Você está na página 1de 106

S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

A n ex o
SOLUCIONES Y
T E C NO LO GÍ A S PA RA E L
T RA B A J O C O M P A R T I D O
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

E N E V TC

OBJETIVOS
- Conocer las soluciones existentes para trabajar de forma compartida en colaboración y cooperación con
soporte por computador.

- Conocer cómo son y cómo operan los entornos virtuales de trabajo colaborativo, como herramientas
integradas para trabajar de forma compartida en colaboración y cooperación con soporte por
computador.

1. PRESENTACIÓN

El anexo aborda todo el tema tecnológico de los EVTC, en dos grandes bloques o
partes:

• soluciones para el trabajo compartido en EVTC; y,


• herramientas integradas de EVTC.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 1
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

La primera parte describe distintos sistemas groupware. Los sistemas groupware se


organizan habitualmente en categorías, basadas en los nombres usados frecuentemente
en la literatura. Existe, sin embargo, en ocasiones de nominaciones equivalentes para
denotar un mismo tipo de categoría de sistema.

La segunda parte constituye una guía de espacios de trabajo colaborativo y cooperativo


en línea para equipos virtuales. Estos paquetes de software son herramientas integradas
y están diseñados para apoyar el trabajo compartido, colaborativo y cooperativo, y para
la concurrencia de los equipos en entornos virtuales en línea. Pueden ser instalados
sobre un servidor propio o uno suministrado por el propio producto-empresa.

2. SOLUCIONES PARA EL TRABAJO COMPARTIDO

2.1. CATEGORÍAS DE SOLUCIONES GROUPWARE

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


A continuación se revisan las siguientes categorías de groupware:

a) Sistemas de conferencia por computador;

b) Sistemas de charla (chat);

c) Sistemas de gestión de procesos de trabajo;

d) Sistemas de reunión electrónica;


e) Sistemas de aplicaciones compartidas;

f) Sistemas de pizarras compartidas;

g) Sistemas de co-autoría;

h) Sistemas hipermedia multiusuario;

i) Ambientes virtuales colaborativos;

j) Sistemas de programación de grupos;

k) Sistemas de audioconferencia; y,

l) Sistemas de videoconferencia.

a) Sistemas de conferencia por computador

Estos sistemas pueden verse como variantes de los sistemas de correo electrónico.
Mientras los sistemas de correo electrónico facilitan la comunicación interpersonal

2 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

mediante el envío de mensajes vía computadora una o más personas, los sistemas de
conferencia por computador permiten a los usuarios enviar mensajes a un único lugar
identificado del ciberespacio establecido para discutir sobre temas particulares. Similar
a una tabla de noticias, que contiene notas colgadas para leerse aposteriori; que pueden
ser recuperadas y reactivadas por otros usuarios interesados.

Uno de los más bien conocidos y probablemente el más usado sistema de conferencia
por computadores Usenet que usa la misma infraestructura de red de trabajo que
Internet y provee de miles de espacios para discusión, conocidos como newsgroups.
Algunos de estos newsgroups son usados habitualmente por miles de usuarios, y en
ellos el tráfico de mensajes varía de algunos mensajes a miles por día según el grupo.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.1: Netscape News, uno de muchos interfaces de Usenet.

Los primeros sistemas de conferencia por computador solo soportaban mensajes de


texto, los más recientes como Team talk permiten enviar otros tipos de documentos
como documentos de procesadores de texto, fotografías, presentaciones, entre otros.
La conferencia por ordenadores también una de las funciones principales de Lotus Notes
uno de los primeros productos comercializados bajo la etiqueta “groupware”.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 3
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

b) Sistemas de charla (chat)

Similar a los sistemas e-mail ya los de conferencia por computador, los sistemas de
charla o sistemas chat proveen discusiones entre usuarios basadas en texto mediadas
por computador. De forma distinta a e-mail ya conferencia por computador, las palabras
y frases que se escriben se observan inmediatamente en la pantalla por los usuarios,
facilitando turnos rápidos de discusión.

Los primeros sistemas chat como UNIX talk empezaron proveyendo comunicación para
dos usuarios de una red de trabajo. Los sistemas más recientes como Internet Relay
Chat (IRC) proveen comunicación interpersonal para un arbitrario número de usuarios
conectados con sus PC a Internet.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.2: mIRC, interface de Internet RelayChat.

c) Sistemas de gestión de procesos de trabajo

Para ayudar a grupos de usuarios conseguir objetivos particulares, los sistemas de


gestión de trabajo coordinan acciones con los usuarios, permitiendo la contribución de
esfuerzos en el tiempo adecuado mediante los usuarios adecuados. Basado en un
modelo de tarea cooperativa aplicado a los sistemas de proceso de trabajo.

4 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Estos sistemas pueden detectar el estado de flujos de trabajo particulares y pueden


prohibir o sugerir ciertas acciones a ciertos usuarios en tiempos pertinentes,
proveyendo la información relevante necesitada para acciones particulares. En
concreto, cuando se dice que un sistema colaborativo puede detectar que un miembro,
o usuario, está trabajando o no, es porque sus acciones, sus comentarios, sus
correcciones, sus ideas quedan reflejadas en un servidor común y, por tanto, un director
del proyecto, un auditor o un evaluador, puede observar y hacer seguimiento a las
acciones del usuario para determinar el tiempo que lleva trabajando o no trabajando. Del
mismo modo, también se puede limitar el acceso a ciertas áreas de discusión específica,
ya que puede ser que a éste miembro no le interese o –por ejemplo un director no vea
conveniente que trabaje en cierta área.

La mayor parte de sistemas de gestión de procesos de trabajo se basan en


procedimientos de oficina, defiendo las estructuras de tareas, como el procedimiento a
seguir en términos de roles, tareas y subtareas, y sus dependencias.

d. Sistemas de reunión electrónica


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Los ejecutivos dedican grandes proporciones de su tiempo en reuniones cara a cara.


Muchos sistemas groupware han sido desarrollados para mejorar la efectividad y la
eficiencia de estas reuniones. Uno de los más simples sistemas de reunión electrónica
son los sistemas de voto electrónico, que se encuentran en muchos parlamentos. Esto
permite un rápido, anónimo y exacto modo de votación. Otras partes del proceso de
reunión que puede beneficiarse del soporte por computador, incluye brainstorming1, y la
organización y evaluación de ideas.

Los típicos sistemas de reunión electrónica como GroupSystems consisten en una


habitación o espacio provisto de una gran pantalla común, conectada a un grupo de


PC´s terminales interconectados.

Algunos de los beneficios que proveen estos sistemas son:

• Escritura en paralelo, rápida generación y acumulación de ideas;

• Anonimato opcional;

• Transferencia de información de entrada y salida de la reunión, a través de un


computador.

1. Conviene aclarar aquí que por la propia naturaleza de un brainstorming suele ser presencial, pero con los avances
tecnológicos un brainstorming mediado por ordenador/computador es posible. En este último caso, en una sesión
mediada por computador/ordenador, se requiere que todos los usuarios estén conectados al mismo tiempo. Esto no
excluye que existan versiones derivadas del uso de medios no sincrónicos que permitan un brainstorming asincrónico,
pero se pierde el momento compartido de debate donde las ideas se discuten y presentan en “caliente”.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 5
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.3: Brainstorming electrónico con GroupSystems.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


e) Sistemas de aplicaciones compartidas

Los sistemas de aplicaciones compartidas permiten a las aplicaciones existentes para un


usuario ser usadas sin modificación por usuarios múltiples, de forma simultánea.

Toma la salida de la aplicación y la presenta en cada una de las pantallas de los


usuarios. La combinación de las entradas de los usuarios se hace de modo que solo uno
de ellos pueda controlar la aplicación a la vez. Es típico para sistemas de aplicaciones


compartidas la visibilidad inmediata de todas las acciones de los demás usuarios,
incluyendo las acciones de interface de los usuarios como los movimientos de ratón y
las selecciones de menús.

En los primeros sistemas de aplicaciones compartidas (también llamados sistemas de


pantallas compartidas), la pantalla entera se compartía: todos los usuarios veían lo
mismo en sus pantallas y no existían espacios privados.

El avance de los displays de mapa de bit y los sistemas de ventanas como Seros Star en
1981, Microsoft Windows en 1985 estimularon el desarrollo de herramientas capaces
de compartir sólo las ventanas de las aplicaciones, en vez de la pantalla entera. Estos
últimos sistemas son conocidos, también, como sistemas de ventanas compartidas.

6 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.4: Aplicación compartida con ShowMe Shared App (nótese los dos punteros para dos usuarios).

Un incremento de aplicaciones de software compartido se vende en combinación con


sistemas de audioconferencia y videoconferencia, como parte de algo llamado paquetes
de conferencia multimedia. En ocasiones, estos paquetes también incluyen software de
pizarras compartidas. En cualquier caso, el paradigma de la compartición de pantallas
no se ha olvidado, se puede observar un renacimiento de la compartición de pantallas
en algunos sistemas de control remoto que permiten dar soporte a la ayuda remota de

escritorio.

f) Sistemas de pizarras compartidas

En muchas reuniones formales e informales, particularmente en las que involucran


discusiones sobre diseños y otros fenómenos complejos, es común ver a algunas
personas dibujando esquemas (por ejemplo en pizarras), mostrando sus particulares
ítems y relaciones. Otras personas en las reuniones pueden referenciar sus esquemas, y
muchas veces proponen modificaciones alterando el esquema.

Los sistemas de pizarras compartidas están diseñados para dar soporte a este tipo de
reuniones, particularmente cuando los participantes no están en la misma habitación.
Los esquemas, gráficos y dibujos que se representan en los espacios de trabajo por
medio de las pizarras compartidas son visibles de inmediato por todos los usuarios.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 7
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.5: Conversation Board.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


g) Sistemas de co-autoría

La creación de documentos (“autoría”) es una de las más frecuentes tareas para las que
los computadores ayudan a las personas. Los editores y procesadores de texto
convencionales asisten de forma individual a la hora de confeccionar una copia final a la
vez que proveen un pequeño soporte para la co-autoría. De ese modo muchos
documentos son resultado de la cooperación entre dos o más personas.

Aún así este tipo de co-autoría requiere de comunicación y coordinación previa de los


coautores, por ejemplo pasándose copias de documentos parciales, anotaciones, o
mediante la reunión en persona para discutir el documento.

De forma rudimentaria el soporte a la co-autoría puede hacerse mediante la combinación


de un editor convencional con sistemas de compartición de archivos, un sistema de
mensajería o un sistema de aplicaciones compartidas.

Los sistemas de co-autoría están, sin embargo, diseñados para soportar múltiples
usuarios en su esfuerzo común de crear un documento. Las clases de sistemas de co-
autoría son muy diversas en términos de soporte para:

• Diferentes fases de co-autoría (por ejemplo: brainstorming, hacer investigación,


planificar, escribir, y revisar);

• Documentos sólo de texto, o documentos multimedia;

8 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Edición simultánea de documentos y/o edición secuenciada de documentos;

• Anotaciones, versiones y revisiones;

• Comunicación entre autores sobre el documento o sobre el proceso de autoría;

• Coordinación del proceso de autoría.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.6: Editor colaborativo con dos usuarios.

h) Sistemas hipermedia multiusuario

El concepto de hipermedia, de documentos no lineales, consiste en nodos que están


interconectados por links, inspira y posibilita la creación de un rango de aplicaciones
groupware. Algunos sistemas de co-autoría, tal como se ha visto, se basan en la
partición natural de documentos hipermedia, los cuales pueden usarse como base para
la partición de las tareas de autoría. Los usuarios pueden trabajar simultáneamente
desde diferentes nodos. Así mismo, pueden ver los resultados de otros nodos tan
pronto como otros usuarios lo han grabado.

Esta filosofía es seguida por otras aplicaciones groupware, como para el envío de
mensajes, el acceso a páginas de conferencias, la realización de anotaciones en línea,
entre otras acciones, activadas como hiperlinks.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 9
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.7: Hipertexto con anotación.

i) Ambientes virtuales colaborativos

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Los ambientes virtuales colaborativos comprenden aplicaciones como juegos
multijugador y simulaciones distribuidas.

De forma similar a los juegos de un solo jugador, los juegos multijugador sirven como
dominio de inspiración y validación para investigación en groupware.

Figura 1.8: Mundos virtuales multijugador en Second Life Chat.

Aparte de aplicaciones de entretenimiento, los juegos se usan, también, como


herramientas para el aprendizaje en la enseñanza y el entrenamiento. Como ejemplo, se
menciona las simulaciones distribuidas de campos de batallas que son usadas por

10 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

algunas fuerzas armadas como herramienta de entrenamiento. Este tipo de aplicaciones


son muy similares a otros ambientes virtuales colaborativos como los juegos
multijugador.

j) Sistemas de programación de grupos

Programar una reunión con un grupo es una de las tareas que puede ser más
beneficiosa realizar mediante el soporte por computador. En particular, encontrar
tiempos libres en varios programas personales parece una tarea que puede realizarse
más eficientemente con un sistema de grupo.

Uno de los primeros sistemas diseñados para dar soporte a la programación de


reuniones fue RTCAL, una extensión del sistema de calendario personal PCAL. Este
sistema permite a un número de usuarios alinear sus calendarios electrónicos y
programas una reunión, lo cual, puede ser soportado por un mecanismo de votación.

Los sistemas de programación de grupo más actuales, como Microsoft Schedule+,


Lotus Calendary Novell Groupwise Calendar tienen además una función para encontrar
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

tiempos libres. Estos sistemas se basan en las estructuras de correo electrónico. Por
eso, programar reuniones en estos sistemas no requiere que los futuros participantes
estén continuamente presentes durante el proceso de programación de la reunión; esto
incluye el envío de una serie de mensajes especiales, como invitaciones, acuses de
recibo, y rechazos.

Figura 1.9: Sistema de programación de grupos Microsoft Schedule+.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 11
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

k) Sistemas de audioconferencia

El sistema telefónico se caracterizó como groupware antes de que lo hicieran los


sistemas escritos, permitiendo que dos, y en algunos casos tres o más personas,
interactuaran por voz estando separadas geográficamente.

En el diseño de muchos sistemas groupware, como pizarras compartidas, se asume que


las personas pueden comunicarse por voz por medio de un sistema externo al propio
sistema groupware, como el teléfono.

Basado en los avances tecnológicos que permite el flujo de voz sobre redes de
computadores, como Internet, otros sistemas groupware, como Netscape Conference,
y Microsoft Netmeeting proveen audioconferencia como un servicio auxiliar integrado
con pizarras compartidas. Como conjunción para tener espacios de trabajo compartidos
y audioconferencias en un único entorno, para permitir indicaciones en pantalla de la
persona que habla, sincronizando audio y acciones de indicación en el espacio de
trabajo, entre otras acciones.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.10: Sistema de audioconferencia.

l) Sistemas de videoconferencia

Los diseñadores llevan tiempo explorando el uso del video para soportar el trabajo
cooperativo a distancia. Sin embargo a pesar de que pocas investigaciones han
encontrado que el video realza muchos tipos de trabajos cooperativos, la gente persiste
en intentar encontrar aplicaciones provechosas para esta tecnología. Esto ha permitido
el desarrollo de prototipos y sistemas de investigación focalizados en varios aspectos de
la videocomunicación.

12 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Sistemas como CRUISER y Montage permiten ojear entre la gente de la oficina para
ver quien está disponible para conversar.

• Sistemas como Inria Videoconferencing System (IVS) y CAVECAT, ponen las caras
de los cotrabajadores en la pantalla en pequeñas ventanas.

• Sistemas como VideoWindow, usa permanentemente grandes pantallas de video


conexiones entre lugares de dos oficinas separadas geográficamente.

• Sistemas como Commune, MERMAID, y ClearBoard, proveen una forma de


integración entre el componente video y un componente de espacio de trabajo
compartido mediante un sistema de conferencia multimedia. CleanBoard provee la
integración de dos personas en una sesión de dibujo compartido como si estuvieran
dibujando en dos lados de un cristal transparente a través del cual pueden ver a la
otra persona y sus acciones.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.11: Oficina con instalación de videoconferencia.

Figura 1.12: Simulación y prototipo de ClearBoard.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 13
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.13: Sistema final ClearBoard.

• Algunos prototipos avanzados han tomado esta idea de integración entre video y
espacio de trabajo compartido un paso más allá y han permitido videoconferencias
3D e incluso soportando espacios de realidad virtual compartida.

Los desarrollos tecnológicos actuales en redes públicas de trabajo, la introducción de los


servicios integrales de redes de trabajo digital (ISDN), el uso de tecnología de modo de
transferencia asíncrona (ATM), y el desarrollo en tecnología de compresión de imagen,

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


han hecho posible comercializar un gran rango de productos de videoconferencia
desarrollados. Entre estos productos, se pueden distinguir dos generaciones, basándose
en su apariencia física:

• Sistemas basados en habitaciones de videoconferencia. Consisten en habitaciones,


accesibles mediante una pantalla grande, cámaras y micrófonos. Una reunión en un
sistema basado en habitación de videoconferencia consiste en dos habitaciones
interconectadas, con un grupo de personas en su habitación en la que pueden ver
al otro grupo en la pantalla de videoconferencia.

Figura 1.14: Sistema de videoconferencia basado en habitaciones.

14 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Sistemas de videoconferencia de escritorio. Permiten videoconferencia a individuos


como una aplicación de PC. Los sistemas de video conferencia de escritorio no
requieren reservación de habitaciones y equipos de videoconferencia. Esto facilita
las interacciones casuales y cortas entre personas deslocalizadas. Algunos
ejemplos comerciales de sistemas de videoconferencia de escritorio son CU-
SeeMe, ProShare, ShowMe, InPerson, y Netmeeting. A menudo los sistemas de
videoconferencia de escritorio se venden bajo la etiqueta de “sistemas de
conferencia multimedia” e incluyen pizarra compartida y/o sistemas de aplicaciones
compartidas. Este tipo de integración facilita la integración del trabajo personal
basado en computador y el trabajo de grupo.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.15: Sistema de escritorio compartido (permite aplicaciones compartidas y videoconferencia de


escritorio).

La gran restricción en las videoconferencias, como con otros sistemas informatizados,


es el ancho de banda. Esto dificulta mucho el dinamismo de los encuentros. Por suerte
este asunto cada vez es menos importante gracias a los avances en Internet móvil,
inalámbrica y tradicional donde la relación coste del ancho de banda versus las
prestaciones son mejores y tecnológicamente superiores.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 15
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

2.2. EJEMPLOS DE SOLUCIONES GROUPWARE

a) AGNES

AGNES (Arborescent Global Notices Elite Support)2 es un sistema de foro en web o


sistema de mensaje de tablón de anuncios. Esto es, software que permite manejar foros
de mensajes independientes en línea, para interactuar entorno a discusiones abiertas.

La esencia de este sistema es el de permitir a los usuarios leer y sumar mensajes de


texto en un foro, y permitirá la discusión y el debate alrededor de los temas
presentados. En suma, como todo foro, es un lugar donde las personas se suman para
hablar sobre algún tema.

Los principios del tablón de anuncios los conocemos de forma práctica fuera del entorno
de la computación; con la ayuda de las redes de comunicación primigenias militares
(MilNet) y científicas (ArpaNet), que fueron adaptadas para derivar en Internet para el
acceso público y comercial, el acceso de comunidad aumentó y con ello la necesidad de

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


foros donde las personas pudieren intercambiar ideas.

Las características de AGNES se comentan a continuación.

• Comunicación básica:

- Permite discusiones básicas mediante foros de web;

- Los artículos pueden ser archivados y se puede tener acceso a los archivos y
realizar sobre ellos búsquedas en cualquier momento;


- AGNES separa tareas como la fijación de artículo o la inspección de artículo;
tiene seis plantillas: elección de lista, elección de artículo, fijación de un artículo
nuevo, contestación a un artículo, vista anticipada de artículo y resultados de
búsqueda de artículo;

- Su uso es no restrictivo, no se requiere autentificación de usuario, su uso es


anónimo y libre (gratis);

- Los foros pueden ser moderados por un administrador;

- Puede destacar artículos nuevos, y ordenarlos por fecha;

- Permite el apoyo de envío de correo electrónico para dar respuesta a artículos;

- Permite el enlace y trazabilidad de los artículos;

2. Para más información ver: Vestris.


Enlace web: http://agnes.vestris.com/docs/agnes/index.html

16 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Opciones personales:

- AGNES puede ser personalizado usando un método de plantillas, esto permite


crear prácticamente cualquier disposición para cualquier foro;

- Mediante contraseña se protege la administración, la modificación y la


supresión de artículos;

- La administración permite archivar artículos, combinar archivos, suprimirlos y


renombrarlos;

- AGNES contiene un motor de búsqueda de artículos;

• Comunidad de foro:

- AGNES es una solución para los individuos y empresas para la interacción sobre
foros de web;

- Cada grupo o comunidad de foro consigue una contraseña administrativa que


puede ser usada sobre todos los foros;

- Cada foro consigue la contraseña de un administrador privado para modificar,


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

suprimir, archivar artículos y tiene una sección de dirección privada en línea


para suprimir un foro, cambiar la contraseña del administrador, el nombre y el
correo electrónico o modificar la posición de las páginas de plantilla.

• Legalidad:

- AGNES es libre (gratis) para empresas sin fines de lucro e individuos;

Además de los mensajes habituales permite alojar galerías de fotos, votación,


clasificación de usuarios, calendarios de grupo, rastreo de cambio de documentos, entre

otras funcionalidades menos relevantes. En suma:

- Tablón de anuncios privados y públicos;

- Pasarela de mensajes;

- Mensajería privada y correo electrónico;

- Espacio de discusión;

- Calendario de acontecimientos;

- Charla.

b) GroupKit

GroupKit 3 es una solución libre (gratis). Fue desarrollada para la comunicación


computarizada distribuida en tiempo. La solución incluye instrumentos de dibujo,
editores de textos, e instrumentos de reunión especiales que son compartidos

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 17
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

simultáneamente entre varios usuarios. GroupKit ha sido usado para prototipado de


groupware, investigando arquitectura de interfaces multiusuario, y como un instrumento
CSCW para la enseñanza. En la práctica esta solución se ha revelado compleja en el uso
y los resultados de introducción en el mercado han sido muy modestos.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.16: Entorno Groupkit.

c) Habanero

NCSA Habanero4 es un marco para la colaboración y un ambiente que contiene un juego


de distintas utilidades groupware para el trabajo cooperativo y las comunidades
virtuales. El ambiente incluye un servidor que recibe las sesiones. Estas sesiones
pueden ser registradas, persistentes, de acceso restringido y hasta anónimas.


El cliente Habanero proporciona el interfaz para definirse, ponerse en una lista, crearse,
unirse y actuar recíprocamente con una sesión. El cliente proporciona la información de
sesión, la identificación de usuario, un mecanismo de notificación, el registro, la
seguridad, una lista de usuarios activos e instrumentos, un libro de direcciones y la
capacidad de crear definiciones de sesión. El cliente tiene dos interfaces de usuario: uno
para predefinir sesiones fuera de línea y el otro para actuar recíprocamente con sesiones
activas en línea en tiempo real. El cliente Habanero tiene capacidad para interaccionar
entre sesiones múltiples.

3. Para más información: Groupkit .


Enlace web: http://agnes.vestris.com/docs/agnes/index.html
4. Para más información ver: Habanero 3.0.
Enlace web: http://www.isrl.illinois.edu/isaac/Habanero/3.0/index.html

18 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

d) Hotcomm

Figura 1.17: Entorno Hotcomm en un ejemplo de uso.

Hotcomm 5 es una solución en tiempo real de comunicación por escritorio para


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

colaboración. Redefine el escritorio, convirtiendo cualquier PC en un sistema de


comunicación para establecer acontecimientos en línea a unos pocos o a miles de
usuarios. Sus usos van desde el establecimiento de reuniones, a la educación y el
entrenamiento en línea, el estudio a distancia, hasta el lanzamiento web corporativo
desde un escritorio.

Entre las utilidades que contiene destacan:

- Pantalla compartida;

- VoIP;

- Charla;

- Modos de presentaciones múltiples;

- Audio y vídeo y representación gráfica en vivo;

- Navegación web y pizarra compartida;

- Grabación de sesión;

- Sistema de votación de los participantes;

- Transferencia rápida de archivos;

- Aplicaciones compartidas.

5. Para más información ver: hotComm.


Enlace web: http://www.hotcomm.com/welcome.asp

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 19
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Así mismo permite la mensajería inmediata combinada con comunicación por web, y la
llamada de conferencia y video en tiempo real. Permite, las presentaciones en vivo,
destacando VoIP, video webcam opcional, exposiciones de diapositivas y pizarra
compartida.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.18: Esquema resumen de algunas de las distintas utilidades para las que Hotcomm puede usarse.

e) Lotus Notes

Lotus Notes6 es un sistema groupware que provee a los usuarios de correo electrónico,
sistemas de proceso laboral, calendarios, listas de tarea, y compartición de
documentos. Lotus Notes es restringido a rasgos de groupware asincrónicos, y no


presenta capacidades de comunicación en tiempo real.

Lotus Notes apoya varios procesos colaborativos de los cuales cabe destacar los
siguientes.

- Sistemas de proceso laboral: Lotus Notes es un groupware que provee a los


usuarios herramientas de correo electrónico, sistemas de proceso laboral. Lotus
Notes es restringido a rasgos de groupware asincrónicos, y no presenta
capacidades de comunicación en tiempo real.

- Sistemas de escritura de colaboración. El formato blog colectivo es una forma


que adopta la escritura colaborativa en este momento. Por otra parte, una wiki
es un sitio web cuyas páginas web pueden ser editadas por múltiples
voluntarios a través del navegador web. Los usuarios pueden crear, modificar o

6. Para más información ver: IBM.


Enlace web: http://www-01.ibm.com/software/es/lotus/

20 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

borrar un mismo texto que comparten (la enciclopedia Wikipedia). También, el


Editor colaborativo hypermedia con SEPIA.

- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Brainstorming electrónico con


GroupSystems. Sin embargo otros softwares pueden complementar esto por
ejemplo los Sistemas de comunicación de vídeo.

f) NetMeeting

NetMeeting7 es un cliente de videoconferencia, es decir, un programa con el cual es


muy sencillo que muchos miembros de una organización puedan tener una
videoconferencia múltiple. Es muy útil cuando no se pueden tener reuniones de forma
física. Ha sido reemplazado por otros productos, pero su importancia a nivel de
conceptos e impacto lo hace relevante.

NetMeeting permite reuniones mediante el web integrando las siguientes categorías de


groupware:

- Comunicación de video y de audio: los rasgos de comunicación de audio y de


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

video permiten la comunicación intrapersonal sobre Internet.

- Charla: deja conducir conversaciones en tiempo real vía texto, con tantas
personas como se quiera.

- Directorio de Internet: este directorio se corresponde con un sitio web


proporcionado y mantenido para localizar a personas en Internet.

- Transferencia de archivos: deja enviar uno o más archivos a los demás


participantes durante una conferencia NetMeeting.

- Compartición de programas: deja flexiblemente compartir programas múltiples


durante una conferencia y conservando el modo de uso y control habitual.

- Compartición remota de escritorio: la compartición remota de escritorio deja


manejar un ordenador desde una posición remota.

- Llamada avanzada: este rasgo le da flexibilidad para enviar un mensaje de


correo a un usuario NetMeeting o iniciar una llamada de NetMeeting
directamente desde su libro de direcciones de correo.

- Pizarra compartida: deja colaborar en tiempo real con otros usuarios vía
información gráfica.

NetMeeting proporciona en suma un medio de comunicación poderoso mediante el


texto, el dibujo, la charla, el audio o el video y funciones de colaboración como el

7. Para más información ver: Windows.


Enlace web: http://windows.microsoft.com/en-US/windows-vista/What-happened-to-NetMeeting

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 21
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

intercambio de datos o la compartición de herramientas en un paquete completo,


integrado para su uso en Internet o en intranet corporativo.

g) Open Coast

La solución Open Coast8 es un marco de trabajo (Framework) Open Source usado para
construir aplicaciones de groupware síncronas con el lenguaje Smalltalk. Open Coast se
plantea ante como solución ante el problema de construir groupware reduciendo la
carga de trabajo de desarrollarlo. Open Coast aporta facilidades para accesar objetos
(datos, documentos, etc.) compartidos, controlar accesos entre usuarios, aportar
consistencia cuando se alteran datos y todos los usuarios vean lo mismo luego del
cambio, aportar componentes y objetos usados con antelación (una librería de recursos
útiles) y gestionar las sesiones de trabajo de los usuarios. Open Coast es una
herramienta que permite construir groupware sincrónicos que facilitan un trabajo
cercano entre personas dispersas geográficamente o co-localizadas.

h) Skype

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Skype9 es un software basado en voz sobre Internet (VoIP) que permite hacer llamadas
gratis sobre Internet a cualquier otra persona o personas que también tengan Skype.
Hace, así, las veces de un servicio de audioconferencia o telefonía ‘barato’.

Skype trabaja con la mayor parte de PC’s y su trasvase o descarga desde Internet es
libre (gratuito).

Sin Duda Skype representa una herramienta de comunicación práctica y eficaz (con
conexiones a Internet adecuadas), que permite una comunicación entre varios usuarios


con finalidades diversas, e incluso comerciales.

i) Tango

Tango10 surge de un proyecto del Centro de Arquitecturas Paralelas de la Universidad


de Syracuse para convertir un instrumento de recuperación de documentos asincrónico
a un medio de comunicación realmente colaborativo. Tango integra una rica colección
de instrumentos sincrónicos y asincrónicos de colaboración.

8. Para más información ver: Open Coast.


Enlace web: http://swik.net/opencoast
9. Para más información ver: Skype.
Enlace web: http://www.skype.com/intl/es/home/
10. Para más información ver: Tango Interactive.
Enlace web: http://www.tangointeractive.com/
Enlace web: http://www.collabworx.com/legacy/tango/

22 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

El sistema provee capacidades de comunicación multipartidarias como eslabones


múltiples de audio/de vídeo, usos compartidos, instrumentos de entrega sincrónicos
digitales de audio y de vídeo, espacios de charla, y juegos interactivos. El sistema es
completamente distribuido. Tango es tanto sistema de comunicación versátil multimedia
como una plataforma de integración de software. El sistema está desarrollado en Java y
apoya módulos de colaboración escritos en cualquier lengua. Tango ha sido usado
satisfactoriamente para poner en práctica instrumentos de estudio a distancia, un
centro de control de mando, un puente de telemedicina, y un espacio de instrumentos
remotos para consultoría.

j) Team rooms

Team rooms11 crea espacios (habitaciones) para apoyar diferentes estilos de trabajo
individual y de grupos. Suministra un lugar para: el trabajo individual y de grupo, para
establecer reuniones formales e informales, y para dejar recordatorios, mensajes,
documentos, notas y artefactos de trabajo para otras personas. Las personas pueden
actuar en los cuartos de forma asincrónica y sincrónica.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

La figura 1.19 muestra el estado de un espacio en el principio de una reunión. Cuando


una reunión empieza los participantes se ven los unos a los otros, sus íconos se hacen
visibles, así como sus punteros. En ese momento los participantes pueden trabajar
colaborativamente y en tiempo sincrónico.

Figura 1.19: Espacio de trabajo Teamrooms.

11. Para más información ver: TeamRooms.


Enlace web: http://www.sigchi.org/chi96/proceedings/shortpap/Roseman/mr_txt.htm
Enlace web: http://grouplab.cpsc.ucalgary.ca/Projects/ProjectTeamRooms

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 23
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

3. HERRAMIENTAS INTEGRADAS PARA EVTC

En los siguientes apartados de este capítulo se describirán, comentarán y se darán


detalles sobre varias herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos
virtuales, con el objeto de conocer su operativa propia y para poder familiarizarse con el
uso de cada uno de ellos. Asimismo con el objeto de conseguirse el aprendizaje de una
gama amplia de entornos y de este modo desarrollar habilidades propias para
enfrentarse a operar y desenvolverse en cualquiera de ellos, u otros, con éxito.

3.1. ANÁLISIS COMPARATIVO DE HERRAMIENTAS INTEGRADAS PARA EVTC

Previo al detalle de cada herramienta, se revisan varias características comunes y


deseadas en todo EVTC y se revisa en la tabla 1.1 cómo cada herramienta la provee o
no. La tabla permite contar con una herramienta comparativa de las herramientas,
aunque su valor radica en mostrar cómo comparar este tipo de herramientas. Los

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


criterios comparativos son los más tradicionales, pero pueden ampliarse a otros. Cabe
destacar que conforme avanzan o se desarrollan estas u otras tecnologías, tablas de
este tipo pueden verse alteradas.

1. Ejecución del sistema desde el navegador de Internet.

2. Disponibilidad del sistema para la interacción síncrona.

3. Disponibilidad del sistema para la interacción asíncrona.

4. Disponibilidad del sistema para gestión de documentos.


5. Disponibilidad del sistema para gestión de procesos de trabajo.

6. Disponibilidad del sistema de aplicaciones compartidas.

7. Disponibilidad del sistema de correo electrónico.

8. Disponibilidad del sistema de mensajería inmediata.

9. Disponibilidad del sistema de foros de discusión.

10. Disponibilidad del sistema de tablones de anuncios.

11. Disponibilidad del sistema para la charla (chat).

12. Disponibilidad del sistema de audioconferencia.

13. Disponibilidad del sistema de videoconferencia.

14. Disponibilidad del sistema para la reunión electrónica.

24 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

15. Disponibilidad del sistema para la programación de grupos.

16. Disponibilidad del sistema para soporte a toma de decisiones.

CRITERIOS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Barnraiser        
Brane        
BrightSuite               
Cassiopeia          
Convea              
CZ Empresa              
Deme/Dicole          
E Groupware         
HERRAMIENTAS E Room           
INTEGRADAS
PARA EVTC FacilitatePro              
First Class          
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Group Server        
GroupSystems           
Mayetic Village          
PhpGroupware         
Project Dox         
Realization Engine      
@Task         

Tabla 1.1. Análisis comparativo de los 18 Entornos Virtuales de Trabajo Colaborativo estudiados.

: disponibilidad positiva del sistema hacia la característica correspondiente.

3.2. RELACIÓN DE HERRAMIENTAS INTEGRADAS PARA EVTC

a) Barnraiser

Aroundme, Bea con eI gloo son entornos virtuales de trabajo colaborativo desarrollados
por la empresa Barnraiser12, que combinan distintos instrumentos sociales conectados
a una red con rasgos de trabajo de colaboración, incluyendo foros, bibliotecas de
documentos, calendarios, y blogs.

Estos tres paquetes Barnraiser se liberan bajo licencia de software libre (gratis) tipo gnu-
GPL.

12. Para más información ver: Barnraiser.


Enlace web: http://www.barnraiser.org/aroundme/

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 25
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Aroundme, Bea con eI gloo son interconexiones sociales y plataformas de colaboración


de grupo libres (gratis). Pueden ser usados para construir comunidades basadas sobre
Internet y pueden ser configurados para socios cerrados o para la interconexión social
abierta de comunidades. Estas características los convierten en plataformas ideales para
grupos, organizaciones basadas en socios y equipos. Son soluciones perfectas para
grupos de interés mutuo o especial y para socios de organizaciones que deseen crear
una red de conocimiento al rededor de sus intereses.

Los miembros pueden crear y publicar blogs, páginas, encuestas, discusiones, tareas y
actividades para su red, para el grupo o para el público. Estos instrumentos están
integrados fuertemente en una plataforma simple de usar que permite autorizara socios
alrededor de sus intereses compartidos.

b) Brane

Brane 13 ha sido una herramienta de trabajo colaborativo para la empresa. Permite


fomentar la discusión en los equipos de trabajo en todo su espacio para que ocurran en
el contexto de los documentos relevantes y entorno a la información de los proyectos.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Brane es un sistema muy potente para el uso del trabajo en colaboración en los equipos
de proyectos mediante un diseño para servidor propio basado en ventanas de Microsoft.

Figura 1.20: Pantalla inicial del sistema Brane.

13. Para más información ver: Brane.


Enlace web: http://www.branespace.com/

26 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Entre sus aspectos y características destacadas cabe considerar las siguientes:

• Apoyo a multiequipos de empresa y en diseño y gestión de proyectos;


• Permite el establecimiento de espacios, ambientes o entornos virtuales de trabajo
para equipos;
• Permite realizar el trabajo de oficina, desde casa o desde cualquier parte, es decir,
permite el trabajo a distancia;
• Proporciona un espacio de trabajo estructurado para planear y ejecutar proyectos;
• Permite la colaboración con proveedores y clientes;
• Permite coordinar actividades de proyectos;
• Permite reforzar la eficacia de los equipos de proyectos;
• Permite hacer visible el proceso y el conocimiento;
• Permite la captura, mejora y reutilización de procesos de colaboración.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Entre sus utilidades destacan las siguientes:

• Gestión de proyectos: cartas Gantt, cálculos de dependencia, rastreo de cambios y


sincronización con Microsoft Project;
• Gestión de procesos laborales;

• Gestión de cuestiones, acontecimientos y reuniones;

• Gestión de documentos;

• Integración inmediata de la mensajería;

• Recordatorios de tareas;

• Seguridad basada por roles de usuarios y privilegios de acceso;

• Biblioteca.

c) BrightSuite

BrightSuite 14 es una herramienta extraordinariamente integradora de soluciones


groupware. Destaca por tener instrumentos asincrónicos de colaboración (foros,
calendarios, planificación, entre otros) e instrumentos sincrónicos (comunicación y
mensajería inmediata). Requiere servidor Microsoft, SQL, o MySQL.

14. Información comercial en: Desarrollo Web.


Enlace web: http://www.desarrolloweb.com/scripts/brightsuite-groupware.html

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 27
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

De forma más detallada, las soluciones que integra BrightSuite son las que se describen
a continuación de forma gráfica:

• Calendarios;

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.21: Pantalla de calendarios de BrightSuite.

• Chat;

Figura 1.22: Pantalla de chat de BrightSuite.

28 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Gestor de contactos;

Figura 1.23: Pantalla de gestor de contactos de BrightSuite.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Gestor de contenidos y documentos;


Figura 1.24: Pantalla de gestor de contenidos y documentos de BrightSuite.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 29
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Tablón de anuncios;

Figura 1.25: Pantalla de tablón de anuncios de BrightSuite.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


• E-mail;

Figura 1.26: Pantalla de e-mail de BrightSuite.

30 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• E-Meeting;

Figura 1.27: Pantalla de e-Meeting de BrightSuite.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Gestor de archivos;

Figura 1.28: Pantalla de gestor de archivos de BrightSuite.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 31
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Fórum;

Figura 1.29: Pantalla de fórum de BrightSuite.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


• Mensajería inmediata;

Figura 1.30: Pantalla de mensajería inmediata de BrightSuite.

32 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Noticias;

Figura 1.31: Pantalla de noticias de BrightSuite.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Mensajería telefónica;

Figura 1.32: Pantalla de mensajería telefónica de BrightSuite.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 33
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Gestor de proyectos;

Figura 1.33: Pantalla de gestor de proyectos de BrightSuite.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


• Gestor de notificaciones;

Figura 1.34: Pantalla de gestor de notificaciones de BrightSuite.

34 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Gestor de asignación de tareas;

Figura 1.35: Pantalla de asignación de tareas de BrightSuite.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Gestor de equipos;

Figura 1.36: Pantalla de gestor de equipos de BrightSuite.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 35
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Acceso wireless a BrightSuite;

Figura 1.37: Pantalla de acceso wireless a BrightSuite.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


d) Cassiopeia

Cassiopeia es un espacio o entorno virtual de trabajo para apoyo a procesos de


colaboración de grupos de personas de forma asincrónica y sincrónica diseñado por
SmartSuite.

Es una herramienta destinada a la empresa y a sus procesos operativos de gestión tales


como los de dirección de grupos, los de control de la comercialización, las ventas, y el


servicio. Con este sistema se da soluciones para el trabajo en las organizaciones de
modo que se acelere y mejoren los procesos de negocios, esencialmente los complejos
y dinámicos que son más difíciles de automatizar. Permite la complementación con
otros sistemas de la empresa como ERP o CRM, especialmente a la hora de la actuación
de las personas en los procesos cuando están geográficamente dispersas, para actuar
recíprocamente y comunicar subprocesos, así como para coordinar procedimientos
específicos.

36 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

ERP – ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

ERP (Enterprise Resource Planning) es un concepto organizacional que alude a sistemas de gestión de información que
integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
empresa. Los ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa, es decir “atraviesa” todas las funciones
organizacionales. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas
partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de
proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, entre otras. Son
comercializados por diversas empresas, motivo por el cual muchos software ERP se conocen por el nombre del fabricante,
por ejemplo: SAP. El coste de un ERP suele ser alto, tanto en lo económico por su valor real (si bien existen soluciones
PYMES a coste razonables), como en lo organizacional ya que un ERP implica ajustar una organización a patrones de trabajo
que impone el propio ERP o al mismo tiempo requiere ajustar el ERP para adaptarse a la organización.

CRM - CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

CRM (Customer Relationship Management) es un concepto que se refiere a la administración basada en la relación con los
clientes; y es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente. De igual manera, existen
Software CRM que; son sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al
marketing. Un ejemplo es Zohoa, una plataforma que aporta herramientas de negocios, de colaboración y de productividad
de manera integrada.

a.Para más información ver: Zoho. Enlace web: http://www.zoho.com

El sistema Cassiopeia se centra en el apoyo al trabajo de equipos distribuidos de


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

proyectos con desafíos complejos en el control de la comercialización, las ventas y el


servicio. En este ámbito cada proyecto está compuesto de una combinación específica
de procesos, datos y comunicación.

Figura 1.38: Esquema de interacción de datos, procesos y comunicación en el sistema Cassiopeia.

Cassiopeia se comporta como una plataforma que complementa la existencia de los


sistemas ERP y CRM apoyando óptimamente la comunicación intensiva y tareas en el
control de comercialización, estudios del mercado, ventas, y la información y las
reclamaciones. Usando tal plataforma todos los trabajadores implicados pueden
cooperar en proyectos comunes y tomar decisiones consensuadas y óptimas, operando
los procesos más eficientemente y obteniendo, en suma mejores resultados.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 37
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

La plataforma establecida une a empleados, clientes, partners y proveedores,


ofreciéndoles acceso a datos relevantes de proceso y de sistemas backoffice y
proporcionándoles la comunicación apropiada y los instrumentos de interacción
necesarios. Las experiencias exitosas generan una base de conocimiento que asegura a
las organizaciones capacidad para aplicar un profesionalismo creciente en la
colaboración y cooperación durante la exigencia de proyectos. La plataforma de
smartsuite se fundamenta en tres subgrupos de actuación integrados los cuales son:

• Espacios de trabajo: se une a los miembros del equipo de proyecto dispersados


geográficamente empleados en edificios diferentes, oficinas regionales o de
distintos países, así como a clientes, partners y proveedores en espacios de
trabajo establecidos.

• Acceso a sistemas ERP y CRM: se permite a todos los usuarios o a los del proyecto
seleccionado el acceso a los datos relevantes que se guardan en los sistemas ERP o
CRM (por ejemplo mediante Siebel).

• Comunicación interactiva: se proporcionan instrumentos de comunicación

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


apropiados a los miembros de equipos de proyectos para permitirles comunicarse
sin problemas y espontáneamente, y actuar recíprocamente a través de las
frontera s de la em presa (se proveen i nstrumentos pa ra si ncronizar las
comunicaciones).

Figura 1.39: Esquema de los subgrupos de actuación integrados de la plataforma Cassiopeia de SmartSuite.

38 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Las ventajas que presenta este sistema son:

• Mejora de los resultados: los equipos de proyectos toman mejores decisiones ya


que tienen acceso a la gente requerida y el contenido requerido en el tiempo
requerido.

• Ahorro de tiempo: las personas reducen la pérdida de tiempo omitiendo la


comunicación sólo a los mínimos necesarios y en tal caso de forma no presencial.

• Menos redundancias: se reduce extraordinariamente la inundación de correos


electrónico y las llamadas telefónicas creadores de información redundante.

• Reproductibilidad: la comunicación del proyecto es guardada, permitiendo a las


organizaciones trazar un mapa de sinergias y preservarlas mejores prácticas para
proyectos futuros.

e) Convea

Convea15 es una plataforma de intranet para el trabajo de colaboración, destacando las


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

utilidades de discusiones, charla en tiempo real, mensajería inmediata, planificación de


grupo, gestión de archivos, entre otras.

El sistema Convea presenta dos productos diferenciados:

• Convea Intranet Suite, solución groupware.

• Convea One Vision, plataforma de aplicación web.

Aunque se comercializa normalmente como un mismo paquete. El sistema Convea


puede definirse como una intranet diseñada para la empresa, con un interfaz para la
interacción de las personas en su trabajo de colaboración, conformándose, en suma,
como un sistema virtual para la gestión de operaciones. Convea se instala sobre el
servidor de la organización usuaria. Entre los módulos o utilidades que integra Convea
cabe mencionar:

• Blog. Un blog, o weblog, es un diario en línea donde puede registrarse


pensamientos y compartirse con quien se esté interesado. El blog permite escribir y
compartir experiencias. Se integra con el correo electrónico, permite localizar
acontecimientos por fechas.

• Calculadora. Realiza todas las funciones de una calculadora estándar, pero desde el
web.

15. Para más información ver: Convea.


Enlace web: http://ww.convea.com

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 39
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Calendario. Permite la planificación de eventos, la gestión de tiempo y el anuncio


público o privado de actividades. Se integra con el correo electrónico, crea
recordatorios de acontecimientos.

• Espacio (cuarto) de charla. Este módulo es un constructor de comunidad que apoya


la creación de espacios (cuartos) ilimitados públicos o privados, y con un número
ilimitado de participantes en cada espacio (cuarto). De este modo se posibilita las
reuniones en línea de personas, la charla, el intercambio de archivos y el aprender
los unos con los otros.

• Convertidor. Este módulo permite convertir unas unidades en otras en relación a


variables como aceleración, ángulo, área, densidad, energía, entre otras.

• Grupos de discusión. Este módulo permite realizar foros de discusión creando


grupos ilimitados de asociados a temas.

• Gestor de documentos. Este módulo permite manejar archivos personales y


carpetas compartidas para la colaboración corporativa o de proyectos. Permite la
gestión de versiones de los documentos así como su búsqueda mediante un motor

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


de búsqueda interno, y se integra con el correo electrónico.

Figura 1.40: Pantalla de gestor de documentos.

• Gestor de archivos. Permite manejar los archivos y carpetas a crear y utilizar,


copiarlos, modificarlos, pegarlos. Así como compartirlos con los usuarios
seleccionados.

• Buscador. Es una lista de árbol dinámica de todos los usuarios, posiciones y


recursos que pertenecen a la organización.

40 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Mensajería inmediata. Este módulo permite iniciar sesiones inmediatas de


mensajería con cualquier usuario sobre el sistema. El usuario tendrá una lista de
amigos y colegas, de los que se le informará de sus estados en línea, además de la
mensajería inmediata con ellos, también se podrá enviar archivos inmediatos a
otros usuarios.

• Mercado. Este módulo ofrece un lugar a los usuarios donde se permite la compra,
venta e intercambio de mercancías.

• Sumario. Es el lugar central que sirve de índice o sumario de todo el entorno


Convea, presenta los acontecimientos próximos establecidos en el calendario, los
mensajes nuevos, las tareas por hacer, y las actividades que los demás
participantes han estado creando discusiones y noticias nuevas, entre otras. En
suma, proporciona una descripción completa y sintética del sitio.

• Noticias y acontecimientos. Este módulo es el lugar para crear noticias y anunciar


acontecimientos según categorías. Permite, asimismo, comentar las noticias y
acontecimientos disponibles.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Libreta. Este módulo permite realizar apuntes y anotaciones que luego se pueden
recuperar, mediante un redactor de texto. Se integra con el gestor de archivos.

• Guía telefónica. Es un instrumento de referencia rápida para la información de


contactos telefónicos. Se integra con los perfiles de los usuarios.

• Encuestas. Permite valorar la opinión de las personas sobre ciertas cuestiones


mediante su votación. Para realizar la encuesta se entra el título y una breve
descripción de la cuestión y se agrega en las opciones de respuestas o brequé
puede votar las personas. Una vez realizadas las respuestas y votaciones el sistema

refleja los resultados de forma gráfica. También se puede permitir responder a la


encuesta con comentarios para matizar la adquisición de votos sobre las opciones.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 41
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.41: Pantalla de encuestas.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


• Gerente de sitio. Este módulo permite la administración del sistema. Gestiona el
panel a ver mediante una selección de íconos que manejan las diferentes
categorías. Entre las categorías se diferencian: usuarios y posiciones (creación,
corrección y supresión de usuarios, así como aplicación de perfiles de acceso en el
sistema. Creación de equipos, departamentos, grupos de trabajo, y sus
correspondientes espacios de trabajo privado alrededor de estas agrupaciones. Así
mismo creación o reflejo de estructuras reales de la empresa en el ámbito virtual de
Convea); módulos (modificación, ajuste, creación de módulos privados o públicos e
interrelación de módulos entre sí con otras intranets o enlaces o usos de Internet


con el mismo acceso de usuario y mecanismos de visibilidad como el resto del
sistema. También se pueden usar algunos módulos como servidores de otras
aplicaciones integradas o independientes); perfiles (creación de los perfiles de
acceso de los usuarios a los distintos módulos); roles (creación y asignación de
papeles o roles a los usuarios, puede ser desde una descripción textual de su
trabajo a un nivel de jerarquía).

42 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.42: Pantalla de gerente de sitio.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Escritorio remoto sobre ventana. Ventana para compartir escritorios y utilidades en


línea con grupos.

Figura 1.43: Pantalla de escritorio remoto sobre ventana.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 43
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Tiempo mundial. Para coordinar actividades entre personas que trabajan en lugares
distintos del planeta, este módulo establece un punto de referencia a nivel de
tiempos en la sincronización de las interacciones.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.44: Pantalla de tiempo mundial.

A continuación mediante visualización de pantallas se plasma algunas de las operativas


del sistema Convea.

Figura 1.45: Conexión a Convea.

44 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.46: Escritorio estándar mostrando los consejos de utilización del sistema.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.47: Vista de un día nuevo en el calendario.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 45
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.48: Recordatorios en el calendario.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.49: Módulo redactor con verificador de ortografía.

46 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.50: Redactor con integración del sistema de archivos.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.51: Creación de una discusión mediante el redactor estándar.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 47
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.52: Se ha comenzado un tema nuevo de discusión.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.53: Creación de archivos mediante el gerente de documentos.

48 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.54: Módulo Sumario.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.55: Fijación de noticias en el módulo de acontecimientos y noticias.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 49
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.56: Creación de apuntes en el módulo de libreta.

f) CZ Empresa

Community Zero Empresa 16 (CZEmpresa) es una herramienta integrada para la


colaboración virtual en línea, para la creación de comunidades, y para la gestión del
conocimiento compartido. Ha sido desarrollada por Ramius Corporation.

Entre los empleos que se le ha dado a esta plataforma cabe considerar:


• Gestión de equipos;

• Reuniones de reflexión;

• Colaboración en tiempo real;

• Grupos de afinidad;

• Foros de apoyo;

• Intranet de empresa;

• Gestión de operaciones;

• Desarrollo de proyectos;

16. Para más información ver: Community Zero.


Enlace web: http://www.ramius.net/welcome.cfm

50 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Dirección de proveedores;

• Lanzamientos de producto;

• Atención al cliente;

• Proyectos de consultoría;

• E-Learning;

• Entrenamiento de mandos;

• Recurso de aulas virtuales.

Y entre las utilidades que integra cabe destacar:

• Publicación de documentos;

• Establecimiento de anuncios y noticias;

• Realización de foros de discusión;


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Realización de charlas incrónica;

• Programación de acontecimientos;

• Realización de apuntes;

• Compilación de listas;

• Intercambio de archivos;

• Conducción de encuestas;

• Exposición de imágenes;

• Envío de correo electrónico de grupo.

A continuación se hace un recorrido por el sistema CZ Empresa mediante capturas de


pantallas en las que se muestra de forma sintetizada y visual su operativa.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 51
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

a) Página de bienvenida. Cada comunidad puede ser personalizada


extensivamente para reflejar el objetivo del área y la identidad del grupo.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.57: Página de bienvenida.

b) Página de inicio (sumario). Los usuarios inician sesión en una página que
resume los contenidos nuevos y presenta el sumario de la plataforma.

Figura 1.58: Página de inicio.

52 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

c) Artículos. Desde este módulo pueden publicarse documentos de texto


independientes con hiperenlaces de web al contenido, tales como artículos de
noticias, historiales, boletines de prensa, páginas html.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.59: Página de artículos.

d) Redactor. Instrumento que simula la funcionalidad de procesador de texto.


Figura 1.60: Página de redactor.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 53
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

e) Discusiones. Los grupos de discusión minimizan los grandes volúmenes de las


listas de los correos electrónicos proporcionando un modo automatizado de
centralizar, enfocar y concentrar conversaciones. Las decisiones de grupo son,
además, archivadas y pueden buscarse aposteriori.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.61: Página de discusiones.

f) Calendarios. Permite planificar eventos así como recordarlos y anunciarlos.

Figura 1.62: Página de calendarios.

54 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

g) Archivos compartidos. Permite a miembros de comunidades almacenar y


compartir cualquier tipo de archivo de computador, incluyendo documentos de
oficina, programas de software y archivos multimedia.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.63: Página de archivos compartidos.

h) Listas compartidas. Establece información de forma estructurada. Permite


ponerse en contacto con listas, tareas, registros de acontecimientos, de modo
que pueden ser importados y exportados.

Figura 1.64: Página de listas compartidas.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 55
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

i) Sondeos. La toma de decisiones puede realizarse con eficacia alcanzando


acuerdos generales mediante encuestas así como calibrando las opiniones.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.65: Página de sondeos.

j) Charla en tiempo real. Permite a los miembros de una comunidad acortar la


geografía por reuniones virtuales en línea. Accesible exclusivamente a los
miembros de comunidad y no requiere software.

Figura 1.66: Página de charla en tiempo real.

56 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

k) Indicador de presencia y mensajería inmediata. Muestra e indica a los miembros


de la comunidad que están en línea y accesibles en tiempo real. Se permite
mensajería inmediata a los miembros de la comunidad que estén en línea.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.67: Página de indicador de presencia y mensajería inmediata.

l) Grupos de socios. Los miembros de comunidad pueden ser organizados en


grupos definidos por tipo de usuario. Los grupos son ideales para distinguir las
clases diferentes de miembros de la organización y aplicarlos subconjuntos
especiales de derechos sobre instrumentos y contenidos.

Figura 1.68: Página de grupos de socios.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 57
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

g) Deme/Dicole

La plataforma Deme17 fue diseñada como plataforma de deliberación y fue creada para
solucionar un problema no resuelto en los sistemas informáticos de conversación
tradicional, el cual es dar facilidades a una comunidad de grupo en su proceso
democrático de interacción ya que se encuentra definido por una cantidad limitada de
miembros para un encuentro cara a cara (el encuentro cara a cara es limitado por –
ejemplo dispersión de los miembros o su asincronía para coincidir) y por restricciones
en el uso de información en interacciones en tiempo-real (precisan compartir material
online mientras interactúan).

Deme es una plataforma Open Source gratuita para grupos de tamaño medio que toman
decisiones democráticamente. Entre sus características se cuentan facilidades para
trabajo en foros de discusión integrado con correo electrónico, que varios autores creen
documentos de manera colaborativa, y mecanismos de votación (polling).

La plataforma Dicole18 es un medioambiente o entorno groupware y de aprendizaje para


operar en web. Se diseñó para una amplia variedad de usos como gestión personal,

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


aprendizaje colaborativo mediado por ordenador/computador, seguimiento de proyectos,
y configurar comunidades.

Dicole tiene como principal fortaleza el aportar facilidades para que grupos personas
trabajen simultáneamente en bases de datos compartidas que permitan a su vez trabajar
con herramientas que potencien varias funcionalidades propias del trabajo grupal en red:
gestión de proyectos, gestión de calendarios y tareas, trabajo en foros, registro de
enlaces (URLs o gestión de marcadores), conversación en chats, seguimiento y gestión
de revisiones, trabajo con sistemas de votos, gestión de archivos/ficheros, uso


mensajería instantánea, y gestión de perfiles (profiles), entre las más importantes.

Ambos se distinguen porque Deme es óptimo para grupos medios centrados en


procesos decisionales (no discusiones sin objetivo), y Dicole se orienta a grupos en
general. Ambos pueden usarse con servidores contratados, o en el caso de Dicole, se
puede instalar un servidor propio.

17. Grouspace. What is Deme? En Groupspace.org. Enlace web: http://www.groupspace.org/


Davies, Tom; O’Connor, Brendan; Cochran, Alex; Parker, Andrew. (2005). Groupware for Groups': Problem-Driven
Design in Deme. Position Paper at from the Beyond Threaded Conversation Workshop at CHI 2005. Portland, Oregon. 3
pp. Enlace web: www.stanford.edu/~davies/Groupware-for-Groups.pdf
18. Dicole. Dicole web Site. Enlace web: http://www.dicole.com/en/
Robin Goods. (2007). El Futuro Del Aprendizaje Es Informal Y Móvil: Entrevista En Video Con Teemu Arina. En Robin
Goods Maste New Media.
Enlace web: http://www.masternewmedia.org/es/2007/04/18/el_futuro_del_aprendizaje_es.htm

58 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

h) EGroupware

EGroupware19 es un sistema para la colaboración en la empresa que integra muchas


soluciones para la comunicación y el trabajo compartido en línea.

A continuación se hace una presentación gráfica mediante una muestra de dos pantallas
(acceso a la plataforma e inicio-sumario del sistema), y una descripción escrita de las
funcionalidades integradas es el sistema.

a) Página de acceso a la plataforma.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.69: Página de acceso a la plataforma.

b) Página de inicio.

Figura 1.70: Página de inicio.

19. Para más información ver: EGroupware.


Enlace web: http://www.egroupware.org/

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 59
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Entre las funcionalidades que se congregan en la plataforma se consideran, entre otras:

• Correo electrónico asociado al sistema;

• Calendario;

• Libreta de direcciones;

• Sistema de gestión de documentos;

• Registro de notas y tareas;

• Administrador de proyectos;

• Foros de discusión;

• Espacio de establecimiento de enlaces asociados;

• Sistema de notificación de incidencias.

i) ERoom

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


ERoom 20 es un entorno de trabajo que permite la colaboración en la empresa con
compañeros, clientes y proveedores en un ambiente seguro. ERoom.net es un espacio
de trabajo recibido, de web que puede ser establecido y controlado en minutos, capaz
de adaptarse rápidamente para proyectos específicos, procesos, o iniciativas de
negocio.

Entre las características destacables de este sistema cabe considerar las siguientes:


• Acceso inmediato sobre eRooms de cualquier terminal de trabajo;

• Localización dentro de eRooms de espacios de trabajo a los que se tienen acceso;

• Copia, modificación y pegado de archivos de cualquier eRoom a cualquier otro


eRoom dentro de la misma comunidad;

• Gestión de grupos, roles y control de acceso a tareas seleccionadas;

• Selección y agregue de usuarios a listas de miembros eRoom.

Entre los usos de eRoom cabe diferenciar los siguientes:

• ERoom para servicios profesionales;

20. Para más información ver: eroom.net.


Enlace web: http://www.eroom.net/

60 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• ERoom para servicios financieros;

• ERoom para ciencias vitalicias;

• ERoom para fabricación;

• ERoom para gobierno;

• ERoom para usos horizontales.

a) ERoom para servicios profesionales

ERoom para servicios profesionales provee a organizaciones de servicios de un


ambiente completo de colaboración para integrar a todos los contribuidores en
la prestación de servicios profesionales a clientes: consultores, contratistas,
proyectistas y administradores y a los propios clientes.

Este ambiente de colaboración permite a las firmas montar los equipos más
aptos, de una manera eficiente para aplicar los recursos a los proyectos de sus
clientes, independientemente de sus posiciones geográficas. También
proporciona un espacio central para contextualizar toda la información, los
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

procesos, y la deliberación del entorno de trabajo a lo contratado con el cliente.


Esto promueve, además, la reutilización del conocimiento y de las mejores
prácticas; proporcionando un rastro para la auditoría de los procesos de trabajo,
así como para documentar actividades y justificarlas.

En la actualidad esta forma de trabajar y de enfocar el servicio al cliente y las


operaciones asociadas ha inspirado a organizaciones de servicios profesionales
para contemplar las tecnologías de colaboración como un modo de trabajar más
productivamente con los clientes y a través de equipos de proyecto
dispersados a escala mundial.

b) ERoom para servicios financieros

ERoom para servicios financieros provee a las organizaciones de servicios


financieros de un ambiente de colaboración para integrar a todos los
contribuidores en las transacciones financieras y sus procesos asociados, a
pesar de sus posiciones geográficas dispares.

Este ambiente de colaboración permite a las empresas emplear a las personas


dentro de procesos y tareas organizacionales cuando se requieran según el
momento (tiempo), oportunidad y competencia, lo cual permite optimizar
recursos y sacar el máximo valor a las iniciativas según su nivel estratégico.
Esto también permite a la empresa conservar todo el contenido y el contexto
que rodea a un proyecto o un proceso para acceder en curso, para la
reutilización, y como registros históricos. También proporciona un ambiente
flexible de colaboración para acelerar procesos críticos, como tratos complejos,
el tratamiento de reclamaciones, la investigación de equidad, y la gestión de
activos.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 61
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

c) ERoom para ciencias vitalicias

ERoom proporciona a empresas de biotecnología, farmacéuticas, y otras de


ciencias de la vida un ambiente completo de colaboración para integrar a todos
los contribuidores a la cadena de valor: investigadores, proyectistas y
administradores, entidades y socios colaboradores, equipos de pruebas clínicas,
así como a los responsables del control de comercialización.

Este lugar de trabajo virtual apoya las exigencias en tiempo del mercado, el
outsourcing en investigación, el desarrollo y funciones de control de
comercialización, la innovación y mejora de productos, y la asignación de los
recursos óptimos a sólo los productos candidatos más comercialmente viables.

d) ERoom para fabricación

ERoom provee a los fabricantes de un ambiente completo de colaboración para


integrar a todos los contribuidores a la cadena de valor de producción:
diseñadores, ingenieros, directores de la producción, operadores, proveedores,
y contratistas. ERoom mejora la planificación de la cadena de suministro y la
coordinación y el diseño de nuevos productos, el desarrollo, y la entrega y

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


proporciona un ambiente flexible para las exigencias crecientes, compartiendo
especificaciones de diseño, prototipos y dibujos CAD, soportando la acción, los
outputs y las órdenes de cambios.

Este lugar de trabajo permite a las empresas optimizar el diseño y desarrollo de


productos así como reducir el tiempo de lanzamiento. Ayuda, por otro lado al
outsourcing en cuestiones de producción y de funciones de apoyo como la
innovación de productos.

e) ERoom para gobierno


ERoom provee a agencias de gobierno de un ambiente seguro de colaboración
para unir a todos los contribuidores a la cadena de valor del sector público:
directivos, legisladores, empleados, vendedores, y ciudadanos. La colaboración
ayuda a la eficacia operativa de las agencias de gobierno, a la hora de
agilizarlos procesos y procedimientos, disminuir la burocracia, mejorar la
inteligencia de la organización, acelerar la respuesta, promover ambientes
dinámicos, y mejorar las relaciones claves entre los sectores públicos y
privados.

f) ERoom para usos horizontales

Uno de los aspectos más poderosos de eRoom es su flexibilidad para apoyar


una variedad de usos de la colaboración dinámica e imprevisible a los procesos
de negocio estructurados, repetibles. Por consiguiente, el lugar de trabajo
eRoom a menudo es usado en usos verticales como horizontales para optimizar
tanto procesos de negocio específicos como procedimientos operativos más
horizontales. De hecho, debido a la flexibilidad del eRoom, la cartera de

62 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

soluciones de una empresa a menudo incluye una combinación de usos


verticales y horizontales.

j) FacilitatePro

FacilitatePro21 es un ambiente para el trabajo colaborativo de grupo en línea que integra


soluciones de charla en tiempo real, de discusiones asincrónicas, de inspección, e
instrumentos de reunión de reflexión y toma de decisiones.

Los instrumentos básicos integrados que proporciona FacilitatePro son:

• Reunión de reflexión (brainstorming y generación de ideas o propuestas);

• Categorización y organización de ideas o propuestas (Descripción,


complementación y organización de ideas o propuestas);

• Votación y priorización de propuestas (Votación y establecimiento de prioridades


sobre las ideas o propuestas);

• Planificación de acciones (Conversión de decisiones en acciones papeles,


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

responsabilidades, tiempos);

• Inspección o revisión (Revisión, inspección y administración del proceso y sus


resultados);

• Documentación (Creación de informes del proceso realizado y de los resultados


obtenidos);

• Charla sincrónica (Charla escrita inmediata chat y mensajería inmediata). El modo


de charla permite discusiones vivas que tienden a ser menos estructuradas que una

sesión típica brainstorming...

A continuación se muestra una serie de pantallas con el desarrollo de ejemplos de


aplicación de los instrumentos anteriores en un proceso que los integra en su uso y en
la resolución de una situación. Las imágenes siguientes conforman un viaje guiado
breve sobre como con FacilitatePro se establece un flujo de reunión en línea para
facilitar la generación, la organización y la ordenación de ideas y como pueden
transformarse esta ideas o propuestas en acciones que conformen un plan de actuación
para solventar una situación. Aún así, mediante los enlaces que se presentan a

21. FacilitatePro. (2004). Facilitate.com Web site.


Enlace web: http://www.facilitate.com/
FacilitatePro-DEMO. 2004. Facilitate.com Demo site.
Enlace web: http://www.facilitate.com/technology/explore-live-software.html
Enlace web: http://www.facilitate.com/product_demonstration.htm
Enlace web: http://www.facilitate.com/resources/files/facilitate250k.wmv
Enlace web: http://www.facilitate.com/resources/files/facilitate.wmv
Las figuras de FacilitatePro son gratuitas y se han extraído de los enlaces previos.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 63
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

continuación se puede obtener mayor información sobre el funcionamiento del sistema


FacilitatePro y su utilidad como groupware con ejemplos y demostraciones.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.71: Pantalla de muestra de una reunión de reflexión (brainstorming).

Figura 1.72: Pantalla de muestra de una categorización y organización de propuestas.

64 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.73: Pantallas de votación y priorización de propuestas y de resultados de votación.


Figura 1.74: Pantalla de planificación de acciones.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 65
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.75: Pantalla de revisión.

Figura 1.76: Pantalla de documentación.

66 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.77: Pantalla de cuarto de charla.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

k) Firstclass

Firstclass22 es un servidor de intranet diseñado para la colaboración de usuarios, con


foro, con capacidades de correo electrónico y la integración con otros usos e
instrumentos adicionales. Entre estos instrumentos se destaca:

a) Página de inicio del servidor.


Figura 1.78: Pantalla de inicio del servidor con acceso a todas las herramientas.

22. Para más información ver: OpenText.


Enlace web: http://www.firstclass.com/

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 67
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

b) Calendario.

Figura 1.79: Pantalla de calendario y diario.

c) Gestor de contactos. Integrado con VoIP inicia llamadas telefónicas. Asimismo


asociado a cada contacto se puede almacenar abundante información, archivos

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


de texto, de fotos, de audio y de video, y compartir los con otros usuarios,
grupos, o con la organización entera.

Figura 1.80: Pantalla de gestor de contactos.

68 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

d) Mensajería inmediata y gestor de presencia integrada para la colaboración.


Permite ver cuándo los colegas están en línea y el salto directo a un ambiente
inmediato de mensajería para llevar a cabo reuniones en línea.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.81: Pantalla de mensajería inmediata y de gestor de presencia.

l) GroupServer

GroupServer23 es una herramienta para el trabajo colaborativo que integra foros de


discusión, correo electrónico, y la compartición de documentos sobre el web entre otros

rasgos.

Las utilidades fundamentales de groupServer son:

• Apoyo a sitios web para el trabajo en línea;

• Directorio de miembros;

• Compartición de documentos;

• Notificaciones sobre novedades acaecidas en el espacio;

• Gestión de foros sobre el web.

El Sistema GroupServer ha sido diseñado por: GroupSense, Iopen y Zype.

23. Para más información ver: GroupServer.


Enlace web: http://groupserver.org/

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 69
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

m) GroupSystems

GroupSystems 24 (antes denominada Ventana) es un una herramienta groupware


integrada para la colaboración y la reunión virtual de equipos de trabajo con objeto de
juntar entradas, alcanzar acuerdos generales, tomar decisiones, y desarrollar proyectos.

En las siguientes transparencias se muestra un resumen de las funcionalidades de


GroupSystems. Asimismo, se describe algunas aplicaciones destacadas para las que se
ha usado este sistema, así como entidades y organizaciones que son usuarias.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.82: Esquema de cómo trabaja GroupSystems.

Figura 1.83: Esquema sobre el soporte a la creatividad de GroupSystems.

24. Para más información ver: GroupSystems.


Enlace web: http://www.ventana.com/product
Enlace web: http://www.groupsystems.com/

70 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.84: Pantalla de liderazgo del proceso creativo.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.85: Uso de la agenda para la coordinación del proceso creativo.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 71
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.86: Procedimiento de tormenta de ideas (brainstorming).

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.87: Procedimiento de priorización de ideas creadas.

72 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.88: Procedimiento de votación y valoración de ideas creadas.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.89: Detalle de un plan de actuación.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 73
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.90: Informe de resultados para los participantes.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.91: Ejemplos de aplicaciones de GroupSystems.

74 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.92: Lista de clientes relevantes de GroupSystems.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.93: Resumen de las cualidades de GroupSystems.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 75
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

A continuación se describe con más detalle un proceso de reunión e interacción de


grupo en el sistema GroupSystems.

a) Se planifica una reunión en la agenda.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.94: Pantalla de planificación de reunión en agenda.

b) Se lleva a cabo un brainstorming para la generación de nuevas ideas, de forma


simultánea, anónima y rápida.

Figura 1.95: Pantalla de brainstorming.

76 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

c) Se organizan las ideas para su convergencia.

Figura 1.96: Pantalla de organización de ideas.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

d) Se matizan, detallan y complementan las ideas. Se capturan las ideas sugeridas


importantes, se dan explicaciones y comentarios, y se vinculan a cada idea.

Figura 1.97: Pantalla de complementación de ideas.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 77
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

e) Se construye una estructura de árbol para analizar fuerzas y debilidades de las


sugerencias establecidas y para ampliar perspectivas.

Figura 1.98: Pantalla de análisis de ideas.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


f) Valorar cuantitativamente las alternativas sugeridas mediante: votación,
establecimiento de criterios múltiples, escalas, pesos o gamas numéricas.

Figura 1.99: Pantalla de valoración de ideas.

78 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

g) Obtención de resultados comparativos de las opciones establecidas para


conseguir acuerdos consensuados.
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.100: Resultados de la valoración de ideas para establecer un plan de actuación.

h) Informe sobre las medidas adoptadas. Al instante se genera y distribuye los


resultados detallados en html, en editor de texto y Excel.

Figura 1.101: Informe de resultados obtenidos.

n) Mayeticvillage

Mayeticvillage25 es una plataforma Open Source gratuita orientada a la colaboración y


que permite compartir una gama entera de documentos y de información entre

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 79
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

personas. Su utilización es gratuita en su modalidad básica pero existen servicios


adicionales de pago.

mVnews es un boletín de noticias mantenido por mayetic para informar a los usuarios
de los últimos rasgos, consejos y trucos; cualquier persona puede inscribirse.

El espacio de trabajo colaborativo Mayeticvillage puede obtenerse libremente


(gratuitamente) creándose sobre el website de Mayetic.

Entre los rasgos fundamentales a destacar de este groupware se consideran:

• Seguridad. El acceso a los espacios de trabajo es asegurado por el nombre de


usuario y la contraseña. Cada documento fijado en el espacio de trabajo
automáticamente es explorado y analizado por el antivirus Mayetic.
• Acceso. El espacio básico o iniciador tiene capacidad para 400 usuarios privados e
ilimitado para espacios de trabajo públicos.

Existen tres niveles de espacios de trabajo disponibles: iniciador, estándar, y

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


profesional. El espacio iniciadores libre (gratis), y los espacios estándar e iniciador son
de pago. Usando los espacios de trabajo de colaboración Mayetic, cualquier grupo de
trabajo que pertenezca a una organización interna o externa puede publicar y compartir
información y documentos de manera colaborativa, estructurada y segura.

El entorno virtual de trabajo colaborativo Mayetic presenta la siguiente imagen.

Figura 1.102: Pantalla de acceso a Mayetic.

25. OODrive. The Cloud Storrage Company. Enlace web: http://www.mayetic.com/


Mayetic. Mayetic Intranet Collaboratif. Enlace web: http://www.mayetic.com/presentation.html
Mayetic-DEMO. Mayetic Visite Rapide. Enlace web: http://www.mayetic.com/visite-rapide.html
Todas las figuras son de uso libre y se han tomado de los enlaces previos.

80 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

El sistema Mayetic permite entre otras las siguientes funcionalidades para la gestión de
equipos de proyectos sobre un espacio virtual colaborativo:

• Publicación de documentos;
• Creación de foros con colaboradores, clientes o proveedores;
• Planificación y coordinación de acontecimientos;
• Reunión online;
• Organización y archivo de recursos de un proyecto sobre un espacio único y
seguro.

A continuación se explica las funcionalidades a nivel operativo del sistema Mayetic.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.103: Funcionalidades de Mayetic.


1. Nombre de espacio de trabajo o logo. Se puede cambiar el nombre del espacio


de trabajo o el logo de forma personalizada.

2. Barra lateral. Se pueden colocar páginas, carpetas, o espacios (cuartos)


privados en esta sección.

3. Gestión del espacio de trabajo. Mediante esta sección los usuarios del espacio
de trabajo pueden personalizar los modos de uso tal como establecer espacios
(cuartos) privados y espacios (cuartos) internos, o agregar o suprimir a
miembros y establecer derechos de acceso y grupos.

4. Instrumentos: sitemap, búsqueda, noticias, etc. Esta barra de herramientas


ayuda a usar funcionalidades de colaboración: notificación a miembros,
búsqueda de documentos, visualización de noticias, consulta de estadísticas.

5. Contenido. El contenido principal se localiza en la ventana central. Permite


publicar documentos o páginas simples correspondientes al contenido.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 81
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

6. Enlaces de ayuda. Ayudas e informaciones sobre el espacio de trabajo y


Mayetic.

7. Iconos de acción. En todo momento esta área muestra lo que puede hacerse en
el espacio de trabajo con los derechos de acceso que tenga el usuario:
creación, modificación, supresión, respuesta, revisión, publicación, entre otras.

8. Mayetic Noticias. Recepción de noticias y consejos Mayetic.

A continuación (tabla 1.2) se establece una tabla comparativa entre las características
de Mayetic libre (gratuito) y Mayetic de pago.

MAYETIC MAYETIC
LIBRE (GRATIS) PAGO

N° espacios de trabajo 1 Ilimitado

Espacio de almacenaje 2 Gigabytes Ilimitado

N° usuarios/espacio de trabajo 399 Ilimitado

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


N° usuarios anónimos/espacio de trabajo Ilimitado Ilimitado

Gestión de documentos  
Derechos de perfiles/acceso  
Carpetas  
Sub-espacios privados  
Gestiónde tareas  


Calendario de grupo  
Antivirus  
Notificaciones  
Noticias  
Instrumentos de búsqueda  
Disponible en 3 lenguas  
Apoyo de usuario  
Proceso laboral  
Estadísticas  
Nombre de Dominio  
Lista de espacio de trabajo Club mayetic 

82 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

MAYETIC MAYETIC
LIBRE (GRATIS) PAGO

Charla - 
Comunicación de web - 
Completamente
20 aspectos disponibles con
Diseño personalizable con la
personalización opcional
identidad del cliente

Mayetic
Mayetic
Recepción (Servidores dedicados)
(Servidor compartido)
Recepción de cliente

Tabla 1.2. Comparativa entre características de Mayetic libre y de pago.

o. PhpGroupware

PhpGroupware26 proporciona la integración de unas 50 utilidades para la colaboración


en línea como: calendario, libro de direcciones, correo electrónico, lista de recursos,
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

compartición de documentos, herramientas para administración de proyectos, foros de


discusión, gestor de archivos, entre otras más.

A continuación, mediante imágenes, se describe la funcionalidad de PhpGroupware:

a) Página de inicio de PhpGroupware.


Figura 1.104: Página de inicio.

26. Para más información ver: PhpGroupware.


Enlace web: http://www.phpgroupware.info/
Enlace web: https://savannah.gnu.org/projects/phpgroupware

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 83
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

b) Página de menú de preferencias.

Figura 1.105: Página de menú de preferencias.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


c) Página de calendario.

Figura 1.106: Página de calendario.

84 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

d) Página de libreta de direcciones.

Figura 1.107: Página de libreta de direcciones.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

e) Página de charla (chat).


Figura 1.108: Página de chat.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 85
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

f) Página de fórum (foro de discusión).

Figura 1.109: Página de fórum.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


g) Página de gestor de documentos.

Figura 1.110: Página de gestor de documentos.

86 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

h) Página de mensajería.

Figura 1.111: Página de mensajería.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

i) Página de administración de proyectos.


Figura 1.112: Página de listado de proyectos.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 87
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.113: Página de listado de actividades.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.114: Página de presupuestaciones.

p) ProjectDox

ProjectDox27 es un sistema para la colaboración con énfasis en trabajos de diseño,


proyección y construcción. Sus rasgos aseguran la compartición de documentos, la
notificación de cambios, los foros de discusión, la trazabilidad de la información y del

27. Para más información ver: Project Dox.


Enlace web: http://www.avolvesoftware.com/index.php/projectdox/overview/
Enlace web: https://projectdox.vpad.indiana.edu/Projectdox/

88 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

conocimiento para la auditoría y la gestión de historiales de buenas prácticas, así como


la colaboración remota, en cualquier momento y lugar.

ProjectDox permite a los miembros de un equipo tener acceso a un sitio centralizado


sobre el web para trabajar en compartición, colaboración y cooperación, en línea. En
cuanto a los historiales de proyectos, con ProjectDox se tiene un registro completo de
todo: cada actividad, cada documento, cada comentario y cada cambio acerca del
proyecto. Si surgen problemas sobre el desarrollo del proyecto sobre ProjectDox, se
tienen los registros, y el manejo de las discusiones de responsabilidad se podrán llevar a
cabo con eficacia en el propio sistema, teniendo la información vital al alcance de la
administración del proyecto y después de la terminación del mismo para su auditoría.

ProjectDox es una base de datos fácil de usar que almacena y organiza todos los
documentos y archivos del proyecto, dando a todos los miembros del equipo acceso
constante para sus necesidades de información en línea.

Existen tres categorías de usuarios: administrador de sistema, administrador de


proyecto, y usuario final (proyectistas). El administrador de sistema control a los
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

accesos sobre ProjectDox de los administradores de proyectos (jefes de proyectos


designados), estos últimos controlan el acceso a los usuarios finales.

Cuando se crea un proyecto, ProjectDox automáticamente establece una carpeta para


almacenar los documentos asociados a ese proyecto. Los administradores de proyecto
tienen control completo sobre como estructurar el sistema de carpetas según las
necesidades específicas. ProjectDox también genera una cuenta de correo electrónico
única del proyecto que permite establecer un método para almacenar todos los

documentos mandados por fax a un número particular.

Cada miembro del equipo de proyecto puede tener un nivel diferente de acceso. Por
ejemplo, un miembro puede tener acceso completo, mientras otro sólo puede tener
acceso sobre algunos documentos o fases del proyecto. Al establecerse conexión, los
usuarios inmediatamente ven todos los proyectos de los que son miembros. Al
seleccionar el proyecto deseado se les permite ver el directorio del proyecto y la lista de
archivos o documentos.

Los módulos eForms de proceso laboral de ProjectDox permiten automatizar la


documentación de procesos asociados a proyectos. Procesos de revisión y aprobación,
de manejo de documentos, de consecución de hitos, o cualquier otra tarea que implique
a usuarios múltiples cooperando y sus colecciones de datos asociados.

ProjectDox ayuda a manejar y controlar montañas de datos asociados con cada


proyecto.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 89
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

• Almacena todos los datos de proyecto, incluyendo documentos, dibujos, imágenes


exploradas, y hasta mandadas por fax y correo electrónico.

• Centraliza todos los datos para que todos los miembros del equipo tengan acceso
en todo momento y cualquier lugar.

Los datos y documentos son salvados con la versión de archivo en el sistema


ProjectDox y son incluidos en la historia del proyecto.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.115: Aspecto del entorno ProjectDox.

ProjectDox proporciona varios modos de guardar y mantener con seguridad datos


sensibles de un proyecto.

• Asignando permisos por usuario y roles; 

• Asignando seguridad a carpetas;

• Publicando archivos con contenido en formato sellado (CSF) con derechos visuales.
CSF es similar a PDF, pero los derechos visuales de ProjectDox sólo dejan expirar
archivos guardados en CSF; además, se puede agregar protección de contraseña;

• Revocando permisos de usuario en cualquier momento.

ProjectDox guarda y mantiene un registro de cada archivo, incluyendo la versión, y la


persona que lo trasvasa, lo ve y lo modifica. De este modo se permite el rastreo y la
auditoría del trabajo asociado al desarrollo de cada proyecto.

90 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.116: Historial del proyecto.

La gestión de usuarios en ProjectDox es simple; ayuda al mantenimiento y control sobre


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

los datos de cada usuario, al tipo de usuario y su tipo de acceso sobre los datos. Los
derechos de los usuarios pueden ser asignados individualmente o en grupos, mediante
roles. Los roles dejan automáticamente asignar derechos de usuario a un grupo. Los
derechos pueden ser modificados en todo momento para cada usuario, si se requiere.

Figura 1.117: Gestión de usuarios.

El interfaz de ProjectDox es sencillo y su forma de uso es por ventanas.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 91
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.118: Aspecto de la documentación del proyecto.

Los administradores de proyectos crean proyectos, invitan al equipo a los miembros, y

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


gestionan los detalles de los proyectos.

Figura 1.119: Módulo de creación de proyectos.

ProjectDox configura el equipo y sus miembros permitiendo a los creadores de


proyectos importar su lista de contacto.

92 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.120: Configuración de equipos.

Los administradores de proyectos pueden crear y manejar roles de usuarios. Los roles
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

permiten asignar privilegios a los grupos de usuarios. Los derechos para cualquier rol
pueden ser modificados en cualquier momento.

Figura 1.121: Gestión de roles.

Los administradores de proyectos pueden poner al día la información del proyecto en


cualquier momento.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 93
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.122: Actualización de datos del proyecto.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Mediante la pantalla de gestión de carpetas, un administrador de proyecto puede
agregar, suprimir, y renombrar carpetas en el “árbol” del proyecto. También puede ver y
modificar la lista de los usuarios quien tienen derechos sobre aquellas carpetas.

Figura 1.123: Gestión de carpetas.

Los administradores de proyecto pueden invitar a usuarios, concederles derechos de


administración sobre el proyecto, hacer los usuarios privados.

94 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.124: Gestión de recursos humanos.

Cada usuario establece su conexión por medio de su dirección de correo electrónico y


contraseña. Si olvidan su contraseña solamente tienen que pulsar “forgot your
FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

password” y se le vuelve a enviar por correo electrónico.


Figura 1.125: Acceso al sistema ProjectDox.

Una vez establecida la conexión el usuario ve una lista de todos los proyectos sobre los
que tienen acceso. Simplemente pulsando sobre el proyecto deseado pueden ver el
árbol de carpetas y las informaciones asociadas a aquel proyecto.

Figura 1.126: Lista de proyectos.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 95
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Los usuarios pueden colaborar con otros miembros del equipo mediante la compartición
de datos, información, y comunicación, y estableciendo asociaciones en torno a temas:
comentarios, opiniones, aprobaciones, revisiones.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.127: Interacción de los miembros.

La compartición de datos e información se establece mediante el “árbol” del proyecto


que permite definir y visionar las interrelaciones de los contenidos para una
identificación rápida y fácil.

Figura 1.128: Árbol del proyecto.

96 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

q) Realization Engine

Realization Engine28 es un sistema para el trabajo colaborativo que se fundamenta


básicamente en los foros de discusión y la compartición de documentos. Su trasvase o
descarga es libre (gratis) para su uso sobre un servidor propio.

Su uso fundamental es para establecer reuniones de empresa en red para mejorar la


productividad, la comunicación, optimizar tiempos y reducirlos costes asociados a la
colaboración y cooperación ineficaz y para permitirla de forma remota. Así como para
gestionar conocimiento sobre los historiales de las reuniones y resolución de problemas
grupales soportados en el sistema.

Es un instrumento conveniente para:

• Basar la comunicación;

• Colaboración;

• Dirección de ideas (creatividad);


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

• Proyectos;

• Intranets;

• Extranets;

• Reuniones virtuales;

• Comunidades en línea;

• Empresas virtuales;

• Todo lo anterior de forma integrada en una instalación única.

Algunos de los rasgos básicos de este sistema se describen en la tabla 1.3.

28. Para más información ver: Realization Systems.


Enlace web: http://www.realizationsystems.com/

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 97
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

RASGO FUNCIÓN VENTAJA

Cuando la comunicación es eficaz y


fluida, los negocios son más
Diseño intuitivo que no requiere productivos, más provechosos, menos
Facilidad de empleo.
aprendizaje. derrochadores, y la opinión de los
empleados mejora cuando se sienten
colaboradores y ayudados.

Divide los documentos y mensajes Reducen la sobrecarga de información.


Carpetas. por tema, departamento, Y organiza la información para su
proyecto, etc. referencia futura.

Control de acceso para permiso de Permite la restricción de información


Grupos.
escritura y lectura. secreta, y permite áreas públicas.

Simplifica la comunicación eliminando la


Los mensajes son mostrados en el turbación haciendo fácil y rápida la
Ensartamiento de mensajes.
hilo en el que fueron creados. lectura de todos los mensajes anteriores
en un hilo.

Los usuarios pueden buscar todos


El motor de búsqueda puede encontrar
Búsqueda simple. los mensajes a los que tienen
todos los mensajes.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


acceso.

Puede adaptarse la creación de los


Creación de grupo rápida y Los grupos pueden ser creados y grupos y la adición de usuarios en
fácil. “poblados” rápidamente. meros momentos, permitiendo seguir
las reorganizaciones.

Cualquier usuario con permiso de


escribir en una carpeta puede crear una
Permite a los usuarios crear sub- sub-carpeta. Esto significa que la
Fácil creación de carpetas. carpetas donde y cuando sean información que requiere atención
necesarias. especial puede llevarse a una carpeta
separada para conseguir aquella


atención.

Tabla 1.3. Rasgos básicos del sistema Realization Engine.

La estructura básica del sistema por bloques es la siguiente:

• Bloque de administración de usuario.

• Bloque de administración de grupo.

• Bloque de administración de carpetas.

• Bloque de administración de mensajes.

98 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

A continuación se presenta a nivel visual las pantallas de los bloques operativos del
sistema Realization Engine:

a) Pantalla de acceso al sistema Realization Engine.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.129: Pantalla de acceso al sistema.

b) Pantalla de acceso al bloque de administración de usuario.


Figura 1.130: Bloque de administración de usuarios.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 99
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

c) Pantalla de acceso al bloque de administración de grupo.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.131: Bloque de administración de grupo.

d) Pantalla de acceso al bloque de administración de carpetas.

Figura 1.132: Bloque de administración de carpetas.

100 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

e) Pantalla de acceso al bloque de administración de mensajes.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.133: Bloque de administración de mensajes.

r) @Task

@Task29 es una herramienta integrada para el trabajo compartido en línea de proyectos.


Incluye compartición de documentos, planificación de tareas, mensajería, entre otras
aplicaciones.

@Task aumenta la eficacia de la organización, la responsabilidad individual y la eficacia


directiva permitiendo a los negocios definir iniciativas y proyectos, automatizar
procesos, y distribuir datos en tiempo real en un ambiente seguro y fácil de usar.

A continuación se presenta una descripción visual de la descriptiva del sistema @Task.

29. Para más información ver: attask.


Enlace web: http://www.attask.com/product

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 101
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.134: Listado de la cartera de proyectos.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.135: Gestor de documentos de cada proyecto.

102 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.136: Organizador de tareas de cada proyecto.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

Figura 1.137: Calendario de tareas de cada proyecto.

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 103
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.138: Gantt de cada proyecto.

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


Figura 1.139: Gestor de recursos de cada proyecto.

104 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A RA E L T RA B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

Figura 1.140: Costes y presupuestación de cada proyecto.


FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA

E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T RA B A J O C O L A B O R A T I V O 105
S O L U C I O N E S Y T E C N O L O G Í A S P A R A E L T R A B A J O C O M P A R T I D O E N E V TC

FU NDACIÓ N UNIVERSIT ARIA IBEROAME RICANA


106 E N T O R N O S V I R T U A L E S D E T R A B A J O C O L A B O RA T I V O

Você também pode gostar