Herramienta Logística de

Entrega de Documentos
HLED WEB
Administrador Departamental
Versión 1.0 Número Doc.2018-000001P

Copyright  2018
IDEMIA
Bogotá, Colombia

Documento IDEMIA, Reproducción y Divulgación prohibidas sin previa

autorización
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

Historia de Revisiones

Historia de Revisiones. Esta tabla describe los cambios realizados a éste

documento.

Edición o Aprobado
Versión Fecha Autor
Modificación por
06 de diciembre de Norman Orlando
1.0 Creación
2018 Reyes Cano

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 2

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

Tabla de Contenido

1. INTRODUCCIÓN. .......................................................................................... 5
1.1. LOGIN DEL USUARIO. ...................................................................................................... 5

1.2. POBLACIÓN OBJETIVO .................................................................................................... 6

2. OPCIONES DEL OPERADOR ...................................................................... 7

3. GESTIÓN DE USUARIOS ............................................................................. 8

3.1. USUARIOS DEL SISTEMA. ............................................................................................... 8

3.2. MODIFICACIÓN DE USUARIOS ....................................................................................... 9

3.3. RESETEO DE CONTRASEÑA. ......................................................................................... 9

3.4. CREAR USUARIO. ........................................................................................................... 10

3.5. REASIGNAR OFICINA. .................................................................................................... 10

4. CAMBIO DE CONTRASEÑA ....................................................................... 12

5. REPORTES – OPERADOR DEPARTAMENTAL ........................................ 13

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 3

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1-1 Logín........................................................................................................... 6

Ilustración 1-2 Inicio WEB HLED ..................................................................................... 6
Ilustración 2-1 Opciones Operador ..................................................................................... 7
Ilustración 3-1 Gestión de Usuarios .................................................................................... 8
Ilustración 3-2 Interfaz de Búsqueda .................................................................................. 8
Ilustración 3-3 Modificación de usuario. ............................................................................ 9
Ilustración 3-4 Resetear Contraseña ................................................................................... 9
Ilustración 3-5 Crear Usuarios. ......................................................................................... 10
Ilustración 3-6 Reasignar Oficina ..................................................................................... 10
Ilustración 3-7 Reasignar oficina ...................................................................................... 11
Ilustración 4-1 Cambiar Contraseña Preguntas................................................................. 12
Ilustración 4-2 Cambio de contraseña............................................................................... 12

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 4

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

1. INTRODUCCIÓN.

Este documento aborda los pasos generales para el adecuado uso del sistema
de información HLED por parte del usuario: administrador departamental. La
aplicación HLED Web permite:
 Manejo centralizado de información.
 Gestión de usuarios centralizado.

Requisitos

 El navegador a utilizar para el correcto funcionamiento de HLED Web

debe ser Google Chrome.

1.1. Login del usuario.

El sistema cuenta con perfiles de usuarios, los cuales habilitan funcionalidades

específicas y exclusivas para cada uno de ellos. Los perfiles son asignados a
nivel de sistema central de la RNEC.

Si un usuario (operador de oficina) realiza el primer ingreso al sistema por la

MorphoTablet o después de un reseteo de la contraseña, la MorphoTablet
mostrará un mensaje que le informe al usuario que debe ingresar primero por
HLED WEB y realizar el cambio de contraseña, además no permitirá realizar
ninguna operación.
Los usuarios con perfil diferente a Operador de Oficina, no tienen acceso a la
MorphoTablet.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 5

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

Ilustración 1-1 Logín.

Existe una contraseña por defecto para todos los perfiles Usuario18$ esta
debe ser cambiada en el primer ingreso del usuario.

Ilustración 1-2 Inicio WEB HLED

Las contraseñas a ingresar por los usuarios deben tener las siguientes características:
 Tener una longitud mínima de 8 caracteres.
 Debe estar compuesta por uno o más caracteres de al menos 3 de estos grupos:
 Letras mayúsculas (de la A a la Z)
 Letras minúsculas (de la a a la z)
 Números (del 0 al 9)

 Símbolos (caracteres no alfanuméricos): ` ~ ! @ # $ % ^ & *

()_+-={}|[]\:";'<>?,./

1.2. Población objetivo

Este documento está dirigido a los funcionarios de RNEC encargados de la
gestión de operadores de la entidad, formadores departamentales.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 6

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

2. OPCIONES DEL OPERADOR

En la siguiente imagen se muestran las opciones para el administrador

departamental.

Ilustración 2-1 Opciones Operador

Las opciones se resumen así:

Operador Oficina
Usuarios del Sistema.
Gestión de usuarios
Reasignar Oficina.
Cambio Contraseña Preguntas de seguridad para cambio de password
Ayuda Guías de Operación.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 7

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

3. GESTIÓN DE USUARIOS
El módulo de “Gestión de Usuarios” con perfil “Administrador Departamental”
consultar, resetear contraseña y modificar un usuario por parte del formador
departamental.

Ilustración 3-1 Gestión de Usuarios

3.1. Usuarios del Sistema.

Esta opción permite al Administrador Departamental consultar un usuario,

modificarlo, crearlo y/o resetear su contraseña colocando la que está por defecto
indicada anteriormente.

Ilustración 3-2 Interfaz de Búsqueda

La búsqueda puede ser ejecutada por los distintos criterios de búsqueda,

incluido el perfil, su estado; Activo, Inactivo o por el estado de la cuenta;
bloqueado, desbloqueado.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 8

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

3.2. Modificación de usuarios

Para acceder a la funcionalidad pulse en la pantalla, anterior Modificar Usuario
se desplegará la siguiente interfaz la cual se puede complementar o editar,
también es posible cambiar los estados; Inactivo, Activo, y la vigencia ilimitada o
limitada.

Ilustración 3-3 Modificación de usuario.

3.3. Reseteo de Contraseña.

Para recuperar la contraseña por defecto se oprime el botón que se encuentra

junto a la modificación del usuario correspondiente.

Ilustración 3-4 Resetear Contraseña

El sistema mostrará un mensaje de confirmación que indicará si está seguro de

hacer el proceso de reseteo de la contraseña.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 9

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

3.4. Crear Usuario.

La siguiente opción que se presenta es la creación de un usuario, la interfaz de

HLED WEB, permitirá crear usuarios en el LDAP al formador departamental,
para los municipios que le corresponde.

Ilustración 3-5 Crear Usuarios.

El proceso es muy sencillo, tan solo consiste en ingresar los datos de la persona
que se creará, su perfil, estado y tipo de vigencia.

 ID Usuario: Según las políticas de la entidad.

 Perfil: Operador Oficina, Operador Departamental.
 Estado: Activo, Inactivo.
 Vigencia: limitada o Ilimitada.

3.5. Reasignar Oficina.

Es posible por parte del formador departamental, reasignar una oficina a una
persona que sea asignada por medio de un cambio administrativo temporal o
definitivo.

Ilustración 3-6 Reasignar Oficina

Cada formador puede asignar una oficina en su departamento a un usuario que

actualmente esté asignado en una oficina de otro departamento, un traslado,
pero un usuario no puede tener más de una oficina asignada.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 10

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

Ilustración 3-7 Reasignar oficina

El proceso es sencillo, consiste en buscar el usuario a trasladar y la nueva

oficina que le corresponde y pulsar “asignar oficina”.

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 11

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

4. CAMBIO DE CONTRASEÑA

Si un usuario realiza el primer ingreso al sistema por HLED WEB, el sistema

mostrará de una vez la pantalla de cambio de contraseña y las preguntas de
seguridad para ser respondidas y guardadas en el sistema, para una posterior
validación en el reseteo autónomo de contraseña, a un usuario que se le ha
realizado el reseteo de contraseña por parte de un administrador, el sistema le
debe mostrará de una vez la pantalla de cambio de contraseña.

Ilustración 4-1 Cambiar Contraseña Preguntas

La pantalla de inicio de sesión incluye una opción que le permite al usuario del
sistema, resetear su contraseña en caso de que se bloquee su cuenta por
intentos fallidos, le permite al usuario responder a las preguntas de seguridad
que previamente fueron respondidas en el primer inicio de sesión, En caso de
que el usuario responda de forma correcta sus preguntas de seguridad el
sistema muestra la pantalla para el ingreso de la nueva contraseña y su
confirmación, si el usuario responde durante tres intentos consecutivos de forma
errada a sus preguntas de seguridad, el sistema debe informar al usuario que
debe proceder a contactar a su administrador del sistema.

Ilustración 4-2 Cambio de contraseña

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 12

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas
 Herramienta Logistica de Entrega de Documentos HLED WEB

5. REPORTES – OPERADOR DEPARTAMENTAL

Los resultados de los reportes se visualizan en pantalla y pueden generarlos en

formato PDF e imprimirlos. Además, debe permitir exportarlos en formato CSV y
Excel.

Perfil de Usuario
Operador Sitio Operador Operador
Clasificación
Central Oficina Departamental
Reportes
Estadística por fecha X X X

Estadística por lote de expedición X X X

Estadística por lote de municipio X X X

Estadística documentos pendientes de
X X X
entregar
Inventario del municipio X X X
Inventario global ordenado por
X X X
nombre-apellido
Reportes de Estadística por tipo de entrega X X X
Oficina
Estadística por usuario X X X
Estadística por documentos recibidos
X X
(otra oficina)
Estadística por documentos
X X
transferidos (otra oficina)
Listado de Nuip’s por entregar X X X

Estadística de entrega a delegados X X X

Estadística por rechazo después de
X X X
entrega
Envíos por departamento X X
Reportes de
Sitio central Estado enviado y/o recibido por Lote
X X
de expedición o Lote de municipio

Número Doc. 2018-000001P Versión 1.0 - 06 de diciembre de 2018 13

Doc. IDEMIA– Reproducción y divulgación prohibidas