do setor de estoque para
atendimento dos pedidos internos.

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Atendendo ao pedido

Atender o pedido consiste em informar no sistema a quantidade que será enviada ao


destino (setor/sub-estoque). Em algumas situações é comum o responsável pelo
almoxarifado não enviar a quantidade solicitada pelo funcionário, como em caso de falta do
material, por exemplo. Nesses casos a melhor prática é atender o pedido informando a
quantidade 0 (zero) para que não haja conflito de duplicidade de solicitação do mesmo
material.

Ressaltamos que o sistema faz o controle de materiais iguais quando solicitados para o
mesmo setor/sub-estoque, ou seja, o sistema bloqueia pedidos iguais.

Lembrete: Em todas as formas de Atendimento de Pedido o aviso de mínimo e máximo se faz


presente.

Atendimento parcial

Processo de atendimento realizado de forma manual. Esse tipo de atendimento ocorre


quando a quantidade enviada de material for menor que a quantidade solicitada, ou seja,
parcialmente. A quantidade será menor quando houver saldo insuficiente no estoque ou por
análise do responsável pelo almoxarifado.

Quando o atendimento do pedido envolver materiais rastreados por lote, poderá ocorrer a
seguinte situação:

O funcionário solicita 17 unidades de um determinado medicamento para seu sub-estoque


e o responsável verifica que há saldo suficiente, no entanto, de lotes diferentes. Sendo 10
unidades desse material no Lote EXLOTE1 e 7 no Lote EXLOTE2.

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Neste exemplo o responsável precisará enviar 10 unidades do Lote EXLOTE1 e, através


da opção Auxiliar > Duplicar Pedido, gerar um novo pedido do item selecionado para
informar a quantidade que será enviada no lote EXLOTE2.

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No exemplo mencionado, a opção Duplicar Pedido foi executada pelo responsável do


estoque. Porém, há possibilidade de duplicar automaticamente os pedidos dos materiais
que foram atendidos. Este recurso requer configuração no Setup do Sistema (Ajuda >
Setup). O pedido é duplicado quando o material não é atendido na sua totalidade.

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Atendimento automático

Processo de atendimento realizado de forma automática. Esse tipo de atendimento ocorre


quando a quantidade a ser enviada for a mesma quantidade solicitada, ou seja, a
quantidade total. Esse tipo de atendimento é realizado através da opção Auxiliar >
Atendimento Automático. Esse atendimento podendo ser realizado através de multi-
seleção.

Quando o saldo não for suficiente, o sistema pedirá que o usuário informe um novo valor.

Atendimento por código de barras

O atendimento através da leitura do código de barras pode ser realizado de forma total ou
permitindo informar a quantidade enviada.

As duas opções por código de barras consistem em realizar o atendimento do pedido


selecionado a partir da leitura do código de barra do material.

O código de barras usado nestas ferramentas deve ser obrigatoriamente o código gerado
pelo sistema através da tela de Ordem de Compra.

Saída de Material

Todas as movimentações de Consumo e Transferência de material que não foram


solicitadas internamente serão realizadas através da tela de Saída de Material. Ou seja,
saída de materiais e medicamentos do estoque sem uma solicitação feita por um
funcionário.

Vamos observar que o conceito de Transferência e Consumo também está presente nesta
tela.

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Entrada e Saída de Materiais sem OC

A tela de Movimentação de Fornecedor nos permite realizar entrada e saída dos materiais
com as finalidades de acerto de saldo, devolução, empréstimo, troca, doação, etc.

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Resumidamente, essa tela tem como objetivo entrar ou sair com determinado material sem
ser através de uma Ordem de Compra.

Todas as entradas e saídas dos materiais realizados nesta tela influenciam diretamente no
saldo dos materiais e saldo por Lote. No entanto, essa tela tem comunicação direta apenas
com o estoque principal da empresa. Ou seja, entrar ou sair com materiais em setores ou
sub-estoque não é possível.

Consumo dos Insumos

Por que registrar os mat/med usados em cada exame?

Muitas clínicas não visam com a devida importância os materiais utilizados nos exames,
ocasionando uma grande falha de gestão. Dentre essas falhas, destacamos algumas delas:

• Falta de rastreabilidade: Não controlar os materiais e medicamentos que foram usados


nos pacientes (lote);
• Perda do controle financeiro: Compra de material desnecessário;

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• Controle minucioso do estoque: Falta de controle do que tem e o que falta nas salas
de exames.

Até aqui já sabemos que todos os materiais e medicamentos que não serão utilizados na
conta do paciente, são consumidos pelos setores e serão dados baixa na saída do estoque
principal.

Os materiais transferidos para os sub-estoques, são destinados para a realização dos


exames (como por exemplo: Contrastes, Gel Condutor, Algodão, etc.). Chamamos de
“Consumo na conta do paciente” os materiais com essa finalidade.

Lança-se o consumo dos materiais utilizados nos exames em Atendimento > Consumo.
É necessário selecionar o paciente para que os materiais e medicamentos lançados sejam
associados ao atendimento em questão. Normalmente essa rotina é realizada pela equipe
de enfermagem/técnicos.

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Melhorias em Desenvolvimento

• Vencimento de lote:
Inclusão de nova coluna no Relatório “Saldo por Lote”. Coluna com a finalidade de calcular
os dias restantes para vencimento do material. Essa coluna se comportará como contador
de dias, levando em consideração o dia atual em relação a data de validade;

• Envio de e-mail para o fornecedor:


Na tela Pedido de Compra, só permitir o envio de e-mail de solicitação de material (Auxiliar >
Imprimir após eleição do fornecedor) após aprovação do pedido. Atualmente é possível
enviar a solicitação por e-mail antes mesmo de aprovar o mesmo.

• Alteração de nomenclatura:
Na tela Pedido de Compra, o nome "REALIZADO ORÇAMENTO" será alterado para
"FINALIZAR PEDIDO" e, no grid a coluna "REALIZADO" será alterada para "FINALIZADO".

• Relacionar o centro de custo aos setores:


Nas novas versões o Clinux permitirá associar um setor a um Centro de Custo. Desse modo,
será possível unificar a visão financeira ao uso de insumos nos setores.

• Avaliação de fornecedor:
Relatório de acompanhamento das últimas avaliações dos fornecedores com base na curva
ABC.

• Transferência de kits:
Permitir a transferência dos Kits de materiais para os sub-estoques (salas de atendimento)
por código e barras e o consumo no paciente também.

• Bloqueio no pedido de materiais:


Bloquear a inclusão de mais materiais após o pedido autorizado.

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Visão Gerencial

Pensando em uma visão mais ampla de gestão e análise de controle de estoque, o sistema
Clinux dispõe de alguns relatórios analíticos e sintéticos. Através da análise minuciosa
desses relatórios, a gestão terá a possibilidade de investir em tomadas de decisões para
otimizar todo o processo interno de controle de saldos, controle de lotes e validades, e
demais processos que venham ser importantes para uma boa gestão estratégica.

Adiante analisaremos alguns relatórios de movimentação (entrada, saída e transferência


de materiais) e relatórios voltados para análises de consumos.

RELATÓRIO > ESTOQUE > MOVIMENTAÇÃO GERAL

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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

RELATÓRIO > ESTOQUE > MOVIMENTAÇÃO GERAL POR PERÍODO

RELATÓRIO > ESTOQUE > CONSUMO DETALHADO

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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

RELATÓRIO > ESTOQUE > CONSUMO SINTÉTICO

RELATÓRIO > ESTOQUE > ENTRADA DETALHADO

57 Genesis Tecnologia
Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

RELATÓRIO > ESTOQUE > ENTRADA SINTÉTICO

RELATÓRIO > ESTOQUE > SAÍDA ANALÍTICO

58 Genesis Tecnologia
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RELATÓRIO > ESTOQUE > TRANSFERÊNCIA ANALÍTICO

RELATÓRIO > ESTOQUE > SALDO POR ALMOXARIFADO

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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

RELATÓRIO > ESTOQUE > SALDO DE MATERIAIS

RELATÓRIO > ESTOQUE AVANÇADO > ENTRADA DE LOTE

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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

RELATÓRIO > ESTOQUE AVANÇADO > SAÍDA DE LOTE

CUBO > ESTOQUE > CONSUMO POR PACIENTE

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CUBO > ESTOQUE > CONSUMO DE MATERIAL

CUBO > ESTOQUE > CONSUMO MATERIAL POR PROCEDIMENTO

62 Genesis Tecnologia
Gestão de Estoque Utilizando o Clinux

CUBO > ESTOQUE > CONSUMO EXAMES REALIZADOS

CUBO > ESTOQUE > CONSUMO x COMPRAS

63 Genesis Tecnologia