Manual – Mala Direta – Office 2003

Fabricia M. Almeida – NUTEC/MG

O recurso mala direta geralmente é utilizado quando queremos enviar um mesmo

documento para diversas pessoas (divulgação de produtos, serviços, convites, fins
informativos no geral), personalizando-o de acordo com os dados individuais.

Como maior benefício, este recurso permite ao remetente dirigir-se diretamente a

cada pessoa, com apenas um único modelo de documento.

Antes de criarmos nossa mala direta, criaremos dois documentos. O primeiro

consiste em um arquivo de dados, arquivo este que servirá como origem de dados
para nossa mala direta (contendo os dados dos destinatários). O segundo
documento consiste em uma simples carta, que será enviada aos destinatários.

Para criar o arquivo de dados, abra o Microsoft Word e crie uma tabela com 5
colunas e 7 linhas (por exemplo), na primeira linha de cada coluna, insira os
seguintes dados: NOME, ENDEREÇO, CEP, CIDADE, ESTADO; e em seguida
preencha os campos vazios e salve o arquivo em um diretório qualquer. Veja o
exemplo abaixo:

NOME ENDEREÇO CEP CIDADE ESTADO

JOÃO RUA UM 11111-111 RIO DE JANEIRO RJ
JOSÉ RUA DOIS 22222-222 RIO DE JANEIRO RJ
MARIA RUA TRÊS 33333-333 RIO DE JANEIRO RJ
PEDRO RUA QUATRO 44444-444 RIO DE JANEIRO RJ
JOANA RUA CINCO 55555-555 RIO DE JANEIRO RJ
CARLA RUA SEIS 66666-666 RIO DE JANEIRO RJ

Para criar o segundo documento, abra um novo documento do Microsoft Word e

digite uma carta (texto simples, que será enviado aos destinatários). Agora
daremos início, a criação da mala direta.

Com o segundo documento aberto (a carta), vá ao Menu ferramentas / cartas e

correspondências... Nesta opção encontramos as seguintes sub-opções:

Mala direta – Exibe o assistente de mala direta, onde devemos informar em que
tipo de documento iremos trabalhar: carta, e-mails, envelopes, etiquetas ou
diretório.

Mostrar barra de ferramentas ‘Mala direta’ – Exibe (ou oculta) a barra de

ferramentas ‘Mala direta’.

Envelopes e etiquetas... – Abre a janela ‘envelopes e etiquetas’; possibilitando a

criação de um endereçamento padrão (que posteriormente será alimentado por
uma fonte de dados), para envelopes e etiquetas. OBS: Não necessariamente será
utilizado o endereçamento para estes casos; é apenas a função mais utilizada.

Assistente de carta... – Esta sub-opção lhe permite abrir o assistente de cartas;

que lhe possibilitará criar um documento modelo, contendo o corpo da mensagem
de uma carta que será enviada para diversas pessoas, onde a origem de dados
(dados posteriores) são as informações que variam para cada pessoa. Ex: nome,
endereço, telefone e etc.

OBS: Você pode optar por qualquer uma das opções mencionadas acima, mas
neste exemplo, utilizaremos a opção ‘Mala direta’.

Etapa 1: Selecione o tipo de documento

Com o assistente de “mala direta” aberto, escolheremos a opção “cartas”. Clique

em “Próxima: Documento inicial” para passar para a próxima etapa.

Etapa 2: Selecione o documento inicial

Devemos informar ao assistente, como desejamos configurar a carta.

Dentre as 3 opções: usar documento atual, iniciar com base em um modelo e
iniciar com base em um documento existente; optaremos pela primeira (usar
documento atual).

OBS: Esta opção é a escolhida, pois já foi criada uma carta e acionamos o
assistente a partir deste documento criado.

Clique em “Próxima”, para avançarmos para a próxima etapa.

Etapa 3: Selecione os destinatários

Nesta etapa informaremos ao assistente de mala direta, os destinatários da carta.

Dentre as opções fornecidas: usar uma lista existente, selecionar nos
contatos do Outlook e digitar uma nova lista; optaremos pela opção “usar
uma lista existente”.
Ao clicar em “Próxima”, será aberta uma janela para selecionarmos uma fonte de
dados. Deve-se selecionar o arquivo de dados criado (que foi mencionado no inicio
do texto), e clicar em “ABRIR”. Em seguida será exibida uma janela (destinatários
da mala direta) com as fontes de dados do arquivo selecionado, clique “OK” e em
seguida, clique em “Próxima” para seguir para a próxima etapa.

OBS: A fonte de dados pode ser proveniente do Microsoft Outlook, Microsoft

Access, Microsoft Excel, etc.

Etapa 4: Escreva a carta

Como nosso documento já foi criado (documento este que estamos utilizando para
criar a mala direta), clique em “próxima” para seguir para a próxima etapa.

Etapa 5: Visualize as cartas

Nesta etapa você pode visualizar as cartas e/ou alterar a lista de destinatários.
Clique em “Próxima” para seguir para a próxima etapa.

Etapa 6: Conclua a mesclagem

Nesta etapa você conclui a mala direta, e poderá imprimir as cartas mescladas ou
editar cartas específicas para adicionar comentários pessoais.

Bom trabalho!
Fabricia