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Soltas Arquivologia PDF
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Sumário • 2.1. Estudo da gestão; 2.1.1. Conceito; 2.1.2. Objetivos; 2.1.3. Importância; 2.1.4.
Organização e administração de arquivos – 2.2. Produção e fluxo documental – 2.3. Protocolo
– 2.3.1. Atividades do protocolo – 2.4. Classificação de arquivos e de documentos de arquivo;
2.4.1. Classificação de arquivos; 2.4.1.1. Quanto à entidade mantenedora/arquivística; 2.4.1.2.
Quanto à natureza dos documentos; 2.4.1.3. Quanto à abrangência/extensão de sua atuação;
2.4.1.4. Quanto aos estágios de evolução; 2.4.2. Classificação de documentos de arquivo;
2.4.2.1. Quanto à entidade produtora; 2.4.2.2. Quanto ao gênero; 2.4.2.3. Quanto à espécie;
2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental; 2.4.2.5. Quanto ao valor; 2.4.2.6. Quanto à natu-
reza do assunto; 2.4.2.7. Quanto ao formato; 2.4.2.8. Quanto à forma; 2.4.2.9. Quanto à técnica
de registro – 2.5. Arquivo Permanente; 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente; 2.5.2. Teoria
dos fundos; 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) e NOBRADE; 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística (ISAD(G)); 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arqui-
vística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias – (ISAAR(CPF)); 2.5.3.3. Norma Brasileira de
Descrição Arquivística (NOBRADE); 2.5.4. Normalização do processo de descrição arquivística;
2.5.4.1. Aplicação da descrição arquivística; 2.5.5. Instrumentos de pesquisa; 2.5.5.1. Básicos;
2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa – 2.6. Produção, utilização e destinação de docu-
mentos; 2.6.1. Produção; 2.6.2. Utilização; 2.6.3. Destinação de documentos.
Produção
Avaliação
GESTÃO DE
DOCUMENTOS � Uso
T ramitação
Arquivamento
2.1.2. Objetivos
• possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto
documental de forma racional, econômica e eficiente;
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2.1.3. Importância
O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande
volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas
voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gestão documental, pois é
através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode ser
recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos,
materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de
arquivos.
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2.3. PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos. (D.T.A., 2005.)
Entre outras acepções, protocolo também pode ser: setor de um órgão; livro
de protocolo; espécie documental; número atribuído ao documento/conjunto docu-
mental.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle
do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso
à informação.
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Espécie Tipologia
Edital edital de concurso / edital de licitação
Contrato contrato de locação / contrato de compra e venda
Citação carta rogatória / carta precatória
Alvará alvará de soltura / alvará de construção
Petição petição de embargos declaratórios / petição de recurso ordinário
Relatório relatório de compras / relatório de preços
Processo processo de desocupação / processo de execução fiscal
Certidão certidão de casamento / certidão de nascimento
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b) Título
• objetivo: identificar nominalmente a unidade de descrição.
• regra: registrar o título da unidade de descrição.
Obs.: deve-se registrar o título original. Caso isso não seja possível, deve-se
atribuir um título elaborado a partir de elementos de informação presentes na
unidade que está sendo descrita, obedecidas as convenções previamente esta-
belecidas.
c) Data(s)
• objetivo: informar a(s) data(s) da unidade de descrição.
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d) Nível de descrição
• objetivo: identificar o nível da unidade de descrição em relação às demais.
• regra: registrar o nível da unidade de descrição.
e) Dimensão e suporte
• objetivo: identificar as dimensões físicas ou lógicas e o suporte da unidade
de descrição.
• regra: registrar a dimensão física ou lógica da unidade de descrição, rela-
cionando esse dado ao respectivo suporte.
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2.5.5.1. Básicos
Guia – com o objetivo de proporcionar uma visão de conjunto (visão panorâ-
mica) dos serviços arquivísticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia
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2.6.1. Produção
Elaboram-se/criam-se documentos em função das atividades específicas de
determinada entidade ou setor, racionalizando a produção de documentos em vista
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2.6.2. Utilização
Diz respeito ao trâmite documental presente nas atividades do arquivo corrente
e intermediário durante a vida útil administrativa do documento na instituição, bem
como a sua guarda e política de acesso e disponibilização.
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Questões
CAPÍTULOS I E II
02. (FCC/Analista Judiciário– Arquivologia/TRT 11ª/2012) O arquivo corrente distingue-se dos arqui-
vos das demais fases por
(A) contar com maiores recursos de automação.
(B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição.
(C) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa.
(D) dispor de documentos em melhor estado de conservação.
(E) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos são consultados frequentemente,
pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo Intermediário, embora sejam, ainda,
objeto de consulta, a mesma não ocorre com tanta freqüência. Já no Arquivo Permanente, encontram-
-se documentos que possuem valor secundário, ou seja, não são utilizados para a finalidade para
qual foram criados.
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► COMENTÁRIOS
Correta: Segundo a doutrina, o princípio da pertinência não leva em consideração a organi-
zação original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/
tema).
► COMENTÁRIOS
Errada: Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, destinação, são ativi-
dades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que são movimentados/consultados
frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo.
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CAPÍTULOS I E II
► COMENTÁRIOS
Correta: Não só os arquivos permanentes dos órgãos públicos como também dos órgãos par-
ticulares, devem atender às necessidades das respectivas administrações, dado o valor histórico,
probatório e testemunhal das informações dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, por-
tanto, de documentos indispensáveis para os respectivos órgãos, pois se não assim não fosse, seriam
descartados ou eliminados.
► COMENTÁRIOS
Errada: Documentos pertencentes a um órgão/empresa extinta ou a uma pessoa falecida
podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivístico a ela relacionada caso a produção de tais
documentos tenha ocorrido durante o período de sua existência (quando se encontravam em plena
atividade).
► COMENTÁRIOS
Errada: O princípio em questão é o da reversibilidade, pois, segundo esse princípio, todo pro-
cedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Já o princípio
temático corresponde àquele que não leva em consideração a organização original e a proveniência
dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto).
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