Código: AC-GC-FT-14

ACTA DE REUNIÓN
Versión: 05
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD / GESTIÓN DE CALIDAD Fecha: 03/06/2019

ACTA DE REUNIÓN SOLUCIONES OUTSOURCING BPO

Lugar 3ER PISO Fecha SEP-10-2019 Hora 2:30pm
Objetivo de la reunión
Revisar todos los requerimientos, inconvenientes que el área de Nómina está teniendo con
el Programa de KACTUS y/o SEVEN

Responsable de crear el acta Rosalía Vargas Lombana

Participantes
Nombre y Apellido Cargo Firma
Directora de Nómina y Talento
Yohanna Osorio Humano
Coordinadora de Talento
Gina Mendoza Humano
Carlos Boyacá Líder de Nómina
Coordinador de Gestión
Gerardo Duarte Contable
Fabian Felipe Aguirre Líder de Talento Humano
Lialis Carolina Diaz Analista de Nómina
Wilmer Javier Guiza Ingeniero DBA
Camilo Morera Líder de Parametrización
Rosalía Vargas Lombana Coordinadora de Tecnología
Orden del día
Ítem Tema Observaciones
1 Parametrización de SELF SERVICE
2 Parametrización Kactus
3 Revisión Procesos con SEVEN
4 Auditoria de Proceso de Liquidación
5 Procedimiento de Honorarios
Seguimiento al cumplimiento de los compromisos

Temas
Cerrados Temas pendientes por cerrar Temas sin gestión
5

Acciones implementadas

Desarrollo de la reunión

- Carlos Boyacá informa acerca de la Sobre carga laboral que le está generando el
proceso de generación de Certificaciones Laborales, Reportes de Nómina y/o
Certificaciones de retención en la fuente, él indica que el personal no puede
acceder al portal, a lo cual se le responde por parte del área de Sistemas, que la
herramienta se encuentra en línea y está funcionando correctamente, para poder

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validar y cerrar este tema, es necesario que cuando se le presente este tipo de
inconsistencia le indique a las personas llamar al área de Sistemas y/o enviarnos el
error presentado.
- Lo que se evidencia también de este tema es que el personal puede que ya no
recuerde su Clave de acceso, por tanto, ese reseteo lo deben solicitar al área de
talento Humano, teniendo en cuenta que es el área más apta para saber si es o no
viable cambiarle la clave de acceso por el estado del funcionario en la Nómina.
- Se informa también que la Firma que se muestra en las Certificaciones se debe
actualizar, por lo que se solicita a la Directora de Nómina enviar el escáner de la
firma para poder realizar la actualización. Se informa que esa Firma irá en toda la
documentación sin tener en cuenta la Empresa, si más adelante requieren que se
maneje una firma por empresa se debe realizar actualización del programa en
Kactus.
- Se informa por parte del área de Sistemas que en el momento no se tiene el personal
suficiente para realizar el proceso de Parametrización de Self Service y Kactus, por
lo que se solicita apoyo de personal que ha participado en la parametrización inicial
como lo es Felipe Aguirre y Lialis Diaz, quienes tienen el conocimiento y la
experiencia en los módulos que se requieren revisar con prioridad.
- De igual forma Rosalía Vargas solicita al área de Talento seguir en la búsqueda del
Analista de Kactus ya que desde el mes de junio se hizo el requerimiento y a la fecha
no se ha podido ubicar la persona. Yohanna y Gina informan que revisarán dentro
de sus contactos personal que pueda ocupar la vacante.
- La Dirección de Nómina cita a las dos personas mencionadas con anterioridad y les
informa del requerimiento que se tiene y les comparte que debe validar con ellos
las funciones actuales para poder liberar las cargas y poder pasarlos al proyecto
junto con Camilo Morera del área de Sistemas y así cumplir corregir, parametrizar y
soportar los temas que se vienen presentando con Kactus.
- El proyecto abordaría el tema de Parametrización del SELF SERVICE para todas las
empresas, con los procesos desde el requerimiento del Personal hasta el retiro del
funcionario, con la carga de Documentación y Flujos de Novedades desde el
Sistema por parte de cada funcionario y/o su jefe inmediato. Adicional la
parametrización adecuada de Kactus en todas las empresas para temas de
Nómina, ya que hoy en día se presentan errores donde el 90% de ellos son por
parametrización inicial errada y/o por desconocimiento de Proceso en el Sistema.
- Carlos Boyacá y Gerardo Duarte informan del inconveniente que les está
ocasionando en sus áreas el proceso realizado en Kactus con registro en el Período
actual, pero con fechas de períodos anteriores. Camilo Morera revisará el proceso
ya que como es planteado el sistema no presenta error, sino que es más tema en la
operación.
- Independizar la ejecución de Interfaces, ya que actualmente tanto la de Kactus
como la de SEVEN las corre el área de Nómina, esto para que Contabilidad se
entere de reversiones, y sean ellos quienes autoricen o no ese proceso.
- Parametrización de Saldos Iniciales de Información de Nómina, esto para evitar
Conciliaciones. Para este proceso se realizará reunión el viernes 13 de septiembre,
entre las áreas de Nómina y Contabilidad.
- Camilo Morera informa a Nómina que no realicen creación de Conceptos y
Sucursales por Kactus, teniendo en cuenta que en el proceso de Interfaces con
SEVEN el sistema solicita una parametrización detallada, estas creaciones deben
solicitarlas a través de casos en la mesa de Ayuda para que sean creados por él.

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- Wilmer Guiza informa que la inconsistencia de Cuentas con error de Homologación

o código en SEVEN, se solucionará con el proceso de Actualización, ya que este es
un error que presenta el programa Actual.
- Proyecto de Unificación de PUC en todas las Empresas, de este tema se requiere
que el área de Contabilidad informe cómo se requiere, y así poder realizar las
reuniones necesarias para desarrollar el proyecto de Parametrización.
- Yohanna Osorio solicita que el área de Contabilidad establezca un proceso de
Control y revisión de las Liquidaciones que el área de Nómina genera. Teniendo en
cuenta que esto garantiza que lo reportado por ellos es efectivamente el valor que
se va a pagar, y que no se esté generando pagos errados.
- De este tema de Liquidaciones, informa Gerardo Duarte que lo que revisan en la
actualidad es el tema de Indemnizaciones, Andrea Navarrete informa que
Contabilidad debe realizar ese proceso de control.
- Tema de Provisiones, Gerardo Duarte informa que no están provisionando al
personal Inactivo, y que esto está generando reprocesos, Lialis Díaz informa que es
un tema operativo, ya que el sistema si permite realizar el proceso de Provisiones
tanto de personal activo como Inactivo. Se solicita retroalimentar al personal que
realiza el proceso, para evitar inconsistencias.
- Carlos Boyacá solicita tener la herramienta de Reporteador, se informa que revisará
el inconveniente que presenta, de igual forma se indica que deben validar dicha
información ya que son reportes que realizó el anterior personal de Sistemas, y que
no tenemos entrega de dichos informes y sus desarrollos. Que si requieren alguna
información especial deben enviar correo con la solicitud de lo que se necesita para
poder descargar la Información por la base de datos.
- Se debe definir el Proceso de pago de Honorarios, ya que se evidencia que en las
radicaciones de cuentas de cobro no entregan todos los soportes, sin embargo, se
les hacen pagos. Esto lo revisará Nómina y Contabilidad en la reunión que tengan
el viernes 13 de septiembre de 2019.

Comunicados

Compromisos
Actividades Fecha
Fecha límite
Actividad Responsable de Cierre de
de entrega
seguimiento actividad
Envío de Manual a Talento
Humano acerca del
cambio de Clave por el Camilo Morera 18/09/2019 18/09/2019
personal a través de Self-
service.
Envío de Firma Escaneada
Yohanna Osorio 11/09/2019 11/09/2019
de Directora de Nómina
Revisión de Funciones y
Carga Laboral para
Yohanna Osorio 11/09/2019 20/09/2019
liberación de personal de
Parametrización
Envío de Solicitud de
permiso sobre Interfaz de Gerardo Duarte 11/09/2019 13/09/2019
Seven

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Compromisos
Actividades Fecha
Fecha límite
Actividad Responsable de Cierre de
de entrega
seguimiento actividad
Envío de Solicitud de retiro
de permiso sobre Interfaz Carlos Boyacá 11/09/2019 13/09/2019
de Seven
Actualización de
Programa de Interfaz de Wilmer Guiza 16/09/2019 20/09/2019
Kactus SEVEN
Validación de Reportes Rosalía Vargas
11/09/2019 11/09/2019
requeridos por Nómina Carlos Boyacá
Procedimiento de Revisión
Gerardo Duarte 16/09/2019 20/09/2019
de Liquidaciones
Yohanna Osorio
Procedimiento de Pago de
Gerardo Duarte 13/09/2019 13/09/2019
Honorarios
Gina Mendoza