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ADMINISTRAÇÃO DE VIAGENS

MANUAL OPERACIONAL

11
Travel Management – Gerenciador de Viagens

Estrutura Organizacional ............................................................................................................... 4


Empresas e filiais ....................................................................................................................... 4
Recursos Humanos .................................................................................................................... 4
Definição da Área de Recursos Humanos ................................................................................. 4
Definição das Subáreas de Recursos Humanos......................................................................... 6
Travel Management .................................................................................................................. 7
Tipos de atividade das viagens .............................................................................................. 7
Variantes da Regra de Viagens .............................................................................................. 7
Agrupamento de Empregados para Tipos de Despesas ........................................................ 8
Tipos de Despesas de Viagem ............................................................................................... 9
Dados Mestres do Travel Management ...................................................................................... 10
HR - Cadastros de Colaboradores ........................................................................................... 10
Transação PRMM – Criar nova matrícula / colaborador ..................................................... 11
Infotipo: 0000 – Medidas ................................................................................................ 11
Infotipo: 0001 – Atribuição Organizacional .................................................................... 13
Infotipo: 0002 – Dados Pessoais ..................................................................................... 13
Infotipo: 0017 – Privilégios de Viagem............................................................................ 15
Infotipo: 0470 – Perfil de Viagem.................................................................................... 16
Infotipo: 0471 – Preferencias de Voo.............................................................................. 16
Infotipo: 0472 – Preferencias de Hotel ........................................................................... 17
Infotipo: 0473 – Preferencias de Carros de Aluguel ....................................................... 18
Infotipo: 0475 – Programas do Cliente ........................................................................... 19
Infotipo: 0105 – Comunicação ........................................................................................ 20
Transação PA30 – Manutenção de Dados Mestres de Colaboradores ............................... 22
MM - Cadastro de Fornecedores ............................................................................................ 23
Transação FK01 –Criar Fornecedor / colaborador .............................................................. 23
Tela: Endereço ................................................................................................................. 24
Tela: Controle .................................................................................................................. 25
Tela: Administração de Contas da Contabilidade ........................................................... 26
Tela: Pagamentos Contabilidade ..................................................................................... 26
Transação FK02 – Manutenção do número de pessoal ...................................................... 27
Transação PRAA –Criar/modificar/bloquear Fornecedor ................................................... 28
Descrição ........................................................................................................................... 28
Período atual de HR ................................................................................................................ 30
Transação PA03 – Modificar período da folha de pagamento............................................ 30
Solicitações de Viagens ............................................................................................................... 33
Quem está habilitado para inserir viagens no Travel Management? ..................................... 33
O que é “Solicitação de Viagem”? ........................................................................................... 33
Controle de Ordens Internas ................................................................................................... 34
Controle de disponibilidade para as ordens internas ......................................................... 34
Criando Compromissos para a Ordem Interna com o Travel Management ....................... 35
Pesquisando todos compromissos para uma determinada ordem interna........................ 36
Listando Requisições de Compra do Travel Management .............................................. 36
Listando Compromissos para a Ordem Interna .............................................................. 38
Administração de Viagens ....................................................................................................... 40
Criando uma Solicitação de Viagem .................................................................................... 43
Gerenciando Solicitações de Viagens.................................................................................. 48
Aprovando uma Solicitação de Viagem............................................................................... 51
Criando um Roteiro de Viagem ........................................................................................... 52
Criando Cálculo de Despesas de Viagens ............................................................................ 56
Gerenciamento de Objetos de Autorização ................................................................................ 59
Objeto P_TRAVL - Cálculo de Despesas de Viagens ................................................................ 59
Definição ............................................................................................................................. 59
Campos definidos ............................................................................................................. 59
AUTHP - Verificação do número pessoal......................................................................... 59
BUKRS - Empresa ............................................................................................................. 60
PERSA - Área de recursos humanos ................................................................................ 60
KOSTL - Centro de custo .................................................................................................. 60
PERSG- Grupo de empregados ........................................................................................ 60
PERSK - Subgrupo de empregados .................................................................................. 61
VDSK1 - Chave de organização ........................................................................................ 61
PTZUO - Agrupamento de empregados-administração de viagens ................................ 61
AUTHF - Operação e 'Status antigo' ................................................................................ 61
AUTHS - 'Status novo' ao gravar a viagem ...................................................................... 62
Manutenção do Travel Management ......................................................................................... 63
Tratamento de Mensagens ..................................................................................................... 63
Falta de autorização ............................................................................................................ 63
Estrutura Organizacional

Empresas e filiais

As empresas da EMPREST estão todas sediadas no Brasil conforme é demonstrado na figura


seguinte.

Empresa Descrição Centro Descrição Localização

Recursos Humanos

Para atender somente as necessidades do Travel Management foi mantida uma estrutura
organizacional mínima em HR. Esta estrutura compreende em atribuir os colaboradores a suas
respectivas empresas e centros da forma mais simples possível.

Definição da Área de Recursos Humanos

No customizing apresentamos o local onde foi definida a área de RH.

Acessar a transação SPRO, pressionar F5 e seguir o menu de opções logo abaixo.


Na opção de Área de recursos humanos, clique para acessar a definição da área de RH. Voce
receberá uma tela com duas novas opções, acesse a opção Áreas de recursos humanos
clicando duas vezes sobre a linha.
Definição das Subáreas de Recursos Humanos

A definição da Subárea está no mesmo caminho da área de RH no customizing.

Ao acessar o caminho acima clique em “Criar subáreas de recursos humanos”.


Travel Management

A administração dos privilégios de viagem foi preparada utilizando os recursos do FI-TV


conforme segue:

Tipos de atividade das viagens

Nesta etapa, definem-se os tipos de atividade de viagem relevantes para a empresa. Os tipos
de atividade de viagem servem como critério para a determinação das especificações de
viagem.

Os tipos de viagens substituem o campo motivo da viagem antes utilizado na transação PR05.

Variantes da Regra de Viagens


As variantes são definidas pelo agrupamento de países, ou seja, para o Brasil a variante
utilizada é sempre a YB. Para cada pais existe uma variante especial, no entanto, para a
EMPRESA XYZ estamos adotando somente uma área de recursos humanos sediada no Brasil.
Isto significa dizer que sempre será a mesma variante independente da origem ou destino das
viagens.

Agrupamento de Empregados para Tipos de Despesas

Este agrupamento permite definir o grupo de despesas que serão utilizadas pelos
colaboradores. No FI-TV standard este agrupamento está definido no infotipo 0017 que pode
ser atualizado via PA30 na opção de modificar.

Na PA30 informe o infotipo 0017 clique em modificar...


Todo tipo de despesa possui em seu cadastro uma destas opções: 1, 2 ou 12. Quando o usuário
acessa o calculo de despesas o sistema seleciona todas os tipos de despesas que possuem o
código definido no infotipo 0017 para o numero de pessoal atribuído a viagem.

No caso do administrador de viagens realizamos uma pequena modificação fazendo com que
este código seja obtido do perfil de acesso do usuário que está logado. Quando o usuário
logado possui o objeto de autorização Z_TRAVL atribuído em seus perfis de acesso utilizamos
este código ao invés do código presente no cadastro do colaborador da viagem. Desta forma é
possível definir quais são os tipos de despesas que o administrador de viagens terá acesso.

Informação técnica: Tratamento feito no include MP56TF3400 presente no programa


SAPMP56T.

Tipos de Despesas de Viagem


Os tipos de despesas foram atualizados a partir da data de implementação da nova solução do
Travel Management. As despesas permitidas são:

Na coluna permissão encontra-se parte da regra que limita os acessos aos tipos de despesas.

Dados Mestres do Travel Management

Para que seja possível um usuário utilizar o módulo de viagens do SAP é necessário que alguns
cadastros sejam atualizados permitindo o acesso deste colaborador às funcionalidades do
Travel Management.

HR - Cadastros de Colaboradores

Inicialmente precisamos criar uma matricula para o novo colaborador no módulo de HR. Este
cadastro representa a contratação do colaborador na empresa. Faremos isto utilizando uma
transação especifica desenvolvida somente para esta finalidade juntamente com o Travel
Management e HR (Human Resource).
Transação PRMM – Criar nova matrícula / colaborador

Nesta transação é possível criarmos uma nova matrícula atendendo o cadastro inicial e
obrigatório do colaborador na empresa. Para que isto seja feito, veja os procedimentos abaixo.

Infotipo: 0000 – Medidas

Ao acessar a transação PRMM você encontrará uma tela idêntica a tela abaixo. Caso o numero
da matricula esteja preenchido limpe este numero e pressione enter.

No passo seguinte informe a “Área de Recursos Humanos” que deve ser sempre preenchida
com o valor 1000 (Região 1000). O “Grupo de empregados” deve ser preenchido com o valor 1
(Funcionários da EMPRESA XYZ). O “Subgrupo de Empregados” deve ser preenchido com o
valor BA (Mensalistas).
Depois de preencher os dados acima selecione a linha (ver figura abaixo) e pressione o ícone
“Executar” ou tecle F8.

Na tela seguinte preencha o campo “Válido” com a data inicial do colaborador na empresa,
que se refere a: data de admissão ou data de início das atividades com a EMPRESA XYZ. No
exemplo, utilizaremos a data 01.01.2011.

O “Tipo de Medida” deve ser sempre informado “01-Contratação”.

A “Posição” deve ser sempre informada com o valor “99999999”.

A ”Área de Recursos Humanos”, “Grupo de Empregados” e “Subgrupo de Empregados” devem


ser sempre preenchidas com os valores 1000, 1, BA respectivamente.
Após preencher os campos acima grave os dados passando para os próximos itens do cadastro

do colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0001 – Atribuição Organizacional

No campo “Subárea” informe a localização do colaborador.

Após preencher os campos acima grave os dados passando para os próximos itens do cadastro

do colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0002 – Dados Pessoais

Nesta tela devemos informar dados pessoais do colaborador, para isto, preencha os campos
obrigatórios seguintes.
Após preencher os campos acima grave os dados passando para os próximos itens do cadastro

do colaborador. Para fazer isto clique no ícone .


Infotipo: 0017 – Privilégios de Viagem

Os privilégios de viagem são fundamentais para que as viagens possam ser inseridas no SAP.
Atente-se somente para o preenchimento dos campos obrigatórios e assinale o campo
“Autorização em viagem” na área de modificações da empresa.

Os campos na área de Agrupamentos e Custos de viagem não devem ser preenchidos na


EMPRESA XYZ. Estes campos podem futuramente criar regras de agrupamento das viagens, no
entanto, no momento atual estes agrupamentos não são interessantes para a empresa.

Na área de atribuições, o campo obrigatório empresa deve ser sempre preenchido com a
empresa ao qual pertence o colaborador, ou seja, uma das opções previstas abaixo:
O centro de custo, também obrigatório, deve ser preenchido com o centro de custo da área do
colaborador. Caso este não tenha um centro de custo específico informe o centro de custo de
seu gestor.

Após preencher os campos acima grave os dados passando para os próximos itens do cadastro

do colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0470 – Perfil de Viagem

Neste centro de custo precisamos atribuir um perfil de viagem ao colaborador, no caso da


EMPRESA XYZ temos um único perfil a ser selecionado.

Este perfil define algumas características especificas por pessoa que devem ser consideradas
no planejamento de viagens. No nosso caso, estas características são comuns a todos usuários.

Após preencher os campos acima grave os dados passando para os próximos itens do cadastro

do colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0471 – Preferencias de Voo

Aqui informaremos algumas preferencias de viagens caso o colaborador as tenha. No Travel


Management estas preferencias são, quando disponível uma interface com as agencias de
viagens, consideradas para a seleção automática de voos. Neste momento, teremos somente a
informação associada ao usuário para que possa ser consultada posteriormente durante as
reservas pelos responsáveis.
Considerando que os campos não são obrigatórios, você pode saltar estes preenchimentos
seguindo para a tela seguinte.

Após isto, grave os dados passando para os próximos itens do cadastro do colaborador. Para

fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0472 – Preferencias de Hotel

Nesta tela são informadas preferencias do colaborador para o uso de hotéis. Os campos não
são obrigatórios e podem, se necessário, serem mantidos sem preenchimento.
Após isto, grave os dados passando para os próximos itens do cadastro do colaborador. Para

fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0473 – Preferencias de Carros de Aluguel

Aqui é possível definir as preferencias de carros para locação. Todos campos são facultativos
de preenchimento podendo também ficar em branco na falta destas preferencias.
Após atualizar os campos grave os dados passando para os próximos itens do cadastro do

colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0475 – Programas do Cliente

Nesta tela são definidos os programas de fidelidade oferecidos pelos fornecedores de serviços
aéreos, hotelaria ou locações. Todos campos são facultativos podendo ser gravados sem estes
valores definidos.
Após atualizar os campos grave os dados passando para os próximos itens do cadastro do

colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Infotipo: 0105 – Comunicação

Nesta tela de entrada de dados é necessário definir os meios de comunicação com o


colaborador. Abaixo segue as opções que deverão ser utilizadas pela EMPRESA XYZ durante os
cadastros dos colaboradores. Para as demais opções recomendamos não fazer uso devido a
falta de configurações adicionais no SAP para seu uso.
0001 – Nome do usuário no sistema SAP: Esta opção será utilizada para os usuários que
preferem que os contatos sejam feitos via SAP através da caixa de correios integrada. Nestes
casos será enviada uma mensagem para o usuário que será exibida a qualquer mudança de
tela ou acesso no SAP. As mensagens recebidas ficam armazenadas na caixa de entradas e
podem ser consultadas a qualquer tempo fazendo uso do Business Workplace (ver seção que
descreve o uso desta ferramenta neste manual);

0010 – E-mail: Endereço do e-mail corporativo do colaborador. Este e-mail será utilizado para a
comunicação com o colaborador de acordo com as políticas de segurança da EMPRESA XYZ.
Após atualizar os campos grave os dados passando para os próximos itens do cadastro do

colaborador. Para fazer isto clique no ícone .

Transação PA30 – Manutenção de Dados Mestres de Colaboradores

Devido à nova implementação do Travel Management, ou ainda, de cadastros feitos


incorretamente é possível a manutenção destes cadastros quando necessário em HR-PA.

Para isto acesse a transação PA30 informando a matrícula desejada para a atualização.

Clique em criar...

Altere o Subgrupo empregados para BA...


Clique salvar confirmando todas as mensagens emitidas com ENTER.

Ao mudar para a tela de dados pessoais clique novamente em salvar confirmando as


mensagens ou clicando em cancelar após a visão de Atribuição organizacional ou avance até
receber a mensagem abaixo:

MM - Cadastro de Fornecedores

Todo colaborador deve possuir uma conta de fornecedor para que pagamentos de
adiantamentos e reembolsos possam ser realizados. O cadastro de fornecedor possui uma
relação com o numero de matricula (nro de pessoal) do colaborador.

Transação FK01 –Criar Fornecedor / colaborador

Na transação FK01 iniciamos o cadastro do colaborador para recebimento de valores pelo


contas a pagar.

Informe a empresa para a qual pertence o colaborador.

Informe a Organização de Compras “1000”.

Informe o Grupo de Contas “YREI” para colaboradores CLT-PF.


Após entrar com os dados pressione enter e inicie a criação do cadastro....

Tela: Endereço
Após atualizar os campos pressione o ícone e siga para a tela seguinte do cadastro.

Tela: Controle

Após atualizar os campos pressione o ícone e siga para a tela seguinte do cadastro.
Preencha todos dados bancários para o colaborador, somente assim ele poderá receber
corretamente os valores esperados.

Após atualizar os campos pressione o ícone e siga para a tela seguinte do cadastro.
Tela: Administração de Contas da Contabilidade

A conta de conciliação e chave de ordenação devem ser sempre as mesmas, ou seja, 212001 e
033 respectivamente.

IMPORTANTE: No campo “No pessoal” tome muito cuidado ao informar a matricula do


colaborador. Recomendamos sempre fazer a pesquisa no matchcode para certificar-se deste
numero. Este numero sempre será o código da matricula criada no passo anterior durante o
cadastro deste colaborador no RH. No nosso exemplo, este número gerado foi o 14 conforme
pode ser consultado na ultima tela gerada pela PRMM neste manual.

Após atualizar os campos pressione o ícone e siga para a tela seguinte do cadastro.

Tela: Pagamentos Contabilidade


Na tela “Pagamentos Contabilidade” preencham os campos seguindo sempre a orientação da
área financeira.
Os campos não são obrigatórios mas devem ser preenchidos conforme orientação.

Após atualizar os campos pressione o ícone e confirme a gravação final do cadastro.

DICA: Para informar o colaborador de que o cadastro foi realizado, utilize os procedimentos do
Business Workplace descritos neste manual.

Transação FK02 – Manutenção do número de pessoal

Na transação FK02 você pode acessar diretamente a visão onde é atribuído o código do
colaborador ao cadastro de fornecedor para possível manutenção.

Pressione ENTER e siga para a tela seguinte atualizando o numero do colaborador no campo
No pessoal. Sem esta atribuição o usuário viajante não conseguirá criar viagens na TRIP.

Esta atribuição é extremamente necessária para a contabilização de adiantamentos e


reembolsos ao funcionário.
Após fazer a atualização salve o documento .

Transação PRAA –Criar/modificar/bloquear Fornecedor

Descrição

Esta transação cria uma pasta batch input para a atualização de registros mestre do fornecedor relativos
ao pessoal com base nos dados mestre HR.

O report pode

 estruturar pela primeira vez (criar de novo/complementar segmento ausente da empresa)

 atualizar (modificação completa, segundo o modelo de credor ou


de HR)

 modificar (apenas segundo os dados mestre HR, por exemplo,


modificação do nome)

 bloquear

os registros mestre do fornecedor.

Os seguintes infotipos dos dados mestre HR são utilizados para a data fixada indicada:

 medidas (infotipo 0000)

 atribuições organizacionais (infotipo 0001)

 dados para pessoa (infotipo 0002)

 residência permanente (infotipo 0006, Subtipo 1)

 dados bancários (infotipo 0009, Subtipo 0 ou 2)


Todos os outros dados necessários são retirados de um fornecedor modelo que pode ser indicado como
parâmetro durante a execução do programa. Ter em atenção que, para este fornecedor modelo, têm que
existir dados modelo para todas as empresas, que são considerados de acordo com os dados mestre HR.
Uma vez que o programa RPRAPA00 não consegue atribuir, externamente, os números dos registros
mestre do fornecedor durante a criação dos mesmos registros, é necessário assegurar que o fornecedor
modelo seja atribuído a um grupo de contas que force uma atribuição interna de números. Se não tiver
sido proposto nenhum banco da empresa no fornecedor modelo, o mesmo será determinado por meio da
característica TRVHB (guia de implementação 'Cálculo das despesas de viagem' -> 'Transferência para
intercâmbio de dados por suporte magnético' -> 'Característica para a determinação do banco da
empresa'), com base na situação organizacional do empregado.

A relação entre o registro mestre de empregado HR e o respectivo registro mestre de fornecedor é criada
por meio da especificação do número pessoal no segmento da empresa do registro mestre de fornecedor.

Execução geral do programa

O programa RPRAPA00 cria um file de trabalho seqüencial no diretório indicado. Ter em atenção que é
utilizado um diretório global, que pode ser referenciado por todos os servidores de aplicação. Um diretório
deste tipo é proposto automaticamente. Este file de trabalho é transformado em uma pasta de batch input
pelo programa subseqüente RFBIKR00 executado automaticamente.

No modo da execução de teste, este programa fornece mensagens de informação que documentam a
criação da pasta de batch input. Embora cada mensagem de informação tenha que ser confirmada
manualmente, recomenda-se a realização da execução de teste apenas por meio de alguns números
pessoais.

Por outro lado, no modo de execução efetiva, o programa RFBIKR00 é executado automaticamente como
job. Neste caso, as informações mencionadas acima são arquivadas no log de job.

Primeira estruturação dos registros mestre de fornecedor

Os registros mestre de fornecedor correspondentes são gerados a partir dos infotipos listados acima e
das informações não específicas para HR do fornecedor modelo. Neste caso, o número pessoal é
arquivado no segmento da empresa do registro mestre de fornecedor. Pessoas que já possuem um
mestre de fornecedor com número pessoal correspondente, serão rejeitadas durante esta execução.
Caso já exista para um número pessoal predefinido um registro mestre de fornecedor que, entretanto, não
possua segmento de empresa para a empresa em que o empregado se encontre na data fixada, o
programa complemente o registro mestre de fornecedor com o segmento da empresa necessário. Para
isto, é necessário ativar o campo de seleção 'Criar novo segmento de empresa para registros mestre de
fornecedor existentes'.
Os dados mestre HR utilizados são registros info que são válidos para a data fixada entrada.

Atualizar os registros mestre de fornecedor

Os registros mestre de fornecedor correspondentes são atualizados a partir dos infotipos listados acima e
das informações não específicas para HR do fornecedor modelo. Pessoas que ainda não possuem um
mestre de fornecedor com o respectivo número pessoal serão rejeitadas durante esta execução. Os
dados mestre HR utilizados são registros infotipo válidos para a data fixada entrada.

Modificar registros mestre de fornecedor, segundo dados mestre HR

São modificados todos os dados específicos para HR daqueles registros mestre de fornecedor cujo
número pessoal sofreu uma modificação em HR desde a data entrada sob '... com última modificação
desde'. Os dados mestre HR utilizados são novamente os registros infotipo válidos para a data fixada
entrada.

Bloquear registros mestre de dados

Todos os registros mestre de dados que correspondem aos números pessoais selecionados estão
bloqueados para o lançamento.

User exits
Para as seguintes situações serão fornecidas nos includes RPRAPAEX e RPRAPAEX_001 três rotinas
em branco que podem ser desmontadas conforme necessário:

 O campo de seleção no registro mestre de fornecedor é preenchido com o sobrenome do


empregado. Caso esta situação não seja desejada, é possível programar a situação pretendida
na rotina de user exit 'set_mc_field_by_user'.

 Se a edição do endereço no registro mestre de fornecedor não corresponder às exisgências do


usuário, será possível modificá-la. Para isso, a rotina de user exit 'set_address_by_user' está à
disposição do usuário.

 Caso se deseje atribuir os números aos registros mestre de fornecedor a serem gerados por
meio de uma atribuição externa de números (por exemplo, número do registro mestre de
fornecedor = número pessoal), é possível desmontar a rotina User exit
'SET_VENDOR_NO_BY_USER' (no include RPRAPAEX_001). Atenção ao fato de que, neste
caso, o grupo de contas do fornecedor de modelos deve estar codificado com um número de
atribuição externo.

Ter em atenção que em ambos os casos são necessários conhecimentos básicos da linguagem de
programação ABAP/4.

Estruturar os registros mestre de dados em um sistema separado

Condição para a criação, modificação e bloqueio de registros mestre de fornecedor é a distribuição de


dados mestre de pessoal de um sistema HR para um sistema FI.

Na seção Distribuição de dados mestre (link para capítulo HR separado) de LE-IMG, será dada uma
explicação relativa ao modo como o sistema FI é fornecido com os respectivos dados do empregado a
partir do sistema HR.

Os registros mestre de fornecedor podem ser criados, modificados ou bloqueados com o auxílio do report
RPRAPA00, aqui descrito, no sistema FI.

Período atual de HR

O período atual de HR deve ser atualizado todo mês. Este período informa ao Travel
Management o período de processamento das contabilizações que serão feitas.
Eventualmente em algumas transações este período poderá ser modificado para o período
atual, no entanto, em transações executadas em JOB ocorrerão erros se esta atualização não
for feita.

Transação PA03 – Modificar período da folha de pagamento

Informe a área de processamento BA (única que é utilizada na EMPRESA XYZ para


administração de viagens). Este procedimento é extremamente importante para que os JOBs
de liquidação e criação de ciclos das viagens seja executado sem erros. Todo inicio de mês o
responsável do Travel Management precisa acessar esta transação e atualizar o período.
Clique em eliminar...

Na tela seguinte, clique novamente sobre o ícone de eliminar o registro confirmando a


operação.

Após eliminar o registro de controle o sistema retornará a tela inicial.


Clique agora em criar um novo registro de controle.
Nos campos mês e ano selecionados acima, informe o mês e ano referente ao mês anterior ao
atual. Exemplo: Hoje é 24.03.2011, você deve informar o mês 02 e ano 2011. Desta forma você
estará definindo o mês atual como parâmetros para a execução dos JOBs.

No campo “Período mais antigo” informe sempre o mês 01 e ano 2000.

Clique em salvar e grave o registro de controle.

Solicitações de Viagens

Quem está habilitado para inserir viagens no Travel Management?

Todo usuário que já tenha sido cadastrado na transação PRMM e XK01 poderá inserir uma
Solicitação de Viagem no Travel Management.

O que é “Solicitação de Viagem”?

O SAP possui um conjunto de ferramentas utilizadas por inúmeras empresas que fazem uso
das melhores das melhores práticas de negócio.

A Solicitação de Viagem tem como objetivo iniciar um planejamento junto da organização da


viagem que há de ocorrer nos períodos seguintes. Este planejamento envolve disponibilização
de recursos financeiros, reservas de hotéis, reservas de passagens, adiantamentos, etc.

Todos recursos associados a viagem que iniciam com a solicitação de viagem são planejados e
aprovados pelas gerencias competentes. Somente após estes passos é que a viagem
efetivamente é iniciada.

O propósito da Solicitação de Viagem é portanto, o planejamento prévio e aprovação das


viagens que irão consumir recursos financeiros posteriormente.
Controle de Ordens Internas

Toda viagem é atribuída a um objeto de custo denominado “Ordem Interna” no SAP. Estas
ordens têm por finalidade controlar o orçamento e recursos disponíveis para os gastos
gerenciados pelo responsável de cada ordem. Nestas ordens temos alguns parâmetros muito
importantes que são:

- Centro de Custo responsável: é o centro de custo do aprovador das despesas atribuídas para
a ordem. Toda viagem passará a ser aprovado pelo responsável do centro de custo presente
no dado mestre da ordem. Exemplo: Ordem 200400.

Na transação KO03 é possível exibir estes dados.

Conforme pode ser observado, o centro de custo responsável é o 1901 – Diretoria Comercial
São Paulo. Seguindo as diretrizes definidas para o aprovação do Travel teríamos os seguintes
responsáveis: Sr. Luiz Dutra ou Sr. Edenir Silva responsáveis por este centro de custo/ordem.

Neste exemplo acima, todas as viagens inseridas para esta ordem 200400 seriam aprovadas
seguindo esta estratégia.

Controle de disponibilidade para as ordens internas

Para toda ordem temos um orçamento anual para controle dos gastos. Na transação
S_ALR_87013019 pode-se consultar o saldo disponível destas ordens. Esta consulta é válida
sempre que for necessário inserir alguma viagem para a ordem ou necessitar verificar o
orçamento, compromissado, realizado ou disponível.

Ao acessar a transação acima informe a “Área de contabilidade de custos” que é fixa com o
valor “1000”. Você pode definir este valor para que sempre apareça já preenchido
corretamente para você. Veja o tópico definindo ID Parâmetros neste manual.
Informe a ordem que se deseja consultar e execute a transação pressionando a tecla de função
F8 em seu teclado.

Na tela abaixo podemos perceber que não existem compromissos ainda para a ordem. Temos
três opções de compromissos possíveis de serem atribuídos para a ordem, são eles: viagens,
requisições de compra e pedidos de compra.

Clicando sobre os valores é possível navegar até identificar os documentos que compõem
estes valores lançados para a ordem.

Criando Compromissos para a Ordem Interna com o Travel Management

Com a otimização do Travel Management todas as viagens passarão a criar um


comprometimento de recursos para a ordem interna atribuída à viagem. Isto significa dizer
que somente será possível inserir uma viagem se o valor estimado da viagem for inferior ao
saldo da ordem.

Caso você receba uma mensagem do SAP informando que o saldo da ordem não permite
salvar a viagem entre em contato com o gestor da ordem (responsável do centro de custo
atribuído a ordem) e solicite a criação de um suplemento ao orçamento. Somente depois deste
suplemento realizado é que a solicitação da viagem poderá ser retomada.

Os compromissos das viagens para as ordens internas são criados através de um documento
de requisição definido com um tipo especial para que seja utilizado somente pelo Gerenciador
do Travel. Estes documentos podem ser consultados pelas transações: S_ALR_87013019,
ME5A, ME5K e ME53N. O tipo de documento é o ZTV. Neste documento temos alguns campos
importantes a saber:
Tipo do documento:

Valor da viagem obtido do campo Estimativa da Solicitação de Viagem:

Classificação contábil da Viagem:

Referencias com a Viagem:

Requisitante: Numero da matrícula do colaborador (Personal Number) em HR.


Nro Acompanhamento: Número da viagem que gerou o compromisso.

Pesquisando todos compromissos para uma determinada ordem interna

Eventualmente pode ser necessário saber quais são os compromissos ainda ativos para uma
determinada ordem interna.

Listando Requisições de Compra do Travel Management


Nestes casos vamos exemplificar um relatório através da transação ME5K.

No campo ordem informe o numero da ordem a ser consultada.

Execute a transação pressionando F8.

No resultado você pode identificar o numero da matricula do colaborador (Personal Number) e


numero da viagem.

Clicando duas vezes sobre o numero da Requisição temos outros detalhes:


É possível também obter todas as modificações para o documento, para isto selecione o item e
siga o menu: Ambiente > Modificações de item.

Personal Number: 2236


Viagem: 201

Listando Compromissos para a Ordem Interna

Na transação S_ALR_87013019 também é possível acessar todos documentos que compõem o


saldo da ordem.
Executando...

Clicando duas vezes sobre o valor de 1.221,00 no compromisso...

Clicamos duas vezes sobre a opção: Ordens – partidas individuais – compromisso...

O numero 10000191 refere-se a requisição gerada na gravação da Solicitação de Viagem.


Clicando duas vezes sobre ela temos o acesso a requisição com todos detalhes, da mesma
forma como ocorre na transação ME53N.
Administração de Viagens

Transação TRIP – Gerenciador de Viagens

A nova transação TRIP do Travel Management traz uma nova interface com o usuário muito
mais amigável e atraente. É nesta transação que os usuários viajantes farão suas solicitações
de viagens, prestação de contas, e também, se preferirem poderão criar roteiros de viagens
para que sejam estimados os custos e encaminhadas as aprovações devidas de forma muito
mais eficiente.

Para isto, nos passos seguintes, estaremos apresentando as funcionalidades da transação TRIP
para que todos tenham conhecimento de suas atualizações e melhorias.

Acesse a transação TRIP, informe a matricula do colaborador que se pretende criar a


solicitação de viagem. Aqui você pode informar a sua matrícula ou de outra pessoa que se
pretenda criar a solicitação. Caso você não conheça o numero da matricula utilize a consulta
disponível no campo para identificar este número.

Após informar a matrícula pressione enter.

O SAP pode emitir uma mensagem informando que o cadastro de fornecedor ainda não está
atualizado. Se isto ocorrer fale com o Administrador de Viagens.
Uma segunda mensagem também pode ser exibida em casos de falta de autorização para
acessos a matriculas diferentes da sua, ou até mesmo, para acessos específicos da sua viagem.
Nestes casos, sempre contate o administrador de viagens que encaminhará a solução do seu
problema.

Se esta é a primeira vez que você acessa a TRIP você vai perceber uma grande mudança no
layout da tela.

Estando dentro da transação você pode ainda trocar o usuário utilizando-se do menu abaixo:

O ícone pode ajuda-lo a trocar o usuário da viagem.


Pressione enter após digitar o numero pretendido.
Na área abaixo você tem algumas opções de seleção...

Se você pretende criar uma nova solicitação de viagem utilize a opção:

Se você pretende criar somente uma solicitação de passagens (roteiro), hotéis ou locação de
veículo, utilize a opção:

Se você pretende somente fazer um acerto de despesas já ocorridas para reembolso, utilize a
opção:

IMPORTANTE: Recomendamos não utilizar a opção criar “...com modelo”. Isto poderia levar
você a cometer alguns erros na criação do seu roteiro ou do calculo de despesas de viagem.
Apesar disto, se preferir você pode criar Roteiros e Cálculos de despesas com modelo de um
outro roteiro ou cálculo de despesas. Neste caso você vai ser solicitado para informar o
numero dos documentos de modelo. Confira todos dados após utilizar-se deste recurso.

Criando uma Solicitação de Viagem

A solicitação de viagem é o primeiro passo para atender a necessidade de viagem do


colaborador, funcionário ou parceiro. Seu objetivo é informar ao gestor da Ordem Interna que
existe uma viagem planejada e que deve ser autorizada para que a mesma possa ser
executada.

A transação TRIP vai nos auxiliar a criar a solicitação de viagem conforme é descrito passo a
passo logo abaixo.

Ao acessar a TRIP você pode ser solicitado para informar a sua matricula. Esta solicitação
geralmente ocorre no primeiro acesso, no entanto, sempre que for solicitado é obrigatório
informar a matricula do viajante.

Depois de informar a matricula você pode pressionar ENTER.


Você pode ter alguma necessidade de adequação de acesso ao seu perfil no SAP conforme já
mencionado anteriormente. Se isto ocorrer você vai receber uma mensagem de falta de
autorização. Execute na barra de atalho a transação /nSU53, cole a tela gerada no corpo do e-
mail e encaminhe para SAP@EMPRESA XYZ.com copiando o seu administrador de viagem e
solicitando a atribuição do acesso faltante.

Você vai acessar uma tela parecida com a tela abaixo. No primeiro acesso não aparecem
viagens na lista.

Observe que no canto superior temos algumas opções de controle das viagens. No nosso
exemplo, você deverá criar uma solicitação de viagem, portanto, clique no link abaixo:

Na tela seguinte você vai acessar as informações já sobre a viagem. Informe a data e hora de
inicio e fim. Os demais campos são descritos logo abaixo para seu entendimento:

Pais: Pais origem da viagem;


Atividade: Selecione a opção a qual sua viagem está associada;
Ordem: Informe o numero da ordem para qual as despesas serão lançadas;

Na guia “Outros Destinos” você pode adicionar outros trajetos compondo o roteiro da sua
viagem. O campo motivo não é obrigatório de ser preenchido. Você pode selecionar outros
tipos de atividades para cada trecho da sua viagem. Exemplo:
Na guia “Adiantamentos” você pode inserir um valor de adiantamento para garantir suas
despesas durante a viagem.

Preencha somente o valor e pressione enter.

Mantenha a moeda do adiantamento a mesma na qual ele será pago.

ATENÇÃO:
O adiantamento, para ser pago, precisará atender algumas novas regras, estas regras diz que a
data de pagamento deve ser na segunda-feira da semana seguinte se a viagem for inserida ate
na quinta-feira da semana atual. Depois disto, a data de pagamento do adiantamento será
acrescida de 7 dias da data base. A data de pagamento calculada de acordo com a regra
anterior, também não poderá ser superior a data fim da viagem. O valor do adiantamento
nunca poderá estar acima do valor estimado da viagem e não poderá haver mais que 2
adiantamentos em aberto com a contabilidade financeira.
Depois de entrada com as informações acima você poderá salvar a viagem e solicitar ao
Administrador de Viagens a inserção das despesas relativas a passagens e hotel. Desta forma,
seu gestor receberá já os custos totais planejados na aprovação.

O campo “Custos estimados” agora tem um importante papel nas solicitações de viagens, ou
seja, ele criará um compromisso reservando o valor informado na ordem de viagem
garantindo que ao encerrar as viagens com suas despesas a ordem terá o saldo necessário
para este encerramento. Este compromisso, no entanto, é criado somente na aprovação da
solicitação de viagem que é feita pelo responsável do centro de custo da ordem associada a
viagem. Como aviso você pode receber uma mensagem de informação indicando que a ordem
não terá saldo para a aprovação. Este aviso tem como objetivo antecipar alguma ação já no
momento de registrar sua solicitação de viagem. Apesar disto, a viagem sempre será gravada.

Para enviar o pedido ou solicitação de viagem para o Administrador de Viagens proceda da


seguinte forma, preferencialmente, antes de sair da tela da sua solicitação de viagem.

Observe o ícone de Síntese conforme figura abaixo.

Clique sobre ele para ir para a tela seguinte.


Agora clique no ícone Mail/Fax...

Preencha os campos conforme exemplificado nos passos seguintes...


Clique no ícone .

ATENÇÃO: O usuário FITV_ADMIN é uma sugestão neste exemplo, no entanto, o usuário do


Administrador de Viagens deverá ser informado posteriormente.

Neste momento o usuário recebeu sua solicitação na caixa de entradas do SAP e atenderá sua
solicitação nos próximos passos. Ver tópico “Gerenciamento de Solicitações de Viagens”.

Gerenciando Solicitações de Viagens

O responsável pelas reservas de hotéis e passagens, assume o titulo de Gerenciador de


Viagens. Este por sua vez, receberá as solicitações de viagem na sua caixa de entrada conforme
exemplificado logo abaixo.

No menu principal do SAP acesse via ícone abaixo ou via Menu > Business Workplace.
Na tela seguinte verifique sua caixa de entrada...

Abrindo os e-mails dos pedidos de viagens recebidos você acessará as informações necessárias
para executar as reservas e inserir as despesas previstas na viagem.

Observe que existe um link no e-mail onde você precisa acessar para obter outras
informações.
Com o numero de pessoal do solicitante acesse a transação PR05 informando este numero e
pressionando ENTER para seguir para a tela abaixo.

Selecione a viagem e clique em modificar.


Na guia RECIBOS insira as despesas previstas de hospedagem, passagens aéreas ou locação de
veículos.

Depois disto salve a solicitação de viagem e solicite via E-Mail ao aprovador para acessar a
PRAP e aprovar a viagem para o numero de pessoal em especifico.

Aprovando uma Solicitação de Viagem

O gestor e aprovador responsável direto pelas despesas de viagem acessa a PRAP por
solicitação do Administrador de Viagens, executando a aprovação. Para isto, ao acessar a PRAP
ele deve informar o numero da matrícula e executar o relatório. As viagens apresentadas para
aprovação são somente as viagens para as quais o aprovador é responsável pelo centro de
custo presente na ordem atribuída a viagem.

Na lista abaixo, o aprovador deve escolher a viagem que será aprovada pressionando o ícone
de liberar.
ATENÇÃO: É neste momento da aprovação da Solicitação de Viagem que a requisição de
compra será criada inserindo já o compromisso na ordem. Sendo assim, se a ordem não tiver
saldo, o aprovador receberá uma mensagem informando-o. Quando isto ocorrer, será
necessário providenciar o suplemento de saldo na ordem para somente depois aprovar a
solicitação de viagem.

O valor que será inserido na requisição de compra, e consequentemente, no compromisso da


ordem, é o valor da estimativa deduzido dos valores de despesas já transferidas para a
contabilidade. Ou seja, o valor que ficará no compromisso da ordem pode eventualmente ser
inferior ao valor da estimativa.

Quando na aprovação das viagens onde a somatória das despesas já inseridas forem
superiores à estimativa então se verifica o valor ainda pendente de contabilização e considera-
se somente este valor para a atualização da requisição e compromisso.

Criando um Roteiro de Viagem

O roteiro de viagem tem como objetivo iniciar antecipadamente um planejamento de voo,


hotel ou locação de veículo. É possível nesta fase o viajante não encontrar voos ou hotéis
disponíveis. Neste caso, o roteiro deve ser adequado ate que se tenha um planejamento viável
de horários e custos. Nestes casos, as datas de inicio e fim da viagem, bem como, os horários
sempre devem respeitar o planejamento da viagem.

A data/hora início e fim pretendida é informada conforme se espera efetuar a viagem.

O 1º Destino é obrigatório para o roteiro de viagem e deve representar a primeira cidade para
onde o viajante terá destino.
O país deve respeitar o país do 1º destino.

O campo lista de atividades foi definido com as opções fixas de viagens que a EMPRESA XYZ
possui atualmente. Sendo assim, o viajante deve informar qual é a atividade relacionada com a
sua viagem sempre selecionando estes valores de acordo com seu plano de viagem.

Na guia outros destinos você pode inserir outras cidades e tipos de atividades previstos para o
seu roteiro.

Ainda em tempo de criação do roteiro já é possível solicitar o adiantamento para a viagem.

IMPORTANTE: O adiantamento terá a data de pagamento calculada pelo sistema SAP seguindo
a regra abaixo:
- Se o adiantamento for entrado ate quinta-feira da semana corrente a data de pagamento
será recalculada para a próxima semana na segunda-feira;
- Se o adiantamento for entrado após quinta-feira da semana corrente a data de pagamento
será recalculada para a 2ª semana seguinte na segunda-feira;
- A data que será definida seguindo as regras acima não poderá estar fora do intervalo da
viagem, exceto se, a data calculada para pagamento do adiantamento estiver 1 dia antes do
inicio da viagem;
- O campo caixa ficará sempre vazio após salvar o documento de viagem.

Uma ordem interna deverá ser informada para atribuição das despesas de viagens.

No campo observações você deve inserir o motivo da viagem para que o aprovador tenha esta
informação caso necessário para a aprovação da viagem.

No campo custos estimados, obrigatório de preenchimento, você deverá informar o valor que
se espera gastar com a viagem. Atente-se que este valor deve considerar todas as despesas da
viagem (passagens aéreas, hotéis, locações de veículos, refeições, etc). O valor informado
neste campo vai ser lançado no compromisso da ordem para que os custos desta viagem
possam ser registrados posteriormente sem a falta de disponibilidade de recursos financeiros.
Caso a ordem informada não tenha saldo maior que o estimado não será possível salvar o
documento de viagem, nestes casos, é devida a atualização do orçamento para a ordem para
posterior registro do documento de viagem.

Clicando nos ícones voos, hotéis e veículos você pode solicitar estes serviços de acordo com o
planejamento da viagem.
Após transferir estas informações você terá concluído a solicitação destes serviços para o
roteiro de viagem podendo salvá-lo.
Após gravado o roteiro voce poderá consultar este documento na sintese logo abaixo na tela
principal da TRIP.

Observe que existe um campo de atividade subsequente que é importante para você. O sinal

do sino ( ) indica uma espécie de lembrete que você pode ainda modificar alguma
informação.

Criando Cálculo de Despesas de Viagens

Quando no retorno da viagem, o responsável acessa a TRIP e inicia o processo de prestação de


contas. Neste momento, é importante saber, que a data e hora fim da Solicitação de Viagem
tem que estar no passado. Se isto não estiver correto, a TRIP não permite criar o calculo de
despesas. Portanto, se você verificar que para a viagem em questão não existe a opção de criar
o calculo de despesas, acesse a solicitação de viagem e altere a data para uma data e hora já
passada. Depois disto, verifique novamente suas viagens e você vai encontrar o caminho para
se criar o cálculo de despesas.

Exemplos:

A – Viagem que ainda está prevista ou em andamento. Neste caso a data e hora final da
viagem á maior do que a data e hora atual (15.04.2011, 16:00 horas).
B – Viagem já encerrada aguardando prestação de contas. Neste caso a data e hora final da
viagem é menor que a data e hora atual (15.04.2011, 16:00 horas).

Depois de acessar o link e viagem para iniciar a prestação de contas, continuamos com as
instruções...

O campo “Finalizar Viagem” tem o objetivo de eliminar a requisição de compra e


compromisso quando pretendido pelo responsável da viagem. No entanto, isto só será feito se
não existirem despesas ainda pendentes de contabilização. Quando finalizar os lançamentos
da sua viagem, não se esqueça, marque este campo e libere o compromisso criado para a sua
viagem automaticamente.

No campo Recibo de Despesas lance seus documentos de acordo com os tipos de despesas e
valores gastos na viagem.
Explicando as descrições das despesas: A – Alimentação, O – Outras despesas, T – Transportes.
Os códigos antigos deixam de existir para as novas viagens a partir de 01 de Maio de 2011.
Novos códigos de Descrição das Despesas
Despesas
0100 A - Almoço
0101 A - Café da Manhã
0102 A - Jantar
0103 A - Refeição com Cliente
0200 H - Diárias
0201 H - Lavanderia
0300 O - Brindes
0301 O - Cópias/Encadernações
0302 O - Correios
0303 O - Despesas Diversas
0304 O - Farmácia
0305 O - Eventos/Homenagens
0306 O - Internet
0307 O - Livros/Rev/Jornais
0308 O - Mat Aux/Consumo
0309 O - Mat de Escritório
0310 O - Material Gráfico
0311 O - Taxas Diversas
0312 O - Telefone
0313 O - Variação Cambial
0500 T - Combustíveis
0501 T - Estacionamento
0502 T - Locação Veículo
0503 T - Manutenção Veículo
0504 T - Passagem Aérea/Rodov
0505 T - Pedágio
0506 T - Táxi
0507 T - Transporte
É importante saber, que existem um grupo de despesas que só o Administrador de Viagens
possui acesso. Estas são apresentadas logo abaixo.

Novos códigos de Descrição das Despesas


Despesas
0010 PG - H - Diárias
0011 PG - T - Locação Veículo
0012 PG - T - Pass Aérea/Rodov

Depois de completar os registros de suas despesas marque o campo “Viagem encerrada” e


salve a sua viagem.

O Administrador de Viagens providenciará a aprovação da sua viagem brevemente finalizando


a mesma junto do seu gestor e contabilmente. Os reembolsos quando existentes são serão
lançados para pagamento de acordo com os dados bancários criados no cadastro de
fornecedor associado a sua matrícula.

Gerenciamento de Objetos de Autorização

Objeto P_TRAVL - Cálculo de Despesas de Viagens


Definição

Autorização geral para dados de viagem

O presente objeto será utilizado pela verificação de autorização


durante a entrada de dados de viagem.

São relevantes para a verificação:

 a atribuição organizacional do empregado, cujos


dados de viagem serão solicitados

 o tipo de solicitação da viagem (exibir, modificar,


eliminar, liquidar) e o seu status de viagem

 a atribuição do novo status de viagem

Campos definidos

AUTHP - Verificação do número pessoal

Definição

No campo AUTHP deve definir-se a característica da verificação do nº pessoal.

Possíveis são

O ... somente o próprio nº pessoal


E ... todos os nºs pessoais exceto o próprio

* ... todos os nºs pessoais.

Caso haja autorizações que tenham no campo AUTHP as características O ou E, a atribuição nome de
utilizador/nº pessoal deve ser definida nos tipos de informação 0105 (subtipo 0001) (para cálculo das
despesas de viagem e para planejamento de viagens).

Exemplos para a característica de AUTHP:

O Conceito descentralizado:
para o usuário com esta modalidade esta autorização é somente
válida para o seu próprio nº pessoal.

E Secretaria:
para o usuário com esta modalidade esta autorização é válida
para todos os nºs pessoais exceto o próprio.

* Conceito central:
para o usuário com esta modalidade esta autorização é válida
para todos os nºs pessoais.

BUKRS - Empresa

Definição

Chave que identifica claramente uma empresa.

PERSA - Área de recursos humanos

Definição

Uma área de recursos humanos é uma unidade organizacional que representa uma área empresarial
delimitada dos pontos de vista da administração do pessoal, do gerenciamento de tempos e da
organização do cálculo da folha de pagamento.

Uma área de recursos humanos está estruturada em várias subáreas de recursos humanos.

KOSTL - Centro de custo

Definição

Chave que identifica univocamente um centro de custo.

PERSG- Grupo de empregados

Definição
Um grupo de empregados é uma unidade organizacional para o qual podem estar determinadas
regulamentações referentes ao pessoal. Um grupo de empregados está estruturado em vários subgrupos
de empregados.

PERSK - Subgrupo de empregados

Definição

Um subgrupo de empregados é uma unidade organizacional dentro de um grupo de empregados para o


qual estão determinadas regulamentações referentes ao pessoal.

VDSK1 - Chave de organização

Definição

A chave de organização melhora a estrutura empresarial e a estrutura de pessoal. Permite efetuar uma
outra atribuição organizacional dos empregados.

Utilização

A chave de organização é um componente da verificação de autorização.

Dependências

Os valores propostos para a chave de organização são definidos na característica com o mesmo nome
(VDSK1).

PTZUO - Agrupamento de empregados-administração de viagens

Definição

Um agrupamento de empregados-administração de viagens de negócios é uma divisão de empregados


criada para fins da administração de viagens de negócios.

Exemplo

- Funcionário
- Carteiro
- Outros

AUTHF - Operação e 'Status antigo'


Definição

No campo AUTHF, deve ser definida a modalidade da operação e do status da viagem solicitada na
entrada individual.

O campo tem três posições. A primeira posição corresponde à operação desejada, a segunda posição ao
status da candidatura, a terceira ao status de liquidação da viagem solicitada.

As opções para a primeira posição são

 R ... ler dados da viagem


 W ... escrever dados da viagem (Criar, Modificar, Copiar)
 D ... eliminar dados da viagem
 X ... calcular dados da viagem
 S ... analisar banco de dados de estatística
 ... todas as operações.

As opções para a segunda posição como status de candidatura são

 _ ... nova viagem (modalidade em branco)


 1 ... candidatura
 2 ... candidatura aprovada
 3 ... viagem
 4 ... viagem aprovada
 5 ... candidatura em espera
 6 ... viagem em espera
 ... todos os status

As opções para a terceira posição como status de liquidação são

 _ ... nova viagem (modalidade em branco)


 0 ... em aberto
 1 ... a liquidar
 2 ... liquidado
 3 ... estornado
 4 ... lançado (RF ou L+G ou DTA)
 ... todos os status.

Exemplos para a modalidade de AUTHF:


R41 Ler uma viagem aprovada que está por liquidar.
W Criar uma nova viagem
W22 Modificar uma candidatura aprovada, já liquidada.
D1* Eliminar candidatura
X41 Liquidar uma viagem aprovada, que está por liquidar.
S** Exibir dados de estatística para todas as viagens

AUTHS - 'Status novo' ao gravar a viagem

Definição

No campo AUTHS deve-se definir a modalidade do status ao gravar os dados da viagem na entrada
individual.
O campo tem duas posições. A primeira posição corresponde ao status de solicitação da viagem, a
segunda posição corresponde ao status de liquidação da viagem.

Possíveis para a primeira posição como status de solicitação são

 1 ... solicitação
 2 ... solicitação aprovada
 3 ... viagem
 4 ... viagem aprovada
 5 ... solicitação em espera
 6 ... viagem em espera
 ... todos status

Possíveis para a segunda posição como status de liquidação são

 0 ... aberto
 1 ... a liquidar
 3 ... estornado
 ... todos status.

Exemplos para a modalidade de AUTHS:


21 Solicitação aprovada, a liquidar
3* Viagem

Manutenção do Travel Management

Neste tópico estaremos prevendo e direcionando a solução de alguns erros que podem
ocorrer nas operações do FI-TV.

Tratamento de Mensagens

Falta de autorização

Existem muitas situações onde o usuário pode ter falta de autorização para alguma operação
com o Travel Management. Segue algumas que são mais comuns para que sejam tratadas após
suas incidências.

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