COSTOS DE PROYECTO

Un proceso de acercamiento a los costos que requiere la ejecución de un proyecto es fundamental

para entender si este es posible o no. Otra herramienta administrativa esencial es el presupuesto.
Uno de los primeros pasos para decidir si un proyecto es viable es determinar los costos que va a
representar. Conocer los recursos monetarios que demandará un proyecto servirá para determinar
si lo que se pretende hacer es alcanzable. Para hacer el cálculo de los costos se debe seguir los
siguientes pasos:
1. Crear una lista de acciones y tareas. Registrar las actividades que se deben llevar a cabo
para la operación del proyecto es tan importante como contemplar aspectos como la
obtención de permisos y la relocalización.
2. Realizar una estimación temporal. Una vez conocidas las acciones que se deben ejecutar
para el desarrollo del proyecto, es el momento de evaluar cuánto tiempo tomará cada una
de ellas.
3. Calcular los costes laborales internos. Se refiere a los gastos del personal que figura en
planilla. Este precio se determina tomando en cuenta la cantidad de empleados que serán
necesarios para llevar a cabo las tareas del proyecto y el tiempo que demorarán las mismas.
4. Calcular los costes de mano de obra externa. Por lo general, en un proyecto se debe
recurrir a otra compañía para la ejecución de algunos trabajos. Estos recursos deben
tomarse en cuenta en la estimación de costos.
5. Investigar los materiales para el proyecto. En todo proyecto, llegará un momento en el
que se necesitará la utilización de herramientas o equipos. También debe contabilizarse los
costos de estos materiales.
6. Establecer un amortiguador financiero. Es importante tener un porcentaje de dinero
destinado a sobrecostos, pago de horas extras o aumentos de los costes de los suministros
durante el desarrollo del proyecto.
7. Monitorizar el consumo del presupuesto. Este seguimiento, que contempla informes
periódicos de contratistas, hojas de cálculo, etc., ayudará a realizar ajustes para afinar la
estimación sobre el desarrollo del proyecto. Asimismo, esto sirve para detectar a tiempo
los excesos de dinero, permitiendo tomar medidas inmediatas.
Por otro lado, según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK, por sus
siglas en inglés), desarrollada por el Project Management Institute (PMI), la estimación del
presupuesto consiste en sumar los costos para crear una línea de base de costo. En ella se
encuentran los presupuestos autorizados para hacer el proyecto. Es importante indicar que el
presupuesto no es inamovible; es decir, puede cambiar, siempre y cuando se tomen las medidas
necesarias para las consecuencias de esta modificación.
Para no cometer errores al momento de determinar al presupuesto, se deben considerar una serie
de elementos. Por ejemplo, un cronograma de proyecto para establecer las fechas de inicio y
culminación para cada tarea. También un calendario de recursos, que sirve para determinar los
recursos con los que se podrá contar en un día determinado. Asimismo, también se debe considerar
los contratos en los que se encontrarán los costos relacionados con los productos o servicios
adquiridos, entre otros elementos.
Además, para que el presupuesto sea lo más realista posible, se puede pedir la intervención de
expertos. Esto sirve para tener como respaldo la opinión especializada de un profesional que
conoce una determinada área. Asimismo, otra acción que debe considerarse es analizar las reservas
disponibles para las contingencias y la gestión del proyecto.
Ya sea diseñando un edificio o desarrollando un software, los proyectos exitosos requieren
estimaciones de costos precisas. Junto con la determinación del presupuesto, estas estimaciones
sirven para pronosticar los recursos y los costos asociados necesarios para ejecutar un proyecto.
Así, una empresa puede asegurarse de que se alcance los objetivos del proyecto dentro del
cronograma y el presupuesto aprobados.
COSTO DIFERENCIAL
Un costo diferencial es simplemente la diferencia de costo entre dos decisiones posibles distintas.
Los gerentes de negocios a menudo enfrentan situaciones que requieren elegir una solución entre
dos o más alternativas diferentes. Si la primera solución le cuesta US$2.000 a una compañía y la
segunda solución cuesta US$1.000, el costo diferencial entre las dos soluciones es US$1.000. De
manera similar, los gerentes pueden tener más de dos soluciones entre las cuales elegir. En ese
caso, deben especificar las dos soluciones a las que se aplica el costo diferencial.
COSTO DE OPORTUNIDAD
El costo de oportunidad de un bien o servicio es la cantidad de otros bienes o servicios a los que
se debe renunciar para obtenerlos. Es el valor de la mejor oportunidad perdida o a la que se ha
renunciado.
El costo de oportunidad es importante, ya que toda actividad que desarrollan los individuos genera
una decisión, por lo tanto, la economía se encarga de analizar como los diferentes agentes
económicos eligen. Algunas elecciones son sin importancia, pero otras pueden ser muy relevantes
en el futuro de un individuo. La regla que sigue este problema es el costo–beneficio, ya que los
individuos realizan una actividad si el costo es menor que su beneficio, costo que puede ser medido
o no en términos monetarios, y lo lógico es que cada persona trate de minimizar ese costo. Cada
persona tiene sus propias preferencias, como por ejemplo unos prefieren ir al cine en vez de hacer
deporte, cada cual tiene sus prioridades de acuerdo a sus gustos ya que buscan lo mejor para ellos,
la máxima utilidad.
Un ejemplo es que los factores utilizados para extraer cobre podrían haber sido utilizados para
producir trigo, el coste de oportunidad de extraer cobre es el trigo que se dejó de producir.
En el caso de un productor, lo primero que él debe determinar es ¿qué producir?, y ¿qué cantidad
producirá?, luego de ello debe indicar ¿cómo se producirá?, ya que hay distintas técnicas de
producción y cada una de ellas tiene sus ventajas y desventajas, por lo tanto, el productor debe
tomar la decisión de utilizar las más convenientes. Además de lo anterior, el productor deberá
decidir ¿para quién producir? o ¿a quién está dirigida su producción? Todo aquello para que
finalmente se lleve a cabo el consumo de los bienes y servicios obtenidos.
El costo de oportunidad es subjetivo, ya que solo quien elige puede determinar el valor esperado
de la mejor alternativa, y por lo general no conoce el valor real de la alternativa que dejo pasar,
por lo que comúnmente se hacen algunas elecciones basadas en información limitada y errónea,
ya que adquirir la información acerca de las alternativas posibles por lo general es costoso y
requiere de tiempo. Sin embargo, cuando elegimos pensamos que estamos haciendo el mejor uso
de nuestros recursos escasos. Siempre es conveniente hacer un buen análisis de las variables que
afectan cada opción para poder anticipar el comportamiento futuro de cada una.
LOS COSTOS HUNDIDOS
Los costos hundidos son aquellos en que se debe incurrir sin importar qué, por lo que es un costo
irrelevante cuando se hace una elección económica. Se refieren a los costos que ya se han incurrido
en el pasado y que no se pueden recuperar. Estos costos por lo general no son afectados por las
decisiones.
Por ejemplo: a.- cuando usted va a una tienda, elige lo que va a comprar, luego busca una caja para
pagar las compras, y decide entre todas las cajas disponibles en cual se ubicara, luego de unos
cinco a diez minutos se da cuenta que las otras cajas avanzaron más rápido que la suya, esos cinco
a diez minutos que esperó representan un costo hundido y que no puede recuperar; b.- otro ejemplo
es el costo que se asocia a la compra de una máquina que antes de lo previsto ha quedado desfasada
por la tecnología.
PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual
las ventas cubrirán exactamente los costos y los gastos operacionales básicos. Estos últimos, los
conocemos como Costos Fijos (Gastos necesarios e ineludibles que tiene la empresa y que son
indispensables para su funcionamiento u operatividad).
El punto de equilibrio se expresa en valores, porcentaje y/o unidades, dependiendo la fórmula que
se esté utilizando.
El punto de equilibrio nos servirá como referencia para determinar la magnitud de las utilidades o
las perdidas, cuando el volumen de ventas esté por encima del mencionado punto, para el primer
caso y las perdidas cuando el volumen se dé por debajo.
Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los Costos Fijos y
Variables de la empresa.
Costos Fijos: Los habíamos mencionado como necesarios e ineludibles: Renta del local, sueldos
administrativos, servicios públicos, amortizaciones, etc. Se mantienen más o menos constantes y
generalmente no cambian en proporción directa con las ventas o unidades producidas.
Costos Variables son aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de
producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc.
El punto de equilibrio se
OBJETIVO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Encontrar un parámetro de medición y proyección a futuro, mediante la utilización del presupuesto
de costos y gastos, a fin de conocer anticipadamente los costos incurridos y los volúmenes de
ventas obtenidos, garantizando una utilidad adecuada para el fabricante.
ELEMENTOS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Para la determinación del punto de equilibrio se requiere cuatro elementos básicos:
Los Ingresos.- Los Operacionales Generados por las Ventas realizadas o los Servicios Prestados
El margen financiero.- Es el resultado de los Ingresos menos los Costos Variables
Los Costos Variables.- Son aquellos que se modifican en función del volumen de Producción a
mayor producción, mayores costos Variables
Los Costos Fijos.-En su mayor parte lo constituyen los gastos de operación y son inalterables sea
que aumente o disminuya la producción.
MÉTODOS PARA ENCONTRAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO
Con los siguientes datos, tomados del presupuesto para el mes de octubre del 2008, encontrar el
punto de equilibrio.
 ELEMENTO COSTO TOTAL C. VARIABLE C. FIJO
Materia Prima 46.000.00 46.000.00 ---

Mano de Obra Directa 22.000.00 22.000.00 ---

Costos Indirectos de Fábrica 39.000.00 18.000.00 21.000.00
Gastos de Comercialización 10.200.00 3.000.00 7.200.00
Gastos de Administración 11.800.00 1.400.00 10.400.00
Gastos No Operacionales 1.100.00 300.00 800.00

TOTAL 130.100.00 90.700.00 39.400.00