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MANUAL CLIENTE: FOLHA: ROSTO PROGRAMA: C.C: ÁREA: SEP: TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS DOC Nº: RESPONSÁVEL:
MANUAL
CLIENTE:
FOLHA:
ROSTO
PROGRAMA:
C.C:
ÁREA:
SEP:
TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS
DOC Nº:
RESPONSÁVEL:
ANTONIO FERNANDO NAVARRO
ARQ. ELETR.:
Nº CONTRATO:
REG. CREA:
42.758-D
ÍNDICE DE REVISÕES
REV.
DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS
0
PARA INFORMAÇÃO
A
PARA UTILIZAÇÃO
DATA
REV.0
REV.A
REV.B
REV.C
REV.D
REV.E
REV.F
REV.G
REV.H
DATA
PROJETO
EXECUÇÃO
NAVARRO
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO
NAVARRO
As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia
A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o
autor.
 

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Revisão: A

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Cópia controlada nº

Cópia não controlada

Cliente:

Escopo:

.

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Elaborado por:

Analisado por:

Aprovado por:

Aprovação do cliente:

(quando requisito contratual)

NAVARRO

NAVARRO

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Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

ÍNDICE

1.

OBJETIVO

3

2.

REFERÊNCIAS

3

3.

ABRANGÊNCIA

3

4.

TERMOS E DEFINIÇÕES 4

 

5.

RESPONSABILIDADES

5

6.

MÉTODO OPERACIONAL

6

7

CONTROLE DOS DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA11

8

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

11

9

ANEXOS

11

10

HISTÓRICO DAS REVISÕES

11

Código:

Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Estabelecer as diretrizes específicas para o controle de documentos vinculados ao Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS, de modo a assegurar que estejam disponíveis, atualizados e válidos em todos os locais onde são necessários no projeto.

2. REFERÊNCIAS

Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento.

Manual do Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Elaboração de Procedimentos dos Sistemas de Gestão. Controle de Registros. Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos. Codificação, Geração e Controle de Arquivos em Meio Computacional. Recebimento e Distribuição de Documentos de Referência para Projeto. Arquivamento de Documentos Técnicos. Controle de Documentos de Fornecedores Recebidos para Análise e Aceite da Certificação. Controle das Modificações de Projeto.

3. ABRANGÊNCIA

Este procedimento abrange todos os serviços executados no Empreendimento todas as fases necessárias à implantação do Empreendimento

em

Este Procedimento se aplica aos seguintes tipos de documentos:

a) Documentos de origem Interna

Documentos-produto de projeto;

Código:

Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

-

Manual de Gestão da Qualidade, Manual do Sistema de Gestão Integrada da SMS e Procedimentos dos Sistemas de Gestão da QSMS - PSG’s, Procedimentos Operacionais do Sistema – POS’s, Registros.

b) Documentos de Origem Externa

Documentos do cliente ou terceiros utilizados como referência para a engenharia de projetos e execução
Documentos do cliente ou terceiros utilizados como referência para a engenharia de
projetos e execução de atividades no empreendimento;
Documentos de fornecedores recebidos para análise e aceite da certificação;
Manuais de softwares adquiridos externamente;
Normas técnicas;
Normas legais e regulamentos.
4.
TERMOS E DEFINIÇÕES
4.1
Manual de Gestão da Qualidade / Manual do Sistema de Gestão Integrada da
SMS

Documento que específica o Sistema de Gestão da Qualidade ou Sistema de Gestão Integrada da SMS de uma Organização.

4.2 Procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão

Integrada da SMS – PSG

Descrevem sistemáticas, seqüências técnicas e administrativas das atividades de cada processo / sub processo do Empreendimento

4.3 Procedimentos Operacionais do Sistema – POS

Descrevem as atividades relativas aos processos produtivos inerentes à execução, fabricação, montagem e/ou construção de produtos / serviços. São aplicáveis também a atividades administrativas.

Código:

Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Para os empreendimentos, apresenta-se como parte do plano da qualidade / plano da SMS e desmembram-se em: planos e procedimentos complementares à documentação de 2º nível, procedimentos / instruções de execução, procedimentos / Instruções de inspeção, normas de engenharia e demais documentos técnicos que formam a padronização técnica do Empreendimento

4.4

Registros

São

documentos

que

apresentam

resultados

obtidos

ou

fornece

evidências

de

atividades realizadas.

4.5 Abreviaturas

CDA - Centro de Documentação e Arquivo. GED - Guia de Emissão e Distribuição. GRD
CDA - Centro de Documentação e Arquivo.
GED - Guia de Emissão e Distribuição.
GRD - Guia de Remessa de Documentos.
PSG – Procedimento dos Sistemas de Gestão da QSMS.
POS – Procedimento Operacional do Sistema.
QSMS – Qualidade, Segurança, Meio-Ambiente e Saúde.
-
SMS – Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

5. RESPONSABILIDADES

Cabe aos responsáveis pelos Órgãos envolvidos com os documentos abrangidos neste procedimento assegurar que:

a) Os documentos sejam aprovados quanto à sua adequação, antes da sua emissão;

b) Os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário, mediante novas aprovações;

c) As alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas;

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Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

e)

Os documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja controlada;

f)

A distribuição das revisões subseqüentes seja feita nos mesmos Órgãos que receberam a revisão anterior, a menos que o próprio responsável pela emissão do documento venha a alterar a lista de distribuição estabelecida;

g)

O cancelamento de um determinado documento seja notificado às pessoas ou órgãos que os possuem. As revisões superadas de documentos cancelados devem ser prontamente recolhidas ou identificadas como tal através de carimbos próprios nas cópias distribuídas;

h)

Originais ou cópias de versões ou revisões anteriores retidos por motivos legais ou de preservação de memória técnica, a critério dos Órgãos responsáveis, sejam identificados através de carimbos tais como: superado, obsoleto, cópia superada, edição superada, versão superada, etc., visando evitar o uso não intencional destes documentos;

i)

Os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis.

6.

MÉTODO OPERACIONAL

6.1

Documentos-produto de projeto

6.1.1

Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Os documentos-produto de projeto devem ser elaborados, verificados e aprovados, pelos responsáveis designados no Plano de Execução do projeto.

6.1.2 Emissão, distribuição e controle

Conforme Procedimentos MA-5230-00-9100-912-QGI-053 e MA-5230-00-9100-912-

QGI-056.

6.1.3 Alterações nos Documentos

Conforme procedimento MA-5230-00-9100-912-QGI-210.

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Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.2 Manual de Gestão da Qualidade / Manual do Sistema de Gestão Integrada da

Segurança, Meio Ambiente e Saúde

As diretrizes para o controle dos Manuais estão estabelecidas nos Manuais de Gestão da QSMS.

6.3

Procedimentos dos Sistemas de Gestão da QSMS (PSG)

6.3.1

Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Conforme Procedimento XXXX.

6.3.2 Emissão, distribuição, recolhimento e controle

a) Emissão

Os documentos originais dos PSG’s, elaborados conforme procedimento XXXX e devidamente assinados conforme sub-item 6.1.1, deverão ser encaminhados à área da qualidade para proceder a emissão final dos documentos, divulgando-os a todos que deles necessitem e providenciando para que todos estejam de posse de versões atualizadas. Estes originais deverão ficar sob a guarda da área da qualidade.

b) Distribuição

Os PSG’s estão disponíveis na rede de microcomputadores, em diretório específico, acessíveis a todos os colaboradores, somente para leitura. O controle de acesso exercido pela área de tecnologia de Informação impede a impressão e cópia dos arquivos do PSG.

Quando for necessário ou conveniente, a distribuição de cópia física a área da

qualidade deve manter uma lista dos profissionais, representativos dos órgãos da

estrutura organizacional do Empreendimento

A distribuição de cópias dos PSG’s será feita pela área da qualidade que deverá manter em seu poder uma listagem atualizada dos profissionais destinatários, observando as eventuais alterações na estrutura organizacional do Empreendimento

, que deverão receber os PSG’s.

Código:

Data:

Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Todos os PSG’s distribuídos pela área da qualidade deverão ser numerados para identificação do responsável pela guarda do documento. A área da qualidade ou o profissional designado para elaboração/revisão do PSG pode solicitar cópia adicional com o carimbo “CÓPIA MASTER”, mesmo que não estejam incluídos na lista de distribuição. Essa cópia será utilizada para agrupar os possíveis comentários advindos dos órgãos receptores dos PSG’s ressalvando o disposto no sub-item 7.3.3. Os exemplares dos PSG’s sejam novos ou revisados, serão distribuídos através de memos de encaminhamento contendo a lista dos profissionais destinatários. A Lista visa padronizar a distribuição dos PSG’s, de forma a permitir o controle para fins de divulgação de informações ou de revisões.

c) Recolhimento de Cópia Superada

No memo de encaminhamento dos PSG’s será requerido à devolução dos documentos superados, de forma a evitar a utilização de documentos desatualizados. O controle será assegurado pela Área da Qualidade que dará baixa nos registros que atestam a devolução dos documentos superados, emitindo e-mail de cobrança aos profissionais que assim não procederem.

Os responsáveis pela guarda dos documentos recebidos deverão proceder a troca dos documentos, retirando o desatualizado (para devolução à área da qualidade), de forma que as consultas sejam sempre feitas em documentos atualizados. Cabe à área da qualidade manter o diretório específico dos PSG’s atualizado na rede de microcomputadores.

d) Controle

Todas os PSG’s emitidos deverão ser cadastrados no Índice Geral de Procedimentos vinculados ao Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS.

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Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Mensalmente, a área da qualidade deverá emitir, via memorando, o índice geral de procedimentos, salvo se no período não houver revisão de PSG. Neste caso, quando houver a primeira revisão de PSG, o índice deverá ser emitido. O Índice Geral deverá conter, no mínimo, o número do PSG, a revisão, a data de emissão e o título do documento. O Índice Geral de Procedimentos deve ser disponibilizado na rede de microcomputadores e deve ser mantido atualizado. Para consulta, deve ser acessado o arquivo correspondente.

6.3.3 Alterações nos PSG’S

Qualquer modificação de um PSG requer um processo de reavaliação e novas aprovações sempre que possível, pelas mesmas pessoas ou órgãos que realizaram estas ações na emissão original.

As pessoas ou Órgãos responsáveis por modificar o documento devem ter acesso às informações que serviram de base para as modificações, visando subsidiar sua análise crítica e aprovação. A natureza (motivos) das modificações deverá ser identificada no documento, em campo próprio, denominado "Histórico das Revisões". Nenhuma anotação manuscrita em qualquer documento distribuído será considerada válida, devendo, portanto, ser desconsiderada para efeito de aplicação do documento. Caso seja detectada a necessidade de validação das anotações manuscritas, o detector deverá comunicá-las ao responsável pela elaboração do documento, para emissão imediata da revisão formal do documento, ou de adenda, ou memo validando os mesmos.

6.3.4 Salvaguarda dos PSG’S

Os PSG devem ser tratados com sigilo, em relação às pessoas que não forem funcionários, clientes ou parceiros do consórcio e com os cuidados necessários à sua preservação e conservação.

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Revisão: A

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Cabe à Área da Qualidade guardar os originais (papéis) rubricados pelos responsáveis pela sua elaboração, análise crítica e aprovação, bem como os respectivos arquivos em meio computacional. Cabe aos profissionais que receberam cópia dos PSG, zelar pela sua salvaguarda. Portanto, é de sua inteira responsabilidade garantir a preservação do "know-how" e

coibindo a reprodução e extravio

tecnologia desenvolvidos pelo Empreendimento

desses documentos. A reprodução dos documentos só poderá ser efetuada e

providenciada pela área da qualidade, mediante solicitação. A fiscalização do cumprimento do descrito neste item (salvaguarda), de um modo geral,

, e

é responsabilidade de todos os níveis de chefia do Empreendimento especificadamente, da Área da Qualidade.

que impliquem em

supressão de órgãos, seus titulares são obrigados a devolver todos os PSG’s que

estiverem sob sua responsabilidade.

Quando ocorrerem alterações na estrutura do Empreendimento

6.4

Procedimentos Operacionais do Sistema

6.4.1

Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Conforme Procedimento XXXX.

6.4.2 Emissão, distribuição e controle

Os órgãos responsáveis pela elaboração dos documentos devem proceder a emissão e divulgação dos documentos sob sua responsabilidade mediante distribuição controlada, utilizando, onde aplicável, a mesma metodologia estabelecida para documentos técnicos, contida nos procedimentos XXXX.

Cada órgão emissor deve manter um índice atualizado de documentos emitidos sob sua responsabilidade. Este índice deve conter, no mínimo, o número, título e revisão dos documentos relacionados. Deve ser mantido o controle das cópias distribuídas e do recolhimento das cópias superadas, seja através das GED's ou outro controle equivalente.

Código:

Data:

Revisão: A

Página:

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.4.3 Alterações nos Documentos

Devem ser adotadas as mesmas diretrizes estabelecidas em 7.3.3.

6.5 Registros

Conforme procedimento XXXX e demais procedimentos referenciados.

7

CONTROLE DOS DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA

 

7.1

Documentos

do

cliente

ou

terceiros

utilizados

como

referência

para

engenharia de projetos e execução de atividades no empreendimento

Conforme procedimento XXXX.

7.2 Documentos de fornecedores recebidos para análise e aceite da certificação

Conforme Procedimento XXXX.

7.3 Manuais de softwares adquiridos externamente

Todas as vias dos Manuais de Softwares adquiridos externamente devem ser encaminhadas à Biblioteca Central para inclusão no acervo técnico e controle.

8 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

Conforme Procedimento XXXX.

9 ANEXOS

Não aplicável

10 HISTÓRICO DAS REVISÕES

Rev. 0 –Emissão inicial;

Rev. A –Para Utilização.