Você está na página 1de 24

SUPPLY CHAIN

MANAGEMENT
E as ações do nosso dia a dia em

Compras

e-Book por João Motta


E aí tudo bem?
Se vocês leram o primeiro e-Book ou já
receberam algum e-mail meu, sabem que eu
sempre mando um “Tudo Bem”.
É um vício, já aceitei.

Eu tive o privilégio de poder transitar


profissionalmente em companhias dos níveis
familiares até gigantes multinacionais.

Digo que é um extraordinário benefício


porque vivi culturas e estratégias diferentes,
trabalhei em uma empresa que solicitou
recuperação judicial e, também, em líderes de
mercado, então esse conhecimento ajudou a

trazer esse material para VOCÊ!


E, como no material anterior, não tem VENDA
nenhuma (nem no fim).
João Motta
Me apresentando (ou reapresentando), sou o
João Motta, profissional de Supply Chain (com um
foco maior Compras). Gosto muito de falar sobre
negócios e quais caminhos precisamos percorrer
para alcançar objetivos então, se quiser bater um
papo depois, pode me chamar!

Que tal irmos para o que interessa


agora?

Dessa vez eu resolvi trazer um material mais


focado no que eu conheço profissionalmente, um
e-Book no qual pretendo te mostrar a
IMPORTÂNCIA do setor de COMPRAS.
A ideia é simples: fazer TODO MUNDO
entender o valor do departamento e o porquê eu
apoio TODAS as empresas a transformarem esse
time em um setor ESTRATÉGICO!

João Motta
Compras é...

Um dos maiores responsáveis pelo bom


funcionamento da empresa. Existe uma máxima
que diz:

“Quanto melhor o Compras comprar,


melhor o Vendas venderá”

Como eu transitei nos diferentes tamanhos de


empresas e segmentos, consegui absorver muito
conhecimento. Vivenciei estratégias de produção
em massa até uma única compra de projeto.
Fazendo parte de times diretos e indiretos,
tanto de materiais quanto de serviços, estudando
muito cada negócio, cada particularidade
empresarial e, principalmente, aproveitando a
companhia de maravilhosos profissionais.

Então posso afirmar que: NÃO DEPENDE DO


TAMANHO, quando o setor é entendido como
estratégico dentro da empresa, ela vai LONGE!

João Motta
Agora vamos conhecer alguns pontos para
realizarmos essa transformação.

Primeiramente

É preciso entender que compras se divide em


duas partes (isso já é uma categorização de
compras).

COMPRAS COMPRAS
DIRETAS INDIRETAS

• Diretas – Todas as compras que estão


diretamente ligadas ao processo
produtivo da empresa, seja ela uma
prestadora de serviços ou produtora;
• Indiretas – Absolutamente todo o resto
que garante o funcionamento da
companhia, desde um lápis, até a
construção de uma nova sede.

Quem rege essa orquestra e diz o que pode ou


não ser feito dentro cada uma das classificações
é a POLÍTICA DE COMPRAS. Essa, por

João Motta
sua vez, pertence ao manual de Ética e
Compliance* da empresa.

Algumas empresas permitem que seus times


negociem individualmente suas necessidades.
Em outras palavras, RH, Marketing, Logística e
todos os outros departamentos tem liberdade
para fazerem aquisições materiais ou contrações
de serviço.
Outras entendem que 100% das negociações
devem ser responsabilidade de Compras.

AFIRMO – Quando o departamento de


Compras é estratégico em uma
empresa, ele clarifica o que cada área ou setor
pode adquirir sem que compras precise entrar
para negociar. Ou seja, compras fica concentrado
em investir energia na parte que lhe cabe e, por
ventura, desburocratiza processos, agilizando o
lado dos outros times também!

Ética e Compliance* - Sugiro uma pesquisa no Google caso


você não saiba o significado.
João Motta
Depois de saber o que é a Política de
Compras, sua importância e impacto dentro da
empresa e porque é ela quem demonstra o quão
estratégico o setor é dentro de uma companhia
você precisa aprender a identificar e controlar
cada situação que ocorre dentro do time.

Para isso acontecer é necessário saber o que


são Categorizações de compras,
Técnicas/Modelos e KPIs (key performance
indicator), também conhecido como Indicadores
de desempenho.

Lembra ali em cima, quando eu disse que


dividir em Diretas e Indiretas já era uma
categorização de compras?

Então, categorizar as compras é a mesma


coisa que as dividir em GRANDES grupos, fazendo
com que os compradores se responsabilizem por
um ou mais desses grupos (geralmente as tarefas
são divididas por valor financeiro e/ou processos).

João Motta
Você provavelmente já viu vagas solicitando:
• Comprador de Embalagens
• Comprador de Capex
• Comprador Técnico de Metais
• Comprador de ETC...

Classificações de vagas como essas são


exatamente as categorias de compras de uma
empresa.

Embora eu acredite que qualquer um com


determinação, estudo e empenho possa atuar em
qualquer que seja o segmento, algumas
empresas não pensam assim e, por isso, apenas
contratam especialistas de cada categoria para
atuar de acordo com as suas necessidades.

Mas, se você me permite dar uma dica, existe


uma coisa que é necessária em TODAS as
categorias e se chama:

TÉCNICAS DE NEGOCIAÇÃO

João Motta
Juntamente com outros pontos, pode te fazer
um grande profissional na sua área de atuação e
até te garantir a oportunidade de atuar em algum
outro segmento.

A partir desse ponto vamos falar sobre alguns


Modelos e KPIs de Compras, mas (pra não ser um
conteúdo CHATO) resolvi inserir contextos gerais
de dia a dia, tanto de trabalho, quanto de vida
pessoal, resumindo: coisas que eu público no
LinkedIn.

Espero que você assimile e


goste!

First things First...

João Motta
COMPRAS SPOT

Dentre todas as metodologias de compras a


SPOT é, talvez, a mais aplicada nas empresas em
todo o Mundo.

Se você é comprador tenho certeza absoluta


que já a utiliza, mesmo sem ter tido noção que
esse era o nome dado.

A Compra Spot funciona a cada nova


demanda gerada pelos departamentos da
empresa e consiste em apresentar o processo de
Cotação com 3 fornecedores.

Caso seja necessário comprar o mesmo


produto na próxima semana, é necessário
apresentar, novamente, 3 cotações. A ideia da
Spot é fazer com que seja possível, com o passar
do tempo, tornar as aquisições em Compra
Recorrente (outro método).

E assim, diminuir o tempo de preparo no


planejamento das matérias-primas (insumos)

João Motta
mais comummente utilizados dentro das
corporações.

COMPRAS RECORRENTE

Esse método vem depois do estabelecimento


da Compras Spot, podemos dizer que é a
“evolução” no processo.

Quando o time de compras percebe que


algumas compras que eram esporádicas estão
aparecendo com uma certa frequência, fica
evidente a necessidade de adicioná-la dentro do
próximo passo que é a Compra Recorrente.
Geralmente esse movimento surge após os
questionamentos:

- Por que tenho que abrir novas cotações se


esse fornecedor sempre ganha?
- Esse material está sendo solicitado toda
semana, não tem como deixar fixo com um
fornecedor?
- Não acredito que haja necessidade de abrir
cotação, eu comprei isso a menos de 15 dias

João Motta
Mas não se engane. Não é porque o
fornecedor X vinha ganhando as cotações Spot
que ele pode ser o fornecedor indicado para a
compra Recorrente. É preciso criar um sentimento
de inconformidade, ou até mesmo uma política de
revisão continua nesse processo, com o intuito de
garantir que o processo seja revisto de tempos em
tempos.
Um último ponto, as compras Recorrentes
geralmente são compras mais comuns que não
exigem um contrato (fornecedor x comprador). Ela
é vista, com maior frequência, após as
verificações de tabelamento de preços
recorrentes, nos quais alguns fornecedores
tendem a ter o melhor preço dentro de um período
histórico.

COMPRAS POR CONTRATOS

Aqui está, talvez, a parte mais estratégica


dentro do time de compras. Podemos dizer que
são desdobramentos de compras mais técnicas,
nas quais há necessidade de verificar pontos
específicos como:

• Volume de aquisição por período;


João Motta
• Índice de reajuste por período;
• Responsabilidades e obrigações das
partes;
• Penalidades ou bonificações;
• Características Técnicas;
• Auditorias nos processos;
• Outros pontos;

Os contratos servem tanto para situações de


produção em Massa, quanto para situações de
projetos.

Para conseguir aplicar essa metodologia é


preciso estar muito preparado, estudar mercados,
conhecer bem os fornecedores e seus materiais
ou serviços pois, com um contrato efetivado, fica
muito complicado realizar a quebra dele
(geralmente existe uma clausula com multa).

Sabe quando te oferecem um contrato com


TVs por assinatura e, quando tenta cancelar,
descobre que tem um MULTA?

É bem assim que a gestão por contratos se


estabelece. De certa forma é uma garantia para

João Motta
que ambas as empresas (compradora e
fornecedora) possam ter uma MELHOR visão de
futuro, garantindo produção e evolução.

A gestão de contratos tem uma


responsabilidade enorme nesses assuntos. Mas
uma vez que fornecedor e cliente encontram as
melhores práticas no mercado, ambos saem

ganhando!

Existem mais metodologias, mas ficarão para


outro e-Book porque agora vamos conhecer
alguns KPIs...

João Motta
E falando em KPI, você sabe o que isso quer
dizer?

KPI = Key Performance Indicator

No bom e velho Português quer dizer –


Indicadores de Performance. Através deles é
possível controlar a evolução do seu time e até
empresa. Para garantir a efetividade das tarefas
é essencial aplicar os KPIs adequados para o seu
tipo de negócio.

João Motta
COST BREAKDOWN (CBD)

KPI primordial em compras. CBD ajuda os


times de suprimentos a, de fato, saber quais
aumentos ocorreram em um determinado período
e, por consequência, facilitam o planejamento das
negociações de reajuste.

Quando os fornecedores solicitam reajustes


de preço é importante que os COMPRADORES
apliquem o CBD ou investiguem a composição dos
custos para identificar se o pleito de reajuste é
coerente.

Como eu faço isso?

O comprador precisa conhecer/estudar


alguns pontos sobre os produtos/serviços que
estão entrando na empresa:
• Origem e custo dos insumos
• Custo de mão de obra
• Impostos
• Custos logísticos
• Outros

João Motta
Exemplo: Fornecedor: "Estamos solicitando
um reajuste de 13% no produto XYZ para 2020"

Ao detalhar dos custos citados acima


descubro que:
• Origem e custo dos insumos = + 10%
• Custo de mão de obra = + 3,5%
• Impostos = + 0%
• Custos logísticos = + 0%

Partindo do que foi descoberto acima é


preciso descobrir qual a representatividade de
cada item dentro do produto, por exemplo:

PRODUTO XYZ
AUMENTO AUMENTO
COMPOSIÇÃO PERCENTUAL CUSTOS REAJUSTE 13%
NO NO
DOS CUSTOS DE CUSTOS HOJE 2020
PERÍODO PRODUTO

TOTAL 100% R$ 100,00 R$ 113,00


MATÉRIA R$
50% 10,0% 5,00% R$ 55,00
PRIMA 50,00
R$
MÃO DE OBRA 10% 3,5% 0,35% R$ 10,35
10,00
R$
IMPOSTOS 10% 0,0% 0,00% R$ 10,00
10,00
R$
LOGÍSTICA 15% 0,0% 0,00% R$ 15,00
15,00
R$
LUCRO 15% 0,0% 7,65% R$ 22,65
15,00

João Motta
Ao analisar a tabela percebemos que o
aumento total para o pleito de reajuste deveria ser
de 5,35% que representa os aumentos reais
dentro do período.

O fornecedor está colocando a diferença


dentro da sua margem de Lucro, fazendo com que
essa aumente 7,65% dentro do custo do produto.

Partindo desse estudo, podemos voltar a


negociar com o fornecedor um reajuste que seja
JUSTO.

P.S. para realizar os cálculos é necessário


entender que:
Os aumentos precisam ser calculados em
cima do custo de cada item dentro da composição
do produto, ou seja:

50% x 10% = 5% no produto


10% x 3,5% = 0,35% no produto

João Motta
CURVA ABC DE FORNECEDORES

A curva ABC funciona como uma avaliação


quantitativa de valores, no qual os fornecedores
que tem a maior representatividade dos
pagamentos ficam na coluna A, os intermediários
na coluna B e, na coluna C, aqueles que compõem
os menores valores.

Geralmente é dividida em:


• Classe A representa 80% dos custos
• Classe B representa 15% dos custos
• Classe C representa 05% dos custos

Digamos que sua empresa gaste


R$100K/mês com os insumos comprados e
tenha uma lista com 20 fornecedores.

Ao analisar a curva você percebe que:


• R$80K/mês são para pagamentos de 5
fornecedores.
• R$15k/mês representam outros 5
fornecedores.

João Motta
• R$5K/mês estão com os outros 10 que
sobraram.

Sabendo dessa informação é possível montar


estratégias que foquem na metodologia de
pagamento e, consequentemente, na redução dos
custos dos insumos.

Por exemplo, digamos que você identificou


que 100% dos fornecedores da curva A recebem
seus pagamentos 28 dias após a entrega dos
produtos.

Aqui existe a possibilidade de negociação


para pagamento à vista, solicitando um desconto
na aquisição, assim esse desconto entra na
margem de lucro da venda, gerando maior receita
para a companhia.

Aproveite os recursos e técnicas de compras


para evoluir no dia a dia!

João Motta
TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)

Muitas vezes a viabilidade de um projeto está


ligada ao custo de determinado “produto”
(maquinário/software/etc...) e, para demonstrar
qual o "produto" mais adequado para esse
projeto, os compradores podem utilizar a
ferramenta TCO como análise de custos.

Essa ferramenta expõem todos os custos de


aquisição que não são vistos em um primeiro
momento, ou seja, vai além do custo direto
(compra) incluindo aqueles custos que, por vezes,
são esquecidos.

Por exemplo, a aquisição de um ativo tangível


(nova máquina) incluí além do custo direto
(compra) outros custos indiretos como:
• Manutenções (Preventiva e Corretiva);
• Seguro;
• Transporte (Entrega na fábrica);
• Documentos (Renovações);
• Depreciação;
• Hora do profissional que vai administrar esses
detalhes;

João Motta
• Outros;

O detalhamento aprofundado desses custos


demonstra para a gestão da empresa qual a
melhor opção de aquisição ou até mesmo
terceirização de produtos/serviços para abastece-
la e mantê-la competitiva.

E que tal aprender isso tudo em


um produto?

Você quer comprar um carro e temos as


opções:

TOTAL COST OF OWNERSHIP


TCO CARRO A CARRO B CARRO C

PREÇO R$ 50.000,00 R$ 55.000,00 R$ 60.000,00

SEGURO/ANO R$ 3.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.750,00

DOCUMENTOS R$ 2.000,00 R$ 2.200,00 R$ 2.400,00

CONSUMO (R$4,50 LITRO) 8KM/LITRO 12KM/LITRO 21KM/LITRO

MÉDIA ANO 20MIL KM R$ 11.250,00 R$ 7.500,00 R$ 4.285,00

TCO TOTAL (1 ANO) R$ 66.250,00 R$ 66.200,00 R$ 68.435,00

João Motta
Lembrando que o exemplo anterior é
SIMPLES. Não estamos contando depreciação do
ATIVO e Outros custos.

Mas já serve como um balizador para você


entender a composição total durante um período.
Provavelmente o CARRO C ficará mais barato ao
longo de um período de 5 anos, por exemplo.

Não se confunda com o primeiro PREÇO.


Existem outras análises que devemos levar em
conta quando formos comprar ativos para nossa
empresa!

João Motta
Existem muitos outros materiais necessários
para garantir a sua evolução profissional, mas
ficarão para um próximo momento!

Se você gostou do que leu até aqui,


compartilhe esse e-Book com seus
colegas/amigos e

Me Adicione!
Assim você poderá acompanhar muitos
outros materiais, é só clicar na imagem:

Um forte abraço!
https://www.linkedin.com/in/mottajoao/

João Motta
João Motta

Você também pode gostar