SECRETARIA ESCOLAR

4ª SEMANA
ANNA CRISTINA STEIN LIMA

1
INTRODUÇÃO:

Nesta quarta semana estudaremos a questão da

escrituração escolar que é o registro sistemático dos fatos e
dados relativos à vida escolar do aluno e da unidade escolar, com
a finalidade de assegurar, em qualquer época, a certificação da
identidade de cada aluno, da regularidade de seus estudos, da
autenticidade de sua vida escolar e do funcionamento da escola.
Outro ponto importante a ser abordado é a redação oficial e as
correspondências administrativas que são realizadas na
secretaria escolar.

2
1 ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
Segundo o manual da secretária escolar (2005), o conceito
de Escrituração Escolar é o registro sistemático dos fatos e dados
relativos à vida escolar do aluno e da unidade escolar, com a
finalidade de assegurar, em qualquer época, a verificação:
• Da identidade de cada aluno;
• Da regularidade de seus estudos;
• Da autenticidade de sua vida escolar;
• Do funcionamento da escola.
À unidade escolar compete organizar a escrituração escolar
para atender, prontamente, às solicitações de informações e
esclarecimentos.
A organização da vida escolar faz-se através de um
conjunto de normas que visam garantir o acesso, a permanência
e a progressão nos estudos, bem como a regularidade da vida
escolar do aluno
Cabe ao Diretor e aos profissionais da Secretaria Escolar a
responsabilidade por toda a escrituração e expedição de
documentos escolares.

3
 Os documentos expedidos devem assegurar clareza,
regularidade e autenticidade à vida escolar do educando, em
conformidade com a legislação vigente para que sirvam de
documento comprobatório, segundo, Wiermann, 2017.

1.1 No documento expedido, a instituição de ensino fará

constar obrigatoriamente:
➢ Identificação da instituição de ensino: nome, entidade

mantenedora, endereço completo, e-mail, telefone, ato de

criação, ato de aprovação/credenciamento ou de
renovação de credenciamento (quando for o caso)
acrescidos do órgão, número e datas das respectivas
publicações;
➢ Carimbo da instituição de ensino;

1.2 No documento expedido, a instituição de ensino fará

constar obrigatoriamente:
✓ Assinatura do Diretor ou seu substituto legal e do

Secretário Escolar;

4
 ✓ Seus nomes deverão figurar por extenso ou em letra de

forma abaixo das assinaturas com o número do respectivo

registro ou autorização.
Orientações complementares:
Para Wiermann, (2017), na falta do Secretário Escolar, o
Diretor pode assinar por ele, porém, em hipótese alguma, o
profissional que atua na Secretaria Escolar pode assinar pelo
Diretor;
• Os espaços não preenchidos devem ser inutilizados com
traço ( - );
Orientações complementares:
• Data da expedição do documento;
• Toda documentação expedida e/ou recebida pelo
estabelecimento deve conter registros com letra legível,
sem rasura ou incorreções.
Orientações complementares:
• A transcrição de todos os dados deve ser exata, conforme
constam nos documentos originais;
• Os espaços destinados à observação deverão conter todas

5
 as indicações consideradas necessárias à maior
compreensão dos dados contidos no documento.
• Todo documento expedido deverá corresponder uma cópia
ou 2º via no arquivo da instituição de ensino.

ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
Matrícula Histórico Transferência Atas de Diploma/Certificado
Escolar resultados
finais
Matrícula
Nova
Renovação
de matrícula
Matrículas
dos alunos
provenientes
do exterior
Matrícula por
transferência

6
2. MATRÍCULA
Ato formal e próprio da instituição de ensino que vincula o
educando à unidade escolar.
A ficha de Matrícula deve conter:
✓ A escrituração do nome do aluno, registrada conforme

Certidão de Nascimento/Certidão de Casamento, sem

abreviaturas, em ordem alfabética.
✓ Informações do aluno;

✓ Carimbo da escola;

✓ Assinatura do aluno, quando maior, ou responsável, do

Secretário Escolar e do Diretor da instituição de ensino

2.1 A matrícula pode ser efetuada pelo próprio alunos,

quando maior de idade, ou pelo seu responsável legal com a
apresentação dos seguintes documentos:
a) Certidão de nascimento ou de casamento (cópia);
b) Histórico escolar/ficha de transferência, ou comprovante
equivalente, se for o caso (original);
c) Cartão de vacinação para educandos do ensino

7
 fundamental (cópias)
d) Comprovante de residência, em nome do responsável, do
último mês que antecedeu a matrícula escolar (cópia)

2.2 MATRÍCULA DO ALUNO PROVENIENTE DE INSTITUIÇÃO DE

ENSINO DO EXTERIOR
A matrícula do aluno que tenha cursado ano ou período
letivo, de qualquer nível de ensino, em instituição de ensino
estrangeira será resolvida pela escola receptora, aplicando-se as
disposições sobre aproveitamento de estudos, complementação
curricular e reclassificação, com especial atenção à Língua
Portuguesa, de acordo com Wiermann, 2017.

2.3 ALUNOS, BRASILEIROS OU NÃO, TRANSFERIDOS DE

INSTITUIÇÕES DE ENSINO ESTRANGEIRAS.
Recomenda-se à Instituição de Ensino:
Verificar se o responsável legal ou o próprio aluno (no caso de
pessoa maior de idade) apresenta a seguinte documentação:
a) Histórico Escolar expedido pela instituição de ensino

8
estrangeira, onde deverá constar a APOSTILA (Modelo definido
na Convenção de Haia), que é o certificado de autenticidade
emitido por países signatários da Convenção.
b) Documentos Escolares oriundos de países que não fazem
parte da Convenção de Haia necessitam da autenticação do
Consulado Brasileiro (Visto Consular) com sede no país onde
funciona o estabelecimento de ensino que os expediram.
Tradução Juramentada dos documentos emitidos pela
instituição estrangeira (original), exceto quando tratar de Países
do MERCOSUL (Uruguai, Paraguai, Argentina, Venezuela) como
também de Países, cujo idioma oficial é o Português (Guiné
Bissau, São Tomé e Príncipe, Cabo Verde Angola, Portugal,
Moçambique, Timor Leste);
c) Histórico escolar que comprove estudos cursados no Brasil,
caso tenha cursado uma série/ano ou mais do Ensino
Fundamental ou Médio;
d) Certidão de nascimento que poderá ser substituída pelo
passaporte ou certificado de inscrição consultar, conforme ,
Wiermann, 2017.

9
Decreto nº 8.660, de 29/01/2016 – em vigor a partir de
14/08/2016.
De acordo com esse Decreto, se dispensa o visto consular entre o
países contratantes (111 países), mas é necessária a Apostila,
emitida pela autoridade competente do Estado no qual o
documento é originado.
A apostila será aposta no próprio documento ou em uma folha a
ele apensa, em conformidade com o modelo Anexo à
Convenção.
Cada país que faz parte dessa Convenção designará as
autoridades competentes para emitir a Apostila.
EXEMPLOS:
• ITÁLIA
• Autoridades competentes designadas:
• Prefeito, com competência territorial.
• Presidente da Região, para o Valle d!Aosta.
• Comissário do Governo, para as províncias de Trente e
Balzan
• ÁFRICA DO SUL

10
 • Autoridades competentes designadas:
• Qualquer juiz ou magistrado adicional.
• Qualquer registro ou Assistente do Secretário do Supremo
Tribunal da África do Sul.
• Qualquer pessoa designada pelo Diretor-geral: Justiça
Diretor-geral, Relações internacionais e Cooperação.

2.4 Procedimentos para registro de alunos provenientes de

instituição de ensino do exterior que desejam dar
continuidades aos estudos:
Ficha de Matrícula: Efetivar a matrícula no ano/série ou período,
etapa/ modalidade compatível com a série/ano/ etapa cursada
no exterior.
Prontuário do Aluno: Arquivar as cópias dos documentos
escolares cursados no exterior.
Histórica Escolar: Nos campos referentes aos anos ou séries,
registrar: “Vide observação”. No campo da observação, inserir
informação.

11
2.5 TRANSFERÊNCIA
Para Ceará (2005), a transferência ocorre quando o aluno
tem interesse em movimentar-se entre as instituições de ensino.
A transferência poderá ocorrer em qualquer época do ano,
a pedido do responsável ou do próprio estudante, se maior de 18
anos.
A menoridade cessa aos 18 (dezoito) anos de idade
completos, quando a pessoa fica habilitada à prática de todos os
ato da vida civil conforme art. 5º da Lei Federal Nº 10.406.de 10
de janeiro de 2002.
A transferência do estudante pode ocorrer de duas maneiras:
a) Recebidas
b) Expedidas

2.6 HISTÓRICO ESCOLAR

É o documento oficial individual que certifica a vida escolar
do aluno. Deve ser preenchido em três vias, destinando duas
para o aluno e uma para o arquivo da escola quando se tratar de
conclusão de Ensino Fundamental e Ensino Médio.

12
 Na expedição de Histórico Escolar de aluno oriundo de
outra instituição de ensino, os dados registrados no documento
de transferência, apresentado no ato da matrícula, devem ser
transcritos na íntegra, não podendo, em hipótese alguma, ser
alterado, de acordo com Sousa, 2007.

2.6.1 O Histórico Escolar deverá conter (Resolução CEE/ES Nº

3.777/2014, art. 123):
I – Nome da instituição de ensino e da entidade mantenedora,
seu endereço (inclusive o endereço eletrônico) e telefone;
II – Cursos(s) e modalidade(s) oferecido(s);
III – Atos de criação e aprovação, de credenciamento da escola e
de autorização e/ou reconhecimento do curso e data da
publicação desses atos;
IV – Identificação do estudante; local e data de nascimento;
V – Filiação;
VI – Ano letivo, ano/série, etapa, ciclo, modalidade, turma e
turno que cursa;
VII – Anos /séries cursados, do 1º ao último;

13
VIII – Componentes curriculares nos termos da legislação vigente
e da organização curricular da instituição de ensino;
IX – Número de dias letivos e carga horária, registrada por
componente curricular ou por área de conhecimento;
X – Resultados da avaliação e número de faltas, observando-se a
indicação por componentes curricular;
XI – Legendas explicativas de abreviaturas e siglas;
XII – Esclarecimento sobre o sistema de avaliação adotado;
XIII – Espaços após a indicação de cada ano/série para
identificação da escola, cidade, estado e ano em que foi
cursado(a);
XIV - Local para assinatura do diretor e do secretário do
estabelecimento de ensino, com os respectivos carimbos; e
XV – Espaço para observações e/ou outros registros
considerados importantes, conforme Manual da Secretaria
Escolar, 2010.

14
 Figura: Google

2.7 ATAS DE RESULTADOS FINAIS

Segundo Wiermann (2017) o documento oficial
permanente, em que se registra o resultado final da situação do
aluno no ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida
escolar e que servirá de base para expedição do Histórico
Escolar.
A Resolução CEE/ES Nº 1836/2008, determina o prazo final
do período letivo até 30/04 do ano subsequente para entrega
das Atas de Resultados Finais na Superintendência Regional de
Educação.
É escriturada pelo Secretário Escolar, em 02 (duas) vias,
sem rasuras e abreviaturas, sendo 01 (uma) arquivada na escola,

15
e a outra encaminhada à Superintendência Regional de
Educação.

2.8 DIPLOMAS E CERTIFICADOS

Tem por finalidade comprovar conclusão de curso.
A escrituração de Diploma e Certificado é de responsabilidade do
Secretário Escolar/Auxiliar de Secretaria Escolar e o seu
preenchimento deve ser realizado de acordo com as normas
vigentes.
Esses documentos são isentos de autenticação ou registro,
por parte da Superintendência Regional de Educação e da
Secretaria de Estado da Educação, conforme estabelece a
Resolução CEE/ES Nº 119/98.
PROCESSOS ESPECIAIS DE AVALIAÇÃO
Classificação Reclassificação Avanço Aproveitamento Complementação
de Estudo Curricular e
Equivalência de
Estudos

16
2. 9 CLASSIFICAÇÃO
1) Procedimento que a unidade de ensino adota, em qualquer
época do ano, para posicionar o educando na série/ano ou etapa
segundo o seu nível de conhecimento, exceto para o primeiro
ano do Ensino Fundamental.
2) Poderá ser realizada:
a) Por promoção, para educandos que cursaram, com
aproveitamento, a série/ano anterior, na própria unidade de
ensino/
b) Por transferência, para os educandos procedentes de outras
unidades de ensino, que adotem quaisquer formas de
organização didática;
c) Independentemente de escolarização anterior, mediante
avaliação feita pela escola, que defina o grau de
desenvolvimento e experiência do candidato, de acordo com o
Regimento Escolar, 2010.
3) Amparo Legal:
Lei nº 9.394/96, art. 24, inciso II , alíneas “a”, “b” e “c”
Resolução CEE/ES nº 3.777/2014, art. 79 a 81.

17
2. 10 RECLASSIFICAÇÃO
1) Processo pelo qual a unidade de ensino, em qualquer época do
ano letivo, avalia o grau de experiência do educando, inclusive
daquele proveniente de outras unidades de ensino, situadas no
país ou no exterior, que adotem formas diferenciadas de
organização da Educação Básica, a fim de encaminhá-lo ao ano
/série ou etapa de estudos compatível com sua experiência e
desenvolvimento, independentemente dos registros contidos no
seu histórico escolar, segundo Wiermann, 2017.
Amparo Legal:
Lei nº 9.394/96, art. 23, §1.º .
Resolução CEE/ES nº 3.777/2014, art. 79 a 82 e 83.

2. 11 AVANÇO
1)Procedimento pelo qual a escola identifica que o nível de
escolarização e desenvolvimento do aluno é superior ao da
série/ano que está cursando.
2) Esse procedimento propicia ao aluno a oportunidade de
avançar, para a série, ciclo, etapa ou outra forma de organização

18
subsequente àquela em que ele se encontre.
2) No avanço escolar serão observados as seguintes
prescrições:
- Registro de avaliações do progresso do estudante por tempo
suficiente à aferição da necessidade do avanço;
- Proposta justificada do avanço advinda do estudante ou dos
pais ou dos responsáveis, quando for o caso.
3) Pontos de Atenção:
- Possibilidade de um único avanço num mesmo ano letivo;
- É vedado o avanço da 8º série /9º ano do Ensino Fundamental
para o Ensino Médio.
- Possibilidade de avanço em qualquer época do ano letivo,
desde que seja assegurado o ajustamento do aluno e o
prosseguimento natural de seus estudos, de acordo com o
Manual da Secretaria Escolar, 2010.
4) Amparo Legal:
Lei nº 9.394/96, art. 24, V, c.
Resolução CEE/ES nº 3.777/2014, artigo 84.

19
2.12 APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
1) Segundo o Manual do Secretário Escolar (2005), o
aproveitamento de estudos ocorre mediante análise do
documento comprobatório de estudos do educando, no que se
refere aos componentes curriculares, carga horária, séries/anos,
períodos, ciclos ou etapas em que o educando obteve aprovação,
se constatada a equivalência ao currículo adotado pela unidade
de ensino.
2) Aproveitamento de estudos será aplicado a:
- Estudantes transferidos;
- Estudantes que retornarem à instituição após interrupção dos
seus estudos;
- Estudantes que tenham sido submetidos a exames da Educação
de Jovens e Adultos – EJA, Exame Nacional do Ensino Médio –
ENEM e Exame para Certificação de Competência para Educação
de Jovens e Adultos – ENCCEJA.
3) Ponto de atenção:
A possibilidade de Aproveitamento de Estudos deverá ser
requerida no ato da matrícula, antes do início das atividades

20
letivas, em tempo hábil para análise e deferimento ou indicação
de uma provável adequação curricular, se for o caso.
4) Amparo Legal:
Lei nº 9.394/96, art. 24, Inciso V, alínea “d”.
Resolução CEE/ES nº 3.777/2014, artigo 81.

2.13 COMPLEMENTAÇÃO CURRICULAR

1) Procedimento adotado após verificação da necessidade de
cumprimento de componente curricular obrigatório ou de carga
horária de forma a atingir o mínimo exigido pela legislação
vigente, conforme, Wiermann, 2017 .
2) Amparo Legal:
Resolução CEE/ES nº 3.777/2014, artigo 86,87,96.

2.13.1 Prontuário do aluno

No prontuário são reunidos todos os documentos
relacionados à trajetória escolar do alunos.
São organizados em ordem alfabética por turma, série e ano
letivo, objetivando o acesso à documentação.

21
2.13.2 Faz parte do prontuário do aluno:
- Documentos pessoais: Cópias da certidão de nascimento, RG,
(providenciar ao longo do período);
- Comprovante de residência;
- Comprovante de escolaridade anterior (se for o caso);
- Histórico escolar atualizado;
- Ficha de matrícula devidamente preenchida e assinada;
- Atestados (médicos);
- Ficha de acompanhamento (desempenho e disciplinar);
- Comunicados (para os pais, Conselhos, etc.).

2.14 ESTUDOS DE RECUPERAÇÃO

• Estudos de recuperação é o tratamento especial
dispensado ao aluno com baixo rendimento escolar e/ou
com dificuldades de aprendizagem.
• O processo de recuperação ocorrerá em 10 dias úteis,
sendo destinada uma hora de estudos por dia para o
aprofundamento do conteúdo da disciplina ou parte desta,
na qual o aluno demonstrou dificuldade.

22
• A escola estabelecerá em seu regimento o processo de
recuperação de estudos que poderá ser bimestral,
semestral ou anual, embora a LDB recomenda que a
mesma se faça, preferencialmente de forma paralela e
contínua e privilegie os aspectos qualitativos sobre os
quantitativos.
• Nenhum aluno poderá ser declarado reprovado antes de
submeter-se aos estudos de recuperação.
• Os Estudos de recuperação revestem-se de características
diversas das do período letivo, sendo, entre outras, as
seguintes:
• Metodologia adequada às deficiências verificadas.
• Revisão da parte do conteúdo em que o aluno demonstrou
deficiência.
• Avaliação continuada e progressiva.
• Orientação e acompanhamento personalizados ou em
pequenos grupos de idêntica deficiência.
• A Recuperação será realizada mediante tarefas, pesquisas,
módulos, aulas ou outras atividades adequadas, levadas a

23
 cabo individualmente ou em pequenos grupos, sob a
coordenação e a supervisão do professor ou, na sua falta,
por outro professor habilitado e vinculado ao
estabelecimento de ensino, conforme o Manual da
Secretaria Escolar, 2010.

2.15 DISPENSA DE EDUCAÇÃO FÍSICA

Para Wiermann (2017), a dispensa da educação física é
amparada pela Lei n. 7.692/1988 e para se beneficiar dessa
dispensa, é necessário o aluno se enquadrar em uma das
seguintes condições:
• Ter mais de trinta anos;
• Ter filho(s);
• Comprovar exercer atividade profissional em jornada igual
ou superior a seis horas;
• Estar cursando pós-graduação;
• Estar prestando serviço militar inicial ou comprovar realizar
atividade esportiva obrigatória na instituição militar que
serve;

24
• Ser amparado pela Lei n. 1.044/1969 - Aluno que "dispõe
sobre tratamento excepcional para os alunos portadores
das afecções(enfermidade) que indica."
• Ser amparado pela Lei n. 7.692/1988 - Aluno do curso
noturnos podem ser dispensados da prática de educação
física.
• Depois que o(a) aluno(a) estiver ciente que pode ser
dispensado da educação física, pode entrar em ação a
secretaria escolar com procedimentos específicos, que são:
• Orientar o(a) aluno(a) a requer a dispensa da educação
física;
• Comunicar ao (à) professor(a) responsável pela prática a
data que foi concedida a dispensa do(a) aluno(a);
• Registrar a dispensa do(a) aluno(a) da educação física,
conforme amparo legal, na ficha individual, no histórico
escolar, diploma e certificado, quando esses três últimos
documentos forem expedidos.

25
2.16 DIÁRIO DE CLASSE
• De acordo com o Regimento Escolar (2010), o Diário de
Classe é um instrumento de gestão e de escrituração
escolar que acompanha e controla o desenvolvimento da
ação do professor.
• Relaciona todos os alunos matriculados por série, ciclo ou
etapa, turno e turma, registra o rendimento escolar,
freqüência, conteúdos programáticos, dias letivos, feriados
e carga horária.
• Em hipótese alguma, o Diário de Classe poderá ser retirado
da escola e levado para outros locais. É um documento de
registro e deve ter sua autenticidade resguardada devendo,
ser portado, exclusivamente, pelos professores ou pelo
secretário escolar.
• Ao final de cada aula ministrada, o professor a registrará e
colocará sua assinatura.
• OBS: Algumas escolas já estão utilizando a pauta online.

26
Procedimentos básicos do Secretário Escolar:
• Segundo o Manual do secretário escolar (2005), é preciso
notificar aos professores as transferências, as desistências
e, no caso de instituições educacionais particulares, o
cancelamento/trancamento de matrículas ocorridas
durante o ano ou semestre letivo, bem como registrar os
fatos no diário de classe, eliminando espaços em branco;
• Registrar, em campo próprio do diário, as substituições de
professores, fazendo constar o nome do professor
substituto e o período da substituição;
• Transcrever para a ficha individual do aluno os resultados
das avaliações de desempenho, do desenvolvimento de
competências e de habilidades, frequência, carga horária e
aulas/dias letivos previstos e trabalhados, conforme o
diário de classe, conforme Regimento Escolar, 2010.
Atenção!
• Recomenda-se que no início do ano letivo seja utilizado um
diário provisório para que sejam realizadas as
acomodações necessárias quanto a transferências e

27
 desistências.
• Após 30 (trinta dias), a escola deverá providenciar o Diário
permanente, onde estarão relacionados os nomes dos
alunos, por ordem alfabética, disciplina e o nome do
professor.
• Após 60 (sessenta) dias, o aluno que não freqüentou a
escola será considerado desistente.
Atenção!
• As atribuições relativas ao preenchimento de dados
obrigatórios no diário de classe são exclusivamente de dois
profissionais – do professor e do secretário. Cada um fará
as anotações e os lançamentos sob sua responsabilidade,
não interferindo no campo do outro.

2.17 FREQUÊNCIA
• Para Wiermann (2017), a Lei de Diretrizes e Bases da
Educação Nacional (Lei nº 9.394/96) reafirma que a
progressão contínua do aluno depende da presença do
mesmo nas atividades escolares e estabelece que a

28
 aprovação de qualquer aluno está condicionado ao
mínimo de 75% (setenta e cinco por cento) de freqüência
em relação ao cômputo do total de horas letivas, exceto na
Educação Infantil, portanto é imprescindível que haja
controle e registro da assiduidade do aluno.

2. 18 ATESTADO MÉDICO
• De acordo com o Regimento Escolar (2010), o atestado
médico é um documento expedido por um profissional
médico que ampara o afastamento temporário do aluno
das atividades escolares durante o ano letivo, garantindo-
lhe atendimento educacional diferenciado.
• O atestado médico justifica as faltas, mas, não abona as
mesmas, no entanto as faltas registradas no período do
atestado não serão computadas para reprovação/retenção.

2. 19 LICENÇA GESTACIONAL
• A Licença Gestacional da aluna é regulamentada pela Lei
nº. 6.202 – de 17.04.1975, (em anexo) que atribui a

29
 estudante em estado de gestação o regime de exercícios
domiciliares instituído pelo Decreto-Lei nº. 1.044 de 1969.
• A aluna terá direito a 90 (noventa dias) de licença,
mediante apresentação de atestado médico à direção da
Escola, em tempo hábil e, caberá a escola atendê-la com
um plano de atendimento pedagógico.
• Em casos excepcionais devidamente comprovados
mediante atestado médico, poderá ser aumentado o
período de repouso antes e depois do parto.
• Excepcionalmente, a aluna na impossibilidade de
apresentar o atestado médico para licença gestacional, terá
igual valor à Certidão de Nascimento da criança em tempo
hábil, principalmente, para os partos realizados por
parteiras.
• A escola deverá inserir no Sistema Siges informações
pertinentes aos dias de licença médica, para que seja feita
a justificativa das faltas.

30
2. 20 DECLARAÇÃO DE ESCOLARIDADE
• A declaração de escolaridade é um documento eventual e
circunstancial que atesta a trajetória parcial ou final obtido
pelo aluno para efeito de matrícula por transferência, até a
emissão do Histórico Escolar.
• Esse documento deve conter dados claros e completos
sobre o aluno e sua situação escolar, como: organização
curricular que está cursando, Progressão Parcial
(dependência) Adaptação e outros que permitam a escola
receptora fazer, com segurança, a sua inserção, conforme
Manual da Secretaria Escolar, 2010.

2.21 BOLETIM ESCOLAR E RELATÓRIO DESCRITIVO DE

AVALIAÇÃO
• O Boletim Escolar ou o Relatório Descritivo permite aos
pais e ao próprio aluno o acompanhamento sistemático do
seu aproveitamento e frequência escolar.
• O relatório descritivo de avaliação é elaborado
considerando cada área de conhecimento de forma

31
 sintética, mas rica em detalhes do processo vivido pelo
aluno em interação com as outras tendo como mediador
destas ações o professor.
• A forma de comunicação aos pais, em relação ao processo
avaliativo adotado, fica a critério da escola, em
conformidade com o Regimento Escolar.
• O Boletim Escolar deve conter as assinaturas do Diretor(a)
e Secretário(a) Escolar e os Relatórios Descritivos
assinaturas do(a) Professor(a) e do(a) Coordenador(a)
Pedagógico(a), para assegurar a sua veracidade.

2.22 CALENDÁRIO ESCOLAR

Para Wiermann (2017), o calendário escolar é o
cronograma composto de todas as atividades escolares, inclusive
as extraclasses a serem desenvolvidas no decorrer do ano letivo,
tais como: aulas, excursões, festividades, datas comemorativas,
planejamento, capacitação, entre outros. O calendário prevê,
inclusive, os períodos de férias.
• É comum organizarmos o ano letivo conforme o ano civil. O

32
 calendário escolar é praticamente igual em todo o Estado,
mas a LDB estabelece apenas que o ano letivo terá duração
mínima de 200 dias e 800 horas-aula, o que possibilita à
escola localizada em áreas agrícolas, por exemplo, fazer seu
calendário adequado à realidade local.
• O calendário escolar para a educação profissional, nas
formas concomitante e subseqüente, permite a
flexibilidade do calendário, sendo obrigatório somente, o
cumprimento da carga horária estabelecido para a
respectiva área.
• Na elaboração do Calendário Escolar, a instituição
educacional deverá observar a legislação vigente, as
normas do seu Regimento Escolar, o contido na Proposta
Pedagógica, as expectativas da comunidade e conter as
seguintes informações:

• 1. O CABEÇALHO
• nome completo da instituição educacional, conforme
consta na Portaria de Credenciamento/Recredenciamento;

33
 • endereço completo contendo: Cidade, ES e CEP;
• telefone, fax e e-mail;
• ato legal de credenciamento ou recredenciamento da
instituição educacional;
• símbolos ou cores indicativos das datas e dos eventos;
• número de dias letivos de cada mês, com total semestral e
anual, conforme o caso.

NA LEGENDA
• Início e término das férias dos professores;
• Data da apresentação dos professores;
• Semana pedagógica;
• Períodos de estudos de recuperação semestral e de
recuperação final e de exames finais, de acordo com o que
dispõe o regimento escolar, excluída a educação infantil
(não contam como dia letivo);
• Dias das reuniões ordinárias dos conselhos de classe;
• Dias de reuniões de pais e de professores;
• Relação dos feriados e de recessos (dia e mês);

34
 • Assinatura do diretor da instituição educacional, com
carimbo ou nome sotoposto, conforme o Regimento
Escolar, 2010.

2.23 DURAÇÃO DO ANO OU SEMESTRE LETIVO

• Educação Infantil – 200 (duzentos) dias letivos, no mínimo,
de efetivo trabalho escolar.
• Ensino Fundamental e Médio – 200 (duzentos) dias letivos
mínimos de efetivo trabalho escolar, excluído o tempo
reservado aos exames finais, quando houver e for previsto
no Regimento Escolar, com carga horária mínima anual de
800 (oitocentas) horas.
• Regime Semestral – deve ter no mínimo 100 (cem) dias
letivos e carga horária mínima de 400 (quatrocentas)
horas, de acordo com a matriz curricular devidamente
aprovada.
• Regime Anual – cada semestre deverá ter no mínimo 100
(cem) dias letivos, e a soma dos dois semestres deve
totalizar, no mínimo, 200 (duzentos) dias letivos, não

35
 inferior a 800 (oitocentas) horas.
• Educação Profissional Técnica de Nível Médio – os dias
letivos previstos devem ser suficientes para o cumprimento
da carga horária, como consta da matriz curricular
aprovada, não inferior aos mínimos estabelecidos em
Resolução Específica da Câmara de Educação Básica do
Conselho Nacional de Educação - CNE/CEB.
• Não podem ser computados como dias letivos:
• Dias de recuperação semestral, final.
• Tempo reservado aos exames finais.
• Reuniões pedagógicas de pais, de professores e dos
• Conselhos de Classe realizadas em horário de aula.
OBSERVAÇÕES:
• Quando são oferecidas diferentes modalidades e etapas de
ensino, cujos dados não coincidirem com os fixados no
calendário, a instituição deverá elaborar calendários
específicos para cada modalidade ou etapa;
• Em caso de qualquer alteração no Calendário Escolar,
durante o ano letivo, a instituição deverá:

36
• 1º obter aprovação pela comunidade escolar (pais, alunos,
professores), via comunicado escrito ou reunião entre os
interessados;
• 2º enviar ofício à Sedu, para análise das alterações
propostas.
• Conforme Lei Federal Nº. 10.639, de 9/1/2003, o dia 20 de
novembro deverá constar no Calendário Escolar como Dia
Nacional da Consciência Negra e ser incluída no currículo
oficial da rede de ensino a obrigatoriedade da temática:
História e Cultura Afro-Brasileira, podendo ser, a critério da
instituição educacional, ponto facultativo, desde que
respeitados os 200 dias letivos;
• O calendário escolar deverá ter um espaço reservado para
o carimbo de apreciação da Gerência de Documentação
Escolar, da Sedu, conforme o Regimento Escolar, 2010.

37
2.24 CONSELHO DE CLASSE
• De acordo com o Regimento Escolar (2010), o Conselho de
Classe se insere nos instrumentos coletivos de controle da
ação educativa na escola. Ele é composto por todos os
professores de cada turma que devem observar
atentamente todos os alunos matriculados naquele ano
escolar, pautando seu trabalho pela justiça, fraternidade,
competência técnica, razoabilidade, proporcionalidade e
humanidade.
• O processo de desenvolvimento da aprendizagem deve ser
objeto de rigorosa verificação e análise pelo Conselho de
Classe, soberano em suas decisões, obrigatório a cada
bimestre letivo, composto por professores, coordenação
pedagógica, representante dos alunos, dos pais, do
conselho escolar e dos demais agentes educativos.
• Os assuntos abordados, durante o Conselho de Classe
deverão ser registrados detalhadamente em ata,
constando, se for o caso, o nome do aluno, disciplina(s),
avaliações, medidas tomadas, obedecendo às normas

38
 regimentais. A ata deve ser assinada por todos que
participaram do Conselho de Classe.
• O conselho de classe deve tomar medidas para garantir a
aprendizagem do estudante, por isso, ele se reúne com
regularidade, seu objetivo é ajudar todos a concluir com
êxito e sucesso seus estudos.
• Mas, na maioria das vezes, ele é formal e burocrático e
analisa somente notas e médias. Ele deve ir, além disso.
Deve propor procedimentos pedagógicos e didáticos para
melhorar o rendimento da sala analisada. Os
procedimentos decididos devem estar previstos no Projeto
Político Pedagógico e no Regimento Escolar.
• Após cada Conselho de Classe, todos os pais ou
responsáveis devem ser comunicados, em reunião
pedagógica, do desenvolvimento da aprendizagem de seus
filhos, e sobre as estratégias e medidas a serem tomadas,
visando seu aprimoramento.

39
2.25 LIVROS DE REGISTROS
Conforme o Regimento Escolar (2010), os principais livros a
serem mantidos na escola são: Livro de Matrícula, Livro Atas de
Resultados Finais, Livro Ata de Processos Especiais, Livro de
Registro e Controle de Expedição de Certificados e Diplomas,
Livro de Ocorrências, Livro de Termos de Visita, Livro Ata de
Reuniões, Livro de Controle de Freqüência de Pessoal, Livro de
Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos, Livro de
Expedição de Transferência.
A escola deverá manter os livros rigorosamente
escriturados e atualizados. Em todos os livros deverá constar o
termo de abertura e encerramento datado e assinado pelo(a)
Diretor(a) ou pessoa designada para esse fim.
Caso o livro já seja tipograficamente numerado a escola
deve fazer a conferência e se houver falhas na numeração,
registrar no termo de abertura.
Lembramos que nas folhas escrituradas os espaços em
branco devem ser inutilizados por um traço vertical ou
horizontal. Os livros de escrituração escolar devem ser

40
preenchidos com letra legível, sem rasuras. Em caso de eventuais
rasuras, deverá ser feita a seguinte observação: “Esta folha deixa
de ter validade por estar rasurada sendo substituída pela folha
nº_____________”.

2.25.1 Livros de matrícula

O Livro de Matrícula é o instrumento que registra a
passagem do aluno pela escola. Nele devem constar os seguintes
dados: título, matrícula, ano, nº. de ordem, nome completo do
aluno, série/ciclo/segmento/fase/etapa, local e data de
nascimento do aluno, filiação e espaço para observações
(Progressão Parcial, Adaptação etc.).
O livro deve ser preenchido logo após a efetivação da
matrícula pelo aluno ou responsável, podendo ser por ordem
alfabética, ordem de chegada, por série ou por outra forma que
a escola julgar conveniente. Entretanto, a experiência mostra
que o mais prático é a forma de registro por
série/ciclo/segmento/período/fase/ano/etapa e outros. Em
todos os casos, não se deve deixar espaços em branco de uma

41
série para outra ou de uma letra para outra quando escriturado
em ordem alfabética.
Encerrando o período normal de matrículas deve-se
inutilizar os espaços em branco com um traço e incluir um sub-
título: matrículas realizadas após o período previsto,
continuando-se a numeração.

2.26 LIVRO EXPEDIÇÃO DE REGISTRO DE CERTIFICADOS E/OU

DIPLOMAS
• É o livro destinado ao registro de Certificado e/ou Diploma
de curso concluído pelos alunos que cursaram o Ensino
Médio ou a Educação Profissional Técnico de Nível Médio,
assegurando desta forma a veracidade dos documentos.
• Esses livros são confeccionados pela Sedu e encaminhados
às Escolas Estaduais através de solicitação formal à
Superintendência de Gestão Escolar.
• O registro de Certificado e/ou Diploma será feito em livros
específico/próprio, separado por cursos do Ensino Médio,
com termos de abertura e de encerramento assinados

42
 pelo(a) Secretário(a) Escolar e Diretor(a), devendo ser
utilizados até o término das páginas e preenchidos todos os
campos existentes.
• A escola deve manter o controle rigoroso do registro e
expedição do Certificado e Diploma, por isso deve ser
escriturado com caneta de cor azul ou preta, por turmas
conforme diário de classe, sem deixar lacunas,
impossibilitando com isso os casos de fraude.
• Os responsáveis pelo registro e expedição de certificado
e/ou diploma respondem administrativamente, civil e
penalmente pelos seus atos e omissões praticados,
conforme o Regimento Escolar, 2010.

2.27 LIVRO DE OCORRÊNCIA

• Esse livro é destinado ao registro dos fatos ocorridos na
escola nos mais diversos aspectos como: incêndios, roubos,
ocorrências relativas ao corpo discente, docente e
administrativo, devendo ser utilizado até o término das
páginas.

43
 • Os registros nele contidos servirão de respaldo para
tomadas de decisões, uma vez que comprovam a atuação
dos responsáveis pela escola, resguardando-os de futuras
complicações. As ocorrências devem ser registradas
imediatamente após o fato ocorrido e conter as assinaturas
de todos os envolvidos.

2.28 LIVRO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA DOS PROFISSIONAIS

DA EDUCAÇÃO
• Este livro é o instrumento que registra a frequência do
profissional na escola.
• O registro de freqüência pode ser feito em livros impressos
ou outra forma, desde que atenda o disposto na Portaria
nº. 287/08/GS/Sedu, em anexo, que determina que a partir
do exercício de 2009, o registro de assiduidade de todos os
Profissionais da Educação Básica lotados nas Unidades
Escolares, Assessorias Pedagógicas, Órgãos Cessionários
Municipais e Entidades Filantrópicas, deverão ser
efetuados pelo sistema de livro ponto e relatório mensal.

44
 • As Escolas Estaduais devem, também, manter um livro para
o registro de frequência das horas atividades e, ainda,
ressaltamos que a escola deve ter registro de frequência
dos profissionais da educação nas atividades
(comemorativas, cívicas, assembléias, reuniões e ciclos de
estudos), planejadas e desenvolvidas pela escola.
• No caso da Escola estruturar o Livro Ponto, alertamos que
este deve ser previamente encadernado, não podendo
consistir de folhas avulsas.

2.29 LIVRO DE TERMOS DE VISITA

• É destinado ao registro dos assuntos abordados por ocasião
da visita, devendo ser escriturado e assinado de próprio
punho pelo visitante, sua utilização se dará até o término
das páginas.
• Neste livro são registradas as recomendações, orientações
e prazos de atendimento. Portanto, deve ser consultado
constantemente pelo(a) Secretário(a) que deverá informar
à Equipe Gestora às providências cabíveis, conforme,

45
 Wiermann, 2017.

2.30 LIVRO ATA DE REUNIÕES

• É destinado ao registro das atas de todas as reuniões que
ocorrem na escola, devendo conter identificação na capa e
termo de abertura.
• A elaboração da ata é da competência do(a) Secretário(a)
Escolar, respaldada numa pauta prévia, cuja escrituração
deve garantir a fidedignidade da fala dos participantes,
bem como, as conclusões ou encaminhamentos dos
assuntos discutidos.
• Após lida e aprovada, deve ser datada e assinada pelo(a)
Secretário(a) e por todos os presentes.

2.31 LIVRO DE PROTOCOLO DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS E

RECEBIDOS
• O Livro de Protocolo deve conter o registro de todos os
documentos expedidos e recebidos pela escola,
especificando o destinatário e remetente, o teor do

46
 documento, a data e a assinatura do recebedor de forma
legível.

2. 32 CENSO ESCOLAR
O que é e para que serve o Censo Escolar?
De acordo com o Inep (2017), o Censo Escolar é um
levantamento de dados e informações referentes à Educação
Básica que tem como finalidade subsidiar a elaboração de
análises, diagnósticos, planejamento do sistema educacional do
País e a definição e monitoramento das políticas públicas que
promovam um ensino de qualidade para todos os brasileiros.
Ele é realizado anualmente pelo Instituto Nacional de
Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep).
Além do uso por diferentes instâncias governamentais, o Censo
Escolar é uma ferramenta indispensável para que a sociedade
em geral e os diversos atores educacionais possam conhecer a
situação da Educação do País, dos estados, municípios e das
escolas.
Os dados do Censo são coletados com a colaboração das

47
secretarias estaduais e municipais de Educação, além de todas as
escolas públicas e privadas do País.
A coleta das informações é realizada por meio de um
sistema de acesso chamado Educacenso, que as armazena em
um computador central na sede do Inep em Brasília.
Os dados são declaratórios e quem preenche o relatório é o
diretor da escola ou uma pessoa designada por ele.
Os sistemas de ensino (estaduais ou municipais) que possuem
sistemas próprios de coleta também podem migrar os dados
para o banco de dados do Inep.
Das escolas, são coletadas informações de infraestrutura
disponível, as dependências existentes, os equipamentos e as
etapas e modalidades de escolarização oferecidas.
De cada aluno, são coletados dados como sexo, cor/raça, idade,
etapa e escolaridade de ensino que frequenta, nacionalidade,
local de nascimento, turma que frequenta, a utilização de
transporte escolar e se é portador de deficiência (caso sim, qual
tipo).
A formação dos docentes e os tipos de turma existentes

48
também fazem parte das questões do Educacenso.
O Censo Escolar é realizado anualmente. Nos últimos anos, ficou
estipulado que a última quarta-feira do mês de maio, nomeada
como Dia Nacional do Censo Escolar, é a data inicial para a coleta
do levantamento.
Para acompanhar o rendimento escolar dos alunos, uma
segunda coleta é feita, geralmente no início do ano seguinte à
primeira etapa. Para isso, as escolas informam se o estudante foi
aprovado, reprovado ou deixou de frequentar a instituição.

3. REDAÇÃO OFICIAL E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA

Para o Manual de Redação (2002), a redação oficial é um
esclarecimento por escrito dentro dos procedimentos legais,
representando uma operação da organização. A redação oficial
deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
As correspondências administrativas são elaboradas para
tratar de assuntos de interesse da empresa, sejam internamente
ou externamente.

49
 A comunicação interna é aquela dirigida ao público interno
da organização – principalmente funcionários, alunos – cujo
principal objetivo é promover a máxima integração entre a
organização e seus empregados.
As externas estabelecem um elo entre a escola e seus pais,
fornecedores, comunidade, etc., ou com outras empresas cuja
finalidade é criar, desenvolver e consolidar as relações entre os
envolvidos.
De acordo com o SENAI (2013), Na Redação oficial e
correspondência administrativa devem ser evitadas
construções como estas:
a) Fazem dez anos que estamos aqui. (Faz)
b) Haviam mais de duzentos candidatos inscritos. (Havia)
c) Segue algumas informações. (Seguem)
d) Obteve-se bons resultados. (Obtiveram)
e) Foi morar à rua do Seminário. (na rua)
f) Fulano obedece o pai. (ao pai)
g) Não diga-me isto. (Não me diga)
h) O advogado chegou atrasado na reunião. (atrasado à reunião)

50
VÍCIOS DO TEXTO INSTITUCIONAL
• Chavões em introduções
• Por intermédio desta, solicitamos...
• Vimos, pelo presente, solicitar...
• Sirvo-me deste ofício para ...
• Tem este a finalidade de apresentar...
Segundo Beltrão (1995) o correto, nestes casos, é
iniciarmos apenas com o verbo que veicula a mensagem que se
pretende transmitir:
• Solicitamos...
• Comunicamos...
• Apresentamos...
Outras introduções como:
• Acusamos o recebimento...
• Chegou-nos às mãos...
• Encontra-se em nosso poder...
Algumas sugestões para iniciarmos uma correspondência:
• Recebemos o relatório de ..., dessa Diretoria, e
desejamos...

51
 • Em resposta à consulta dessa organização, datada de ...,
comunico que...
• Com referência ao nosso pedido de...
• Comunicamos a V. Sa.que...
• Sou representante comercial de produtos farmacêuticos e,
sabendo que sua indústria...
• É com prazer que lhes apresentamos o Sr....
• Queiram V. Sas. Anotar para sua ficha cadastral que...
Chavões em conclusões:
• Finalizando este, enviamos...
• Sendo o que se nos oferece para o momento,
subscrevemo-nos...
• Sem outro particular...
• Sem mais para o momento, apresentamos...
• Na expectativa de suas providências, subscrevemos-nos...
• Aproveitamos o ensejo para apresentar a V.Exa. nossos
protestos de elevada estima e distinta consideração.
Algumas sugestões que poderão ser adotadas:
• Cordialmente,

52
 • Cordiais saudações,
• Atenciosamente,
• Atenciosas saudações,
• Respeitosamente,
• Respeitosas saudações, (para alta autoridades)
• Aguardando seu pronunciamento, ...
• Subscrevo-me cordialmente,

3.1 FORMAS DE TRATAMENTO

Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras
pessoas. Essas expressões vêm de uma tradição milenar, que
como expõe Antônio Lima (2005, p.9), "estabeleceu que às
autoridades supremas não se poderia falar diretamente, senão
por meio de seus elevados atributos”.
Daí, terem surgido expressões como Vossa Majestade,
Vossa Excelência, entre outras.
É imprescindível o conhecimento dos pronomes de
tratamento, a fim de empregá-los corretamente na redação de
correspondências empresariais e oficiais.

53
 Os pronomes de tratamento, com exceção do pronome
“você”, são utilizados no tratamento cerimonioso e se escrevem
com iniciais maiúsculas. Observe, no quadro abaixo, exemplos de
pronome de tratamento e sua aplicabilidade, de acordo com
Manual de Redação, 2002.
.

54
 • V.Sa - forma geral de tratamento
• Em cartas Sr/Sra/Srta. - para Senhor / Senhora / Senhorita;
• Dr./Dra - para Doutor / Doutora;
• Prof./Profa - para Professor / Professora.

3.2 VOCATIVO
Invoca o destinatário. É a expressão utilizada para chamar a
atenção da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de

55
vírgula. Algumas pessoas, no lugar da vírgula, usam os dois
pontos.
Senhor Diretor,
Senhora Secretária de Estado:
3.2.1 As expressões vocativas mais usadas são:
• Excelentíssimo Senhor: para Excelência.
• Eminentíssimo Senhor: para Eminência.
• Meritíssimo: para juiz
• Você (v.)/Vocês (vv.): para pessoas de convívio social mais
familiar.
• Vocativo Excelentíssimo Senhor é empregado para as
autoridades, tais como: o Chefe do Poder Executivo,
Judiciário e Legislativo.
Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras (Sras.):
esses tratamentos marcam um certo distanciamento respeitoso.

• Vossa Senhoria (V.Sa.)/Vossas Senhorias (V.Sas.): para

pessoas de cerimônia.
A linguagem da redação oficial é diferente da fala, por isso
deve ser objetiva e clara. Deve evitar:

56
 • Rodeios e lugares comuns, como: "venho por meio desta
apresentar...".
• Misturar tratamentos pronominais, como a mudança em
um mesmo documento de V.Sa. para você;
• Discurso bajulador, como: "com intenso apreço e
admiração que tenho por V.Sa."
Outro ponto que deve ser observado na produção de
redação oficial é a estética do documento, isto é, a sua boa
apresentação. Assim, devemos prestar atenção nas margens
direita e esquerda, espaços no corpo do texto e sua centralização
no papel, conforme SENAI, 2013 .

4. TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA

4.1 DOCUMENTOS FORMAIS
Devemos nos atentar para a linguagem que é usada nesse
tipo de documento e nos outros: ofício, carta, requerimento,
etc., ou seja, na redação oficial.
Esse tipo de linguagem é formal e enquadra-se no padrão
de linguagem de prestígio. Assim, fazem parte dessa linguagem

57
algumas regras, que ressaltamos a seguir:
a) Locais e datas
Devem ser escritos por extensos:
• Rio Branco, em 23 de junho de 2017.
• O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1º.
• Não é necessário a colocação de um zero à esquerda da
escrita de número que indica dia do mês:
• Vitória, 2 de agosto de 2017.
• Lei n. 1.233, de 6 de abril de 2002.

4. 2 DOCUMENTO FORMAL - OFÍCIO

Para Sousa (2007), o ofício é o documento que expõe o
assunto de forma clara, usando uma linguagem formal. É um
documento privativo e muito usado em Entidade Públicas, eficaz
na comunicação entre autoridades.

4. 3 DOCUMENTO FORMAL - CIRCULAR

Segundo Beltrão (1995, p. 219) “circular é toda
comunicação reproduzida em muitos exemplares de igual teor e

58
expedida a diferentes pessoas, órgãos ou entidades”.
Especificamente, como documento, é mensagem
endereçada simultaneamente a diversos destinatários, para
transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral contém assunto
de caráter ou interesse geral.
Na circular não precisa constar o endereço nem o nome do
destinatário, já que se trata de um comunicado que se dirige a
muitas pessoas.
O endereçamento e/ou nome do destinatário deve vir
escrito no envelope da circular.
Você se lembra da época da escola, quando o professor
entregava um papel, pedindo que o levasse aos seus pais ou
responsáveis? A mensagem podia ser uma convocação para
reunião com pais e professores ou um convite para a festa junina
da comunidade, por exemplo.
Escolas também são organizações. Nelas, como em diversas
outras organizações, a circular é um instrumento utilizado para
transmitir um aviso, ordem ou instrução a vários destinatários
simultaneamente.

59
4. 4 DOCUMENTO FORMAL - MEMORANDO
É documento interno, que trata de qualquer assunto de
trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma
instituição, com o mesmo nível hierárquico ou não, este
documento estabelece uma comunicação rápida somente para
funcionários, sem formalidades.
Contudo, também não pode ser tão informal ao ponto de
parecer com uma carta social, com beijos e abraços na
despedidas, segundo, Miranda, 2008.

4.5 DOCUMENTO FORMAL - EDITAL

Edital é o ato escrito oficial, contendo aviso, determinação,
ou citação, mandado publicar por autoridade competente, no
Órgão Oficial ou outros Órgãos de Imprensa, ou ainda, afixado
em lugares públicos, como murais dos Estabelecimentos de
Ensino onde pode facilmente ser lido por todos.
São objetos de Editais: intimações, notificações,
convocações e demais avisos que, por sua natureza, devem ter
ampla divulgação, conforme a legislação vigente.

60
4.6 DOCUMENTO FORMAL - CARTA
Para Miranda (2008), a carta é o documento que transmite
informações em uma linguagem formal, sem obedecer ao
processo rígido do ofício. É um dos documentos comerciais mais
utilizados para a transmissão de informações.

4.7 DOCUMENTO FORMAL - ATA

É o registro exato e resumido de decisões tomadas em uma
reunião. Em geral, deve ser assinada pelas pessoas que
presidiram e secretariaram a reunião. Pode ser formal (em livro
próprio) e informal (em folhas avulsas). Publica-se em certos
casos, em Edital.
Na primeira página de um livro ATA deve constar um Termo
de Abertura, datado e assinado por pessoa autorizada.
Na última página deve constar um Termo de Encerramento,
também datado e assinado.
Se for em folhas avulsas, a pessoa designada a fazê-la tomará
nota do que for deliberado para depois redigir um resumo da
reunião, que será submetido à aprovação de um superior

61
presente a reunião.
Conceitualmente, define-se ata como um registro das
ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim,
conforme Sousa, 2013.

4.8 DOCUMENTO FORMAL - ATESTADO

É uma afirmação que têm por finalidade provar alguma
coisa. Atestado é o documento firmado por uma pessoa favor de
outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.
A diferença entre uma declaração e um atestado é que a
declaração é dada pelo cidadão e o atestado por uma autoridade
competente e por ele assinado.
Exemplos: sanidade, óbito, bons antecedentes, boa conduta, os
atestados médicos, entre outros, segundo Miranda, 2008.

4.9 DOCUMENTO FORMAL - DECLARAÇÃO

Significa a afirmação da existência de um fato, existência ou
não de um direito. Tem valor documental e pode ser de vários
tipos:

62
 Para atestar comparecimento, frequência, realização de
cursos; para atestar recebimentos, pagamentos, doação; para
atestar que profissional atuou no Estabelecimento, etc. Pode ser
feito por pessoas físicas ou jurídicas.
Observação:
Segundo Sousa (2013) enquanto o atestado é redigido por
pessoas ou órgão investido de autoridade para declarar o seu
conteúdo. A declaração tem mais força de informação, pois não
necessita do caráter de documento oficial específico de um
órgão ou instituição. Qualquer pessoa pode redigi-la.

4.10 DOCUMENTO FORMAL - REQUERIMENTO

Outro tipo de ofício é o requerimento. Este é um pedido
dirigido a uma autoridade do serviço público, no qual se solicita
algo, tanto sob o amparo da lei (férias, benefícios, pagamentos
retroativos etc.), quanto sem certeza de tal amparo ou sem
segurança quanto ao deferimento.
Em geral, as secretarias de educação, como os demais
órgãos públicos, disponibilizam formulários padronizados para

63
esse fim. Esses formulários já apresentam os campos de
informações essenciais, impressos, para que o funcionário
preencha apenas com os dados pessoais e o objeto da
solicitação, de acordo com Miranda, 2008.

4.11 DOCUMENTO FORMAL - PROCURAÇÃO

É o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, dá
poderes a outras pessoas para executarem uma operação em
seu nome. Os poderes são mencionados na procuração e
assinalados por ambos.
• É o instrumento que a pessoa física ou jurídica utiliza para
outorgar poderes a outra, ou seja, conferir mandato.
• Quem passa a procuração é chamado de outorgante e
quem recebe os poderes é chamado de outorgado.
• A procuração pode ser pública ou particular. A pública é
feita em cartório e a particular é feita pela própria pessoa.
• Pode transmitir poderes gerais ou pode especificar
exatamente como o outro pode agir em seu nome e em
quais situações. Para que a procuração tenha valor legal,

64
 todas as assinaturas constantes devem ser reconhecidas
em cartório.

4.12 DOCUMENTO FORMAL - CERTIFICADO

Instrumento particular que atesta um conhecimento
adquirido em uma atividade, função ou cargo.
Geralmente é confundido com certidão. Certificado pode
ser, por exemplo, de conclusão de curso.
O certificado tem a obrigatoriedade de certificar e/ou
comprovar que alguém participou de uma eventualidade, como
concerto, simpósio, desfile, festas, série de estudos, palestras,
etc.
Pode também comprovar algum curso de extensão cultural,
que são cursos que não estão inclusos como parte integrante ou
obrigatório do ensino de graduação e pós-graduação.
Certificados só são válidos para fins curriculares, conforme
Manual da Secretaria Escolar (2010).

65
4.13 DOCUMENTO FORMAL - DIPLOMA
Expede-se DIPLOMA para os alunos concludentes de cursos
de educação profissional técnica de nível médio ou para
concludentes da formação mínima para o exercício do magistério
ou superior, ofertada na modalidade normal.
Diploma é um documento formal, mais oferecido em
cursos profissionalizantes, superior. É comunicado, enviado ou
transmitido por escolas, faculdades, universidades e outras
instituições de ensino.
Este documento é registrado em um órgão competente, ou
seja, um local que seja capaz de registrar esse documento, para
que ele seja reconhecido pelo MEC (Ministério da Educação e
Cultura), conforme Ferreira, 1987.

4.14 DOCUMENTO FORMAL - ORDEM DE SERVIÇO

Segundo Medeiros (1997) “ordem de serviço é uma
comunicação feita para que seja executada determinada tarefa”.
Em geral, encerra orientação precisa para execução de serviços
ou cumprimentos de obrigações.

66
4.15 DOCUMENTO FORMAL - PORTARIA
Instrução concernente à gestão administrativa com
referência a pessoal (designação, delegação de competência,
admissão, dispensa, elogio, punição etc) ou à organização e
funcionamento de serviços e, ainda, orientação para a aplicação
de textos legais e disciplinar matéria não regulada em lei, além
de outros atos de sua competência.

4.16 DOCUMENTO FORMAL - AVISO

É o documento que têm como finalidade advertir, notificar
e regulamentar disposições. O aviso procura alertar sobre algo
que foi liberado ou proibido, e que deve ser cumprido, é
importante definir prazos e níveis hierárquicos que serão
atingidos.
O aviso é o meio de comunicação de rotina entre
funcionário e departamento de uma empresa de maneira
simplificada, segundo Miranda, 2008.

67
4.17 DOCUMENTO FORMAL - COMUNICADO
Maneira pela qual se divulga uma mensagem para várias
pessoas de modo simples, direto, de fácil entendimento. Pode
ser transmitido por meio de quadro de avisos, rádio, televisão,
cartazes e jornais etc.

4.18 DOCUMENTOS FORMAIS - CONVITE/CONVOCAÇÃO

O convite é o instrumento pelo qual se faz uma
convocação, pede-se o comparecimento de alguém ou solicita-se
sua presença no Estabelecimento de Ensino.
A convocação corresponde ao convite, mas tem o sentido
de intimação, exigindo o comparecimento, devendo ser
justificado o não comparecimento. Já o convite é somente uma
solicitação.

4.19 DOCUMENTO FORMAL - RELATÓRIO

Para Miranda (2008), o relatório é o documento elaborado
com a finalidade de apresentar e descrever informações
detalhadas relativas a fatos vivenciados, ouvidos ou observados,

68
ou historiar a execução de serviços ou experiências, visando a
conclusões ou decisões.
De forma geral, o relatório deverá conter informações para
que a Autoridade Superior possa tomar decisões. Aspectos que
devem ser observados no relatório: Abertura, local, data,
repartição.
Características do Relatório
As informações devem ser precisas. Não deixar quaisquer
dúvidas quanto aos problemas, números, cifras e estatísticas.
O relatório deve levar a uma conclusão e sugerir
providências posteriores para a complementação de um
trabalho. Os espaços devem ser amplos para facilitar a leitura.
Colocar uma capa titulada para que se saiba do que se trata.

4.20 DOCUMENTO FORMAL - FORMULÁRIO

Neles são registradas todas as informações necessárias
para as providências sejam tomadas. Podem ser feitas
manuscrita ou eletrônica. Podemos citar como exemplos de
formulários: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle,

69
Ficha de Inscrição de Matrícula Escolar , entre outros.

4.21 DOCUMENTO - BILHETE

É um meio simples e rápido de propagar mensagens. É
levado em mãos e o portador age por favor ou obrigação.
O bilhete é de caráter íntimo: por essa razão, deve ser
manuscrito do próprio punho de emissor.
Pode ser usado qualquer tipo ou tamanho de papel, mas
deve ter uma certa estética:
● O papel deve ser de boa qualidade;
● Não deve haver borrões ou rasuras;
● A caligrafia deve ser de fácil entendimento para receptor
do bilhete, conforme Miranda, 2008.

4.22 DOCUMENTO: RECADO

O recado é utilizado dentro de uma organização como
anotações de telefonemas, ordens, pedidos ou informações
dirigidas a pessoas ausentes no momento. É importante que os
recados sejam anotados de forma que, ao serem lidos, possam

70
transmitir com clareza a mensagem expressa.

4.23 DOCUMENTO - E-MAIL INSTITUCIONAL

Para o Senai (2013), o e-mail é um meio de comunicação
muito utilizado pelas organizações para transmitir informações
para clientes internos e externos.
Pelo e-mail recebemos convites, cartas, informes sobre
diferentes eventos ou importantes decisões; comunicados dos
diferentes setores, muitos dos quais esperam de nós uma
resposta.
Segundo GOLD (2010, p.166) “É um meio mais moderno e
eficaz de fazer chegar com rapidez a informação”.

71
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Ceará. Secretaria da Educação Básica Manual do secretário

escolar / Secretaria da Educação Básica do Ceará – Fortaleza:
SEDUC, 2005.
Escola Estadual de Educação Profissional . Curso Técnico em
Secretaria Escolar. Escrituração Escolar.Governo do Estado do
Ceará. www.seduc.ce.gov.br
FERREIRA, Reinaldo Mathia. Correspondência Comercial e Oficial
com técnicas de redação. Editora Ática, 1987.
Guia de Orientações Básicas em Legislação Educacional e
Procedimentos Administrativos para Gestão Escolar. Porto
Velho-RO . 3, 2 ed. 011.
Goiás. Formação, em Serviço, dos Gestores da Rede Estadual de
Ensino: Secretário Geral. Escrituração Escolar. Secretaria de
Educação de Goiás, 2010.
LIMA, Antonio Oliveira. Manual de redação oficial. 2a Ed. Rio de
Janeiro: Campus, 2005.

72
Manual de Redação da Presidência da República. 2 ed. Brasília,
2002
Manual de Secretaria Escolar do sistema de ensino do Distrito
Federal. GDF/SEE/DF. Brasília, 2002.
Manual da Secretaria Escolar. Secretaria de Educação de Brasília,
2010.
Manual do Secretário. Secretaria de Educação do Paraná, 2006.
MEDEIROS, JB; HERNANDES, S. Manual da Secretária,11 Ed. São
Paulo: Atlas, 2009.
MIRANDA, Kátia J. de. Técnicas em Secretariado, 2008.
Regimento Comum das Escolas da Rede Estadual de Ensino do
Estado do Espírito Santo. Secretaria de Educação.Vitória, 2010.
Serviço Nacional de aprendizagem Industrial - Senai.
Comunicação Empresarial, Vitória, 2013.
SOUSA, Rosineide Magalhães de. Técnicas de redação e arquivo.
/ Rosineide Magalhães de Sousa. – Brasília : Universidade de
Brasília, 2013.

73
WIERMANN, Ana Karina de Abreu Costa. Secretaria Escolar: A
legislação e a prática aplicável à Educação Básica. Governo do
Estado do Espírito Santo. Secretaria de Educação, 2017.
O site do Inep possui mais dados sobre o
levantamento: http://portal.inep.gov.br/.

74
75