Integrar Sistemas de Gestión

Las nuevas normas ISO como puede ser la ISO 9001 2015, la ISO 14001 2015 y
la futura ISO 45001, ha llevado a las empresas a que su implantación se
encuentre orientada a conseguir integrar sistemas de gestión. Resulta interesantes
leer el siguiente artículo ¿Qué es la integración de sistemas de gestión ISO?
El paso inicial es que las empresas lleven a cabo un análisis del contexto en el
que se encuentra operando, considerando aspectos relacionados como pueden
ser:
 Madurez: es la capacidad para la gestión por procesos.
 Complejidad: las necesidades y expectativas del cliente y otras partes
interesadas.
 Alcance: extensión de todos los sistemas de gestión.
 Riesgo: es el nivel de riesgo debido al incumplimiento legal o los fallos
asociados en el proceso de integrar sistemas de gestión.

Una vez efectuado este análisis, la empresa se encuentra a disposición de la

selección del método de integrar sistemas de gestión de una manera apropiada.
Es importante destacar la máxima eficiencia del análisis del contexto se consigue
cuando es posible involucrar a todas las partes interesadas.
Se puede considerar una herramienta de gestión para realizar el análisis de las
situaciones del contexto, como por ejemplo realizar un análisis FODA.
Selección del método para integrar sistemas de gestión
La aplicación de la gestión por procesos requiere cambios en el organigrama de la
empresa, la definición de las responsabilidades, etc. se deriva de la necesidad de
dotar a los propietarios de procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad
necesaria para la gestión unificada de los requisitos y factores de los diferentes
sistemas que se encuentran en cada proceso.
Los mayores niveles de gestión por procesos requieren mayores niveles de
madurez y viceversa. La gestión por procesos se puede aplicar de forma paulatina
limitando su aplicación a ciertos procesos, áreas o sistemas, además se
debe aplicar a la totalidad de los procesos de la empresa.
Como consecuencia de esto, se recomiendan tres métodos de integración cuya
aplicación se encuentra ligada al nivel de madurez.
Los tres métodos se encuentran escalonados y son complementarios, además de
la aplicación progresiva que supone una mayor capacidad y calidad de la gestión
de la empresa.
Los posibles métodos para integrar sistemas de gestión se utilizan según el nivel
de madurez de la gestión por procesos son los siguientes:

Método básico
Es el método más rentable, ya que requiere de una pequeña inversión y se
obtienen resultados a corto plazo, debido a la optimización de los recursos
destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos
procesos.
Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable
por todo tipo de empresas.
Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las
siguientes:
 Integrar las políticas de cada sistema de gestión siendo una única política
del sistema de gestión integrado.
 Integrar en un único manual de gestión la documentación de los
sistemas de gestión que se aplican.
 Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los
procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema
integrado de gestión.
 Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos de los
sistemas teniendo en cuenta todos los requisitos de cada uno.
 Integrar de forma documentada todos los procesos.

Método avanzando
Este método supone la continuación natural del método básico. Su rentabilidad se
consigue a medio plazo, ya que se requiere de experiencia para implementar de
forma eficaz la gestión por procesos.
Para aplicar el método se necesite un nivel de madurez en la gestión por
procesos. Se debe aplicar este método sin tener experiencia en la gestión por
procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.
Las acciones que pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:
  Desarrollo de un mapa de procesos que integre los diferentes sistemas de
gestión, los procesos de gestión, los procesos operativos y los procesos de
soporte.
 Se deberá definir y gestionar los procesos que contemplan entre otros
siguientes factores.
 Presentar el servicio y, mantener los equipos de seguimiento y medición.
 Revisar y mejorar de forma sistemática todos los procesos teniendo en
cuenta los requisitos de cada sistema.

Método experto
Este método supone la continuación natural del método avanzado. Un método
muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de
gestión por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta
ahora. No es necesario realizar una inversión adicional. Se pueden conseguir
grandes resultados si se alinean todos los procesos con las estrategias.
Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este
método. Las acciones que, pueden ser abordadas en este estadio son las
siguientes:
 Establecer objetivos y metas e indicadores integrados. Se deben desplegar
los objetivos e indicadores a los procesos.
 Incluir al cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño
de todos los procesos.
 Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y
económicas.
 Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

Software para la integración

La Plataforma Tecnológica hace posible la integración de sistemas de gestión de
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documentación, la comunicación y también logra reducir tiempos y costos.