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Curso Profissional Técnico de Secretariado - Nível IV

Triénio de 2016/2019

O Papel do/a Secretário/a na Organização de Eventos


 

Autora:
Sara F. da Silva

Lisboa, 8 de Julho de 2019


                                                         

Índice

 
Agradecimentos ...............................................................Error! Bookmark not defined.

Introdução ......................................................................................................................... 1

................................................................................................................................... 1

Objetivos e Questões da Investigação do Tema ........................................................ 1

Esquema Organizador .............................................Error! Bookmark not defined.

Capítulo 1- O Perfil do/a Secretário/a

1.1.Competências Pessoais ............................................................................................... 3

1.2.Competências Profissionais ........................................................................................ 8

1.3. Funções e Tarefas a executar ................................................................................... 11

Funções no geral...................................................................................................... 11

Funções nos eventos ................................................................................................ 13

Capítulo 2- Conceito de Evento

2.1. Evolução dos Eventos.............................................................................................. 16

2.2. Tipologia dos Eventos ............................................................................................. 18

2.3. Caracterização dos Eventos ..................................................................................... 26

2.4. Participantes ............................................................................................................ 28

Capítulo 3- Organização de um evento

3.1 O Planeamento.......................................................................................................... 30

3.2 As Diferentes Etapas do Evento ............................................................................... 31

3.3 O Briefing dos Eventos ............................................................................................. 36

3.4 Divulgação e comunicação dos eventos ................................................................... 37

3.5 Licenciamento dos Eventos ...................................................................................... 39

Capítulo 4- Exemplo de organização de um evento: “Congresso XPTOPERFUM”


                                                         

4.1. Empresa “Sephora” ................................................................................................. 44

4.2. Congresso “XPTO PERFUM” ................................................................................ 46

4.3. Serviços e Parcerias ................................................................................................. 47

4.4. Destino e Itinerário .................................................................................................. 49

4.5. Alojamento .............................................................................................................. 50

4.6. Documentos a levar ................................................................................................. 51

4.7. Programa.................................................................................................................. 52

4.8. Orçamento final e receitas ....................................................................................... 53

4.9. Avaliação final......................................................................................................... 54

Capítulo 5- Conclusãos

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Índice de Figuras
Figura 1- Exemplo de umas unhas apresentáveis e não-apresentáveis ............................ 8

Figura 2- Exemplo de vestuário apresentável e não-apresentável em ambos os géneros. 8

Figura 3- Exemplo de acessórios aconselháveis e em excesso ........................................ 9

Figura 4- Exemplo de maquilhagem leve e natural e maquilhagem em excesso ............. 9

Figura 5- Exemplo de um cabelo apresentável e não-apresentável .................................. 9

Figura 6- Exemplo de uma barba cuidada e não-cuidada ............................................... 10

Figura 7- Figura representativa de uma reunião ............................................................. 21

Figura 8 - Figura representativa de um almoço/ jantar ................................................... 21

Figura 9- Figura representativa de um almoço/ jantar .................................................... 21

Figura 10- Figura representativa de uma mesa de coffe-break ...................................... 21

Figura 11- Figura representativa de uma comemoração ................................................ 22

Figura 12- Figura representativa de uma conferência .................................................... 22

Figura 13- Figura representativa de uma conferência .................................................... 22

Figura 14- Figura representativa de uma confraternização. ........................................... 22

Figura 15- Figura representativa de um congresso. ........................................................ 23

Figura 16- Figura representativa de um congresso. ........................................................ 23

Figura 17- Figura representativa de uma convenção. ..................................................... 23

Figura 18 - Figura representativa de um coquetel. ......................................................... 23

Figura 19- Figura representativa de um coquetel. .......................................................... 23

Figuras 20- Figura representativa de um debate. ............................................................ 24

Figuras 21- Figura representativa de um debate. ............................................................ 24

Figura 22- Figura representativa de um desfile. ............................................................. 24

Figura 23- Figura representativa de feira. .....................2Error! Bookmark not defined.

Figura 24- Figura representativa de feira. ...................................................................... 25

Figura 25- Figura representativa de feira. ...................................................................... 25

Figura 26- Figura representativa de feira. ...................................................................... 25


                                                         

Figura 27- Figura representativa de uma exposição. ...................................................... 25

Figura 28- Figura representativa de uma inauguração. .................................................. 26

Figura 29- Figura representativa de um open day. ......................................................... 26

Figura 30- Figura representativa de uma palestra. ......................................................... 26

Figura 31- Figura representativa de um seminário. ........................................................ 26

Figura 32- Figura representativa de um seminário. ........................................................ 26

Figura 33- Figura representativa de um simpósio. ......................................................... 27

Figura 34 - Figura representativa de um simpósio. ........................................................ 27

Figura 35- Figura representativa de uma vernissage. ..................................................... 27

Figura 36- Figura representativa de mesa redonda. ........................................................ 28

Figura 37- Figura representativa de mesa redonda. ........................................................ 28

Figura 38- Figura representativa de uma videoconferência. .......................................... 28

Figura 39- Diferentes etapas dos eventos. ...................................................................... 34

Figura 40- Etapas da fase pré evento. ............................................................................. 34

Figura 41- Etapa a fase da realização do evento. ........................................................... 36

Figura 42- Etapa da fase pós-evento............................................................................... 36

Figura 43- Fluxograma: Fases e etapas de um evento. ................................................... 37

Figura 44- Logotipo da empresa Sephora....................................................................... 46

Figura 45- Website. ........................................................................................................ 47

Figura 46- Logotipo do local: Auditori Fórum (CCIB). ................................................. 48

Figura 47- Logotipo da Starbucks. ................................................................................. 50

Figura 48- Logotipo da Luso .......................................................................................... 50

Figura 49- Bilhetes de Avião. ......................................................................................... 51

Figura 50- Itinerário entre aeroporto de Barcelona e Alojamento.................................. 51

Figura 51- Itinerário entre alojamento e Centro de Congressos. .................................... 51

Figura 52- Exterior do Hotel Vincci Maritimo. .............................................................. 52

Figura 53- Inteior do Hotel Vincci Maritimo. ................................................................ 52


                                                         

Figura 54- Quarto do Hotel Vincci Maritimo. ................................................................ 52

Figura 55- Reservas para o Hotel Vincci Maritimo. ...................................................... 53

Figura 56- Fotografia com um colaborador do supermercado.Error! Bookmark not


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Índice de tabelas
Tabela 1- Esquema dos fatores influenciadores na atribuição de tarefas de um
profissional de secretariado. ........................................................................................... 13

Tabela 2- Tipos de eventos. ............................................................................................ 20

Tabela 3- Modelo de Briefing. ........................................................................................ 38

Tabela 4- Orçamento final. ............................................................................................. 55

Tabela 5- Receitas do evento. ......................................................................................... 56

 
                                                         

Introdução

Justificação do Tema

O tema que escolhido para este projeto é “O Papel da Secretária na Organização de


Eventos”. Depois de algum tempo de reflexão e selecção entre os mais diversos temas,
agarrei este tema onde abrange um pouco dos três anos de curso e disciplina de
Técnicas de Secretariado, abordando este tema de uma forma diferente, ou seja, sendo o
tema sobre o profissional de secretariado nos eventos, darei o conceito e teoria deste
profissional, dos eventos e as fases do planeamento de um evento enriquecendo com um
exemplo de planeamento no papel de um/a Secretário/a.

Na minha opinião, este tema reveste-se de uma especial utilidade, pois os eventos
ocorrem periodicamente e com especial importância nas empresas podendo assumir
varias tipologias como lançamento de novos produtos, reuniões, inaugurações,
marketing, entre outros e, finalidades dependendo dos objectivos estabelecidos pela
instituição organizadora e público-alvo que pretendem alcançar como funcionários,
colaboradores ou clientes, por exemplo.

Objetivos e Questões da Investigação do Tema

Este trabalho tem como principal objetivo mostrar a importância e processo do


profissional de Secretariado na organização de eventos como papel fundamental para o
sucesso de um evento e consecutivamente da empresa representante, pois este
profissional adquire os mais variados papeis e funções na organização de um evento e
este trabalho tem como finalidade dar a conhecer estes mesmos papeis e funções que
posteriormente a esta parte teórica será fundamentado com um exemplo de planeamento
de um evento no papel de um/a secretário/a.

Neste sentido foi definido como objetivo geral: dar a conhecer o papel do/a secretário/a
na organização de eventos na qual será enriquecido com um exemplo de planeamento
de um evento.

Para a execução deste trabalho a metodologia utilizada foi essencialmente o livro de


Técnicas de Secretariado 1 e 2 da Areal editores, autoras Susana Morgado e Teresa
Costa, alguns documentos facultados ao longo do curso pelas professoras da disciplina e

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internet, onde é possível nos dias de hoje adquirir qualquer informação á distância de um
toque.

No Capítulo um, dou inicio ao tema com o Perfil do/a Secretário/a referindo as mais
diversas características pessoais e profissionais explorando cada uma; abordo também
as tarefas e funções a executar por este profissional a nível geral focando o seu papel
nos eventos.

No Capítulo dois, vou abordar os eventos, o seu conceito, a evolução na história, os seus
objetivos, tipologia, caracterização e importância. Cada um destes fatores será explicado
ao pormenor com o objectivo de dar a conhecer um pouco o que é e a sua origem.

No Capítulo três, apresento a organização de um evento e explico como se deve


organizar um evento, o planeamento, as suas etapas, o briefing, o licenciamento dos
eventos, a sua divulgação e estratégias de comunicação, neste capítulo iremos perceber
em que consiste a organização de um evento.

No Capítulo quatro, com o objectivo de enriquecer este trabalho com um exemplo de


planeamento de um evento, demonstro o planeamento de um evento constituído pelas
diferentes etapas, onde poderei por em prática toda a teoria apresentada nos capítulos
anteriores.

No Capítulo cinco, relato a minha experiência na área do Secretariado em formação em


contexto de trabalho numa empresa de grande dimensão ao longo das 600 horas de
formação onde 300 horas foram realizadas na área administrativa de restauração e as
restantes 300 horas na área administrativa de supermercado, onde exploro as minhas
expectativas e a formação real.

Por fim, termino com a conclusão onde apresento uma síntese de todo o trabalho.

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Capítulo 1- O Perfil do/a Secretário/a


O perfil do profissional de Secretariado deve estar em constante evolução, adaptável ao
mercado de trabalho em que está inserido e capaz de realizar o seu trabalho com
dinamismo e flexibilidade.

Nesse sentido, seguidamente apresento detalhado o perfil deste profissional em termos


pessoais e profissionais.

1.1.Competências Pessoais
As competências pessoais são características da nossa personalidade, que se
desenvolvem ao longo da vida, é saber ser e saber estar.

Estas competências em contexto pessoal e profissional são essenciais, pois são estas que
nos vão distinguir de outros profissionais destacando os nossos valores.

Num processo de recrutamento, por exemplo, o saber ser e saber estar pode ser um
aspeto decisivo, como em muitas outras situações o carácter de uma pessoa supera
qualquer competência técnica, variando consoante os objectivos da empresa.

Seguidamente pode-mos observar um conjunto de competências essenciais no perfil de


um profissional de secretariado:

ü Assertividade- tem como características saber expressar-se e afirmar de forma


assertiva, ou seja, dar a sua opinião e ideias de forma clara e direta. Este aspeto
embora seja algo a realizar de modo transparente deve ter em conta a sua
expressividade de forma a não magoar ou desrespeitar o próximo. Esta
competência se realizada com respeito e simpatia é um grande passo para ter
sucesso como profissional e pessoa.
ü Capacidade de comunicação- saber comunicar é algo trabalhoso mas essencial,
trabalhoso na medida em que o profissional deve ser flexível de modo a saber
estabelecer comunicação com os mais diversos públicos, deve ser simpático,
acessível, assertivo porém é importante ter sentido de oportunidade, com isto
quero dizer, não falar por cima, não interromper constantemente, saber ouvir,
isto, é indispensável para um bom processo de comunicação.

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ü Brio profissional- esta característica caracteriza-se por rigor, profissionalismo e


sentido de responsabilidade, é executar as suas tarefas com gosto, dedicação e
dignidade respeitando os prazos estabelecidos e a ética profissional.
ü Cortesia e diplomacia- sendo o profissional de secretariado a primeira imagem
da empresa e o principal elo de ligação entre o público interno e o público
externo é assim a figura representante da entidade. É essencial uma postura
assertiva mas o conhecimento de regras de conduta é imprescindível pois é um
passo importante para uma boa comunicação ainda que deva ter alguns cuidados
como simpatia, delicadeza, saber ouvir e respeitar o próximo, cuidados estes que
devemos ter não só profissionalmente como na nossa vida pessoal.
ü Criatividade- criatividade é um aspeto que nos destaca dos restantes, pois é
necessário termos uma mente aberta, fugindo da rotina, criando desafios,
encarando os problemas de maneira diferente procurando buscar soluções
criativas, ter ideias originais, tudo isto é algo natural e variável de pessoa para
pessoa.
ü Cultura geral- nos dias que correm a cultura geral é de enorme importância,
pois significa que a pessoa tem conteúdo, é interessante e sabe estabelecer
qualquer tipo de conversa. Na sociedade é essencial estar atento e perceber um
pouco de tudo o que nos rodeia e assim saber-mos reagir e agir perante as mais
variadas situações. Este aspeto adquire-se com alguma curiosidade e atenção ou,
se quisermos ir mais longe, com estudos, estudar, ler de tudo um pouco é um
bom caminho para adquirir alguma cultura geral.
É uma competência importante no profissional de secretariado pois este deve
estar a par dos mais diversos assuntos a ocorrer no mundo de modo a saber agir
perante algum assunto ou mesmo apenas para manter uma boa conversa, uma
conversa inteligente.
ü Flexibilidade- Este termo pode assumir várias formas, flexibilidade no que toca
a um espírito aberto e flexibilidade em termos de se adaptar as situações, como
horários de trabalho, por exemplo.
A flexibilidade no que toca a um espirito aberto permite-nos comunicar com as
mais diferentes pessoas e culturas sabendo ouvir e respeitar as mais diferentes
opiniões e seres; por vezes as pessoas têm alguma dificuldade em obter esta
competência, a sociedade ainda têm alguma dificuldade em aceitar pessoas com
características e pensamentos diferentes da restante sociedade.

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A flexibilidade no que toca à adaptação a novas situações é uma mais-valia pois


este profissional mostra-se competente na resolução de problemas ou por
exemplo, no caso de flexibilização de horários, o profissional que corresponde
às necessidades da entidade irá sempre ter um especial destaque.
ü Determinação- um individuo determinado leva sempre os seus objectivos
avante, com esforço e com um grande foco assume assim, um papel de
determinação. Um profissional com esta característica, atuando em função dos
interesses da organização representante pode levar a mesma ao sucesso.
ü Boa memoria- A boa memória é de facto indispensável a um profissional de
secretariado sendo que este estabelece um papel onde lhe são atribuídas as mais
diversas funções e deve lembrar-se de cada uma delas, deve estabelecer
prioridades e ter memoria para se lembrar de cada função atribuída e de como a
deve realizar. Por exemplo num evento, sendo o/a secretário/a muitas vezes
quem recebe os participantes e apresenta indivíduos com especial importância e
algum destaque em sociedade, é importante memorizar os nomes de modo a não
surgirem embaraços para que tudo corra dentro do planeado.
ü Pontualidade- esta competência está associada a respeito e uma boa educação,
sendo que se temos uma hora estabelecida deve ser cumprida de modo a não
interferir com o trabalho do próximo. Ser pontual permite o individuo a estar e a
responder prontamente às exigências do trabalho.
ü Proatividade- Ser proativo é agir com inteligência, prever um acontecimento,
resolver prontamente ou apenas propor soluções originais caso não compita a
este profissional a sua resolução, é estar um passo à frente do acontecimento.
ü Simpatia e empatia- A simpatia, um sorriso são os primeiros passos para a
conquista de um individuo, um profissional pode não ter muita cultura mas se
tiver um sorriso pronto, uma resposta simpática é um grande passo para uma boa
comunicação. Ser assertivo, amável, ter uma boa educação, saber ouvir e
colocar-se no lugar do próximo, privilegiando-o é o maior passo para a
conquista de um cliente. Esta característica vai permitir ter uma relação cordial
com instituições e todo o tipo que pessoas que se relacionem com a empresa.
ü Visão- este aspeto está bastante interligado á proatividade, sendo que visão é
estar um passo mais à frente, prever situações e ter capacidade de visualizar a
solução com criatividade, a visão permite planear o trabalho, evitar problemas
mantendo a motivação. É ter uma perspectiva futura, ver mais além.

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ü Boa aparência- como já referi anteriormente, o profissional de secretariado é


por norma a primeira imagem de uma entidade, é o elo de ligação entre o
público interno e o público externo, logo é importante ter alguns cuidados, entre
eles:
• As unhas devem ter um aspeto arranjado, não devem estar roídas ou com
um comprimento extremo, podemos ver na figura 1, o exemplo de umas
unhas apresentáveis e não-apresentáveis

Figura 1- Exemplo de umas unhas apresentáveis e não-apresentáveis.

• Roupa adequada ao contexto de trabalho, com isto quero dizer,


dependendo o trabalho e o que o local exige devemos ter uma
apresentação, um vestuário adequado onde não mostre a barriga, roupa
extremamente justa, sutiã visível, um grande decote ou roupa curta, etc.
A roupa deve ser simples e adequada para ambos os géneros, como
podemos observar na figura 2.

Figura 2- Exemplo de vestuário apresentável e não-apresentável em ambos os


géneros.

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• Os acessórios não devem ser exagerados, excesso nunca é elegante, na


figura 3 está representado um exemplo do mesmo.

Figura 3- Exemplo de acessórios aconselháveis e em excesso.

• A maquiagem deve ser leve, de modo a realçar a beleza, sem nada


extremo, o rosto deve parecer natural e lavado, como a figura 4 nos
mostra.

Figura 4- Exemplo de maquilhagem leve e natural e maquilhagem em excesso.

• O cabelo deve estar arranjado e saudável sem cores exuberantes, na


figura 5 demonstra um cabelo saudável e um cabelo não aconselhável a
um profissional.

Figura 5- Exemplo de um cabelo apresentável e não-apresentável.

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• No caso do género masculino é importante ter iguais cuidados porém


tendo barba é essencial que esta esteja aparada e cuidada, como
visualizamos na figura 6.

Figura 6- Exemplo de uma barba cuidada e não-cuidada.

ü Boa dicção- saber prenunciar e articular bem as palavras, não só é importante


para que se estabeleça uma boa comunicação mas também para a imagem que o
profissional transmite. É importante na comunicação quer seja presencial ou
não-presencial mas, por exemplo, numa chamada telefónica que por vezes já é
difícil obter uma boa comunicação por características da rede móvel ou outros
factores, se tivermos uma boa dicção facilita neste aspeto para que não tenhamos
de repetir a mesma informação repetidamente até que seja bem-recebida do
outro lado.
ü Auto-estima- a auto-estima é uma boa parte da personalidade de um individuo e
tem uma grande influência nas atitudes e empenho no ramo profissional e
também pessoal. Alguém com uma boa auto-estima é capaz de arriscar, acreditar
em si, acredita ser capaz de alcançar por mais difícil que lhe pareça ser, tem uma
maior estabilidade emocional e determinação contrariamente a um individuo de
baixa auto-estima que mostra receio de arriscar e por vezes pode mesmo deixar
de realizar certas tarefas por medo de errar.

1.2.Competências Profissionais
As Competências Profissionais são, também aspetos da nossa personalidade que
facilitam o desempenho de um profissional de secretariado nas suas tarefas, estas
competências resultam da combinação de conhecimentos técnicos, aptidões e
comportamentos no ramo profissional que procuram ir ao encontro dos objetivos da

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organização que representa. Estas competências num cenário de trabalho são tidas
bastante em conta e influenciadas pela personalidade e competências pessoais.

Seguidamente pode-mos observar um conjunto de competências essenciais no perfil de


um profissional de secretariado:

ü Capacidade de adaptação- um profissional deve ter uma grande capacidade de


adaptação para se adequar com facilidade a novas situações. Isso significa não
resistir às mudanças, pelo contrário enfrenta-las, manter uma postura optimista
mesmo nos momentos de maior dificuldade. Um profissional com estas
características costuma encontrar soluções criativas para problemas e desafios
que surgem no local de trabalho. Esta característica pode ser desenvolvida por
qualquer profissional que queira adequar o seu perfil às novas exigências do
mercado.
ü Capacidade de organização- a capacidade de organização é uma das
características mais importantes seja no profissional de secretariado seja em
qualquer outro profissional. Uma boa capacidade de organização facilita a
gestão do tempo e organização mental; ao ter organizadas as suas tarefas e
estabelecidas as prioridades, permitirá uma maior produtividade.
ü Dinamismo- um profissional com dinamismo consiste num individuo ativo,
com espirito de iniciativa que esta sempre à procura de algo para fazer, tem
raciocínio rápido e, com isto, demostra ser um individuo capaz de enfrentar as
situações que possam surgir, devido à sua carateristica de iniciativa.
ü Discrição e sigilo profissional- o sigilo profissional é bastante importante em
qualquer situação profissional e é bastante comum assinar um documento em
como nos comprometemos a utilizar as informações que nos são acessíveis
apenas em contexto de trabalho dependendo das situações que, caso seja algo
pessoal de um membro da empresa embora não esteja discriminado nesse
documento é de conhecimento e de grande importância ser-se “cego, surdo e
mudo”, devendo manter discrição total perante todas as situações ocorrentes na
empresa.
ü Eficácia- esta característica consiste na importância de um profissional ser
eficaz, ou seja, corresponder aos objetivos e ritmo propostos pela empresa de
modo a aumentar a produtividade realizando as suas tarefas com eficácia, ou
seja, as tarefas serem realizadas com sucesso.

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ü Facilidade de aprendizagem- tanto num/a secretário/a como em qualquer


profissional é importante ter uma mente aberta e facilidade a aceitar mudanças
que exijam a aquisição de novos conhecimentos, um profissional que tenha esta
caraterística adapta-se facilmente e rapidamente a todo o tipo de situações e
mudanças que possam surgir, mantendo o bom desempenho na empresa.
ü Lealdade- é importante, as chefias e colegas sentirem neste profissional um
ponto de confiança e lealdade sendo ele muitas vezes o braço direito destes
membros de hierarquia superior. Assim, deve ser leal, de confiança, digno e
dedicado tanto na empresa como nas suas tarefas,
ü Estabilidade emocional- um profissional deve saber separar a sua vida pessoal
da profissional de modo a não deixar coisas pessoais afectarem o seu
desempenho no trabalho. É ainda importante, saber lidar com a pressão e gerir
sentimentos, um dos lemas do secretariado é “parar e pensar e agir”. A
impulsividade, agressividade e antipatia por alguém é algo impensável que deve
ser evitado ao máximo de modo a não criar conflitos seja com o público externo
ou interno.
ü Responsabilidade- a responsabilidade é das caraterísticas mais importantes em
qualquer profissional, ter responsabilidade na realização das suas tarefas e de
tarefas que excepcionalmente lhe são atribuídas, responsabilidade de assumir os
seus erros e consequências e se possível contorná-los. Muitas tarefas de um
profissional de secretariado exigem uma grande responsabilidade sendo que tem
nas suas mãos tarefas importantes que podem por em causa o bom
funcionamento e sucesso de uma empresa.
ü Tato- o tato e o sentido de oportunidade são de uma grande importância tanto no
relacionamento com outros indivíduos como para o próprio profissional, pois
esta caraterística ajuda a compreender, corrigir e encorajar o próximo, a ouvir e
respeitar a oportunidade de falar, é importante evitar impor vontades e dizer algo
que possam magoar o outro.
Ter tato também pode ter que ver com o mundo e profissão no que toca a saber
agarrar boas oportunidades para a empresa na qual trabalha ou na sua vida
pessoal, ter sentido de oportunidade e conhecimentos que levem a entidade ou
individuo ao sucesso.

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1.3. Funções e Tarefas a executar

Funções no geral
O profissional de Secretariado pode assumir as mais variadas funções e
responsabilidades dependendo de diversos fatores como a dimensão da empresa, o setor
onde está inserido e se as competências correspondem à exigência da tarefa, a atribuição
das mais diferentes tarefas tem influência em alguns fatores como vamos poder ver na
tabela que se segue.

Ø Dimensão da empresa
Ø Estrutura organizacional
As tarefas de um
Ø Departamento/ Setor
profissional de
secretariado vão Ø Ramo de atividade da empresa
depender dos Ø Relações com os superiores hierárquicos
seguintes fatores:
Ø Competências e experiência profissional
Ø Formação académica

Tabela 1- Esquema dos fatores influenciadores na atribuição de tarefas de um profissional de


secretariado.

Como já podemos ver, podem ser atribuídas várias tarefas dependendo de alguns fatores
internos da empresa, porém existe um conjunto de tarefas que é assegurada por este
profissional estando estas directamente ligadas à sua função na empresa. Um/a
secretário/a tem o papel principal de organização, atendimento e gestão. Algumas das
tarefas asseguradas são:

ü O atendimento presencial e não presencial- o atendimento presencial deve-se


à receção, acolhimento e encaminhamento quer de pessoal interno ou externo e,
sendo assim a primeira imagem da empresa deve ter uma boa aparência (como já
referido anteriormente), cuidar do espaço envolvente, conhecer os produtos/
serviços e assuntos da entidade, inteligência emocional no que toca a saber gerir
emoções, simpatia e delicadeza, disponibilidade e profissionalismo.
Atendimento não presencial, este tipo de atendimento pode ocorrer das mais
diversas formas por norma com a utilização de novas tecnologias, embora as
chamadas telefónicas continuem a ser as mais utilizadas para o tipo de

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atendimento não presencial, cada vez mais são utilizados outros métodos como
correio electrónico, skype, etc.
Ao receber ou efectuar uma chamada deve ter atender rápido causando boa
impressão, identificar-se a si e à organização ou departamento caso seja uma
ligação interna, por exemplo “El Corte Inglês, Boa Tarde, em que posso ser
útil?”, caso seja um atendimento interno deve referir-se ao departamento ao
invés da empresa e é essencial referir o nome, por exemplo ”Recursos Humanos,
Boa Tarde, fala Sara Silva, em que posso ajudar?”
ü Receção, separação, registo e distribuição da correspondência recebida- o/a
secretário/a da empresa recebe a correspondência, separa pelos diferentes
setores/ departamentos, regista e assim poderá seguir para os respectivos
destinos que por norma é o próprio profissional a tratar da distribuição porém
algumas empresas de grande dimensão podem ter alguém especifico para esta
tarefa (na entidade onde realizei a minha formação em contexto de trabalho, El
Corte Inglês, por exemplo).
ü Documentação escrita- o profissional é o responsável por redigir quase todos
os documentos da empresa, desse atas, relatórios, entre outros documentos.
ü Arquivo- é atribuída a responsabilidade de organização e esquematização de
todos os documentos, desde os mais importantes aos mais insignificantes ao/à
secretário/a da empresa, confiando todos os assuntos e papelada de modo a que
fiquem bem guardados e identificados caso seja necessário por algum motivo
recorrer ao arquivo para rever algum documento.
ü Gestão da agenda- para a gestão da agenda é importante conhecer o trabalho a
desenvolver, os objetivos a atingir, o tempo disponível para a execução de cada
tarefa, meios físicos e humanos necessários disponíveis, saber estabelecer
prioridades, definir um plano, calendarizar as fases de execução, elaborar
esquemas que permitam ter uma visão das coisas. Ainda, pode ficar responsável
pela agenda da chefia que exige uma grande atenção e dedicação para que não
ocorram lapsos.
ü Organização de eventos - é bastante comum o profissional de secretariado ficar
responsável por esta tarefa tendo as competências necessárias, fica como
responsável pela organização e planeamento onde poderá ter de adquirir
passagens aéreas, marcação de restaurantes, realizar orçamentos, entre muitas
outras tarefas que iremos ver mais à frente.

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ü Organização de reuniões- na organização deste tipo especifico de evento, a


responsabilidade recai na organização da sala, disposição de alguns aperitivos e
bebida como àgua ou café, deve preparar o local e certificar que tudo está a
funcionar e nos locais apropriados, disposição de algum material como canetas
se necessário e, por norma é nestas ocasiões que entra a tarefa já anteriormente
referida que é documentação escrita, o profissional fica responsável pela
redacção de documentos e fazer estar presente os documentos do arquivo
necessários ao evento.

Funções nos eventos


Relativamente ao papel do Secretário nos eventos passa por várias funções sendo este o
responsável por todo o apoio administrativo do evento, tendo diferentes tarefas antes,
durante e pós-evento, como iremos observar seguidamente.

Iremos ver mais à frente no capítulo 3, nas diferentes etapas dos eventos as funções do
profissional de secretariado mais detalhadamente, porém deixo um breve resumo das
suas funções.

Pré-evento

O pré- evento consiste em todo o planeamento e tarefas que o profissional terá antes da
realização do evento.

• Preparar com antecedência documentos e materiais necessários ao evento,


documentos que sejam importantes a realização do evento, por exemplo
documentos a serem apresentados, documentos de aluguer do espaço, caso seja
necessário uma autorização ou aviso prévio de que haverá barulho até certas
horas, etc.
• Efetuar inscrições;
• Prestar informações em geral; informar os convidados onde e quando será
realizado o evento, quem serão os oradores/músicos, os temas que serão
apresentados durante o evento.
• Planeamento de data, hora de início e fim do evento, temas do evento, local e
programa;
• Escolha e montagem do local; escolher o local onde sera realizado e e preparar a
montagem de palcos sistemas de som e luz;

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• Placas de indicação; colocar algum tipo de indicação referente ao local do


evento caso seja num sitio de difícil acesso;
• Reserva do local; reservar o local do evento e garantir que estará disponível no
dia do evento;
• Compra de passagens se necessárias;
• Envio de convites: enviar convites ao público ao alvo, ou criar algum tipo de
publicidade referente ao evento;
• Definir o público alvo; escolher a que tipo de público a que dirige o evento
• Definir pagamentos de oradores/músicos ; Negociar o pagamento com os
oradores/músicos tendo em conta que pode ser necessário o pagamento de
deslocações;
• Caso necessário contactar uma empresa de catering;
• Entre outros.

Durante o evento

O evento consiste na realização de todo o processo de planeamento, embora esteja a


decorrer conforme o planeado, o profissional tem algumas tarefas que lhe são atribuídas
para garantir que o evento será memoriável e com sucesso.

• Receber os participantes, convidados e autoridades; O serviço de recepção de


um evento pode ser considerado o cartão-de-visita e sendo o primeiro contato do
participante com o clima do evento torna-se imprescindível demonstrar
hospitalidade e dar importância à sua presença como participante ou convidado.
• Sendo este profissional de Secretariado a primeira imagem do evento deve estar
bem apresentado devendo ter uma aparência natural e saudável evitando
extravagâncias, deve ter um vestuário adequado e crachá de identificação.
• Entregar materiais aos participantes;
• Supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e
autoridades.
• Prestar informações em geral;
• Entregar os certificados (por norma certificado de participação), caso existam,
pode ser entregue durante ou pós-evento consoante a programação do evento.
• Ter em atenção as tarefas sob sua responsabilidade;
• Entre outros.

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Pós-evento

O pós-evento consiste em todo o processo e tarefas que o profissional terá após a


realização do evento.

• Entregar os certificados (por norma certificado de participação), caso existam,


pode ser entregue durante ou pós-evento consoante a programação do evento.
• Contratar uma empresa para efetuar a limpeza e arrumação do espaço onde foi
realizado o evento, caso necessário;
• Caso seja um evento com fins lucrativos fazer o balanço financeiro;
• Entre outros.

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Capítulo 2- Conceito de Evento


O termo “evento” provém do latim “eventus” que admite diversos significados, na
língua Portuguesa o termo representa um acontecimento programado, uma reunião de
pessoas com objectivo específico.

O evento pode assumir varias tipologias e finalidades dependendo dos objectivos


estabelecidos pela instituição organizadora e público-alvo que pretendem alcançar.

Qualquer que seja o evento, para ter sucesso passará por um processo de planeamento
desde a idealização à realização, feito ao pormenor.

Segundo Ponte Pierre, citado por Roberto Simões, “o evento tem por objectivo o de
buscar fortalecer a imagem através de um ato (…)”

O evento é toda a atividade planeada, é uma forma encontrada pelas organizações para
estar em contacto com os seus colaboradores internos, clientes e todo o tipo de público
no geral ou específico, por norma os principais objetivos de uma entidade na
organização de um evento são divulgar, educar, promover ou integrar e sendo algo
previamente planeado com alguma dedicação é importante que o evento seja um
acontecimento especial e memorável tanto para a equipa organizadora como para os
participantes e para isto, é importante a entidade conhecer o perfil do público que
pretende atingir.

Como iremos ver ao longo deste capítulo, existe uma grande variedade de eventos que
ao ser escolhido para realização deve atender aos objetivos que a empresa promotora
pretende alcançar com a realização do evento tendo em conta o público-alvo.

2.1. Evolução dos Eventos


O evento tem como característica básica- uma ocasião especial em que ocorre um
encontro de pessoas, que se justam com um objectivo especifico. Com isto, muito
possivelmente um dos eventos mais antigos da história humana ocorreu há milhares de
anos, com a reunião de um grupo de pessoas que comemorariam uma caça ou uma
descoberta. Os eventos passaram por várias etapas e várias tipologias até chegar aos dias
de hoje em que tudo requer um cuidado especial e um bom planeamento.

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Ao longo dos anos foi possível obter alguns registos e assim, podemos afirmar que à
cerca de 776 anos a.C ocorreram os primeiros Jogos Olímpicos da Era Antiga, em honra
de Zeus e desde então foram sendo realizados de quatro em quatro anos na Grécia em
homenagem a Apolo, com carácter religioso.   À 500 a.C., as Festas Saturnálias
(antecedentes do Carnaval) foram outro tipo de acontecimento identificado na
Antiguidade.

Segundo Matias (2004, p.4), o primeiro evento realizado, denominado congresso,


aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Este congresso reuniu todos os representantes das
cidades gregas em que elegeram Felipe “o generalíssimo da Grécia” nas lutas contra a
Pérsia.

Ainda, em 56 anos a.C ocorreu o último evento da Idade Antiga, dominada


“Conferência de Luca” cujo objectivo era conciliar dois rivais (Pompeu e Crasso).

Sendo a caratetísca dos eventos, desde sempre, a frequência e as datas e planeamento


pré-estipulado, já na Era Antiga esta característica permitia que os gregos fizessem uma
viagem previamente programada tendo em conta as datas dos eventos em homenagem
aos seus Deuses.

Até ao Império de Nero, em Roma entre os anos 54 d.C a 68 d.C, as arenas eram
utilizadas como espaço para espectáculos como circo e teatro, porém com o império de
Nero, as arenas tomaram outra função com a perseguição aos cristãos, passaram a ser
eventos sangrentos, onde os cristãos eram atirados às feras.

Com o avançar dos anos, a realidade dos eventos foi mudando e chegamos à Idade
Média. A Idade Média foi uma fase bastante significativa na história dos eventos, sendo
que esta época foi bastante marcada por estes acontecimentos, quer a nível religioso e
comercial. Os concílios, as representações teatrais e as feiras comerciais foram os
principais tipos de evento da época.

Ainda, a Revolução Industrial que trouxe grandes mudanças para a sociedade,


mudanças estas que reflectiram em tudo um pouco e os eventos não foram excepção,
começaram a ser realizados novos tipos de eventos como científicos e tecnológicos.

Com isto, podemos concluir que os Homens sempre procuraram proporcionar


oportunidades de convívio e reunião de pessoas, como forma de lazer.

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2.2. Tipologia dos Eventos


Sendo os eventos uma forma encontrada pela empresa se estar em contacto com os seus
colaboradores internos, clientes e demais, é importante que o evento seja um momento
especial e memorável tanto para a entidade organizadora como para os seus
participantes.

Para a selecção do melhor tipo de evento a realizar é necessário a entidade ter em conta
não só os seus objetivos como também o perfil do público-alvo de modo a estar de
acordo e gosto para ambas as partes.

Existem os mais variados eventos capazes de atender a cada objetivo, mesmo sendo
mais específico ou complexo, na tabela representada abaixo (tabela 2), podemos
observar os tipos de eventos mais conhecidos em termos gerais.

Almoço Confraternizações Lançamento de livro Regata


Assembleia Coquetel Lançamento de produto Retrospetiva
Café da manhã Curso Leilão Reunião
Campanha Debate Mesa-redonda Roadshow
Campeonato Desfile Mercado Rodeio
Carnaval Encontro Missa Salão
Casamento Entrevista coletiva Noite de autógrafos Sarau
Chá da tarde Excursão Oficina Semana
Churrasco Exposição Olimpíada Seminário
Coffee-break Feira Open day Solenidade
Comemoração Festa Opera Sorteio
Competição Festival Outorga de títulos Teleconferência
Concerto Formatura Painel Torneio
Conclave Fórum Palestra Vernissage
Concurso Happy hour Performance Videoconferência
Conferência Inauguração Pré-estreia Visita
Convenção Jantar Premiação Workshop
Congresso Jornada Primeira Pedra Etc.

Tabela 2- Tipos de Eventos.

Em termos de eventos dentro de organizações e empresas os mais utilizados por norma


envolvem características de convívio de modo a estabelecer ligação com o público
dando a conhecer a empresa e corresponder ao pretendido com a organização do
mesmo, seguidamente iremos poder visualizar as características dos eventos mais
utilizados no mundo empresarial.

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Reunião:  
As reuniões são momentos essenciais e bastante
recorrentes numa organização, pois permitem discutir e
reflectir variados assuntos, definir objetivos, atribui
responsabilidades e tomar importantes decisões. Na
figura 7 podemos ver uma imagem representativa de
uma reunião.
Figura 7- Figura representativa de uma reunião.

Almoço ou jantar:
Trata-se de refeição oferecida durante o dia (almoço) ou à
noite (jantar) por norma constituídas por entradas, prato
(s) principal (is) e sobremesa. Pode ocorrer de diversas
formas, por self-service (figura 9) que é o sistema em que
cada convidado ou participante se serve da comida que
por norma está exposta em bandejas num expositor, ou
serviço de mesa (figura 10) em que a refeição é servida
por garçons a cada convidado ou participante que
aguardam sentados nos seus lugares. Este evento por
norma é realizado aquando homenagens, comemorações,
programa de visitas, etc.

Figura 8 e 9- Figuras representativas de um almoço/jantar.

Coffee-break:
Traduzido para Português é o “intervalo para o café”, por
norma oferecido nas interrupções dos eventos.
Constituído por petiscos de rápido consumo como
salgados, doces e bebidas como chá, café, água ou sumo,
dispostos em mesas á saída ou num canto da sala de
reuniões. Na figura 10 podemos observar um exemplo de
mesa de coffe-break.
Figura 10- Figura representativa de uma mesa de coffe-break.

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Comemorações:
São eventos cujo objetivo é comemorar, celebrar ou
homenagear uma profissão ou status, como o Dia da
Secretária por exemplo, ou o aniversário da
empresa/organização. Por norma para estas
comemorações os eventos mais solicitados são os
almoços ou jantares. Podemos visualizar um exemplo de
comemoração na figura 11.
Figura 11- Figura representativa de uma comemoração.

Conferência:
Este evento funciona como uma reunião bastante formal
para um elevado número de ouvintes, cujo objetivo é a
apresentação de um tema específico por alguém
entendido do assunto a abordar (figura 12) e, após a
  apresentação, a palavra poderá ser dada à plateia (figura
13) onde o mesmo será exposto a perguntas formuladas
por estes ouvintes. Porém, quando a conferência é
realizada na abertura de um evento maior, é aconselhável
não abrir espaço para perguntas, pois a ordem do dia
poderá ficar comprometida.  
Figuras 12 e 13- Figuras representativas de uma conferência.

Confraternizações: Reunião de pessoas com o intuito de criar laços entre os


membros para que formem uma verdadeira equipa unida,
promover a descontracção, integração de pessoal ou
negócios. O sucesso de uma empresa depende bastante da
integração das equipas, pois estes tendem a colaborar uns
com os outros de modo a atingir os objetivos propostos.
Na figura 14 está um exemplo representativo de uma
pequena confraternização.
Figura 14- Figura representativa de uma confraternização.

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Congresso:
Um congresso é uma reunião formal na qual os
participantes são indivíduos do mesmo
departamento/sector ou simplesmente da mesma entidade
de trabalho. O objetivo deste tipo de evento é debater um
ou mais temas de interesse geral de um assunto ou área
específica.
A conclusão final será através de votação de todos os
participantes ou em parte e assim será encaminhada às
autoridades competentes que iram divulgar o resultado
final. Nas figuras 15 e 16 podemos observar um exemplo
de congresso.
Figuras 15 e 16- Figuras representativas de um congresso.

Convenção:
É um evento constituído por atividades dedicadas a um
grupo específico em que todas as despesas são pagas pela
entidade. Tal como todos os eventos, tem como objetivo a
reunião de pessoas, uma convenção reúne profissionais.
Por exemplo, uma convenção de vendas, reúne elementos
relacionados ao sector, como, vendedores, revendedores,
distribuidores, etc, como podemos ver na figura 17.
Figura 17- Figura representativa de uma convenção.

Coquetel:  
Coquetel é uma reunião social de pessoas onde circulam
garçons (figura 18) que oferecem bebidas e alimentos aos
participantes ao longo do evento ou, a comida e bebidas
podem estar dispostas sobre uma mesa ou bancada (figura
19) onde cada elemento se serve. A alimentação é
constituída por coisas leves e bebidas.

Figuras 18 e 19- Figuras representativas de um coquetel.

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Debate:
Reuniões entre duas pessoas que defendem os seus
pontos de vista sobre um ou vários assuntos, nas figuras
20 e 21 podemos ver um exemplo de debate. É possível
realizar debates com mais de duas pessoas, porém não
terá tanto sucesso e a oportunidade e tempo de resposta
fica reduzido.
O evento é orientado por um moderador que é quem faz
as perguntas e controla o ânimo e tempo de participação
de ambos.
A plateia participa com aplausos e protestos moderados.
Figuras 20 e 21- Figuras representativas de um debate.

Desfile:
Um desfile tem como objetivo a apresentação e
demonstração de produtos, geralmente os desfiles estão
mais ligados à moda, onde as modelos desfilam com
roupas e acessórios da empresa promotora. Na figura 22
podemos observar um exemplo de desfile.
Figura 22- Figura representativa de um desfile.

Feira:
É um evento de grande porte, aberto ao público em geral
e por norma ocorre em períodos como anual ou bienal,
por exemplo. Tem como objetivo a exposição e venda
imediata dos produtos e/ou serviços, deste modo, a feira é
montada de forma a permitir que sejam examinados e
tocados pelos visitantes, estimulando a oportunidade de
negócio. Nas figuras 23,24,25 2 26 estão representados
diferentes exemplos de feiras empresariais.
Um jornalista brasileiro conhecido por Fraga, num artigo
no Jornal Expo Mídia, edição agosto/Setembro 1999
(Brasil), apresentou uma classificação para as feiras, que,

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segundo ele “podem ser divididas de acordo com a


natureza dos negócios:
Institucionais: normalmente acompanham eventos
académicos e de classe, objectivando aproximar o público
  técnico dos interesses comerciais das pessoas expositoras.
Promocionais: promovem o lançamento e a divulgação de
produtos, serviços e tecnologias, normalmente junto ao
público final.
Comerciais: permitem a compra e venda de produtos e
serviços nos stands, que possuem estoque e muitos
vendedores.
Mistas: agrupam mais de uma destas classificações
acima”.
E, de acordo com o tipo de produtos expostos, as feiras
ainda podem ser classificadas, por:
Feiras Verticais ou Setoriais- apresentam apenas uma
categoria de mercadoria, tecnológica ou serviços.
Feiras Horizontais- apresentam produtos de diversas
  categorias, tecnologias ou serviços.
Figuras 23,24,25 e 26- Figuras representativas de feiras.

Exposição:
A exposição tem como objetivo divulgar e dar a
conhecer um produto/ serviço, assim, a entidade expõe o
produto de modo a estabelecer contato com o comprador
e posteriormente despertar interesse de compra.
A exposição apenas difere da feira na medida em que é
um evento de menor porte, mais simples e de caráter
informativo, podemos ver um exemplo deste tipo de
evento na figura 27 e observar que tem a mesma
finalidade da feira mas com menor porte.
Figura 27- Figura representativa de uma exposição.

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Inauguração:
É uma apresentação de um novo local (loja, escritório,
instalações, etc). Neste tipo de evento pode ocorrer o
corte da fita inaugural e visita guiada pelas instalações. A
opção de alimentos e bebidas de oferta mais utilizado é o
coquetel. Na figura 28 observamos o corte da fita num
evento de inauguração.
Figura 28- Figura representativa de uma inauguração.

Open day:
Este evento caracteriza-se por ser público. A entidade
abre portas para que seja visitada por um público restrito,
normalmente familiares e amigos chegados dos
funcionários, com o objetivo de convivência e integração
empresa- funcionário- família.
Na figura 29 está representado um exemplo de open day
onde visitam livremente o local.
Figura 29- Figura representativa de um open day.

Palestra:
É um evento coordenado por um moderador e consiste na
apresentação de um tema específico para uma plateia
pequena com algum conhecimento sobre o tema a
abordar, pois a palestra permite a participação dos
elementos constituintes da mesma. Na figura 30 está
representado um exemplo deste tipo de evento.
Figura 30- Figura representativa de uma palestra.

Seminário:
Tem como objetivo a apresentação de um assunto de
uma ou mais pessoas para uma plateia com algum
conhecimento e interesse no assunto pois todos
participam discutindo e obtendo respostas/conclusões.
As figuras 31 e 32 são exemplos de seminários.

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A sessão divide-se em três momentos:


Fase de exposição- apresentação do tema, de pesquisas e
ideias.
Fase de discussão- quando o assunto já apresentado é
colocado para debate.
Fase de conclusão- quando são delineadas as conclusões
da sessão.
Os custos do seminário são cobertos pelas inscrições,
apoios, patrocínios e troca de serviços.
Figuras 31 e 32- Figuras representativas de um seminário.

Simpósio:
O simpósio caracteriza-se como um evento prático e
simples, de pequena dimensão e curta duração. Podemos
considerar uma derivação da mesa- redonda, porém com
duas diferenças: os participantes do simpósio são
especialistas de grande renome e eles não debatem entre
si. Na figura 32 podemos ver os participantes num
simpósio.
O evento é conduzido por um coordenador, que orienta
a discussão com o intuito de não ser desviada do tema.
Os participantes apresentam os seus pontos de vista e,
no final da sessão, a plateia pode participar através de
perguntas.
Figuras 33 e 34- Figuras representativas de um simpósio.

Vernissage:
Exposição de produtos pela primeira vez ao público com
o objetivo de expor e vender. Reúne vários artistas e
muitas vezes são servidas bebidas. É um evento de curta
duração (poucas horas). Na figura 35 podemos ver um
exemplo deste tipo de evento.
Figura 35- Figura representativa de uma vernissage.

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Mesa redonda:
Reunião de grupo de cinco a nove pessoas que,
sentadas em semicírculo (como vemos nas figuras 36 e
37), debatem um assunto. Cada participante tem um
tempo determinado para a sua apresentação de ideias.
A plateia pode encaminhar preguntas à mesa.
É ainda, necessária a presença de um moderador,
  denominado presidente da mesa, que coordena e faz
cumprir as regras e o tempo limite. Para um melhor
sucesso, o número de participante deve ser ímpar. Este
tipo de evento permite ao participante receber
informações, criar opiniões próprias e estimular o
raciocínio.  
Figuras 36 e 37- Figuras representativa de mesa redonda.

Videoconferência:  
Utilizando recursos audiovisuais e electrónicos, a
reunião pode ocorrer com membros de diferentes
locais, cidades ou até países simultaneamente. Pode ser
um evento aberto ou fechado, dependendo do tema
apresentado e do grupo de pessoas envolvidas. Na
figura 38 podemos ver uma videoconferência.
Figura 38- Figura representativa de uma videoconferência.

2.3. Caracterização dos Eventos


Como já podemos ver, os eventos podem ser apresentados sob diversos tipos, porém os
eventos também podem ser classificados e planeados quanto às suas características. Para
cada característica é atribuído o evento mais adequado de modo a corresponder aos
objetivos da empresa promotora e perfil do público-alvo.

Antes de iniciar o processo de planeamento de um evento, é importante ter em conta


alguns aspetos e conhecer as características dos diferentes eventos. Um evento
caracteriza-se pelos seguintes aspetos como irei explicar posteriormente: o porte, data

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de realização, perfil dos participantes e objetivos do evento, na qual poderemos ver


eventos específicos para cada objetivo.

Ø Quanto ao porte:
Pequeno: Evento com número de até 200 particpantes.
Médio: Evento com número de participantes estimado entre 200 e 500.
Grande: Evento com 500 participantes até 5 000.
Macro ou Megaevento: Evento acima de 5 000 participantes.
Ø Quanto à data de realização:
Fixa: Evento com data de realização fixa, invariável, de acordo com uma
comemoração específica que, ocorre num dia especifico, anualmente ou
bienalmente, por exemplo um aniversário.
Móvel: Evento que se realiza consoante o calendário ou interesses da entidade
promotora, a data é variável.
Esporádica: Eventos que ocorrem excepcionalmente, em caso extraordinário,
porém como todos os eventos são previstos e planeados.
Ø Quanto ao perfil dos participantes:
Geral: Evento aberto ao público, a única limitação é a capacidade de pessoas que
o local de realização pode suportar.
Dirigido: Evento restrito a um público que possui interesse e conhecimento do
assunto ou tema. De modo geral é costume neste evento dirigido, os
participantes serem subdivididos em subgrupos consoante os interesses, tipo e
perfil do público.
Específico: Evento realizado para um grupo de pessoas especificamente
escolhido para participação no evento, consoante o interesse da empresa e
público que pretendem alcançar.
Ø Quanto aos objetivos:
Comercial- O objetivo é, basicamente a venda/ o comércio dos produtos, como
por exemplo, convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile,
encontro, reunião, entre outros.
Social- O objetivo poderá ser beneficiente, convivência ou de integração, como
por exemplo, casamento, aniversário, almoço/jantar, entre outros.

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Cultural- O objetivo tem que ver com a aproximação do público em torno de um


tema específico, como por exemplo, congresso, seminário, simpósio,
conferência, curso, palestra, mesa redonda, entre outros.
Artístico/ cultural- O objetivo é de proporcionar descontracção, entretenimento e
diversão, como por exemplo, desfile, festival, concerto, show, exposição, entre
outros.
Gastronómico- O objetivo varia consoante a empresa porém pode ser para
convívio com um objetivo específico, como por exemplo, banquete, coquetel,
festival, almoço, entre outros.
Desportivo- O objetivo é de entretenimento, como por exemplo, competição,
excursão, premiação, entre outros.
Político/ científico - Tem como objetivo a reunião para a discussão de um ou
mais temas específicos de modo a obter resultados ou a participação do público,
como por exemplo, debate, reunião, palestra, homenagem, convenção,
congresso, seminário, palestra, entre outros.
Histórico- O objetivo por norma é de convívio, de comemoração, como por
exemplo, aniversário, inauguração, comemoração, desfile, entre outros.
Religioso- O objetivo é informativo porém também pode ocorrer num momento
de maior descontracção onde existe convívio, como por exemplo, encontros,
festa, missa, entre outros.

2.4. Participantes
Existe variadas listas de participantes consoante o tipo de evento, cada participante
desempenha um diferente papel mas todos eles essenciais. Apresento seguidamente os
principais presentes num evento.

Anfitrião: É aquele que recebe os convidados, podendo ter que os apresentar ou


simplesmente cumprimentar é importante ter em conta alguns cuidados como: estatuto,
género, idade, hierarquia, apresentação, títulos académicos, entre outros; pode ser o
dono de espaço/ empresa ou alguém atribuído para este papel como representante da
entidade promotora.

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Autoridade: Por norma são indivíduos com autoridade, ou seja, com o poder de se
fazer obedecer. Nas organizações, a autoridade está nas chefias intermediárias dos
diferentes níveis de hierarquia e na direcção.

Comunidade: Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relação às organizações,


é o local físico e todos os membros pertencentes.

Clientes: São as pessoas que a entidade atinge, indivíduos que compram


produtos/serviços da empresa, os clientes direta ou indiretamente, interferem na
realização do evento.

Empresa: Entidade económica de produção e venda de produtos ou serviços. Pode ser


pública, privada ou mista.

Moderador: É a pessoa responsável por conduzir o evento. Tem funções como dar
início agradecendo ao público pela sua presença e encerrar o evento, pode ainda ter que
anunciar o programa e tempo estipulado para cada participação.

Orador: Um orador é quem apresenta um determinado tema, deve ter um discurso e


apresentação informativa porém atrativa e interativa para captar o interesse e atenção do
público e também estimular a sua apresentação no evento.

Organizador do evento: É a pessoa que planeia e organiza o evento, é responsável pelo


pré-evento, pós-evento mas também pelo evento aquando o seu decorrer devendo
prestar apoio e disponibilidade. É ainda responsável para que tudo esteja dentro do
planeado de modo a que o evento tenha sucesso.

Patrocínio: Uma organização seja pública ou privada assume a responsabilidade dos


custos da organização do evento em parte ou totalmente em troca de divulgação/
patrocínio da mesma.

Público: É o grupo de pessoas que, de modo direto ou indirecto estão ligadas aos
interesses da organização promotora. Este público tanto pode ser interno ou externo.

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Capítulo 3- Organização de um evento


A organização de um evento consiste num planeamento elaborado e dedicado para que
tudo corra conforme o planeado de modo a obter sucesso e se tornar um momento
memoriável.

Um evento é organizado e planeado conforme os interesses e objetivos que a empresa


pretende atingir de modo a alcançar os fins, a comercialização de um produto ou
serviço, por exemplo.

Segundo o famoso general americano Douglas MacArthur (apud Allen et al., 2003, p.
50), “sem um plano, não passamos de turistas”. Com isto quer dizer, sem um
planeamento e uma organização focada em objetivos específicos o evento será algo
passageiro, sem intuito e em vão.

Por norma, este papel de responsável pela organização de um evento é atribuído a


alguém da confiança da entidade, por norma, sendo o profissional de secretariado o
braço direito da chefia será o responsável a quem lhe é atribuída a tarefa.

3.1 O Planeamento
O planeamento é o processo fundamental da organização de um evento. É a fase onde
são definidas e realizadas tarefas para que o evento tenha sucesso.

Existe uma série de elementos que essenciais que ajudam a criar o corpo do evento,
ainda que o papel da organização do evento seja atribuído a um individuo, é importante
referir que o evento é da responsabilidade da empresa, logo a empresa deve dar as suas
opiniões e ideias através de reuniões (uma reunião também é um evento). Alguns
elementos a serem discutidos em reunião, são por exemplo, a definição de objetivos
gerais e específicos, participantes a incluir, patrocinadores, alternativas às necessidades
e obstáculos, recursos, público-alvo, estimativas e orçamento inicial caso queiram
atribuir um.

Ainda, deve ser definido alguns elementos como: tipo de evento a realizar, escolha do
local, escolha de data conveniente, elaboração de um tema caso exista, estratégias de
marketing e comunicação, serviços a contratar e programa.

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É importante referir que o tipo de evento e o público a abranger vai diversificar bastante
em roda dos interesses e objetivos que a empresa promotora pretende atingir com este
evento a planear. Há, ainda eventos mais complexos que outros, que exigem mais
detalhes e um planeamento com mais tempo de antecedência. Com base no site E-tec
Brasil defini um modelo a seguir para o planeamento, constituído por:

1. Título;
2. Entidade/ empresa promotora;
3. Entidade/ individuo organizador;
4. Local da empresa;
5. Local do evento;
6. Tema do evento;
7. Objetivos;
8. Público- alvo;
9. Previsão dos participantes;
10. Descrição do evento;
11. Inscrições e informações;
12. Programa;
13. Recursos necessários;
14. Serviços a contratar;
15. Instalações;
16. Orçamento (receitas e despesas);
17. Considerações finais.

Com isto, podemos concluir que o planeamento requer alguns elementos e informações,
que deve ser realizada uma reunião para troca de ideias e definição de alguns pontos.
Acima estão referidos todos os elementos a ter em conta e, assim, é importante planear
tudo com bastante antecedência para que caso surjam situações imprevistas haja tempo
para contornar ou arranjar soluções.

3.2 As Diferentes Etapas do Evento


Um evento para que tenha sucesso e seja memorável deve passar por uma série de
procedimentos e muita criatividade, não só durante o evento mas também e
principalemnte nas restantes fases do evento, ou seja, antes aquando ocorre o

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planeamento de todo este processo e depois do evento onde obtemos o feedback e


avaliação.

Qualquer evento que se realize é constituído por várias etapas, como podemos ver na
figura 39. As etapas estão distribuídas pelas diferentes fases dos eventos.

Concepção Planeamento Preparação Execução Avaliação

Figura 39- Diferentes etapas dos eventos.

Seguidamente, abordo as diferentes etapas distribuídas pelas três fases dos eventos: pré
evento, realização do evento e pós-evento.

Pré evento

Concepção Planeamento Preparação

Figura 40- Etapas da fase do pré-evento

A fase do pré evento é sem dúvida a fase mais trabalhosa e importante para o sucesso de
um evento. Nesta fase contemplam três etapas: concepção, planeamento e preparação,
etapas estas apresentadas na figura 40.

Esta fase consiste na preparação de todo o processo do evento, pré-estabelecendo os


objetivos, os recursos necessários e tudo o que consiste no briefing dos eventos.
Independentemente o tipo de evento e complexidade, as etapas têm objetivos comuns ,
estes são:

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Concepção:

ü Escolha do tipo de evento;


ü Definição do objetivo do evento;
ü Definição do tema central;
ü Escolha do público-alvo;
ü Definição de data, duração, local e programa;
ü Enumeração de materiais e equipamentos necessários;
ü Orçamento incial;
ü Entre outros.

Planeamento:

ü Definição quantitativa e qualitativa do necessário para a realização do evento;


ü Elaboração do orçamento final;
ü Reserva do local escolhido;
ü Contratação de serviços;
ü Criação do programa do evento;
ü Criação de uma lista onde consiste a aquisição de serviços e materiais
necessários;
ü Pedido de patrocínios;
ü Elaboração e distribuição dos convites e comunicados;
ü Preparar material (caso tenha de encomendar brindes, por exemplo) a entregar a
todos os participantes do evento.

Preparação:

ü Confirmação e instrução aos serviços contratados;


ü Preparação das infra-estruturas (concepção, produção, montagem, etc.);
ü Preparação dos materiais (brindes, alimentação, etc.);
ü Follow-up dos convites e comunicados enviados;
ü Entrega da programação final a cada colaborador;
ü Preparar as sessões de abertura e de encerramento;
ü Avaliação dos resultados do pré-evento.

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Realização do evento

Execução

Figura 41- Etapa da fase da realização do evento.

Esta etapa (execução, como podemos ver na figura 41) consiste precisamente em
colocar toda a concepção e planeamento da fase anterior em prática, ou seja, a
realização do evento. O profissional responsável pela organização do evento, nesta fase,
tem algumas tarefas, como:

ü Verificação de todo o suporte e logística do dia;


ü Recepção e acomodação dos convidados (processo de inscrição, caso se
aplique);
ü Entrega de material (programa do evento, folhetos informacionais sobre o tema,
formulários de avaliação ou mesmo brindes);
ü Controlo e acompanhamento das atividades a decorrer e dos serviços utilizados;
ü Entrega de certificados (caso existam);
ü Recebimento dos formulários de avaliação.

Pós-evento

Avaliação

Figura 42- Etapa da fase pós-evento.

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A avaliação é um processo que deve ocorrer durante todo o planeamento e organização


do evento, no entanto, é mais comum a avaliação pós-evento.

Esta etapa consiste na crítica final do decorrer do evento, a avaliação é realizada pela
empresa porém, pode ser solicitado um formulário ou livro à saída do evento para os
participantes darem o seu parecer.

O pós-evento e a sua avalização irá possibilitar a comparação dos resultados finais com
os previamente estabelecidos no pré-evento, esta etapa tem como objetivo analisar as
falhas e aspetos positivos para que num evento futuro tenham em conta esses elementos
de modo a proporcionar uma experiência melhor.

Embora o evento tenha chegado ao fim, o profissional responsável pela organização


ainda tem como tarefas:

ü Avaliação dos resultados do evento;


ü Elaboração de um relatório com todos os indicadores do evento (resultados,
desempenho da equipa, objectivos alcançados);
ü Divulgação dos resultados (pode ser interna e externamente);
ü Balanço financeiro;
ü Agradecimentos.

Apresento seguidamente, na figura 43, um fluxograma com um pequeno resumo das


fases e principais etapas de um evento.

Realização do
evento
•  Concepção •  Avaliação
•  Planeamento •  Execução
•  Preparação

Pré-evento Pós-evento

Figura 43- Fluxograma: Fases e etapas de um evento.

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3.3 O Briefing dos Eventos


A palavra “briefing” é um termo estrangeiro, mais precisamente inglês que, traduzido
para português significa “instrução”.

O briefing dos eventos é um conjunto de informações pré-estabelecidas e facultadas


ao(aos) responsável(eis) pela organização do evento, sobre os aspetos a ter em conta e
objetivos do evento a realizar. Por norma, estas informações são discutidas e
estabelecidas em reunião, reunião esta que embora também seja um evento, é um evento
muito menos complexo a ser organizado tendo em conta que é algo pequeno e
constituído por pessoal interno. Esta reunião é essencial antes da organização de
qualquer evento de maior porte.

Na tabela que se segue apresento um modelo de briefing com todas as informações


necessárias ao responsável pela organização do evento.

Modelo de Briefing
EMPRESA
Capital social:
Endereço: Código-postal:
Contato: Email:
Cargo: Departamento:
1. EVENTO
1.1. Título:
1.2. Objetivo:
1.3. Qual o tipo de evento?
1.4. Qual o tema definido?
2. PÚBLICO-ALVO
2.1. Perfil:
2.2. Número máximo de participantes:
2.3. Previsão de participantes:
3. DATA

4. DURAÇÃO:

5. LOCAL

6. PROGRAMA

7. HOSPEDAGEM
7.1. É necessário hospedagem?
7.2. Qual as categorias dos hotéis a serem utilizados?

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8. TRANSPORTE
8.1. É necessário transporte de deslocação para a empresa?
8.2. Será facultado transporte para os participantes?
8.3. Existe empresa transportadora oficial para este evento?
9. SERVIÇOS
9.1. É necessário contratação de serviços? (decoração, catering, etc)
9.2. O que será oferecido aos participantes? (alimentação, brindes, etc.)
10. CONVIDADOS
10.1. Quem são os convidados da empresa?
10.2. Qual os serviços e honras a oferecer a estes convidados?
11. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS
11.1 Que equipamentos serão necessários?
11.2. Que materiais serão utilizados?
12. DIVULGAÇÃO
12.1. Como será divulgado o evento?
12.2. Quais os meios de comunicação a utilizar?
12.3. Existe logotipo do evento?
13. ORÇAMENTO
13.1. Orçamento inicial

Tabela 3- Modelo de Briefing.

3.4 Divulgação e comunicação dos eventos


A comunicação é algo essencial à vida humana e tem uma grande importância no que
toca aos eventos e a sua divulgação. A comunicação exige um emissor (pessoa que
emite e codifica a mensagem), um canal de comunicação (água, ar, luz, etc.) e um
receber (pessoa que recebe e descodifica a mensagem).

A comunicação pode ocorrer em ambiente interno ou externo consoante os objetivos e


funcionamento da entidade.

A comunicação pode ocorrer de diferentes formas, é essencial escolher a mais correta.


Existem as seguintes estratégias de comunicação:

Ø Comunicação verbal- a forma mais comum de comunicação é a verbal e num


relacionamento entre duas ou mais pessoas é facilitado com este tipo de
comunicação. A comunicação verbal é necessária na medida certa.

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Ø Comunicação não-verbal- a aparência pessoal, os gestos, expressões faciais e


corporais e o contato visual são exemplos de comunicação não-verbal. A
utilização correta deste tipo de comunicação pode ser vantajoso ou não tendo em
conta que por vezes é feita inconscientemente.
Ø Comunicação escrita- esta é também uma das formas mais comuns na
organização, porém costuma ser utilizada em excesso e de forma ineficaz. A
utilização de documentos deve ser reduzida ao mínimo. A comunicação escrita
consome muito tempo para ser lida e escrita, além de poder ser desmotivadora e
facilmente ignorada;
Ø Comunicação visual – vídeos e logotipo são exemplos de comunicação visual.
Os vídeos podem ser utilizados para a promoção de produtos e para a formação
de funcionários. O logotipo transmite uma mensagem e pode contribuir para o
sucesso de um evento;
Ø Comunicação electrónica – o correio electrónico, internet, fax e telemóvel são
elementos constituintes da evolução tecnológica, influenciando de modo
significativo a comunicação. Em eventos, independentemente do porte.

Na comunicação é importante que a informação a transmitir seja clara, correta, breve,


completa e deve ser direccionada o mais correctamente possível. Dito de forma simples:
o/os receptor/receptores da mensagem devem conseguir descodificar a mensagem de
modo a entender a informação transmitida.

Segundo a revista Watt (2004), todos os envolvidos precisam estar a par dos seguintes
fundamentos:

Ø A estrutura geral da organização;


Ø Quem tem poder e responsabilidade sobre o quê;
Ø Quais os métodos de comunicação a serem utilizados;
Ø Como a comunicação será realizada;
Ø Que tarefas cada um deve realizar, quando e como.

A estratégia de comunicação consiste na adequação para uma comunicação mais


apelativa dos meios e mensagens, com o intuito de sensibilizar e motivar o público-alvo
na adesão.

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Existem vários tipos de público, com diferentes perfis, assim, exige uma comunicação
adequada às características de cada qual. A mensagem pode ser de caráter informativo,
motivacional, etc. dependendo dos objetivos do evento.

Os meios de comunicação mais utilizados nos eventos são:

• Jornais, revistas, rádios e TV- estes são os meios mais utilizados no caso de
um grande e importante evento pois é o meio que abrange um maior público
sendo estes, meios de grande acesso e utilização em todo o mundo.
• Cartaz- Um cartaz apresenta uma mensagem rápido e direta, logo deve ter uma
linguagem clara e objetiva, além de uma aparência atraente e criativa. Este, é
também um dos meios mais utilizados para a divulgação de eventos e atividades.
• Flyer informativo e folheto- o seu alcance em termos de público é muito
pouco, além de que, na sua distribuição muitas pessoas o rejeitam. É um meio
que divulga apenas mensagens básicas e deve ser entregue a potenciais
interessados de forma direta.
• Diálogo- utilizado em telemarketing. Para transmissão de mensagens claras e
objectivas.
• Painéis e outdoors- abrangem um grande grupo de pessoas, utilizados quando o
público-alvo é a comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa
dela;
• Bus- doors- painéis colocados na parte traseira ou lateral dos autocarros.
• Internet- – por meio da criação de um website do evento, a qual pode ser
utilizada pelo público para proceder inscrições e reservas ou apenas obter
informações;
• Man-door – uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega balões
ou faixas. É importante lembrar que para realmente alcançar o público-alvo, a
estratégia de comunicação deve ser bem estruturada.

3.5 Licenciamento dos Eventos


Para a realização dos eventos existe uma série de leis e, que conforme os espaços requer
algumas licenças e autorizações que podem sofrer alterações de local para local,

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apresento seguidamente a legislação necessária de modo geral apresentando casos


específicos de eventos:

Ø Festa/Evento em espaço privado


Deve requerer:

1. Licença Especial de Ruído.


Pode precisar:

2. Licença de Recinto Improvisado/Itinerante/Diversão Provisória;

3. Licença de lançamento de Fogos-de-artifício;

4. Comunicação de Espetáculos de Natureza Artística;


5. Pedido de Autorização para Promoção Ocasional de Espetáculos de natureza
Artística;
6. Registo de Promotor de Espetáculos de Natureza Artística;
7. Autorização do autor(es) ou representante(s) das obras artísticas;
8. Licença de Publicidade;

9. Cedência de grades;

10. Pedido de isenção de taxas.

Procedimento:
1. Submissão do pedido;
2. Verificação dos documentos instrutórios pelo serviço camarário competente;
3. Análise do pedido, pelo serviço camarário competente;
4. Cálculo das taxas, comunicação do deferimento e notificação para o pagamento
ao requerente, pelo serviço camarário competente;
5. Pagamento efetuado pelo requerente;
6. Levantamento da licença pelo requerente.

Ø Festa/Evento em espaço público

Deve requerer:

1. Licença de utilização de espaços públicos;


Pode precisar:

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2. Licença de Recinto Improvisado/Itinerante/Diversão Provisória;

3. Licença Especial de Ruído;

4. Comunicação de Espetáculos de Natureza Artística;


5. Pedido de Autorização para Promoção Ocasional de Espetáculos de natureza
Artística;
6. Registo de Promotor de Espetáculos de Natureza Artística;
7. Autorização do(s) autor(es) ou representante(s) das obras artísticas;
8. Autorização para a utilização pública de música gravada, quer através de rádio,
televisão ou internet, Cds ou outros suportes;
9. Licença de Publicidade;

10. Licença de prestação de serviços (Restauração ou bebidas de carácter não


sedentário);
11. Licença de Venda Ambulante de carácter esporádico;
12. Vários tipos de Ocupação de Via Pública;

13. Cedência de grades;

14. Pedido de isenção de taxas;

15. Condicionamento total ou parcial do trânsito;

Procedimento:

1. Submissão do pedido;

2. Verificação dos documentos instrutórios pelo serviço camarário competente;

3. Análise do pedido, pelo serviço camarário competente;

4. Cálculo das taxas, comunicação do deferimento e notificação para o pagamento


ao requerente, pelo serviço camarário competente.

5. Pagamento efetuado pelo requerente;

6. Levantamento da licença pelo requerente.

Ø Festa Popular/Arraial

Deve requerer:

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1. Licença de utilização de espaços públicos;


Pode precisar:
2. Licença de Recinto Improvisado/Itinerante/Diversão Própria;

3. Licença Especial de Ruído;

4. Comunicação de Espetáculos de Natureza Artística;


5. Pedido de Autorização para Promoção Ocasional de Espetáculos de natureza
Artística;
6. Registo de Promotor de Espetáculos de Natureza Artística;
7. Autorização do autor(es) ou representante(s) das obras artísticas;
8. Autorização para a utilização pública de música gravada, quer através de rádio,
televisão ou internet, Cds ou outros suportes;
9. Licença de Publicidade;

10. Licença de Lançamento de Fogos-de-artifício;

11. Licença de prestação de serviços (Restauração ou bebidas de carácter não


sedentário);
12. Licença de Venda Ambulante de carácter esporádico;
13. Vários tipos de Ocupação de Via Pública;

14. Cedência de grades;

15. Pedido de isenção de taxas;

16. Condicionamento total ou parcial do trânsito;

Procedimento:

1. Submissão do pedido;
2. Verificação dos documentos instrutórios pelo serviço camarário competente;
3. Análise do pedido, pelo serviço camarário competente;
4. Cálculo das taxas, comunicação do deferimento e notificação para o pagamento
ao requerente, pelo serviço camarário competente.
5. Pagamento efetuado pelo requerente;
6. Levantamento da licença pelo requerente

Ø Publicidade

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- A afixação, inscrição e difusão de mensagens publicitárias deve obedecer ao regime


jurídico previsto no Decreto-Lei n.º 48/2011, de 1 de Abril, na sua atual redação,
designadamente do Decreto-Lei n.º 141/2012, de 11 de Julho, bem como às normas
constantes do Regulamento de Ocupação do Espaço Público e de Publicidade da
Camara Municipal do local correspondente.
- A publicidade sujeita a licenciamento requer:

1. A identificação do requerente, com menção do nome ou firma, da morada ou


sede e do número de identificação fiscal;

2. O endereço do local para o qual é solicitado o licenciamento;

3. A legitimidade do requerente;

4. A indicação do fim e do período de tempo pretendidos;

5. A indicação das características e da localização do mobiliário urbano ou suporte


publicitário a colocar;

6. A declaração do requerente de que respeita integralmente as obrigações legais e


regulamentares aplicáveis;

7. O código de acesso à certidão permanente do registo comercial, caso se trate de


pessoa colectiva sujeita a registo comercial;

8. O consentimento de consulta da declaração de início ou de alteração de


atividade, caso se trate de pessoa coletiva;

9. Identificação do alvará de licença de utilização, apenas quando aplicável.

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Capítulo 4- Exemplo de organização de um evento:


“Congresso XPTOPERFUM”
Neste capítulo, com o objetivo de enriquecer este trabalho, apresento um exemplo de
concepção e planeamento de um evento, demonstro brevemente este processo
constituído pelas diferentes etapas, onde poderei colocar em prática toda a parte teórica
abordada nos capítulos anteriores.

É importante sublinhar que toda a informação contida neste capítulo é um mero


exemplo, os dados, empresas e serviços embora existam são utilizados apenas para
exemplo, com alguns elementos fictícios.

Ainda, com base na informação anterior, utilizarei a empresa “Sephora” como empresa
promotora do evento para que seja possível contextualizar o objetivo do evento. Assim,
ficticiamente, serei secretária e responsável pelo planeamento do evento.

4.1. Empresa “Sephora”


A nossa empresa “Sephora” é a rede mundial de lojas de cosméticos e perfumaria mais
inovadora do mundo; fundada em 1970 por Dominique Mandonnaud na cidade de Paris,
França. Em 1997 juntámo-nos ao grupo LVMH Moët Hennessy Louis Vuitton, o maior
grupo de luxo do mundo.

A Sephora oferece um conceito único de um espaço dedicado à beleza, onde podemos


encontrar as mais variadas marcas, das mais clássicas às mais originais, das mais
simples às mais extravagantes, de modo a ir ao encontro de todos os gostos.

O nosso slogan é: "The beauty authority"

Na figura 44, apresentada abaixo, deixo apresentado o logotipo desta tão prestigiada
empresa.

Figura 44- Logotipo da empresa Sephora.

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A empresa até à data possui mais de 1750 lojas em 30 países diferentes, 26 das 1750
lojas podemos encontrar em diversos distritos de Portugal, estas 26 lojas são, por
curiosidade: Sephora Algarve Shopping; Sephora Mar Shopping Algarve; Sephora
Centro Comercial Aqua Portimão; Sephora Fórum Almada; Sephora Centro Comercial
Glicínias; Sephora Minha Center- Braga; Sephora Braga Centro; Sephora Braga Parque;
Sephora Espaço Guimarães; Sephora Centro Comercial Dolce Vita Tejo; Sephora
Cascais Shopping; Sephora Centro Comercial Vasco da Gama; Sephora El Corte Inglés
- Grandes Armazéns (Lisboa); Sephora Centro Comercial Colombo; Sephora Centro
Comercial Alegro Alfragide; Sephora Armazéns do Chiado; Sephora Forum Sintra;
Sephora Loures Shopping; Sephora Centro Comercial Norteshopping; Sephora Parque
Nascente; Sephora Mar Shopping; Sephora Arrábida Shopping; Sephora Fórum
Barreiro; Sephora Forúm Montijo; Sephora El Corte Inglés - Grandes Armazéns SA
(Gaia); Sephora Gaia Shopping.

Todas estas informações são solicitadas no website da loja: https://www.sephora.pt/, na


figura 45 podemos então observar a página inicial do Website onde os nossos clientes
costumam fazer as compras online.

Figura 45- Website

Ainda, através do menu encontramos várias categorias com uma diversidade de


milhares de produtos das mais diferentes marcas, disponíveis 24 horas por dia, 7 dias
por semana. A Sephora disponibiliza cerca de 17 websites em 10 línguas diferentes.

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4.2. Congresso “XPTO PERFUM”


A nossa empresa “Sephora” irá realizar uma viagem a Barcelona, nos dias 9, 10 e 11 de
setembro do corrente ano.

A viagem tem como objetivo participar no Congresso Internacional XPTOPERFUM


para apresentação da nova gama de perfumes, dar a conhecer os nossos serviços fazendo
publicidade à empresa e encontrar possíveis patrocínios.

A viagem será realizada pela Diretora da empresa, Dr.ª Amanda Gomes e pela sua
secretária Sara Silva.

Neste documento irá constar os objetivos, data e local, público-alvo, orçamento inicial,
serviços e parcerias, estratégia de comunicação, destino e itinerário, meios de transporte
a utilizar após a chegada ao aeroporto de Barcelona, alojamento, documentos a levar,
programa, orçamento final e receitas.

Data/Local

Este Congresso realizar-se-á entre as 9 e as 19 horas de dia 10 de setembro de 2019,


terça-feira, no Centro de Convenções Internacionais de Barcelona, cujo nome Auditori
Forúm (CCIB), em Barcelona, Espanha. A convenção XPTOPERFUM tem como
objetivo a apresentação de produtos nomeadamente perfumes de diversas empresas.
Esta participação é de enorme importância para a “Sephora” para novas parcerias.

Na figura 46 está representado o logotipo do local onde se irá realizar o evento.

Figura 46- Logotipo do local: Auditori Fórum (CCIB)

Relativamente ao Auditori Forúm (Centro de Convenções Internacionais de Barcelona),


é um bom espaço, escolhido pela sua versatilidade e beleza, é composto por 39 salas,

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distribuídas por 3 andares, uma das salas onde estará a decorrer o coffe-break tem uma
vista incrível para o Mediterrâneo.

Público-alvo

O público-alvo da empresa em geral por norma são mulheres embora tenhamos artigos
de homem, o género feminino é mais adepto e assíduo nas compras na nossa loja tendo
em conta que a tipologia dos produtos que oferecemos são cosmética, perfumes, cremes,
cabelo, etc.

Neste evento, o tema é perfumaria, logo, engloba ambos os géneros e esperamos receber
tanto homens como mulheres.

O público que pretendemos alcançar são principalmente pessoas e empresas ligadas a


perfumaria tendo em conta o objetivo do evento, porém a presença de outras pessoas
será benéfico na medida em que poderão tornar-se nossos futuros clientes.

Estabelecemos como estimativa e limite de participantes 33 000 pessoas na qual será


cobrado um valor de acesso ao evento.

Orçamento inicial

O orçamento inicial solicitado pela empresa é 5 000€, tendo em conta que os custos para
o evento são bastante reduzidos, o que apresenta mais gastos é o transporte e alojamento
tendo em conta o local onde o evento se irá realizar. Estes 5 000€ iniciais não contam com
as receitas sendo que vai depender do número de aderentes ao evento e bilhetes vendidos.

Estratégia de comunicação

Tendo em conta que o evento se irá realizar dentro do ramo da empresa mas
pretendendo abranger algum público, este papel de divulgação e comunicação do evento
foi atribuído ao departamento de Marketing adaptando diferentes estratégias para os
diferentes públicos.

4.3. Serviços e Parcerias


Para nos ajudar na organização deste evento iremos contar com o espaço Auditori
Forúm (CCIB) que, sendo um Centro de Convenções Internacionais, disponibiliza-nos

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todos os materiais necessários a um congresso sendo que já está equipado com


multimédia, internet, etc. Não teremos um serviço de alimentação pois o espaço tem
máquinas com alimentos e uma cota do valor de vendas será beneficente para o espaço.

Contudo, existindo coffe-break no programa do evento é importante a disponibilização


de bebidas como águas e café, portanto, estabelecemos duas parcerias (Starbucks e
Luso) que trarão grandes benefícios tanto para nós como para os mesmos, para nós na
medida em que não teremos gastos em alimentação e, para os mesmos pois, no caso da
Starbucks poderá obter lucro com vendas, sendo a Starbucks uma entidade com grande
prestígio e bastante procurada por estar na moda, a luso estará a oferecer garrafas de
àgua com o objetivo de patrocinar a marca.

Figura 47- Logotipo da Starbucks. Figura 48- Logotipo da Luso.

Nas figuras 47 e 48 estão representados os logótipos com quem estabelecemos parcerias


que serão importantes para o evento e para nós empresa.

Como referido anteriormente, decidimos disponibilizar apenas bebidas para que o


espaço Auditori Forúm (CCIB) possa lucrar com as vendas feitas através das suas
máquinas que contêm bolos, chocolates e gelados, beneficiando assim, para além dos
50% do valor dos bilhetes de acesso vendidos.

O espaço Auditori Forúm (CCIB) é uma outra parceria onde a cooperação será
vantajosa para nós sendo que nos disponibilizam o espaço em troca de 50% do valor dos
bilhetes de acesso.

Os oradores do evento são nossos convidados e não nos cobrarão qualquer valor sendo
sócios e membros da empresa em todo o mundo.

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4.4. Destino e Itinerário


No dia 9 de setembro realizar-se-á uma viagem para Barcelona, Espanha, para a
participação do evento “Congresso XPTOPERFUM”, a data de regresso será dia 11 do
mesmo mês.

A partida será às 10:55h de dia 9 no aeroporto de Lisboa, este voo tem prevista a hora
de chegada ao aeroporto de Barcelona pelas 13:45h do respetivo dia. O voo de regresso
será pelas 10:25h de dia 10 no aeroporto de Barcelona com hora prevista de chegada
pelas 11:20h ao aeroporto de Lisboa, como podemos observar na figura 49.

Figura 49- Bilhetes de Avião.

Figura 51- Itinerário entre alojamento e Centro


Figura 50- Itinerário entre aeroporto de
de Congressos.
Barcelona e Alojamento.

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Após a chegada ao aeroporto de Barcelona, deslocar-nos-emos para o alojamento


através do meio de transporte escolhido, táxi. A viagem com partida do aeroporto de
Barcelona e destino Rua Carrer de Llull, 340 onde se localiza o hotel terá a duração de
cerca de 27 minutos pelo trajeto mais rápido. Na figura 50 observamos o itinerário entre
a Aeroporto e alojamento.

No dia do Congresso, ou seja dia 10 de setembro, a viagem de táxi terá uma duração de
cerca de 7 minutos desde o local de alojamento até ao Centro de Congressos, como
podemos observar na figura 51.

4.5. Alojamento
O Alojamento será no Hotel Vincci Maritimo que se encontra localizado na Rua Llull,
340, Sant Marti, 08019 Barcelona, Espanha.

O hotel está classificado com 4 estrelas, apresenta uma decoração moderna, quartos
climatizados, luminosos e elegantes, televisão, Wi-fi gratuito em todas as áreas e, ainda,
através dos quartos teremos vista para o Jardim Zen Japonês ou para o Parque Diagonal
Mar. Além do referido anteriormente o alojamento ainda oferece pequeno-almoço e
descontos para atrações de Barcelona.

Figura 53- Inteior do Hotel Vincci Maritimo.

Figura 52- Exterior do Hotel Vincci Maritimo. Figura 54- Quarto do Hotel Vincci Maritimo.

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Nas figuras acima representadas podemos explorar um pouco o hotel de alojamento, em


que na figura 52 podemos ver o exterior do hotel, na fiura 53 o interior e na figura 54
um dos quartos

A recepção do hotel, está aberta 24 horas por dia, o que permite uma maior flexibilidade
para Check-in e pedido de serviços. O Check-in deverá ser realizado dia 9 de Outubro a
partir das 14 horas e, no final da estadia, dia 11 de Outubro, deverá ser realizado o
Check-out até às 12 horas sendo a hora limite, caso ultrapasse essa mesma hora será
cobrada mais uma noite. Podemos observar a reserva feita para a nossa estadia, na
figura 55.

Figura 55- Reservas para o Hotel Vincci Maritimo.

4.6. Documentos a levar


Nesta viagem como em qualquer outra, é necessário alguma documentação. Sendo
Espanha um país vizinho a exigência da quantidade de documentos é menor que África
por exemplo. Apenas é necessário documentos como Cartão de Cidadão e outros
referidos posteriormente ainda que alguns sejam opcionais, estes documentos são:

§ Cartão de Cidadão é essencial e talvez o mais importante pois é a nossa


identificação;
§ Cartão Europeu de Saúde, este cartão dá-nos acesso ao sistema de saúde do país
como se fosse cidadão nacional;
§ Comprovativo das passagens aéreas;

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§ Voucher das reservas do Hotel;


§ Cartões de crédito;
§ Cartão de Alimentação;
§ Este mesmo documento, pois é onde consta o planeamento da viagem
nomeadamente a agenda;
§ Carta de Condução Portuguesa, caso seja necessária por algum motivo;
§ Seguro de viagem (opcional);
§ Informação de contacto de emergência caso algo aconteça;
§ Convite do Congresso que será impresso através do e-mail e será o nosso bilhete
de entrada.

4.7. Programa
A agenda é constituída pelas atividades a realizar durante o evento. O primeiro dia,
9 de setembro, após nos alojarmos, teremos o dia livre para nos alojarmos e poderá
ser aproveitado para conhecer a cidade e algumas atrações. Dia 10 será dedicado
ao congresso e dia 11, o ultimo dia, sendo o voo ainda da parte da manhã, o tempo
será limitado para a preparação das malas para o regresso.

Dia 10/setembro- Congresso XPTOPERFUM

09h00-09h30: Credenciamento. Local: 1ºandar

09h30-10h00: Sessão de Abertura. Local: Salão principal

10h00-11h15: Assistir a uma ou mais das sessões paralelas que irão estar a
decorrer de apresentação de artigos, nomeadamente perfumes.

11h15-11h45: Coffe-break.

11h45-12h15: Assistir a Palestra de Olivier Polge, criador das fragrâncias Chanel.


Local: Sala Tejo

12h15-14h30: Pausa de almoço.

14h30-16h30: Apresentação da nossa nova gama de perfumes. Local: Sala


Principal

16h30-17h00: Coffe-break.

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17h00-18h00- Assistir a uma Palestra relativamente à relação entre perfume e


personalidade. Local: Sala Norte.

18h00-18h30: Assistir a uma Palestra sobre as tendências do próximo ano. Local:


Sala Tejo

18h30-19h00- Sessão de encerramento. Local: Salão principal

4.8. Orçamento final e receitas


O Orçamento é constituído por todos os gastos do evento, gastos como bilhetes de
acesso, deslocamento dentro do país, alimentação, alojamento e passagens, podemos
observar na tabela todos esses gastos distribuídos pelas diferentes categorias.

Valor Nº de
Gastos Quant. Unitário pessoas Valor Total

Voo Passagens (ida e volta) 2 181,32€ 2 362,64€


Alojamento Hotel 2 728,42€ 2 1 456,84€
Almoço 2 140,00€ 2 280,00€
Alimentação Lanche de Tarde 2 20,00€ 2 40,00€
Jantar 2 100,00€ 2 200,00€
Passeios Visitar locais/museus 2 50,00€ 2 100,00€
Taxi (20km + malas)
Aeroporto-Alojamento/
Alojamento-Aeroporto 2 32,05€ - 64,10€
Taxi (750m)
Transporte
Alojamento-Congresso/
Congresso-Alojamento 2 3,28€ - 6,56€
Taxi
Passeios 4 20,00€ - 80,00€
Impressão de bilhetes de
Outros
acesso (estimativa) 33 000 0,07€ - 2 310€
Total 4 900,14€
Tabela 4- Orçamento final.

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Sendo o orçamento inicial de 5 000€ e o orçamento final de 4 900,14€, ficam a sobrar


99,86€, ou seja, quase 100€.

As receitas vão depender do número de aderentes, logo, tendo em conta que a empresa
espera receber até 33 000 participantes, a estimativa de valor é de 907 5000,00€ sendo
que 50% irá para o local do evento logo o valor de receitas será 453 750,00€, porém,
caso não sejam vendidos todos os bilhetes, é de se esperar um valor mais reduzido.

Nº de
Receitas Quant. Valor Unitário Pessoas Valor Total

Bilhetes de acesso 1 (27,50€ o bilhete, mas apenas 33 000 453 750,00€


recebemos 50%), logo 13,75€

Total 453 750,00€


Tabela 5- Receitas do evento.

Caso, consigamos vender todos os bilhetes, obtemos um lucro bastante razoável e


compensatório de 448 849,86€.

4.9. Avaliação final


Esta etapa consiste na crítica final, a avaliação é realizada pela empresa ou não, por
vezes é colocado à disposição dos participantes e convidados um livro ou um formulário
à saída do evento, onde preenchem consoante a sua satisfação, como já referido
anteriormente. Porém, tendo em conta a tipologia do evento, a avaliação será feita pelos
participantes representantes da empresa no evento, ou seja, a secretária e a Diretora.

A secretária realizará um relatório do evento (resultados, desempenho da equipa,


objetivos alcançados e falhas) onde poderão comparar os resultados finais com os
previamente estabelecidos, analisando possíveis falhas de modo a que não se repitam e
possamos ter esses elementos em conta para proporcionar uma melhor experiência num
futuro evento.

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Conclusão
Com o desenvolvimento do presente trabalho, tive a possibilidade de analisar e dar a
conhecer o profissional de secretariado, os eventos e consequentemente a influência
do/a secretário/a na organização de um evento.

Podemos concluir muito resumidamente que um evento consiste num planeamento pré-
elaborado e concedido conforme os interesses e objetivos que a empresa organizadora
pretende atingir, é importante todo este processo que podemos ver ao longo do trabalho
para que este acontecimento tenha sucesso e seja memorável.

Por norma, este papel de responsável pela organização de um evento é atribuído a


alguém da confiança da entidade, por norma, o/a secretário/a da empresa.

O profissional de secretariado deve ter várias caraterísticas e competências em constante


evolução, adaptando-as ao mercado de trabalho. Pudemos ver anteriormente, no
primeiro capítulo, algumas competências pessoais que são as caraterísticas associadas à
personalidade e competências profissionais que são aspetos técnicos que facilitam o
desempenho de um profissional.

Elaborei ainda um exemplo de organização de um evento onde consistia o processo e as


várias etapas do mesmo, com o objetivo de pôr em prática todo o conteúdo teórico
exposto neste documento.

Dividi o conteúdo em quatro capítulos onde foi possível explorar exaustivamente este
tema “O papel do/a Secretário/a na organização de eventos”. Além dos quatro capítulos,
elaborei um cinco capítulo onde abordo a minha formação em contexto de trabalho,
dando a conhecer as minhas expectativas e formação explorando os departamentos onde
fui inserida, as tarefas que me foram atribuídas e uma reflexão final e generalizada da
oportunidade que este estágio foi.

Este projecto exigiu muita pesquisa, organização e dedicação.

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Bibliografia
https://manualdasecretaria.com.br/secretaria-executiva/, autor desconhecido, visitado
em 23/04/2019.

Textos utilizados nas aulas de Técnicas de Secretariado no ano letivo 2018/2019


relativo ao módulo vinte “Organização de eventos”, com referências bibliográficas em
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planeamento e
operacionalização; São Paulo: Atlas, 2006. (p. 19 - 31); GIACAGLIA, Maria Cecília.
Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira, 2004. (p. 39 - 64);
MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo:
Manole, 2002.(p. 61 - 71); MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo:
Atlas,2008. (p. 39 - 58).

https://www.webartigos.com/artigos/o-que-e-um-evento/29848, publicado em 13 de
junho de 2017 por Roberto Jorge Ramalho Cavalcanti, visitado em 24/04/2019.
http://redeetec.mec.gov.br/images/stories/pdf/eixo_hosp_lazer/061112_org_eventos.pdf,
publicado por Helen Rita Menezes Coutinho, professora na escola e-Tec Brasil, visitado
em 26/04/2019.

https://www.e-konomista.pt/artigo/competencias-pessoais/, publicado em 18 de
janeiro de 2016 por Júlia de Sousa, E-KONOMISTA, visitado em 28/04/2019.

https://conceito.de/evento, publicado a 28 de outubro de 2012, autor desconhecido,


visitado em 06/05/2019.

https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/idiomas/a-historia-dos-
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https://marketingiscsp.files.wordpress.com/2014/05/hk-strategies-o-evento-
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https://blog.even3.com.br/etapas-do-evento/, publicado pela equipa Even3, visitado a


4/07/2019.

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https://www.eventbrite.com.br/blog/planejamento/etapas-de-um-evento-o-que-
ocorre-em-cada-uma-delas-ds00/ publicado por Fernanda Mizzin, visitado em
4/07/2019.

https://www.sephora.pt/lojas/, publicado por Sephora, visitado a 05/07/2019.

https://www.sephora.pt/sobre-sephora/?cid=about-sephora, publicado por Sephora,


visitado a 05/07/2019.
https://www.e-konomista.pt/artigo/competencias-profissionais/, publicado a 30 de julho
de 2018 por Elsa Santos, no Porto, visitado a 06/07/2019.

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2016 por Júlia de Sousa, no Porto, visitado a 06/07/2019.

https://www.cpt.com.br/cursos-hotelaria/artigos/organizador-de-eventos-perfil-
profissional, publicado por Andréa Oliveira, visitado a 5/07/2019.

https://www.webartigos.com/artigos/o-que-e-um-evento/29848/, publicado por Roberto


Jorge Ramalho, visitado a 5/07/2019.

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novembro de 2016 por Alice Watson, visitado a 5/07 /2019.

https://www.moblee.com.br/blog/planejamento-de-eventos/, publicado por Giovana


Moser, visitado a 6/07/2019.

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