Presidencia del Consejo de Ministros – ONGEI

METODOLOGÍA DE GESTION DE
PROYECTOS PARA TECNOLOGIAS DE
INFORMACION – MGP TI Versión 1.0

Febrero 2005
 HOJA DE INFORMACION GENERAL

CONTROL DOCUMENTAL:

PROCEDIMIENTO: Metodología de Gestión de Proyectos para

Tecnologías de Información – MGP TI, Versión
1.0
ENTIDAD:
VERSIÓN: 1.0
FECHA EDICIÓN: 15/02/2005
NOMBRE DE ARCHIVO: PCM_MGP_TI_001.doc
RESUMEN: La metodología MGP TI Versión 1.0, es
aplicable a todos los proyectos de tecnologías
de información de las instituciones de la
Administración Pública, previamente aprobados
por el Jefe de Informática, Gerente o quien haga
sus veces, o también por el Comité de Alta
Dirección de la institución o su equivalente, los
mismos que designan al Ejecutivo y al
Coordinador del Proyecto.
La Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e
Informática – ONGEI, agradece a Intendencia
Nacional de Sistemas de Información de la
Superintendencia Nacional de Administración
Tributaria - SUNAT, unidad integrante del
Sistema Nacional de Informática, por su
colaboración en el desarrollo del presente
documento.
 INDICE

1. ALCANCE........................................................................................................................... 3
2. CONCEPTOS...................................................................................................................... 3
2.1. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................ 3
2.2. ROLES............................................................................................................................ 5
3. FASES DEL PROYECTO.................................................................................................... 9
3.1. FASE DE INICIO............................................................................................................. 9
3.1.1 Elaboración de la Formulación del Proyecto..............................................................9
3.1.2 Aprobación de la Formulación del Proyecto.............................................................10
3.1.3 Reunión de Lanzamiento............................................................................................ 11
3.2 FASE DE DESARROLLO............................................................................................. 11
3.2.1 Modelamiento de la Solución.....................................................................................11
3.2.2 Construcción de la Solución......................................................................................11
3.2.3 Aprobación Interna de la Calidad de la Solución.....................................................12
3.2.4 Certificación de la Calidad por parte del Usuario.....................................................12
3.2.5 Implantación de la Solución.......................................................................................12
3.3 FASE DE ESTABILIZACIÓN........................................................................................12
3.3.1 Seguimiento y Mejoras a la Solución Implantada.....................................................13
3.3.2 Reunión de Cierre........................................................................................................ 13
3.4 FASE DE APRENDIZAJE............................................................................................. 13
3.4.1 Evaluación con Usuarios Finales...............................................................................13
3.4.2 Reunión de Evaluación con los Participantes del Proyecto....................................13
3.4.3 Elaboración del Informe Final del Proyecto..............................................................14
4. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS.................................................................................16
4.1. REUNIONES DE GESTION..........................................................................................16
4.2. GESTION DE RIESGO.................................................................................................17
4.2.1. Identificación de Riesgos.......................................................................................17
4.2.2. Registro y Evaluación de Riesgos.........................................................................17
4.2.3. Control y Seguimiento del Riesgo.........................................................................18
4.2.4. Realizar las Acciones para Mitigar Riesgos..........................................................18
4.2.5. Asegurar la Ejecución de Acciones para Mitigar Riesgos...................................18
4.3. CONTROL DE AVANCE DEL PROYECTO..................................................................18
4.4. GESTION DE CAMBIOS (POR ALCANCE DEL PROYECTO)....................................19
5. ANEXOS............................................................................................................................ 20
 METODOLOGÍA DE GESTION DE PROYECTOS PARA
TECNOLOGIAS DE INFORMACION – MGP TI

1. ALCANCE
La presente metodología es aplicable a todos los proyectos de tecnologías de
información (TI) de las instituciones de la Administración Pública, previamente
aprobados por el responsable de la Unidad de Informática.

2. CONCEPTOS
2.1. MARCO CONCEPTUAL
La Metodología de Gestión de Proyectos para Tecnologías de Información (MGP
TI) se basa en un marco metodológico de 4 fases o estados secuenciales en el
tiempo por los que pasa un proyecto a lo largo de su existencia: INICIO,
DESARROLLO, ESTABILIZACION y APRENDIZAJE y detalla conceptos
aplicables a diferentes tipos de proyectos relacionados con TI.

Entiéndase por Proyecto al conjunto de actividades planificadas para producir

resultados en un tiempo determinado con los recursos (tecnológicos, económicos,
humanos, otros) previamente establecidos.

La metodología cumple con dos requisitos básicos:

 Simplicidad, porque sólo enfoca aspectos básicos con relación a métodos.
 Adaptabilidad, porque es independiente de las herramientas metodológicas y
del software a aplicar, que lo hace aplicable a otros campos de la
administración pública que no necesariamente sea de Tecnologías de
Información.

Esta metodología también cuenta con dimensiones o tipo de labores del proyecto,
no secuenciales en el tiempo, que se ejecutan en paralelo a lo largo de todas las
fases del proyecto:

 GESTIÓN: Ámbito de acción relativo al liderazgo, administración del proyecto

y manejo de aspectos psicosociales. Tiene a su vez dos subdimensiones:

PLANEAMIENTO: Programar y coordinar las actividades, de manera

que se realicen tal como fueron proyectadas.

CONTROL : Supervisar y evaluar las actividades planificadas.

Uso de indicadores de gestión, producción definidas
previamente por el responsable del proyecto.

 EJECUCIÓN: Ámbito relativo a la materialización de la solución. Tiene a su

vez dos subdimensiones:

MODELAMIENTO: Representación de la solución que se espera

construir.

CONSTRUCCIÓN: Concretar físicamente la solución.

Para efectos de una adecuada gestión del Proyecto, se debe considerar por lo
menos 4 ENTREGABLES (FORMULACIÓN DEL PROYECTO,
DOCUMENTACIÓN DE CONTROL, INFORME DE DEFINICIÓN Y SOLUCIÓN
FÍSICA) los mismos que se desarrollan en forma paralela a lo largo de las cuatro
fases del proyecto, debiendo entenderse que se encuentran en permanente
proceso de maduración. Este proceso de maduración puede manejarse en
términos de versiones de cada entregable; es decir, se pueden establecer
momentos en el tiempo, asociados usualmente a Actividades, Tareas y/o Hitos de
control del proyecto, en lo que tendremos la versión “n” de cada entregable.
Asimismo, estos entregables y sus versiones estarán almacenados en un
repositorio de documentos especialmente diseñado para garantizar la
accesibilidad por todos los integrantes del proyecto.

1. Formulación del Proyecto, documento que oficializa las definiciones básicas

relativas al proyecto: Alcances, plazos, costos, participantes, riesgos y calidad
(ver F1-FORMULACION DEL PROYECTO). Es elaborado por el Coordinador
del Proyecto con el apoyo de todos los participantes del Proyecto.

2. Informe de Definición, documento que oficializa la descripción relativa a la

solución y especifica la funcionalidad que será puesta a disposición de los
usuarios. Incluye aspectos relacionados al modelamiento del negocio, de
requerimientos y tecnológico (ver F2-INFORME DE DEFINICION). Es
elaborado por el Equipo de Trabajo con el apoyo de todos los participantes del
Proyecto.

Los documentos mencionados en los numerales precedentes se elaboran en

la fase de Inicio y constituyen los primeros entregables del Coordinador del
 Proyecto, los mismos que van madurando a medida que se avanza en el
proyecto.

3. Documentación de Control, está formada por los siguientes documentos o

formatos que se utilizan a lo largo del proyecto o que indican el término de
una fase:

 Reporte de Gestión (ver F3-REPORTE DE GESTION) adoptado para

establecer el orden y la eficacia durante la Reunión de Gestión (control de
avance), la misma que se utiliza de Agenda y Acta de Reunión.

 Definición de Cambios (ver F4-DEFINICION DE CAMBIOS) utilizado

cuando surgen requerimientos nuevos o necesidades de cambio respecto
a la última versión del Informe de Definición y sirve de herramienta de
negociación sobre cambios en el alcance.

 Informe de Riesgo (ver F5-INFORME DE RIESGO) utilizado para alertar

sobre riesgos cuando las acciones propuestas para mitigarlos no son
llevadas a cabo tal como se acordó y tal como consta en el Reporte de
Gestión.

 Informe de Avance Mensual (ver F6-INFORME DE AVANCE MENSUAL)

utilizado para informar mensualmente los avances a la Alta Dirección.

 Informe Final del Proyecto (ver F7-INFORME FINAL DEL PROYECTO)

utilizado para medir los resultados del proyecto en términos de mejoras
para la institución y registrar experiencias para proyectos futuros o
mejoras al proceso.

4. Solución Física, es la materialización del Informe de Definición.

2.2. ROLES
Una vez definido los participantes del proyecto, se les asigna un ROL (definición
que agrupa actividades afines) a desempeñar. Se puede asignar a una persona
más de un rol a la vez, dependiendo del tamaño del proyecto y de las
características del mismo.
 Roles
Ejecutivo de
Proyecto
Sectorista

Líder Comité de
Coordinador
Usuario Gestión
del Proyecto

Equipo Consultivo

Líder Técnico
Equipo Usuario Equipo de Trabajo

ROL: Ejecutivo de Proyecto (EPR)

Persona de rango ejecutivo, preferentemente del área para la cual se está

desarrollando la solución y cuya presencia otorga importancia al proyecto. Tiene
las siguientes funciones:

 Aprobar el documento Formulación del Proyecto de la fase de Inicio.

 Participar en los momentos claves como el inicio y término de cada fase o
cuando el Coordinador del Proyecto estime conveniente convocar su
participación.
 Proponer al Líder Usuario y Equipo Usuario como participantes del Proyecto.
 Proponer, junto con el Coordinador del Proyecto, al Equipo Consultivo.
 Resolver los casos de controversia que se puedan generar en el Comité de
Gestión sobre la base de la opinión institucional (Alta Dirección)
 Promover la participación de los usuarios, que constituye una estrategia
importante.

ROL: Líder Usuario (LUS)

Persona que conoce al detalle la operatividad y funcionalidad del área del usuario
solicitante. Es propuesto por el Ejecutivo del Proyecto y designado por el Jefe de
unidad organizacional donde labora. Tiene las siguientes funciones:

 Participar activamente en todas las fases del Proyecto.

 Actuar como intermediario entre el Coordinador del Proyecto y los usuarios.
 Definir y centralizar requerimientos de los usuarios.
 Aprobar los entregables dirigidos a los usuarios finales que elabora el Equipo
de Trabajo a lo largo del proyecto.
ROL: Coordinador del Proyecto (CPR)

Persona responsable del éxito del proyecto. Tiene la visión y la experiencia

necesaria para coordinar los esfuerzos y organizar las actividades realizadas por
los integrantes de un grupo de trabajo enfocados en el desarrollo de una solución.
Tiene las siguientes funciones:

 Velar por el éxito y cumplimiento de los objetivos propuestos en el proyecto.

 Organizar y gestionar las diversas variables del proyecto TI: Participantes,
costos, plazos, riesgos y calidad.
 Establecer Hitos, Indicadores, de control del proyecto.
 Verificar la ejecución del proyecto.
 Proponer al Líder Técnico y Equipo de Trabajo como participantes del
Proyecto.
 Proponer, junto con el Ejecutivo del Proyecto, al Equipo Consultivo.
 Convocar al Líder Técnico en las Reuniones de Gestión, cuando existan
cambios en el alcance del proyecto.
 Motivar al personal del proyecto.
 Resolver conflictos.
 Generar acciones preventivas y correctivas.
 Definir y organizar las actividades.

El Coordinador del Proyecto debe realizar las siguientes actividades de manera

continua:

a) Convocar y dirigir reuniones semanales (o de acuerdo con la periodicidad que

se considere conveniente para el proyecto) con el Comité de Gestión del
proyecto (Coordinador del Proyecto y Líder Usuario) para informar el avance
del proyecto, mencionando posibles riesgos, problemas y acciones a tomar
para mitigarlos.

b) Convocar y dirigir reuniones semanales (o de acuerdo con la periodicidad que

se considere conveniente para el proyecto) con el Equipo de Trabajo para:
 Identificar riesgos, problemas y pendientes, así como controlar plazos,
costos y avance.
 Hacer seguimiento a los responsables de las actividades definidas en
el Cronograma de acuerdo con los plazos establecidos.

En ambas reuniones se utiliza el Formato F3-REPORTE DE GESTIÓN.

c) Comunicar vía correo electrónico, teléfono, verbal y/o mediante documento,

según amerite el caso, a los participantes del Proyecto las actualizaciones de
los documentos: Formulación del Proyecto, Informe de Definición y
Documentos de Control.

d) Informar mensualmente al área de informática y/o área de planificación, según

sea el caso, sobre el avance del proyecto a través del Formato F6-INFORME
DE AVANCE MENSUAL.

ROL: Sectorista (SEC)

Persona designada por el área de informática o planeamiento, previa

coordinación y autorización, que tiene como funciones:
 Facilitar el desarrollo de los proyectos.
 Apoyar a los Coordinadores de proyectos en la elaboración de los Informes de
avance.
 Informar a la Alta Dirección sobre la situación del Plan Institucional.
 Generar información que permita medir el avance del desarrollo de los
proyectos respecto al logro de los resultados esperados.
 Apoyar al Coordinador del proyecto en la adopción de acciones preventivas y
correctivas necesarias para asegurar el logro de los resultados.

ROL: Comité de Gestión (CGE)

Conformado por el Coordinador del Proyecto, Líder Usuario, Ejecutivo del

Proyecto y Sectorista (opcional). Adicionalmente podrán incorporarse otros
participantes que se requieran dependiendo de la naturaleza del proyecto. Tiene
las siguientes funciones:
 Participar en las Reuniones de Gestión, en las cuales se comunica el avance
y situación del proyecto. En estas reuniones se utiliza el Formato F3-
REPORTE DE GESTIÓN.
 Aprobar las versiones del documento Formulación del Proyecto.

ROL: Equipo Consultivo (ECO)

Apoya al Equipo de Trabajo y al Coordinador del Proyecto con determinado

conocimiento especializado que resulte de utilidad para lograr los objetivos del
Proyecto. Son propuestos por el Ejecutivo del Proyecto, junto con el Coordinador
del Proyecto, y designados por el Jefe de la Unidad Organizacional donde
laboran. Este rol es opcional.

ROL: Equipo Usuario (EUS)

Pertenecen al área usuaria directamente comprometida con el proyecto, pudiendo

ser cualquier unidad organizacional de la institución. Son propuestos por el
Ejecutivo del Proyecto y designados por el Jefe de la Unidad Organizacional
donde laboran. Tiene las siguientes funciones:

 Participar activamente en todas las fases del proyecto.

 Formular y/o solicitar los requerimientos que van a ser desarrollados por la
solución.
 Validar los entregables dirigidos a los usuarios finales que elabora el Equipo
de Trabajo a lo largo del proyecto.

ROL: Líder Técnico (LTE)

Persona con conocimiento especializado tecnológico y/o normativo. Es propuesto

por el Coordinador del Proyecto y designado por el Jefe de Unidad
Organizacional donde labora. Es tutor del resto del Equipo de Trabajo y ayuda a
solucionar problemas tecnológicos o normativos. Tiene las siguientes funciones:

 Validar las definiciones tecnológicas o normativas que se efectúen en la fase

del desarrollo del proyecto.
  Asegurar la calidad del software, hardware, procedimientos y/o circulares.
 Gestionar la disponibilidad de los recursos tecnológicos, de corresponder.
 Determinar plazos y conocer a detalle el avance del proyecto.
 Estimar tiempos para determinar plazos adicionales ante cambios en el
alcance del proyecto.

ROL: Equipo de Trabajo (ETR)

Equipo encargado de desarrollar la solución. Son propuestos por el Coordinador

del Proyecto y designados por el Jefe de Unidad Organizacional donde laboran.
Tiene las siguientes funciones:

 Modelar y construir la solución.

 Apoyar a los usuarios en el uso de la solución, así como en la corrección y/o
realización de mejoras.
 Dedicar al proyecto el tiempo asignado por el Coordinador del Proyecto.
 Elaborar la documentación relacionada a la tarea asignada.

3. FASES DEL PROYECTO

3.1. FASE DE INICIO
3.1.1 Elaboración de la Formulación del Proyecto
Como resultado de la Formulación del Plan Institucional, el Comité de
Alta Dirección designa, para cada proyecto, al Ejecutivo de Proyecto y
al Coordinador del Proyecto para formular de manera detallada lo que
será el desarrollo de la solución.

El Coordinador del Proyecto elabora el documento detallado de la

Formulación del Proyecto a través del cual:

 Se define el alcance del proyecto expresando la problemática que

este proyecto pretende solucionar (Justificación del Proyecto) y el
cambio que se espera luego de terminado el proyecto (Objetivos
del Proyecto)

 Se identifica a los participantes del proyecto de acuerdo a los roles

definidos en el ítem 2.2. Para dicho efecto el Coordinador del
Proyecto realiza reuniones previas con los Jefes de las áreas
involucradas con el proyecto a fin de que faciliten la identificación
de los participantes más idóneos para formar su equipo de trabajo.

 Se establecen plazos, estimando la duración de las actividades

que se llevarán a cabo durante el proyecto, los mismos que se
plasman en un cronograma general de actividades iniciales
(tiempos y responsables de las mismas). Para ello, se requiere la
participación del Líder Usuario, Equipo Usuario y Equipo de
Trabajo quienes estiman las fechas en las actividades que le
corresponden (utilizar Anexo 2 de Formulación del Proyecto)
  Se calcula los costos del proyecto incluyendo el costo de los
recursos humanos dedicados al mismo (utilizar Anexo 3 de
Formulación del Proyecto)

 Se identifican riesgos y situaciones que puedan generarse durante

el proyecto y que afectarían alguno de los parámetros del proyecto
(alcance, plazo, costo, participantes, calidad) y las acciones
concretas que permitan mitigarlos o neutralizarlos.

 Se establecen las condiciones de calidad, especificando los

criterios que verifiquen que la solución cumple las necesidades
establecidas por el usuario con las debidas garantías de calidad.
Estos criterios se establecen de manera general al inicio del
proyecto, ya que se cuenta con un modelamiento inicial de las
necesidades del usuario y de la solución a construir y se va
actualizando a medida que se obtiene un mayor nivel de detalle.
La calidad de un proyecto busca asegurar el cumplimiento de
normas y procedimientos, así como de estándares de
construcción. Al establecer los Hitos de Control, indicadores de
gestión, de producción en el Proyecto se asegura la calidad del
mismo.

El documento Formulación del Proyecto puede tener varias versiones

a lo largo del proyecto si es que la maduración de conceptos hace
necesario su variación.

3.1.2 Aprobación de la Formulación del Proyecto

Para la aprobación de la Formulación del Proyecto, el Coordinador del
Proyecto envía electrónicamente el documento a los participantes del
proyecto con la finalidad que sea revisado en un plazo determinado y
se espera que éstos comuniquen las observaciones que crean
convenientes a fin de llegar a una nueva versión de consenso. De no
recibir observaciones en dicho plazo, se dará por entendido que el
documento refleja la conformidad de quienes lo recibieron.

La aprobación del documento Formulación del Proyecto se oficializa

con la conformidad del Ejecutivo del Proyecto y sirve como un contrato
cuyo propósito es comprometer al Coordinador del Proyecto, y a todos
los participantes con los términos de la Formulación del Proyecto.

3.1.3 Reunión de Lanzamiento

El Coordinador del Proyecto convoca a todos los participantes del
proyecto con el fin de:

 Exponer, a través de una presentación gráfica y didáctica, las

definiciones iniciales y aspectos relevantes de la Formulación del
Proyecto y el Informe de Definición.
 Asegurar que exista concordancia entre los participantes acerca de
las premisas del proyecto (objetivos, plazo, costo, participantes,
riesgos y calidad).
 Comprometer a los participantes del proyecto.
 Formalizar el Inicio del Proyecto.
 Para dicho efecto, el Ejecutivo de Proyecto dará inicio a la
presentación del Proyecto.

3.2 FASE DE DESARROLLO

A continuación se detallan las actividades de la fase de Desarrollo genéricas
para todo tipo de proyecto. Para proyectos que involucren desarrollo de
sistemas de información se deberá utilizar la Metodología de Desarrollo de
Sistemas de Información (MDSI)

3.2.1 Modelamiento de la solución

El Equipo de Trabajo elabora el esquema de solución que dará soporte
a los requerimientos de los usuarios y actualiza el Informe de
Definición.

Una vez concluido el esquema de solución, el Coordinador del

Proyecto convoca a los participantes del proyecto y presenta el
esquema planteado por el Equipo de Trabajo.

3.2.2 Construcción de la solución

El Equipo de Trabajo construye la solución considerando los
requerimientos y definiciones del Informe de Definición.

El Coordinador del Proyecto -con el apoyo del Líder Técnico- controla

que el Equipo de Trabajo construya la solución tomando como base
las normas, procedimientos y/o estándares definidos.

El Coordinador del Proyecto da la conformidad para la entrega de la

primera versión de la solución actualizando el Informe de Definición
con la solución construida.

3.2.3 Aprobación interna de la calidad de la solución

El responsable de realizar las verificaciones (integrante del equipo de
trabajo), asegura la calidad de la solución (software, procedimientos
y/o circulares, entre otros) hasta antes que sea utilizada por el usuario.

De encontrar observaciones en la solución lo reporta al Líder Técnico

o a la persona designada para la corrección y/o realización de
mejoras, la cual tiene que ser realizada en el menor tiempo y con las
garantías de calidad necesarias.

Finalizadas las verificaciones, el responsable elabora el Informe de

Verificación y notifica electrónicamente la aprobación o desaprobación
interna de la calidad de la solución (utilizar Anexo 4 de Formulación del
Proyecto)

3.2.4 Certificación de la calidad por parte del usuario

 Culminada la verificación, el Coordinador del Proyecto convoca al
Comité de Gestión y a los responsables del equipo usuario designado
para la realización de las validaciones, con el fin de presentar la
solución construida.

En dicha reunión se pone a disposición la documentación necesaria

para la certificación de la solución como Informe de Definición y
Manual de Usuario, de corresponder.

Se procede a realizar las validaciones correspondientes con la

finalidad de asegurar que la solución cumpla con los requerimientos
establecidos en el Informe de Definición.

Una vez realizada dicha validación y de ser conforme, el responsable

de dicha validación y el Líder Usuario suscriben el documento Informe
de Validación del Usuario -Anexo 5 de Formulación del Proyecto.

3.2.5 Implantación de la Solución

El Coordinador del Proyecto convoca a una reunión al Comité de
Gestión para comunicar que la solución está lista para iniciar las
operaciones y formaliza el uso de la solución final por el usuario.

3.3 FASE DE ESTABILIZACIÓN

3.3.1 Seguimiento y mejoras a la solución implantada
El Coordinador del Proyecto y su Equipo de Trabajo realiza el
seguimiento de la solución implantada con la finalidad de asegurar que
marcha correctamente; para ello estará en contacto con los usuarios
más frecuentes de la solución y supervisa su uso. De surgir
observaciones producto de su utilización, se realizan las correcciones
o mejoras que hubieran lugar y se actualiza el Manual de Usuario –de
corresponder– con las mejoras realizadas.

3.3.2 Reunión de Cierre

Una vez culminado el periodo de estabilización y resueltos todos los
incidentes reportados, el Coordinador del Proyecto convocará a una
Reunión de Gestión para formalizar la entrega final de la solución al
Líder Usuario y poner a disposición de éste la versión final de la
Formulación del Proyecto y el Manual de Usuario (de corresponder).

El detalle de cada uno de los incidentes ocurridos en la fase de

estabilización deberá precisarse en el rubro PROBLEMAS /
INCIDENTES del FORMATO F3–REPORTE DE GESTIÓN. Asimismo
se deberá precisar en el rubro ACUERDOS del FORMATO F3-
REPORTE DE GESTIÓN que se ha procedido con la entrega final de
la solución y cualquier ajuste adicional será considerado como un
nuevo requerimiento.

3.4 FASE DE APRENDIZAJE

3.4.1 Evaluación con usuarios finales

El Coordinador del Proyecto, para asegurar que el resultado de la

solución fue el realmente implantado, recoge la apreciación de los
usuarios finales a través de los medios correspondientes (áreas de
Atención de Usuarios y/o Servicios Institucionales) realizando
entrevistas y/o encuestas.

3.4.2 Reunión de Evaluación con los Participantes del Proyecto

Luego de recoger la apreciación de los usuarios, el Coordinador del
Proyecto convoca a una reunión de evaluación con los Participantes
del Proyecto con la finalidad de:

 Exponer las observaciones, recomendaciones y/o sugerencias que

hayan sido presentadas por los usuarios finales.
 Asegurar el cumplimiento de la medición de resultados y el
consecuente aprendizaje para futuros proyectos.
 Emitir las conclusiones que luego formarán parte del rubro
Aprendizaje del Formato F7-INFORME FINAL DEL PROYECTO.

3.4.3 Elaboración del Informe Final del Proyecto

La finalidad del Informe Final del Proyecto es medir los resultados del
proyecto en términos de beneficios para la institución y transferir
conocimiento para proyectos futuros o mejoras al proceso.

El Coordinador del Proyecto elabora el documento “Informe Final del

Proyecto” (ver F7-INFORME FINAL DEL PROYECTO) que incluye la
contribución final del proyecto a los Objetivos Institucionales, los
productos terminados y las diversas situaciones por las que pasó el
proyecto, así como las soluciones que se dieron a cada una de ellas.

Una vez elaborado el Informe Final del Proyecto, el Coordinador del

Proyecto entrega una copia del mismo al área de Informática, área
usuaria y al área de planeamiento y da por concluido el Proyecto.
 FASE DE INICIO
Elaboración
Aprobación de la
de la Reunión de
Formulación del
Formulación Lanzamiento
Proyecto
del Proyecto
EPR

CPR/ETR CPR/ EPR/ ETR/ LUS/

FASE DE DESARROLLO EUS/ ECO

Certificación Aprobación
Implantación de Calidad por Interna de la Construcción Modelamiento
de la Solución parte del Calidad de la de la Solución de la Solución
usuario Solución

CPR/CGE RPR/ LUS RPR ETR/CPR ETR/CPR

FASE DE ESTABILIZACION
Seguimiento y Mejoras de la solución
Reunión de Cierre
Implantada

CPR/ ETR LUS/CPR

FASE DE APRENDIZAJE
Reunión de Evaluación
Elaboración
Evaluación con con
Informe Final
participantes Usuarios
del Proyecto
CPR
del proyecto Finales
CPR/ ETR/EUS/LU/EPR ATU

Leyenda:
CPR: Coordinador del Proyecto EUS: Equipo Usuario
EPR: Ejecutivo del Proyecto CGE: Comité de Gestión
ETR: Equipo de Trabajo ATU: Atención a Usuarios
LUS: Líder Usuario RPR: Responsable del Proyecto
4. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

4.1. REUNIONES DE GESTION

Existen dos tipos de reuniones de gestión: con el Equipo de Trabajo y con el
Comité de Gestión.

Reunión de gestión con el Equipo de Trabajo

El Coordinador del Proyecto realiza reuniones de gestión semanales (o de

acuerdo con la periodicidad que se considere conveniente para el proyecto)
con el Equipo de Trabajo para:

 Informar el avance del proyecto.

 Identificar riesgos, problemas y pendientes.
 Controlar plazos, costos y avance.
 Establecer las acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de
lo establecido en la Formulación del Proyecto.
 Recopilar cambios y nuevos requerimientos.

Reunión de Gestión con el Comité de Gestión

El Coordinador del Proyecto realiza reuniones de gestión semanales (o de

acuerdo con la periodicidad que se considere conveniente para el proyecto)
con el Comité de Gestión del proyecto para informar el avance del mismo,
mencionando posibles riesgos, problemas y acciones a tomar para
mitigarlos.

En ambos tipos de Reuniones de Gestión, al final se elabora el Reporte de

Gestión (ver F3-REPORTE DE GESTION), que sirve como agenda de reunión y
luego como acta de reunión, documento que debe especificar los riesgos,
problemas, pendientes, acuerdos y aprendizaje, en lo que sea aplicable.

Entiéndase por:
 Riesgo: Situación que, de no ser controlada, podría extender el plazo,
incrementar el costo, o impedir se cubra el alcance del proyecto.
 Problema: Hecho o circunstancia que dificultan el logro los objetivos del
proyecto.
 Pendiente: Actividad que no aparece en el cronograma y que por su
importancia resulta útil analizarlas en una reunión de gestión.
 Acuerdos: Definiciones que no implican una asignación de responsabilidad
ni plazos pero que es preciso se tomen en cuenta y se evoquen en las
próximas reuniones de gestión.
 Aprendizaje: Ideas a modo de ayuda memoria que pueden apoyar
posteriormente la elaboración del rubro Aprendizaje del Formato F7-
INFORME FINAL DEL PROYECTO.

El Coordinador del Proyecto realiza el seguimiento y control de los acuerdos

tomados en las Reuniones de Gestión y, de ser necesario, se encarga de la
actualización del documento de Formulación del Proyecto.

4.2. GESTION DE RIESGO

 La gestión de riesgos permite incorporar el control de riesgos como rutina en las
reuniones de control de proyectos, afinar los medios que propicien la toma de
acciones rápidas y eficaces y mejorar la fase de aprendizaje.

La planificación de acciones para mitigar riesgos es un paso importante en el

proceso de gestión de riesgos. Convierte la información sobre un riesgo en
decisiones y acciones. La planificación implica desarrollar acciones para
enfrentar los riesgos individuales, establecer prioridades en las acciones para
enfrentar un riesgo y crear un plan integrado de administración de riesgos.

El proceso de gestión de riesgos está conformado por lo siguiente:

4.2.1. Identificación de Riesgos

Tanto el Equipo de Trabajo como el Equipo Usuario (a través de su Líder
Usuario) pueden reportar al Coordinador del Proyecto las situaciones que
se generen en el transcurso del Proyecto y que pueden afectar a alguno
de los parámetros del proyecto, tales como, alcance, plazo, costo,
participantes; así como de acciones concretas que permitan neutralizarlos.

Asimismo, producto de las reuniones de gestión, podrá identificarse

riesgos los cuales, a criterio del Coordinador del Proyecto, serán
reportados en las Reuniones del Comité de Gestión.

Las cuatro áreas fundamentales que un Coordinador del Proyecto debe

abordar una vez identificado los riesgos son:

 Investigación. ¿Conocemos lo suficiente acerca de este riesgo?

¿Necesitamos estudiar más el riesgo para adquirir más información y
determinar mejor sus características antes de que podamos decidir
qué acción efectuar?
 Aceptación. ¿Podemos soportar las consecuencias si el riesgo
ocurriera en realidad? ¿Podemos aceptar el riesgo y no aplicar más
acciones?
 Administración. ¿Puede el Equipo de Trabajo hacer algo para
atenuar el impacto del riesgo en caso de que ocurra?
 Prevención. ¿Podemos evitar el riesgo realizando determinadas
acciones?

4.2.2. Registro y Evaluación de Riesgos

El Coordinador del Proyecto registra los riesgos reportados en el Reporte
de Gestión y convoca a una reunión al Comité de Gestión para su
evaluación.

El Comité de Gestión evalúa los riesgos reportados, analizando la

implicancia de los mismos. Como resultado de la evaluación se
establecen las acciones que permita neutralizar o mitigar los riesgos.

4.2.3. Control y seguimiento del riesgo

 El Coordinador del Proyecto, para controlar los riesgos detectados, realiza
un seguimiento de las acciones tomadas en las Reuniones de Gestión
para mitigar o neutralizar los riesgos.

El Coordinador del Proyecto emite el Informe de Riesgo (ver F5-INFORME

DE RIESGO), cuando las acciones propuestas para mitigarlos no son
llevadas a cabo tal como se acordó y consta en el Reporte de Gestión,
con la finalidad de evitar conflictos este documento debe ir dirigido al
Ejecutivo del Proyecto o al Líder Usuario.

4.2.4. Realizar las acciones para mitigar riesgos

El Equipo de Trabajo realiza las acciones para mitigar o neutralizar los
riesgos previamente identificados.

4.2.5. Asegurar la ejecución de acciones para mitigar riesgos

El Líder Usuario o el Ejecutivo del Proyecto al recibir el Informe de Riesgo
de parte del Coordinador del Proyecto, realizar acciones para asegurar la
toma de acciones necesarias para mitigar o neutralizar los riesgos
previamente identificados.

4.3. CONTROL DE AVANCE DEL PROYECTO

El proceso se inicia con la consulta al Equipo de Trabajo sobre el avance de un
proyecto (plazos, costos y alcance) a cargo del Coordinador del Proyecto,
consulta que será periódica en tanto dure el proyecto. Con esta consulta se
verificará el grado de avance en función a los entregables y plazos
comprometidos.

El Coordinador del Proyecto, en coordinación con el Equipo de Trabajo, verifica

los avances logrados, actualizando en el cronograma el avance real del
proyecto frente al estimado.

Como resultado de la revisión de avance, se pueden encontrar desvíos –

generalmente en las fechas– o necesidades de cambios o ajustes, lo cual
inmediatamente se coordina con el Líder Usuario, para realizar la actualización
respectiva.

Si, como consecuencia del control de avance del proyecto, las fechas
establecidas van a modificarse producto del ajuste del cronograma, se actualiza
el documento Formulación de Proyecto, cuya aprobación depende del Comité
de Gestión.

Otra oportunidad de control se presenta al momento de elaborar una nueva

versión del Informe de Definición o de la Formulación del Proyecto.

El Coordinador del Proyecto informa mensualmente sobre el avance del

Proyecto al área de informática y/o planeamiento, según sea el caso utilizando
el formato Informe de Avance Mensual (ver F6-INFORME DE AVANCE
MENSUAL)

4.4. GESTION DE CAMBIOS (POR ALCANCE DEL PROYECTO)

El Equipo Usuario remite los cambios y nuevos requerimientos necesarios para
la implementación de la solución al Líder Usuario quien filtra aquellos que no
considere relevantes, define la prioridad de los mismos e informa al
Coordinador del Proyecto.

El Equipo de Trabajo remite los cambios y nuevos requerimientos necesarios

para la implementación de la solución al Coordinador del Proyecto.

El Coordinador del Proyecto elabora el documento F4-DEFINICION DE

CAMBIOS donde define la viabilidad, posibles costos y plazos adicionales
solicitados por el Líder Usuario y Equipo de Trabajo. Asimismo, convoca tanto al
Comité de Gestión como al Líder Técnico a una Reunión de Gestión en donde
se evaluará el documento de Definición de Cambios.

Una vez aprobados los cambios, el Coordinador del Proyecto actualiza la

Formulación del Proyecto para que el Equipo de Trabajo ejecute las actividades
requeridas con dichos cambios y actualice el Informe de Definición.

Si el cambio aprobado está fuera del alcance inicial del Proyecto, el

Coordinador del Proyecto informa dicho cambio al área de informática y/o área
de planeamiento, o quien haga sus veces.
5. ANEXOS

5.1 FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

Realización de Reuniones de Gestión

Convoca a Acuerdos de la Seguimiento y

Reuniones de Reporte de Gestión Desarrollo de las control de los
Reunión
Gestión (a CGE o Reuniones (Actas) acuerdos de las
ETR) Reuniones (Actas)

CPR
CPR CGE o ETR CPR

Reporte de
Gestión Acuerdos
Asegurarde la
Registro y Control y Reunión
ejecución de
Evaluación de seguimiento de R e v i s i ó n ,
acciones para
Riesgos Riesgos Informe de aprobación de
mitigar riesgos Actualización de la
Riesgos a c tu a l i z ac i ó n de
Formula ción del
Proyecto Nueva versión de la Formulación del
Formulación de Proyecto
(CPR) (CGE) (CPR) (LUS) y (EPR)
Proyecto

Reporte de
Lista de Riesgos Gestión CGE
CPR
Leyenda:
CPR : Coordinador del Proyecto
ETR : Equipo de Trabajo
Identificación Realizar acciones
CGE : Comité de Gestión
de Riesgos para mitigar
riesgos

(PAR) (ETR)

Gestión de Riesgos
Leyenda:
CPR : Coordinador del Proyecto
EPR : Ejecutivo del Proyecto
ETR : Equipo de Trabajo
LUS : Líder Usuario
PAR : Participantes
 Control de Avance del Proyecto

Actualiza el I n f o r m a
%Avance A v a n c e d e l mensualmente al
Con sulta so bre el
Proyecto en A I N F / A P e l
Avance del Proyecto
Cronograma a A v a n c e d e l
detalle y general Proyecto

CPR/ETR CPR CPR

Leyenda:
CPR : Coordinador del Proyecto
ETR : Equipo de Trabajo
AINF/AP : Área de Informática y/o Planeamiento
 Gestión de Cambios (Por alcance del Proyecto)

Filtra cambios que

considera no Definición de Definición Definición Definición A p r o b a c i ó n d e
Define viabilidad, Aprobación de de Cambios a c t u a l i z a c i ó n d e
relevantes Cambios de Cambios de Cambios Actualización de
posibles costos y Definición de FPvx en base a la
Determina la FPvx
plazos adicionales. Cambios. Definición de
prioridad de los
mismos. Cambios

CPR CPR CGE

LUS CGE
LTE

I n f o r m a l o s
I n f o r m a l o s
cambios y nuevos Informa cambios
cambios y nuevos
requerimientos fuera de alcance del
requerimientos
necesarios para el Proyecto a INETP.
necesarios para el
uso de la solución.
uso de la solución.

CPR
EUS ETR
Leyenda:
CPR : Coordinador del Proyecto
ETR : Equipo de Trabajo
EUS : Equipo Usuario
LUS : Líder Usuario
CGE : Comité de Gestión

5.2 MATRIZ DE FORMATOS Y ROLES

 FORMATOS RESPONSABLE PARTICIPANTES

Equipo de Trabajo,
Coordinador del
Equipo de
Proyecto
F1 - Formulación de Proyecto Usuarios
Coordinador del
Equipo de usuarios
F2 - Informe de Definición Proyecto
Comité de Gestión,
Coordinador del Líder Usuario,
Proyecto Ejecutivo del
F3 - Reporte de Gestión Proyecto
Equipo de
Coordinador del
usuarios, Equipo
Proyecto
F4-Definición de Cambios de trabajo
Equipo de Trabajo,
Coordinador del
Equipo de
Proyecto
F5-Informe de Riesgo Usuarios
Coordinador del
F6-Informe de Avance Mensual Proyecto
Equipo de Trabajo,
Coordinador del
Equipo de
Proyecto
F7-Informe Final del Proyecto Usuarios
 LOGO DE LA
INSTITUCION

< INGRESE EL NOMBRE DEL PROYECTO TI >

FORMATO F1: Formulación del Proyecto TI

Versión x.0

< Area encargada del Proyecto >

< Nombre de la Institución >

< Nombre de la Ciudad > - Perú

< Mes > < Año >

ÍNDICE
1. DETERMINACION DEL ALCANCE..............................................................................3
 1.1 Justificación del Proyecto...............................................................................3
1.2 Objetivos Institucionales................................................................................3
1.2.1 Objetivos Generales........................................................................................3
1.2.2 Objetivos Específicos......................................................................................3
1.3 Objetivos del Proyecto....................................................................................3
2. DETERMINACION DE PLAZOS...................................................................................4
3. DETERMINACION DE COSTOS...................................................................................5
4. DETERMINACION DE PARTICIPANTES.....................................................................6
5. DETERMINACION DE RIESGOS.................................................................................7
6. DETERMINACION DE CALIDAD.................................................................................8
ANEXOS........................................................................................................................9
ANEXO 1 - DESCRIPCION DE HITOS DE CONTROL.....................................................9
ANEXO 2- CRONOGRAMA DETALLADO.......................................................................11
ANEXO 3 - HOJA DE COSTEO.......................................................................................16
ANEXO 4 - INFORME DE VERIFICACIÓN...................................................................18
ANEXO 5 - INFORME DE VALIDACION DEL USUARIO...................................................19
1. DETERMINACION DEL ALCANCE

La Justificación y los Objetivos Institucionales establecen el sustento o marco

de referencia para el alcance, mientras que los Objetivos del proyecto en TI definen
el alcance del mismo.

1.1 Justificación del Proyecto

Es la problemática existente que éste proyecto TI pretende solucionar

1.2 Objetivos Institucionales

1.2.1 Objetivos Generales

Son objetivos de largo plazo que contribuyen al logro de la misión, visión

institucional y están asociados a las prioridades institucionales.

1.2.2 Objetivos Específicos

Son los que contribuyen al cumplimiento del objetivo general y cada uno
de éstos comprende un conjunto de proyectos y acciones operativas

1.3 Objetivos del Proyecto

Deberá responder a la pregunta ¿qué se busca resolver con el desarrollo de

este proyecto TI?. Se colocará cuál es el producto esperado del proyecto y
cuál es el beneficio en términos cuantitativos y cualitativos.
2. DETERMINACION DE PLAZOS

Los plazos establecidos se esquematizarán en un Cronograma General (utilizar

Anexo 1: Formato CRONOGRAMA GENERAL.PPT) que contiene las fases con las
actividades más representativas del proyecto y su estimación de tiempos
calendarizados en semanas.

Cronograma General
Mes 1 Mes 2 Mes 3
Fases
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
INICIO
Elaboración de la Formulación del Proyecto
Aprobación de la Formulación del Proyecto
Reunión de Lanzamiento

DESARROLLO
Modelamiento de la solución
Construcción de la solución
Aprobación interna de la calidad de la solución
Certificación de calidad por Usuario
Implantación del sistema

ESTABILIZACION
Seguim. y mejoras de solución implantada
Reunión de Cierre

APRENDIZAJE
Evaluación con usuarios finales
Reunión de Eval. con participantes del proyecto
Elaboración del Informe Final del Proyecto

LEYENDA:
- Plan Original
- Plan Actual
- Avance Real

En el Anexo 2 se incluye una versión del Cronograma Detallado, el cual debe

contener todas las actividades que componen el proyecto, con sus respectivos
responsables y fechas de término.
3. DETERMINACION DE COSTOS

Se calculan costos del proyecto en base al costo de personal, equipos, materiales,

infraestructura y otros.

El costeo de personal se realiza tomando en cuenta las horas dedicadas por el personal
en cada una de las actividades del cronograma detallado.

Los demás costos se calculan tomando en cuenta el entorno de la solución a ser

implantada y los recursos necesarios para llevar dicha implantación.

(ver ANEXO 3 - HOJA DE COSTEO.XLS).

RESUMEN DE COSTOS
TOTAL HORAS DEL PROYECTO (H/H)
TOTAL COSTO POR PERSONAL (S/.)
TOTAL COSTO POR EQUIPOS (S/.)
TOTAL COSTO POR MATERIALES (S/.)
TOTAL COSTO POR INFRAESTRUCTURA
(S/.)
TOTAL COSTOS VARIOS (S/.)
TOTAL COSTO DEL PROYECTO (S/.)
TOTAL COSTO DEL PROYECTO (US$)
4. DETERMINACION DE PARTICIPANTES

A continuación se indican los roles principales del Proyecto y las personas a cargo de
los mismos.

Rol Responsable - Área

Ejecutivo de Proyecto
Coordinador del Proyecto
Líder Usuario
Líder Técnico
Equipo de Trabajo
Equipo Usuario
Comité de Gestión
Equipo Consultivo

Para el caso de proyectos de desarrollo de sistemas de información se deberán

detallar –además de los roles aquí descritos- cada uno de los roles participantes en la
Metodología de Desarrollo de Sistemas MDSI.

CONTENIDO DE CADA CAMPO

1. Rol: Definición que agrupa actividades afines

2. Responsable-Área: Persona(s)-UUOO encargada(s) de cumplir el rol
respectivo.
5. DETERMINACION DE RIESGOS

Se define como Riesgo a una situación, que de no ser controlada, podría extender el
Plazo, incrementar el Costo, o impedir se cubran el Alcance del proyecto.

En éste ítem se plantearán los riesgos iniciales del proyecto a fin de que todos los
participantes del Proyecto tomen las acciones necesarias para evitar que sucedan.

El Coordinador del Proyecto identificará con la mayor anticipación posible otros

riesgos que frecuentemente surgen durante el desarrollo de un proyecto.
6. DETERMINACION DE CALIDAD

Este punto está referido al aseguramiento y control de la calidad del proyecto; en este
sentido esta tarea tiene como propósito definir los Hitos de Control para asegurar la
calidad del proyecto (ver modelo ANEXO 1 – DESCRIPCION DE HITOS DE
CONTROL).

Adicionalmente, a modo de control, se deberá considerar un Informe de Verificación

(ver ANEXO 4) y un Informe de Validación del Usuario (ver ANEXO 5); los que se
incorporarán una vez culminadas las verificaciones correspondientes.

ANEXOS
 ANEXO 1 - DESCRIPCION DE HITOS DE CONTROL

CheckList de Hitos de Control Fecha :

Proyecto : Coordinador:
A continuación se detallan ciertos eventos cuya naturaleza marcan avances importantes en el proyecto. La columna Fase
permite ubicar el evento en el Cronograma.

Fase Hito de Entregable Pautas Metodológicas Resp. / Firma Fecha Califi

Control ca-
ción
(1-9)

INICIO

1. Formulación de Los objetivos de este Hito son:

Aprobación de Proyecto (FP) v  Asegurar que sean revisados, entendidos y
la Formulación 1.0 aprobados los parámetros iniciales del R : -----------------
del Proyecto v  Informe de Proyecto.
1.0 Definición (ID) v
1.0

2.
Reunión de
 Presentación
Los objetivos de esta reunión son:
 Asegurar que exista concordancia entre los
lanzamiento. con aspectos
participantes acerca de las premisas del
relevantes de la
proyecto (alcance, plazo, costo,
FP 1.0 y del ID R : -----------------
responsables, riesgos y calidad)
1.0
 Formalizar el inicio de la Fase de Desarrollo.
 Comprometer a los participantes


DESARROLLO

3. Informe de Los objetivos de este hito son:

Aprobación de Definición X.0  Obtener un esquema de solución que de
modelamiento soporte a los requerimientos. R : -----------------
de Solución

4.  Informe de Los objetivos de este hito son:

Construcción Definición Y.0  Formalizar la entrega al área de Calidad del
de la solución  Primera versión aplicativo y la documentación necesaria para
de la Solución su certificación. R : -----------------
 Asegurar que se cuenta con las condiciones
necesarias para iniciar las verificaciones

5. Aprobación  Informe de Los objetivos de este hito son:

Interna de la Verificación  Asegurar la Calidad de la Solución antes de
Calidad de la que sea utilizado por el Usuario. R : -----------------
Solución
6. Certificación  Informe de Los objetivos de este hito son:
de Calidad por Aceptación del  Asegurar que la solución ha sido revisada por
parte del Usuario el Líder Usuario, antes del uso real de la R : -----------------
Usuario solución.

7. Implantación  Solución Final a Los objetivos de este hito son:

ser utilizada por  Asegurar que la solución esté lista para
el usuario iniciar las operaciones.
 Formalizar el inicio de la Fase de R : -----------------
Estabilización.


ESTABILIZACIÓN

8. Reunión de Manual del Los objetivos de este hito son:

Cierre

Usuario
Formulación de
 Formalizar el cierre del proyecto
Proyecto
 Reporte de R : -----------------
Gestión (incluye
Incidentes)
 Fase Hito de Entregable Pautas Metodológicas Resp. / Firma Fecha Califi
Control ca-
ción
(1-9)

APRENDIZAJE

9. Entrega de Informe Final Los objetivos de este hito son:

Resultados de del Proyecto  Asegurar el cumplimiento de la medición de
Reunión de resultados y transferir conocimiento para R : -----------------
Evaluación futuros proyectos.

Siglas :
FP : Formulación del Proyecto
ID : Informe de Definición
R : Responsable

CONTENIDO DE CADA CAMPO

1. Proyecto: Nombre del proyecto

2. Fecha: Fecha de generación del documento
3. Coordinador: Nombre del Coordinador del Proyecto
4. Hito de Control: Representa el final de una actividad o grupo de actividades de especial
importancia dentro del proyecto.
5. Entregable: Documentación o Solución Física requerida para la ejecución del Hito.
6. Pautas Metodológicas: Objetivos del Hito.
7. Resp/Firma: Firma del responsable de la ejecución del hito
8. Fecha: Fecha de realización del Hito
9. Calificación: Parte del control de calidad es verificar la calidad de los entregables de
cada Hito, es por ello que el responsable de realizar las verificaciones debe poner una
calificación que va del 1 al 9. Los rangos del puntaje son:
1 – 3: Bajo
4 – 6: Medio
7 – 9: Alto
ANEXO 2- CRONOGRAMA DETALLADO

A continuación de muestra un ejemplo de cronograma detallado para el Proyecto TI, en la

que se puede observar las cuatro fases principales del proyecto, incluyendo sus
actividades y tareas. Los responsables y tiempos serán definidos de acuerdo a cada
institución y a la naturaleza del proyecto.

Es así como en la fase de Inicio, se establece la elaboración de la formulación del

proyecto, su aprobación y reunión de lanzamiento.

En la fase de Desarrollo se indica como actividades, el modelamiento de la solución, que

establece como tareas el modelamiento del negocio, de requerimientos, tecnologías,
construcción de la solución, aprobación por parte del usuario y su respectiva
implantación.

En la fase de Estabilización, están señaladas las actividades de seguimiento y mejora de la

solución implantada, reunión de cierre.

Finalmente en la fase de Aprendizaje, como actividades se tiene la evaluación con usuarios

finales, elaboración del informe final del proyecto.
ANEXO 4 - INFORME DE VERIFICACION

Al final de cada hito de control se lleva a cabo la verificación del mismo y se elabora el Informe de
Verificación indicando la aprobación o desaprobación de las actividades llevadas a cabo en el hito
correspondiente

1. Datos Generales

 Nombre y Código del Proyecto

 Nombre de partes o aspectos a verificar

2. Objetivo

Se especifica para qué se verifica, indicando qué factores de calidad serán evaluados.

Considerar como factores de calidad: facilidad de uso, confiabilidad, seguridad, lenguaje

técnico, sustento legal, entre otros.

3. Alcance

Se especifica si las verificaciones abarcan software, procedimientos, circulares, manual de

usuario.

4. Detalles de la Verificación

4.1. Responsables

4.2. Datos Específicos de la Verificación

5. Resultado de la Verificación
(Marcar con una “X” donde corresponda)

APROBADO

DESAPROBADO

Si la respuesta es DESAPROBADO indicar el motivo a continuación:

Nombre del Responsable de la Verificación

Código Nº
Fecha

ANEXO 5 - INFORME DE VALIDACIÓN DEL USUARIO

Al final de cada hito de control que involucre la participación del usuario, se deberá elaborar el
Informe de Validación indicando la aceptación o rechazo del usuario respecto a la solución
planteada por los encargados del desarrollo del proyecto (coordinador o líder técnico)

1. Datos Generales

Se especifica lo siguiente:

 Nombre y Código del Proyecto

 Nombre de los aspectos y/o partes del Proyecto validados por parte del
usuario.

2. Datos Generales de la Validación

 Objetivo de la validación
 Presupuesto (recursos y horas –hombre) Planeado
 Presupuesto Real
 Tiempo de duración de la validación (días-horas)

3. Datos Específicos de la Validación

 Cantidad de rubros validados

 Cantidad de errores detectados

4. Comentarios y/o Sugerencias

 Adicionar cualquier información relevante del proceso de validación

5. Aceptación de la solución
(Marcar con una “X” donde corresponda)

ACEPTADO

RECHAZADO

Si la respuesta es RECHAZADO indicar el motivo a continuación:

Nombre del Responsable de la Validación

Código Nº
Fecha

Nombre del Líder Usuario:

N° Registro:
Firma y Fecha:
 LOGO DE LA
INSTITUCION

< INGRESE EL NOMBRE DEL PROYECTO TI >

FORMATO F2: Informe de Definición

Versión x.0

< Area encargada del Proyecto >

< Nombre de la Institución >

< Nombre de la Ciudad > - Perú

< Mes > < Año >

 ÍNDICE

1.- MODELAMIENTO DEL NEGOCIO ................................................................

2.- MODELAMIENTO DE REQUERIMIENTOS....................................................

3.- MODELAMIENTO DE TECNOLOGÍA.............................................................

1.- MODELAMIENTO DEL NEGOCIO

Este acápite describe las actividades que efectuará el usuario y la manera como éstas
serán apoyadas por la solución.

2.- MODELAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

Este acápite representa un prototipo de lo que se obtendrá de la solución.

3.- MODELAMIENTO DE TECNOLOGIA

Este acápite cubre el diseño interno de la solución.

De ser necesario se especificará también la Plataforma Tecnológica necesaria para operar
la solución.
 < LOGO DE LA INSTITUCION >

FORMATO F3- REPORTE DE GESTION

PROYECTO TI: FECHA:

ASISTENTES: COORDINADOR DEL PROYECTO:
(Objetivo del Reporte: Hacer de Agenda de Reunión y luego de Acta de Reunión, en los Comités de Gestión del Proyecto)

I.- RIESGOS (Objetivo: Neutralizarlos a fin de que no se conviertan en Problemas. Se definen las acciones
necesarias para lograrlo)
Termino % Avance/Otro
Tema Acciones Responsable Colaboradores
Original Actual Indicador

II.- PROBLEMAS / INCIDENTES (Objetivo: Atenuarlos para reducir su impacto en Alcance, Plaz o o Costos. Se definen las
acciones necesarias para lograrlo)
Termino % Avance/Otro
Tema Acciones Responsable Colaboradores
Original Actual Indicador

cen en el cronograma, o que

III.- PENDIENTES (Objetivo: Focalizar para hacer seguimiento. Son actividades que no apare
por su importancia resulta útil analizarlas en esta reunión y mediante este reporte)
Tema Acciones Responsable Colaboradores Termino
 Original Actual % Avance/Otro
Indicador

iciones que no implican una asignación de responsabilidad ni

IV.- ACUERDOS (Objetivo: Recordar defin
plazos. Indicar en la primera columna la fecha del acuerdo. Se mantendrán las
definiciones que podrían necesitar ser recordadas. Eventualmente se darán de baja
las antiguas.
Fecha Acuerdo

V.- APRENDIZAJE (Objetivo: No perder ciertos temas críticos aprendidos en este

proyecto. En este formato solo anotar ideas a modo de ayuda memoria y sin mayor
estructura. Posteriormente se definirá la conveniencia de llenar un Reporte de
Aprendizaje.
Fecha Tema aprendido
 < LOGO DE LA INSTITUCION >

FORMATO F4- DEFINICION DE CAMBIOS

PROYECTO:

MOTIVO / HITO DE CONTROL:

FECHA:

I. CAMBIOS DENTRO DEL ALCANCE ACORDADO:

Nro. Fecha Solicitante Urgencia Descripción Responsable Horas Consideraciones
y/o precisiones

Total Horas dedicadas a cambios

Fecha de Inicio: Fecha de Fin:

II. CAMBIOS FUERA DEL ALCANCE ACORDADO:

Nro. Fecha Solicitante Urgencia Descripción Responsable Horas Ok Consideraciones
y/o precisiones

Total Horas dedicadas a cambios

Fecha de Inicio: Fecha de Fin:
CONTENIDO DE CADA CAMPO

1. Proyecto: Nombre del Proyecto

2. Fecha: Fecha de creación del documento
3. Motivo/Hito de Control: Motivo por el cual se genera el Hito. Lo usual
es que se que surjan como resultado de:
o Revisión del la revisión de la 1 era versión de la solución
o Revisión de alguna de las versiones iniciales del Informe de
Definición
o Revisión de alguna de las versiones iniciales de la solución
o Talleres de capacitación e identificación de mejoras
o Controles de calidad
o Operación rutinaria durante la fase de estabilización.
2. Urgencia: Los cambios propuestos marcados con IM indican que la
solución no puede ser utilizada por el usuario sin dicha funcionalidad.
Los marcados con PO indican que no son un requisito para el usuario
pueda emplear la solución.
3. Horas: Horas que le tomará al Responsable ejecutar el cambio
4. OK: Indica si se va a desarrollar el cambio o no
 < LOGO DE LA INSTITUCION >

FORMATO F5-INFORME DE RIESGO

A :

DE :

ASUNTO : Riesgos detectados en el

FECHA :

Me dirijo a usted, para comunicarle que los riesgos detectados en el proyecto de la

referencia –detallados en el cuadro adjunto- aún no han sido mitigados, motivo por el cual
se le pone en conocimiento para la toma de las acciones que correspondan y garantizar
que el proyecto se desenvuelva con éxito.

RIESGO DETECTADO ACCIONES A TOMAR RECOMENDADAS

EN LA REUNION DE GESTION DE FECHA
XXXX

Atentamente,

--------------------------------------
Coordinador del Proyecto
 < LOGO DE LA INSTITUCION >

FORMATO F6- INFORME DE AVANCE MENSUAL

PROYECTO: FECHA:
COORDINADOR DEL PROYECTO: PERIODO DE REVISION: (mes y año)

I.- SITUACION DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL MES

Actividades realizadas Termino Responsable Problemas Solución
% Avance/ Otro Indicador
en el mes1 Original Actual detectados propuesta

II.- RECURSOS UTILIZADOS EN EL MES

Actividades Costo x Personal Costo x Equipos2 Costo x Materiales3 Costo x Costos Varios5 COSTO TOTAL
realizadas en el Infraestructura4
mes
Cantidad Costo Total Tipo de Costo Descripción Costo Descripción Costo Descripción Costo S/. US$
de Horas- (S/.) Equipo (S/.) (S/.) (S/.) (S/.)
Hombre
1
 Las actividades realizadas en el mes deben corresponder a las actividades del cronograma detallado del proyecto 
2
  Este rubro comprende la adquisición de equipos tales como computadoras, camionetas, servidores, etc. En este rubro también se considera la adquisición de
software y/o licencias
3
 Este rubro comprende principalmente suministros tales como materiales de oficina, combustible, pasajes, viáticos, etc.
4
 Este rubro comprende la adquisición y/o remodelación de locales, edificios, entre otros.
5
 Este rubro comprende otros conceptos no detallados en los puntos anteriores tales como alquileres, costos de capacitación y/o adiestramiento entre otros.
III.- RIESGOS
Tema
Acciones propuestas y/o realizadas

IV.- RECOMENDACIONES / APRENDIZAJE

Recomendación y/o Tema aprendido

 Las actividades realizadas en el mes deben corresponder a las actividades del cronograma detallado del proyecto 
 Este rubro comprende la adquisición de equipos tales como computadoras, camionetas, servidores, etc. En este rubro también se considera la adquisición de software
y/o licencias
 Este rubro comprende principalmente suministros tales como materiales de oficina, combustible, pasajes, viáticos, etc.
 Este rubro comprende la adquisición y/o remodelación de locales, edificios, entre otros.
 Este rubro comprende otros conceptos no detallados en los puntos anteriores tales como alquileres, costos de capacitación y/o adiestramiento entre otros.
 < LOGO DE LA INSTITUCION >

FORMATO F7- INFORME FINAL DEL PROYECTO TI

PROYECTO TI:
COORDINADOR DE PROYECTO:
PARTICIPANTES DEL PROYECTO: (ver F1–Formulación del Proyecto)

Rol Responsable - Área

Ejecutivo de Proyecto
Coordinador del Proyecto
Líder Usuario
Líder Técnico
Equipo de Trabajo
Equipo Usuario
Comité de Gestión
Equipo Consultivo

CONTRIBUCION DEL PROYECTO TI A LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES:

(Consignar cuantitativamente el impacto del proyecto sobre los indicadores relacionados a
los Objetivos Institucionales)

OBJETIVOS DEL PROYECTO TI: (ver F1–Formulación del Proyecto)

PRODUCTOS TERMINADOS:

Producto Fecha de Implantación Fecha de Estabilización

APRENDIZAJE:
(Pueden ser alertas para no cometer errores similares, sugerencias para afrontar dichos errores si se dieran,
sugerencias para el reuso de conceptos exitosos y especialmente cambios para mejoras en general)

Efectos6 Causas7 Acciones a tomar8 Responsables

6
Hechos concretos, evidencias especificas de problemas o éxitos. Se define como el QUE.
7
Sintetizar las raíces últimas de los problemas o de la situación exitosa. Se define como el PORQUE del problema
o el éxito.
8
Próximos pasos en relación a cambios y mejoras. Deben ser consistentes con las causas de las cuales se
derivan. Deben ser temas concretos. Usualmente implican formalizar Tareas o Proyectos o mejoras en Métodos.