ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL

TIEMPO

Seminario 2



La administración del tiempo es revisar y analizar nuestros conceptos

sobre la correcta aplicación del tiempo. Este seminario intenta dar a conocer
las herramientas que pueden apoyar al correcto uso del tiempo.

“Administración eficaz del tiempo”.

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 Prologo
El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo. Hay que
tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido
de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. Una mala organización
nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de
ganarlo.
La creencia general es que “el tiempo no alcanza”, pero en realidad el
problema es “cómo utilizamos el tiempo”. El tiempo está ahí, en igual medida
para todos. No podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos
gestionar. Lo que si podemos hacer, es usarlo adecuadamente: gestionarnos
a nosotros
mismos, generando hábitos nuevos.
¿Alguna vez te has preguntado cuál es el verdadero valor de un día; de un
año; o de un minuto? No hablamos de cuánto “cuesta” tu hora profesional,
tus honorarios o tu sueldo... Hablamos de todo tu tiempo: de tu vida. Del
tiempo que pasas con tu familia; con tus amigos; el tiempo de vacaciones; el
tiempo de descanso; de renovación; de diversión... ¿Cuál es el verdadero
valor de tu tiempo?
Difícil de responder... ¿verdad? Te invitamos a “tomarte un tiempo” y
reflexionar juntos, acerca del uso que le damos al tiempo (nuestra vida).
Para comprender... el valor de un año...piensa en un estudiante que
debe recursar. ¿Qué valor tiene un mes? ...pregúntale a la madre de
un bebé prematuro. ¿Deseas saber el valor de una semana?
...pregúntale al editor de una revista. ¿Cuál es el valor de un
día?...piensa en un niño al final de sus vacaciones.
¿Cuál será el
valor de una hora...para quien espera ser rescatado?
¿Cuál es el
valor de un minuto?...pregúntale a alguien que acaba de perder su
vuelo. ¿Cuánto valor tuvo un segundo...para quien se salvó de ser
atropellado?
¿Cuál es el valor de un milisegundo?...piensa en el
atleta que obtuvo la medalla de plata.
3
Ninguna de estas personas podría “comprar” el tiempo que no tiene. El valor
del tiempo es único para cada persona, en cada circunstancia de su
vida...
Más que dinero... ¡el tiempo es vida! El tiempo no se “tiene”, no se
“adquiere”, no se “gana” ni se “pierde”, no es algo externo a nosotros
como el dinero, sino que es una percepción interna. Y como tal, es
una experiencia personal que cada quien recorre a su manera.
Ya sabemos que no es fácil el cambio, que tienes que responder el teléfono
ahora mismo, que tienes que completar esa planilla, que tienes que preparar
la reunión, sacar las entradas del Cine, recibir al invitado, ayudar a tu hijo a
hacer las tareas, limpiar la casa, hacer el presupuesto y pagar las cuentas...
Si sientes que es demasiado, pero tienes la intención de cambiar,
simplemente necesitas ayuda... y aquí estamos para dártela.

¿Cómo está tu relación con el Tiempo?

¿Respondes bien a tus obligaciones profesionales?
¿Disfrutas la vida y la compañía de tus seres queridos?
¿Cuidas tu salud?
Permítenos presentarte 9 puntos claves para mejorar tu relación con el
tiempo.
1. Visualiza y define.
Clarifica todo lo que realmente quieres en la vida.
2. Realiza un plan de acción.
Para alcanzar aquellas cosas que
quieres.

3. Organiza las actividades.
Reconoce cuáles son importantes para tí.
Pero... ¿Cómo saber lo que realmente queremos?
¿Qué es lo más
importante para cada uno de nosotros? ¿Qué contiene un Plan de
Acción efectivo?
¿Cómo, dónde y cuándo organizar nuestras
actividades? ¿Qué nos va a producir el mayor beneficio personal?
4. Asigna tiempo de Renovación
Tu planificación debe tener tiempo

4
 de Ocio.
5. Cumple tu planificación
Para sentirte bien y fortalecer tu auto-
confianza.
6. Delega todo lo que puedas.
Aprende a hacerlo y practica hasta ser
efectivo. Pero... ¿Cómo conciliar las exigencias del trabajo,
con el
ocio, la familia y la tranquilidad?
¿Cómo resolver lo urgente sin
descuidar lo importante?
7. Aprende a decir NO.
Pon tus prioridades por encima de las de los
demás.
8. Agrupa tareas.
Gestiona lo mejor que puedas tus
actividades.
Busca crear sinergia.
9. Mantente alerta.
Busca y captura las oportunidades. Pero... ¿Cómo
decir “no” a un jefe, o a un amigo, sin “quedar mal”?
¿Qué hacer para crear y capturar oportunidades? ¿Cómo podemos añadir
más valor a lo que hacemos?

Aprender a liderar nuestras propias

vidas...
La “Administración Eficaz del Tiempo” tiene más que ver con el liderazgo
personal, que con un cálculo y gestión de horarios y actividades. No
podemos aprender a “administrar” el tiempo, sin antes aprender a liderar
nuestras propias vidas. Administrar nuestras actividades para obtener un
buen resultado es difícil, porque implica liderar nuestras vidas y encontrar el
valor real de cada momento.

¿Qué elementos nos hacen perder

tiempo?:
Mala organización( planificación).Exceso de compromisos.
Intrusiones:
llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo. Falta de
delegación: no pueden hacerlo todo, hay que aprender a delegar.
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Para aprovechar al máximo el tiempo,
tengamos en cuenta los siguientes puntos:
Tareas:
A.- Tareas programadas, son las más importantes ya que van dirigidas a
áreas claves. B.- Tareas reactivas, imprevistas, son las que no están
programadas.
Teniendo en cuenta que las tareas más importantes son las programadas
tendremos que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto
antes mejor, dejando tiempo para las imprevistas
Información: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio
y su funcionamiento. Planificación y delegación de funciones: cuando
mejor planificados estemos más tiempo tendremos. Principio de Pareto:
según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en
solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan
al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas sólo
afecta al 20 por 100 de los resultados.
Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los
días sentadas en una mesa. Disponen de la más moderna tecnología. Su
buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una labor
bastante más eficiente. Un ordenador, teléfono, fax, papeles... Estos
elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de
trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar, una correcta organización del
entorno hará más eficaz el quehacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea

más eficaz...
1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio,
y un sitio para cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora de la

6
 mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente.
2. Cuida la presentación personal: Especialmente si trabajas de cara
al público. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y
que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor.
Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros
mismos de cara a los compañeros de trabajo.
3. Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas
veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece más, ya que nos
resulta más placentero y dejamos lo más complicado para el final.
Tenemos que tener en cuenta que a primera hora estamos más
‘frescos’ para resolver las dificultades y por la tarde no rendimos con
la misma eficacia.
4. Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria: Anota todos
los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante
el día. Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar y
una vez que se van haciendo irlas eliminando de tu agenda.
5. Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al
cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún
problema y esto no es posible es mejor que le demos una explicación
aunque no nos la haya pedido.
6. Organizarnos alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a
la hora de consultar con nuestros clientes: Es muy molesto para el
cliente y da impresión de desorganización el hecho de estar
interrumpiendo la conversación para ir a buscar determinada
información. Es recomendable tener a mano, la lista de precios,
albaranes..
7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros
productos: Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus
necesidades de compra y asesorarle sobre que artículo es el más
adecuado para él. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la próxima
vez que tenga una necesidad recurrirá a nostros.
8. Estar bien informados de nuestros productos: Cuando mejor
conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros
clientes y más fácil resultará venderlos. Un conocimiento adecuado del
producto transmite confianza y credibilidad al cliente.

7
 9. Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o
cuando hagas alguna consulta: Es una manera de evitar olvidos y
confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas
anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que está
dándote la información. Será bueno adoptar el hábito de tomar notas
para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando.
10. Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han
solicitado información: Será un buen sistema de consulta. Lo
podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlos según
edad, sexo, lugar de residencia... Siempre lo podremos consultar
cuando las necesitemos, es bueno anotar la última fecha en que se
tuvo contacto y el motivo de la consulta.

Causas teóricas de perdida del tiempo en

la empresa...
• Falta de información. 

• Comunicaciones lentas y absurdas. 

• Interrupciones constantes. 

• Desorganización de los colaboradores. 

• Exceso de urgencias. 

• Llamadas telefónicas 

• Exceso de burocracia. 

• Errores de terceros. 

• Visitas al exterior. 

• Salidas para resolver problemas. 

• Exceso de reuniones. 

• Incompetencia de los jefes. 


Causas reales de malversación del

tiempo en la empresa... 

• Faltade organización personal. 

• Confusión de prioridades. 


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 • Escasa delegación en nuestros colaboradores. 

• Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de
trabajo. 

• Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio.
• Poca puntualidad y control de horario. 

• Dilación de las decisiones importantes. 

• Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los
problemas 


Los peligros de trabajar durante muchas

horas...
EXCUSAS Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontona a lo
largo del día.
CAUSA Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás
avanzan en sus tareas.
REMEDIO Lista de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar;
emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.

La administración cotidiana del tiempo...

EXCUSAS ‘No puedo clasificar mi día tan fácilmente’
CAUSA Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van
surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre
urgente e importante.
REMEDIO Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir
donde se producen las fugas.

Cambie sus hábitos...

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una
lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los
9
informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de
delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate
de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.

Conclusión: La planificación del tiempo

ahorra tiempo...
La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes,
las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha
tope.
La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida
el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original.
Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted
mismo.
Después de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede
hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del día siguiente.
En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.
Por último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del
tiempo, se deberá cultivar la tenacidad y la voluntad. Dicen que querer es
poder, pero para llegar al objetivo último hay que empezar poco a poco,
consiguiendo éxitos parciales, subiendo pequeños escalones hasta llegar a
la cima.

Si quieres maximizar tu tiempo

desarrolla estos hábitos que te sugerimos
a continuación...
Siete estrategias para ahorrar tiempo
1) Oriéntate hacia el resultado: En lugar de dedicarte una hora a
realizar informes, debes determinar cuantos informes has de

10
 completar en ese tiempo. Esto centrará tu atención en completar la
tarea. Asegúrate de que todo cuanto hagas está orientado a conseguir
un objetivo.
2) Planifica tu tiempo: Haz una lista de prioridades con las cosas que
necesitas hacer, después añade un tiempo límite realista para
terminarlas. No seas demasiado rígido, puede que necesites un poco
más del tiempo previsto para terminar y debes de contar con ello.
3) Sé paciente. Tómate el tiempo necesario para hacer las cosas bien a
la primera. Resulta más eficiente que correr y después tener que volver
a revisar para hacer correcciones.
4) Maximiza tu tiempo de lectura. Sé selectivo; comparte la información
importante con otros y cuenta con que ellos hagan lo mismo. Sáltate
capítulos o secciones de artículos que no sean relevantes. Evita las
distracciones, las listas de distribución y cancela la suscripción a
publicaciones no productivas. Escucha cintas mientras viajas o haces
ejercicio.
5) Sé eficiente al teléfono. Ten notas preparadas en donde cubras
todos los puntos que desees tratar y pide la información que necesites.
De esta forma evitarás las charlas sociales. Deja mensajes en los
buzones de voz para llamadas que no te sean agradables.
6) Evita interrupciones. Da a conocer los momentos en que las
personas pueden reunirse contigo. Crea un punto de encuentro en
vuestro lugar de trabajo que te dé opción a abandonarlo cuando debas
hacerlo. Evita las visitas no anunciadas levantándote y haciendo un
gesto educado indicando que andas mal de tiempo.
7) Crea un sistema para el trabajo rutinario. A partir de cartas y
respuestas estándar.

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 INDICE

1. Introducción.
2. El tiempo.
3. Tiempo de calidad.
4. Desperdiciadores de tiempo.
5. Identificación de hábitos personales Ejercicio I
6. Causas de la morosidad
7. El valor económico del tiempo laborable personal Ejercicio II
8. El uso del tiempo Ejercicio III
9. Planear las actividades
10. Organizar las actividades
11. Establecer fechas de seguimiento 

12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 

13. El beneficio de la planeación 

14. Poniendo prioridades 

15. Eficiencia en la oficina 

16. Como ocupar ‘’tiempo muerto’’ 

17. Resumen y conclusiones prácticas 

18. Evaluación periódica 

19. Aprende a manejar el estrés del trabajo 

20.Aprende como administran el tiempo los grandes empresarios 


12
 Introducción

Metas generales
Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente
de la administración que se haga de los propios hábitos.
Revisar y analizar
diferentes metodologías de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta
aplicación del uso del tiempo.
Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para
mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.
Conocer
el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso
correcto del tiempo.

Objetivos
Usted será capaz de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo
de mal uso del tiempo. Identificar con precisión sus causas particulares de
desperdicio del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de
acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre
acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias.

Competencias a desarrollar de manera

indirecta
Capacidad de auto crítica Organización personal Orientación a resultados

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 El tiempo

¿Qué es el tiempo?
“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede explicarlo fácil y brevemente?.
¿Quién puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al
respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado
concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?.
Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de él;
igualmente lo entendemos cuando lo oímos nombrar, al hablar con otra
persona. ¿Qué es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo sé;
pero si quisiera explicárselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no
lo sé”.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustín escribió esas
palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el término tiempo,
pero no podemos decir lo que es.
Los modernos diccionarios lo definen:
“Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos,
cuerpos u objetos”
(Encicl. Ilustrada Cumbre);
“Duración de los fenómenos. . . época, siglo” (Dicc. Larousse);
“Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la Real Academia);
“Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de Psicología).
La mejor
definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la
antiquísima definición de Aristóteles:

“El número, o la medida, del movimiento según

antes y después”.
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Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y
medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo
que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a
la realidad).
El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría
tiempo.
Resulta entonces un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en
sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo
como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son
medidas por tales patrones convencionales.

La administración del tiempo

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es
la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo
orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos
físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La
administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede
realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una
medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué
estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo
ritmo.
Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para
identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con
algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que
tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible
para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro
de objetivos, no simplemente estar ocupado.

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Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para
todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado
es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando
que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante.
Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo
es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo
presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar
y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia:
trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se
convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se
alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a
medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro
y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se
resuelven en horas.
Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para
administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa
creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
siempre hay más por hacer, y deben tomar
duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones
con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos
suficiente tiempo y
sin embargo tenemos todo el tiempo
que hay. No importa cuanto hagamos,
siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución
a
esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las
cosas más
importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para
las cosas que realmente es necesario hacer.

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Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y
dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia
una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se
convertirá en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos,
desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso
depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos
desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de
mejor manera.

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 Tiempo de calidad

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que

recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo
es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu
tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices,
lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente
identifica a su familia como el aspecto más importante en su vida y
sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso
contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su
trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para
hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando,
somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine.
Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a
dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

Mitos
• El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no
18
 llegar a ninguna parte.
• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se
pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo
puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se
decide a tiempo, o no se decide.
• El mito del indispensable: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15
hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar
mejor.
• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de
modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo:
se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en
estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es
parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces
esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el
tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar
haciendo.
• Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un
ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.
• Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se
dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos
si son provocados por nosotros mismos.

19
 Desperdiciadores de tiempo
• Excesivo flujo de papeles. 

• Teléfono. 

• Visitantes. 

• Reuniones. 

• Fallas de comunicación. 

• Políticas y procedimientos. 

• Información. (Falta / exceso) 


Posibles soluciones...
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A)
Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No
Importantes.

Uso del teléfono

Antes de llamar, planifica la conversación.
Filtra y agrupa las llamadas por
hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
Trata de acortar
la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
Si
la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para
cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino
sólo en casos de emergencia.

Correspondencia
Escribe menos, usa más el teléfono.
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta. Usa el reverso
de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón,
elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
Elimina

20
palabras, frases y párrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo
que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al
escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No
permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los
visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no,
especialmente cuando te preguntan

¿Tienes un minuto?

Reuniones
Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
Pregúntate si la
reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el
mismo efecto?
¿Es necesaria mi presencia?.
Fíjate un límite de tiempo y
ajústate a él.
Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente
en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas
a conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar
cosas para después.
Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de
autodisciplina.

Falta de habilidad y conocimientos.

21
Soluciones...
1. Reflexión
2. Decisión
3. Disciplina
4. No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

22
 Identificación de hábitos
personales

Ejercicio I
Problemas
1. Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”,
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una
de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

2. Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las

posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones
Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los
problemas en la lista anterior.

23
 Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el
momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los
resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que
usualmente dejamos para después.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es
porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días
se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que
alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo
importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos
y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia,
nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la
acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es
comenzar.
La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último
minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no
cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye
nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son:

- Trabajos no placenteros. - Trabajos difíciles. - Indecisión.

24
 El valor económico del tiempo
laborable personal

Una preocupación para las empresas

Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de
organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...
Hay
aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo,
y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de
él: en las empresas y, en general, siempre que
alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero
la realidad es que se paga por “X” tiempo, y se espera que en ese tiempo se
obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se
otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia.
El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo
no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que se va,
una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal
gastado.

25
Ejercicio II
1) Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día
(promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira,
incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo
anote el tiempo que destina para cada actividad.
2) Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B”
para las necesarias y “C” para las deseables.
3) Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos
llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar
operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las
actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas
actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y
herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las
actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi
productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar “qué ocupado
estoy”, platicar la última película, hablar con la mamá, platicar con los
compañeros de cualquier tema, etc.
4) Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el
estimado de sueldo diario.
5) El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así
mismo puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su
sueldo por minuto.
6) Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados,
sume el tiempo de las actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por
el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que
realmente usted debería de ganar.
7) Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.

Sea honesto. Sólo usted verá este documento.

26
 El uso del tiempo

Principios prácticos
Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que
verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y
disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el
tiempo. ¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar
en forma objetiva y realista cómo lo manejamos. El resultado final de nuestro
análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas
que debamos seguir por el resto de nuestros días. El resultado de examinar
cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un
sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.

Auto análisis del uso del tiempo

Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio
tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando.
En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o
treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo
puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café,
usualmente se convierte en 30.

27
Ejercicio III
El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos de la misma
cantidad y debe gastarse a razón de 60 segundos por minuto. Todos
contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en
un círculo la que corresponda a cada punto.
Ø Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre

Ø Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.


1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su
importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo
dedico a cosas utópicas o improductivas.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar
problemas, así como algo inesperado.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega,
analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
11) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
28
 Ø Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que
interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre

Ø Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.


1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables
de mi trabajo.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Ø Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas
el tiempo.
1) Casi nunca 2)A veces 3)Frecuentemente 4)Casi siempre
Puntuación
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado
será el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes
mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

29
 Planear las actividades

Diseño de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a
menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se
diluye en actividades más rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la
capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo:
diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental
para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Determino el
tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me
enfrentaré.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera

adecuada es necesario que:
Estén en línea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estén definidas
clara y específicamente. Sean completamente mías.
Sean realistas.

30
 Organizar las actividades

Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas,

debiendo de clasificarlas en tres categorías:
• Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a
órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes,
tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
• Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden
contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no
requieren de un tiempo límite.
• Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al
incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían
eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.
Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser
flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden
convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante.
Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a
tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de
bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto
de valor alto. Sólo una planeación cuidadosa le permitirá recoger los
beneficios del tiempo invertido sabiamente.
En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una
semana:
Prioridad A. Imprescindible de hacer. Prioridad B. Debe
hacerse.
Prioridad C. Deseable de hacer.
Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los
siguientes criterios:
31
 • Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer.
Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar
algo, haga tu juicio más severo.
• Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debería quedar bien
claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de
guiarte con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mí tiempo en este
momento?”.
• Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar
prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es
importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de
concluir un proyecto en un límite previamente fijado.
De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución
de los objetivos de la manera más conveniente.
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos
organizando nuestras tareas:
• ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy
empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las
responsabilidades esenciales de mi trabajo?

• ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi

tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si
definitivamente no se hicieran?

• ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada

sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis
colaboradores?

32
 Establecer fechas de
seguimiento

Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes
es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre
un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento
dado.

Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El

imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y
la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal
y profesional.

Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

33
 Realizar las actividades
planeadas sin descuidar los
objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las
actividades previamente planeadas, organizadas y prioritizadas, con
flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la
consecución de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los
tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se
presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde
dirigirnos.

34
 El beneficio de la planeación
El principio de Pareto

Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que
originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se
obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros
resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto
en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro
tiempo.

Eficiencia vs. Efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas.
Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más
valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al
objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados.

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la
ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose”
¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de
“pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

35
Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la
realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que
hacer.
Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores
esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del
80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner
un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa.
Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la
importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solución de problemas.
Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos
de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de
disponibilidad” con “horas de privacía”.
Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la
retroalimentación o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar
que “aquellos que viven
sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:
Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su
barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del
trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos
de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

36
 Poniendo prioridades Como
planear el día

Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda
del año siguiente, descarta los días festivos, los compromisos familiares y
los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos.
Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda.
Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las
actividades.
Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es
mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una
lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el
tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en
hojas por separado.
Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar
siempre la
cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por
ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu
estimación fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos
elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente
reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar
a pensar en la estrategia de mercado para el próximo año, pero no es
urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunión de las
16:00 hrs., de autorizar las nuevas campañas de ventas, sí es urgente e
importante.

37
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir
realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena
guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se
requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de
la siguiente manera:
a) Es indispensable hacerlo hoy.
b) Debe hacerse hoy. C: Podría hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de
prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado
de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas
importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el
día. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la
ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones,
después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que
agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún
tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso.
Una alerta: sí te descubres traspasando un elemento de la lista de un día
para otro, puede ser señal de que lo estás postergando. Examina el punto
cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada día
identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar
excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la
más grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasión
planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy
Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi
tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo razonable”. Lee le

38
extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que
tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por
la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1
de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el
número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una
nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista.
Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo
por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.
Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por $25,000 USD. Más
tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su
carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un
mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un ídolo para
adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por
el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
“La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable,
interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está asignado.
Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo
necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos
dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por
hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más
vencimientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido
después: hasta demasiado tarde. Un hámster en su rueda de jaula tiene más
o menos la misma clase de libertad”.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca
convertirse en una obsesión. Si se presenta una finalidad superior, sé
flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente
ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Eso
implica hacer lo que se necesita hacer de la forma más económica. Trata
siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo
lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
39
 Eficiencia en la oficina
Efectividad del tiempo en la
oficina

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas,

las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente.
Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus
esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar
nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no
está bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que
desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben
estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores
importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas
sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café
sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es
sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra
arreglada y en orden.
La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio
ocular y los dolores de cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo
específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola
cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él.

40
¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el
desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión
y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas
en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal
manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla,
lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional:
un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien
ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias.
No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de
interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más
resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas
inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los
períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son
“matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son
“aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No
hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada
uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible,
durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando
durante los periodos de máxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni
recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo
ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana,
al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos
momentos las exigencias de los demás son mínimas.
41
En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a
fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos
es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día,
ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de
trabajo no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en
ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente
cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer
ser interrumpido. Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo
tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene
importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada
urgente... sólo estoy llamando para charlar”.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando
un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina,
etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma
más tiempo que la interrupción misma.

42
Como ocupar ‘’tiempo muerto’’

Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está
haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso
horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin
embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar
soluciones
a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de

tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
• Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como
cartas por contestar o informes por revisar.
• Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como
pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de
mercadeo, etc.
• Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro;
cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar
cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así
transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta
beige”.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle

43
algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o
pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro
tiempo óptimo.
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -
delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada
“tiempo muerto” en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta
telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar
continuar nuestra lectura.

44
 Resumen y conclusiones
prácticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez
horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a los
principios básicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el
control. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o
usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más
te retribuyan en términos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para
realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, establece
un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos
presionantes.
Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para
realizarlos. Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones
inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que
se requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana
típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las
causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu
situación personal.

Conclusiones prácticas
45
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo
perdido.
Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo
en qué y cómo lo estás gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe
es un activo. La sabiduría
popular dice: “El tiempo es oro”.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de
administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden,
indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades,
confundir lo importante con lo urgente.
La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo.
El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y
sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo
cuando se practica en toda la organización.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay
que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida
que aumenta su nivel jerárquico.
Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.
Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la
siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces
del tiempo de que dispones, la consecución de logros y establecer objetivos
de mejora a corto plazo.

46
Administración del Tiempo
Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican
riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisión sus causas
particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de
prioridades de acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la
diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos
ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografía, lectura rápida, etc.

47
 Evaluación periódica

Evaluación periódica
Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la
administración de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicará
las áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención.
Anota los siguientes puntos:
1. Siempre
2. Generalmente
3. A veces
4. Rara vez
5. Nunca
6. No se aplica

• ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? 


• ¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria
y semanal? 

• ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo
necesitas? 

• ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
• ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás
ocupado en actividades o conversaciones importantes? 

• ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando
viajas? 

• ¿Delegas todo lo que es posible? 

• ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus “changos?” 

• ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo
lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos? 


48
 • ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la
semana pasada? 

• ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo? 

• ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de
papales amontonados? 

• ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo
durante las juntas? 

• ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos? 

• ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? 

• ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades
improductivas? 

• ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo
esperándote 

• ¿Cumples con tus fechas límite? 

• ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la
mayoría de tus resultados? 

• ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis
semanas? 

• ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas
atendiendo a los visitantes inesperados? 

• ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes
inesperados? 

• ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser?


• ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan? 

• ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio,
servicio comunitario, familia? 


Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor.
Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”.
Estos aspectos representan áreas de mejora. Se sincero, el único que se
verá beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú.

49
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos
vayan presentándose, buscando reducir el total en cada aplicación.

Ejercicio sobre los malversadores de

tiempo
Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos
pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le
sugerimos que formule las siguientes preguntas:
• ¿En qué grado y medida se han conseguido los objetivos
propuestos?

• ¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los
imprevistos?

• ¿Puede reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaría o un
subordinado?

• ¿He efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función
de los resultados que debo conseguir?

• ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiéramos
consultado con algún jefe o colaborador?
• ¿El número de interrupciones del día ha sido normal?

50
 ¡Aprende a manejar el estrés
del trabajo!

Hoy en día el estrés es parte de la vida laboral, aquí te damos unas

recomendaciones para que seas más efectivo y tengas mayor calidad
en tu trabajo
El estrés es una respuesta del organismo ante la presencia de situaciones
que implican cambio; muchas personas pueden adaptarse a estas
circunstancias, pero otras responden de manera inadecuada.
Los expertos en el tema revelan que estar muy estresado de manera
continua puede producir problemas serios en la salud, como dolores de
cabeza, aumento de la presión arterial y enfermedades cardiovasculares.
Hoy en día el estrés es parte de la vida diaria de las personas, en especial
en el ámbito laboral y en los horarios de llegada al trabajo.
Por tal motivo, es importante que conozcas las manifestaciones clínicas del
estrés laboral para que puedas instaurar a tiempo medidas que controlen
estas respuestas al cambio.

Las principales manifestaciones del estrés

laboral son:
Leve:
• Irritabilidad y ansiedad.

• Insomnio.

• En algunas ocasiones problemas de concentración.

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 Moderado:
• Aumento en las horas de ausentismo al trabajo.

• Fatiga sin ninguna razón.

• Indecisión e indiferencia.

• Aumento en el consumo de alcohol, café y cigarros.
Severo:
• Depresión.

• Problemas de salud (dolores de cabeza, dolor de estomago y
digestivos, cardiovasculares).
• Ausencia social y presencia de pensamientos autodestructivos.
A continuación te damos algunas recomendaciones para que tengas en
cuenta y puedas llevar a cabo bien tu trabajo sin estresarte:
• Organiza el tiempo, para que puedas realizar todas las
actividades sin apresurarte.
Aprende a controlar el cuerpo y la
mente, por medio de ejercicios de relajación y respiración.
• Realiza durante tus tiempos libres actividades de recreación y
descanso (trata de no llevar trabajo a la casa y mejor disfruta de
estos ratos con tus familiares o amigos).
• Es recomendable despertarte con anticipación para evitar salir al
trabajo durante las horas de mayor tráfico vehicular.
• Antes de realizar presentaciones en público, respira profundo y
mantén la seguridad en ti mismo.
La sensación de no tener control sobre lo que está pasando es una fuente
común de estrés laboral.
Revisa el manual de tu puesto, de manera que tú y los otros
(compañeros, jefes) tengan claras sus responsabilidades y límites.
El temor a perder el empleo es una constante hoy en día, pero permitir que
la tensión por ésta causa disminuya tu efectividad y calidad en el trabajo,

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empeora el cuadro de estrés. Dirige tus energías a relajarte y cambia la
programación mental hacia una actitud positiva.
El estrés laboral hace parte de la vida y es necesario que sepas enfrentarte
a los cambios continuos que ocurren día a día. No se puede, ni se debe,
evitar los problemas; cuando tú decides hacerte cargo de una
situación, tienes más de la mitad del camino ganado.

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 ¿Como administran el tiempo
los grandes empresarios

Los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del

tiempo.
Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración
del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día.
la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas
al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas
cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata
de concretar lo que es más importante.
A continuación te proporciono las 10 prácticas más recomendadas por
conocidos expertos administradores del tiempo. Puedo asegurarte que si las
aplicas de manera regular, experimentarás un incremento notable en tu
productividad.

1. Definen claramente los objetivos y

seleccionan lo más importante.
Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que
invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando
ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos
conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que
realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de
realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la
cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el
estándar son 160: 8 horas al día, 5 días a la semana y 4 semanas por mes).
Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada
que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el
tiempo que invertirás en la tarea.

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 2. Analizan como gastan su tiempo.
Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo.
Sin embargo, para conocer con exactitud
cuales son estas cosas sin

importancia, necesitamos primero
hacerlas concientes, y esto se

logra
llevando un registro. Una manera de
hacerlo es utilizar un reloj con
una
alarma que suene cada 30 minutos.
Cada vez que suene el reloj,
escribe
brevemente las actividades que
realizaste en la pasada media
hora.
Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan
tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo?
¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?

3. Llevan una lista de tareas pendientes.

Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier
sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas
el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un
registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus
tareas pendientes día tras día.

4. Asignan prioridad a sus tareas.

Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más
importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás.
Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios
para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por
hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.

5. Planean su día desde el día anterior.

Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar
desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10
minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar

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que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio
te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas
hacer y con cual tarea debes iniciar.

6. No dejan las cosas para después.

Reza el viejo dicho popular: “No dejes para mañana lo que puedas hacer
hoy”. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las
peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es
prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer
primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más
placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas
hasta que te sea fácil dar el primer paso.

7. Delegan en los demás.

Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras
personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a
alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que
nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo,
considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un
cliente. Recuerda que como decía Maquiavelo: “el fin justifica los medios”.
Eso sí, después de delegar no se te olvide agradecerle a los demás de la
manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le
gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran
exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas
y especialmente si somos buenos haciéndolas; así que escoge a la persona
más apropiada y delega la tarea.

8. Han aprendido a decir “NO”.

Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo
más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de
evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos
más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes

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planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona
que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre
de la manera más amable posible.
De manera similar, una de las filosofías que mejor me ha funcionado en los
negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes
ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiar
“substancialmente” al adquirir tu producto o servicio, e insisto,
“substancialmente”... mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que
obtendrás por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable
después de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que
puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan.

9. Se concentran en la tarea actual.

Concéntrate al cien por ciento en una y sólo una tarea a la vez. Cuando
logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos
altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en
esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción es
suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas
las distracciones posibles: desconecta el teléfono o activa la
contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrónico o los
programas para “chatear” y cierra tu puerta.

10. No se olviden que ellos son lo más

importante.
A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a
olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo,
para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre
cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de
manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que
realmente nos permite adquirir un estado de armonía y rendir al máximo por
periodos prolongados. No olvides recargar tus baterías, porque solo así
obtendrás la energía que necesitas para concretar todos tus proyectos.
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 FIN DEL CURSO

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